instructivo de captura y procesamiento de datos, con lectores

UNIDAD DE EDUCACION PRESECIAL
INSTRUCTIVO DE CAPTURA Y PROCESAMIENTO DE DATOS, CON LECTORES OPTICOS,
PARA EVALUACIONES CON OPCIONES MULTIPLES
1. INTRODUCCION
En la Unidad de Educación Presencial, se realiza el proceso automático de captura de
datos con lectores ópticos, de hojas de respuestas, previamente diseñadas, para el
procesamiento de: evaluaciones, encuestas, concursos de oposición, exámenes,
bases de datos documentales, procesos electorales, entre otros, en el menor tiempo
posible (lectura de 8000 hojas de respuesta por hora, 2 hojas por segundo
aproximadamente sin interrupción).
Para realizar este proceso se utilizan lectores ópticos, que convierten marcas de lápiz
o bolígrafo (no color rojo) registrados en papel, en información útil para aplicaciones
de la computadora, que mediante un software, permiten el procesamiento de altos
volúmenes de información, brindando soluciones en el procesamiento automatizado
de datos, que requieran de gran precisión y cortos tiempos de entrega de resultados.
El tipo de preguntas que se pueden plantear para una lectura y calificación directa
con lectores ópticos son:
TIPOS DE PREGUNTAS, QUE SE PUEDEN ESTRUCTURAR, PARA CALIFICAR CON LECTORES
OPTICOS
RESPUESTAS
OBSERVACION
PREGUNTAS
A
B
C D E
Se debe indicar en el cuestionario, que
Preguntas
si contesta Si, registrará la celda de la
abiertas o
Si
No
opción A, caso contrario B
cerradas
Preguntas
abiertas o
cerradas
Preguntas de
respuesta
múltiple (más de
una respuesta
correcta),
máximo 5
alternativas de
respuesta
Preguntas de
varias opciones
(una sola
respuesta
válida), máximo
VERDA
DERO
Se debe indicar en el cuestionario, que
si contesta verdadero, registrará la
celda de la opción A, caso contrario B
FALSO
Existen dos o más repuestas válidas, las
opciones A y D
X
X
Existe una sola respuesta válida, la
opción C
X
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5 alternativas de
repuesta
Notas:
-
-
Si en una evaluación se plantea los cinco tipos de preguntas, descritas
anteriormente, en la misma hoja, se deben plantearlas en grupos para que sean
leídas en el lector óptico, caso contrario se vuelve complejo la lectura y calificación
de las mismas.
Si se aplican evaluaciones con menos de 5 opciones, de la misma manera deben ser
agrupadas, para que sean del mismo tipo.
2. DEL PROCESO
Entrega y recepción de hojas de respuestas.- La entrega y recepción de hojas de
respuestas se realiza bajo los siguientes parámetros:
Entrega.- Las hojas de respuestas se entregarán, previo a un pedido realizado
por escrito, a la Unidad de Educación Presencial; estas serán codificadas de
acuerdo al tipo de evaluación, carrera, año, período y secuencia numérica; en
el momento de la entrega de las hojas, se firmará un acta de entrega
recepción.
Recepción.- La recepción de hojas de respuestas, se realizará en sobres
sellados, por separado con firma de responsabilidad, haciendo constar el
número de hojas que contiene (sobre de hojas llenas, sobre de hojas dañadas
y suspendidas y sobre con hojas de respuestas vacías sobrantes), en el
momento de la recepción se firmará un acta de entrega recepción.
Las hojas con las respuestas válidas se receptarán en sobre sellado con firma
de responsabilidad, en la fecha de la calificación, la apertura del sobre se
realizará en presencia del o los representantes, que acudirán para la
calificación correspondiente.
Lectura de hojas de respuestas.- La Lectura de las hojas de respuestas se lo realiza
con todos los protocolos de seguridad, fiabilidad, confidencialidad e integridad,
tomando en cuenta lo siguiente:
Procesamiento directo (pocas cantidades de hojas de respuesta, máximo
500).- En estos casos, la lectura se realiza en forma directa y la entrega de
resultados a la finalización de la misma, esto siempre y cuando haya existido
una coordinación de fecha y hora con anterioridad, para la configuración y
parametrización del lector.
Procesamiento Indirecto (gran cantidad de hojas de respuestas, más de
500).- Se realiza en el caso de tener que leer y calificar gran cantidad de
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evaluaciones, por lo que se ejecuta el protocolo de recepción de hojas de
respuestas y se fija una fecha y hora para la calificación correspondiente.
Calificación de evaluaciones.- La calificación de las evaluaciones, se realiza posterior
a la lectura de hojas de respuestas y se fija una fecha y hora, en la que acudirá el o los
representantes (observadores), con la hoja de respuestas válidas (en sobre sellado
con firma de responsabilidad), luego de la apertura del sobre será leída en ese
instante y de inmediato se realizará la calificación correspondiente (pocos segundos)
y por ende la generación de archivos digitales con los resultados; todo este proceso
tiene una duración máxima de 5 minutos.
3. HOJAS DE RESPUESTAS
La hoja de respuestas actual está compuesta de cinco partes:
 Origen de la Información.- Esta información se la llena en dos campos, el
primero es el origen que puede ser: Extensión, Departamento, Carrera,
Unidad u otro y el segundo es el tipo de evaluación que se aplicó, estos
campos se encuentran en la parte superior de la hoja.
 Código de barras.- Es un código de seguridad, que varía de acuerdo al tipo
de evaluación, extensión, carrera, período y año.
 Llenado de la cédula.- El dato de la cédula debe ser llenado en forma
horizontal con los 10 dígitos de la misma y en forma vertical debajo de
cada dígito, pintando el recuadro que le corresponde a cada dígito de la
cédula, por columna, como se indica en el ejemplo que se encuentra, al
costado izquierdo del recuadro del llenado de la misma.
 Pasaporte para extranjeros.- Debe ser llenado en forma horizontal,
ingresando los dígitos o letras del pasaporte respectivo.
 Firmas y fecha.- Se debe registrar las firmas del evaluado y del aplicador o
docente, además de la fecha en la que se realizó la evaluación.
 Respuestas.- La hoja de respuestas cuenta con más de 150 preguntas con
cinco opciones (A, B, C, D, E) de selección múltiple, de las cuales una es la
correcta.
 Código de control.- Este código permite realizar un control de las hojas de
respuestas entregadas y recibidas, con la finalidad de que no de un mal
uso de las mismas.
4. DEL SOFTWARE
El software de los lectores ópticos, permite configurar parámetros de control y
validación de los datos registrados en las hojas de respuestas, bajo los siguientes
parámetros:
 Validación y control de datos generales (encabezados) requeridos en la hoja
de respuestas, Ejemplo: cédula
 Parámetros de control (errores de lectura, más de una respuesta, posición de
hoja, atascamiento, verificar dato leído mediante la búsqueda en línea en una
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base de datos, dato totalmente marcado, dato no repetido, identificadores,
entre otros).
 Blindaje de respuestas (no permite modificaciones)
 Puntuaciones (total, puntos por acierto, restar por fallo, restar por doble
marca, restar por respuestas en blanco, entre otros), la disminución de puntos
es opcional.
 Auditoria.- Registro de errores y validaciones de un lote de lectura.
5. DE LA SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD
En este tipo de procesos, la seguridad y confidencialidad son muy importantes, por lo
que se debe tomar en cuenta lo siguiente:
 Las hojas de respuestas llenas, producto del resultado de las evaluaciones
deben ser entregadas en sobre sellado y con firma de responsabilidad en el
exterior del mismo, haciendo constar el número de hojas que contiene.
 La o las hojas con respuestas válidas, deben ser entregadas en sobre sellado
con firma de responsabilidad, el mismo que será abierto, el día que se
realizará la calificación en presencia del o los representantes asignados para
esta actividad.
6. RECOMENDACIONES
Se debe tomar en cuenta las siguientes recomendaciones, a fin de que la captura y
procesamiento de datos sea óptima y en el menor tiempo posible.
 Use lápiz para llenar las respuestas, porque permitirá borrar con facilidad en el
caso de equivocación, si se puede utilizar esferográfico (no color rojo).
 Llene la burbuja o recuadro en forma completa, no parcialmente.
 Puede utilizar esferográfico para llenar los datos como: origen de la información,
tipo de evaluación, llenado de la cédula, pasaporte para extranjeros, firmas y
fechas.
 En el caso de equivocación en una respuesta, bórrele bien y seleccione otra, por
cuanto si no lo hace, el lector puede asumir como que seleccionó dos respuestas
y lo invalida la pregunta.
 No use tinta correctora para borrar datos erróneos.
 No registre datos, líneas, dibujos o caracteres adicionales a los solicitados en la
hoja de respuestas, especialmente en: la zona del código de barras, zona del
margen derecho e inferior de la misma, donde se encuentran dibujados los
clocks de identificación electrónica de la hoja (recuadros de color negro), caso
contrario toda la hoja será invalidada.
 No doble, no arrugue, no engrape la hoja.
Octavio P. Miniguano M.
Analista Académico U.E.P., Vicerrectorado de Docencia
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