ANALISIS ORGANIZACIONAL

Universidad de Panamá
Diplomado Centroamericano: “Monitoreo y Evaluación
para la Gestión de Políticas y Programas de VIH-SIDA
ANALISIS ORGANIZACIONAL
Magter Rosa Castillo
INTRODUCCIÓN
Cada medida de transformación dentro de una organización
debe ser antecedida por un análisis de la organización. Este
análisis nos ayuda a encontrar el área del problema y el
mejor camino para mejorar las cosas. Es un proceso
educativo que da lugar a nuevos pensamientos y nuevas
formas de ver su organización y sus colaboradores. El
análisis de la organización no ofrece soluciones mágicas en
si, pero es una herramienta que ayuda los miembros a
percibir y compartir su visión sobre la organización. Para
que el conocimiento de los miembros sea útil, necesita ser
discutido y analizado; lo cual es facilitado con una buena
herramienta de análisis.
Un poco de historia...
n
Sun Tzu : El Arte de la Guerra
n
Carl von Clausewitz: Sobre al Guerra filosofo
militar prusiano (1780-1831).
Estrategia viene del griego Strategos que significa:
“un conjunto general de maniobras llevadas adelante
para vencer a un enemigo en combate”
n
Antecedentes Académicos
Los años 80s: Posicionamiento
“Estrategia es la creación de una
posición única y valiosa, que
requiere de un conjunto de
diferentes actividades”
Michael Porter
Ò
Es un medio de practicar las cinco funciones
básicas de dirección:
É
É
É
É
É
Ò
Planificación
Organización
Conducción
Dirección
Control
Es la esencia de un sistema de dirección
orientado a resultados.
Definición del objetivo – la finalidad de la
planificación es determinar quién, cómo y
cuando se alcanzará la idea o el objetivo.
Ò Flexibilidad en la planeación – la planeación es
permanente; debe tener flexibilidad y corregir
defectos durante el desarrollo.
Ò
Ò
Ò
Ò
El “PROCESO ADMINISTRATIVO”
Planear, es la primera función administrativa; que sirve de
base a las demás.
Definición – es la acción de tomar decisiones para el futuro. No
es un acto, es un proceso.
Al proceso en el que se definen las situaciones que queremos
alcanzar en el futuro, y se diseñan los caminos para lograrlo, lo
llamamos Planificación.
Ò
Ò
Ò
Ò
Ò
Está definida en la cúpula estratégica.
Abarca a la organización en su totalidad
Está proyectada a largo plazo, efectos y
consecuencias en el futuro.
Implica analizar y comprender el medio ambiente
(Oportunidades vs Amenazas).
Implica analizar los distintos factores internos
(Fortalezas vs Debilidades)
Ò
Ò
Ò
Es la primera actividad: saber adónde pretendemos
llegar.
Los “objetivos” son la expresión de una situación que
queremos vivir en el futuro.
Lista de verificación: ser específico, ser realista, ser
verificable, tener un plazo, incluir metas intermedias,
plantear un desafío y plantear un compromiso.
Proceso en el cual los dirigentes y subordinados
de una organización identifican conjuntamente sus
metas comunes, definen las principales áreas de
responsabilidad de las personas y utilizan los
resultados como forma de evaluar la contribución,
otorgando importancia e interés no solo a los
objetivos organizacionales, sino también a los
objetivos de desarrollo personal.
Objetivo
Etimología de la palabra:
Proviene del latín jactum que significa lanzado y
la preposición ob que significa hacia.
Definición del término:
Son las metas intentadas que prescriben o
establecen un determinado criterio y señalan
dirección a los esfuerzos del administrador.
• Comportamiento y motivación humano
• Orientación a resultados
Ò
Debemos “tomar decisiones” para conseguir los
objetivos fijados. Ello implica un “proceso” de
comparar alternativas posibles y elegir las más
adecuadas.
Ò
Diagnóstico – Alternativas posibles – Evaluación de
alternativas – Selección – Ejecución (Resultados)
Enfoque Estratégico
§ Ver la organización como un sistema abierto e
insertado en un escenario social, económico y político
§ Priorizar su forma de relacionarse con la sociedad:
productos y servicios
§ Pensar estratégicamente: clara visión de futuro,
solución de problemas principales, logro de los
objetivos estratégicos y control de funciones esenciales
§ Ampliación de las interacciones y participación humana
§ Descentralización en la toma de decisiones:
§ Principios orientadores
§ Ética y valores humanos
§ Pertinencia a necesidades específicas. Atención
personalizada/regionalizada
Estrategias
“Técnica y arte de concebir, preparar y dirigir las operacioines militares”
“Habilidad para dirigir un asunto y lograr su objetivo”
Diccionario de la Real Lengua Española
• Las formas de lograr los objetivos
• Las formas de moverse de la realidad a la
visión
• Arte para definir las vías para vencer, sortear,
saltar o irse por debajo de las barreras
• Son las fuentes de diferentes tácticas.
Tácticas
“Conjunto de reglas para la instrucción y ejercicio de la tropa para la
realización de las operaciones militares”
“Método o sistema para realizar una cosa y alcanzar un objetivo”
Diccionario de la Real Lengua Española
•
•
•
•
Son las formas de moverse de la estrategia a la acción
Son las fuentes de la acción
Son a corto plazo en su perspectiva
Representan las múltiples vías para garantizar la
estrategia
• Poseen un enfoque operativo
Ò
Consideramos dos o más tipos, de acuerdo a una
jerarquía de la planeación:
§
Planificación estratégica – es la planeación más
amplia. Tiene que ver con los objetivos
organizacionales y la estrategia.
Planificación
táctica
–
realizada
a
nivel
departamental.
Planificación operativa – realizada para cada
actividad, más detallada y de corto plazo.
§
§
ü
ü
ü
ü
ü
ü
Programas – consideración de actividades y del marco
temporal. Relacionados con el tiempo.
Presupuestos – expresión monetaria de los programas.
Relacionados con el dinero.
Proyectos – programas específicos.
Políticas – son guías para las decisiones.
Procedimientos – son instrucciones para una acción.
Relacionados con los métodos.
Reglas – medidas específicas para situaciones dadas.
Relacionados con los comportamientos.
1.
2.
3.
4.
Determinación de Objetivos a alcanzar
Toma de decisiones
Elaboración de planes
Acciones empresariales
1.
2.
3.
4.
5.
Como va crear valor la organización?
Como vamos a conseguir apoyo, recursos y
autoridad?
Que programas, proyectos y/o políticas nos
permiten cumplir nuestra misión/visión?
Como entregamos excelencia en nuestra
gestión operativa?
Que esta pasando en nuestro entorno?
POR QUE ESTRATEGIA?
n
El concepto de estrategia busca un
calce entre las capacidades internas de
una organización y su entorno externo.
q
q
q
Que permite un buen calce entre la organización
y su entorno?
Por que son mas “exitosas”unas organizaciones
que otras?
Que tienen que hacer los gerentes para hacer ese
calce mas efectivo?
Formulación de Estrategia
4. Seleccionar estrategia
que mejor explote los
recursos y competencias
de la organización
Estrategia
3. Identificar el conjunto
de actividades que crean
ventajas competitivas
Ventajas
Competitivas
2.Identificar las
Competencias de la
organización
Competencias
1.Identificar y clasificar
los recursos de la
organización
Recursos
Fuente: Robert M. Grant
5. Identificar brechas
Invertir en mejorar
y desarrollar los
recursos y competencias
de la organización
Ò
§
§
§
Misión – la declaración de la misión incluye:
Que es lo que hacemos (cuál es el negocio)
En dónde lo hacemos (cuál es el mercado)
Para quién lo hacemos (que necesidad satisfacemos y cómo lo
hacemos)
Visión
A donde queremos ir
Brechas
Misión
Tensión creativa
Situación actual
SALTOS CUALITATIVOS
¿Hacia dónde voy?
¿Cómo llego?
¿PARA
QUÉ 1?
¿Cómo se que
he llegado?
¿PARA
QUÉ 2?
¿Por qué debo Cambiar?
Misión
• Es la razón de ser de la organización, para qué
existe, cuál es su función social, qué hace o
debe hacer
• Es el punto de partida de la estrategia y lo que
le da cohesión e integridad a la organización
La Misión debe:
• Tener estabilidad en el tiempo aunque puede
ser ajustada
• Quedar claramente definida, escrita y divulgada
a todos los trabajadores de la organización
Ò
§
§
§
§
§
Visión – se define con los siguientes elementos:
Propósito principal de la empresa
Su futuro
Definición de mercados a atender
Valores, conductas y actitudes deseadas
Escenarios esperados
Visión
• Comprensión compartida de lo que debe ser la
organización y cómo debe cambiar
• Imagen mental de un estado futuro deseable y posible para
la organización
La Visión debe:
• Comprometernos de corazón
• Movilizar nuestra conciencia
• Motivar las preocupaciones y necesidades profundas.
• Estar basada en dos profundas necesidades humanas:
calidad y dedicación
• Reflejar los valores prioritarios
• Engendrar autorreflexión personal
Ò
Ejemplo de una consultora internacional (1):
§
Visión: “Ser reconocidos como la firma profesional que presta,
en todas las áreas de actuación, los servicios de la más alta
calidad”
Misión: “Aportamos valor basados en el conocimiento y la
experiencia de nuestros profesionales, en beneficio de
nuestros clientes, nuestra gente y nuestra comunidad”
§
(1) KPMG
Ò
Ò
Ò
Ò
Ò
Está definida en el centro operativo para cada tarea o
actividad.
Detalles necesarios para incorporar los planes
estratégicos en las operaciones diarias de la
empresa.
Pueden ser para actividades recurrentes o no
recurrentes.
Proyectado para el futuro inmediato.
Metas específicas; muestra actividades por separado.
Ò
Ò
Ò
Ò
Ò
Precisión de los Problemas Estratégicos principales a
enfrentar.
Identificación de los sectores de responsabilidad o
actividades que son cruciales para el logro de la
misión: Áreas de Resultados Claves
Visión de la Solución Estratégica
Precisión de Objetivos para garantizar los resultados
según las áreas claves
Precisión de los Indicadores de Medida
Las barreras
• Son los obstáculos que se interponen entre la
misión y la visión
• Son elementos negativos que interfieren en el
cumplimiento de los objetivos
• Pueden ser externas e internas.
• Representan desafíos o retos a la dirección de
la entidad.
• Son problemas a solucionar indefectiblemente
• Son indicadores de futuros conflictos si se dejan
de resolver
Áreas de resultados claves
• Son los sectores de responsabilidad o
actividades que son cruciales para el logro
de la misión
• Se identifican para cada área funcional y
para cada unidad organizacional
Objetivos Estratégicos
• Son declaraciones cualitativas o cuantitativas de
las aspiraciones de un individuo o grupo de
individuos dentro de una organización
• Es un estado futuro deseado de una
organización o de uno de sus elementos
• Son las metas que se persiguen, que prescriben
un ámbito definido y sugieren la dirección a los
esfuerzos de planeación de una organización
A pesar de que un objetivo debe lograrse en el futuro se
determina un lapso específico para su realización
Los objetivos deben ser:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Pertinentes: apoyan la misión
Evaluables: cuantitativa y/o cualitativa
Factibles: posibles de lograr
Aceptables: armónicos con el sistema de
valores de la institución
Flexibles: pueden ser modificados
Asequibles: al alcance de las personas
Motivadores: generan interés
Comprensibles: sencillos y claros
Comprometedores: obligan moralmente a su
cumplimiento y son objeto de evaluación
Los objetivos y la organización
OBJETIVOS
ESTRATÉGICOS
ESTRATEGIAS
FUNCIONES
TAREAS
CRITERIOS
DE MEDIDA
Categoría rectora de la organización
¿Que quiero?, ¿cuándo lo quiero? y ¿dónde lo quiero?
Vías para conducir la organización hacia el logro de
los objetivos
¿Cómo obtengo el objetivo?
Conjunto de propiedades y relaciones de la organización
Que identifican áreas de trabajo
¿A quiénes le corresponde el objetivo?
Conjunto de acciones concretas para el logro de los
Objetivos y que constituyen el vínculo entre las
funciones y los objetivos de la organización
¿Qué actividades debo realizar?
Los indicadores que permiten evaluar el cumplimiento
de las tareas y a su vez de los objetivos
Ò
Ò
Ò
Ò
Ò
Ò
Son la forma de materializar las acciones que permiten el
cumplimiento de los objetivos siguiendo las estrategias
definidas y aprobadas
Son descripciones concretas de lo que va a suceder
Representan las vías detalladas de implementar las
estrategias y vencer las barreras.
Se basan en los recursos y son adaptables a las
contingencias, son prácticos.
Contienen las tareas específicas con los resultados
esperados, los recursos de todo tipo necesarios para
materializarlas
Dejan claramente definidos tanto el plazo en que deben
cumplirse como las personas o funcionarios responsables y
los participantes en su cumplimiento
§
§
§
§
§
Es un proceso permanente y continuo
Está siempre orientado hacia el futuro
Busca la racionalidad en la toma de decisiones
Busca seleccionar un curso de acción entre varias
alternativas
La planeación es “sistémica” – considera sistemas y
subsistemas que la conforman
§
§
§
§
§
§
La planeación es repetitiva, es un proceso que forma
parte de otro mayor
Es una técnica de asignación de recursos
Es cíclica, permite evaluación y medición para
establecer nueva planeación
Es una función del proceso que interactúa con las
demás
Es una técnica de coordinación e integración
Es una técnica de cambio e innovación
De primer orden son las fisiológicas
Ò De segundo orden el deseo de defensa y
seguridad
Ò De tercer orden las sociales que incluyen el
amor y aceptación
Ò De cuarto orden la psicológica y la autoestima
Ò De quinto orden y considerada la más elevada
es la autorrealización personal
Ò
Deseo de obtener resultados
Ò Importancia de la participación
Ò Implica directamente a los trabajadores en la
planificación, dirección y control de sus
acciones
Ò Implicación que lleva a compromiso
Ò Forma equipo: trabajador y cuadro de
dirección toman la mayoría de las decisiones
Ò
Ò
Ò
Ò
Ò
Cuanto más clara sea la idea que tenga de lo que se
trata de lograr, más posibilidades tendrá de éxito
Si sabe donde quiere ir, aumentan sus posibilidades
de llegar. Al contrario, si no sabe a donde va, ningún
camino le llevará allí
No se trata de lo que Ud. haga: lo que cuenta es lo
que consigue
No le diga usted a alguien lo que debe hacer, dígale
cuales son sus responsabilidades
¿Hacia dónde se dirige la
organización?
Visión
¿Dónde debería de estar?
Estrategia
Diseño, Desarrollo de
Soluciones de Arquitectura
¿Cómo llegamos ahí?
Factores Críticos de ëxito
Financiero
Clientes
Procesos
Inernos
de Negocio
Aprendizaje
& Inovación
¿Qué requerimos para hacerlo
bien y alcanzar la estrategia?
Indicadores Clave de Desempeño / Medidas
Financiero
Clientes
Procesos
Internos
Ejecución
Aprendizaje
& Inovación
¿Cómo medimos que tan
bien vamos?
¿Cómo lo alcanzamos?
Ò
Ò
Ò
Amplitud y profundidad del análisis: Área de
Resultados Claves
Enfoque integrado Estrategia - funciones- tareas:
Objetivos Estratégicos
En el proceso de evaluación:
É
É
É
Revisión de objetivos definidos para el individuo, el equipo y
la institución
Medición de resultados por indicadores predeterminados y
señalamiento de la desviación importante
Precisión alcance de resultados reales
Normas con las que se miden los
rendimientos
Ò Información a los directivos del progreso
Ò Los objetivos sirven como normas con las
cuales el individuo puede medir su
actuación
Ò
MODELO DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
SUEÑOS
VISIÓN
MISIÓN
OBJETIVOS
ESTRATÉGICOS
ESTRATEGIAS
BARRERAS
PLANES
DE
ACCIÓN
ACCIÓN
Valor de la utopía, imaginación,
arte y creatividad
Saber hacia donde vamos
Quienes somos, razón de existencia.
Identidad, “Guía de acción”
Categoría rectora de la
organización
Vías para alcanzar la Misión y los
objetivos
Dificultades y limitaciones,
debilidades y amenazas
Acción, guía, cuándo, con qué
recurso, quiénes
¿Qué es la estrategia?
Las cinco p´s de la estrategia: Mintzberg
Concepto
§ PLAN:
§
PAUTA DE ACCIÓN:
Descripción
§
§
§
§
PROCESO:
§
POSICIÓN:
§
§
PERSPECTIVA
§
Mintzberg et al, 1999
HECHO DELIBERADO
(CALCULO)
HECHO EMERGENTE
(AZAR)
COMBINACIÓN DE
HECHO DELIBERADO Y
HECHO EMERGENTE
(CALCULO + AZAR)
PUNTO A OCUPAR
(MERCADO, POLITICA,
SOCIEDAD)
FORMA ÚNICA DE VER
LAS COSAS
47
Proceso básico de planificación estratégica
MISION Y OBJETIVOS
AMBIENTE
EXTERNO
AMBIENTE
INTERNO
Escenarios
Definición
Estrategias
Mintzberg et al, 1999
IMPLANTACION
ESTRATEGIAS
Ò
ü
ü
ü
ü
ü
ü
ü
Análisis ambiental – Oportunidades y Amenazas
Análisis:
De la industria y el mercado
De los competidores
Político y regulatorio
Social – aspectos sociales y grupos de interés
De recursos humanos
Macroeconómico
Tecnológico
Ò
ü
ü
ü
ü
ü
Análisis de recursos internos – Fortalezas y Debilidades
Análisis:
Financiero
Evaluación de recursos humanos
De comercialización y marketing
De operaciones
De otros recursos internos – administración, I + D, compras,
informática
Analisis DAFO
Apreciación Externa
Apreciación Interna
Amenazas y
Oportunidades
en el Entorno
Fortalezas y
Debilidades
de la Organización
Factores Clave
de Exito
Competencias
Distintivas
Creación de la
Estrategia
Responsabilidad Social
Valores Gerenciales
Evaluación y Elección
de la Estrategia
Implementación
de la Estrategia
Fuente: Mintzberg et al., 1998. [Learned, Christensen, Andrews y Guth, 1965]
Ò
El clima organizacional nace de la idea de que el hombre vive en ambientes
complejos y dinámicos, puesto que las organizaciones están compuestas de
personas, grupos y colectividades que generan comportamientos diversos y que
afectan ese ambiente. El clima organizacional tiene efectos sobre los resultados
individuales debido a su impacto sobre el empleado, de acuerdo a su
percepción.
Ò
El clima organizacional se define como las percepciones compartidas que
tienen los miembros de una organización acerca de los procesos
organizacionales, tales como las políticas, el estilo de liderazgo, las relaciones
interpersonales, la remuneración, etc. Es importante recordar que la
percepción de cada trabajador es distinta y ésta determina su
comportamiento en la organización por lo que el clima organizacional varía de
una organización a otra.
Ò
Para entender el clima de una organización es preciso comprender el
comportamiento de las personas, la estructura de la organización y los
procesos organizacionales.
Ò
Ò
Ò
El objetivo de la gestión política es contar con
autorización,recursos,apoyo y legitimidad para implementar la
misión organizacional.
Incluye gestiones con políticos, legisladores, burócratas que
tiene poder de supervisión sobre la organización y poder de
decisión sobre nuestro financiamiento y desarrollo de
actividades.
También incluye a la sociedad civil organizada, movimientos
sociales, ONGs, medios de comunicación, empresas privadas y
la ciudadanía. Estos son actores clave y pueden tener intereses
relacionados con las operaciones de la organizacion.
Ò
Ò
El objetivo es cumplir con la misión organizacional y
crear valor publico a través de un conjunto de
políticas programas y proyectos pertinentes.
Para garantizar la pertinencia y para fortalecer la
inclusión social, estos programas deben ser
formados o construidos de forma participativa con
los múltiples involucrados, para lograr su
participación, compromiso y garantizar una
implementación exitosa.
Ò
Ò
Ò
El objetivo es contar con una organización
comprometida con la misión, que cuente con la
capacidad organizacional de llevar adelante una
gestión efectiva, eficiente, equitativa, ética y
sostenible.
La capacidad organizacional se refiere al hecho de
que los miembros de la organización son los que
finalmente van a implementar la estrategia.
Esto nos lleva a pensar en las destrezas y
capacidades que la organización requiere y los valores
que definen su cultura, así como también en la
estructura, procesos y sistemas organizacionales.
Ò
La creación de valor no ocurre por
accidente, ni se determina por ley,
depende de una comprensión
profunda de qué valora la población
y de desarrollar la capacidad
organizacional para entregar
soluciones pertinentes a esas
necesidades de forma efectiva,
equitativa, ética y sostenible.
Ò
Ò
Ò
Ò
Ò
Revisión de Mandatos
Aclaración de Propósito
Validación de Misión
Planificación Estratégica
Participación y Consulta
•Misión
•Definición de Misión y Visión
•Visión
Análisis de involucrados
Ò Mapeo político
Ò Negociaciones
Ò Liderazgo
Ò Promoción o “advocacy”
Ò Redes
Ò Marketing político
Ò
Planificación
Ò Gestión de
proyectos
Ò Marco lógico
Ò Monitoreo y
evaluación
Ò Análisis de
involucrados
Ò
n
n
n
n
n
n
Negociaciones
Liderazgo
Promoción o
“advocacy”
Participación
Redes
Tecnología de
Información
Ò
Ò
Ò
Ò
Ò
Ò
Ò
Ò
Ò
Planificación estratégica
Reestructuración
Descentralización
Reingeniería
Calidad total
Servicio al cliente
E-gobierno
Privatización
Alianzas estratégicas
n
n
n
n
Medición de desempeño
Gestión por resultados
Presupuesto variable
Gestión de RRHH
q
q
q
n
n
Contratación por aptitud y
actitud
Capacitación
Evaluación
Trabajo en equipo
Rendición de cuentas
TIPOS DE INNOVACIONES
Estratégicas:
Nuevo mandato, nueva visión, nuevos objetivos
Políticas:
Apoyo político, mayores recursos, mayor autoridad
Programáticas:
Viejos objetivos, nuevos medios
Operativas:
Estructura/procesos/medición de desempeño
*¿De donde venimos?
*¿Dónde estamos?
*¿Para donde podemos ir?
*¿Para donde queremos ir?
*¿Qué hacer?
*¿Cómo hacerlo?
Mintzberg et al, 1999
63