Identificación: MA-RV-RMP-01 Versión: 2 No. de Folios: 42 DEPARTAMENTO DE REGISTROS Y VERIFICACIÓN DE ACCIONES DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCESO: REGISTROS Y MOVIMIENTOS DE PERSONAL Nombre Completo: Puesto funcional que ocupa: Elaborado por: Revisado por: Revisado por: Aprobado por: Sra. Oliva Elizabeth Mejía Agustin Licda. Julia Ebelin Orellana Licda. Sonia Eleonora Cuevas Ruano Licda. Patricia Margarita García Futch Analista de Control de Acciones de RRHH Jefe del Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos Jefe del Departamento de Desarrollo Institucional Director ONSEC Fecha: Firma: Página 1 de 43 Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos MA-RV-RMP-01 Manual de Procedimientos Proceso: Registros y Movimientos de Personal Versión 2 05-02-2015 PRESENTACIÓN La Oficina Nacional de Servicio Civil, por ser una Institución de servicio, necesita contar para el ejercicio de sus funciones con instrumentos técnicos que le permitan realizar una gestión eficaz y oportuna. Entre estas herramientas de carácter administrativo figura el Manual de Procedimientos, dicho documento contiene la secuencia lógica de las actividades que se realizan en cada Departamento o Unidad de la Institución, así como del personal que integra la misma. Dentro de ese marco de referencia, se ha actualizado el Manual de Procedimientos del Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos, con la finalidad de optimizar los recursos disponibles, para la obtención de resultados con eficiencia y eficacia en el desempeño de las funciones que la ley le asigna. Es por ello que la Dirección de esta Institución, consciente del valor que reviste para la Oficina contar con tan valiosa herramienta, autoriza el contenido del Manual de Procedimientos del Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos, para que el mismo facilite y coadyuve la ejecución de las actividades que le competen al Departamento. Guatemala, Febrero de 2015 Licda. Patricia Margarita García Futch Directora Oficina Nacional de Servicio Civil Página 2 de 43 Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos MA-RV-RMP-01 Manual de Procedimientos Proceso: Registros y Movimientos de Personal Versión 2 05-02-2015 CONTENIDO i 1. 2. 3. 4. 5 Introducción Base legal del Departamento Misión y Visión del Departamento Objetivos del Departamento Funciones del Departamento Estructura Organizacional del Departamento 4 5 5 6 6 8 Descripción de Procedimientos del Departamento No. 1 2 3 Entrega de avisos de toma de posesión, entrega de puesto y certificaciones de nombramiento Emisión de Certificación de tiempo de servicio Desglose y envío de cuadros de movimientos de personal Anexos 9 16 25 31 Página 3 de 43 Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos MA-RV-RMP-01 Manual de Procedimientos Proceso: Registros y Movimientos de Personal Versión 2 05-02-2015 INTRODUCCIÓN El Departamento de Desarrollo Institucional de la ONSEC, en cumplimiento a sus funciones y en aras de fortalecer el rol de la Institución a través de la correcta administración de los recursos humanos, ha actualizado el Manual de Procedimientos del Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos, el cual es un documento técnico que contiene la secuencia lógica del que hacer dentro del referido Departamento y la descripción de las actividades que realiza el personal que lo integra. El Manual de Procedimientos, constituye un instrumento de suma utilidad para el personal de la Oficina; ya que contiene información real y objetiva sobre el accionar del personal en la Institución. Este es un marco administrativo que detalla las actividades que de manera sistemática realiza el personal de los Departamentos y Unidades de la Oficina. Facilita el proceso de inducción al personal de nuevo ingreso a la Institución, ya que describe en forma detallada las funciones que se desarrollan en cada puesto de trabajo. Permite la evaluación y el control interno, así mismo facilita los procesos de auditoría interna y externa de los puestos de trabajo. El Manual incluye el desarrollo de cada procedimiento, los objetivos, puesto funcional, descripción de actividades, el flujograma, asimismo se detallan en los anexos los documentos y normas especificas del Departamento. Dada la importancia del Manual de Procedimientos, se recomienda al personal del Departamento la utilización del mismo, así como la revisión periódica de los procedimientos, para fomentar la mejora continua de las funciones del Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos, de la ONSEC y de la Administración Pública en general. Página 4 de 43 Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos MA-RV-RMP-01 Manual de Procedimientos Proceso: Registros y Movimientos de Personal Versión 2 05-02-2015 1. BASE LEGAL DEL DEPARTAMENTO Este Departamento fundamenta su gestión en las leyes y disposiciones siguientes: Constitución Política de la República de Guatemala del 03 de junio de 1985. Ley de Servicio Civil, Decreto 1748 del Congreso de la República; del 10 de mayo de 1968. Reglamento de la Ley de Servicio Civil y sus reformas; Acuerdo Gubernativo No.18-98 del 15 de enero de 1998. Ley de Salarios de la Administración Pública; decreto No.11-73 del Congreso de la República del 02 de marzo de 1,973. Ley de Clases Pasivas Civiles del Estado; decreto número 63-88 del Congreso de la República del 26 de octubre de 1988. Reglamento de la Ley de Clases Pasivas Civiles del Estado; Acuerdo Gubernativo No.122088 del 30 de diciembre de 1988. Acuerdo Gubernativo número 691-95 del 12 de diciembre de 1995, Reestructuración de la Oficina Nacional de Servicio Civil. Acuerdo Gubernativo 11-97 de fecha 11 de enero de 1997. Resolución No. D-0890-2013, Aprobación Reglamento de la Estructura Interna, de los Departamentos y Unidades de la Oficina, de fecha 24 de julio de 2013. 2. MISIÓN Y VISIÓN DEL DEPARTAMENTO MISIÓN Velar por la correcta aplicación de los principios, normas y procedimientos legales que rigen las acciones de personal, registros de personal y la certificación de tiempo de servicio del personal del Organismo Ejecutivo y Entidades Descentralizadas que se rigen por la Ley de Servicio Civil y su Reglamento, para ello debe eficientar la ejecución de los procesos aplicando nuestros principios de responsabilidad, honestidad y prontitud. Página 5 de 43 Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos MA-RV-RMP-01 Manual de Procedimientos Proceso: Registros y Movimientos de Personal Versión 2 05-02-2015 VISIÓN Ser el ente normativo y fiscalizador de las acciones de personal que ejecutan los Ministerios y Secretarias del Organismo Ejecutivo, Coadyuvando a la eficiencia del sistema de Servicio Civil y a la descentralización del Estado, transfiriendo gradualmente las funciones técnicoadministrativos que le compete realizar al Departamento, a las Dependencias del Organismo Ejecutivo, creando y propiciando delegaciones que capaciten, asesoren y fiscalicen las mismas con responsabilidad y legalidad en los procesos. 3. OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO GENERAL Agilizar la ejecución de los procesos relacionados con el registro y control de las acciones de personal del Organismo Ejecutivo, mediante la aplicación adecuada de las normas legales que regulan la materia. ESPECÍFICOS Administrar permanentemente los movimientos de personal que se realizan en el Organismo Ejecutivo, como base fundamental del Sistema Integrado de Administración de Recursos Humanos -SIARH-. Administrar el sistema de registro de servidores públicos, con el fin de proporcionar en forma inmediata y confiable la información que sea requerida. Capacitar al personal de las Instituciones y/o Dependencias del Sector Público, en las áreas que le competen al Departamento. Desarrollar sistemas estadísticos confiables y oportunos que reflejen el comportamiento del recurso humano en la Administración Pública, que coadyuve a la toma de decisiones. 4. FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO Ejecutar los procedimientos de registro de recursos humanos y administrar eficientemente el sistema de acciones de personal del Organismo Ejecutivo, mediante la adecuada aplicación de las normas legales que lo regulan, a efecto de prestar un servicio oportuno y eficaz. Administrar el sistema de información de movimiento de personal y extender Certificaciones de Tiempo de Servicio de los servidores y ex servidores del Organismo Ejecutivo y Entidades Descentralizadas que se rigen por la Ley de Servicio Civil y su Reglamento. Página 6 de 43 Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos MA-RV-RMP-01 Manual de Procedimientos Proceso: Registros y Movimientos de Personal Versión 2 05-02-2015 Verificar que todas aquellas acciones que se derivan de la toma de posesión y entrega de puestos de los servidores públicos del Organismo Ejecutivo se realicen conforme a la ley, certificar nombramientos de los servicios por oposición y de los puestos cubiertos por el Decreto 1485 del Congreso de la República, Capítulo de la Dignificación y Catalogación del Magisterio Nacional. Asesorar a las Instituciones del Organismo Ejecutivo en lo relacionado a acciones de movimiento de personal, tales como: nombramientos, avisos de toma de posesión y entrega de cargos entre otros. Verificar que la información consignada en las Certificaciones de Tiempo de Servicio extendidas antes del año dos mil sea correcta. Página 7 de 43 Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos MA-RV-RMP-01 Manual de Procedimientos Proceso: Registros y Movimientos de Personal Versión 2 05-02-2015 5. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL DEPARTAMENTO El Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos, para el cumplimiento de sus funciones se integra de la siguiente manera: Jefatura Sección de Control de Acciones de Recursos Humanos Sección de Registros de Recursos Humanos Simbología Centro de Autoridad y Responsabilidad Relación de línea Relación de apoyo = = Elaborado Por: Departamento de Desarrollo Institucional Autorizado Por: Jefatura del Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos. Fecha: Febrero de 2015 Página 8 de 43 Identificación: PR-RV-RMP-01 Versión: 2 No. de Folios: 7 DEPARTAMENTO DE REGISTROS Y VERIFICACIÓN DE ACCIONES DE RECURSOS HUMANOS ENTREGA DE AVISOS DE TOMA DE POSESIÓN, ENTREGA DE PUESTO Y CERTIFICACIONES DE NOMBRAMIENTO Nombre Completo: Puesto funcional que ocupa: Elaborado por: Revisado por: Revisado por: Aprobado por: Sra. Oliva Elizabeth Mejía Agustin Licda. Julia Ebelin Orellana Licda. Sonia Eleonora Cuevas Ruano Licda. Patricia Margarita García Futch Analista de Control de Acciones de RRHH Jefe del Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos Jefe del Departamento de Desarrollo Institucional Director ONSEC Fecha: Firma: Página 9 de 43 Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos Procedimiento: Entrega de avisos de toma de posesión, entrega de puesto y certificación de nombramiento PR-RV-RMP-01 Versión 2 05-02-2015 Objetivo Cumplir con lo establecido en la Ley de Servicio Civil y su Reglamento, cuando un servidor público toma posesión o entrega el puesto de trabajo de acuerdo a la normativa legal vigente. Alcance Revisar, aprobar y registrar los datos contenidos en el Formulario Único de Movimiento de Personal, en relación a las acciones de personal que ejecuta el servidor público, durante su relación laboral con el Estado y que deben presentar los documentos que las respaldan ante la Oficina Nacional de Servicio Civil, haciéndolo por medio de representantes de las Instituciones. Personal y otros actores involucrados 1. Jefe de Sección de Control de Acciones de Recursos Humanos 2. Analista de Control de Acciones de RRHH 3. Encargado de Archivo y Cuadros de Movimiento 4. Encargado de Envíos de Control de Acciones de RRHH 5. Encargado de Ventanilla de Acciones de RRHH 6. Secretaria de Jefatura Marco legal relacionado Este procedimiento fundamenta su gestión en las disposiciones siguientes: Constitución Política de la República. Ley de Servicio Civil y su Reglamento. Digesto de la Administración de Personal del Sector Público. Página 10 de 43 Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos Procedimiento: Entrega de avisos de toma de posesión, entrega de puesto y certificación de nombramiento PR-RV-RMP-01 Versión 2 05-02-2015 a. Desarrollo del procedimiento Departamento o Unidad / Puesto Funcional Encargado de Ventanilla de Acciones de RRHH Jefe de Sección de Control de Acciones de Recursos Humanos Analista de Control de Acciones de RRHH No. Actividad Tiempo 01 Recibe los paquetes de Formularios de Movimientos de Personal ver Anexo RE-RV-09, provenientes de las distintas Instituciones del Organismo Ejecutivo. 8 Minutos 02 Traslada y entrega los paquetes de Formularios de Movimientos de Personal al Jefe de la Sección de Control de Acciones de Recursos Humanos. 8 Minutos 03 Recibe los expedientes, clasifica los Formularios de Movimientos de Personal en Avisos de Toma de Posesión, Avisos de Entrega y Reingresos. 9 Minutos 04 Distribuye 40 expedientes nuevos diarios por Analista de Control de Acciones de RRHH. 10 Minutos 05 Recibe los expedientes y analiza la documentación de cada uno, para establecer si cumple con las disposiciones legales vigentes: 30 Minutos ¿Están correctos? - Sí: Continúa paso 06. - No: Emite boleta de rechazo especial y continúa paso 08 inciso. Jefe de Sección de Control de Acciones de Recursos Humanos 06 Verifica en el sistema Guatenóminas ver Anexo RE-RV-04, la información contenida en el Formulario Único de Movimientos de Personal ver Anexo RE-RV-09, para su aprobación. 10 Minutos 07 Aprueba los Formularios Únicos de Movimientos de Personal ver Anexo RE-RV-09 y los devuelve al Jefe de Sección. 10 Minutos 08 Recopila los expedientes distribuidos a los Técnicos Analista y separa por Institución: 1Hora ¿Están aprobados? - Sí: Continúa paso 09. - No: Emite listados por Institución, los entrega a los delegados quien firma de recibido y finaliza el procedimiento. Encargado de Archivo y Cuadros de Movimiento 09 Recibe los Formularios Únicos de Movimientos de Personal ver Anexo RE-RV-09, los sella y los enumera. 15 Minutos 10 Separa los Formularios Únicos de Movimientos de Personal ver Anexo RE-RV-09, y los devuelve al Analista de Control de Acciones de RRHH que los trabajo para que los grave en el Sistema correspondiente. 2 Horas Página 11 de 43 Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos Procedimiento: Entrega de avisos de toma de posesión, entrega de puesto y certificación de nombramiento Departamento o Unidad / Puesto Funcional PR-RV-RMP-01 Versión 2 05-02-2015 No. Actividad Tiempo Analista de Control de Acciones de RRHH 11 Recibe los Formularios Únicos de Movimientos de Personal ver Anexo RE-RV-09, y graba la información en el Sistema File Master ver Anexo RE-RV-05 o Telnet ver Anexo RE-RV-07, y los traslada al Jefe de Sección de Control de Acciones de Recursos Humanos. 30 Minutos Jefe de Sección de Control de Acciones de Recursos Humanos 12 Recibe los Formularios Únicos de Movimientos de Personal ver Anexo RE-RV-09, los separa por Institución, imprime listados de expedientes y se los traslada a la Secretaria de Departamento. 20 Minutos Secretaria del Departamento 13 Recibe, firma y sella de recibido la copia de los listado de expedientes y los traslada al Encargado de Envíos de Control de Acciones de RRHH. 20 Minutos Encargado de Envíos de Control de Acciones de RRHH 14 Elabora el envío a las Dependencias del Estado y continua Procedimiento PR-RV-RMP-03. 30 Minutos FIN DEL PROCEDIMIENTO Observación: El procedimiento se realiza en un tiempo promedio de 6 horas 20 minutos en periodos continuos, el mismo se afecta cuando se traslada o se relaciona con otros órganos administrativos ya sean internos o externos y cuando la papelería viene incompleta y existe duda en la información contenida en los expedientes. Página 12 de 43 Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos Procedimiento: Entrega de avisos de toma de posesión, entrega de puesto y certificación de nombramiento PR-RV-RMP-01 Versión 2 05-02-2015 b. Diagrama de flujo Encargado de Ventanilla de Acciones de RRHH Inicio Jefe de Sección de Control de Acciones de Recursos Humanos Analista de Control de Acciones de RRHH Recibe los expedientes, clasifica los Formularios de Movimientos de Personal en Avisos de Toma de Posesión, Avisos de Entrega y Reingresos Recibe los expedientes y analiza la documentación de cada uno, para establecer si cumple con las disposiciones legales vigentes 8 Minutos Recibe los paquetes de Formularios de Movimientos de Personal ver Anexo RE-RV-08, provenientes de las distintas Instituciones del Organismo Ejecutivo 8 Minutos Distribuye 40 expedientes nuevos diarios por Analista de Control de Acciones de RRHH Traslada y entrega los paquetes de Formularios de Movimientos de Personal al Jefe de la Sección de Control de Acciones de Recursos Humanos Recopila los expedientes distribuidos a los Técnicos Analista y separa por Institución 1 Minuto Sí Recibe los Formularios Únicos de Movimientos de Personal ver Anexo RE-RV-08, los sella y los enumera ¿Están aprobados? R08 15 Minutos No ¿Están correctos? Emite boleta de rechazo especial y continúa paso 08 inciso No. 10 Minutos 1 Hora Encargado de Archivo y Cuadros de Movimiento No Emite listados por Institución, los entrega a los delegados quien firma de recibido y finaliza el procedimiento Sí R08 Verifica en el sistema Guatenóminas ver Anexo RE-RV-04, la información contenida en el Formulario Único de Movimientos de Personal ver Anexo RE-RV-08, para su aprobación 10 Minutos Aprueba los Formularios Únicos de Movimientos de Personal ver Anexo RE-RV-08 y los devuelve al Jefe de Sección F 30 Minutos Firma Acta de Ratificación y recibe la contraseña del registro de su expediente Encargado de Desglose y Envío de Documentos Elabora el envío a las Dependencias del Estado y continua Procedimiento PR-RV-RMP-02 Recibe los Formularios Únicos de Movimientos de Personal ver Anexo RE-RV-08, los separa por Institución, imprime listados de expedientes y se los traslada a la Secretaria de Departamento 20 Minutos Secretaria de Departamento 30 Minutos Fin del procedimiento 30 Minutos 9 Minutos 20 Minutos Recibe, firma y sella de recibido la copia de los listado de expedientes y los traslada al Encargado de Desglose y Envío de Documentos Recibe los Formularios Únicos de Movimientos de Personal ver Anexo RE-RV-08, y graba la información en el Sistema File Master ver Anexo RE-RV-05 o Telnet ver Anexo RERV-06, y los traslada al Jefe de Sección de Control de Acciones de Recursos Humanos 20 Minutos Observación: El procedimiento se realiza en un tiempo promedio de 6 horas 20 minutos en periodos continuos, el mismo se afecta cuando se traslada o se relaciona con otros órganos administrativos ya sean internos o externos y cuando la papelería viene incompleta y existe duda en la información contenida en los expedientes Página 13 de 43 Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos Procedimiento: Entrega de avisos de toma de posesión, entrega de puesto y certificación de nombramiento PR-RV-RMP-01 Versión 2 05-02-2015 c. Registros Nombre del Registro Tipo de Registro (papel/electrónico) Sistema Guatenóminas RE-RV-04 Digital/papel Sistema File Master RE-RV-05 Digital Sistema EXIMA RE-RV-06 Digital Sistema TELNET RE-RV-07 Digital Programa Base de Datos Sección de Archivo RE-RV-08 Digital d. Terminología DESGLOSE: Separación de los autos judiciales de documentos unidos a los mismos a petición de parte interesada, a su terminación, o antes por precisarlos para otros fines, dejando testimonio de los mismos. MOVIMIENTO DE PERSONAL: Consiste básicamente en que determinado tiempo, los empleados "intercambian" sus puestos de trabajo y sus niveles jerárquicos, o interrumpen su relación laboral con la Institución por diferentes acciones de personal durante su desempeño. REINGRESO: Expediente revisado con anterioridad y rechazado a la Institución para correcciones. FUMP: Formulario Único de Movimiento de Personal. Página 14 de 43 Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos Procedimiento: Entrega de avisos de toma de posesión, entrega de puesto y certificación de nombramiento PR-RV-RMP-01 Versión 2 05-02-2015 e. Listado de anexos Tipo de Anexo: Formatos / Formularios; Instructivo / Guías; Documento General. Identificación del Anexo Nombre del Anexo RE-RV-01 Disposiciones legales e instrumentos utilizados RE-RV-02 Glosario general de términos RE-RV-03 Tabla de simbología de flujogramas RE-RV-04 Sistema Guatenóminas RE-RV-05 Sistema File Mater RE-RV-06 Sistema EXIMA RE-RV-07 Sistema TELNET RE-RV-08 Programa Base de Datos Sección de Archivo RE-RV-09 Formulario Único de Movimientos de Personal (FUM) Página 15 de 43 Identificación: PR-RV-RMP-02 Versión: 2 No. de Folios: 9 DEPARTAMENTO DE REGISTROS Y VERIFICACIÓN DE ACCIONES DE RECURSOS HUMANOS EMISIÓN DE CERTIFICACIÓN DE TIEMPO DE SERVICIO Nombre Completo: Puesto funcional que ocupa: Elaborado por: Revisado por: Revisado por: Aprobado por: Lic. Julio César Fuentes Velásquez Licda. Julia Ebelin Orellana Licda. Sonia Eleonora Cuevas Ruano Licda. Patricia Margarita García Futch Técnico Comfrontador Jefe del Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos Jefe del Departamento de Desarrollo Institucional Director ONSEC Fecha: Firma: Página 16 de 43 Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos PR-RV-RMP-02 Procedimiento: Emisión de certificación de tiempo de servicio Versión 2 05-02-2015 Objetivo Emitir el Certificado de Tiempo de Servicio con información verídica sobre el tiempo de servicio prestado por los servidores públicos y con ello cumplir la normativa legal vigente contenida en la Ley de Clases Pasivas Civiles del Estado y su Reglamento. Alcance Investigar, analizar, calcular y certificar el tiempo de servicio laborado por los servidores y ex servidores públicos del Estado, para emitir la Certificación de Tiempo de Servicio del periodo del año 1,971 al año 1,999. Personal y otros actores involucrados 1. Jefe del Departamento de Registros y Verificación de Acciones de RRHH 2. Jefe de Sección de Registros de Recursos Humanos 3. Técnico Investigador de Registros y Archivo de RRHH 4. Técnico Confrontador 5. Secretaria de Departamento 6. Encargado de Ventanilla de Certificaciones de Tiempo de Servicio Marco legal relacionado Este procedimiento fundamenta su gestión en las disposiciones siguientes: Constitución Política de la República de Guatemala. Ley de Clases Pasivas Civiles del Estado y su Reglamento. Ley de Servicio Civil y su Reglamento. Digesto de la Administración Pública Página 17 de 43 Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos PR-RV-RMP-02 Procedimiento: Emisión de certificación de tiempo de servicio Versión 2 05-02-2015 a. Desarrollo del procedimiento Departamento o Unidad / Puesto Funcional Encargado de Ventanilla de Tiempo de Servicio Jefe de Sección de Registros de Recursos Humanos Técnico Investigador de Registros y Archivo de RRHH No. Actividad 01 Recibe original y copia del formulario de Solicitud de Tiempo de Servicio y verifica que los datos estén completos y que coincidan con el DPI y carné del IGSS del Usuario. 5 Minutos 02 Sella de recibido y numera el original y copia de la solicitud de tiempo de servicios. 2 Minutos 03 Elabora recibo de pago y le adjunta la boleta de depósito de Q.16.50 más Q. 2.50 por hoja adicional por concepto de emisión de la Certificación de Tiempo de Servicio, y le entrega la copia del recibo como comprobante de pago al Usuario. 3 Minutos 04 Graba en el Sistema Correspondiente, la información del formulario recibido. 3 Minutos 05 Genera reporte de solicitudes recibidas y entregadas durante el día y elabora reporte de ingresos y lo traslada al Jefe de Sección de Archivo y a la Unidad de Administración Financiera, respectivamente. 25 Minutos 06 Recibe contra firma y lectura de numeración, reporte y solicitudes de Certificaciones de Tiempo de Servicio ingresadas y entregadas. 15 Minutos 07 Asigna las solicitudes en el Sistema y las distribuye físicamente a los Técnicos Investigadores de Registros y Archivo de RRHH, y elabora el listado de control respectivo según asignación. 25 Minutos 08 Recibe la solicitud de la Certificación de Tiempo de Servicio para su investigación y verifica los datos de la persona. 5 Minutos 09 Inicia por medio de filtros, la búsqueda del trabajador en el sistema Exima, completando su ubicación mediante la búsqueda manual en los índices de control de pagos y en los tomos físicos y cuando son catedráticos del Ministerio de Educación todo el proceso es manual. 35 Minutos Analiza la información obtenida y procede a transcribir los datos o consignarlos según lo interpretado y entendido, agregando también las observaciones que estime pertinentes. 25 Minutos Genera la Certificación de Tiempo de Servicio y entrega la original firmada y sellada al Jefe de Sección, y la descarga del sistema correspondiente. 5 Minutos 10 11 Tiempo Si es catedrático: 2 horas o más Si es catedrático: 2 horas o más. Página 18 de 43 Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos PR-RV-RMP-02 Procedimiento: Emisión de certificación de tiempo de servicio Versión 2 05-02-2015 Departamento o Unidad / Puesto Funcional Jefe de Sección de Registros de Recursos Humanos Técnico confrontador No. Actividad Tiempo 12 Recibe las Certificaciones de Tiempo de Servicio, y las traslada al Técnico Confrontador. 10 Minutos 13 Recibe la Certificaciones de Tiempo de Servicio las ordena las verifica que llene los requisitos correspondientes: 15 Minutos ¿Están correctas? - Sí: Continúa Paso 14. - No: Regresa al Paso 04, para que corrija en el Sistema los datos. 14 Coteja uno por uno los datos consignados en la Certificación de Tiempo de Servicio, confrontando los mismos en el sistema y en los tomos físicos en casos necesarios, y verifica si están correctos previo a autorización: 25 Minutos Si es catedrático: 2 horas o más. ¿Están correctas? - Sí: Continúa Paso 15. - No: Regresa al Paso 10, para que corrija los errores señalados cometidos por el Técnico Investigador de Registros y Archivo de RRHH. Jefe de Sección de Registros de Recursos Humanos 15 Aprueba la Certificación de Tiempo de Servicio, la firma y la traslada al Jefe de Sección, en forma física y la descarga del Sistema correspondiente. 5 Minutos 16 Revisa la Certificación de Tiempo de Servicio, verificando los datos generales y los criterios adoptados durante la investigación y confrontación de la misma: 25 Minutos Si es catedrático: 45 Minutos o más. ¿Están correctas? - Sí: Continúa Paso 17. - No: Regresa al Paso 10, para que corrija los errores señalados, el Técnico Investigador de Registros y Archivo de RRHH. 17 Firma y sella las Certificaciones de Tiempo de Servicio, en la casilla de supervisión, las descarga del Sistema correspondiente, las anota en el libro autorizado para el efecto, y las traslada a la Jefatura del Departamento. Llevando el registro y control de entregas por género para elaborar los informes estadísticos correspondientes. 30 minutos Secretaria de Departamento 18 Recibe las Certificaciones de Tiempo de Servicio y las traslada al Jefe del Departamento para firma y Visto Bueno. 10 Minutos Jefe del Departamento 19 Comprueba la legalidad del documento, verifica sus puntos esenciales y revisa la documentación adjunta que la acompaña en caso necesario y verifica si están correctas. 5 Minutos Página 19 de 43 Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos PR-RV-RMP-02 Procedimiento: Emisión de certificación de tiempo de servicio Versión 2 05-02-2015 Departamento o Unidad / Puesto Funcional No. Actividad Tiempo ¿Están correctas? - Sí: Continúa Paso 20. No: Realiza los reparos correspondientes los anota y las devuelve al Jefe de la Sección de Certificaciones de Tiempo de Servicio y Regresa al Paso 16 para que repita el procedimiento a partir del paso 10. 20 Oficializa la Certificación con firma y sello, la descarga del Sistema correspondiente de control interno y se las traslada a la Secretaria de Departamento. 5 Minutos Secretaria de Departamento 21 Recibe las Certificaciones de Tiempo de Servicio las revisa que estén firmadas por el Jefe del Departamento y se las traslada al Encargado de Ventanilla de Tiempo de Servicio. 15 Minutos Encargado de Ventanilla de Tiempo de Servicio 22 Recibe las certificaciones por medio de conocimiento las archiva y queda a la espera a que se presente el interesado. 20 Minutos 23 Al presentarse el interesado, localiza la certificación en el archivo, solicita contraseña o copia de la solicitud y verifica que sea la persona legitimada para recibirla, de ser así, le requiere su nombre, firma y fecha de recibido y luego procede a entregar la certificación y regresa al paso 5 elaboración de informes. 5 Minutos FIN DEL PROCEDIMIENTO Observación: El procedimiento se realiza en un tiempo promedio de 5 horas 18 minutos en periodos continuos, los tiempos también se amplían en los pasos 9, 10, 14 en 90 minutos y el paso 16, 20 minutos respectivamente, cuando son catedráticos del Ministerio de Educación. Página 20 de 43 Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos PR-RV-RMP-02 Procedimiento: Emisión de certificación de tiempo de servicio Versión 2 05-02-2015 b. Diagrama de flujo Encargado de Ventanilla de Tiempo de Servicio Inicio Recibe original y copia del formulario de Solicitud de Tiempo de Servicio y verifica que los datos estén completos y que coincidan con el DPI y carné del IGSS del Usuario 5 Minutos Sella de recibido y numera el original y copia de la solicitud de tiempo de servicios Jefe de la Sección de Registros de Recursos Humanos 25 Minutos Técnico Investigador de Registros y Archivo de RRHH 25 Minutos Recibe contra firma y lectura de numeración, reporte y solicitudes de Certificaciones de Tiempo de Servicio ingresadas y entregadas Recibe la solicitud de la Certificación de Tiempo de Servicio para su investigación y verifica los datos de la persona 10 Minutos 15 Minutos Inicia por medio de filtros, la búsqueda del trabajador en el sistema Exima, completando su ubicación mediante la búsqueda manual en los índices de control de pagos y en los tomos físicos y cuando son catedráticos del Ministerio de Educación todo el proceso es manual Asigna las solicitudes en el Sistema y las distribuye físicamente a los Técnicos Investigadores de Registros y Archivo de RRHH, y elabora el listado de control respectivo según asignación 35 Minutos 2 Minutos Elabora recibo de pago y le adjunta la boleta de depósito de Q.16.50 más Q. 2.50 por hoja adicional por concepto de emisión de la Certificación de Tiempo de Servicio, y le entrega la copia del recibo como comprobante de pago al Usuario R04 Recibe las Certificaciones de Tiempo de Servicio, y las traslada al Técnico Confrontador 5 Minutos 10 Minutos Técnico Confrontador 3 Minutos Genera reporte de solicitudes recibidas y entregadas durante el día y elabora reporte de ingresos y lo traslada al Jefe de Sección de Archivo y a la Unidad de Administración Financiera, respectivamente Analiza la información obtenida y procede a transcribir los datos o consignarlos según lo interpretado y entendido, agregando también las observaciones que estime pertinentes 25 Minutos 3 Minutos Graba en el Sistema Correspondiente, la información del formulario recibido R10 Recibe la Certificaciones de Tiempo de Servicio las ordena las verifica que llene los requisitos correspondientes Genera la Certificación de Tiempo de Servicio y entrega la original firmada y sellada al Jefe de Sección, y la descarga del sistema correspondiente 15 Minutos ¿Están correctas? No Regresa al Paso 04, para que corrija en el Sistema los datos Sí 25 Minutos R04 1 Página 21 de 43 Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos PR-RV-RMP-02 Procedimiento: Emisión de certificación de tiempo de servicio Versión 2 05-02-2015 Jefe de Sección de Registros de Recursos Humanos Técnico Confrontador R16 1 30 Minutos Coteja uno por uno los datos consignados en la Certificación de Tiempo de Servicio, confrontando los mismos en el sistema y en los tomos físicos en casos necesarios, y verifica si están correctos previo a autorización ¿Están correctas? Regresa al Paso 10, para que corrija los errores señalados cometidos por el Técnico Investigador de Registros y Archivo de RRHH Comprueba la legalidad del documento, verifica sus puntos esenciales y revisa la documentación adjunta que la acompaña en caso necesario y verifica si están correctas 5 Minutos Sí No Firma y sella las Certificaciones de Tiempo de Servicio, en la casilla de supervisión, las descarga del Sistema correspondiente, las anota en el libro autorizado para el efecto, y las traslada a la Jefatura del Departamento. Llevando el registro y control de entregas por género para elaborar los informes estadísticos correspondientes Sí Aprueba la Certificación de Tiempo de Servicio, la firma y la traslada al Jefe de Sección, en forma física y la descarga del Sistema correspondiente Encargado de Ventanilla de Tiempo de Servicio 5 Minutos No R10 R10 Al presentarse el interesado, localiza la certificación en el archivo, solicita contraseña o copia de la solicitud y verifica que sea la persona legitimada para recibirla, de ser así, le requiere su nombre, firma y fecha de recibido y luego procede a entregar la certificación y regresa al paso 5 elaboración de informes Jefe del Departamento Regresa al Paso 10, para que corrija los errores señalados, el Técnico Investigador de Registros y Archivo de RRHH No 20 Minutos 10 Minutos 25 Minutos 25 Minutos Recibe las certificaciones por medio de conocimiento las archiva y queda a la espera a que se presente el interesado Recibe las Certificaciones de Tiempo de Servicio y las traslada al Jefe del Departamento para firma y Visto Bueno Revisa la Certificación de Tiempo de Servicio, verificando los datos generales y los criterios adoptados durante la investigación y confrontación de la misma 5 Minutos 25 Minutos ¿Están correctas? Secretaria de Departamento 15 Minutos Realiza los reparos correspondientes los anota y las devuelve al Jefe de la Sección de Certificaciones de Tiempo de Servicio y Regresa al Paso 16 para que repita el procedimiento a partir del paso 10 R16 Secretaria de Departamento Recibe las Certificaciones de Tiempo de Servicio las revisa que estén firmadas por el Jefe del Departamento y se las traslada al Encargado de Ventanilla de Tiempo de Servicio ¿Están correctas? Sí Oficializa la Certificación con firma y sello, la descarga del Sistema correspondiente de control interno y se las traslada a la Secretaria de Departamento 5 Minutos Observación: El procedimiento se realiza en un tiempo promedio de 5 horas 18 minutos en periodos continuos, los tiempos también se amplían en los pasos 9, 10, 14 en 90 minutos y el paso 16, 20 minutos respectivamente, cuando son catedráticos del Ministerio de Educación Fin del procedimiento Página 22 de 43 Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos PR-RV-RMP-02 Procedimiento: Emisión de certificación de tiempo de servicio Versión 2 05-02-2015 c. Registros Nombre del Registro Tipo de Registro (papel/electrónico) Sistema Guatenóminas RE-RV-04 Digital/papel Sistema File Master RE-RV-05 Digital Sistema EXIMA RE-RV-06 Digital Sistema TELNET RE-RV-07 Digital Programa Base de Datos Sección de Archivo RE-RV-08 Digital d. Terminología CERTIFICACIÓN DE TIEMPO DE SERVICIO: Es el documento que emite la Oficina de Servicio Civil a los servidores públicos con la finalidad de saber si ya cumplieron el tiempo necesario para adquirir los derechos que otorga la Ley de Clases Pasivas Civiles del Estado y su Reglamento cuando el servidor tiene la finalidad de retirarse del servicio público. MOVIMIENTO DE PERSONAL: Consiste básicamente en que determinado tiempo, los empleados "intercambian" sus puestos de trabajo y sus niveles jerárquicos, o interrumpen su relación laboral con la Institución por diferentes acciones de personal durante su desempeño. REGISTRO: Es un conjunto de campos que contienen los datos que pertenecen a una misma entidad. Se le asigna automáticamente un número consecutivo (número de registro) que en ocasiones es usado como índice aunque lo normal y práctico es asignarle a cada registro un campo clave para su búsqueda. Página 23 de 43 Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos PR-RV-RMP-02 Procedimiento: Emisión de certificación de tiempo de servicio Versión 2 05-02-2015 e. Listado de anexos Tipo de Anexo: Formatos / Formularios; Instructivo / Guías; Documento General. Identificación del Anexo Nombre del Anexo RE-RV-01 Disposiciones legales e instrumentos utilizados RE-RV-02 Glosario general de términos RE-RV-03 Tabla de simbología de flujogramas RE-RV-04 Sistema Guatenomina RE-RV-05 Sistema File Master RE-RV-06 Sistema Exima RE-RV-07 Sistema Telnet RE-RV-08 Programa Base de Datos Sección de Archivo RE-RV-09 Formulario único de movimientos de personal Página 24 de 43 Identificación: PR-RV-RMP-03 Versión: 2 No. de Folios: 6 DEPARTAMENTO DE REGISTROS Y VERIFICACIÓN DE ACCIONES DE RECURSOS HUMANOS DESGLOSE Y ENVÍO DE CUADROS DE MOVIMIENTOS DE PERSONAL Nombre Completo: Puesto funcional que ocupa: Elaborado por: Revisado por: Revisado por: Aprobado por: Sra. Oliva Elizabeth Mejía Agustin Licda. Julia Ebelin Orellana Licda. Sonia Eleonora Cuevas Ruano Licda. Patricia Margarita García Futch Analista de Control de Acciones de RRHH Jefe del Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos Jefe del Departamento de Desarrollo Institucional Director ONSEC Fecha: Firma: Página 25 de 43 Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos PR-RV-RMP-03 Procedimiento: Desglose y envío de cuadros de movimientos de personal Versión 2 05-02-2015 Objetivo Enviar los expedientes que se encuentran en el área de envíos, así como su notificación a las Dependencias del Organismo Ejecutivo. Alcance El procedimiento es de carácter interno y se refiere al desglose de los expedientes que de deben enviar y/o notificarse a las Dependencias del Organismo Ejecutivo, ya con el análisis de las acciones de personal realizadas dentro del mismo. Personal y otros actores involucrados 1. Jefe del Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos 2. Encargado de Envíos de Control de Acciones de RRHH 3. Encargado de Ventanilla de Acciones de RRHH 4. Institución (Representante) Marco Legal Relacionado Este procedimiento fundamenta su gestión en las disposiciones siguientes: Constitución Política de la República de Guatemala. Ley de Servicio Civil y su Reglamento. Página 26 de 43 Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos PR-RV-RMP-03 Procedimiento: Desglose y envío de cuadros de movimientos de personal Versión 2 05-02-2015 a. Desarrollo del Procedimiento Departamento o Unidad / Puesto Funcional Encargado de Envíos de Control de Acciones de RRHH Jefe del Departamento No. Actividad Tiempo 01 Recibe los expedientes y los clasifica por Ministerios, Secretarias u otras Dependencias para cambiar el estatus del mismo en el Sistema File Master ver Anexo RE-RV-05 o Telnet ver Anexo RE-RV-07, según corresponda. 10 Minutos 02 Desglosa los Formularios de Movimientos de Personal ver Anexo RE-RV-09, así una copia para la Dependencia y la otra para el archivo del Departamento y graba la acción de envió en el Sistema correspondiente. 25 Minutos 03 Elabora los oficios con el detalle de las copias de los formularios adjuntos para cada Dependencia y los traslada al Jefe del Departamento. 20 Minutos 04 Recibe los oficios con conocimientos y revisa los expedientes: 5 Minutos ¿Están correctos? - Sí: Continúa Paso 05. - No: Regresa al paso 03, para que corrija los oficio, las veces que se considere necesario, hasta que este correcto adjuntando siempre el documento que se corrigió. Encargado de Ventanilla de Acciones de RRHH Institución 05 Firma los oficios y se los traslada al Encargado de Atención e Información a Usuarios con los expedientes adjuntos. 5 Minutos 06 Recibe los oficios firmados con los expedientes adjuntos y los clasifica por Institución y arma los paquetes. 40 Minutos 07 Contacta al Representante de la Institución y le informa que puede recoger los paquetes de expedientes con los oficios emitidos por el Departamento. 5 Minutos 08 Recoge los expedientes con los oficios emitidos conforme listado los verifica y firma de recibido. 5 Minutos FIN DEL PROCEDIMIENTO Observación: El procedimiento se realiza en un tiempo promedio de 1 hora 55 minutos en periodos continuos, el mismo se afecta cuando se traslada o se relaciona con otros órganos administrativos ya sean internos o externos y cuando la papelería viene incompleta y existe duda en la información contenida en los expedientes. Página 27 de 43 Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos PR-RV-RMP-03 Procedimiento: Desglose y envío de cuadros de movimientos de personal Versión 2 05-02-2015 b. Diagrama de Flujo Jefe del Departamento Encargado de Envíos de Control de Acciones de RRHH Inicio Encargado de Ventanilla de Acciones de Recursos Humanos 20 Minutos Recibe los oficios con conocimientos y revisa los expedientes Recibe los oficios firmados con los expedientes adjuntos y los clasifica por Institución y arma los paquetes 5 Minutos Recibe los expedientes y los clasifica por Ministerios, Secretarias u otras Dependencias para cambiar el estatus del mismo en el Sistema File Master ver Anexo RE-RV-05 o Telnet ver Anexo RE-RV-07, según corresponda ¿Están correctos? R03 25 Minutos Elabora los oficios con el detalle de las copias de los formularios adjuntos para cada Dependencia y los traslada al Jefe del Departamento Observación: El procedimiento se realiza en un tiempo promedio de 1 hora 55 minutos en periodos continuos, el mismo se afecta cuando se traslada o se relaciona con otros órganos administrativos ya sean internos o externos y cuando la papelería viene incompleta y existe duda en la información contenida en los expedientes 40 Minutos Regresa al paso 03, para que corrija los oficio, las veces que se considere necesario, hasta que este correcto adjuntando siempre el documento que se corrigió 10 Minutos Desglosa los Formularios de Movimientos de Personal ver Anexo RE-RV-09, así una copia para la Dependencia y la otra para el archivo del Departamento y graba la acción de envió en el Sistema correspondiente No Contacta al Representante de la Institución y le informa que puede recoger los paquetes de expedientes con los oficios emitidos por el Departamento R03 Sí Firma los oficios y se los traslada al Encargado de Atención e Información a Usuarios con los expedientes adjuntos 5 Minutos 5 Minutos Institución Recoge los expedientes con los oficios emitidos conforme listado los verifica y firma de recibido 5 Minutos Fin del procedimiento Página 28 de 43 Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos PR-RV-RMP-03 Procedimiento: Desglose y envío de cuadros de movimientos de personal Versión 2 05-02-2015 c. Registros Nombre del Registro Tipo de Registro (papel/electrónico) Sistema Guatenóminas RE-RV-04 Digital/papel Sistema File Master RE-RV-05 Digital Sistema EXIMA RE-RV-06 Digital Sistema TELNET RE-RV-07 Digital Programa Base de Datos Sección de Archivo RE-RV-08 Digital d. Terminología DESGLOSE: Separación de los autos judiciales de documentos unidos a los mismos a petición de parte interesada, a su terminación, o antes por precisarlos para otros fines, dejando testimonio de los mismos. MOVIMIENTO DE PERSONAL: Consiste básicamente en que determinado tiempo, los empleados "intercambian" sus puestos de trabajo y sus niveles jerárquicos, o interrumpen su relación laboral con la Institución por diferentes acciones de personal durante su desempeño. REGISTRO: Es un conjunto de campos que contienen los datos que pertenecen a una misma entidad. Se le asigna automáticamente un número consecutivo (número de registro) que en ocasiones es usado como índice aunque lo normal y práctico es asignarle a cada registro un campo clave para su búsqueda. Página 29 de 43 Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos PR-RV-RMP-03 Procedimiento: Desglose y envío de cuadros de movimientos de personal Versión 2 05-02-2015 e. Listado de Anexos Tipo de Anexo: Formatos / Formularios; Instructivo / Guías; Documento General. Identificación del Anexo Nombre del Anexo RE-RV-01 Disposiciones legales e instrumentos utilizados RE-RV-02 Glosario general de términos RE-RV-03 Tabla de simbología de flujogramas RE-RV-04 Sistema Guatenóminas RE-RV-05 Sistema File Mater RE-RV-06 Sistema EXIMA RE-RV-07 Sistema TELNET RE-RV-08 Programa Base de Datos Sección de Archivo RE-RV-09 Formulario Único de Movimientos de Personal (FUM) Página 30 de 43 Identificación: MA-RV-RMP-01 Versión: 2 No. de Folios: 13 DEPARTAMENTO DE REGISTROS Y VERIFICACIÓN DE ACCIONES DE RECURSOS HUMANOS ANEXOS GENERALES Página 31 de 43 Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos MA-RV-RMP-01 Anexos Generales Versión 1 05-02-2015 DISPOSICIONES LEGALES E INSTRUMENTOS UTILIZADOS RE-RV-01 Constitución Política de la República de Guatemala Digesto de la Administración de Personal del Sector Público Documentos internos elaborados en la Oficina (oficios, providencias, otros) Ley de Clases Pasivas Civiles del Estado y su reglamento Ley de Servicio Civil y su reglamento Manual de Especificaciones de Clases de Puestos del Organismo Ejecutivo, modificado según Resolución D-97-89 de 1997 Decreto número 1485, Ley de Dignificación y Catalogación del Magisterio Nacional Manual de Bases Técnicas, listado de Especificaciones Docentes Escala de Salarios Documentos Conexos (Acuerdos Gubernativos, Decretos del Congreso de la República, Acuerdos de Dirección, etc.) Manuales de Organización del Departamento Manuales de Procedimientos del Departamento Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo entre ONSEC y SONSEC Políticas y Procedimientos sobre Administración de Recursos Humanos Manual de Clasificaciones Presupuestarias del Sector Público de Guatemala Historial legal de la Oficina Página 32 de 43 Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos MA-RV-RMP-01 Anexos Generales Versión 1 05-02-2015 GLOSARIO GENERAL DE TÉRMINOS RE-RV-02 ASCENSO: Acto por el cual un servidor público es designado para desempeñar un puesto de grado o clase superior, con la aprobación de la Oficina Nacional de Servicio Civil. AUTORIDAD NOMINADORA: Funcionario público con la facultad legal para ejecutar las acciones de personal. AVISO DE ENTREGA: Documento por medio del cual se informa a las oficinas autorizadoras de salarios, de la interrupción laboral de un servidor en el desempeño de un puesto, sea esta en forma temporal o definitiva, como consecuencia genera una suspensión del pago de salarios. AVISO DE TOMA DE POSESION: Documento por medio del cual se informa a las oficinas autorizadoras de salarios sobre las diferentes altas que se producen en la Administración Pública, como producto de las acciones de personal. CERTIFICACIÓN DE TIEMPO DE SERVICIO: Documento de carácter legal en el cual consta el periodo laborado por un servidor público, así como los puestos desempeñados, salarios devengados y contribución al Régimen de Clases Pasivas Civiles del Estado, que puede ser extendida por la Contraloría General de Cuentas, Dirección de Contabilidad del Estado y la Oficina Nacional de Servicio Civil. DESCRIPCIÓN DE PUESTOS: Es una descripción escrita que contiene las tareas, deberes, responsabilidades y especificaciones de un puesto de trabajo, esta herramienta administrativa es utilizada como un medio para seleccionar y orientar a los empleados en la realización de sus actividades. DIGESTO: Documento que contiene una serie de leyes y disposiciones que regulan la administración de recursos humanos en la Administración Pública. ESCALA DE SALARIOS: Instrumento que contiene la asignación salarial de las clases de puestos comprendidas en el plan de clasificación de puestos, así como los salarios iníciales y otras asignaciones de todos los puestos con cargo a los renglones presupuestarios 011 “Personal Permanente”, 021 “Personal Supernumerario” y 022 “Personal por Contrato”, del Organismo Ejecutivo que regularán durante un periodo determinado. FORMULARIO DE MOVIMIENTOS DE PERSONAL: Documento mediante el cual se registran y tramitan las acciones de personal que se realizan en el Organismo Ejecutivo. Página 33 de 43 Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos MA-RV-RMP-01 Anexos Generales Versión 1 05-02-2015 INTERINATO: Acción de desempeñar un puesto en forma temporal en la Administración Pública con el objeto de sustituir a un empleado regular que, por motivo de enfermedad, licencia u otra causa, sea objeto se suspensión temporal de su relación laboral. MANUAL DE ORGANIZACIÓN: Documento que contiene información detallada referente a los antecedentes, legislación, funciones, estructura y atribuciones tanto de la organización global como de sus unidades administrativas y puesto que la conforman. Asimismo se contempla lo relativo a niveles jerárquicos, grados de autoridad y responsabilidad, los canales de comunicación y coordinación y los organigramas de la Institución y del Departamento y/o Unidad administrativa. NOMBRAMEINTO: Acto Administrativo de concesión de status de empleado o servidor público a una persona natural, por medio de un Acuerdo o Nombramiento expedido por una Autoridad Nominadora; es decir, la acción a través de la cual se formaliza el inicio o cambio de una relación laboral entre un trabajador y el patrono que es el Estado. NOMINA DE SALARIOS: Documento que registra los salarios que devengan mensualmente los servidores públicos, por dependencia administrativa. PERMUTA: Es el cambio voluntario entre dos servidores públicos que desempeñan puestos de igual clase, especialidad e igual salario, en la misma o distinta Unidad Administrativa, en igual o diferente localización geográfica. PLANTILLA: Forma RV-600 utilizada para la investigación de datos de tiempo de servicio. PUESTO: Conjunto de deberes y responsabilidades asignados por la Autoridad competente, que requieren el empleo de una persona durante una jornada completa o parcial de trabajo. Tales deberes existen independientemente de que el puesto este ocupado o no y de ahí que existen puestos vacantes. REINGRESO: Acción de personal mediante la cual una personal vuelve a prestar sus servicios con el Estado, después de haber interrumpido su relación laboral. SERVICIO EXENTO: Comprende puestos cuyas funciones son consideradas de confianza y que son de libre nombramiento y remoción. No está sujeto a las disposiciones contenidas en la Ley de Servicio Civil. SERVIDOR PÚBLICO: Es la persona individual que ocupa un puesto al servicio del Estado en la Entidades o Dependencias del Organismo Ejecutivo que se rigen por la Ley de Servicio Civil y su Reglamento en virtud de nombramiento o contrato expedidos de conformidad con las disposiciones legales por el cual queda obligada a prestar sus servicios o ejecutar una obra continuada del representante de la Dependencia, Entidad o Institución donde presta sus servicios y bajo la subordinación inmediata del Funcionario o su representante. SINASIP: Sistema Nacional de Información de Servidores Públicos. Página 34 de 43 Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos MA-RV-RMP-01 Anexos Generales Versión 1 05-02-2015 SUSPENSIÓN: Separación temporal de un servidor en el puesto que desempeña, con o sin goce de salario, ya sea como medida disciplinaria o por causa justificada. TRASLADO: Es la acción de personal por medio de la cual un servidor público pasa a ocupar un puesto de igual clase o categoría, en la misma o distinta Unidad Administrativa, en igual o diferente localización geográfica. El traslado puede ser solicitado por el interesado o bien acordado por la Autoridad Nominadora correspondiente. TOMA DE POSESIÓN: Acto formal, personal e indelegable, por medio del cual una persona asume el puesto para el que ha sido nombrada por la Autoridad Nominadora correspondiente. Dicho acto requiere que se facciones y suscriba el acta de rigor, la cual formaliza el inicio de la relación laboral con el Estado, otorgándole a la persona nombrada la autoridad, derechos, obligaciones y responsabilidades inherentes al puesto. Página 35 de 43 Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos MA-RV-RMP-01 Anexos Generales Versión 1 05-02-2015 TABLA DE SIMBOLOGÍA DE FLUJOGRAMAS RE-RV-03 SIMBOLO NOMBRE INICIO O FIN ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN Indica el inicio o fin del diagrama. Puede identificar a una unidad administrativa o persona. Se utiliza cuando existe una actividad efectuada por el personal en estudio. Es DECISIÓN O ALTERNATIVA ALMACENAMIENTO TEMPORAL O PERMANENTE DOCUMENTO CONECTOR O ENLACE DE UNA PARTE DEL DIAGRAMA A OTRA CONECTOR DE PÁGINA utilizada dentro del procedimiento cuando un puesto debe hacer una decisión dentro del mismo Dentro del procedimiento es utilizado para indicar un archivo temporal o permanente Representa cualquier documento generado o utilizado dentro del procedimiento Indica la relación o continuidad del diagrama en otra parte del mismo Conecta hacia otra página diferente en la cual continua el diagrama de flujo del proceso Página 36 de 43 Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos MA-RV-RMP-01 Anexos Generales Versión 1 05-02-2015 SISTEMA GUATENÓMINAS RE-RV-04 Página 37 de 43 Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos MA-RV-RMP-01 Anexos Generales Versión 1 05-02-2015 Sistema FILE MASTER RE-RV-05 Página 38 de 43 Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos MA-RV-RMP-01 Anexos Generales Versión 1 05-02-2015 SISTEMA EXIMA RE-RV-06 Página 39 de 43 Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos MA-RV-RMP-01 Anexos Generales Versión 1 05-02-2015 SISTEMA TELNET RE-RV-07 Página 40 de 43 Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos MA-RV-RMP-01 Anexos Generales Versión 1 05-02-2015 PROGRAMA BASE DE DATOS SECCION DE ARCHIVO RE-RV-08 Página 41 de 43 Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos MA-RV-RMP-01 Anexos Generales Versión 1 05-02-2015 FORMULARIO ÚNICO DE MOVIMIENTO DE PERSONAL RE-RV-09 Página 42 de 43 Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos MA-RV-RMP-01 Anexos Generales Versión 1 05-02-2015 Página 43 de 43