CIRCULAR OTH Bogotá, 8 de septiembre de 2016 PARA

CAR
08/09/2016 16:03
Al Contestar cite este No.: 20164100195
Origen: Oficina de Talento Humano
Destino:Funcionarios CAR
Anexos:
Fol: 3
CIRCULAR OTH
Bogotá, 8 de septiembre de 2016
PARA:
FUNCIONARIOS CAR
ASUNTO: Directrices detalladas uso y legalización licencia por luto.
Con el fin de dar mayor claridad sobre los trámites de uso y legalización de la licencia por
luto, consagrada en la Ley 1635 de 2013, nos permitimos dar a continuación directrices
al respecto, para que sean observadas por todo el personal.
1. Inicio del uso de la licencia por luto. La Ley 1635 de 2013 establece que la licencia
es un derecho del servidor público que la misma Ley concede de manera automática,
una vez ocurre el fallecimiento de su cónyuge, compañero o compañera permanente o
de un familiar hasta el grado segundo de consanguinidad, primero de afinidad y segundo
civil.
Por lo tanto, una vez se presente este hecho, el funcionario, sin necesidad de
autorización previa, debe hacer uso de la licencia, es decir a partir del día hábil siguiente.
Para ello, el respectivo servidor informará a su Jefe Inmediato dicha novedad vía correo
electrónico, con copia a la Oficina de Gestión del Talento Humano, a la dirección
electrónica lbarreran@car.gov.co. Cuando el servidor se encuentre en vacaciones deberá igualmente informar el
acontecimiento en los mismos términos, con el fin de suspender el periodo de
vacaciones y establecer una nueva fecha de reintegro al servicio, con ocasión de la
correspondiente licencia por luto.
Sobre este tema es importante recalcar que bajo ninguna circunstancia el servidor puede
escoger la fecha a partir de la cual inicia el uso de la licencia por luto.
2. Cobertura de la licencia por luto. En consonancia con la citada Ley y lo estipulado
en el Código Civil, el derecho a la licencia por luto sólo procede por la muerte del
cónyuge, compañero o compañera permanente o de un familiar hasta el grado segundo
de consanguinidad (padres, hermanos, abuelos, hijos y nietos), primero de afinidad
(suegros, yernos y nueras) y segundo civil (hijos adoptivos y padres adoptantes).
En caso de muerte de otros familiares o personas allegadas, el servidor podrá tramitar un
permiso remunerado, de conformidad con lo estipulado en el artículo 2.2.5.10.16 del
decreto 1083 de 2015 y las disposiciones internas sobre la materia.
GDO-PR-03-FR-19 VERSIÓN 2 24-06-2016
Pág. 1 de 3 Rad: 20164100195
3. Duración de la licencia por luto. La licencia por luto, de conformidad con lo
estipulado en la Ley 1635 de 2013, tiene una duración de cinco (5) días hábiles,
correspondientes a los días inmediatamente siguientes al fallecimiento del cónyuge,
compañero o compañera permanente o del familiar.
4. Trámite legalización de la licencia por luto. El funcionario que haya hecho uso de
la licencia por luto deberá presentar a la Oficina de Gestión del Talento Humano,
mediante comunicación escrita y dentro de los 30 días hábiles siguientes a la ocurrencia
de la muerte del cónyuge, compañero(a) o familiar, la correspondiente documentación,
especificando los días durante los cuales hizo uso de la licencia.
En este sentido es oportuno indicar que en caso que el servidor haya hecho uso parcial
de la licencia, es decir por un lapso de tiempo inferior a cinco (5) días hábiles, la
legalización deberá realizarse en los mismos términos.
5. Documentación para la legalización de la licencia por luto. 5.1 Por muerte del cónyuge.
-Copia del Certificado de Defunción expedido por la autoridad competente.
-Copia del Certificado de Matrimonio Civil o Religioso.
5.2 Por muerte del compañero o compañera permanente.
-Copia del Certificado de Defunción expedido por la autoridad competente.
-Declaración que haga el servidor público ante la autoridad, la cual se entenderá hecha bajo la gravedad
del juramento, donde se manifieste la convivencia que tenía con el fallecido, según la normatividad vigente.
5.3 Por muerte del Padre o Madre.
-Copia del Certificado de Defunción expedido por la autoridad competente.
-Copia del Registro Civil del servidor, en donde se constate la relación vinculante con el fallecido.
5.4 Por muerte de Hijos.
-Copia del Certificado de Defunción expedido por la autoridad competente.
-Copia del Registro Civil del difunto, en donde se constate la relación vinculante con el servidor.
5.5 Por muerte de Hermanos.
-Copia del Certificado de Defunción expedido por la autoridad competente.
-Copia del Registro Civil del servidor, en donde se constate su relación con la madre y/o padre del
fallecido.
-Copia del Registro Civil del fallecido, en donde se constate la relación con la madre y/o padre del fallecido.
5.6 Por muerte de Abuelos maternos.
-Copia del Certificado de Defunción expedido por la autoridad competente.
-Copia del Registro Civil del servidor, en donde se constate la relación con la madre.
-Copia del Registro Civil o partida de bautismo de la madre, en donde se constate la relación vinculante
con el fallecido.
5.7 Por muerte de Abuelos paternos.
-Copia del Certificado de Defunción expedido por la autoridad competente.
-Copia del Registro Civil del servidor, en donde se constate la relación con el padre.
-Copia del Registro Civil o partida de bautismo del padre, en donde se constate la relación vinculante con
el fallecido.
GDO-PR-03-FR-19 VERSIÓN 2 24-06-2016
Pág. 2 de 3 Rad: 20164100195
5.8 Por muerte de Nietos.
-Copia del Certificado de Defunción expedido por la autoridad competente.
-Copia del Registro Civil del hijo o hija del servidor, en donde se constate la relación vinculante con el
funcionario.
-Copia del Registro Civil del fallecido, en donde se constate la relación con el hijo o hija del servidor.
5.9 Por muerte de suegros.
-Copia del Certificado de Defunción expedido por la autoridad competente.
-Copia del Certificado de Matrimonio Civil o Religioso o Declaración que haga el servidor público ante la
autoridad, la cual se entenderá hecha bajo la gravedad del juramento, donde se manifieste la convivencia,
según la normatividad vigente.
-Copia del Registro Civil del cónyuge, compañero o compañera permanente del servidor, en donde se
constate su relación con el fallecido.
5.10 Por muerte de Yernos o Nueras.
-Copia del Certificado de Defunción expedido por la autoridad competente.
-Copia del Registro Civil del hijo o hija del servidor, en donde se constate la relación vinculante con el
funcionario.
-Copia del Certificado de Matrimonio Civil o Religioso o Declaración que haga el hijo o hija del servidor
público ante la autoridad, la cual se entenderá hecha bajo la gravedad del juramento, donde se manifieste
la convivencia que tenía con el fallecido, según la normatividad vigente.
5.11 Por muerte de hijos adoptivos y padres adoptantes.
-Copia del Certificado de Defunción expedido por la autoridad competente.
-Copia del Registro Civil donde conste el parentesco con el adoptado.
Finalmente se les recuerda que cuando los servidores no justifiquen su ausencia laboral
en los términos ya señalados, la Oficina de Gestión del Talento Humano procederá a
efectuar los respectivos descuentos de nómina, de conformidad con lo fijado en el
Decreto No. 1737 de 2009, y comunicará la situación a la Oficina de Control interno
Disciplinario, para lo de su competencia.
Atentamente,
OLGA LILIANA RAMÍREZ MANCERA
Jefe Oficina de Talento Humano
Elaboró: Jorge Enrique Bedoya Velez / OTH
GDO-PR-03-FR-19 VERSIÓN 2 24-06-2016
Pág. 3 de 3 Rad: 20164100195