AUDITORIA INTERNA AuditorÃ−a Interna

AUDITORIA INTERNA
AuditorÃ−a Interna
El Instituto de Auditores Internos de los Estados Unidos define la auditorÃ−a interna como //“una actividad
independiente que tiene lugar dentro de la empresa y que está encaminada a la revisión de operaciones
contables y de otra naturaleza, con la finalidad de prestar un servicio a la dirección”.//
Es un control de dirección que tiene por objeto la medida y evaluación de la eficacia de otros controles.
La auditorÃ−a interna surge con posterioridad a la auditorÃ−a externa por la necesidad de mantener un
control permanente y más eficaz dentro de la empresa y de hacer más rápida y eficaz la función del
auditor externo. Generalmente, la auditorÃ−a interna clásica se ha venido ocupando fundamentalmente del
sistema de control interno, es decir, del conjunto de medidas, polÃ−ticas y procedimientos establecidos en las
empresas para proteger el activo, minimizar las posibilidades de fraude, incrementar la eficiencia operativa y
optimizar la calidad de la información económico-financiera. Se ha centrado en el terreno administrativo,
contable y financiero.
La necesidad de la auditorÃ−a interna se pone de manifiesto en una empresa a medida que ésta aumenta en
volumen, extensión geográfica y complejidad y hace imposible el control directo de las operaciones por
parte de la dirección. Con anterioridad, el control lo ejercÃ−a directamente la dirección de la empresa por
medio de un permanente contacto con sus mandos intermedios, y hasta con los empleados de la empresa. En
la gran empresa moderna esta peculiar forma de ejercer el control ya no es posible hoy dÃ−a, y de ahÃ− la
emergencia de la llamada auditorÃ−a interna.
SU FUNCION
El objetivo principal es ayudar a la dirección en el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades,
proporcionándole análisis objetivos, evaluaciones, recomendaciones y todo tipo de comentarios pertinentes
sobre las operaciones examinadas. Este objetivo se cumple a través de otros más especÃ−ficos como los
siguientes:
a) Verificar la confiabilidad o grado de razonabilidad de la información contable y extracontable, generada
en los diferentes niveles de la organización.
b) Vigilar el buen funcionamiento del sistema de control interno(lo cual implica su relevamiento y
evaluación), tanto el sistema de control interno contable como el operativo.
Control Interno
El control interno es una función que tiene por objeto salvaguardar y preservar los bienes de la empresa,
evitar desembolsos indebidos de fondos y ofrecer la seguridad de que no se contraerán obligaciones sin
autorización.
Una segunda definición definirÃ−a al control interno como “el sistema conformado por un conjunto de
procedimientos (reglamentaciones y actividades) que interrelacionadas entre sÃ−, tienen por objetivo proteger
los activos de la organización.
Entre los objetivos del control interno tenemos
1
a) Proteger los activos de la organización evitando pérdidas por fraudes o negligencias.
b) Asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables y extracontables, los cuales son utilizados por la
dirección para la toma de decisiones.
c) Promover la eficiencia de la explotación.
d) Estimular el seguimiento de las prácticas ordenadas por la gerencia.
e) Promover y evaluar la seguridad, la calidad y la mejora continua.
Ventajas de la auditorÃ−a interna
Facilita una ayuda primordial a la dirección al evaluar de forma relativamente independiente los sistemas de
organización y de administración.
Facilita una evaluación global y objetiva de los problemas de la empresa, que generalmente suelen ser
interpretados de una manera parcial por los departamentos afectados.
Pone a disposición de la dirección un profundo conocimiento de las operaciones de la empresa,
proporcionado por el trabajo de verificación de los datos contables y financieros.
Contribuye eficazmente a evitar las actividades rutinarias y la inercia burocrática que generalmente se
desarrollan en las grandes empresas.
Favorece la protección de los intereses y bienes de la empresa frente a terceros.
Desventaja de la auditorÃ−a interna
Tiene la desventaja que cada empresa tiene sus caracterÃ−sticas propias y especiales de manera que deben
enfocarse al tipo de empresa que se trate, además puede modificarse por que es el control interno halla
variado por lo que los procedimientos también serán diferentes.
AUDITORIA EXTERNA
La auditorÃ−a externa se puede definir como los métodos empleados por una firma externa de
profesionales para averiguar la exactitud del contenido de los estados financieros presentados por una empresa
Se trata de dar carácter publico, mediante la revisión, a unos estados financieros que en principio eran
privados, en el mundo entero en los últimos años, se ha generalizado la necesidad de la auditorÃ−a
externa, como una exigencia de la propia dinámica de la empresa y de la sociedad en general.
SU FUNCION
Proporcionar a la dirección y a los propietarios de la empresa unos estados financieros certificados por una
autoridad independiente e imparcial Proporcionar asesoramiento a la gerencia y a los responsables de las
distintas áreas de la empresa en materia de sistemas contables y financieros, procedimientos de
organización y otras numerosas fases de la operatoria de una empresa Suministrar información objetiva que
sirva de base a las entidades de información y clasificación crediticia.
Servir de punto de partida en las negociaciones para la compraventa de las acciones de una empresa Reducir y
controlar riesgos accidentales, fraudes y otras actuaciones anormales Liberar implÃ−citamente a la gerencia
de sus responsabilidades de gestión.
2
Principios generales Ni en contabilidad ni en auditorÃ−a se puede hablar de la existencia de unos principios
de tipo matemático, pero con el transcurso del tiempo se ha ido admitiendo una serie de axiomas
fundamentales de carácter técnico - profesional La auditorÃ−a externa, en la presentación de los estados
financieros los principios de contabilidad generalmente aceptados.
De acuerdo con este planteamiento y para conservar estos principios, se suelen resumir en cuatro: a)
Exposición : Los estados financieros deben recoger por completo y con claridad todas las transacciones de la
empresa b) Uniformidad : la base utilizada en la preparación de los estados financieros de un ejercicio no
debe experimentar ninguna variación con respecto al ejercicio precedente c) Importancia o materialidad :
Este es el criterio que debe presidir el trabajo del auditor es la importancia económica o materialidad de las
partidas.
Ventajas de la auditorÃ−a Externa
Las ventajas para todos los empresarios, no importando su tamaño, localización o sector en el que actúen
sus empresas.
Los diversos métodos de trabajo empleados en las auditorÃ−as externas permiten su adecuación al tipo de
empresa al que se dirige en cada caso. La auditorÃ−a empresarial puede ser aprovechada, entre otras cosas, en
los procesos siguientes:
• Reorganización de la empresa
• Atribución o reparto de nuevas funciones a los empleados
• Análisis de los asuntos empresariales
• Elaboración de descripciones de los puestos de trabajo
• Estudio de los requisitos de las competencias para cada puesto
• Examen de la actitud de los empleados hacia el trabajo
• Estudio de la motivación de los empleados
Desventajas de la auditorÃ−a Externa
El trabajo es más arduo en la recopilación de datos para explicar resultados como:
Falta de elementos en los almacenes de repuestos
Falta o exceso en el almacenaje de materias primas
Falta o exceso en el almacenaje de productos terminados
Deficiente instalación contra incendio o mal planing del Plan de emergencia
Difidencias en la contabilidad
Deficiencias en algunas Normas ISO
Deficiencias en el plan de trabajo de calidad (partes diarios de trabajo de cada departamento)
3
Deficiencias en la distribución ordenada de deshechos
(si es una auditorÃ−a interna .. te vien bien .. pues corriges o no lo que te interesa.. en una externa pasa a
terceros el saber las cosas malas de la empresa )
AUDITORIA DE GESTION DE CALIDAD
Según los grupos gerenciales de las empresas japonesas, el secreto de las compañÃ−as de mayor éxito
en el mundo radica en poseer estándares de calidad altos tanto para sus productos o servicios como para sus
empleados; por lo tanto el control total de la calidad es una filosofÃ−a que debe ser aplicada a todos los
niveles jerárquicos en una organización, y esta implica un proceso de Mejoramiento Continuo que no tiene
final.
Consideración que dicho proceso debe ser: económico, es decir, debe requerir para llevar a cabo este
proceso de Mejoramiento Continuo, se debe tomar en menos esfuerzo que el beneficio que aporta; y
acumulativo, que la mejora que se haga permita abrir las posibilidades de sucesivas mejoras a la vez que se
garantice el cabal aprovechamiento del nuevo nivel de desempeño logrado.
¿Que significa Mejoramiento Continuo para alcanzar calidad en los procesos?.
James Harrington (1993), para él, mejorar un proceso, significa cambiarlo para hacerlo más efectivo,
eficiente y adaptable, qué cambiar y cómo cambiar depende del enfoque especÃ−fico del empresario y del
proceso.
Fadi Kabboul (1994), define el Mejoramiento Continuo como una conversión en el mecanismo viable y
accesible al que las empresas de los paÃ−ses en vÃ−as de desarrollo cierren la brecha tecnológica que
mantienen con respecto al mundo desarrollado.
Abell, D. (1994), da como concepto de Mejoramiento Continuo una mera extensión histórica de uno de los
principios de la gerencia cientÃ−fica, establecida por Frederick Taylor, que afirma que todo método de
trabajo es susceptible de ser mejorado (tomado del Curso de Mejoramiento Continuo dictado por Fadi
Kabboul).
Eduardo Deming (1996), según la óptica de este autor, la administración de la calidad total requiere de un
proceso constante, que será llamado Mejoramiento Continuo, donde la perfección nunca se logra pero
siempre se busca.
Finalmente podemos afirmar que el Mejoramiento Continuo es un proceso que describe muy bien lo que es la
esencia de la calidad y refleja lo que se necesita hacer si se quiere ser competitivo a lo largo del tiempo.
La importancia de esta técnica gerencial radica en que con su aplicación se puede contribuir a mejorar las
debilidades y afianzar las fortalezas de los procesos y las entidades.
La búsqueda de la excelencia comprende un proceso que consiste en aceptar un nuevo reto cada dÃ−a.
Dicho proceso debe ser progresivo y continuo. Debe incorporar todas las actividades que se realicen en la
empresa a todos los niveles.
SU FUNCION
La Calidad como término de gran importancia surge a partir de que los empresarios o comerciantes, como
se les llamaban anteriormente, se percatan de la necesidad de competir en el mercado con sus productos o
servicios. Evidentemente este elemento y sus conceptos han evolucionado con el decursar del tiempo.
4
Diferentes autores se han referido a través del estudio de la calidad como requerimiento de un producto o
servicio para garantizar su competitividad y permanencia en el mercado. Mencionaremos algunos a modo de
ejemplo:
• "Cumplir especificaciones" P. Crosby,
• "Adecuación para el uso, satisfacción de necesidades del cliente" J. Juran,
• "Un grado predecible de uniformidad y fiabilidad a bajo costos, adecuado a las necesidades del
mercado" E. W. Deming,
• "Un sistema eficaz para integrar los esfuerzos de mejora de la Calidad de los distintos grupos de una
organización, para proporcionar productos y servicios a niveles que permitan la satisfacción del
cliente" A. V. Feigenbaum,
• Calidad como Función de Pérdida. G. Taguchi.
Podemos definir entonces como calidad el grado en el que un conjunto de caracterÃ−sticas inherentes de un
producto, sistema o proceso cumple con los requisitos, de los clientes y otras partes interesadas. La calidad no
es: cÃ−rculos de calidad, utilizar "algunas" herramientas o tener escrito un grupo de procedimientos.
Ventajas de la auditorÃ−a de Gestión de Calidad
• Se concentra el esfuerzo en ámbitos organizativos y de procedimientos puntuales.
• Consiguen mejoras en un corto plazo y resultados visibles
• Si existe reducción de productos en nuestro caso decimos procesos defectuosos, trae como
consecuencia una reducción en los costos.
• Incrementa la productividad y dirige a la organización hacia la competitividad, lo cual es de vital
importancia para las actuales organizaciones.
• Contribuye a la adaptación de los procesos a los avances tecnológicos.
• Permite eliminar procesos repetitivos. Importante cuando de AuditorÃ−as se trata.
A través de los años la Auditoria se ha trabajado por sus ejercitantes, asÃ− como por las entidades
fiscalizadoras, trazándose sólo metas limitadas, que les han impedido ver más allá de sus necesidades
inmediatas, es decir, planean únicamente resultados a corto plazo y por otro lado no existen criterios de
calidad definidos para medir si los resultados alcanzados tienen niveles óptimos de esta y por lo tanto la
ausencia de estos criterios imprescindibles provoca que no se orienta el trabajo hacia la obtención de
resultados que permitan credibilidad y alta rentabilidad.
Desventajas de la auditorÃ−a de Gestión de Calidad
En los momentos actuales que se requiere agilizar la labor de las auditorÃ−as, logrando que la norma de
calidad juegue un importante papel es por ello que el trabajo debe estar encaminado a determinar sÃ−:
• La organización de auditorÃ−a supervisa la actividad en todas las etapas de trabajo, por ello requiere
que el supervisor participe en la exploración o examen preliminar, supervisión y revisión, etapa de
las disposiciones legales y demás regulaciones, etapa de controles de la administración, Control
Interno, etapa de las evidencias y análisis de los Estados Financieros.
• Debe hacer cumplir las Normas Aplicables de la AuditorÃ−a.
• Los informes se confeccionen con calidad y que los documentos que lo soporten también posean
esta calidad; los informes deben ser claros, precisos, sin faltas de ortografÃ−a.
• Por la importancia de la calidad del servicio de auditorÃ−a, como factor de diferenciación es tan
grande debe ser objeto de un riguroso y sistemático control, el cual permita detectar cualquier
insuficiencia o inadecuación en la prestación de los servicios
• La organización de auditorÃ−a realiza las revisiones expresadas anteriormente a los auditores de las
Divisiones que le están subordinadas con el fin de chequear al menos una vez en cada AuditorÃ−a.
5
Se impone entonces, la revisión de la calidad en cada Supervisión, ya sea por el Jefe de Grupo o por
Supervisión, sin que ello, pueda ceñirse sólo a estos, de cierta manera puede ser efectuada por el Auditor,
serÃ−a muy factible para lograr mejoras en su trabajo, y por qué no en su evaluación personal.
AUDITORIA DE SISTEMAS
La palabra auditorÃ−a viene del latÃ−n auditorius y de esta proviene auditor, que tiene la virtud de oir y
revisar cuentas, pero debe estar encaminado a un objetivo especÃ−fico que es el de evaluar la eficiencia y
eficacia con que se está operando para que, por medio del señalamiento de cursos alternativos de acción,
se tomen decisiones que permitan corregir los errores, en caso de que existan, o bien mejorar la forma de
actuación.
Algunos autores proporcionan otros conceptos pero todos coinciden en hacer énfasis en la revisión,
evaluación y elaboración de un informe para el ejecutivo encaminado a un objetivo especÃ−fico en el
ambiente computacional y los sistemas.
AuditorÃ−a de Sistemas es:
• La verificación de controles en el procesamiento de la información, desarrollo de sistemas e
instalación con el objetivo de evaluar su efectividad y presentar recomendaciones a la Gerencia.
• La actividad dirigida a verificar y juzgar información.
• El examen y evaluación de los procesos del Area de Procesamiento automático de Datos (PAD) y
de la utilización de los recursos que en ellos intervienen, para llegar a establecer el grado de
eficiencia, efectividad y economÃ−a de los sistemas computarizados en una empresa y presentar
conclusiones y recomendaciones encaminadas a corregir las deficiencias existentes y mejorarlas.
• El proceso de recolección y evaluación de evidencia para determinar si un sistema automatizado:
SU FUNCION
• Buscar una mejor relación costo-beneficio de los sistemas automáticos o computarizados
diseñados e implantados por el PAD
• Incrementar la satisfacción de los usuarios de los sistemas computarizados
• Asegurar una mayor integridad, confidencialidad y confiabilidad de la información mediante la
recomendación de seguridades y controles.
• Conocer la situación actual del área informática y las actividades y esfuerzos necesarios para
lograr los objetivos propuestos.
• Seguridad de personal, datos, hardware, software e instalaciones
• Apoyo de función informática a las metas y objetivos de la organización
• Seguridad, utilidad, confianza, privacidad y disponibilidad en el ambiente informático
• Minimizar existencias de riesgos en el uso de TecnologÃ−a de información
• Decisiones de inversión y gastos innecesarios
• Capacitación y educación sobre controles en los Sistemas de Información
Ventajas de la auditorÃ−a de Sistemas
• La automatización de un proceso frente al control manual del mismo proceso, brinda ciertas ventajas
y beneficios de orden económico, social, y tecnológico, pudiéndose resaltar las siguientes:
• Se asegura una mejora en la calidad del trabajo del operador y en el desarrollo del proceso, esta
dependerá de la eficiencia del sistema implementado.
• Se obtiene una reducción de costos, puesto que se racionaliza el trabajo, se reduce el tiempo y dinero
dedicado al mantenimiento.
• Existe una reducción en los tiempos de procesamiento de información.
6
• Flexibilidad para adaptarse a nuevos productos y disminución de la contaminación y daño
ambiental.
• Racionalización y uso eficiente de la energÃ−a y la materia prima.
• Aumento en la seguridad de las instalaciones y la protección a los trabajadores
Desventajas de la auditorÃ−a de Sistemas
• Elevado costo de desarrollo.
• Limitado número de reportes y consultas.
• Son dependientes del sistema en uso en la entidad auditada.
• Necesidad de mantenimiento del sistema debido a las modificaciones que habrá tenido la
aplicación en los exámenes subsiguientes o por cambio de aplicación.
• El análisis anterior difiere al realizado por L. Zavaro y C. MartÃ−nez, donde sólo señalan al
sistema de propósito especÃ−fico una ventaja, que coincide con la primera señalada anteriormente
y lo colocan en un lugar secundario. Sin embargo, como se aprecia la existencia de cinco ventajas
más de gran importancia, este tipo de aplicación ocuparÃ−a un lugar semejante a los de propósito
general.
• A los efectos de este trabajo se considera que los programas de propósito especÃ−fico tienen seis
ventajas y cuatro desventajas, como se señaló anteriormente, por lo que resulta más provechoso a
los fines del auditor interno, no siendo de igual forma con los auditores externos los que utilizan
generalmente los de propósito general, a los cuales L.Zavaro y C.MartÃ−nez le encuentran las
ventajas y desventajas siguiente
• Limitaciones relacionadas con el lenguaje de consulta que emplea.
• Con el incremento de las tecnologÃ−as de punta y la necesaria generalización de las aplicaciones
informáticas de auditorÃ−a, el auditor tradicional debe enfrentarse al cambio, por lo que tendrá
que vencer los retos que este cambio representa; entre ellos pueden señalarse los siguientes:
• Nueva Técnica Informática, su auditabilidad e impacto en los procedimientos y controles.
• Adaptar conceptos clásicos de control a la nueva tecnologÃ−a.
• Desarrollo de nuevas técnicas y herramientas para obtener evidencias.
• Aprovechar en su trabajo las ventajas de las Técnicas Informáticas.
• Necesidad de pistas de auditorÃ−as más sofisticadas.
• Desarrollar nuevas habilidades para coordinar con otros especialistas.
AUDITORIA ROUTERS Y SWITEHES
ROUTERS
El router está compuesto por memoria ROM, NVRAM, FlashRAM, RAM y registro de configuración.
Brevemente se describen estos aspectos [9]:
ROM: contiene el Autotest de encendido (POST) y el programa de carga del router (éste depende del que
esta por defecto o el de la última configuración). Los circuitos integrados de la ROM también contienen
parte o todo el sistema operativo (IOS) del router.
NVRAM (No Volatil Random Access Memory): almacena el archivo de configuración de arranque para el
7
router; ya que la memoria NVRAM mantiene la información incluso si se interrumpe la corriente en el
router.
Flash RAM: es un tipo especial de ROM que puede borrarse y reprogramarse. Utilizada para almacenar el
sistema operativo que ejecuta el router; algunos routers ejecutan la imagen del sistema operativo directamente
desde la Flash sin cargarlo en la RAM, como la serie 2500. Habitualmente, el fichero del sistema operativo
almacenado en la memoria Flash, se almacena en formato comprimido.
RAM: Proporciona el almacenamiento temporal de la información (los paquetes se guardan en la RAM
mientras el router examina su información de direccionamiento), además de mantener otro tipo de
información crÃ−tica, como la tabla de enrutamiento que se esté utilizando en ese momento.
Registro de Configuración: Se utiliza para controlar la forma en que inicia el router.
Considerando lo anterior, es necesario pasar al análisis de la consola que es la parte básica para los
procesos que se explican posteriormente. Para el presente caso, se conectó el router (consola) a un
computador (puerto com) por medio del cable Rj45, y se configuró por hyperterminal de la siguiente manera
[9]:
Parámetro
Configuración
Emulación de terminal
Automático
Velocidad en baudios
9600
Paridad
Ninguna
Bits de datos
8
Bits de parada
1
El primer paso teniendo lo anteriormente establecido, es recobrar el password del router, porque tanto el login
como el password por defecto son “admin”, lo cual no genera seguridad alguna. Los pasos para recobrar el
password son los siguientes [9]:
SWITEHES
En esta ventana se pueden configurar los puertos y las velocidades de los mismos, lo cual es una gran ventaja.
De la misma forma el Switch permite conectar otros dispositivos tales como, switches o hubs, además de
computadores, para lo cual tiene un botón MDI o MDI-X para permitir esta tarea.
La seguridad del switch es básicamente fÃ−sica; es decir que hay que tener polÃ−ticas de seguridad como
mantenerlo en un lugar con acceso únicamente al personal autorizado, porque las conexiones al mismo se
controlan fÃ−sicamente de manera sencilla y por lo tanto el dispositivo puede llegar a ser vulnerado.
SU FUNCION
• Revisar los conceptos del router y su configuración por defecto para analizar que aseguramiento
tiene en ésta configuración.
• Utilizar la herramienta RAT para la identificación de las vulnerabilidades del router y su
aseguramiento.
• Revisar las caracterÃ−sticas del switch y su configuración por defecto.
VENTAJAS DE LA AUDITORIA ROUTERS Y SWITEHES
• Incremento de productividad y satisfacción del usuario final disminuyendo las costosas caÃ−das de
los Sistemas de TI.
8
• Toma de decisiones bien fundamentadas basadas en información real y herramientas especializadas;
y no en criterios o suposiciones.
• Identificar problemas desde su raÃ−z y de forma proactiva.
• Identificar debilidades del entorno completo de sistemas ya sea comunicaciones, infraestructura,
aplicaciones, seguridad; para poder prevenir fallas futuras.
• Obtener una visibilidad total en todos sus sistemas.
• Conocer los niveles de servicio que los sistemas en conjunto le ofrecen actualmente al usuario final.
• Identificar el punto de "DELAY" o falla de los sistemas y enfocar los esfuerzos a la solución de
problemas y no a generar polémica entre las diversas áreas de TI.
• Proteger, blindar y robustecer la seguridad en la infraestructura informática.
DESVENTAJA DE LA AUDITORIA ROUTERS Y SWITEHES
Incrementa la carga en los segmentos que interconecta.
Los repetidores son utilizados para interconectar RALs que estén muy próximas, cuando se quiere una
extensión fÃ−sica de la red. La tendencia actual es dotar de más inteligencia y flexibilidad a los
repetidores, de tal forma que ofrezcan capacidad de gestión y soporte de múltiples medios fÃ−sicos, como
Ethernet sobre par trenzado (10BaseT), ThickEthernet (10Base5), ThinEthernet (10Base2), TokenRing, fibra
óptica, etc.
Puentes (Bridges)
Son elementos inteligentes, constituidos como nodos de la red, que conectan entre sÃ− dos subredes,
transmitiendo de una a otra el tráfico generado no local. Al distinguir los tráficos locales y no locales, estos
elementos disminuyen el mÃ−nimo total de paquetes circulando por la red por lo que, en general, habrá
menos colisiones y resultará más difÃ−cil llegar a la congestión de la red.
Operan en el Nivel de Enlace del modelo de referencia OSI, en el nivel de trama MAC (Medium Access
Control, Control de Acceso al Medio) y se utilizan para conectar o extender redes similares, es decir redes que
tienen protocolos idénticos en los dos niveles inferiores OSI, (como es TokenRing con TokenRing,
Ethernet con Ethernet, etc) y conexiones a redes de área extensa.
Se encargan de filtrar el tráfico que pasa de una a otra red según la dirección de destino y una tabla que
relaciona las direcciones y la red en que se encuentran las estaciones asignadas.
Las redes conectadas a través de bridge aparentan ser una única red, ya que realizan su función
transparentemente; es decir, las estaciones no necesitan conocer la existencia de estos dispositivos, ni siquiera
si una estación pertenece a uno u otro segmento.
Un bridge ejecuta tres tareas básicas:
Aprendizaje de las direcciones de nodos en cada red.
Filtrado de las tramas destinadas a la red local.
EnvÃ−o de las tramas destinadas a la red remota.
AUDITORIA DE INFORMACION
La auditoria más que una evaluación es asegurar que la información que circule por el sistema sea
correcta para tener como éxito el logro de los objetivos de la empresa.
9
La auditoria está siendo utilizada como una herramienta que permitirá abrir puertas en la estratégica
función de la gestión de la información integrada dentro de la organización.
Los objetivos principales de la auditoria de la información son; identificar las necesidades de la
información en la empresa, comparando estas necesidades con las realidad existente en el mercado, el como
desarrollar las y como aplicarlas.
SU FUNCION
Es un examen comprensivo de la estructura de una empresa, en cuanto a los planes y objetivos, métodos y
controles, su forma de operación y sus equipos humanos y fÃ−sicos.
"Una visión formal y sistemática para determinar hasta qué punto una organización está cumpliendo
los objetivos establecidos por la gerencia, asÃ− como para identificar los que requieren mejorarse”.
VENTAJAS DE LA AUDITORIA DE INFORMAICON
• Facilita una ayuda primordial a la dirección al evaluar de forma relativamente independiente los
sistemas de organización y de administración.
• Facilita una evaluación global y objetiva de los problemas de la empresa, que generalmente suelen
ser interpretados de una manera parcial por los departamentos afectados.
• Pone a disposición de la dirección un profundo conocimiento de las operaciones de la empresa,
proporcionado por el trabajo de verificación de los datos contables y financieros.
• Contribuye eficazmente a evitar las actividades rutinarias y la inercia burocrática que generalmente
se desarrollan en las grandes empresas.
• Favorece la protección de los intereses y bienes de la empresa frente a terceros.
DESVENTAJAS DE LA AUDITORIA DE INFORMAICON
• No puede ser del todo parcial ya que las personas que la realizan están dentro de la empresa y por lo
tanto puede influir en la toma de decisiones.
• Manejo de los reportes de avances y resultados a su conveniencia
• Preferencia por un área, unidad administrativa o persona
• Mayor conformismo en la medición de avances y resultados
• Conferir más importancia a los medios que a los fines de la auditoria
AUDITORIA DE PRODUCTO Y MARKETING
ETAPAS DE LA AUDITORIA DE PRODUCTO
Los estudios sistemáticos si bien es cierto no son iguales podemos mencionar que siguen las siguientes
etapas. Tomaremos como referencia la auditorÃ−a de producto por ser el más completo. Como es de
conocimiento del lector, cada estudio de investigación nace de una oportunidad percibida o resolver un
problema de decisión.
Las empresas de negocios necesitan información para tomar decisiones que sustenten sus inversiones,
mejoren su rentabilidad, mejoren sus productos en términos de empaque, variedad, precios, presencia de
marca y exhibición, mejora de atributos diferenciales, modificaciones que traen consigo incrementar el valor
agregado de una marca o producto para asÃ− los beneficios de la empresa sean mayores y crear riqueza. Es
asÃ− como ante productos masivos en su mayorÃ−a y de mercados dinámicos una auditorÃ−a de producto
puede proporcionar una valiosa información que proporcione volúmenes de ventas, canales de
distribución, nichos de mercado, nuevas oportunidades sea en presentaciones, variedades, sabores, colores,
10
tamaños, rendimientos, precios, distribución fÃ−sica, rotura de stock o reposición de inventarios (ventas logÃ−stica - producción), etc. Asimismo, inversionistas que desean ingresar a determinados mercados por
medio de la auditorÃ−a podrán obtener la información necesaria. En conclusión, es de vital importancia
para las áreas de Marketing, Distribución, Ventas, LogÃ−stica, Producción, Finanzas (la auditorÃ−a tiene
un costo pero genera ingresos potenciales) Gerencia General e inversionistas deberÃ−an conocer las etapas de
este estudio, con el objetivo de conocer cómo se elabora y poder detectar algún error o imperfección al
momento de contratar un estudio de este tipo.
A) CENSO O UNIVERSOS DE NEGOCIOS: La mayorÃ−a de las veces faltan datos oficiales o actualizados
de universo de negocios minoristas donde va a realizarse la investigación, es por ello que cada empresa
investigadora realiza su propio censo de negocios. Algunas veces se cruzará información con fuentes
secundarias como la que ofrece el Instituto Nacional de EstadÃ−stica e Informática (INEI).
Esta es la primera etapa de las siete que comprende la auditorÃ−a de producto, la cual consiste en realizar un
censo de negocios, es decir visitar cada negocio y conseguir información relativa a ellos. En cada negocio se
controla una lista de las categorÃ−as de productos de consumo masivo más importantes; para poder
determinar qué producto se venden por cada tipo de negocio sin tomar en cuenta el ramo o actividad propia
de cada comercio.
Es asÃ− como se obtiene entonces el número de “canales de venta o bocas de salida” por tipo o tamo de
actividad, es decir el “Universo Total y por Tipo de Negocios”. La técnica utilizada es la de Vende no
Vende (Ver Anexo 2)
B) SUB-CENSO: EL sub-censo de productos determina los datos principales para implementar la AuditorÃ−a
de Producto, la cual consiste en:
Cantidad de negocios que vende el producto:
Por tipo de negocios (Ramo de actividad) Bodegas, Puestos, etc
Por tamaño de negocio (Estratificación del Universo del Producto) teniendo en cuenta lo siguiente:
Medio en el cual se ubican los negocios:
Clase social
Comercial - habitacional
Con o sin agua, con luz o sin luz
Proximidad a centros comerciales
Ubicación en la manzana
Estos indicadores determinan las posibilidades de comercialización y potencialidad de los negocios respecto
a diversos productos.
- Estructura FÃ−sica del negocio
Superficie
Cantidad de empleados (personas en atención)
11
- CaracterÃ−sticas de Comercialización
Ventas por categorÃ−a de productos de consumo masivo
Relación existente entre las ventas y el stock para cada una de las categorÃ−as de producto que se
investigan.
AquÃ− se definen:
Universos de negocios (cantidad de negocios totales y por tipo).
Universos de productos,
Factor de Penetración, como consecuencia Factor de proyección.
Tamaños de negocios (Grande, Mediano o chico) de acuerdo al volumen de venta de cada uno respecto a
rangos designados, desviación estándar.
Permite determinar por ramo de actividad o tipo de negocio qué cantidad de comercios venden el producto,
para cada boca de salida o canal de venta, la cantidad de negocios que venden un producto determinado es
variable.
También permite “estratificar” el Universo del Producto”, de acuerdo a las caracterÃ−sticas propias del
mismo, pues un comercio puede ser de diferente tamaño para cada categorÃ−a de producto que
comercializa. Por ejemplo: Una bodega puede ser de tamaño grande para la categorÃ−a Jabón de tocador y
Jabón de lavar porque es mayorista en esas categorÃ−as, puede ser de tamaño mediano para detergentes
porque vende en menor cantidad y más aún puede ser de tamaño pequeño para Shampoo, porque vende
unitariamente y no tiene buena rotación en esa categorÃ−a ya que con seguridad no tiene precios
competitivos. Esto nos ratifica entonces que es necesario realizar el sub-censo para cada producto que se
audita.
Tanto el censo como subcenso de negocios nos ayudará a utilizar la técnica Dalenius, que nos permite
definir el tamaño de cada estrato y el rango de sus intervalos de acuerdo a la información que se presenta
del campo.
SU FUNCION
DEFINICION DE ESTRATOS: Esta técnica requiere que una vez obtenido a través del censo de
negocios, el número y volumen que maneja cada uno, se procede a clasificar los volúmenes de ventas e
inventarios de manera escalonada ascendente con su respectivo número existente de cada volumen, para
luego calcular la varianza de cada uno y su respectiva acumulada; la cual es la base para calcular el tamaño
de los estratos o los rangos de ellos. Se toma la mayor varianza y se divide entre 3 (3 estratos : Grande,
Mediano y Pequeño) para que de acuerdo al resultado a obtener se pueda escoger los lÃ−mites de cada
estrato en función a la cercanÃ−a de la varianza respecto al resultado de la mayor varianza entre 3. Para
ilustrar esto proponemos el siguiente ejemplo:
Clasificación de ventas en incrementos de 50000 y se requiere asignar el tamaño de cada uno de los 3
estratos. La frecuencia es el número de casos que se encuentran de cada rango o intervalo de datos Luego se
deduce la raÃ−z cuadrada de cada frecuencia y se suma una tras otra en la columna siguiente. El método de
varianza acumulada (óptimo aproximado para la estratificación como se conoce) consiste en encontrar
intervalos iguales en la columna. (4.87=2.64+2.23, 7.87=4.87+3, 10.32=7.87+2.45, y asÃ− sucesivamente).
Luego el total 21.17/3=7.06 y los lÃ−mites de los estratos deben ser lo más cercanos a 7.06 y 2(7.06)=14.12.
12
Evaluando 7.87 es lo más cercano a 7.06 y 15.38 es lo más cercano a 14.12, de aquÃ− que resultan los
siguientes estratos:
Estrato 1: Empresas que tienen ventas de 100,000 a 250,000
Estrato 2: Empresas que tienen ventas de 250,001 a 400,000
Estrato 3: Empresas que tienen ventas de 400,001 a 550,000
Si las empresas en esos estratos pueden identificarse antes del muestreo, la muestra Ejemplo: 60 se obtiene
tomando 20 de cada estrato (Tamaños de muestra iguales en los estratos tienen como resultados muy
cercanos de la óptima con esta técnica).
C) DISEà O DE MUESTRA: El diseño de la muestra en la auditorÃ−a de producto se realiza mediante
procedimientos probabilÃ−sticos y por estratos en que hemos dividido el universo de negocios, sea por ramo
de actividad, por Tamaño de negocio se diseñará una diferente muestra ya que cuentan con diferentes
desviaciones estándar y diferentes cantidades y volúmenes que manejan cada estrato.
Con el objetivo de aclarar el procedimiento de muestreo lo explicaremos paso a paso:
1. Determinar Universos de Negocios y de Producto, para asÃ− determinar factor de penetración y
proyección.
2. Determinar volúmenes que se comercializa en el mercado y estratificarlo según el tamaño del negocio
y el tipo (según ramo de actividad) es decir por bodega, puesto de mercado, licorerÃ−a, etc. Para definir los
estratos y los volúmenes que corresponden a cada uno interviene la técnica estadÃ−stica Dalenius, que
implica según los datos dispersos que llegan de campo, establecer rangos con volúmenes mÃ−nimos y
máximos para cada uno de ellos. AquÃ− se determinan por lo general tres estratos : T1, T2 y T3, que vienen
a ser tamaño grande, mediano y pequeño según el volumen de ventas que se considere adecuado. Al
establecer estratos ya estamos en capacidad de definir el número de negocios que tenemos por estrato, es
asÃ− como una sencilla tabla de distribución de frecuencias se está elaborando.
3. Las marcas de clase, el número de negocios por estrato, la media, nos permitirá hallar la varianza y como
consecuencia la desviación estándar que será de vital importancia para aplicar un muestreo estratificado
pero desproporcionado al número de negocios que existen por estrato. Es asÃ− como se tendrá que muestra
una proporción mayor de negocios respecto a su número de aquellos de tamaño grande y una menor
proporción de negocios pequeños , la razón es que en negocios de tamaño grande las variaciones entre
los volúmenes que intervienen existen mayores variaciones de desviación estándar mayor que en los
negocios pequeños.
4. Mediante la fórmula correspondiente del muestreo estratificado desproporcionado, se utiliza el número
de negocios por estrato y su respectiva desviación para definir el tamaño de muestra correspondiente, en
función a la proporción de la muestra de cada estrato, la desviación estándar del estrato y el tamaño de
muestra total o el de la boca de salida.
Es importante mencionar que muchas veces el cliente determina la muestra que requiere, según
conveniencias o cálculos que ha realizado previamente.
Por ejemplo: Cigarrillos: 2500 negocios
Gaseosas: 2500 negocios
13
Cervezas: 2200 negocios
Margarinas: 600 negocios
Chocolates: 600 negocios
Cuando se requiera definir un tamaño de muestra se procederá a calcular según el Universo del producto
total y por canal de venta, mediante un tipo de muestreo estratificado desproporcionado y luego el
correspondiente para cada tipo de negocio y cada estrato. Para ello nos servirá la fórmula que mostramos
para el muestreo estratificado proporcional en la parte uno.
D) RECOLECCION DE DATOS: Se refiere básicamente al trabajo de campo en los negocios. EL auditor se
acercará a los negocios definidos en su “hoja de ruta” elaborada por el Jefe de Campo. Cada zona que le
corresponde a un auditor por lo general no cambia, ya que a mayor confianza entre comerciante y auditor
creará un clima favorable en el diálogo y calidad de información.
La tarjeta de hoja de ruta lo utiliza el auditor o encuestador, que sirve de guÃ−a para identificar la dirección
del negocio donde empieza su nuevo dÃ−a de campo. Asimismo, en el gráfico siguiente se muestra una
tÃ−pica hoja de ruta de un auditor de estudios sistemáticos, la cual incluye fecha, encuestador, supervisor,
negocios a visitar, resultado de visita, dirección y observaciones finales.
VENTAJAS DE LA AUDITORIA DE PRODUCTO Y MARKETING
Las auditorÃ−as de marketing son, hoy por hoy, una de las mejores herramientas de trabajo para analizar y
corregir posibles desviaciones del mercado y, lo que es aún más importante, para descubrir las áreas de
mejora sobre las que actuar y, de esta forma, aumentar la rentabilidad de la empresa. La auditorÃ−a de
marketing se convierte asÃ− en la opción más beneficiosa para sus potenciales inversores.
Asimismo, es una herramienta perfecta para situaciones de crisis, ya que ayuda a solventarlas y a salir de ellas
con éxito.
Evidentemente, las auditorÃ−as de Marketing no solucionan todos los problemas que puedan surgir en el seno
de una compañÃ−a, pero sÃ− proporcionan una fotografÃ−a de la situación del momento que define las
lÃ−neas de actuación a seguir para afrontar cualquier amenaza que pueda hacer aparición en el futuro. Es
decir, actúan de manera preventiva.
De ahÃ− que la auditorÃ−a de marketing no deba realizarse únicamente en momentos de crisis, sino de
manera periódica y regular, al menos una vez al año, consiguiendo asÃ− evitar que los cambios del
mercado nos cojan desprevenidos.
DESVENTAJAS DE LA AUDITORIA DE PRODUCTO Y MARKETING
A pesar de todas estas ventajas, las franquicias tienen en la auditorÃ−a un campo apenas explorado. Sin
embargo, parece que, poco a poco, las cosas están cambiando, y aunque todavÃ−a apenas si es utilizada, lo
cierto es que cada vez más franquicias se han dado cuenta de la importancia de llevar a cabo una auditorÃ−a
cara a gestionar su negocio de la mejor forma posible.
AUDITORIA Y CONTROL
Henri Fayol definÃ−a el control como “la verificación de sÃ− todo ocurre en una empresa conforme al
programa adoptado, a las órdenes dadas y a los principios admitidos” El control requiere la existencia de un
objetivo y la aplicación de unas medidas correctivas. Esta ha sido la filosofÃ−a del control por objetivos,
14
ampliamente desarrollada por Peter Drucker, y comúnmente aceptada en la actualidad por las empresas.
El control es considerado en la filosofÃ−a empresarial moderna como el análisis permanente de las
desviaciones entre objetivos y realizaciones, y la adopción de las medidas correctoras que permitan el
cumplimiento de los objetivos o bien su adaptación necesaria.
Michel C. Vaes hace una relación completa de las formas de control, siendo las más utilizadas
corrientemente en España:
a) Intervención.
b) Inspección
c) Control interno
d) AuditorÃ−a externa: Examen de los estados financieros, realizado, de acuerdo con ciertas normas, por un
profesional cualificado e independiente con el fin de expresar su opinión sobre ellos
e) AuditorÃ−a interna: Examen de las actividades contables, financieras y de otro tipo, hecho por un servicio
independiente, pero dentro de la organización de la empresa, para ayudar a la dirección general
Ante esta diversidad de formas de control, en la actualidad se consideran como formas sustantivas de control
las siguientes:
a) Control de gestión: función de sÃ−ntesis realizada en él más alto nivel de la estructura
b) AuditorÃ−a interna: labor de análisis que completa en extensión y profundidad la labor del control de
gestión
c) AuditorÃ−a externa: labor de comprobación posterior, realizada por una persona u organismo externo a la
empresa
SU FUNCION
Auditor interno es un profesional que trabaja en el ámbito interno de la empresa y entre los
objetivos que persigue se encuentran el alcance del trabajo de la auditorÃ−a.
El trabajo de auditorÃ−a comprende el examen y evaluación de la idoneidad y efectividad del sistema de
control interno y de su eficacia para alcanzar los objetivos encomendados.
Entre ellos citamos:
1) Fiabilidad e integridad de los informes
2) Los auditores internos deben revisar la fiabilidad e integridad de la información financiera y
operativa, y los medios utilizados para identificar, medir, dosificar y divulgar dicha
información
3) Cumplimiento de polÃ−tica, planes, procedimientos, normas y reglamentos: Los auditores
15
internos deben revisar los sistemas establecidos para verificar el cumplimiento de lo
indicado y pueden tener un impacto significativo en las operaciones e informes y determinar
si la organización los cumple.
4) Los auditores internos deben revisar los medios de salvaguarda de los activos y en caso
necesario verificar la existencia de dichos activos
5) Utilización económica y eficiente de los recursos. Se trata de valorar la economÃ−a y la
eficiencia con la que se emplean los recursos
6) Cumplimiento de los objetivos y fines establecidos para las operaciones o programas. Los
auditores internos deben revisar las operaciones o programas para determinar si los
resultados están en consonancia con los objetivos y si las operaciones o programas se están
llenando a efecto en la forma prevista.
Las funciones de auditorÃ−a interna se integran dentro de las actuaciones o caracterÃ−sticas que se asignana
todo departamento de auditorÃ−a interna de tal manera que:
1) Respecto del personal debe garantizarse la formación técnica y experiencia de los auditores
internos son los apropiados para las auditorÃ−as que efectúan.
2) El departamento de auditorÃ−a interna debe poseer u obtener los conocimientos, aptitudes y
disciplinas requeridos para llevar a cabo sus responsabilidades.
3) El departamento de auditorÃ−a interna debe asegurarse de que las auditorÃ−as estén
debidamente supervisadas.
Para actuar en el departamento de auditorÃ−a interna, cualquier personal adscrito con carácter de auditor
interno debe tener en cuenta:
a) Cumplimiento de las normas profesionales de conducta
b) Debe poseer los conocimientos técnicos y disciplinarios para la realización de las auditorÃ−as internas
c) Los auditores internos están obligados a una formación permanente
d) Los auditores internos deben poseer ciertas dosis de relaciones humanas y comunicación
e) Los auditores internos deben actuar con el debido cuidado
VENTAJAS DE LA AUDITORIA Y CONTROL
16
La aptitud para fijar y cumplir objetivos comprobables es una de las mediciones del desempeño de un
administrador. Pero mucho de ello depende de la propia capacitación para evaluar el desempeño de un
administrador como tal. El control preventivo y, por ende, la disminución de los errores al mÃ−nimo,
presenta diversas ventajas:
1. Se logra una mayor precisión en la asignación de la responsabilidad de las personas. La continua
evaluación de los administradores asegura prácticamente la detección de las deficiencias y sienta las bases
de la capacitación especÃ−fica con la cual habrán de eliminarse.
2. Apresura las acciones correctivas y las hace más eficaces; fomenta el control por medio del autocontrol.
Al estar conscientes de que todos sus errores van a salir a la luz por medio de, y durante, las evaluaciones, los
administradores se esfuerzan por determinar su responsabilidad y por efectuar las correcciones
voluntariamente. Los administradores que reconozcan (por y para sÃ− mismos) que cometieron un error, es
casi seguro que harán todo lo posible por evitar su recurrencia, dado que estarán conscientes de su
responsabilidad.
3. Su potencial para aligerar la carga que en la actualidad provocan los controles directos. Esta es una gran
ventaja puesto que la evaluación de los administradores ya forma parte de la integración. Esto genera la
disminución de los costos.
4. El beneficio psicológico del control preventivo es asombroso. El sentimiento de los subordinados de que
sus jefes no son justos en sus calificaciones, que dependen demasiado de sus sentimientos y de su
personalidad, y que emplean normas o estándares de medición inadecuados, es casi universal y, sin
embargo, puede eliminarse en gran medida por medio de un control preventivo. De esa manera, los jefes
subordinados saben lo que de ellos se espera, comprenden la naturaleza de la administración, y perciben una
estrecha relación entre el desempeño y su medición.
DESVENTAJAS DE LA AUDITORIA Y CONTROL
Gran capital
Decremento severo en la flexibilidad
Incremento en la dependencia del mantenimiento y reparación.
BIBLIOGRAFIA
http://www.wikilearning.com/monografia/auditoria_interna-definiciones_y_objetivos/11489-2
http://www.tuobra.unam.mx/publicadas/040115082454-2_4_.html
http://html.rincondelvago.com/auditoria-interna_1.html
http://www.soloeconomia.com/presupuesto/externa-auditoria.html
http://es.answers.yahoo.com/question/index?qid=20071006064145AAMgSp6
http://www.monografias.com/trabajos35/calidad-auditorias/calidad-auditorias.shtml
http://auditoria.obolog.com/ventajas-desventajas-sistemas-automatizados-63188
http://elrincondeperolo.blogspot.com/2009/07/trabajo-de-auditoria.html
17
http://www.criptored.upm.es/guiateoria/gt_m142k.htm
http://www.solucionesdemonitoreo.com/beneficios/default.asp
http://www.wikilearning.com/monografia/auditoria_de_producto_y_decisiones_de_marketing-la_auditoria_de_
http://www.edukativos.com/apuntes/archives/226
18