MECANISMOS DE COMUNICACIÓN Para XM es de vital importancia el relacionamiento y comunicación constante con sus proveedores por esto ponemos a su disposición los siguientes mecanismos de contacto: Escribanos Página WEB. Correspondencia física: En la sección PROVEEDORES de nuestro sitio web http://www.xm.com.co podrán encontrar noticias de interés, el estatuto de contratación de XM, la política de adquisiciones de bienes y servicios, las publicaciones de eventos de proveedores anteriores e información acerca del desarrollo de proveedores de XM, el plan de compras del año vigente, parámetros para la evaluación de proveedores, entre otras publicaciones de su interés. Allí también podrá encontrar el mail de contacto donde puede comunicarse directamente con el área de adquisiciones e indicar sus inquietudes o preguntas frente a temas relacionados con ustedes. Así mismo nos podrá contactar a través de la línea 317 22 44. Línea ética XM, filial de ISA, pone a su disposición el Código de Ética de ISA y sus empresas, como un marco de referencia basado en los valores corporativos de la Organización. Su fin es orientar las decisiones de ISA y sus empresas, que puedan afectar a las personas que hacen parte de sus grupos de interés, lo que implica un relacionamiento fundado en valores, políticas y compromisos que fortalecen la identidad corporativa y la coherencia institucional. Usted puede consultar el Código de Ética de ISA y sus empresas en la página web de XM (www.xm.com.co), siguiendo esta ruta: Nuestra empresa/Gobiernos Corporativo/Marco de Actuación/ Código de Ética ISA y sus Empresas. Los proveedores podrán también contar con este espacio de comunicación a través de la correspondencia física o electrónica con XM. Calle 12 Sur No. 18 - 168 Bloque 2, Medellín – Colombia Equipo de adquisiciones: Abastecimientoxm@xm.com.co Línea telefónica de atención Así mismo nos podrá contactar a través de la línea 317 22 44. Eventos de proveedores Durante nuestros eventos a los largo del año con los proveedores, queremos conocerlos mejor, escuchar sus puntos de vista e intereses, así como también que ustedes conozcan los mecanismos de comunicación y de interacción que XM tiene a su disposición. Twitter Próximamente nos estaremos comunicando con ustedes a través de nuestro Twitter Este Boletín, así con los demás boletines que se realicen será publicados en nuestra página web para que ustedes puedan acceder a ellos fácilmente. MÁS INFORMACIÓN: PBX 317 22 44 email: abastecimientoxm@xm.com.co LINEAMIENTOS GESTIÓN DE PROVEEDORES XM La gestión de proveedores en XM está basada en dos grandes variantes: 1 Desarrollo de proveedores 2 Componentes administrativos El desarrollo de proveedores en XM, se está gestionando en varias etapas. Actualmente se está trabajando en la Fase 1 del proceso de desarrollo de proveedores la cual consiste en: Etapa de estandarización: Una vez finalizado el plan de desarrollo se revisan las brechas entre proveedores y los planes de acción que ellos deben tomar de acuerdo a los puntajes obtenidos en la etapa de diagnóstico los avances en la etapa de desarrollo. Una vez se finalicen las 4 etapas se identificarán proveedores potenciales para ingresar a una fase 2 de desarrollo de proveedores y compartir con XM esta experiencia. Gestión de Proveedores Etapa de caracterización: donde se identifican todos los proveedores vigentes de la compañía, se clasifican según la siguiente matriz de aprovisionamiento. Disponibilidad Alta Garantizar disponibilidad Rutinarios “Gestión de la compra” Estandarización de los productos Baja Baja Independencia - autonomía Transparencia – en el proceso de contratación Economía – procedimientos y etapas necesarios, selección objetiva y favorable Responsabilidad – vigilar, proteger los derechos de XM y de terceros. 1. Desarrollo de proveedores Caracterización Diagnostico Desarrollo Restrictivos “Gestión de abastecimiento” Complejidad del mercado (factores externos)/ Criticidad de la categoria (factores internos) Cuidar Equidad - igualdad Estandarización cierre de brechas EVALUACIÓN DE LA PERCEPCIÓN DE LOS PROVEEDORES EN CUANTO AL CUMPLIMIENTO DE LOS PRINCIPIOS DE CONTRATACIÓN DE XM Criticos “Gestion de proveedor” Relación de largo plazo 2. Componentes administrativos Relevantes “Gestión de materiales” Incrementar poder de compra y oportunidades de sustitución Facilitar Evaluar Nivel de Gasto Alta Etapa de Diagnósticos: En esta etapa se seleccionan proveedores críticos para XM y se comienza con ellos realizar un trabajo de conocimiento mutuo. Este trabajo consiste en la realización de reuniones grupales o individuales de conocimiento y la realización de encuestas de Diagnóstico. Etapa de desarrollo: Según los resultados arrojados, se realizara un plan de capacitaciones y eventos de formación que le permitan a los proveedores fortalecer sus debilidades y compartir con los otros proveedores sus fortalezas. En cuanto a los componentes administrativos en este ámbito XM está enfocando sus esfuerzos en mantener una comunicación activa con los proveedores a través de su página web donde se publican noticias y documentación para este grupo de interés. Mantener mecanismos de evaluación de proveedores y bases de datos actualizadas que permitan a XM una mejor gestión. Adicionalmente se buscan elementos de desarrollo permanente en los procesos para una mejor relación. Para XM es primordial realizar su gestión de proveedores basados en los principios de contratación que nos ha caracterizado tales como: Buena fe – evitar dilaciones Confidencialidad – confianza, secreto Durante el primer semestre del 2014, se realizaron visitas a algunos proveedores de XM, con el fin de evaluar su Percepción en cuanto al cumplimiento de los Principios de Contratación por parte de XM. Como resultados finales se puede mencionar: •Los proveedores perciben que el proceso de contratación de XM se encuentra enmarcado en los principios de contratación, según las definiciones establecidas en el Estatuto. •Los principales comentarios generales están relacionados con la optimización en tiempo del proceso de contratación y aceptación de entregables, claridad en los bienes y/o servicios requeridos, bajo nivel retroalimentación de evaluaciones de proveedores y desconocimiento de canales de denuncias éticas. •Al respecto se han elaborado acciones de mejoramiento, que buscan de forma estructural mejorar la percepción de los proveedores.