pautas administrativas para la ejecucion de proyectos financiados

Universidad Centroccidental
“Lisandro Alvarado”
Vicerrectorado Académico
Dirección de Investigación
CDCHT
PAUTAS ADMINISTRATIVAS PARA LA EJECUCION DE PROYECTOS
FINANCIADOS POR ENTES EXTERNOS (AÑO 2012)
 FECHAS DE CORTES ADMINISTRATIVOS:
1ER CORTE 29/06/2012: Recepción de Ejecución (Solicitudes de compras nacionales, viáticos,
honorarios profesionales, subvenciones a eventos, otros).
2DO CORTE 31/10/2012: Recepción de Ejecución (Solicitudes de compras nacionales, viáticos,
honorarios profesionales, subvenciones a eventos, otros).
 OTRAS FECHAS ADMINISTRATIVAS:
Reformulación de Disponibilidad: Límite 23/03/2012, debe ir acompañado de solicitud de equipos
afectados por el Decreto Presidencial de Normas de Austeridad Nro. 6649 Y Justificación de la
compra de los mismos.
Solicitud de Compras de Equipos e Insumos de Importación (Distintos a los restringidos en el
Decreto Presidencial Normas de Austeridad): Hasta el 31/07/2012.
Solicitud de Subvención de Eventos: 1 mes antes de la fecha del evento.
 REFORMULACIÓN DE DISPONIBILIDAD: (Solo para Proyectos LOCTI)
-Debe tomar el monto total de su disponibilidad, restarle los compromisos pendientes anexos en su
corte de cuenta (obras, órdenes de compras año 2011) y redistribuirlo entre las partidas (401, 402,
403, 404 y 407), según sus prioridades.
-Recuerde tomar en cuenta la información administrativa de lo que estableció en su proyecto
(gastos-objetivos-actividades).
-Separe el IVA (403) del monto base.
-Si tiene estipulado la contratación de personal especializado (mayor a 3 días), debe tomar en
cuenta el monto total de la contratación. Para información de este cálculo contactar a la Lcda.
Creliana Vargas.
-Debe elaborar su redistribución los más exacta posible motivado a que no se permitirán
TRASLADOS DE PARTIDAS.
 DOCUMENTOS REQUERIDOS:
-Para solicitud de Subvenciones para Patrocinio de Eventos:
*Memo solicitud
*Presupuesto Estimado de gastos.
*Programa Tentativo
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-Para Rendición de Subvenciones para Patrocinio de Eventos:
*Copia del Voucher Cheque que entregan en Caja
*Facturas Originales que cumplan con todos los requisitos exigidos por el SENIAT, a nombre del
responsable de la subvención y con fecha anterior al evento. En caso de que el pago no pueda salir
antes del evento se le procesara un reintegro al profesor.
*Recibo de Depósito en original si hubiere reintegro.
-Para solicitud de Subvención para Asistir a Eventos:
*Memo solicitud
*Copia Carta Invitación
*Copia Permiso Jefe Inmediato
*Copia Resumen de la Ponencia
-Para Rendición de Subvención para Asistir a Eventos:
*Original Factura o Recibo de Inscripción.
*Copia Certificado
*Pasajes Terrestre
*Factura Original del Hotel.
*Recibo de Depósito en original si hubiere reintegro.
 OTROS:
-El administrador responsable de cada fondo es el encargado de solicitar las cotizaciones y realizar
las compras solicitadas por cada responsable del proyecto, en caso de que este requiera que dicha
compra se le haga a un proveedor específico debe hacérselo saber al administrador para que realice el
proceso de adquisición. Es importante resaltar que solo se les podrá comprar a proveedores que
estén inscritos en el Registro de Proveedores de la UCLA.
-No se crearán Cajas Chicas.
-Cuando el Proyecto requiera de la ejecución de alguna obra, el responsable del proyecto deberá
proveer el pago del proyecto de obra, motivado a que Planta Física exige dicho proyecto para
realizar el proceso correspondiente.
-La persona contratada por Honorarios Profesionales no podrá realizar actividades dentro de la
Institución.
-Gaceta 128: Normativa para la Administración de Fondos en Anticipo de la UCLA.
ARTICULO 31: El cuentadante y/o Administrador de los Fondos en Anticipo no podrán realizar
adquisiciones o contratar servicios con proveedores con los cuales tengan hasta el segundo grado de
afinidad o cuarto de consanguinidad.
Parágrafo Único: En el caso de los Fondos Especiales con Recursos otorgados por Entes Externos
para Proyectos de Investigación o Fortalecimiento de Unidades de Investigación, los investigadores
responsables de dichos proyectos deberán cumplir con lo estipulado en el presente artículo.
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ARTICULO 55:
Los funcionarios responsables de los Fondos en Anticipo en ocasión del desempeño de sus
funciones, responden penal, civil, disciplinaria, administrativa y solidariamente por los actos,
hechos y omisiones contrarios a la presente normativa; los cuales serán objeto de las sanciones
aplicables según las leyes, reglamentos que al efecto se encuentren vigentes.
Este artículo aplica para los responsables de los proyectos los cuales son
solidariamente responsables junto con el administrador del Fondo.