Código: U-IN-12.004.038 MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Versión: 0.0 INSTRUCTIVO: ENTREGAR CHEQUERA PARA CUSTODIA POR Página: 1 de 4 LEGALIZACIÓN DEFINITIVA DE CAJA MENOR PROCESO: TESORERÍA SUBPROCESO: EFECTUAR CONTROLES DE TESORERÍA INSTRUCTIVO: ENTREGAR CHEQUERA PARA CUSTODIA POR LEGALIZACIÓN DEFINITIVA DE CAJA MENOR Código: U-IN-12.004.038 MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Versión: 0.0 INSTRUCTIVO: ENTREGAR CHEQUERA PARA CUSTODIA POR Página: 2 de 4 LEGALIZACIÓN DEFINITIVA DE CAJA MENOR PROCESO: TESORERÍA SUBPROCESO: EFECTUAR CONTROLES DE TESORERÍA 1. INFORMACIÓN GENERAL DEL INSTRUCTIVO OBJETIVO: Salvaguardar las chequeras entregadas al final de cada vigencia por el responsable de manejar la caja menor y realizar la entrega al responsable al inicio de la siguiente vigencia. ALCANCE: Inicia con la entrega de chequeras a cargo del responsable de manejar la caja menor, y finaliza con la comunicación al banco para cambio de firmas. Aplica para las áreas de Tesorería en el Nivel Nacional, de Sede, de Facultad y en las Unidades Especiales. DEFINICIONES: 1. Cheque: Título valor que incorpora el mandato de pago de una cantidad determinada de los fondos que quien lo expide tiene disponibles en un banco. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN). 2. Unidades Especiales: Unidades de gestión especializadas de la Universidad Nacional de Colombia, con organización propia y administración de recursos independiente. Estas unidades son: Editorial UN, Unimedios, UNISALUD y Fondo Pensional UN. CONDICIONES GENERALES: 1. Las dependencias y/o cargos responsables se refieren a roles generales establecidos para determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia. 2. En ningún caso el tesorero podrá ser responsable de la caja menor. 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL INSTRUCTIVO 1. Entregar chequeras a cargo Al finalizar la vigencia, y una vez legalizada la caja menor, el responsable de la misma debe entregar la chequera al jefe del área de Tesorería de la cual se efectuó el giro de los recursos de la caja menor. 2. Verificar cantidad de cheques recibidos El tesorero debe efectuar un conteo de cada uno de los cheques, confirmando el consecutivo de los mismos. 3. Elaborar y firmar acta de recibo de chequeras El tesorero y el responsable de caja menor deben firmar el acta de recibo de chequeras. El tesorero debe entregar el original del acta de recibo de chequeras al responsable de caja menor y una copia se destina al archivo en custodia. 4. Custodiar chequera (en caja fuerte) El tesorero debe depositar las chequeras recibidas en la caja fuerte de la Tesorería para su custodia, mientras se decide su nuevo responsable o la destinación de las mismas. Código: U-IN-12.004.038 MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Versión: 0.0 INSTRUCTIVO: ENTREGAR CHEQUERA PARA CUSTODIA POR Página: 3 de 4 LEGALIZACIÓN DEFINITIVA DE CAJA MENOR PROCESO: TESORERÍA SUBPROCESO: EFECTUAR CONTROLES DE TESORERÍA ¿Se autoriza la caja menor para la siguiente vigencia? El tesorero debe confirmar la continuidad de la caja menor para la siguiente vigencia, de ello depende la custodia de la chequera. Sí: Verificar si el responsable es un nuevo funcionario, ir al numeral 5. No: Ir al procedimiento Abrir, sustituir o saldar cuentas bancarias (Proceso Tesorería). 5. Verificar si el responsable es un nuevo funcionario Cuando la caja menor es autorizada para la siguiente vigencia, el tesorero debe verificar si continúa el mismo responsable o no, para tramitar la actualización de datos ante la entidad financiera de la respectiva cuenta bancaria. ¿Fue delegado un nuevo funcionario como responsable de caja menor? El tesorero debe verificar el nombre del funcionario responsable de la caja menor. Sí: Informar al banco para cambio de firmas, ir al numeral 6. No: Entregar chequeras en custodia, ir al numeral 7. 6. Informar al banco para cambio de firmas El nuevo funcionario responsable de caja menor, debe solicitar al banco el cambio de firmas en las tarjetas de registro de la respectiva entidad bancaria. Para ello deberá presentar la resolución mediante la cual el ordenador del gasto lo ha designado como responsable de la administración y manejo de la caja menor, (en la resolución se debe indicar: nombre y apellidos completos, número de documento de identidad, cargo que desempeña el funcionario, teniendo en cuenta que éste debe estar adscrito a la dependencia en la cual manejará la caja menor). 7. Entregar chequeras en custodia El tesorero debe entregar las chequeras a los responsables que han sido autorizados en la resolución de creación de cajas menores. 8. Elaborar y firmar actas de entrega de chequeras El tesorero debe entregar la chequera al responsable, mediante el diligenciamiento de un acta firmada por tanto por él como por el responsable del manejo de la caja menor. El acta debe indicar los consecutivos de los cheques y demás información necesaria para la identificación de la chequera. El original del Acta se queda en poder del tesorero y la copia de la misma se entrega al responsable de la caja menor. Código: U-IN-12.004.038 MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Versión: 0.0 INSTRUCTIVO: ENTREGAR CHEQUERA PARA CUSTODIA POR Página: 4 de 4 LEGALIZACIÓN DEFINITIVA DE CAJA MENOR PROCESO: TESORERÍA SUBPROCESO: EFECTUAR CONTROLES DE TESORERÍA Ir al procedimiento Manejar y Ejecutar Recursos de Caja Menor (Proceso Adquisición de bienes y servicios) ELABORÓ Socorro Cardozo Miranda, Nohora Judith Rojas, María Fernanda Forero CARGO Jefe División Nacional de Tesorería, Asistente administrativo División Nacional de Tesorería, Analista Equipo SIMEGE Nodo Nacional FECHA Octubre 04 de 2010 REVISÓ CARGO FECHA Áreas de Tesorería o dependencias que hagan sus veces de la Universidad Nacional de Colombia, Liliana Díaz Poveda, Katty A. Novoa Cardoso, Aura María Cárdenas Paulsen. Tesorero, auxiliar de Tesorería o quienes ejercen ente rol, asesoras y contratista de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa. Octubre 25 de 2010 APROBÓ CARGO FECHA Ángela María González Lozada Gerente Nacional Financiera y Administrativa Febrero 14 de 2011