1. Objetivo - gprovivienda.net

PROCESO
GESTIÓN DE CALIDAD
DOCUMENTO
ACCIONES CORRECTIVAS Y ACCIONES
PREVENTIVAS
Tabla de Contenido
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Pág.
Objetivo ............................................................................................................................................. 2
Alcance ............................................................................................................................................. 2
Definiciones...................................................................................................................................... 2
Generalidades ................................................................................................................................. 2
Descripción de Actividades ........................................................................................................... 3
Anexo ................................................................................................................................................ 5
Control de Cambios ........................................................................................................................ 5
Código: GCA-P-1
Versión: 4
1. Objetivo
Establecer los lineamientos y las actividades requeridas por la organización para tramitar y
ejecutar las acciones correctivas y preventivas que se requieran dentro de los procesos del
Sistema de Gestión de la Calidad de Provivienda S.A.
2. Alcance
Desde la detección de un problema o un problema potencial hasta la ejecución de la Acción
correctiva o preventiva y su correspondiente aprobación por parte del responsable del
proceso directamente afectado.
Este procedimiento aplica a todos los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad.
3. Definiciones
3.1. Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad
detectada u otra situación indeseable *
3.2. Acción Preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad
potencial u otra situación potencialmente indeseable*
3.3. Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada*
3.4. No Conformidad: Incumplimiento de un requisito*
4. Generalidades
4.1. Para todas las Acciones Correctivas y Preventivas, se debe anexar cuando aplique
toda la documentación de soporte que evidencie de donde proviene la no
conformidad o la no conformidad potencial.
4.2. Provivienda, S.A ha detectado las siguientes fuentes de información para reporte de
acciones Correctivas y Preventivas
Fuente de Información
Queja o Reclamo
Producto No Conforme
Quien lo detecta
Post Venta
Asesoría Jurídica
Gestión del Diseño
Construcción
Gestión Comercial
Mercadeo
*ISO-9000:2005, 3.6 Términos Relativos a la Conformidad
Código: GCA-P-1
Versión: 4
Fuente de Información
Auditoria Externa
Auditoria Interna
Revisión Gerencial
Indicadores
Evaluación de Proveedores
Encuestas de Satisfacción de Clientes
Comités (COPAC)
Iniciativa del Proceso
Quien lo detecta
Auditoría
Auditoría
Comité de Gerencia
Responsable de Cada Proceso
Compras de Materiales
Compras de Diseños
Compras de Mercadeo
Compras de Tecnología
Compras (Contrataciones)
Control de Proyecto y Planificación (link)
Post Venta
Post Venta
Entrega
Responsable de cada Proceso
Responsable de cada Proceso
4.3. Las acciones correctivas y preventivas se ingresaran a kawak por el módulo de
Mejoramiento Continuo.
5. Descripción de Actividades
Actividad
Descripción
Responsable
¿Qué se hace?
¿Cómo se hace?
¿Quién lo hace?
De acuerdo con los requisitos
establecidos en el Sistema de Gestión
de Calidad
de la organización
(Producto, Legales y Reglamentarios,
Funcionales
e
Internos),
los
1. Detectar
no colaboradores de Provivienda, deben
Colaboradores
conformidad o no estar constantemente revisando y
de Provivienda
conformidad
garantizando el cumplimiento de los
S.A.
potencial
mismos, en caso de encontrar No
Conformidad o No conformidad
Potencial en alguno de estos, el
Colaborador
responsable
de
la
actividad
debe
reportarlo
al
responsable del Proceso.
Una vez detectada la no conformidad o
no
conformidad
potencial,
es
Colaboradores
responsabilidad
del
Colaborador
de Provivienda
2. Evaluar
la analizar la acción en conjunto con el
S.A. /
acción a tomar
responsable
del
proceso,
para
Responsable del
determinar que tipo de acción es
Proceso
(Corrección, Correctiva o Preventiva) y
quien será el responsable de
Código: GCA-P-1
Versión: 4
Documento
Actividad
¿Qué se hace?
Descripción
¿Cómo se hace?
gestionarla.
Responsable
¿Quién lo hace?
Documento
La fuente de Información se refiere al
medio por el cual el Colaborador
3. Detectar fuente
Responsable del
detecto la no conformidad o no
de información
Proceso
conformidad potencial. Mencionadas
en la generalidad 4.2
Kawak /
Una vez detectada la no conformidad o
Acciones
no conformidad potencial, esta se
o
Responsable de Correctivas y
debe describir de una manera breve y
la Acción
Preventivas
concisa sin explicar o justificar el por
Tracking Tool
que la ocurrencia de la misma
GCA-F-22
Cuando se trate de una Acción
Correctiva o Preventiva, se debe
realizar una análisis de las causas de
la misma, para este análisis se puede
usar la
5. Determinar y
analizar
las
Responsable de
1. por causa y efecto (espina de
Causas
del
la Acción
pescado)
Problema
4. Describir
problema
problema
potencial
Una vez se han determinado las
causas del problema estas se deben
priorizar buscando siempre la causa
raíz (aquella que elimina el problema).
Plantear actividades puntuales que
vayan orientadas a eliminar la(s)
causa(s) según la prioridad dada,
6. Elaborar Plan
Responsable de
estas deben tener un responsable de
de acción
la Acción
ejecución junto con las fechas de
compromiso para inicio y terminación
de la actividad.
A cada actividad se le debe realizar
seguimiento con el fin de determinar
7. Realizar
las falencias que se puedan estar
Responsable de
seguimiento
al presentado en la ejecución de las
la Acción
plan de acción
mismas
y
así
contribuir
al
cumplimiento
de
compromisos
pactados en el plan de acción.
Una vez el plan de acción se ha
8. Evaluar
realizado a cabalidad, se debe evaluar Responsable del
resultados de la
la acción con el fin de determinar si las
Proceso
acción
actividades realizadas han eliminado la
Código: GCA-P-1
Versión: 4
Actividad
¿Qué se hace?
Descripción
Responsable
¿Cómo se hace?
¿Quién lo hace?
no conformidad o no conformidad
potencial, y solo en este momento se
dará cierre a la misma. El responsable
del proceso afectado debe aprobar los
resultados
y
su
explicación
correspondiente. De esta manera la
Acción Correctiva/Preventiva se dará
como ejecutada y su estado será el de
“Cerrada”.
Kawak /
Acciones
Correctivas y
Preventivas
Tracking Tool
GCA-F-22
9. Controlar
Acciones
Todas las Acciones Correctivas y
Preventivas, que se encuentren
cerradas, pasan automáticamente al
módulo de mejoramiento continuo
oportunidades de mejora cerradas.
10. La Acción es
publicada en el
módulo de Kawak
(Mejoramiento
Continuo)
Las acciones de todos los interesados
quedan a disposición del personal de Responsable del
provivienda
en
el
módulo
de
Proceso
mejoramiento continuo.
11. Informe
Mensual
Se consolida la Información registrada
en el reporte, se debe generar y
entregar al Director(a) de Calidad.
Coordinador/a
de Calidad
Coordinador/a
de Calidad
6. Anexo
6.1 Acciones Correctivas y Preventivas Tracking Tool
Documento
Kawak
Acciones
Correctivas y
Preventivas
Tracking Tool
GCA-F-22
GCA-F-22
7. Control de Cambios
Descripción del Cambio
Se agrego la opción de levantar acciones correctivas y
preventivas por medio de una Iniciativa del proceso.
Fecha
Nueva Versión
04/12/08
02
Se realizaron cambios en los cargos
11/7/2011
03
Cambios en responsables de fuente de información y
quien lo detecta (inclusión de Post Venta, Evaluación
de Proveedores). Cambios e inclusión de actividades
al Coordinador de Calidad.
28/03/2014
04
Código: GCA-P-1
Versión: 4