INFORMACIÓN RESERVADA. CONTENIDO DEL EXPEDIENTE DEL PROYECTO "No. y título del proyecto" Plazo de conservación en la Gerencia: 3 años a partir de la fecha de terminación del proyecto. Página 1 de 6 SUBSECCIÓN Aplica Sí No Documento Aplicable Datos generales del proyecto F-02/P-COC-012 rev.8 Propuesta Técnica o documento equivalente firmado F-01/P-COC-008 Hoja de revisión de la propuesta F-02/P-COC-008 7.2 Actividades Determinación de Competencias relacionadas con el cliente Costeo de la propuesta (Todos los reportes y el reporte de costos directos de personal – Impresión del Sistema SIGPROY) Contrato del Proyecto (Por ejemplo: formato B o contrato específico de servicios aprobado y con firmas o convenios de proyectos acordados, entre otros) Resp.1 JP Clave del registro ó documento/Exclusión (si aplica) --------------------------------- Iniciativa y/o solicitud del cliente (Por ejemplo: Formato A para contratos marco con CFE, oficio del cliente, entre otros) PROPUESTA Descripción del documento CONTRATO PLANIFICACIÓN Y FORMALIZACIÓN Req. MGI Fecha: Datos generales de la Portada del expediente del Sistema Institucional de Gestión de Archivos del IIE Documento de la GIIT (SIGAIIE) SOLICITUD DEL CLIENTE SIGA IIE SECCIÓN GERENCIA: "Nombre de la Gerencia" JP P-COC-008 Procedimiento para convenir, tramitar y formalizar propuestas técnicas ----------------- No. propuesta/año Clave del formato/No. Proyecto / año RA Clave del formato/No. Proyecto / año No. Proyecto / año Especificar el procedimiento que aplique de la GAJ, GCDN o de las entidades que aportan fondos para proyectos JP Identificación asignada por la GAJ, GCDN o de las entidades que aportan fondos para proyectos INFORMACIÓN RESERVADA. CONTENIDO DEL EXPEDIENTE DEL PROYECTO "No. y título del proyecto" Plazo de conservación en la Gerencia: 3 años a partir de la fecha de terminación del proyecto. Página 2 de 6 SUBSECCIÓN Aplica Sí No Req. MGI ALTA DE PROYECTO INFORMES TRIMESTRALES Fecha: Descripción del documento F-01/P-COC-007 Registro de proyecto (Alta). F-02/P-COC-007 Anexo Técnico. Procedimiento para la planeación, formalización y baja interna de los proyectos F-01/P-COC-017 Identificación de Peligros Evaluación de Riesgos. F-02/P-COC-012 rev.8 Documento Aplicable P-COC-007 Procedimiento para Identificar, Evaluar y Gestionar los Aspectos Ambientales. P-COC-017 Procedimiento para la Identificación de Peligros, y Evaluación y Gestión de Riesgos de Seguridad y Salud en el Trabajo. 8.2.4 Seguimiento y F-01/P-COC-006 medición del Formato de Informes de avance P-COC-006 producto. trimestral (Consecutivo) Procedimiento para la elaboración de informes 8.5.2 Acciones Nota: En estos informes también se trimestrales. correctivas y documentan las acciones correctivas y preventivas del proyecto preventivas Orden de autorizada N/A facturación Resp.1 Clave del registro ó documento/Exclusión (si aplica) JP Clave del formato/No. Proyecto / año JP Clave del formato/No. Proyecto / año P-COC-018 7.1 Planificación de la realización del F-01/P-COC-018 Listado de Aspectos Ambientales producto 7.5.3 Identificación y trazabilidad ORDENES DE FACTURACIÓN EJECUCIÓN (SEGUIMIENTO) PLANIFICACIÓN Y FORMALIZACIÓN SECCIÓN GERENCIA: "Nombre de la Gerencia" Clave del formato/ Clave de la Gerencia/ año JP/ ASIMA Clave del formato/ Clave de la Gerencia/ año JP externa P-RF-006 Elaboración de facturas F-01/P-RF-153 P-RF-153 Factura interna de subcontratos Facturación interna internos subcontratos internos Proyectos con Cargo a la Aportación de CFE. Informe ejecutivo de avance del proyecto N/A Clave del formato/ Clave de la Gerencia/consecutivo/ año Clave asignada por el SII de JCAG Clave del formato/ Clave de la Gerencia/consecutivo/ año Clave asignada por la entidad que aporta los fondos para proyectos INFORMACIÓN RESERVADA. CONTENIDO DEL EXPEDIENTE DEL PROYECTO "No. y título del proyecto" Plazo de conservación en la Gerencia: 3 años a partir de la fecha de terminación del proyecto. Página 3 de 6 SUBSECCIÓN Aplica Sí No DISEÑO COMPRAS EJECUCIÓN (SEGUIMIENTO) MEMORANDA SECCIÓN GERENCIA: "Nombre de la Gerencia" F-02/P-COC-012 rev.8 Fecha: Req. MGI Descripción del documento Documento Aplicable N/A Memorándums internos, oficios, comunicaciones con el cliente y minutas. N/A Notificación por escrito con acuse 7.5.4 Propiedad del de recibido por el cliente cuando el cliente bien suministrado se dañe, deteriore o extravíe. F-01/P-COC-020 Registro de Entradas/Cambios al Diseño o documento del área 7.3 Diseño desarrollo 7.4 Compras P-COC-011 Resp.1 ------------JP Procedimiento para Controlar los Bienes Suministrados por el Cliente F-02/P-COC-020 Registro de control del diseño (Revisión) o P-COC-020 Procedimiento de Diseño documento del área y Desarrollo y F-02/P-COC-020 Registro de control del diseño (Verificación) o De ser necesario, documento del área especificar el documento F-02/P-COC-020 Registro de del área control del diseño (Validación) o documento del área F-03/P-COC-020 Configuración del Producto o documento del área I-RM-100 Copia de la orden de compra Instrucción para (Pedido) firmado por la o el Adquisiciones de Bienes comprador en formato pdf (Disponible para consulta en el Sistema de Información Institucional (Peoplesoft) Clave del registro ó documento/Exclusión (si aplica) Clave del formato/ Clave de la Gerencia/consecutivo/ año Si no aplica este requisito, dejar la siguiente Exclusión: Para realizar las actividades del proyecto no se requiere de bienes ni de información confidencial que deban ser proporcionados por el cliente. Clave del formato/ Clave de la Gerencia/consecutivo/ año Si no aplica este requisito, dejar la siguiente Exclusión: Se considera que los requisitos del producto especificados en la propuesta convenida con el cliente, no requieren de la elaboración de una especificación adicional ni del desarrollo de un modelo o prototipo. JP Clave del formato/ Clave de la Gerencia/consecutivo/ año Clave del formato/ Clave de la Gerencia/consecutivo/ año Departamento de Adquisiciones Clave del formato/ Clave de la Gerencia/consecutivo/ año Identificación asignada por el SII. Si no aplica este requisito, dejar la siguiente Exclusión: Ninguna actividad del proyecto requiere de la adquisición de otros bienes o información, ni de la contratación de servicios a terceros, distintos a los consumibles de cómputo, papelería e información que se proporcionan a INFORMACIÓN RESERVADA. CONTENIDO DEL EXPEDIENTE DEL PROYECTO "No. y título del proyecto" Plazo de conservación en la Gerencia: 3 años a partir de la fecha de terminación del proyecto. Página 4 de 6 SUBSECCIÓN Aplica Sí No PROCESOS ESPECIALES INSPECCIÓN CTRL. DE EQ. DE MED. Y PBA EJECUCIÓN (SEGUIMIENTO) COMPRAS SECCIÓN GERENCIA: "Nombre de la Gerencia" F-02/P-COC-012 rev.8 Req. MGI 7.4 Compras 7.5.2 Validación de las actividades de la producción y de la prestación del servicio Fecha: Descripción del documento F-01/P-RM-202 Solicitud de orden para mantenimiento y/o calibración de equipos que se utilizan en el proyecto Registros generados por documentos de las áreas para recepción y verificación de artículos y materiales F-01/P-AJ-002 Contrato de prestación de servicios profesionales F-05/P-AJ-002 Acta de Entrega-Recepción-Contrato de Egresos Documento Aplicable P-RM-202 Mantenimiento y/o calibración Solicitante de la de equipos propiedad del IIE adquisición Especificar el documento del Área P-AJ-002 Contratación de profesionales servicios Registro de validación de actividades de producción y prestación del servicio M-DE-001 donde los productos resultantes no Manual de Gestión puedan verificarse mediante actividades Integrado de seguimiento y medición F-01/P-COC-011 7.5.4 Propiedad del Formato para la verificación del bien cliente suministrado por el cliente P-COC-011 7.6 Control de los equipos de seguimiento, medición y prueba P-COC-003 Control, seguimiento y calibración de los equipos de medición y prueba Asegurarse de que el equipo cuenta con su certificado de calibración o del documento con los resultados de contrastación Resp.1 Procedimiento para el control de los bienes suministrados por el cliente Solicitante de la adquisición JP Clave del registro ó documento/Exclusión (si aplica) través de los servicios institucionales. ------------Clave del formato/ Clave de la Gerencia/consecutivo/ año Clave del formato/ Clave de la Gerencia/consecutivo/ año JP Si no aplica este requisito, dejar la siguiente Exclusión: Los productos resultantes de todas las actividades del proyecto pueden verificarse mediante actividades de seguimiento o medición, y por lo tanto, se considera que no existe la posibilidad de que las deficiencias se hagan aparentes después de que el producto esté siendo utilizado o se haya prestado el servicio. JP Clave del formato/ Clave de la Gerencia/consecutivo/ año Si no aplica este requisito, dejar la siguiente JP Exclusión: Para realizar el seguimiento y medición del producto y demostrar su conformidad con los requisitos, no se requiere de equipos o instrumentos de medición que deban ser calibrados. INFORMACIÓN RESERVADA. CONTENIDO DEL EXPEDIENTE DEL PROYECTO "No. y título del proyecto" Plazo de conservación en la Gerencia: 3 años a partir de la fecha de terminación del proyecto. Página 5 de 6 SUBSECCIÓN PRESERVACIÓN DEL PRODUCTO SECCIÓN GERENCIA: "Nombre de la Gerencia" Aplica Sí No Req. MGI Fecha: Documentos relacionados con el 7.5.5 Preservación Especificar el documento manejo, almacenaje y embarque de del producto del Área material y equipo ENTREGA DEL PRODUCTO CONTROL DE LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS NO CONFORMES INFORME TÉCNICO FINAL EVALUACIÓN POR EL CLIENTE REVISIÓN, CIERRE Y EVALUACIÓN VERIFICACIÓN (SEGUIMIENTO) F-01/P-COC-021 N/A Resp.1 Clave del registro ó documento/Exclusión (si aplica) JP ------------- P-COC-021 Liberación del producto y/o constancia Procedimiento para 8.4 Análisis de datos de aceptación del producto o su Liberación de Producto, (Conformidad del equivalente Entrega de Productos y Servicios de los Proyectos F-02/P-COC-021 producto) Acta de entrega-recepción-contratos de del IIE y Encuesta Rápida de Evaluación al Cliente ingresos, o documento equivalente 8.3.1 Control producto conforme Documento Aplicable Descripción del documento Clave del formato/No. Proyecto / año JP Clave del formato/No. Proyecto / año P-COC-009 de F-02/P-COC-009 Procedimiento para el no Formato para control de producto control de producto no no conforme conforme JP Clave del formato/No. Proyecto / año P-COC-007 Informe Técnico Final con acuse de Procedimiento para la planeación, formalización y recibo por la GIIT. JP IIE/Código de la Gerencia/No. Proyecto/I No. consecutivo/Tipo de informe/Tipo de distribución/A No. Consecutivo/V No. Consecutivo JP Clave del formato/No. Proyecto / año GCC Clave del formato/No. Proyecto / año baja interna de los proyectos P-COC-021 F-03/P-COC-021 Procedimiento para Liberación de Encuesta rápida al cliente sobre la Producto, Entrega de Productos y 8.2.1 Satisfacción satisfacción, creación de valor y Servicios de los Proyectos del IIE y Encuesta Rápida de Evaluación grado de innovación (Copia) del cliente al Cliente F-02/P-COC-012 rev.8 F-01/I-DE-003 Encuesta de Satisfacción del cliente I-DE-003 Envío y Recepción del INFORMACIÓN RESERVADA. CONTENIDO DEL EXPEDIENTE DEL PROYECTO "No. y título del proyecto" Plazo de conservación en la Gerencia: 3 años a partir de la fecha de terminación del proyecto. Página 6 de 6 SUBSECCIÓN SECCIÓN GERENCIA: "Nombre de la Gerencia" Aplica Sí No Req. MGI INFORME DE PROYECTO CONCLUIDO REGISTRO DE BAJA REVISIÓN, CIERRE Y EVALUACIÓN Documento Aplicable Resp.1 8. Medición, análisis F-01/P-COC-002 y mejora Informe de proyecto concluido N/A F-01/P-COC-007 Registro de proyecto (Baja) Clave del registro ó documento/Exclusión (si aplica) ------------- P-COC-002 Elaboración y autorización del informe de proyecto concluido JP Clave del formato/No. Proyecto / año P-COC-007 Procedimiento para la planeación, formalización y baja interna de los proyectos. JP Clave del formato/No. Proyecto / año ADICIONALES Descripción del documento Correo Electrónico de distribución Cuestionario de Evaluación de la Encuesta de Satisfacción del de Proyectos por parte del Cliente cliente Fecha: NOTACIONES CFE – Comisión Federal de Electricidad, ASIMA – Área de Seguridad Industrial y Medio Ambiente , GAJ – Gerencia de Asesoría Jurídica, GCC – Gerencia de Calidad y Competitividad, GCDN – Gerencia de Comercialización y Desarrollo de Negocios, GIIT – Gerencia de Inteligencia e Información Tecnológica, JCAG – Jefe(a) de Control Administrativo de la Gerencia, JP – Jefe(a) de Proyecto, MGI – Manual de Gestión Integrado, N/A – No Aplica, SII – Sistema de Información Institucional, SIGPROY- Sistema Institucional de Gestión de Proyectos, RA- Responsable de área. NOTA 1 – Responsable de generar el documento para su resguardo F-02/P-COC-012 rev.8