Plan de Comunicación VA – Cliente Para

Plan de Comunicación VA – Cliente
Para mantener una buena relación con su VA es imprescindible un buen plan de comunicación.
En realidad, la buena comunicación es un requisito indispensable en cualquier relación
exitosa. Aún más en este caso, ya que la relación es virtual, por lo tanto ambos lados deben
pensar cuál es la mejor manera de comunicarse para que todo funcione sobre ruedas.
Muy a menudo se descuida el área de comunicación. Tanto el cliente como la VA están tan
ansiosos por embarcarse en tantos proyectos, que no se llega a discutir y aclarar puntos claves
que harían al buen funcionamiento de la relación.
Siguiendo las consideraciones y sugerencias detalladas a continuación, puede crear un plan de
comunicación que funcione para ambos lados:
 Discutan horas de trabajo
¿Cuáles son sus horas habituales de trabajo? ¿Cuándo es el mejor momento para contactarlo?
Todos tenemos compromisos y vidas muy ocupadas, así que asegúrese de aclarar cuáles son
las horas de trabajo de cada uno para poder establecer expectativas razonables en sus
comunicaciones.
 Hablen sobre los métodos preferidos de comunicación
¿Es una persona más propensa al teléfono que al email? Decidan juntos cómo se comunicarán
y hagan un plan para hacerlo. Recomendamos que se hablen en vivo por lo menos una vez al
mes y luego usar el email para manejar el resto de las comunicaciones relacionadas a los
proyectos / trabajos.
 Establezcan objetivos mensuales
Asegúrense de hablar en vivo por lo menos una vez por mes para establecer sus objetivos /
proyectos para el mes.
Recomendamos tener cada mes “los 3 principales proyectos” para trabajar, naturalmente que
pueden tener más, pero establecer los 3 principales proyectos con fechas de entrega es una
muy buena manera de aclarar qué es lo que quiere tener listo ese mes.
 Tocar base semanalmente
Esto se puede hacer vía teléfono o email. Simplemente tocar base sobre el estado de los
proyectos del mes, mantiene a todos informados correctamente.
Aunque no se haya trabajado en un proyecto esa semana, simplemente avisar que se está en
“espera” o algo parecido, para que se sepa que se está al tanto, que no se ha olvidado o
archivado.
 Tocar sólo un tema en cada email
Tratar de abarcar varios temas en un email significa tener que leer mucho y usualmente
genera mucha confusión.
Manteniendo un tema por email permite una respuesta más fácil, además de que se facilita
archivar los emails en el inbox de acuerdo al proyecto / trabajo.
 Sea claro con los pedidos y fechas de entrega
Comprender todos los detalles es clave para que el proyecto se haga correctamente y a
tiempo.
Por lo tanto recomendamos compartir cuánto más pueda con su VA cuando haga un pedido –
sea claro con sus expectativas del resultado requerido, para cuándo lo necesita, si existe un
presupuesto y cuándo quiere ser consultado o avisado del estado del trabajo.
La mayoría de los problemas de comunicación yace en la falta de expectativas claras, es mejor
comunicar de más, especialmente al principio de su relación con la VA.
Nota: Esto no significa decirle cómo hacerlo, es la responsabilidad de la VA saber la tecnología.
Fue contratada por su experiencia en implementación, así que no se preocupe que no tiene
que involucrarse en cómo se hacen las cosas (sólo en caso de que deba compartir algún
entrenamiento especial de sus sistemas).
 Considere tener una lista maestra de proyectos
Algunas personas pueden encontrar útil hacer una lista identificando los trabajos relacionados
a un gran proyecto y quién está a cargo de qué. Esto puede incluir fechas de entrega /
compromisos, etc.
Esto mantiene la relación VA / cliente en el mismo sendero. La lista puede ser actualizada cada
tanto y también puede servir como recordatorio.
 Sea realista sobre las expectativas de entrega
Su VA seguramente tiene otros clientes y compromisos. Cuando haga su pedido sea realista en
sus expectativas de fecha de entrega.
Comunicándose regularmente, es más fácil planear con anticipación, pero esos proyectos
“urgentes” siempre pueden aparecer. Recuerde que un trabajo a las apuradas puede a menudo
tener errores.
 Pida actualizaciones de horas usadas
Hable con su VA cada cuánto quiere actualizaciones sobre las horas utilizadas, sea
semanalmente, 2 veces por mes o mensualmente. Para no sorprenderse por la cantidad de
horas usadas en un mes, sugerimos recibir un informe semanalmente.
CHECKLIST: Cómo Comunicarse con su Asistente Virtual (o su cliente)
Use este checklist para anotar los detalles de cada pieza de su Plan de Comunicación
* Horas habituales de trabajo

VA
______________________

Cliente
______________________
* Mejor hora para comunicarse:

VA
______________________

Cliente
______________________
* Método Preferido de Comunicación
VA
email
tel.
Skype
Otro
Cliente
email
tel.
Skype
Otro
* Cada cuánto se comunicarán por teléfono o por Skype
c/semana

2v/semana
c/mes
c/2 meses
Cuando vayan a hablar por tel. o por Skype, la VA preparará un resumen que incluya
detalles de :
Proyectos actuales
Prioridades
Objetivos actuales
Proyectos
Prioridades prox/semana
Objetivos
* Cuando se pide trabajo / proyecto se incluirá la siguiente información:
Máximos detalles
Fecha de entrega
Expectativas
Otros en el proyecto
Objetivo final
Inf. adicional
* VA debe dar resumen de horas y trabajos completados:
Semanalmente
2 veces por mes
Mensualmente