INVITACIÓN PROCESO CUYO VALOR NO EXCEDE EL DIEZ (10%) POR CIENTO DE LA MENOR CUANTÍA DE LA ENTIDIDA No. 11000154 OR DE 2011 La Unidad Administrativa Especial Aeronáutica Civil está interesada en CONTRATAR LA ADQUISICION DE ELEMENTOS Y EQUIPOS DE PROTECCIÓN PERSONAL PARA LOS FUNCIONARIOS DE LOS AEROPUERTOS Y ESTACIONES DE LA REGIONAL META, de conformidad con lo previsto en el artículo 2° del Decreto 3576 de 2009, las especificaciones técnicas y presupuesto oficial contenidos en la presente invitación. Podrán presentar propuestas quienes no se encuentren incursos en las incompatibilidades o inhabilidades para contratar, según lo dispuesto en los artículos 8 y 9 de la Ley 80 de 1993, y demás normas que rigen la materia, y que estén a paz y salvo en el pago de los aportes de sus empleados y que su objeto social o actividad mercantil, sea acorde a lo requerido por la Administración. 1. PRESUPUESTO OFICIAL: Certificado de Disponibilidad Presupuestal Fecha de expedición: Valor presupuesto oficial incluido IVA: 2. INFORMACION GENERAL: 2.1 Apertura: FECHA: HORA: LUGAR: 2.2 No. 11000154 21/02/2011 $ 34.855.210 22 DE FEBRERO DE 2011 08:00 A.M. Dirección Regional Meta – Grupo Administrativo y Financiero – Aeropuerto Vanguardia de Villavicencio www.aerocivil.gov.co, en el link “Contratación cuyo valor no exceda el 10% de la menor cuantía”. Cierre o entrega de propuestas: FECHA: HORA: LUGAR: 24 DE FEBRERO DE 2011 04:30 P.M. Dirección Regional Meta –– Aeropuerto Vanguardia de Villavicencio Es necesario establecer que la hora mencionada en este numeral se refiere al momento de cierre de la urna, por modo que las propuestas deben ser depositadas antes de las 4:30 P.M., según el reloj que al efecto tiene la Dirección Regional, conforme a la hora legal de la República de Colombia, señalada por la División de Meteorología. Después de la hora indicada para el cierre, la entidad no recibirá ninguna propuesta. INVITACIÓN PROCESO CUYO VALOR NO EXCEDA EL DIEZ (10%) POR CIENTO DE LA MENOR CUANTÍA DE LA ENTIDAD No. 11000154 OR DE 2011 Las propuestas deben ser entregadas en original y copia, en sobre cerrado, identificados con el número del proceso de selección. Las propuestas serán abiertas al día hábil siguiente del cierre o entrega de las propuestas, por el comité evaluador precedido por el Director Regional –Meta para su respectiva valoración y calificación. 2.3 Plazo de ejecución: QUINCE (15) DIAS CALENDARIO, previa aprobación de la garantía por parte de la entidad y firma del acta de inicio. 2.4 Sitio de prestación del servicio: de Villavicencio. Dirección regional Meta -Aeropuerto Vanguardia 2.5. Forma de pago: Mediante ACTA DE RECIBO FINAL expedida por el supervisor del contrato, previa presentación de la factura correspondiente y constancia de ingreso a almacén de la Dirección Regional Meta, donde se relaciona cada unos de los elementos indicados en las especificaciones técnicas. Nota: Para la realización de cada pago derivado del contrato estatal, el contratista debe acreditar encontrarse al día en el pago de los aportes, relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propias del Sena, ICBF y Cajas de Compensación Familiar, cuando corresponda. 3º FACTORES DE EVALUACIÓN: 3.1 ASPECTOS GENERALES El proponente debe presentar los siguientes documentos: Carta de presentación de la propuesta - Formato No.1.- La no presentación o la presentación sin firma dará lugar al rechazo de la propuesta. REQUISITOS MINIMOS HABILITANTES Los requisitos mínimos habilitantes que se relacionan a continuación serán verificados una vez se establezca el oferente que haya obtenido el mayor puntaje en la evaluación. 2 INVITACIÓN PROCESO CUYO VALOR NO EXCEDA EL DIEZ (10%) POR CIENTO DE LA MENOR CUANTÍA DE LA ENTIDAD No. 11000154 OR DE 2011 Certificado de Existencia y Representación Legal, expedido con una vigencia no mayor a treinta (30) días. El certificado de existencia y representación legal deberá estar acorde con el objeto contractual. La no presentación dará lugar al rechazo de la propuesta. Autorización de la junta de socios al representante legal para comprometer a la persona jurídica. En caso de requerirse, deberá adjuntarlo. La no presentación dará lugar al rechazo de la propuesta Certificación pago de aportes parafiscales: El proponente deberá acreditar que se encuentra al en día en el pago de aportes parafiscales, así: Personas jurídicas: Certificación expedida por el representante legal o por el revisor fiscal, en caso que la sociedad tenga la obligación legal de tenerlo, conforme a lo señalado en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002. Personas naturales: Con la certificación de la correspondiente Entidad (salud,pensión y riesgos profesionales) Antecedentes Disciplinarios (Procuraduría) para las Personas Naturales o Representante Legal. Antecedentes Judiciales (DAS) para las Personas Naturales o Representante Legal Antecedentes Fiscales (Contraloría) para las Personas Naturales y Jurídicas Formato Ingreso de Provedores NOTA: PARA NUEVOS PROVEEDORES ÉSTOS DEBERAN ANEXAR: CERTIFICACION ORIGINAL DE LA CUENTA BANCARIA, QUE RELACIONE EN ESTE FORMATO Rut (Registro Único Tributario) 3 INVITACIÓN PROCESO CUYO VALOR NO EXCEDA EL DIEZ (10%) POR CIENTO DE LA MENOR CUANTÍA DE LA ENTIDAD No. 11000154 OR DE 2011 3.2 ASPECTOS TÉCNICOS A EVALUAR La evaluación de las propuestas se efectuará de acuerdo a los siguientes parámetros: FACTORES DE VERIFICACION Y EVALUACIÓN CALIFICACION ESPECIFICACIONES TECNICAS CUMPLE / NO CUMPLE EXPERIENCIA DEL PROPONENTE CUMPLE / NO CUMPLE 100 PRECIO TOTAL CALIFICACIÓN 100 PUNTOS 3.2.1 ESPECIFICACIONES TECNICAS (CUMPLE / NO CUMPLE) La evaluación técnica se realizará con base en los factores ESPECIFICACIONES TECNICAS DEFINIDAS EN LA MATRIZ DE ESPECIFICACIONES TECNICAS El proponente deberá comprometerse a cumplir con todos y cada uno de los requerimientos descritos en la Matriz de Especificaciones Técnicas, para el efecto deberá presentar una manifestación escrita en la que exprese su conocimiento y aceptación. Los numerales de la matriz de Especificaciones Técnicas son de obligatorio cumplimiento para evaluar la propuesta, por lo que deben ser diligenciados en su totalidad, especificando además nombre y cédula del proponente y su firma. El proponente que incumpla por lo menos uno de los numerales será evaluado como NO ADMISIBLE. De requerirse información adicional, el evaluador tendrá la facultad de solicitar la aclaración correspondiente, para lo cual el oferente deberá registrar en su propuesta el correo electrónico. 3.2.2. EXPERIENCIA. (ADMISIBLE / NO ADMISIBLE) 3.3.1 EXPERIENCIA DEL PROPONENTE (ADMISIBLE O NO ADMISIBLE) Se pretende evaluar las ofertas con base en la experiencia demostrada en el suministro de ELEMENTOS DE PROTECCION PERSONAL. La experiencia se calificará como admisible o no admisible, teniendo en cuenta las certificaciones allegadas por los oferentes, de acuerdo a las características y condiciones señaladas en los presentes pliegos de condiciones. El proponente debe demostrar su experiencia y capacidad para atender eficientemente el objeto de la 4 INVITACIÓN PROCESO CUYO VALOR NO EXCEDA EL DIEZ (10%) POR CIENTO DE LA MENOR CUANTÍA DE LA ENTIDAD No. 11000154 OR DE 2011 presente selección. Los oferentes deben presentar dos (2) certificaciones de experiencia. En dichas certificaciones deben demostrar haber celebrado y ejecutado contratos cuyo objeto sea el suministro de dotación de elementos de protección personal y que cumplan con los siguientes requisitos: 1. 2. 3. Certificación expedida por el contratante. Objeto y valor mensual o total del contrato. Duración y plazo del contrato (fecha de iniciación y fecha de terminación). 4. Que el servicio haya sido prestado durante los últimos tres (3) años tomando como punto de referencia la fecha de cierre de esta contratación. Que una de las certificaciones o la sumatoria de las dos sea mayor o igual al presupuesto oficial de la presente contratación. Todas las certificaciones deben presentarse en papelería donde se identifique claramente el nombre del contratante y debidamente firmadas por el representante legal, quien esté delegado o autorizado para realizar dicha actividad e incluir dirección, teléfono y fax para verificar la información. Cuando el proponente certifique contratos en los cuales participó en unión temporal o consorcio, deberá anexar el documento donde certifique su participación porcentual en los mismos y se evaluará conforme al valor de esa participación. Cuando algunas de las certificaciones tengan un objeto diferente al del contrato que se pretende celebrar o que no cumpla con uno o más de los requisitos antes anotados, la propuesta será considerada como no admisible. 3.2.3 PRECIO (100 puntos) Sólo se evaluará el precio o propuesta económica a los proponentes habilitados. El proponente habilitado es aquel quien haya obtenido una calificación de CUMPLE en los criterios habilitantes establecidos en el numeral 3.1 y 3.2. El precio o propuesta económica debe ser presentado en números enteros y deberá incluir el impuesto al valor agregado IVA, si hay lugar a ello. En caso de presentarse decimales la entidad los eliminará. Adicionalmente, al preparar su propuesta económica, se deberán tener en cuenta todos los impuestos que hayan de causarse por la celebración y ejecución del contrato, los cuales son por cuenta del proponente favorecido y no darán lugar a ningún pago adicional al de los precios pactados. El proponente deberá diligenciar el formato ítems a cotizar el cual debe coincidir con el precio estipulado en la carta de presentación de la propuesta. Se asignaran 100 puntos a la oferta de menor valor (más favorable), es decir, el oferente que teniendo en cuenta el presupuesto oficial ofrezca la cantidad, calidad y características de elementos y equipos de protección personal solicitados en las especificaciones técnicas y las demás de acuerdo a la siguiente formula: VPG = Valor propuesta menor precio 5 INVITACIÓN PROCESO CUYO VALOR NO EXCEDA EL DIEZ (10%) POR CIENTO DE LA MENOR CUANTÍA DE LA ENTIDAD No. 11000154 OR DE 2011 VOT = Valor otra propuesta Puntaje otra propuesta: POT = (VPG / VOT)*100 En caso de empate en el puntaje total, se efectuará un sorteo entre los participantes empatados, mediante el sistema de balotas 4º CAUSALES GENERALES DE RECHAZO DE LAS PROPUESTAS 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 Cuando se presenten dos o mas propuestas por un mismo oferente ya sea directamente o por intermedio de otra persona. Cuando no se presenten las aclaraciones o documentos habilitantes requeridos por la entidad, dentro del plazo establecido. Cuando el valor de la propuesta supere el presupuesto oficial. Cuando la evaluación de la Matriz de Especificaciones Técnicas sea evaluada como No Admisible. Cuando la evaluación del EXPERIENCIA sea evaluada como No Admisible. 5º TRASLADO DE LA EVALUACION Realizada la evaluación de las ofertas presentadas, la entidad dará traslado de la misma por un (1) día hábil a la Secretaría de la Dirección Regional. 6° EMPATE En caso de presentarse empate en la evaluación final, la Aeronáutica Civil definirá la adjudicación mediante sorteo por balota, efectuado en audiencia pública en la fecha y lugar establecidos para tal fin. 7º ADJUDICACION Vencido el término anterior, la entidad publicara la evaluación en la pagina WEB de la Entidad y procederá a verificar los requisitos mínimos habilitantes exigidos, al oferente que obtuvo el mayor puntaje. En caso de que el oferente, no cumpla con los requisitos mínimos habilitantes, la Unidad, concederá un plazo máximo e improrrogable de un (1) día hábil para 6 INVITACIÓN PROCESO CUYO VALOR NO EXCEDA EL DIEZ (10%) POR CIENTO DE LA MENOR CUANTÍA DE LA ENTIDAD No. 11000154 OR DE 2011 aportarlos, si vencido este plazo no cumple, se podrá contratar con el oferente que se ubique en el segundo lugar en la evaluación realizada, previa verificación de sus calidades habilitantes. En caso de que este tampoco cumpla se repetirá el proceso de selección. La Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil adjudicará el presente proceso a quien además de cumplir con todos los requerimientos exigidos en la presente invitación, presente la oferta más favorable. 8° DECLARATORIA DE DESIERTA La Unidad declarará desierto el proceso, cuando no se presente propuesta alguna o cuando las propuestas presentadas no cumplan con los requerimientos solicitados en la presente invitación. 9 º GARANTIAS DEL CONTRATO: La garantía de cumplimiento de las obligaciones cubrirá los perjuicios derivados del incumplimiento de las obligaciones legales o contractuales del contratista, así: se relacionan los amparos, sus porcentajes y vigencias, de acuerdo con el Decreto 4828 de diciembre 24 de 2008. 9.1. Cumplimiento: En una cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato con una vigencia igual al tiempo de su ejecución y cuatro (4) meses más, 9.2. Calidad del suministro: En una cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato con una vigencia igual al tiempo de su ejecución y cuatro (4) meses más, tiempo previsto para la liquidación del contrato. 9.3. Calidad Correcto funcionamiento de los bienes y equipos suministrados: En una cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato con una vigencia igual al tiempo mínimo de garantía exigido por la entidad, el ofertado y aceptado por la entidad. 9.4. Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales: En una cuantía equivalente al veinte (20%) del valor total del contrato, con una vigencia igual al término de ejecución del contrato y deberá prorrogarse por tres años contados a partir del Acta de recibo final. 9.5 Póliza de Responsabilidad Extracontractual: El valor asegurado en las pólizas que amparan la responsabilidad extracontractual que se pudiera llegar a atribuir a la administración con ocasión de las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas o subcontratistas, en una cuantía equivalente al diez por ciento (10%) del valor del contrato, monto asegurado que en ningún caso podrá ser inferior a doscientos salarios mínimos 7 X X INVITACIÓN PROCESO CUYO VALOR NO EXCEDA EL DIEZ (10%) POR CIENTO DE LA MENOR CUANTÍA DE LA ENTIDAD No. 11000154 OR DE 2011 legales mensuales vigentes (200 SMLMV), al momento de la expedición de la póliza. La vigencia de esta garantía se otorgará por todo el período de ejecución del contrato. Cláusula de Indemnidad: En el contrato la Unidad incluirá la cláusula de indemnidad, conforme a la cual será obligación del contratista mantenerla indemne de cualquier reclamación proveniente de terceros que tenga como causa las actuaciones del contratista. Notas: Antes del inicio de la ejecución del contrato, la Unidad aprobará la garantía, siempre y cuando reúna las condiciones legales y reglamentarias propias de cada instrumento y ampare los riesgos establecidos para el contrato El contratista deberá restablecer el valor de las garantías cuando éste se haya visto reducido por razón de las reclamaciones efectuadas. De igual manera deberá aumentar el valor o ampliar su vigencia cuando se aumente o adicione el valor del contrato o se prorrogue su término En caso de incumplimiento del contratista de la obligación de obtener la ampliación de las garantías o de la obligación de obtener su renovación, o la de restablecer su valor, o la de de otorgar una nueva garantía que ampare el cumplimiento de las obligaciones que surjan por razón de la celebración, la Unidad podrá declarar la caducidad del mismo. Cuando se presente alguno de los eventos de incumplimiento cubiertos por la garantía, la Unidad procederá a hacerlas efectivas de conformidad con lo dispuesto en el artículo 14 del Decreto 4828 de 2008. 10º MULTAS Y CLAUSULA PENAL PECUNIARIA MULTAS POR MORA: En caso de mora o incumplimiento parcial en la ejecución del contrato producto de la adjudicación del presente proceso de selección (licitación, contratación directa, convocatoria pública) LA UNIDAD impondrá al CONTRATISTA multas sucesivas diarias del uno por ciento (1%) de su valor, sin sobrepasar el diez por ciento (10%). CLAUSULA PENAL PECUNIARIA: En caso de declaratoria de caducidad o incumplimiento, la entidad impondrá al CONTRATISTA una pena pecuniaria por una suma equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato, a título de estimación anticipada de perjuicios. Lo anterior no exime al CONTRATISTA del cumplimiento a cabalidad de la ejecución del contrato. 8 INVITACIÓN PROCESO CUYO VALOR NO EXCEDA EL DIEZ (10%) POR CIENTO DE LA MENOR CUANTÍA DE LA ENTIDAD No. 11000154 OR DE 2011 DECLARATORIA DE INCUMPLIMIENTO: En virtud de lo dispuesto en el artículo 17 de la Ley 1150 de 2007, previo agotamiento del procedimiento establecido en el contrato correspondiente a la presente licitación y, cuando las circunstancias y condiciones de ejecución del objeto contractual así lo determinen, la UNIDAD declarará mediante acto administrativo debidamente motivado, el incumplimiento total o parcial del contrato y como consecuencia de ello hará efectiva la cláusula penal pecuniaria a título de estimación anticipada de perjuicios. PROCEDIMIENTO PARA LA IMPOSICIÓN DE MULTAS Y/O PENAL PECUNIARIA. Para la aplicación de las multas por mora o incumplimiento parcial y la cláusula penal pecuniaria, se deberá dar aplicación al siguiente procedimiento: 1. Cuando El INTERVENTOR Y/O SUPERVISOR designado por LA UNIDAD consideren que EL CONTRATISTA no esta ejecutando el contrato con estricta sujeción a las condiciones técnicas y jurídicas previamente establecidas entre las partes, deberá adelantar la gestión necesaria para requerir al contratista, a efectos de que éste cumpla la obligación en mora o en su defecto rinda los correspondientes descargos respectivos. De tal actuación siempre deberá existir archivo documental. 2. Una vez EL CONTRATISTA responda a los requerimientos formulados por EL INTERVENTOR Y/O SUEPRVISOR, éste deberá conforme al material probatorio, elaborar un informe detallado sobre los hechos que considera constitutivos de incumplimiento. Dicho informe deberá contener el concepto respecto de la procedibilidad de la multa o de la aplicación de la cláusula penal pecuniaria, así como la determinación de su cuantía. 3. El informe elaborado por EL SUPERVISOR Y/O INTERVENTOR, debe contar con el visto bueno del (ordenador del gasto). El informe deberá acompañarse de los soportes y pruebas en que se fundamenta y remitirse a la DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA. 4. Presentado el informe la DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA avocará conocimiento del caso, y adoptara todas las medidas tendientes a establecer la ocurrencia del incumplimiento, para lo cual podrá decretar pruebas y en general agotar el procedimiento que estime conveniente a efectos garantizar la observancia del debido proceso. 5. Establecida la naturaleza y procedencia de la sanción, LA UNIDAD mediante acto administrativo debidamente motivado procederá a decretar la sanción correspondiente. Contra este acto administrativo procede el recurso de reposición. Sólo una vez en firme la resolución que imponga la multa por mora o incumplimiento parcial o la declare la penal pecuniaria, LA UNIDAD podrá descontar su valor, de las sumas adeudadas al contratista en las actas de recibo parcial, final y liquidación, si esto no fuere posible, se hará el cobro a la compañía aseguradora ó por jurisdicción coactiva, tal como lo indica el parágrafo del artículo 17 de la Ley 1150 de 2007. 9 INVITACIÓN PROCESO CUYO VALOR NO EXCEDA EL DIEZ (10%) POR CIENTO DE LA MENOR CUANTÍA DE LA ENTIDAD No. 11000154 OR DE 2011 Agradecemos su participación DIRECCIÓN REGIONAL META SOBRE No. 1 – PROPUESTA GENERAL Bogotá D.C., Señores UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL Ciudad El suscrito, ________________________________________, en calidad de representante legal de _______________________________ y de acuerdo con las especificaciones contenidas en los documentos del proceso de selección cuyo valor no excede el diez (10%) por ciento de la menor cuantía de la entidad No 11000154 OR DE 2011, hace la siguiente propuesta para CONTRATAR LA ADQUISICION DE ELEMENTOS Y EQUIPOS DE PROTECCIÓN PERSONAL PARA LOS FUNCIONARIOS DE LOS AEROPUERTOS Y ESTACIONES DE LA REGIONAL META, de acuerdo con las especificaciones técnicas entregadas por la entidad, y en caso de que me sea aceptada por la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL, me comprometo a firmar el contrato correspondiente. Además declaro: Que conozco las especificaciones y demás documentos del proceso de selección de mínima cuantía y acepto todos los requisitos en ellos contenidos. Que ninguna persona o entidad distinta de las aquí nombradas tiene intereses en esta propuesta ni en el contrato que como consecuencia de ella llegare a celebrarse y que por consiguiente sólo compromete a los firmantes. Que conozco las disposiciones legales que rigen el presente proceso de selección. Que he recibido las siguientes adendas _____________________________________(indicar el número y la fecha de cada uno). 10 INVITACIÓN PROCESO CUYO VALOR NO EXCEDA EL DIEZ (10%) POR CIENTO DE LA MENOR CUANTÍA DE LA ENTIDAD No. 11000154 OR DE 2011 Que me comprometo a ejecutar totalmente el contrato en un plazo de ______, contados a partir del cumplimiento de los requisitos para la ejecución del contrato. Que si se me adjudica el contrato me comprometo a otorgar las garantías requeridas, y a suscribir éstas, y aquel dentro de los términos señalados para ello. Que la presente propuesta consta de _____ folios debidamente numerados, de los cuales los siguientes gozan de reserva legal (enunciarlos y mencionar el fundamento legal o constitucional en el cual sustenten su afirmación). De no hacerlo, la Aeronáutica Civil asumirá que todos los documentos de la propuesta son de carácter público. Que el valor de la propuesta es de: Así mismo declaramos BAJO LA GRAVEDAD DE JURAMENTO, sujeto a las sanciones establecidas en el Artículo 442 del código penal (Ley 599/00): Que la información contenida en la propuesta es verídica y que asumimos total responsabilidad frente a la AEROCIVIL cuando los datos suministrados sean falsos o contrarios a la realidad sin perjuicio de lo dispuesto en el código penal y demás normas concordantes. Que no nos hallamos incursos en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad establecidas en el Art. 8º de la Ley 80 de 1993 y demás normas sobre la materia y que tampoco nos encontramos en ninguno de los eventos de prohibiciones especiales para contratar con el Estado. En especial, manifestamos que no nos hallamos reportados en el boletín de responsables fiscales vigente, expedido por la Contraloría General de la República, de acuerdo con lo previsto en el artículo 60 de la Ley 610 de 2000, en concordancia con el numeral 4º del artículo 38 de la Ley 734 de 2002. Acompaño los documentos exigidos en la Invitación del proceso de selección de mínimo cuantía.. Cordialmente, Nombre _____________________________________________________ Nit ó C.C. No._________________ de _________________________ Matricula No._______________________ Dirección __________________________________________________ Teléfonos, fax.__________________________________________________ Ciudad _____________________________________________________ _____________________________________ FIRMA 11