facilitando discusiones
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FACILITANDO DISCUSIONES FACILITANDO DISCUSIONES Traducción: David Vázquez Cárdenas Distrito 34 Agrega Valor 2012-2013 P.O. Box 9052 •Mission Viejo, CA 92690 • USA Teléfono: 949-858-8255 • Fax: 949-858-1207 www.toastmasters.org/members © 2011 Toastmasters International. Todos los derechos reservados. Toastmasters International, su logo, así como sus marcas y derechos de autor, son propiedad de Toastmasters International y pueden ser utilizadas solo con su autorización. Rev. 5/2011 Articulo 270-A DONDE SE HACEN LOS LÍDERES CÓMO USAR ESTA SERIE Cada uno de los manuales avanzados en esta serie asume que ya conoces los aspectos básicos de la organización de un discurso, voz, gestos, etc., mas no por ello tus habilidades están por completo desarrolladas. Consulta el manual de Comunicación Competente si necesitas repasar algunos de los principios de la oratoria. Estos manuales avanzados están diseñados alrededor de cuatro principios: • Los proyectos aumentan en dificultad dentro de cada manual, empezando con un bosquejo del tema y de ahí volviéndose más especializados a medida que progresas. • Cada tema incorpora lo que has aprendido en los anteriores, y se asume que usarás esas técnicas independientemente de que se las refiera específicamente en esa sección. • Los proyectos proveen más información de la que necesitas para completar cada proyecto particular. Esto te dará ideas para futuros discursos. • Es la preparación y la presentación del discurso la que te hacen aprender, no el acto de leer el proyecto en el manual. ASEGÚRATE DE: • • • • • • • • Leer cada proyecto al menos dos veces para entenderlo por completo Tomar notas al margen mientras lees Subrayar ideas clave Repetir proyectos conforme sea necesario hasta que estés satisfecho con tu dominio de un tema. Solicitar una discusión o panel de evaluación cuando lo desees, especialmente si varios de tus compañeros de club han completado ya el manual de comunicación competente. Acreditar hasta 2 discursos de manual impartidos fuera de un club Toastmasters si: 1) Tu vicepresidente educativo está de acuerdo de antemano 2) Un evaluador Toastmaster está presente, completa la evaluación escrita del proyecto, y da une evaluación verbal 3) Cumples con todos los objetivos del proyecto Hacer que tu vicepresidente educativo firme el Registro de Proyectos Completados en este manual después de que completes cada proyecto. Mandar tu solicitud de los reconocimientos Comunicador Avanzado Bronce, Comunicador Avanzado Plata y Comunicador Avanzado Oro cuando hayas completado los manuales apropiados y cumplido con los otros requisitos listados en la parte trasera de este manual. FACILITANDO DISCUSIONES 3 INTRODUCCIÓN Muchos de los proyectos en la serie de comunicación Avanzada de Toastmasters Internacional requieren que usted se levante y dé su discurso. Las presentaciones de éste manual que llevará a cabo son diferentes. No son sólo discursos. En estos proyectos usted dirige a personas en debates. Las personas se encuentran cada día discutiendo sobre asuntos y problemas de todo tipo. Los debates tienen lugar en simposios y conferencias profesionales, en programas de entrevistas, en los negocios y en la comunidad. Tal vez la cámara local de comercio es la anfitriona de un foro en el futuro económico de su ciudad, con un panel de empresarios locales y oficiales del gobierno exponiendo sus puntos de vista. En el consejo escolar se reúnen para discutir los recortes presupuestarios. Tal vez el comité de planeación de su iglesia se reunirá para considerar si sería conveniente llevar a cabo remodelaciones o una reubicación. Tales reuniones requieren un líder – alguien que los organice, comunique los asuntos o problemas que son considerados y mantenga el debate enfocado sobre éstos asuntos y problemas. En algunas situaciones, el líder o facilitador de la reunión simplemente ve que los asuntos o problemas son discutidos. En otras ocasiones, el líder o facilitador se asegura que el grupo tome una decisión. Los miembros de la mesa de debate especialmente sus líderes requieren de habilidades especiales. Ellos deben conocer la manera más clara y concisa de presentar un problema o asunto para ser debatido, motivar la participación en el debate, controlar el debate para que todos tengan la oportunidad de participar, manejar situaciones difíciles, ayudar a que el grupo llegue a una decisión, y permanecer neutral a través de todo el proceso. Los proyectos en éste manual le ayudaran a aprender como dirigir y manejar diferentes tipos de debates. Usted aprenderá como moderar al panel de participantes en el debate y servir como facilitador para lluvias de ideas y solución de debates. También aprenderá diferentes métodos para ayudar al grupo a tomar una decisión. Estas tareas son todo un reto, pero le proporcionarán una valiosa experiencia dirigiendo debates. Los proyectos en este manual requieren más tiempo que los de otros manuales, por varias razones. Éstos requieren que los miembros del club contribuyan con sus ideas y opiniones en varios tópicos, y algunas veces se requiere que el grupo discuta un problema y llegue a una solución. En muchos negocios y organizaciones, tales debates frecuentemente llevan horas o incluso días. Su club muy seguramente no está apto para acomodar tales discusiones tan prolongadas dentro de su agenda. Sin embargo, para aprender adecuadamente las técnicas de facilitación en éstos proyectos necesitará más tiempo. Por favor, hable con su vicepresidente educativo para determinar cuanto tiempo tendrá disponible. Cada proyecto proporciona un tiempo recomendado (la cantidad ideal necesitada para llevar a cabo el proyecto durante la sesión) y el tiempo (la cantidad de tiempo mínima necesitada para llevar a cabo el proyecto durante la sesión). Nosotros motivamos a los clubs a ser tan flexibles como sea posible para que los miembros trabajen éste manual. Porque cada proyecto le da la oportunidad a cada miembro del club para hablar, el club podría eliminar la sección de Tópicos de Mesa en la reunión para poder proporcionar al orador más tiempo 4 FACILITANDO DISCUSIONES PROYECTO 1 RESUMEN EJECUTIVO Una mesa redonda es un excelente método para presentar diferentes perspectivas sobre un asunto, evento o decisión. Al igual que el Toastmaster en una reunión del club, el moderador del dicho panel facilita el debate, introduce a los panelistas, modera la sesión de preguntas y respuestas después de las presentaciones, y mantiene la discusión enfocada y sin salirse del camino. OBJETIVOS • Selección de un tema para una mesa redonda. • Identificar diferentes puntos de vista para ser abordados por los MODERADOR DEL PANEL Las mesas redondas son comunes en conferencias profesionales y simposios y en programas políticos de entrevistas. En una mesa redonda, tres o más personas discuten sus perspectivas sobre un asunto, evento o decisión específica. El debate es coordinado por el moderador cuya función es muy similar al del Toastmaster dentro de una reunión. El moderador explica a la audiencia el tema que se someterá a discusión, presenta a los oradores, y controla el tiempo del debate y la sesión de preguntas y respuestas (Si hay una). El propósito del panel es presentar diferentes puntos de vista sobre el tema. Cada panelista es seleccionado en base a su perspectiva o dominio sobre la materia. Suponga que el tema es sobre si a una gran cadena de tiendas se le debería permitir construir una sucursal en su comunidad. Usted querría que los panelistas abordaran aspectos sobre el tema tales como las consecuencias económicas, el flujo comercial y el impacto ambiental, y seleccionaría panelistas que sean expertos en estas áreas. • Organizar y moderar la mesa redonda. SELECCIÓN DEL TEMA Frecuentemente los organizadores de los simposios o conferencias profesionales seleccionan el tópico principal para una mesa redonda, Tiempo recomendado: y después solicitan a alguien que sea el moderador. Ésta persona es 28 a 30 minutos responsable de seleccionar panelistas apropiados y de organizar el Tiempo opcional: 22 a 26 evento. En otras situaciones, usted tal vez esté a cargo de minutos seleccionar el tópico y de también de todo lo demás. Cualquiera que sea la situación con la que usted se tope, cuando se le solicite participar como moderador, usted debe: 1.- Reducir el propósito del panel– El tema que se discutirá debe ser lo suficientemente específico para que pueda adecuarse y cubra todos sus puntos en el tiempo asignado. Por ejemplo, el tema “Educando a nuestros hijos” sería demasiado amplio para una mesa redonda. “Los efectos de la nueva ley de impuestos sobre nuestro distrito escolar” sería más manejable. 2.-­‐ Identificar los puntos que usted quiera sean abordados por el panel-­‐ Su objetivo es proporcionar tanta información como sea posible de todas las perspectivas que puedan existir sobre el tema. Si el tema de un programa político de entrevistas a nivel nacional es ”La decisión del país de ir a la guerra”, usted querría que los panelistas representarán a los diversos partidos políticos del país o puntos de vista liberales y conservadores acerca de la decisión. FACILITANDO DISCUSIONES 5 SELECCIÓN DE LOS PANELISTAS Dependiendo de quienes sean tus panelistas será el gran impacto que tengan para alcanzar el éxito. Invita a los panelistas basándote en: 1. Su conocimiento sobre el tema. Ellos deben estar familiarizados con el tema específico que has escogido y tener conocimientos especializados en él. 2. Cargo y opinión que se tenga de él dentro de su organización o industrial. Los panelistas deben ser confiables y respetados por sus compañeros dentro de esos ámbitos. 3. Perspectivas. Sus puntos de vista sobre el tema deben complementar y debatir los de otros panelistas. En el ejemplo anterior refiriéndonos a la gran cadena de tiendas, si se tuviera a todos los miembros del panel hablando sobre los beneficios de los impuestos para la comunidad el debate no tendría ningún propósito y sería aburrido. 4. Habilidades comunicativas. Los panelistas deben de ser capaces de comunicar sus puntos de vista claramente. PREPARAR A LOS ORADORES Para ayudar a que el debate se mueva suavemente y a mantener el interés de la audiencia, los panelistas querrán saber bien lo que se espera de ellos antes del evento. Discute con ellos cada uno de los puntos que van a cubrir en el debate de igual manera comenta con ellos acerca de su perspectiva sobre lo que otros panelistas estarán presentando. Esto reduce la posibilidad de que algunos oradores vayan a presentar la misma información. También revise el orden de participación, el flujo del debate, y la duración de la presentación. Para asegurarse de que los panelistas se mantienen dentro de su tiempo permitido para hablar, tal vez quiera acordar con ellos señales no verbales para darles a conocer cada vez que su tiempo esté a punto de terminar. Si planea una de sesión de preguntas y respuestas después de que todos los panelistas hayan hablado, advierta a los panelistas sobre ello y comunique a cada uno que tan larga será la sesión. Motive a los panelistas para que sus respuestas sean breves. Posiblemente quiera discutir con cada panelista posibles preguntas que puedan ser realizadas por la audiencia, para que ellos puedan estar preparados para responderlas. Finalmente, solicite a cada panelista que le proporcione su presentación, o recabe información sobre cada uno de ellos para crear su propia forma de presentarlos ante la audiencia. Asegúrese de hacer énfasis de la razón por la cual la persona es una fuente confiable de información y que tan especializado está en relación con el tema que será discutido. MODERAR EL DEBATE Tus panelistas están preparados. Ahora es el día del debate. Asegúrese de que todos los panelistas estén sentados donde la audiencia pueda verlos. Usualmente los miembros del panel son colocados en una o dos mesas de frente a la audiencia, y se colocan tarjetas de presentación apropiadamente sobre la mesa para que la audiencia pueda fácilmente identificar a cada panelista. Si no se cuenta con mesas disponibles, el panel deberá ser colocado en un ligero semicírculo en 6 FACILITANDO DISCUSIONES frente de la audiencia. Como moderador, tal vez tenga que hablar desde un atril o un asiento colocado a la derecha o a la izquierda al final de la mesa. Los siguientes pasos ayudarán a mantener el debate sobre su curso y sin desviarse del tema: 1. Una gustosa bienvenida a los panelistas y a la audiencia. Haga que todos se sientan cómodos. 2. Explique el propósito del panel. Mencione por qué el tema es tan importante y necesita ser abordado en éste momento. 3. Presente brevemente a cada panelista, mencione su nombre, títulos y afiliaciones en caso de que existan. (Usted dará presentaciones más detallas antes de que cada uno hable, si usted da presentaciones prolongadas y menciona toda la información en un solo momento, la audiencia olvidará muchas cosas de lo que usted les dijo para cuando el segundo panelista hable.) 4. Explicar el formato del programa. Cada panelista hablará durante un tiempo asignado. 5. Manifieste que habrá una oportunidad para hacer preguntas a los panelistas después de que todos hayan hablado Entonces prosiga con la introducción detallada del primer orador. Después de que el primer orador haya terminado, presente al segundo y así sucesivamente. LA SESIÓN DE PREGUNTAS Y RESPUESTAS Después de que todos los panelistas hayan hablado, brevemente resuma los puntos discutidos y algunas conclusiones que se puedan extraer. Posteriormente solicite las preguntas de la audiencia. Motive a la audiencia a dirigir su pregunta a alguno de los miembros del panel en lugar de a todos los miembros. Manejar las preguntas puede ser la parte más difícil de la mesa redonda. Su responsabilidad como moderador es mantener el debate enfocado en el tema. Muy posiblemente tenga que interrumpir interrogadores y panelistas en caso de que divaguen. (*Esa es una opinión muy interesante y podría ser un tema para otro debate. Pero regresando a nuestro tema…*) Si uno de los panelistas trata de dominar el debate, gentilmente dirija la discusión hacia otro. (*Arthur nos ha proporcionado unas estadísticas muy asombrosas. Sasha, ¿Cuáles son tus opiniones sobre esto?*) si algún miembro de la audiencia hace muchas preguntas o quiere discutir con los panelistas, tal vez tenga que interrumpirlo, explique que otros están esperando la oportunidad de hacer su pregunta y acuda a otra persona de la audiencia. Si a primera instancia nadie tiene preguntas, esté preparado con algunas propias para preguntar. Un minuto antes de que el programa finalice, anuncie que los panelistas contestarán una pregunta más antes de concluir la sesión. Luego termine la sesión con algunos comentarios y comience un aplauso para ambos por sus contribuciones, los panelistas y la audiencia. SU TRABAJO FACILITANDO DISCUSIONES 7 Usted conducirá una mesa redonda. Seleccione un problema o asunto para ser discutido y, por motivo del tiempo límite, solo participarán tres panelistas. Asegúrese de que los panelistas tienen el conocimiento suficiente sobre el tema y ofrecen diferentes puntos de vista. Los panelistas pueden ser miembros del club. Modere el panel como se describió anteriormente. Asegúrese de que el Toastmaster explique al grupo el propósito de su proyecto y de que todos estén motivados para participar en la sesión de preguntas y respuestas al final del debate. Antes de la sesión discuta con su vicepresidente educativo cuánto tiempo tendrá disponible para su proyecto. (Recuerde, cómo todos los miembros tienen la oportunidad de participar en el proyecto, el club tiene la opción de eliminar Tópicos de Mesa para poder proporcionarle más tiempo.) El tiempo recomendado es entre 28 y 30 minutos, con las siguientes sugerencias: • 1 minuto a un minuto y medio para introducir el tema y su relevancia. • 1 minuto para la presentación de cada panelista. • 4 minutos para la participación de cada panelista. • 10 minutos para la parte de preguntas y respuestas. • 1 minuto a un minuto y medio para resumir los puntos discutidos y extractar las conclusiones. • 1 a 2 minutos para concluir la sesión y agradecer a los panelistas y a la audiencia por su participación El tiempo opcional es de 22 a 26 minutos, con las siguientes sugerencias: • 1 minuto para introducir el tema y su relevancia. • 1 minuto para la presentación de cada panelista. • 3 minutos para la participación de cada panelista. • 8 minutos para la parte de preguntas y respuestas. • 1 minuto para resumir los puntos discutidos y extractar las conclusiones. • 1 a 2 minutos para concluir la sesión y agradecer a los panelistas y a la audiencia por su participación. Consultar la lista del facilitador en el apéndice cuando se prepare para ésta tarea. 8 FACILITANDO DISCUSIONES GUIA DE EVALUACIÓN PARA EL MODERADOR DEL PANEL Titulo ______________________________________________________________________ Evaluador ________________________________________________ Fecha _____________ Nota al evaluador: El propósito de éste proyecto era que el moderador seleccionara un tema para una mesa redonda, escogiera a los panelistas, y moderara el debate. Cada panelista cubre un aspecto diferente o punto de vista sobre el tema por lo cual no se sobrepone información ni material sobre el tópico. Después de que todos los panelistas han hablado el moderador facilita una sesión de preguntas y respuestas. Se requiere que escriba sus respuestas en las siguientes preguntas para complementar su evaluación oral. • ¿El tema seleccionado fue apropiado para la mesa redonda? • Al comienzo de la mesa redonda, ¿Qué tan bien el moderador explicó el tema y su propósito? • ¿Qué tan bien el moderador presentó a cada panelista y la presentación de sus temas? • ¿Qué tan efectivamente el moderador controló el tiempo del panel? • ¿Qué tan efectivamente el moderador manejó la sesión de preguntas y respuestas? • ¿Cómo podría el moderador haber sido más efectivo en las tareas implicadas en éste proyecto? FACILITANDO DISCUSIONES 9 • ¿Qué hizo bien el moderador? . PROYECTO 2 RESUMEN EJECUTIVO La lluvia de ideas es una herramienta útil para resolver problemas. El grupo es invitado para generar rápidamente una lista de posibles soluciones o ideas sin considerar mérito o factibilidad. El facilitador supervisa el proceso y se esfuerza por generar la máxima participación e involucramiento de los miembros del grupo. Una vez que una lista es generada, el facilitador puede pedir al grupo discutir las ideas y reducir la lista hasta que sólo queden las mejores. OBJETIVOS • Seleccionar un problema para una sesión de lluvia de ideas para cual te ocuparás de ser el facilitador. • Conducir una sesión de lluvia de ideas. • Solicite a los participantes reducir la lista de ideas hasta que sólo queden las mejores tres. Tiempo recomendado: 31 a 33 minutos Tiempo opcional: 20 a 22 minutos SESIÓN DE LLUVIAS DE IDEAS El propósito de muchos debates y discusiones es encontrar una o más posibles soluciones a una problemática. La lluvia de ideas puede ser una herramienta útil para la solución de problemas. En la lluvia de ideas, un grupo es invitado para identificar rápidamente alguna y todas las posibles soluciones o ideas concernientes a un problema o asunto sin considerar mérito o factibilidad. Ninguna idea es rechazada. Supongamos que su compañía está buscando por estrategias no costosas para incrementar la moral de los empleados. Su sesión de lluvia de ideas generaría una lista de ideas para considerar. O tal vez su club de Toastmasters está perdiendo membrecía. Una sesión de éste tipo podría generar una lista de ideas para ayudar a que el club capte nuevos miembros. En algunas sesiones de lluvia de ideas, el propósito es simplemente generar una lista de ideas. Entonces usted o alguien más revisan la lista después para determinar la mejor solución. En otras sesiones de éste tipo, los mismos participantes reducen la lista que generaron ya sea que seleccionen una de la lista o identifiquen varias que puedan ser factibles y requieran mayor estudio. EL ROL DEL FACILITADOR Cada sesión de lluvia de ideas necesita un facilitador. Un facilitador supervisa el proceso y se esfuerza por generar la máxima participación e involucramiento de los miembros del grupo. Cómo facilitador debe: 1. Asegurarse que el salón es apropiado y que los participantes se sientan cómodos. Todos los participantes deben ser capaces de verse unos a otros y al facilitador. Si se utilizan ayudas visuales, todos los participantes deben ser capaces de verlas. 2. Mantener al grupo enfocado en el tema o asunto. Cuando los participantes no están de acuerdo en algo, el facilitador interrumpe y recuerda a cada uno de los miembros el asunto que está siendo discutido. 10 FACILITANDO DISCUSIONES 3. Mantener el orden durante la discusión. Cuando los participantes tratan de hablar inmediatamente o alguno domina la discusión, el facilitador mantiene el orden y le permite a todos la oportunidad de hablar. 4. Asegurarse de que todos participen. El facilitador se encarga de que incluso los participantes reservados tengan la oportunidad de participar. 5. Controlar el tiempo. El facilitador sigue la secuencia y la duración de la discusión y se esfuerza por concluirla en el tiempo designado. Los facilitadores actúan de título neutral. No participe en la discusión, ofrezca opiniones, o de otra manera trate de influir para que el debate tenga un resultado. Su deber es estimular y no ahogar las contribuciones. Sea amigable pero serio y evite enviar señales verbales y no verbales que tengan un impacto negativo a los participantes. Reírse de la sugerencia de alguno de ellos, golpetear con el pie en el piso, o permanecer con sus brazos cruzados y con el entrecejo fruncido envía señales a los demás acerca de sus pensamientos y pueden afectar las contribuciones en la discusión o debate. Incluso con sólo decir “Esa es una buena idea” compromete su neutralidad. PRINCIPIOS BÁSICOS DE LA LLUVIA DE IDEAS Una sesión de lluvia de ideas se basa en los siguientes principios: 1. Calidad y no cantidad. El objetivo del grupo es generar tantas ideas como sea posible en poco tiempo. 2. Ninguna idea debe ser rechazada. Cada idea es aceptada, sin importar lo extravagante que pueda ser. Frecuentemente lo que pareciera ser una idea descabellada podría contener el núcleo de una solución. 3. Todas las ideas se enlistan y se muestran donde todos puedan verlas. 4. Los participantes pueden construir una nueva idea sobre otras ideas. Algunas veces la idea de una persona complementa o clarifica la idea de alguien más. 5. El debate y el análisis están prohibidos. El propósito es generar tantas ideas como sea posible sin tomar en cuenta su factibilidad. LA SESIÓN DE LA LLUVIA DE IDEAS Prepare el salón antes de iniciar la sesión. Necesitará algo para escribir y mostrar las ideas generadas. Un rota folio usualmente funciona mejor. Después de que haya llenado una pagina, puede retirarla del resto y pegarla sobre alguna pared con cinta. Un gran pizarrón blanco puede funcionar también, o tal vez una computadora portátil con proyector y pantalla. Cualquiera que sea el método que elija, la lista debe estar visible para los participantes durante la sesión. Seleccione a alguien para que funja como secretario, el cuál escribirá cada idea. Como usted, el secretario deberá ser neutral. El secretario no ofrece opiniones o manda señales verbales o no verbales que puedan influenciar a los participantes. Comience la sesión con una bienvenida. Después establezca claramente los objetivos o el problema que será resuelto. Asegúrese de que el objetivo no sea demasiado amplio. Revise los principios de la lluvia de ideas con el grupo, entonces solicite las ideas. Por ejemplo, si el tema se refiere a que cómo atraer a nuevos miembros a su club, posibles ideas podrían ser tener una cabina o estación de Toastmasters en la feria local, enlazar al club con la cámara de comercio, y solicitar a los negocios locales repartir volantes sobre el club a sus empleados. FACILITANDO DISCUSIONES 11 Motive a las personas, reconozca todas sus sugerencias y supervise al secretario para asegurar que todas las ideas están siendo escritas. Si la idea de alguien no está clara, solicite al participante explicarla y asegurar de que el secretario la entienda, motive también a participar a aquellos que son reservados para hablar. Si hay momentos en los que todos permanecen callados, sea paciente. Pida al grupo que revise la lista. Muy probablemente pensarán en varias ideas más. Continúe solicitando ideas hasta que usted crea que el grupo haya agotado todas sus posibilidades. ANÁLISIS Como se mencionó anteriormente, en algunas sesiones de lluvias de ideas el propósito es simplemente generar una lista. En otras, los mismos participantes reducen la lista generada y deciden sobre una de ellas o identifican varias que puedan ser factibles y requieren más estudio. Si el grupo es el que va a determinar la mejor solución, abra el debate preguntándoles por sus comentarios sobre la primera idea de la lista. ¿Qué tan práctica es? ¿El costo y el tiempo que requiere son razonables? ¿Realmente solucionará el problema? Basado en sus comentarios, usted puede desechar la idea o mantenerla. Repita éste procedimiento para cada una de las ideas de la lista. Sí más de una idea parecen ser la solución después de haberlas discutido, repita el proceso con las ideas que quedan hasta que sólo tenga la cantidad de ideas que requiera. (Mantener la discusión dentro de un tiempo razonable, todos los miembros de la audiencia no necesitan comentar sobre cada una de las ideas.) Recuerde, como facilitador usted debe ser neutral y no influenciar la discusión de ninguna manera. También debe esforzarse para mantener el debate dentro del problema en cuestión sin desviarse. SU TRABAJO Seleccione un problema para la lluvia de ideas para el cual usted será el facilitador. Asegúrese de que el tema no caiga en ambigüedades, o de que las ideas generadas serán demasiado diversas para ser utilizadas. Siga el proceso descrito anteriormente. Utilice un rota folio o pizarrón blanco para escribir y mostrar las ideas generadas, asegurándose de que las letras sean lo suficientemente grandes para ser leídas. (Puede asignar otro miembro para que tome nota de las ideas.) Una vez que la lista es generada, haga que el grupo reduzca la lista hasta las 3 mejores o más prácticas. (Nota: Usted discutirá éstas tres ideas con más profundidad en el proyecto número 3, por ello no necesita discutirlas a detalle aquí.) Asegúrese de que el Toastmaster explique al grupo el propósito de su proyecto y de que todos estén motivados para contribuir con sus ideas y opiniones. Antes de la sesión discuta con su vicepresidente educativo cuánto tiempo tendrá disponible para su proyecto. (Recuerde, cómo todos los miembros tienen la oportunidad de participar en el proyecto, el club tiene la opción de eliminar Tópicos de Mesa para poder proporcionarle más tiempo.) El tiempo recomendado es entre 31 y 33 minutos, con las siguientes sugerencias: • 1 a 2 minutos para presentar el problema. • 10 minutos para la lluvia de ideas. • 20 minutos para discutir cada idea y seleccionar las mejores 3. El tiempo opcional es de 20 a 22 minutos, con las siguientes sugerencias: • 1 minuto para presentar el problema. 12 FACILITANDO DISCUSIONES • 5 minutos para la lluvia de ideas. • 15 minutos para discutir cada idea y seleccionar las mejores Consulte la lista del facilitador en el apéndice cuando se prepare para ésta tarea. GUIA DE EVALUACIÓN PARA SESIÓN DE LLUVIAS DE IDEA Título ______________________________________________________________________ Evaluador ________________________________________________ Fecha _____________ Nota al evaluador: Para éste proyecto, el orador sirve como un facilitador para una sesión de lluvia de ideas. El propósito de la sesión es encontrar una o más soluciones a un problema. El facilitador ejerce con capacidad neutral, motivando la participación y manteniendo al grupo enfocado en el tema. Una vez que una lista es generada, el facilitador ayuda al grupo a que identifique las 3 mejores y más practicas ideas. Se requiere que escriba sus respuestas en las siguientes preguntas para complementar su evaluación oral. • ¿Fue el tema lo suficientemente delimitado y redactado para que el grupo pudiera cumplir con su objetivo dentro del tiempo asignado? • ¿Qué tan bien el facilitador motivó a que los participantes contribuyeran con sus ideas? • ¿Qué podría haber hecho diferente el facilitador para ayudar al grupo a generar ideas? • ¿Qué tan efectivamente el facilitador guió al grupo en reducir la lista y seleccionar las tres mejores y más prácticas ideas? • ¿En que formas el facilitador podría haber sido de mayor utilidad para ayudar al grupo a tomar decisiones? • ¿Qué tan bien el facilitador permaneció neutral durante la discusión? • ¿Qué hizo bien el facilitador? FACILITANDO DISCUSIONES 13 PROYECTO 3 RESUMEN EJECUTIVO Reunir a las personas para discutir y resolver un problema en común. El facilitador dirige el debate, manteniéndolo en orden y enfocado para que el grupo pueda discutir los asuntos y alcanzar una decisión rápidamente y eficientemente. Existen 3 maneras de alcanzar una decisión final: La mayoría de votos, la multivotación y la técnica de grupo nominal. OBJETIVOS • Discutir las tres ideas generadas en el proyecto número 2. • Determinar cual es la que mejor resuelve el problema. Tiempo recomendado: 26 a 31 minutos Tiempo opcional: 19-23 minutos EL DEBATE PARA LA SOLUCIÓN DEL PROBLEMAS Muchas reuniones son llamadas para discutir y solucionar problemas. Todos los días en los negocios, el gobierno, y las organizaciones de la comunidad, la gente se reúne para encontrar formas para hacer algo de una mejor manera. Cuando los conocimientos, la sabiduría, y la experiencia de los que asisten a dichas reuniones se combinan, las mejores soluciones pueden ser encontradas. Las reuniones para resolver problemas requieren de facilitadores – personas que unan al grupo, presenten el tema que será discutido, entonces mantendrán la discusión en orden y enfocada para no desviarse del tópico. El facilitador es como un oficial de tránsito, controlando el flujo de la conversación, por ello todos tienen la oportunidad de ser escuchados es una forma ordenada. A través de los esfuerzos del facilitador, el grupo puede generar ideas e identificar eficientemente soluciones para el problema en un mínimo lapso de tiempo. Como en el proyecto 2, el facilitador tiene una identidad neutral, reteniendo opiniones y juicios, además de funcionar únicamente para estimular la participación de los demás. EL PROCESO PARA RESOLVER PROBLEMAS Muchos debates para resolver problemas siguen un patrón de 4 pasos: 1. Aclarar los objetivos del debate. El primer paso en la solución de cualquier problema es definirlo adecuadamente. Una discusión exitosa o fallida es determinada por su propósito y el logro de dicho propósito. Sí el propósito no está claramente establecido y entendido por todos, el debate será demasiado diverso e inconexo. Identifique las acciones y decisiones específicas que usted desea resulten del debate. “¿cómo podemos reducir nuestra tasa de error en un 95%? Establezca su propósito para los participantes de la sesión en términos de verbos de acción. Proporcione suficiente atención al tema y al propósito de la discusión antes de la sesión para permitir adecuar el tiempo de preparación para todos los participantes. ¿Cuántas veces has sido invitado para asistir a una sesión pero no fuiste informado sobre su propósito? O tal vez el propósito es vago: “Nosotros estaremos hablando sobre inventarios” ¿Qué sobre los 14 FACILITANDO DISCUSIONES inventarios? ¿Hay alguna discrepancia? ¿Es momento para realizar un inventario? ¿Estamos planeando cambiar nuestro sistema administrativo de inventarios? Sin más información, los participantes no pueden prepararse adecuadamente para el debate. Durante la misma sesión, reitera el propósito de la reunión. Usted desea que todos tengan un claro entendimiento sobre las razones por las cuales se lleva a cabo el debate, por ello pase el tiempo que sea suficiente para asegurarse de que ellos lo hagan. “Veinte porciento de nuestras ordenes son llevadas a cabo incorrectamente. Corrigiendo nuestros errores gastamos $10,000.00 dólares anualmente más cargos de envío.” Permita que los participantes pregunten y que incluso contribuyan a su explicación. 2. Identificar causas principales. Durante ésta fase de la discusión, los participantes analizan las causas del problema. Tal vez quiera que alguien escriba una lista de las posibles causas y la muestre en donde todos los participantes puedan verla. Los participantes algunas veces tienen desacuerdos en ésta parte, relacionando historias sobre incidentes específicos pueden o no ser indicaciones de un problema muy extendido. Mantenga al grupo enfocado en los hechos. “Actualmente no hay sistema que permita comprobar la exactitud de una orden antes de que se envíe”. “Frecuentemente la persona que toma la orden transporta números de serie.” No permita que el debate cambie deliberadamente de sentido y pase a ser una sesión de colocar las culpas. Algunas veces se pasa demasiado tiempo hablando sobre lo que pasó en el paso y quién fue el responsable. Usted quiere que el grupo esté concentrado en el tema e identifique las causas. Además de encontrar soluciones para que el problema no se presente en el futuro. 3. Identificar soluciones potenciales. En éste paso, los participantes generan posibles soluciones al problema. Ésta es la parte creativa del proceso de solución de problemas, y cada participante debe contribuir. Entre más ideas sean generadas, será más probable que la mejor solución sea encontrada. La lluvia de ideas, que fue discutida en el Proyecto 2, frecuentemente es útil durante ésta fase. Usar un rota folio, computadora portátil y un proyector, o un pizarrón blanco para anotar las ideas, asegurándose que las letras sean lo suficientemente grandes para que todos las lean. (usted puede asignar a alguien más el registro de las ideas.) Una vez que el grupo ha desarrollado una posible lista de soluciones, solicite comentarios sobre la primera idea de la lista. Basándose en sus comentarios, usted puede desechar o retener la idea. Repita éste procedimiento para cada una de las ideas en la lista. Sí, después de que todas las ideas han sido discutidas, hay más ideas retenidas de las que se necesitan, repita el procedimiento con las ideas restantes hasta que tenga la cantidad de ideas que necesite. 4. Tome una decisión. El debate puede generar más de una idea para resolver el problema. Por ejemplo, en una discusión sobre la reducción de lesiones en el almacén, el grupo puede haber sugerido entrenar a los trabajadores en técnicas de levantamiento apropiadas, rediseñar las configuraciones del almacén para reducir la necesidad de las cargas, y comprar equipo de carga para usarlo en los artículos más pesados. Si todas las sugerencias no son factibles, el grupo tendrá que decidir cual es la mejor. FACILITANDO DISCUSIONES 15 La manera más común de llegar a una decisión es votando. En las votaciones, el grupo discute las opciones y vota por la mejor. Cualquiera que sea la opción, la que recibe la mayoría de los votos es seleccionada. La ventaja de votar es que es rápida y simple. La desventaja es que crea ganadores y perdedores, y los perdedores pueden no comprometerse o respaldar la decisión final. Dos variaciones de votar son la multivotación y la técnica de grupo nominal. En la multivotación, el grupo enlista sus opciones y discute cada una de ellas. Entonces se enumera cada opción. Cada participante escribe el número de ideas que les gusten, cada persona tiene permito escoger al menos una tercera parte del total de las opciones. Por ejemplo, si el grupo ha generado seis posibles soluciones, cada miembro puede escribir en el papel las dos soluciones que más le guste. El facilitador o alguien más recolectan y cuentan los votos. Las soluciones con el menor número de votos son eliminadas. El proceso continúa hasta que el grupo seleccione la mejor opción. En la técnica de grupo nominal, después de discutir las alternativas, los participantes califican cada una a través de una escala numérica. Por ejemplo, si el grupo, ha generado cinco soluciones, cada miembro escribe las opciones en un pedazo de papel y califica cada una, asignando “5” a la que más le gusta, y “1” a la que menos le agrada. El facilitador o alguien más recolectan y cuentan las calificaciones, las soluciones con las calificaciones más bajas serán eliminadas. El proceso se repite hasta que sólo quede una solución con el puntaje más alto. ESTIMULAR EL DEBATE Un debate exitoso depende de la participación. Tu objetivo como facilitador es generar el mayor número de participaciones posibles. A veces los miembros son reservados para hablar, por ello necesitará hacer un esfuerzo especial para involucrarlos. Podrá obtener una mejor participación utilizando diferentes tipos de preguntas: 1. Preguntas abiertas. Estas preguntas no pueden ser contestadas con una sola palabra. “¿Cómo se siente al respecto?” y “¿Qué cree que cause esto?” son dos ejemplos de éste tipo de preguntas. 2. Preguntas redirigidas. Cuando un participante pregunta al facilitador, puede redirigir la pregunta hacia otro participante diciendo, “¿Qué piensa el resto de ustedes?” o “Ricardo tu tienes experiencia en esa área. ¿Cuál es tu opinión? 3. Preguntas Parafraseadas. Reafirme lo que alguien dijo para después solicitar a otro participante que lo comente. “Jason acaba de explicar las razón de los retrasos. Dorothea, ¿Qué puedes agregar a eso?” 4. Preguntas para aclaraciones. Estas preguntas solicitan mayor información del participante. “Antoine, ¿Podrías por favor describir el proceso de manufactura para nosotros?” y “¿Cómo esa información afectará los resultados?”. Evite hacer preguntas que pongan en evidencia prejuicios, que podrían avergonzar a alguien o poner a algún participante a la defensiva, tales como, “Sean, ¿Por qué la mayoría de los problemas 16 FACILITANDO DISCUSIONES aparecen en tu área?” o “¿Por qué no comprendes lo que Carmelita dijo?” Preguntas como “¿La explicación fue clara?” y “¿Por qué hay problemas en el parea de envío?” son mejores. SU TRABAJO En el proyecto 2, el grupo proporcionó ideas para resolver un problema y seleccionó las tres mejores posibles soluciones. En éste proyecto, usted facilitará un debate sobre éstas tres soluciones y ayudará al grupo a seleccionar la mejor. (Tenga en mente que existe la posibilidad que después de discutir cada posible solución, el grupo pueda descubrir una solución mejor.) Asegúrese de que cada participante entienda el problema y tenga la oportunidad de contribuir. Su rol es neutral, deberá solamente sonsacar la participación y dirigir las opiniones del grupo. Deberá hacer que el grupo tome una decisión utilizando alguna de las tres técnicas mencionadas anteriormente. Puede usar un rota folio, pizarrón blanco o computadora portátil, proyector de datos y pantalla para registrar y mostrar las ideas. Asegúrese de que el Toastmaster explique al grupo el propósito de su proyecto y de que todos estén motivados para contribuir con sus ideas y opiniones. Antes de la sesión discuta con su vicepresidente educativo cuánto tiempo tendrá disponible para su proyecto. (Recuerde, cómo todos los miembros tienen la oportunidad de participar en el proyecto, el club tiene la opción de eliminar Tópicos de Mesa para poder proporcionarle más tiempo.) El tiempo recomendado es de 26 a 31 minutos, con las siguientes sugerencias: • 1 a 1 minuto y medio para presentar el problema. • 4 minutos para revisar la lista de posibles soluciones (del Proyecto 2). • 20 minutos para discutir cada posible solución. • 1 a 5 minutos para tomar una decisión, utilizando uno de los tres métodos para votar. El tiempo opcional es de 19 a 23 minutos, con las siguientes sugerencias: • 1 minuto para presentar el problema. • 2 minutos para revisar la lista de posibles soluciones (del Proyecto 2). • 15 minutos para discutir cada posible solución. • 1 a 5 minutos para tomar una decisión, utilizando uno de los tres métodos para votar. Consultar la lista del facilitador en el apéndice cuando se prepare para ésta tarea. FACILITANDO DISCUSIONES 17 GUIA DE EVALUACIÓN PARA EL DEBATE PARA LA SOLUCIÓN DE PROBLEMAS Título ______________________________________________________________________ Evaluador ________________________________________________ Fecha _____________ Nota al evaluador: : Para éste proyecto, el orador sirve como un facilitado para dirigir al grupo en discutir posibles soluciones para un problema y seleccionando la mejor, utilizando uno de los tres métodos para votar. El facilitador se asegura de que cada participante tenga la oportunidad de contribuir. El facilitador es neutral, deberá solamente sonsacar la participación y dirigir las opiniones del grupo. El facilitador debe hacer que el grupo llegue a una decisión. Se requiere que escriba sus respuestas en las siguientes preguntas para complementar su evaluación oral. • ¿Fue el tema lo suficientemente delimitado y redactado para que el grupo pudiera cumplir con su objetivo dentro del tiempo asignado? • ¿Qué tan bien el facilitador usó diferentes tipos de preguntas para motivar la contribución de ideas, opiniones y sugerencias de los participantes? • ¿El facilitador fue capaz de permanecer neutral durante la sesión? • ¿En que formas el facilitador podría haber sido de mayor utilidad para ayudar al grupo a tomar decisiones? • ¿Qué tan bien el facilitador controló el flujo del debate para que todos tuvieran la oportunidad de ser escuchados? • ¿Qué hizo bien el facilitador? 18 FACILITANDO DISCUSIONES PROYECTO 4 RESUMEN EJECUTIVO Frecuentemente algunas personas se ven inmersas en discusiones que muestran comportamientos que quebrantan los esfuerzos del grupo. Una de las responsabilidades del facilitador es minimizar estos quebrantamientos usando técnicas recomendadas. El o ella deben evitar avergonzar a alguien o ser despótico. OBJETIVOS • Seleccione un problema y solicite a los miembros del club discutirlo y resolverlo ya sea por voto mayoritario o por compromiso del grupo. • Fungir como facilitador para el debate. • Manejar efectivamente los problemas de comportamiento de los miembros que puedan interferir con la discusión. Tiempo recomendado: 22 a 32 minutos Tiempo opcional: 12 a 21 minutos. MANEJO DE SITUACIONES DIFÍCILES Cuando grupos de personas se reúnen, diferentes personalidades están presentes. La variedad tiene varios beneficios: 1. Diferentes opiniones e ideas. Las cuáles a su vez dan lugar a: 2. Soluciones y decisiones creativas. Y a: 3. Un debate más interesante y animado. La variedad tiene una desventaja: diferentes personalidades pueden originar conflicto y rupturas. Durante los debates y discusiones en los proyectos anteriores, muy posiblemente observó cómo interactúan las personas entre ellas y notó algunos comportamientos que afectan las discusiones. Tal vez una persona parecía dominar la plática, siempre ansiosa de dar sus opiniones. Puede que alguien mostraba su desacuerdo con frecuencia en todo lo que era dicho. Otro pudo haber parecido estar aburrido durante todo el evento y haciendo otras cosas. Mientras que otros parecían demasiado reservados para participar. Éste tipo de personas pueden frustrar y molestar a otros miembros del grupo, distrayendo y quebrantando los esfuerzos del grupo. Las responsabilidades del facilitador son el mantener el debate sobre su marcha, sin desviarse, lograr el máximo involucramiento de todos y minimizar las rupturas y distracciones, por ello ignorar a tales personas no es una opción. A continuación se muestran algunos comportamientos típicamente encontrados en discusiones y debates; además se incluyen sugerencias para manejarlos: EL HABLADOR Éste participante comenta con demasiada frecuencia y por mucho tiempo. Cómo su trabajo es asegurarse de que todos los participantes hablen, no demoré en solucionar éste problema. Puede encontrar útiles las siguientes sugerencias: 1. Destine preguntas a otros participantes por su nombre. “Michael, ¿qué crees acerca del plan?” FACILITANDO DISCUSIONES 19 2. Evite hacer contacto visual con el hablador después de hacer una pregunta. En lugar de eso, mire hacia otra parte del salón. 3. Cuándo el hablador haga pausas, inmediatamente diga: “Gracias por tus comentarios, Joshua. Ahora escuchemos los puntos de vista de Elvira.” 4. Sí el hablador ha divagado sobre el tema, diga: “”Gracias, Joshua, pero necesitamos regresar al asunto…” EL INTERRUPTOR Ésta persona tiene algo para contribuir, pero sólo cuando alguien más está hablando. El interruptor puede entrar en acuerdo, desacuerdo o dar otro punto de vista. Responda al interruptor diciendo, “Vamos a dejar a Show Ming terminar sus comentarios, cuando las personas son interrumpidas, no se les deja contribuir por completo lo cuál hará más difícil para nosotros resolver el problema.” Recuerde al grupo que todos merecen una oportunidad equitativa de expresarse. EL PARLANCHÍN El parlanchín involucra conversaciones paralelas con uno de sus vecinos, tal vez comentando sobre algo que está siendo discutido o tal vez algo totalmente fuera del tema. Usted puede: 1. Invitar al parlanchín a compartir con todos lo que está diciendo. 2. Terminar de hablar y mirar a la persona hasta que ésta termine de hablar. 3. Reafirmar el punto que se está discutiendo y pedirle al parlanchín por una opinión. 4. Caminar casualmente cerca del parlanchín y permanecer cerca de él hasta que se tranquilice. EL ARGUMENTADOR El argumentador puede ser un sabelotodo, alguien con información incorrecta o alguien que disfruta de ser antipático o corregir a los demás. El argumentador también puede tener dificultad para establecer sugerencias constructivamente. Evite involucrarse en discusiones con ésta persona. En lugar de ello: 1. Reconozca los puntos de vista del argumentador y agradézcale por sus contribuciones. 2. Invite al grupo a comentar sobre sus opiniones. 3. Encuentre algún mérito sobre alguno de sus comentarios, exprese su conformidad para después continuar. 4. Parafrasee los comentarios del argumentador en términos de objetivos. “Como yo lo entiendo, me está sugiriendo que ésta idea puede ser poco práctica.” Usted podría entonces solicitar que explique la razón o pedirle a alguien más un comentario. 20 FACILITANDO DISCUSIONES EL TIPO SILENCIOSO Algunos participantes nunca dicen nada. La gente tímida o reservada raramente ofrece comentarios en respuesta a las preguntas debido a su inseguridad, indiferencia o incertidumbre, involucre al tipo silencioso de la siguiente manera: 1. Haga una pregunta que usted tenga la certeza, será fácil de responder para el tipo silencioso. 2. Haga una pregunta, y luego sugiera a los participantes tomar un turno para compartir su opinión. 3. Responder positivamente cuando el tipo silencioso participe. MANEJANDO EL CONFLICTO Algunas veces dos o más participantes tienen conflictos de personalidad o fuertes desacuerdos entre ellos, y se sobreviene el alboroto. Si esto pasa, intervenga rápidamente. No tome partido, pero concéntrese en los puntos del acuerdo. Enfatice la importancia de las ideas antes que las personalidades. Recuerde al grupo cual es el objetivo y motívelos a enfocarse en él. LLEGAR A UNA DECISIÓN En el proyecto 3 usted aprendió 3 métodos para llegar a una decisión: la mayoría de votos, la multivotación, y la técnica de grupo nominal. En la votación, el grupo discute las opciones y vota por la mejor. La opción que reciba el mayor número de votos es seleccionada. En la multivotación, el grupo enlista sus opciones, las enumera, y cada miembro escribe el número de las opciones que les gustan, cada persona tiene permitido escoger una tercera parte del total del número de opciones. Los votos son contados y las soluciones con el menor número de votos son eliminados. El proceso continúa hasta que el grupo escoja la mejor opción. En la técnica de grupo nominal, los participantes califican cada solución a través de una escala numérica. Los puntajes son contabilizados y las soluciones con el menor puntaje son desechadas. El proceso se repite hasta que sólo quede una opción. SU TRABAJO Éste proyecto comprende un juego de roles, en el cual algunos miembros del grupo asumen roles de personas que quebrantan el debate para quien funge como facilitador. Fotocopia la página 27 de éste manual, corta las líneas punteadas y da 6 piezas al vicepresidente educativo. Cada pedazo es un rol específico que deberá jugar un miembro del club. FACILITANDO DISCUSIONES 21 De instrucciones al vicepresidente educativos de seleccionar 4 de 6 piezas y asigne cada pedazo a un miembro del club. Las identidades de los miembros y sus roles serán desconocidas para ti. Cuando el vicepresidente educativo seleccione los 4 miembros, el o ella dará a cada miembro una tira de papel. Cada miembro jugará un rol de la hoja – el hablador, el interruptor, el parlanchín, el argumentador, el tipo silencioso, o alguien a quien no le agrada otro miembro. Seleccione un problema que pueda ser resuelto en el tiempo establecido. Defina el problema para el club y pida a los miembros discutirlo y resolverlo. Funja como facilitador para el debate manteniendo al grupo concentrado en el tema y asegurándose de que todos participen. Ningún miembro debe quebrantar la discusión o parecer que no quiere participar, use los métodos descritos anteriormente para mantener el debate sobre la marcha. Usted puede usar un rota folio, pizarrón blanco, o computadora portátil, proyector de datos y pantalla para mostrar las ideas durante el debate. Para darle más experiencia en guiar a un grupo hacia una decisión, haga que el grupo tome una decisión final a través de una de las dos técnicas para votar que no hay utilizado en el proyecto 3. Asegúrese de que el Toastmaster explique al grupo el propósito de su proyecto y de que todos estén motivados para contribuir con sus ideas y opiniones. Antes de la sesión discuta con su vicepresidente educativo cuánto tiempo tendrá disponible para su proyecto. (Recuerde, cómo todos los miembros tienen la oportunidad de participar en el proyecto, el club tiene la opción de eliminar Tópicos de Mesa para poder proporcionarle más tiempo.) El tiempo recomendado es de 22 a 32 minutos, con las siguientes sugerencias: • 1 a 1 minuto y medio para presentar el problema. • 20 a 25 minutos para discutir el problema y generar 3 o 4 posibles soluciones. • 1 a 5 minutos para tomar una decisión, utilizando uno de los dos métodos para votar que no usó en el proyecto 3. · El tiempo opcional es de 12 a 21 minutos, con las siguientes sugerencias: • 1 minuto para presentar el problema. • 10 a 15 minutos para discutir el problema y generar 3 o 4 posibles soluciones. • 1 a 5 minutos para tomar una decisión, utilizando uno de los dos métodos para votar que no usó en el proyecto 3. · Consultar la lista del facilitador en el apéndice cuando se prepare para ésta tarea. 22 FACILITANDO DISCUSIONES GUIA DE EVALUACIÓN PARA MANEJO DE SITUACIONES DIFÍCILES Título ______________________________________________________________________ Evaluador ________________________________________________ Fecha _____________ Nota al evaluador: Ésta tarea incluye un juego de roles, en el cual algunos miembros del grupo asumen roles de personas que quebrantan el debate para lo cual el orador servirá como facilitador. El orador selecciona un problema que pueda ser resuelto en el tiempo asignado y solicita a los miembros discutirlo y resolverlo. Después, usará uno de los dos métodos de votación que no haya usado ene l Proyecto 3 para tomar una decisión final. Cada miembro del grupo debe quebrantar el debate o parecer que no tiene el deseo de participar, el orador utilizara algunos de los métodos sugeridos para que el debate no se desvíe del tema. Además, se requiere que el evaluador escriba sus respuestas en las siguientes preguntas para complementar su evaluación oral. • ¿Fue el tema lo suficientemente delimitado y redactado para que el grupo pudiera tomar una decisión dentro del tiempo asignado? • ¿Qué tan bien el facilitador motivó a los participantes para la contribución de ideas, opiniones y sugerencias? • ¿Qué tan bien el facilitador permaneció neutral durante el debate? • ¿Qué tan efectivamente el facilitador manejó aquellas personas con problemas de comportamiento? • ¿Qué podría el facilitador hacer diferente que pueda ser más afectivo para manejar los problemas de comportamiento? • ¿Qué hizo bien el facilitador? • ¿En que forma el facilitador pudo haber sido más útil para que el grupo tratara de llegar a una decisión? FACILITANDO DISCUSIONES 23 RESUMEN EJECUTIVO Muchos consideran la toma Cuando se toman decisiones dentro de un grupo puede ser todo un de decisiones por reto. Los participantes siempre tienen diferentes preocupaciones y consenso la mejor forma opiniones. El reto de todos los debates para resolver un problema es de tomar una decisión asegurarse de que todos tengan la oportunidad de expresar sus porque los resultados son preocupaciones y opiniones y tomar una decisión que el grupo frecuentemente aceptados respalde y apoye. por cada participante, sin embargo pueden no ser de En proyectos previos usted aprendió como tomar decisiones a través la preferencia de todos. El de la votación, la multivotación y la técnica de grupo nominal. Muchos proceso de alcanzar un consideran la toma de decisiones por consenso la mejor opción. El consenso requiere más método tiene varios beneficios: tiempo que las otras opciones y necesita un 1. Mejores decisiones: Todas las ideas de los miembros son facilitador que sea bueno consideradas, lo cual significa que las decisiones serán de alta escuchando, sondeando, calidad. aclarando y manejando 2. Mejor trabajo en equipo: Los participantes deben trabajar juntos. desacuerdos. OBJETIVOS 3. Mejor aceptación de la idea seleccionada: Cómo los • Seleccionar un participantes tuvieron la oportunidad de expresar sus opiniones y problema para que sea tienen la seguridad de que otros entendieron su posición, ellos muy discutido y resuelto por probablemente acepten y apoyen el consenso. el grupo. • Como facilitador debe Una decisión tomada por consenso es aceptable para todos los ayudar a que el grupo participantes sin embargo eso no significa que sea del agrado de llegue a un consenso. todos. Simplemente es la mejor decisión que el grupo puede generar Tiempo recomendado: 31 y es la única con la cual nadie tiene ningún fuerte desacuerdo. a 37 minutos El consenso frecuentemente es confuso en relación al compromiso Tiempo opcional: 20- 26 porque requiere que al iniciar, los miembros acepten y escojan otra mintutos opción diferente a la que originalmente querían. Sin embargo, en un compromiso, aquellos que renuncian a algo sienten que abandonan algo valioso. En un consenso, la gente siente que la solución es suficiente para abordar sus preocupaciones o que es mejor que otras propuestas. La toma de decisiones por consenso requiere más tiempo que otros procesos. También es necesario un facilitador con una amplia gama de habilidades que sea bueno escuchando, sondeando, aclarando y manejando desacuerdos. El facilitador es responsable de asegurarse que todos sean escuchados, que todas las ideas sean incorporadas y que la decisión final sea acordada sobre el grupo. El facilitar es neutral, su única 24 FACILITANDO DISCUSIONES PROYECTO 5 ALCANZAR UN CONSENSO función es sonsacar y enfocar las ideas del grupo. El facilitador no ofrece opiniones o trata de influir en la decisión que se tome. CONSTRUYENDO UN CONSENSO El facilitador comienza el proceso de consenso de la siguiente manera: 1. Identificando el asunto. El facilitador presenta el problema, propuesta o asunto al grupo, y los participantes tienen la oportunidad de hacer preguntas sobre él. 2. Revisando el proceso, el grupo seguirá y llegará a un consenso. 3. Abrir el debate. El facilitador invita a los participantes a compartir sus opiniones, ideas, y sugerencias. 4. Identificar las prioridades. El debate puede abordar cierto número de puntos, algunos de los cuáles no son importantes. El grupo primeramente debe priorizar los puntos y enfocarse sobre los más importantes. 5. Identificar áreas de acuerdo. Encuentre aspectos sobre los cuales todos parecen estar de acuerdo. 6. Identificar áreas de preocupación. Pregunte sus objeciones a los participantes. 7. Preguntar por alternativas o modificaciones del problema, propuesta o asunto. 8. Discutir las alternativas o las modificaciones, de nuevo identifique las áreas de acuerdo y preocupación. Repita éste paso las veces que sea necesario. 9. Cuando parezca que todas las preocupaciones han sido resueltas, solicite un consenso. Si nadie expresa más objeciones o preocupaciones, el grupo ha alcanzad un consenso. Cuando funja como facilitador recuerde estos puntos: 1. El grupo debe de tener tiempo adecuado para trabajar a través del problema, asunto, o propuesta. 2. Las diferencias entre las opiniones son neutrales y pueden ayudar a llegar a una mejor decisión. 3. El conflicto es inevitable. No se desanime si un desacuerdo parece no tener solución. Motive al grupo a que trabaje sobre él. 4. Los miembros del grupo no deben cambiar sus pensamientos sólo para evitar el conflicto. Al final de la discusión, los miembros deben ser capaces de establecer honestamente lo siguiente: • Ellos tuvieron la oportunidad de expresar sus opiniones. FACILITANDO DISCUSIONES 25 • Ellos creen que el grupo entendió sus opiniones. • Ellos pueden apoyar la decisión tomada por el grupo. SU TRABAJO Seleccione un problema para que sea debatido por su club y resuelto a través del consenso en el tiempo asignado. Usted fungirá como facilitador para el debate siguiente el proceso descrito anteriormente. Asegúrese de que el Toastmaster explique al grupo el propósito de su proyecto y de que todos estén motivados para contribuir con sus ideas y opiniones. Puede usar un rota folio, pizarrón blanco o computadora portátil, proyector de datos y pantalla para registrar y mostrar las ideas. Antes de la sesión discuta con su vicepresidente educativo cuánto tiempo tendrá disponible para su proyecto. (Recuerde, cómo todos los miembros tienen la oportunidad de participar en el proyecto, el club tiene la opción de eliminar Tópicos de Mesa para poder proporcionarle más tiempo.) El tiempo recomendado es de 31 a 37 minutos, con las siguientes sugerencias: • ·1 a 1 minuto y medio para presentar el problema. • 15 a 20 minutos para discutir la propuesta, el problema o asunto, identificar prioridades y preocupaciones. • 15 minutos para discutir la posible solución y alcanzar un consenso. El tiempo opcional es de 20 a 26 minutos, con las siguientes sugerencias: • 1 minuto para presentar el problema. • 10 minutos para discutir la propuesta, el problema o asunto, identificar prioridades y preocupaciones. • 9 a 15 minutos para discutir la posible solución y alcanzar un consenso. Consultar la lista del facilitador en el apéndice cuando se prepare para ésta tarea. 26 FACILITANDO DISCUSIONES GUIA DE EVALUACIÓN PARA ALCANZAR UN CONSENSO Título ______________________________________________________________________ Evaluador ________________________________________________ Fecha _____________ Nota al evaluador: Ésta tarea requiere que el orador funja como facilitador, seleccione un problema para que sea discutido y resuelto por el club a través de un consenso. El facilitador se asegura que cada participante tenga la oportunidad de contribuir y que la decisión final sea aceptada por el grupo. El facilitador es neutral, su función es sólo sonsacar y mantener enfocadas las ideas del grupo. El facilitador debe hacer que el grupo llegue a un consenso dentro del tiempo establecido. Además, se requiere que el evaluador escriba sus respuestas en las siguientes preguntas para complementar su evaluación oral. • ¿Fue el tema lo suficientemente delimitado y redactado para que el grupo pudiera llegar a un consenso dentro del tiempo asignado? • ¿Qué tan bien el facilitador motivó a los participantes para la contribución de ideas, opiniones y sugerencias? • ¿El facilitador ayudó a que el grupo identificara áreas de acuerdo y desacuerdo? • ¿Qué tan efectivamente el facilitador ayudó al grupo a explorar varias alternativas? • ¿Qué tan bien el facilitador permaneció neutral durante el debate? • ¿En que forma el facilitador pudo haber sido más útil para que el grupo tratara de llegar a un consenso? • ¿Qué hizo bien el facilitador? FACILITANDO DISCUSIONES 27 APÉNDICE LA LISTA DEL FACILITADOR La siguiente lista le ayudará a prepararse para sus roles como facilitador y asegurar que sus debates sean exitosos. 1. ORDEN DEL SALÓN. La manera en que un salón es ordenado afecta cómo interactúan los participantes. El orden de herradura, donde los participantes se ven unos a otros y el facilitar permanece al frente, promueve la discusión, pero no funcionará si el grupo es largo. El estilo de salón de clases es también aceptable y también funciona para grupos más grandes. 2. ATRIL O MESA PARA QUE USTED PUEDA UTILIZAR. 3. PAPEL Y LAPICES PARA QUE TODOS LOS PARTICIPANTES HAGAN NOTAS O LOS USEN PARA PROPÓSITOS DE VOTACIÓN. 4. ROTA FOLIO O PIZARRÓN BLANCO PARA ANOTAR Y MOSTRAR LAS IDEAS. Éstas deben ser colocadas enfrente del salón y deben ser visibles para todos. Puede asignar a alguien para que funja como secretario. 5. MARCADORES PARA EL ROTA FOLIO O EL PIZARRÓN BLANCO. 6. PROYECTOR DE DATOS, COMPUTADORA PORTÁTIL, Y PANTALLA, SI DESEA UTILIZAR DIAPOSITIVAS DURANTE EL DEBATE. 7. DISPOSITIVO DE TIEMPO. A pesar de que el tomador de tiempos asignado tomará el tiempo de toda su presentación, usted puede querer seguirle la pista a varias partes de la discusión. Por ejemplo, durante la discusión del panel usted querrá asegurarse de que la presentación de cada panelista no exceda los tres minutos, por ello usted puede usar un reloj para monitorear el tiempo, o podría solicitar a otro miembro darle señales con las manos. 28 FACILITANDO DISCUSIONES TAREAS DE JUEGOS DE ROLES PARA EL PROYECTO 4 Fotocopia esta pagina y corta las líneas punteadas. Da los trozos a tu vicepresidente educativo. Indica al vicepresidente educativo que seleccione cualquiera de los seis pedazos y asigne cada uno a los miembros del club. Estas identidades de los miembros y sus roles serán desconocidos para ti. Cuando el vicepresidente educativos seleccione a los miembros, el o ella debe dar a cada miembro una de las tiras de papel y explicar su propósito. Durante el debate cada miembro jugará el rol escrito en la tira de papel. – el hablador, el interruptor, el parlanchín, el argumentador, el tipo silencioso, o alguien a quien no le agrade otro miembro. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ EL HABLADOR Le gusta hablar. Ofrece sus opiniones y comentarios sobre todo lo que dicen los demás, incluso cuando no tiene nada sustantivo para contribuir. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ EL INTERRUPTOR Usted tiene algo que contribuir al debate, pero prefiere hacerlo sólo cuando alguien más está hablando. Usted cae en acuerdo, desacuerdo, o introduce hacia otro punto. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ EL PARLANCHÍN Le gusta hacer comentarios con su vecino, tal vez comente sobre cosas que están siendo discutidas o tal vez habla sobre temas que no tienen ninguna relación con el tema que se esta abordando. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ EL ARGUMENTADOR Lo sabe todo y se siente obligado a compartir este extenso conocimiento con los demás. No puede entender cuando otros no están de acuerdo con usted y le gusta involucrarlos en discusiones sólo para probar que tiene la razón. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ EL TIPO SILENCIOSO Es tímido y evita participar en las discusiones del grupo por miedo a que otros ridiculicen sus ideas o lo hagan sentir avergonzado. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ PERSONALIDAD CONFLICTIVA A usted le desagrada mucho otra persona del grupo. Su personalidad, comportamiento y voz lo irritan y usted encuentra sus ideas ridículas. Usted aprovecha la mínima oportunidad para degradarlo. FACILITANDO DISCUSIONES 29 REGISTRO DE DISCUSIONES Proyecto 1) El Moderador del Panel 2) La Sesión de Lluvia de Ideas 3) El Debate para Solución de Problemas 4) El Manejo de Situaciones Difíciles PROYECTOS COMPLETADOS FACILITANDO Título del discurso Fecha VPE iniciales 5) Alcanzar un Consenso Guarda esta página para verificar que estén completos los proyectos en este manual. Presenta el Registro de Proyectos de los manuales apropiados cuando se empleen para los premios de Comunicador Avanzado de Bronce, Comunicador Avanzado de plata y el Comunicador Avanzado de Oro. 30 FACILITANDO DISCUSIONES NOTAS FACILITANDO DISCUSIONES 31 www.toastmasters.org
