LINEAMIENTO PARA EL REPORTE DE PRESUNTAS IRREGULARIDADES Departamento Nacional de Planeación Bogotá - 2016 ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP LINEAMIENTO PARA EL REPORTE DE PRESUNTAS IRREGULARIDADES CÓDIGO: RG-L02 PAGINA: 2 de 8 VERSIÓN: 1 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO ............................................................................................................................................................................. 3 2. ALCANCE ............................................................................................................................................................................. 3 3. REFERENCIAS NORMATIVAS ............................................................................................................................................ 3 4. DOCUMENTOS ASOCIADOS .............................................................................................................................................. 4 6. REPORTE DE PRESUNTAS IRREGULARIDADES .............................................................................................................. 5 6.1 Reporte de Presuntas Irregularidades que generan suspensión preventiva por no suministro, suministro incompleto o erróneo de información ...................................................................................................................................................... 6 7. MODELO MEMORANDO DE REMISIÓN DE PRESUNTAS IRREGULARIDADES FNR ................................................. 7 ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP LINEAMIENTO PARA EL REPORTE DE PRESUNTAS IRREGULARIDADES CÓDIGO: RG-L02 PAGINA: 3 de 8 VERSIÓN: 1 1. OBJETIVO Establecer los requisitos y responsabilidades para el reporte de las presuntas irregularidades en la utilización y ejecución de recursos de regalías indirectas, detectadas durante la ejecución de actividades de control y vigilancia y de interventoría administrativa y financiera, de conformidad con las normas vigentes. 2. ALCANCE Aplica para las actividades ejecutadas en la Subdirección de Proyectos (en adelante SDP)1 adelantadas por la Interventoría Administrativa (en adelante IAF) y Financiera, la Subdirección de Control (en adelante SDC)2 con el propósito de reportar las presuntas irregularidades. Las presuntas irregularidades serán reportadas sobre los hallazgos evidenciados en desarrollo de las labores de control y vigilancia de aquellas entidades ejecutoras de los proyectos cuyos recursos sean provenientes de las asignaciones del Fondo Nacional de Regalías hoy en Liquidación, de los recursos del Fondo de ahorro y Estabilización Petrolera (FAEP) y Escalonamiento. Para tal efecto, es necesario cumplir los aspectos señalados en este lineamiento. 3. REFERENCIAS NORMATIVAS Constitución Política de Colombia Ley 80 de 1993 Ley 141 de 1994 Ley 489 de 1998 Ley 610 de 2000 Ley 734 de 2002 Ley 756 de 2002 Ley 1150 de 2007 Ley 1283 de 2009 Ley 1437 de 2011 Ley 1474 de 2011 Ley 1530 de 2012 Ley 1551 de 2012 Ley 1593 de 2012 Ley 1606 de 2012 Ley 1687 de 2013 Ley 1737 de 2014 Ley 1738 de 2014 Ley 1753 de 2015 Ley 1755 de 2015 Ley 1769 de 2015 Decreto 111 de 1996 Decreto 450 de 1996 Decreto 3517 de 2009 Decreto 1283 de 2009 Decreto 851 de 2009 Decreto 2810 de 2010 Decreto 2474 de 2008 y los reglamentos que lo han modificado Decreto 777 de 1992, modificado por el Decreto 1403 de 1992 Decreto 4828 de 2008 y los reglamentos que lo han modificado Decreto 2493 de 2009 Decreto 3517 de 2009 Decreto 4972 de 2011 Decreto 734 de 2012 Decreto 019 de 2012 Decreto 1832 de 2012 Decreto 1912 de 2014 Decreto 1118 de 2014 Decreto 1082 de 2015 Resolución 0690 de 2004 Resolución 1067 de 2004 Resolución 1068 de 2004 Resolución 0698 de 2004 Resolución 1102 de 2006 Resolución 0648 de 2006 Resolución 0038 de 2008 1 Subdirección de Proyectos de regalías de conformidad con el numeral 1.3.1 articulo 5 del decreto 3517 de 2009 y por el numeral 2.4.1 artículo 3 del decreto 1832 de 2012 en donde se encuentra su denominación modificados por el numeral 2.4.1 del artículo 1 del Decreto 1118 de 2014 hoy Subdirección de Proyectos 2 Subdirección de Procedimientos Correctivos de conformidad con el numeral 1.3.3 articulo 5 del decreto 3517 de 2009 y por el numeral 2.4.3 artículo 3 del decreto 1832 de 2012 en donde se encuentra su denominación modificados por el numeral 2.4.3 del artículo 1 del Decreto 1118 de 2014 hoy Subdirección de Control ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP LINEAMIENTO PARA EL REPORTE DE PRESUNTAS IRREGULARIDADES CÓDIGO: RG-L02 PAGINA: 4 de 8 VERSIÓN: 1 Decreto 416 de 2007 Decreto 4814 de 2008 4. DOCUMENTOS ASOCIADOS Formato solicitud de reporte de presunta irregularidad F-SCV-14 Anexo 1 Tipología de Presuntas Irregularidades en la Ejecución de Recursos de Regalías Indirectas Formato Acta de Visita F-SCV-84 5. DEFINICIONES Presunta Irregularidad: Es el hallazgo por la inobservancia de la normatividad sectorial vigente; y la relacionada con la planeación, el presupuesto, aspectos financieros y de contratación en desarrollo de la ejecución de un proyecto financiado con Recursos de Regalías y Compensaciones o las asignaciones del Fondo Nacional de Regalías en liquidación, que da lugar a una posible acción disciplinaria, fiscal o penal en la utilización y manejo de estos. Presunta Irregularidad para trámite Preventivo: La generada por inobservancia de la normativa que puede dar lugar a una acción preventiva, de acuerdo con el artículo 2.2.3.1.3.1. Del decreto 1082 de 2015. Estados de las Presuntas Irregularidades: Son las etapas de convalidación realizados por la SDP en el sistema de información INFOPROJECT, antes de su aprobación definitiva. La SDP tramitaran las presuntas irregularidades en el sistema de información Infoproject, las cuales pasaran para que la SDC reporte a los Órganos de Control. ● Edición: indica que la presunta irregularidad ha ingresado al sistema de información generando un código de identificación. La conducta presuntamente irregular identificada por la persona encargada del proyecto debe estar soportada documentalmente en el formato solicitud de reporte de presunta irregularidad F-SCV-14. ● Legal IAF: indica que la presunta irregularidad está siendo objeto de revisión en los hechos descritos y aportados en el formato solicitud de reporte de presunta irregularidad F-SCV-14, se actualizan las disposiciones normativas vulneradas y se elabora el concepto jurídico; para su aprobación. De ser procedente se descartará la presunta irregularidad por no tener sustento normativo, documental o haber operado la prescripción de la conducta en materia disciplinaria o fiscal. ● SDC pendiente revisión: indica que la presunta irregularidad se encuentra en la última instancia de revisión. En este estado se convalida el trámite de la presunta irregularidad desde el punto de vista jurídico, normativo, fáctico y se verifica si está debidamente soportada, caso en el cual se solicita el envío del físico. Cuando la presunta irregularidad no cumpla con la convalidación que se realiza, se descartará. ● Legal IAF Pendiente físico: indica que la presunta irregularidad creada en el sistema de información, fue aprobada en el estado “SDC pendiente revisión” y por lo tanto se deberán remitir mediante memorando a la SDC para que realice el trámite ante los Órganos de Control. ● Remitido SDC: indica que la presunta irregularidad creada y aprobada fue enviada con memorando a la SDC para que continúe el trámite a los Órganos de Control. ● SDC terminado/Aprobada: indica que el trámite de la presunta irregularidad en los sistemas de información ha finalizado y se ha efectuado el reporte a los Órganos de Control. ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP LINEAMIENTO PARA EL REPORTE DE PRESUNTAS IRREGULARIDADES CÓDIGO: RG-L02 PAGINA: 5 de 8 VERSIÓN: 1 Perfiles: Es la calidad que se le otorga en los sistemas de información a los profesionales jurídicos responsables de avalar la información reportada con el formato solicitud de reporte de presunta irregularidad F-SCV-14 por los consultores encargados de un contrato o proyecto y la documentación que soporta las presuntas irregularidades. La cual les permite operar los sistemas de información con permisos específicos así: ● Edición/Legal IAF: Es el perfil que manejan los profesionales jurídicos para crear presuntas irregularidades según el formato solicitud de reporte de presunta irregularidad F-SCV-14 reportado por los consultores encargados del proyecto. Permite cargar, modificar, aprobar y descartar y pasar al estado SDC la presunta irregularidad. ● SDC: Perfil que manejan los profesionales jurídicos de la SDP y de la Subdirección de Control, quienes tienen la posibilidad de modificar la presunta irregularidad en caso que la misma requiera pequeños ajustes de forma o descartarla en caso de considerar que no es procedente. INFOPROJECT: Sistema de Información de Proyectos, es el Sistema de Información de los proyectos financiados con recursos del Fondo Nacional de Regalías o administrados por este, que permite registrar la gestión, el seguimiento y el control de cada uno de los proyectos. 6. REPORTE DE PRESUNTAS IRREGULARIDADES Cuando el hallazgo sea evidenciado por parte de un ciudadano, entidad privada o una entidad pública diferente al Departamento Nacional de Planeación y se informe mediante comunicación escrita de la ocurrencia de los hechos presuntamente irregulares, la verificación de la procedencia de la situación y la documentación del reporte será analizada y documentada por la SDP. El consultor del equipo que evidencie el posible hallazgo, deberá comunicarlo al profesional de soporte y análisis jurídico para que diligencie el formato solicitud de reporte de presunta irregularidad F-SCV-14, teniendo en cuenta el Anexo 1. Tipología de Presuntas Irregularidades en la Ejecución de Recursos de Regalías Indirectas, así como los soportes, los hechos descritos en el mismo. El profesional de soporte y análisis jurídico revisará y verificará si la presunta irregularidad, es consistente y está debidamente soportada, caso en el cual procederá con el cargue de la misma en el sistema de información INFOPROJECT. Posteriormente, la aprobará al estado SDC, contando con un término no mayor a diez (10) días hábiles desde que se creó en los sistemas de información. En caso de ser necesario, una vez enviado el físico por la SDP excepcionalmente la SDC puede optar por: ● Modificar, ajustar o complementar la presunta irregularidad de considerarlo necesario. ● Devolver la presunta irregularidad al estado edición en caso de que no cumpla con los parámetros establecidos. ● Descartar la presunta irregularidad, por considerar que la misma no es procedente por no tener sustento normativo, documental o haber operado la prescripción de la conducta en materia disciplinaria o fiscal. El consultor jurídico encargado preparará memorando con las presuntas irregularidades aprobadas en el cual deberá identificar claramente: Departamento, entidad, código de la irregularidad, número del proyecto y vigencia para firma del Subdirector de Proyectos se le designa un número de radicado en el Orfeo; y se remite a la Subdirección de Control para el trámite correspondiente; (Ver pág. 7 Modelo Memorando de Remisión de Presuntas Irregularidades FNR). ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP LINEAMIENTO PARA EL REPORTE DE PRESUNTAS IRREGULARIDADES CÓDIGO: RG-L02 PAGINA: 6 de 8 VERSIÓN: 1 El estado de estas presuntas irregularidades deberá modificarse en el sistema de información por parte del consultor jurídico de la SDP, con el nombre “físico enviado”, lo que determina que el estado en que se encuentra es “SDC pendiente físico”, para su envío a la Subdirección de Control para su respectivo reporte a los Órganos de Control Una vez llega el memorando de las presuntas irregularidades a la Subdirección de Control es recibido por el consultor del grupo de reportes que lo registra en la base de datos, este se someterá a reparto entre los profesionales jurídicos del grupo y estos evaluarán la pertinencia o no de reportarla, para lo cual cuentan con un término máximo de quince (15) días hábiles desde que se radica el memorando en la Subdirección de Control para su respectiva evaluación y reporte a los Órganos de Control. Si se trata de una irregularidad por ausencia en los procedimientos de contratación, incumplimiento de procedimientos presupuestales o de contabilidad pública, el consultor responsable de la presunta irregularidad proyecta y asigna los números a los reportes de las presuntas irregularidades con destino a los Organismos de Control a la Fiscalía General de la Nación cuando fuera necesario, los serán revisados y firmados por la Subdirectora de Control ¿Los profesionales jurídicos del grupo de reportes tienen la responsabilidad de cambiar las Irregularidades en el Sistema de Información al estado (SDC FÍSICO RECIBIDO) y deben terminar el proceso de creación de la presunta irregularidad modificando en el sistema de información el estado (SDC Terminado) una vez la presunta irregularidad sea reportada a los Órganos de Control 6.1 Reporte de Presuntas Irregularidades que generan suspensión preventiva por no suministro, suministro incompleto o erróneo de información De conformidad con el artículo 2.2.3.1.2.5. del Decreto 1082 de 2015, el artículo 1 de la Resolución 038 de 2008, para las asignaciones del Fondo Nacional de Regalías en liquidación, del Fondo de Estabilización Petrolera (FAEP) y Escalonamiento se establece la obligación que tienen las entidades territoriales de suministrar información de forma oportuna y completa para realizar un correcto seguimiento, control y vigilancia en el manejo, utilización y ejecución de los recursos de regalías. La Dirección de Vigilancia de las Regalías procederá de la siguiente forma: a) El consultor de la SDP solicitará mediante acta de visita F-SCV-84 firmada por él u oficio suscrito por la SDP, la información general o particular requerida para su labor, estableciendo un plazo para su entrega de hasta de diez (10) días hábiles. b) Si vencido el término inicialmente establecido, la entidad territorial no entrega la información solicitada, el consultor de la SDP elaborará un nuevo oficio que deberá contener la misma información solicitada en el primer oficio y solicitará las explicaciones sobre el no envío de la información o el envío incompleto o erróneo. Para la respuesta a la nueva solicitud se dará un plazo de hasta (10) días hábiles. Vencido el plazo establecido en el oficio de solicitud de explicaciones, sin haber obtenido respuesta por parte de la Entidad Territorial, o si se obtuvo respuesta incompleta o errónea, el consultor de la SDP debe diligenciar el formato solicitud de reporte de presunta irregularidad F-SCV-14, bajo la tipología deficiencias en la documentación y soportarla con los anexos correspondientes. Dentro de los soportes de la irregularidad, deberán incluirse los documentos que demuestren que la Entidad territorial recibió los oficios de solicitud de información. Una vez diligenciado el formato solicitud de reporte de presunta irregularidad F-SCV-14, se procederá conforme a lo dispuesto en el numeral 6 del presente documento. ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP LINEAMIENTO PARA EL REPORTE DE PRESUNTAS IRREGULARIDADES CÓDIGO: RG-L02 PAGINA: 7 de 8 VERSIÓN: 1 7. MODELO MEMORANDO DE REMISIÓN DE PRESUNTAS IRREGULARIDADES FNR MEMORANDO Bogotá D.C., *F_HOY* **RAD_S** Al responder cite este Nro. *DEP_SIGLA* *RAD_S* PARA: XXXX Subdirección a la que se remite Subdirección de Control DE: XXXXX Instancia que remite: Subdirección de Proyectos ASUNTO: Remisión presuntas irregularidades Respetado doctor (a) XXXX: De manera atenta me permito efectuar el reporte de xxxxxx (xx) presuntas irregularidades en el manejo de recursos de regalías, las cuales fueron previamente revisadas y aprobadas en SDP (INFOPROJECT), así: Consecutivo Departamento Ente ejecutor Consecutiva irregularidad FNR 1 2 3 Cordialmente, xxxxx Subdirección de Proyectos Proyectó: xxxxx ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP Vigencia LINEAMIENTO PARA EL REPORTE DE PRESUNTAS IRREGULARIDADES CÓDIGO: RG-L02 PAGINA: 8 de 8 VERSIÓN: 1 Fecha de Aprobación: 28 de agosto de 2016 Revisó: _________________________ Miguel Andrés Sánchez Prada Subdirector de Proyectos __________________________ Mónica Isabel Posso del Castillo Subdirectora de Control Aprobó: ____________________ Amparo García Montaña Directora de Vigilancia de las Regalías ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP