EXPOSICION METODOLOGIA DE COSTEO

Metodología del Costeo
"Pautas metodológicas para la
fijación de costos de los
procedimientos administrativos“
Objetivo
Consiste en pautas y orientaciones metodológicas
que permiten fijar el monto de los derechos de
tramitación que se debe cobrar por la realización de
los Procedimientos Administrativos comprendidos
en sus correspondientes Textos Unicos de
Procedimientos Administrativos - TUPA, con
sustentación en una estructura de costos reales.
CONCEPTOS PRELIMINARES:
COSTO DIRECTO
Método de costeo que evalúa el procedimiento en función de sus costos
variables de prestación. Para el caso del TUPA se aplica este método al cual
se agrega el costo fijo.
COSTO FIJO
Costo cuya magnitud no depende del volumen total de procedimientos
tramitados, es decir, se incurre en igual costo si se producen 10
procedimientos o 100. Se consideran costos fijos a los gastos por luz, agua,
teléfono y alquiler de local, mantenimiento del local, entre otros.
COSTOS VARIABLES
Son los costos que se incrementan o modifican en forma proporcional con el
nivel de utilización o tramitación del procedimiento. En el sistema de costeo
directo se consideran los siguientes costos variables:
COSTOS DIRECTOS:
COSTO DE MANO DE OBRA
Representa el costo de los servicios del personal que participa directamente
en la ejecución del procedimiento, como la remuneración mensual, los
beneficios, las aportaciones del empleado, etc.
COSTO DE MATERIALES
Es el costo de los insumos que se utilizan directamente en la ejecución del
procedimiento como por ejemplo papel, folders, sujetadores y similares.
OTROS GASTOS Y CONSUMOS VARIABLES
Referidos al mantenimiento o depreciación de equipos tales como
fotocopiadoras, máquinas de escribir e impresoras, entre otros.
MARGEN DE CONTRIBUCION
Es el aporte necesario de cada procedimiento para
cubrir los costos fijos. Quiere decir que cada
procedimiento debe contribuir a cubrir los costos
fijos en que incurre la institución durante un
período.
DISPOSICIONES GENERALES
1. La determinación del costo real de los procedimientos, se efectúa a
través del método de Costeo Directo.
2. El costeo directo, también denominado "costeo variable o marginal", es
el método por medio del cual se aplica al procedimiento sólo los costos
variables. Los costos fijos representan la capacidad que existe
independientemente de si se efectúa o no el procedimiento.
3. El Director de Administración o su equivalente es responsable de
sustentar que el monto de los derechos comprendidos en el TUPA no
exceda del costo real de tramitación de los procedimientos. Para el
efecto podrá utilizar un sistema de Contabilidad de costos con
información sobre los diferentes órganos que prestan servicios al
público en la respectiva entidad.
4. La fijación de los costos de los procedimientos administrativos
permitirá a las entidades publicas:
a) Conocer sus costos reales para el cobro de sus diferentes
derechos de tramitación, los mismos que podrán ser
modificados o actualizados periódicamente.
b) Impulsar la formulación de sus Manuales de Procedimientos
Simplificados, para efectos de conocer el flujo y los tiempos
empleados en cada paso.
c) Implantar sistemas y registros de información especializada
sobre demanda, tiempo, insumos fijos y variables,. entre otros,
en cada uno de los diferentes órganos de la entidad bajo la
responsabilidad del correspondiente Director, de manera que
facilite el costeo de los procedimientos.
DISPOSICIONES ESPECIFICAS SOBRE
LA METODOLOGIA DE COSTEO
Para fijar los costos de los procedimientos
administrativos a través del Método de
Costeo Directo, se utiliza la siguiente
metodología:
1º.- Describir la situación actual del procedimiento a costear y
representarlo a través de un Diagrama de Bloques
2do.- Simplificar drásticamente el procedimiento descrito en base a un
análisis crítico preferentemente de los requisitos y el flujo suprimiendo
trabas burocráticas .
Diagrama de Operaciones (hoja de aná
análisis)
3ro.- Establecer los elementos del costo que intervienen directamente en
el procedimiento o costos variables, en términos de:
a)
Mano de obra, estimando los tiempos de cada paso del
procedimiento en los que interviene el trabajador.
b) Materiales, determinando los tipos de materiales y la cantidad de los
mismos que se utilizan en los procedimientos y servicios.
c) Otros Gastos y Consumos, como mantenimiento y depreciación de
equipos y maquinaria, considerando para dicho costo la utilización de
(impresoras, fotocopiadora, computadora)
d) Costos Fijos, para efectos de calcular el margen de contribución, se
utilizará el método de los niveles de demanda (numero de tramites),
para lo cual se puede considerar las partidas presupuestales
(ejecución anual del periodo):
55: Servicios de Luz
56: Servicios de Agua y Desagüe
57: Servicio de Telefonía fija y móvil
66: Servicio de Correos y mensajería.
4to.- Determinar los elementos del costo considerados como fijos que
intervienen en el período en que se realizan los procedimientos,
para efectos de calcular el margen de contribución para costos fijos
5to.- Calcular o valorizar los elementos del costo que intervienen en
cada uno de los pasos del procedimiento tomando como referencia
los siguientes anexos:
Anexo 1: Formato de Sustentación Legal y Técnica de Procedimientos
Administrativos contenidos en el TUPA
DETERMINACIÓN DE COSTOS DIRECTOS
Anexo 2: Formato de Sustentación Legal y Técnica de Procedimientos
Administrativos contenidos en el TUPA
DETERMINACIÓN DE COSTOS FIJOS DEL PERIODO
6to.- Sumar los costos parciales de cada uno de los elementos que
intervienen en el procedimiento, según la siguiente estructura de
costos, finalmente hallar el costo total:
Mano de Obra
Materiales
Depreciación, otros gastos y consumos variables
Margen de contribución para gastos fijos
S/. x x x
S/. x x x
S/. x x x
S/. x x x
COSTO TOTAL DEL PROCEDIMIENTO
S/. x x x
PROCESO DETERMINACION DE COSTOS
Según lo establecido
en la Directiva N° 001-95-INAP/DTSA aprobada por Resolución Jefatural N°
087-95-INAP/DTSA
Anexo 1: Determinación de costos directos.
1.1 Costos directos de mano de obra (MO).
1.2 Costos directos de materiales (CM).
1.3 Depreciación - otros gastos y consumo.
Anexo 2: Determinación de costos fijos del Periodo.
2.1 Determinación de Costos Fijos (CF) de la entidad.
2.2 Determinación del Margen de Contribución (MC) para gastos fijos.
COSTOS DIRECTOS DE MANO DE OBRA
Es fundamental esta parte del cálculo, el uso de la Hoja
de análisis de cada procedimiento, que presenta la
situación actual y la propuesta de simplificación en base
a un análisis a mayor nivel de detalle (actividad/pasos,
cargos y niveles remunerativos de cada responsable
que interviene en cada actividad, el tiempo expresado
en minutos por cada actividad y por cada responsable).
INFORMACION PARA DETERMINAR COSTOS DE MANO DE OBRA
NOTA: Lista de cargos que intervienen en el Procedimiento Administrativo AX
Categoría
Remunerati
va
Cargo
Estructural
Ingreso
Mensual
(S/.)
Total
Enero a
Dic. (S/.)
Beneficio
(S/.)
Aportaci
ones
(S/.)
Costo
Anual
(S/.)
Costo
Mensual
(S/.)
Costo
x
Minut
o S/.
FUNC.
GERENTE
9.534.50
114.414.00
30.492.58
12.408.31
157.314.50
13.109.57
0.91
PROF. 1
ESPECIALISTA
3.734.50
44.814.00
12.125.92
4.860.12
61.800.04
5.150.00
0.36
TEC. 2
TECNICO
1.564.50
18.774.00
5.254.25
2.036.06
26.064.31
2.172.03
0.15
PRACTIC.
PRACTICANTE PROF
1.000.00
12.000.00
1.500.00
38.34
13.538.34
1.128.60
0.08
SECIGRISTA
600.00
7.200.00
---
---
7.200.00
600.00
0.04
LOCADORSERVICIO
4.300.00
51.600.00
---
---
51.600.00
4.300.00
0.30
CONVENIO
SNP
DETERMINACION DE COSTOS DE MANO DE OBRA (1)
NOTA: Se tomará como caso la Gerencia 1, Procedimiento AX
I.- COSTO DIRECTO DE MANO DE OBRA (MO)
Lista de cargos que intervienen en el
Procedimiento Administrativo
Costo de
MO x Minuto
S/.
1.1 GERENTE
0.91
1.2 ESPECIALISTA
0.36
1.3 TECNICO - CAJERO
0.15
MO x Minutos = Remun. Mens. + Benef. + Aport. del Empleador
8 horas x 30 días x 60 minutos (14.400)
EJM. - Mano de Obra x Minuto del GERENTE :
13,109.57
14,400.00
=
0.91
DETERMINACION DE COSTOS DE MANO DE OBRA (2)
NOTA: Se tomará como caso la Gerencia 1, Procedimiento AX
II.- CALCULO DEL COSTO DIRECTO DE LA MANO DE OBRA
Descripción corta del Paso
PASO Nº
Según diagrama de bloques o diagrama de
flujos
Costo
Denominación del Cargo Tiempo de MO
de Personal que efetúa en Mint.
por
el paso
(a)
Minuto
(b)
Costo
Asignado
de MO
(a) * (b)
1
RECIBE PAGO / EMITE FACTURA
TECNICO / CAJERO
5
0.15
0.75
2
REVISA Y EMITE INFORME
PROFESIONAL
20
0.36
7.20
3
REVISA Y AUTORIZA SOLICITUD
GERENTE
20
0.91
18.2
COSTO TOTAL ASIGNADO DE MANO DE OBRA
MO x Minutos = Remuner.Mens. + Benef. + Aport. del Empleador
8 horas x 30 días x 60 minutos
Costo total de MO = Costo MO + Costo MO + …. + Costo MO
Paso 1
Paso 2
Paso n
26.15
INFORMACION PARA COSTOS DE MATERIALES
NOTA: Se tomará como caso la Gerencia 1, Procedimiento AX
DESCRIPCION
(UTILES DE ESCRITORIO)
CODIGO
UNID.
MEDIDA
PRECIO
UNID. MED.
S/.
PRECIO X
UNIDAD
S/.
B44361
CARTULINA DE COLORES
PLIEGO
0.40
0.40
B71304
FACTURA
MILLAR
300.00
0.30
B71032
ETIQUETA AUTOADESIVA
CIENTO
3.00
0.03
B44368
ANILLOS PLASTICOS 1/2 " Color Negro
UNIDAD
0.20
0.20
B44369
PAPEL BOND
MILLAR
25.00
0.025
B44340
LAPICERO
UNIDAD
0.40
0.40
B64291
SELLO
UNIDAD
10.00
10.00
COSTO DIRECTO DE MATERIALES POR PROCEDIMIENTO
NOTA: Se tomará como caso la Gerencia 1, Procedimiento AX
COSTO DIRECTO DE MATERIALES POR PROCEDIMIENTO
Pasos
Lista de Materiales que intervienen
en el Procedimiento
1
FACTURA (ORIGINAL Y 2 COPIAS)
2
3
Costo
Unitario
(a)
Cantidad
Utilizada
(b)
Costo
Asignado de
Materiales
(a) x (b)
0.30
1.00
0.30
PAPEL BOND (A4)
0.025
4.00
0.10
SELLO
10.00
0.005
0.05
COSTO TOTAL ASIGNADO DE MATERIALES
NOTA: Cantidad utilizada de Sello (1 Sello al año / 200 Procedimientos anuales)
*Costo Unitario de Materiales = Proporcionado por la Unidad de Costos o Logística
*Costo Total de Materiales = Costo + Costo + ……………+ Costo
Material Material
Material
0.45
DEPRECIACION Y OTROS GASTOS DE CONSUMO
Listado de Equipos en el
Procedimiento Administrativo
Depreciación
Anual (%)
Costo Proporc.
Mantenimiento
Deprec. y Otros
Anual (S/.)
Gastos
Escritorios
10
Computadoras
25
Armario
10
?
Archivador
10
?
Silla de Metal
10
?
Ejm: Gerencia 1 que atiende 3 Procedimientos
AX con 500 trámites
B con 300 trámites
C con 720 trámites
Total 1,520 trámites
?
1,600.00
?
DEPRECIACION Y OTROS GASTOS DE CONSUMO
Costo
Unit. S/.
% Deprec.
Deprec.
Anual S/.
Manten.
Anual S/.
Total Nº de
Trámites del
Proc. Adm.
AX.
a
b
c
d
e
f
Escritorio
2
300
10
60
Computadoras
2
4100
25
2050
Armario
1
280
10
Archivador
1
260
Silla de Metal
2
120
Cantidad
Costo
proporcional
Deprec. y Otros
Gastos y
Consumo
g
500
0.1200
500
7.3000
28
500
0.0560
10
26
500
0.0520
10
24
500
0.0480
1,600.00
TOTAL
Fórmula : (a) (b) (c/100) = d + e / f = g
NOTA: Caso Gerencia 1,
Procedimiento AX
Los datos de las columnas b, e y f se le dará para
el proceso.
7.576
INFORMACION PARA DETERMINAR GASTOS
FIJOS DEL PERIODO DE LA ENTIDAD
DETERMINACION NUMERO DE PROCEDIMIENTOS ATENDIDOS POR
CADA UNIDAD ORGANICA
UNIDAD ORGANICA
Gerencia General 1
TOTAL DE TRAMITES
(ANUAL)
1,520 Trámites
Gerencia 2
3,880
Gerencia 3
2,650
Gerencia 4
5,800
Gerencia 5
300,500
TOTAL
314,350 Trámites
DETERMINACION DE GASTOS FIJOS DE LA ENTIDAD
GASTOS FIJOS DEL PERIODO…
RUBROS
LUZ
MONTO S/.
109,368.40
AGUA
20,109.27
TELEFONO
331,984.64
IMPUESTO PREDIAL
16,676.92
ARBITRIOS
25,023.64
VIGILANCIA
374,978.12
LIMPIEZA
102,675.65
CONVENIOS BANCOS
TOTAL
20,000.00
1,000,816.64
GASTO FIJO DE CADA UNIDAD ORGANICA
UNIDAD ORGANICA
NUMERO
PERSONAL
%
PERSONAL
GASTO FIJO
ENTID.
C. FIJO (UO) S/.
Gerencia 1
11
3.022
1,000,816.64
30,244.46
Gerencia 2
66
18.132
1,000,816.64
181,466.75
Gerencia 3
10
2.747
1,000,816.64
27,494.96
Gerencia 4
9
2.473
1,000,816.64
24,745.47
Gerencia 5
53
14.560
1,000,816.64
145,723.30
Gerencia 6
6
1.648
1,000,816.64
16,496.98
Gerencia 7
9
2.473
1,000,816.64
24,745.47
Gerencia 8
45
12.363
1,000,816.64
123,727.33
Oficina 9
5
1.374
1,000,816.64
13,747.48
Oficina 10
8
2.198
1,000,816.64
21,995.97
Oficina 11
36
9.890
1,000,816.64
98,981.87
Oficina 12
64
17.582
1,000,816.64
175,967.76
Oficina 13
42
11.538
1,000,816.64
115,478.84
364
100.00
TOTAL
1,000,816.64
NOTA GERENCIA 1: GR (UO) = % de Personal (UO) x Total GFE
(Emj. : 3.022 x 100816.64 = 30,244.46
COSTO FIJO ASIGNADO AL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Denominación del Procedimiento
Administrativo
GERENCIA 1
Nº de Solicitudes de Proc. Adm.
Respecto al total que brinde la
Unidad
1,520.00
100.00%
Costo fijo de la
Unidad (C.F.U.)
Costo Fijo
Asignado al Proc.
Adm. (CFAP)
30,244.46
PROCEDIMIENTO AX
500.00
32.89%
9,947.40
PROCEDIMIENTO B
300.00
19.74%
5,970.26
PROCEDIMIENTO C
720.00
47.37%
14,326.80
GERENCIA 2
3,880.00
100.00%
181,466.75
PROCEDIMIENTO A
2,300.00
59.28%
107,573.49
PROCEDIMIENTO B
1,580.00
40.72%
73,893.26
GERENCIA 3
2,650.00
100.00%
PROCEDIMIENTO A
1,050.00
39.62%
10,893.50
PROCEDIMIENTO B
700.00
26.42%
7,264.17
PROCEDIMIENTO C
500.00
18.87%
5,188.30
PROCEDIMIENTO D
400.00
15.09%
4,148.99
27,494.96
GERENCIA 4
5,800.00
100.00%
24,745.47
PROCEDIMIENTO A
3,800.00
65.52%
16,213.23
PROCEDIMIENTO B
2,000.00
34.48%
8,532.24
GERENCIA 5
300,500.00
100.00%
PROCEDIMIENTO A
250,000.00
83.19%
PROCEDIMIENTO B
30,000.00
9.98%
14,543.19
PROCEDIMIENTO C
20,500.00
6.82%
9,938.33
TOTAL
314,350
145,723.30
121,227.21
409,674.94
CF asignado al Procedimiento = % de Solic. del Proc. respecto al total de ellos
que brinda un Organo x GF del Organo. Ejm., (32.89 x 30,244.46 = 9,947.40
MARGEN DE CONTRIBUCION PARA GASTOS FIJOS POR PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVO
Denominación del Procedimiento
Administrativo
GERENCIA 1
Nº de Solicitudes de Proc. Adm.
respecto al total que brinde la
Unidad
1,520.00
100.00%
Costo fijo de la
Unidad (C.F.U.)
Márgen de
Contribución por
Costo Fijo
Asignado al Proc. Proc. Adm. (MCPA)
Adm. (CFAP)
(CFPA) / Nº de Trámite
S/.
30,244.46
PROCEDIMIENTO AX
500.00
32.89%
9,947.40
19.89
PROCEDIMIENTO B
300.00
19.74%
5,970.26
19.90
PROCEDIMIENTO C
720.00
47.37%
14,326.80
19.90
GERENCIA 2
3,880.00
100.00%
181,466.75
PROCEDIMIENTO A
2,300.00
59.28%
107,573.49
46.77
PROCEDIMIENTO B
1,580.00
40.72%
73,893.26
46.77
GERENCIA 3
2,650.00
100.00%
PROCEDIMIENTO A
1,050.00
39.62%
10,893.50
10.37
PROCEDIMIENTO B
700.00
26.42%
7,264.17
10.38
PROCEDIMIENTO C
500.00
18.87%
5,188.30
10.38
PROCEDIMIENTO D
400.00
15.09%
4,148.99
10.37
27,494.96
GERENCIA 4
5,800.00
100.00%
24,745.47
PROCEDIMIENTO A
3,800.00
65.52%
16,213.23
4.27
PROCEDIMIENTO B
2,000.00
34.48%
8,532.24
4.27
121,227.21
0.48
GERENCIA 5
300,500.00
100.00%
PROCEDIMIENTO A
250,000.00
83.19%
PROCEDIMIENTO B
30,000.00
9.98%
14,543.19
0.48
PROCEDIMIENTO C
20,500.00
6.82%
9,938.33
0.48
TOTAL
314,350
145,723.30
409,674.94
MC para gastos fijos de cada proced. = Costo Fijo asignado al procedimiento/ Número de Trámites del
Procedimiento (Ejm.: 9,947.40 / 500 = 19.89)
RESUMEN
COSTO DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO AX
REFERENCIA
MONTO S/.
3.1 MANO DE OBRA
26.15
3.2 MATERIALES
0.45
3.3 DEPRECIACION OTROS GASTOS Y
7.22
CONSUMOS
3.4 MARGEN DE CONTRIBUCION PARA
19.89
GASTOS FIJOS
COSTO TOTAL DEL PROC. ADM.
TASA (TUPA) (% UIT)
UIT = S/. 3,550
53.71
1.51%
MUCHAS GRACIAS