LAS FALLAS DE LOS SISTEMAS DE CONTROL EMPRESARIAL La

LAS FALLAS DE LOS SISTEMAS DE CONTROL EMPRESARIAL
manuelponce@partnerconsulting.com.pe
La función de control es una de las responsabilidades claves de un Gerente. Es la
función que da significado y profundidad a las demás funciones. La importancia del
control consiste en lograr los resultados en las áreas clave de obligación. Aunque es
el personal el que debe realizar el trabajo, corresponde al Gerente la responsabilidad
de los resultados. Debe desarrollar y utilizar el sistema de control para asegurar el
nivel deseado de logros; dicho sistema le permitirá saber en todo momento y sin
contratiempos si el trabajo es adecuado.
La finalidad del control es asegurar que los hechos concuerden con los planes.
“El control implica la localización de las fallas de operación, así como la decisión
del momento propicio para tomar necesarias medidas correctivas en el logro de
buenos resultados”
Tal vez se aclare mejor la importancia de esta función mencionando algunas de las
fallas comunes del sistema de control en que se pone énfasis en hechos que ya
sucedieron y que por tanto se sitúan después del momento crítico.
Si esta situación perdura el control no funciona. Por ejemplo, no sirve de mucho
descubrir que al final del año la empresa o el departamento se excedieron en el
presupuesto. Como una función del control, los gastos se deben comparar con el
presupuesto, periódicamente, para asegurar que el resultado final sea satisfactorio.
De igual manera, descubrir un gran defecto de calidad después de haber gastado
cientos o miles de pesos en la producción equivale a cerrar la puerta después de que
el caballo se ha escapado del corral. Un buen sistema de control de calidad
localizará el problema cuando empieza a ocurrir, de tal forma que se pueda tomar
alguna medida correctiva.
La primera falla común refleja un error en la estructuración del sistema de control.
La segunda falla consiste en que un sistema de control puede centrarse en el error,
en vez de centrarse en su causa y corrección. O sea que en la administración de un
sistema se puede poner demasiado énfasis en tratar de averiguar quien en particular
cometió el error, en vez de identificar el problema y tomar una medida constructiva
que lo solucione. Esta falla del sistema de control es potencialmente la más grave
cuando ocurre en combinación con aquellos problemas que han sido identificados
después de los hechos.
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Otro aspecto de un sistema de control como el que se ha mencionado es que tiende
a originar reacciones defensivas y adversas por parte de aquellos que fueron
afectados negativamente.
La tercera falla que limita la eficacia del funcionamiento del sistema de control es
que puede estar demasiado implicado y no ser suficientemente específico.
Muchos sistemas de control se diseñan para ser administrados por los
departamentos de personal. A ciertas unidades de la empresa se les asigna la tarea
de ser monitores de los diversos aspectos de la operación y el funcionamiento de
otras unidades. Esto ocasiona fricciones, que en caso de subsistir poner en peligro al
sistema de control mismo, en vez de que éste sea un medio para el logro de un fin.
Los departamentos sometidos a este control consideran inadecuado el sistema y
esto da la pauta para que haya conflictos y reacciones defensivas de parte de todos
los que están implicados.
En una situación como esta, la finalidad del control se ve oscurecida.
La cuarta falla de los sistemas de control es que pueden no estar basados en
factores clave que afectan los resultados. Es infinita la lista de los factores que están
sometidos a control en cualquier operación. Si se intenta controlar todo, el
administrador pronto estará abrumado con detalles e informes y no tendrá tiempo de
administrar. Siempre hay ciertos factores clave que, si se controlan adecuadamente,
lograrán un alto grado de certeza en los resultados.
Por tanto, un buen sistema de control se enfocará sólo a estas áreas clave.
En resumen, la finalidad absoluta de la función de control es ayudar a que la
empresa y el Gerente logren los resultados deseados. Es muy importante tomar esto
como guía al diseñar los sistemas de control. También es conveniente la revisión
periódica de estos sistemas para asegurarse de que están funcionando en forma
adecuada.
* Ingeniero Industrial, MBA en Administración y Finanzas, Universidad del Pacifico; Master en Dirección
Estratégica de Finanzas, Escuela de Negocios EOI España, Especialización Gerencial en Dirección Estratégica
de Finanzas, Escuela de Post Grado de la UPC, Programa de Alta Dirección Comercial, Universidad de Piura.
Experiencia en cargos ejecutivos. Especialista en Sistemas de Gestión Financiera, Planeamiento Estratégico y
BSC, Mejoramiento de Procesos, Programas de Generación de Efectivo, Reducción de costos, Costeo Basado
en Actividades, Gestión de Créditos y Cobranzas, Desarrollo de Habilidades Directivas.
Actualmente es Gerente General de DGS PERU, filial americana. Director Financiero de Partner Consulting SAC,
y Profesor en las Escuelas de Postgrado de la Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas UPC, y Pontificia
Universidad Católica del Perú PUCP.
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