Ordenadores en la Administración: Su importancia

La Importancia de la computacion en la Administracion
Ordenador o Computadora, dispositivo electrónico capaz de recibir un conjunto de instrucciones y
ejecutarlas realizando cálculos sobre los datos numéricos, o bien compilando y correlacionando otros tipos de
información.
El mundo de la alta tecnología nunca hubiera existido de no ser por el desarrollo del ordenador o
computadora. Toda la sociedad utiliza estas máquinas, en distintos tipos y tamaños, para el almacenamiento y
manipulación de datos. Los equipos informáticos han abierto una nueva era en la fabricación gracias a las
técnicas de automatización, y han permitido mejorar los sistemas modernos de comunicación. Son
herramientas esenciales prácticamente en todos los campos de investigación y en tecnología aplicada
La incorporación del ordenador o computadora en las oficinas, constituyó una revolución en los sistemas
ofimáticos, ya que las máquinas ofrecían el medio para realizar comunicaciones e intercambio de información
instantáneos entre compañeros de trabajo, recursos y equipos.
Cómo eliminar tanto papel y formas de su empresa
Cuantas veces se ha preguntado lo mismo?. Usted ha visto como en la medida que crecen o se mejoran
los Sistemas de Información; en la misma medida crece tanto el volumen de papel como las tareas de
archivo. En la medida en que los usuarios no cuentan con respuestas efectivas y de fácil consulta del
sistema de información, en la misma medida crece la generación de formatos
La gerencia de sistemas siempre ha visto como una solución, el montaje rápido de una Intranet, llegado
a suprimir los memorandos de citación a reuniones internas
Debemos visualizar nuestro Sistema de Información, como una gran red de decisiones y apoyo en
formato digital. Tenemos que desarrollar sistemas que nos permitan optimizar y en algunos casos
suprimir las operaciones manuales, incluso las que se generan por la burocracia de oficina.
Veamos algunos ejemplos y sitúese en marcos similares, haciendo comparativos con lo que Usted y su
empresa tienen actualmente. Verifique en donde se deben realizar ciertos cambios e inicie un proceso
rápido a la eliminación del papel. Partimos de la base de que su empresa cuenta con internet para su
desarrollo
En su sitio de Internet, debe contar con un formulario para la captura de las nuevas solicitudes u hojas
de vida del personal a seleccionar. Eliminación de la recepción de las hojas de vida en papel y desde
luego eliminación del archivo, de las hojas de vida, pruebas, constancias, etc. Estas pasan
automáticamente por e−mail al director o encargado de talento humano para su selección; una vez
revisada la hoja de vida, se realiza por e−mail la citación al aspirante al cargo con copia al Jefe de Area
de ocupación del mismo. Si el aspirante tiene Netmeeting, la reunión puede ser incluso interactiva y
evitar la ida del aspirante hasta la oficina. Si es apto, por la misma página puede presentar las pruebas
sicológicas y de aptitudes; paralelamente una secretaria esta verificando sus referencias laborales y
familiares y dejando registro en el mismo sitio. Si es aceptado, se puede vía e−mail citarlo al examen al
médico, el cual también recibió copia; y se le esta anunciando que lleve exámenes de laboratorio para
ser analizados por el médico. (Los exámenes no pasan por nuestras manos) . El médico nos envía por
e−mail el informe respectivo y al empleado le anunciamos la fecha de ingreso a la empresa. Los
requisitos de presentación de documentos de ley, pueden ser escaneados y guardarlos en formato
digital. Una vez la persona ingresa a la empresa, se le asigna su sitio de trabajo, el cual desde luego tiene
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computador con conexión a la Intranet y por ahí el empleado comienza su proceso de capacitación: que
consiste en leer documentación informativa de la empresa, manual de procedimientos y manual de
funciones (todos depositados en la Intranet). También puede diseñar sus tarjetas de presentación y
enviar el requerimiento al área de compras, al igual que solicitar al almacén los útiles necesarios de
oficina.
Puede parecer demasiado futurista o salido de los cabellos, pero ESTA SUCEDIENDO; muchas
empresas ya han comenzado a aplicar este modelo.
El Departamento Comercial o de Ventas, captura en una plantilla por el sistema, diariamente los datos
que recibe telefónicamente de sus agencias y puntos distantes de la ciudad; en lo relacionado con líneas,
unidades vendidas y valores de venta. Estos se recogen en las ciudades principales y vía Internet /
intranet se reciben en la oficina principal. Estos datos van quedando almacenados y son procesados
hacía un Sistema de Información Gerencial que cruza de una vez con los datos de presupuesto. Son
presentados on−line, de tal forma que la Gerencia general o Comercial de la empresa va analizando la
evolución del cumplimiento del presupuesto y a la vez va tomando decisiones sobre los puntos débiles o
fuertes que va notando a diario. No se genera el cuadro diario de ventas en papel, sino que va siendo
capturado directo en el sistema y con cruce directo al presupuesto. Cero Papel. Adicionalmente como
los datos están quedando en línea se puede generar sobre la misma Intranet una serie de indicadores
financieros y económicos de gran utilidad, con opción de que no solo estos datos sean consultados por el
personal interno sino también llevados a Internet para consulta de la Junta o Socios de la empresa.
Teoría de
Desarrollo y
Gestión de los
Sistemas de
Información en la
Empresa
Gestión de los sistemas de información. Perspectivas históricas.
La perspectiva actual de la informática orientada a la empresa, difiere mucho de la visión de hace unos 10
años.
Esto se debe principalmente a dos factores:
Mejoras tecnológicas.
Mayor aplicación de la informática a las tareas de la empresa.
En paralelo al campo tecnológico debería haberse dado un cambio en el papel del informático a la empresa,
pero
esto no ha tenido lugar. El informático suele estar muy orientado a la programación, a tratar con sistemas
transaccionales. Hoy el informático gestiona los sistemas de información críticos de la empresa, pero también
tiene
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que asumir la gestión de los recursos de la empresa.
En teoría la ofimática no es cuestión del personal informático, pero alguien lo tiene que gestionar. El
papel del personal informático en la empresa es o está orientado a gestionar las tecnologías basadas en
ordenador,
incluye los sistemas transaccionales, decisionales y comunicaciones.
La evolución de la informática está vista según dos visiones: La de DAHLBOM y la de RAM RAMESH.
VISIÓN DE DAHLBOM
Se pueden definir 4 etapas:
El inicial en los años 50, donde los ordenadores eran grandes calculadoras. Tienen el uso restringido para
uso militar y científico.
En los años 60 aparecen los primeros miniordenadores. Se empiezan a usar como sistema de información.
En los años 70/80. Hay un desplazamiento hacia los entornos gráficos y después hacia las redes y el
trabajo en grupo. Se promueve la innovación.
Años 90. Hay una evolución de las tecnologías de la información hacia la comunicación. Se produce la
digitalización del mundo.
Cambios
Hemos pasado de preocuparnos de los sistemas de información a preocuparnos de algo más genérico, las
tecnologías de información. Pasar de sistemas de información a tecnologías de la información se traduce en
pasar
de gestión del sistema, al uso (gestión) de la tecnología.
Hay 4 visiones sucesivas o coexistentes según DAHLBOM:
HERRAMIENTA. Es la más distante. Esto implica que el desarrollo tecnológico en general es
proporcional al desarrollo de las herramientas. Las tecnologías cambian la vida de mucha gente.
SISTEMA. Son infraestructuras que posibilitan la actividad normal.
INTERFAZ. Implica asumir la conexión con el entorno a través de la tecnología.
MEDIO. Las tecnologías se ven como el medio para conectar a la gente.
Sugiere que las formas de pensar respecto a los ordenadores han ido cambiando constantemente.
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En los años 50 no está arraigada en la sociedad.
En los 60 se considera una herramienta.
En los 70/80 es un sistema más un interfaz.
En los 90 es un medio.
Se puede clasificar la sociedad en los siguientes aspectos: la década de los 70 es una sociedad de información,
la de los 80 es una sociedad de diseño y la de los 90 es una sociedad de comunicación.
La Internet una herramienta indispensable en la
Administración
Internet, interconexión de redes informáticas que permite a las computadoras conectadas comunicarse
directamente. El término suele referirse a una interconexión en particular, de carácter planetario y abierto al
público, que conecta redes informáticas de organismos oficiales, educativos y empresariales. También existen
sistemas de redes más pequeños llamados intranet, generalmente para el uso de una única organización
La tecnología de Internet es una precursora de la llamada 'superautopista de la información', un objetivo
teórico de las comunicaciones informáticas que permitiría proporcionar a colegios, bibliotecas, empresas y
hogares acceso universal a una información de calidad que eduque, informe y entretenga. A principios de
1996 estaban conectadas a Internet más de 25 millones de computadoras en más de 180 países, y la cifra sigue
en aumento.
Sistema que emplea la empresa
Red de área local o LAN, conjunto de ordenadores que pueden compartir datos, aplicaciones y recursos (por
ejemplo impresoras). Las computadoras de una red de área local (LAN, Local Area Network) están separadas
por distancias de hasta unos pocos kilómetros, y suelen usarse en oficinas o campus universitarios. Una LAN
permite la transferencia rápida y eficaz de información en el seno de un grupo de usuarios y reduce los costes
de explotación.
Otros recursos informáticos conectados son las redes de área amplia (WAN, Wide Area Network) o las
centralitas particulares (PBX). Las WAN son similares a las LAN, pero conectan entre sí ordenadores
separados por distancias mayores, situados en distintos lugares de un país o en diferentes países; emplean
equipo físico especializado y costoso y arriendan los servicios de comunicaciones. Las PBX proporcionan
conexiones informáticas continuas para la transferencia de datos especializados como transmisiones
telefónicas, pero no resultan adecuadas para emitir y recibir los picos de datos de corta duración empleados
por la mayoría de las aplicaciones informáticas.
Un dispositivo de LAN puede emitir y recibir señales de todos los demás dispositivos de la red. Otra
posibilidad es que cada dispositivo esté conectado a un repetidor, un equipo especializado que transmite de
forma selectiva la información desde un dispositivo hasta uno o varios destinos en la red.
Los usuarios de una red pueden compartir ficheros, impresoras y otros recursos, enviar mensajes electrónicos
y ejecutar programas en otros ordenadores.
Una red tiene tres niveles de componentes: software de aplicaciones, software de red y hardware de red. El
software de aplicaciones está formado por programas informáticos que se comunican con los usuarios de la
red y permiten compartir información (como archivos, gráficos o vídeos) y recursos (como impresoras o
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unidades de disco). Un tipo de software de aplicaciones se denomina cliente−servidor. Las computadoras
cliente envían peticiones de información o de uso de recursos a otras computadoras llamadas servidores, que
controlan datos y aplicaciones. Otro tipo de software de aplicación se conoce como 'de igual a igual' (peer to
peer). En una red de este tipo, los ordenadores se envían entre sí mensajes y peticiones directamente sin
utilizar un servidor como intermediario.
Las redes están formadas por conexiones entre grupos de computadoras y dispositivos asociados que permiten
a los usuarios la transferencia electrónica de información. La red de área local, representada mas arriba, es un
ejemplo de la configuración utilizada en muchas oficinas y empresas. Las diferentes computadoras se
denominan estaciones de trabajo y se comunican entre sí a través de un cable o línea telefónica conectada a
los servidores. Éstos son computadoras como las estaciones de trabajo, pero poseen funciones administrativas
y están dedicados en exclusiva a supervisar y controlar el acceso de las estaciones de trabajo a la red y a los
recursos compartidos (como las impresoras) . La línea roja representa una conexión principal entre servidores
de red; la línea azul muestra las conexiones locales. Un módem (modulador/demodulador) permite a las
computadoras transferir información a través de las líneas telefónicas normales. El módem convierte las
señales digitales a analógicas y viceversa, y permite la comunicación entre computadoras muy distantes entre
sí.
Los programas y servicios más utilizados en la empresa
Correo electrónico
El correo electrónico es el servicio de Internet con más usuarios de todo el mundo. Con este servicio se
pueden crear mensajes para enviarlos a otras personas de la red e incluso otros usuarios, también se puede
recibir correo y enviar y recibir ficheros junto con los mensajes.
Su uso también se destina a las intranets, en las cuales no hace falta estar conectado a Internet, ya que en el
Host se instala el programa necesario para gestionar las entradas y salidas de los mensajes.
En definitiva, es una forma de comunicarse con otra persona o personas de la misma forma que se usan las
cartas, pero teniendo en cuenta que es más rápido y más fiable, ya que es difícil que el servidor pierda los
datos a mandar o a recibir.
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Hoy en día para las personas que no dispongan de acceso a Internet y que deseen recibir mensajes a un
e−mail, se han creado diferentes formas y aparatos para poder gestionarlos, como Teléfonos Móviles y
Beeper´s capaces de leer los mensajes y de mandar estos a un e−mail.
Neetmeting: Permite llamar gente en internet o red Lan. Durante la llamada podrá hablar compartir
aplicaciones, dibujar en pizarra compartida, enviar archivos y mensajes.
Chat: Permite conversar entre otras personas en tiempo real.
Word: Documentos de texto
Exel : Plantillas de hoja de calculo para informes de gastos, facturas y pedidos.
Power Point : Plantillas de creación de presentaciones
Outloock : Importación y exportación entre páginas del correo electrónico
Acces: Crea calendarios programables en formularios e informes y páginas de
acceso a datos.
También se emplean lenguajes de programación como por ejemplo Cobol, C++ y Visual Basic para crear una
base de tatos relacional.
Base de datos relacional, en informática, tipo de base de datos o sistema de administración de bases de datos,
que almacena información en tablas (filas y columnas de datos) y realiza búsquedas utilizando los datos de
columnas especificadas de una tabla para encontrar datos adicionales en otra tabla. En una base de datos
relacional, las filas representan registros (conjuntos de datos acerca de elementos separados) y las columnas
representan campos (atributos particulares de un registro). Al realizar las búsquedas, una base de datos
relacional hace coincidir la información de un campo de una tabla con información en el campo
correspondiente de otra tabla y con ello produce una tercera tabla que combina los datos solicitados de ambas
tablas. Por ejemplo, si una tabla contiene los campos NÚM−EMPLEADO, APELLIDO, NOMBRE y
ANTIGÜEDAD y otra tabla contiene los campos DEPARTAMENTO, NÚM−EMPLEADO y SALARIO, una
base de datos relacional hace coincidir el campo NÚM−EMPLEADO de las dos tablas para encontrar
información, como por ejemplo los nombres de los empleados que ganan un cierto salario o los departamentos
de todos los empleados contratados a partir de un día determinado. En otras palabras, una base de datos
relacional utiliza los valores coincidentes de dos tablas para relacionar información de ambas. Por lo general,
los productos de bases de datos para microcomputadoras o microordenadores son bases de datos relacionales
La publicidad Otro aspecto importante en la Administración
Ø Iniciar un negocio en Internet es mucho más sencillo y económico que montar un negocio en el mundo real,
siempre y cuando se sepa con exactitud lo que se esta haciendo. De lo contrario, no solo perderá tiempo sino
dinero. Ya que la mayoría de las personas que intentan emprender un negocio en Internet no saben
exactamente como hacerlo.
Ø Algunos creen que basta con tener un sitio Web y que los visitantes vendrán por si mismos y por
consiguiente las ventas empezaran a generarse de inmediato. Pero eso es falso, nada se aleja mas de la
realidad que esta creencia.
Ø Otros, creen que con promover su negocio haciendo uso del envío no solicitado de e−mail (Spam) o inundar
de mensajes promociónales los grupos de noticias (newsgroups). Lo único que logran es desprestigiarse a sí
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mismos y a sus negocios, dando como resultado final la muerte de su empresa.
Ø Otros, intentan montar sitios Web sin servicio al cliente, soporte técnico o que no ofrecen las más
elementales herramientas de comercio electrónico. No saben del gran error que están cometiendo. Sin la
adecuada infraestructura técnica ningún sitio Web comercial prosperará. Muchos sitios Web comerciales son
muy bonitos, muy bien diseñados, pero no están diseñados para ser comercialmente efectivos. Simplemente
no venden.
Ø Otros se limitan a generar trafico hacia su sitio Web, pero no tienen claro cuál es el producto o servicio que
tienen, lo único que quieren es el tráfico, quizás pensando en un futuro subsistir por medio de la publicidad
mediante banners.
Impacto
El comercio electrónico no es algo tan futurista como se piensa, ya que está ocurriendo ahora. Está presente en
todo el mundo, y aunque el comercio electrónico esté liderado por países como USA, es global, tanto en
concepto como en realización. Es decir, va más allá de lo imaginable, esto debido al rápido crecimiento de
Internet
El impacto del comercio electrónico se dejará sentir tanto en empresas como en la sociedad en general. Para el
caso de las empresas que quieran desarrollar su potencial, el comercio electrónico les ofrecerá la opción de
cambios que modificarán las expectativas de sus clientes y crearán nuevos mercados. Todas las empresas
empezarán a sentir el impacto de los cambios del mercado y las nuevas expectativas de sus clientes. La
sociedad, y más específicamente los individuos de la sociedad enfrentarán nuevas formas de adquirir bienes y
servicios, además de poder acceder a información e interactuar con distintos estamentos. Lo anterior muestra
que las posibilidades estarán extendidas y las restricciones geográficas y de tiempo muy reducidas. En
general, el impacto que puede producir, o que ya empieza a producir, es considerable al que tuvo alguna vez el
televisor.
conclusion
Aunque la interacción informática todavía está en su infancia, ha cambiado espectacularmente el mundo en
que vivimos, eliminando las barreras del tiempo y la distancia y permitiendo a la gente compartir información
y trabajar en colaboración. El avance hacia la 'superautopista de la información' continuará a un ritmo cada
vez más rápido. El contenido disponible crecerá rápidamente, lo que hará más fácil encontrar cualquier
información en Internet. Las nuevas aplicaciones permitirán realizar transacciones económicas de forma
segura y proporcionarán nuevas oportunidades para el comercio. Las nuevas tecnologías aumentarán la
velocidad de transferencia de información, lo que hará posible la transferencia directa de datos.
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