Por la cual…… - Ministerio del Interior

Ministerio del Interior
República de Colombia
INFORME DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO
Periodo evaluado: Julio 12 a noviembre 12 de 2011:
En concordancia con la Ley 1474 del 12 de julio de 2011, “Por la cual se dictan normas
orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos
de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública” y según el artículo 9º que
establece la presentación cuatrimestral del informe de gestión de Control Interno.
SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO:
1. El Ministerio cuenta con Plan Estratégico” con sus respectivos objetivos
Misionales y de Apoyo; adoptados mediante Resolución 1250 del mes de junio
2011 el cual se encuentra monitoreado mensualmente y comunicado a la Alta
Dirección.
2. Teniendo en cuenta el Decreto 2983 de 2011 “Por el cual se modifican los
objetivos, la estructura orgánica y funciones del Ministerio del Interior y se integra
el Sector Administrativo del Interior y el Decreto 2897 “Por el cual se determinan
los objetivos, la estructura orgánica, las funciones del Ministerio de Justicia y del
Derecho y se integra el Sector Administrativo de Justicia y del Derecho”; se dio
inicio a los empalmes respectivos, clasificación y división de temas de
competencia de cada uno de los Ministerios.
3. El Ministerio del Interior esta ajustando los procesos estratégicos de acuerdo al
Decreto 2983 de 2011.
4. La Oficina de Control Interno ha establecido alertas en referencia al ajuste al
Sistema Integrado de Gestión Institucional- SIGI teniendo en cuenta el Decreto
en mención.
5. Se realizo auditoria al manejo de valoración del riesgo (Mapa de Riesgos)
estableciendo recomendaciones en el tema.
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Puntos a tener en cuenta:
1. Realizar los empalmes respectivos en referencia al proceso de escisión que tuvo
los Ministerior y a los Decretos enunciados.
2. Ajustar la Planeación Estratégica y los Planes de Acción de acuerdo a los
establecido en el Decreto 2983 de 2011 y establecer su respectiva trazabilidad
3. Tener en cuenta las observaciones que se han establecido en referencia al
ajuste del Sistema Integrado de Gestión Institucional.
4. Establecer mecanismo de enlace entre la estructura de la Planeación Estratégica
y la ejecución de los procesos.
SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACION Y CONTROL:
1. Auditorias Independientes:
Teniendo en cuenta el proceso de escisión se elaboro informe de gestión en donde se
realizaron las siguientes auditorias:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Seguimiento a la Función de Advertencia FONSECON 2009
Dirección de Derechos Humanos.
Fondo para la Participación y el Fortalecimiento de la Democracia.
Auditoria de asuntos Indígenas.
Auditoria de seguimiento al Plan de Acción de la Dirección de Democracia y
Participación Ciudadana "Componente institucionalización de la revista científica
Centro de estudios Políticos " hallazgo No. 5 Plan de mejoramiento de la
Contraloría General de la República
Auditoria a la Gestión presupuestal de los recursos asignados durante la vigencia
2011, a la Dirección de Acceso a la Justicia.
Evaluar la ejecución de los recursos asignados y el cumplimiento de objetivos
relacionados con el Auto 008/09 de la Dirección de Justicia Transicional
Evaluar la ejecución de los recursos asignados y el cumplimiento de objetivos
estableciendo el estado actual de los contratos de Fiducia Nos: Nos: 118/08
y 96/10 de la DIRECCION DE ASUNTOS INDIGENAS, MINORIAS Y ROM,
desde el punto de vista Financiero, Jurídico y Administrativo.
Evaluar la Gestión Presupuestal de los Recursos asignados durante la Vigencia
2011 a la Dirección de Gobernabilidad Territorial.
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1.1 Puntos a tener en cuenta para la mejora:
1. Establecer puntos de control en cuanto al seguimiento a la ejecución y
liquidación de los contratos que garantice el cumplimiento y liquidación en los
tiempos establecidos por Ley.
2. Debilidad en el cumplimiento en la ejecución de los Planes de Acción
Gubernamental que se establecieron por parte de algunas áreas auditadas.
3. Debilidad en el seguimiento a contratos por parte de los supervisores.
4. Debilidad en la formulación y/o ejecución de los Planes de mejoramiento
vigentes.
5. Fortalecer mecanismos de seguimiento y control frente a la gestión de los
Derechos de Petición.
6. Incumplimiento a los procedimientos implementados mediante el SIGI.
7. Incumplimiento del proceso de gestión documental.
2. Auditorias Internas de Calidad:
De acuerdo al Programa de Auditorias de Calidad aprobado el pasado 31 de mayo de
2011 se realizaron auditorias internas de calidad a los siguientes procesos, los cuales
se registra el número de veces que se evidencio incumplimiento de requisitos de la
Norma NTCGP1000-2009:
Proceso Auditado
Gestión de Recursos
Tecnológicos
Gestión
Financiera
y
Contable
Contratación Pública
Sub- total
TOTAL
Numeral de de Norma NTCGP1000-2009
Num. 4
Num. 5
Num.6
Num.7
Num. 8
Numero de veces que se evidencio
incumplimiento de requisitos de norma
2
1
1
3
2
4
1
2
1
14
2
2
2
5
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2.1 Puntos a tener en cuenta para la mejora:
1.
2.
3.
4.
Fortalecer los mecanismos de medición de satisfacción del cliente.
Establecer mecanismos de control y registro en el manejo documental (Archivo).
Cumplir con los procedimiento de Control de Documentos ( Archivo documental)
Actualizar e implementar procesos y/o procedimientos en materia Contractual.
Nota: De acuerdo al Programa de Auditorias Internas de Calidad vigencia 2011 se
realizaran las demás auditorias en el segundo semestre de 2011.
2.2 Auditoria Externa de Calidad:
Como parte del seguimiento al Sistema de Gestión de la Calidad de la entidad para
mantener la certificación del mismo, El Instituto Colombiano de Normas Técnicas de la
Calidad- ICONTEC, realizo el 6 y 7 de diciembre de 2010 la auditoria externa de
calidad, la cual arrojo los siguientes resultados:
 Se redujo el numero de no conformidades (NC) en un 75% por cuanto la
Auditoria Externa de Calidad en la vigencia 2009 estableció 16 NC y en la
vigencia 2010 solamente 4 NC.( De las cuales 3 corresponden al Ministerio del
Interior)
Se evalúo el Plan de Mejoramiento conformado por 9 acciones de mejora cuyo avance
es del 75%.
2.3. Auditoria a los Planes de Mejoramiento suscritos con la Contraloría General
de la República:
2.3.1 Ministerio del Interior:
Teniendo en cuenta el Decreto 2893 y 2897 del 11 de agosto de 2011 y de acuerdo a la
inquietud que el Ministerio del Interior presento a la Contraloría General de la República
en referencia a la presentación del Plan de mejoramiento con corte a 30 de septiembre
de 2011; este emitió concepto con oficio No.2011EE77619 del 6 de octubre de 2011
así:
“Con respecto a la presentación de avance del Plan de Mejoramiento del
escindido Ministerio del Interior y de Justicia, la debe realizar cada Representante
Legal correspondiente a los dos nuevos ministerios conformados como resultado
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de la escisión del Ministerio del Interior y de Justicia, en las acciones y en los
aspectos y temas que le corresponden de acuerdo con las funciones asignadas,
a cada Ministerio.
Por lo anterior se dividió el plan de mejoramiento y se firmo acta entre las Oficina de
Control Interno del Ministerio de Justicia y del Derecho y el Ministerio del Interior en
donde se detalla la división del Plan en Mención; quedado 122 hallazgos, de los cuales
73 corresponden a temas del Ministerio del Interior y 49 corresponden a temas
comunes de los dos Ministerio (Temas de apoyo a la Gestión).
El Estado de Avance del Plan es:
Cumplimiento del Plan de Mejoramiento:
Avance Plan de Mejoramiento:
100%
39%
2.3.2 Fondo para la Participación y el Fortalecimiento de la Democracia
El plan de mejoramiento del Fondo suscrito con la Contraloría General de la República
no requirió aplicar el concepto emitido por este Ente de Control, dicho plan cuenta
solamente con 15 hallazgos.
El Estado de Avance del Plan es:
Cumplimiento del plan de Mejoramiento:
Avance Plan de Mejoramiento:
71%
34%
2.3.3 Auditorias Independientes:
El Plan de mejoramiento Institucional esta conformado por:
1. Plan de Mejoramiento de Auditorias Internas de Calidad: Producto de las
Auditorias Internas de Calidad que se realizaron en los años 2009 y 2010.
2. Plan de Mejoramiento de Auditoras Externas de Calidad: Producto de la Auditoria
que realizo ICONTEC para la certificación (Realizado en el mes de diciembre del
año 2010).
3. Plan de mejoramiento de Auditorias Independientes: Producto de las Auditorias
que ha realizado la Oficina de Control Interno a las áreas.
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El Plan esta conformado por 210 hallazgos de los cuales se observo un avance del
64%.
Se establecieron observaciones de los Planes de mejoramiento en cuanto a la
implementación de mecanismos de control de monitoreo y seguimiento a cada una de
las acciones de mejora con el fin de ser cumplidas en calidad, pertinencia y
oportunidad.
CONCEPTO GENERAL DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO:
Con las revisiones de la gestión de sistema a través de auditorías Interna, se rescata
los elementos que contribuyen con la medición para un eficiente y efectivo sistema tales
como: adecuados controles, existencia de procedimientos, aplicación de las normas,
identificación de riesgos, ejecución de los procesos, implementación del Sistema de
Gestión de Calidad, que se involucran en la construcción de estrategias y el buen
direccionamiento, los cuales se han traducido una mejora continua del Sistema
concluyendo que el Sistema de Control Interno del Ministerio del Interior se desempeña
en un buen nivel de cumplimiento dentro del marco normativo y bajo sistemas integrales
de ordenamiento en la ejecución de los procesos.
Claudia Patricia Díaz C
Jefe (E) de la Oficina de Control Interno
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