GESTIN BASICA
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SIU - PILAGÁ GESTIÓN DE CAJAS CHICAS Introducción ............................................................................................................................... 2 Requisitos Previos ..................................................................................................................... 2 Operaciones del Circuito ........................................................................................................... 2 1. ABM de Caja Chica....................................................................................................... 2 2. ABM Periodicidad ......................................................................................................... 3 3. Configuración de Caja Chica ........................................................................................ 3 4. Reserva de Caja Chica ................................................................................................. 3 5. Autorización de Giro de Fondos ................................................................................... 3 6. Rendición de Caja Chica .............................................................................................. 3 7. Confirmación de Rendición........................................................................................... 4 8. Rendición Final de Caja Chica ..................................................................................... 4 9. Cobro de Devolución de Caja Chica............................................................................. 4 10 Cierre de Caja Chica.................................................................................................... 4 Operaciones Posteriores ........................................................................................................... 5 Ejemplo...................................................................................................................................... 6 SIU-Pilagá Gestión de Cajas Chicas Pág. 1 de 18 Introducción El Módulo de Gestión de Cajas Chicas se encarga de la administración general de estos fondos. Brinda la posibilidad de utilizar una misma Caja Chica en diferentes ejercicios, registrando estados independientes: uno general para la caja chica y otro para la caja chica en el ejercicio. Permite registrar las diferentes etapas por las que pasa una Caja Chica, entre los que se encuentran “Configuración”, “Reserva”, “Autorización de Giro de Fondos”, “Rendición”, “Rendición Final” y “Cobro de Devolución de Caja Chica”, ofreciendo diferentes circuitos posibles para su utilización: 1 - Configuración, Reserva, Autorización de Giro de Fondos, Rendición. 2 - Configuración, Autorización, Rendición. 3 - Autorización, Rendición. Requisitos Previos Antes de iniciar el registro de un circuito de Gestión de Caja Chica, debe verificarse el cumplimiento de los siguientes requisitos: El registro del o los Tipos de Documento Contenedor vinculados al trámite (ver ABM Tipos de Documentos en el Módulo Maestros) El registro de los Tipos de Documentos Principal y Asociados vinculados a las etapas de Autorización de Giro de Fondos, Reserva de Caja Chica, Rendición de Caja Chica, Rendición Final de Caja Chica y Cobro de Devolución de Caja Chica (ver ABM Tipos de Documentos en el Módulo Maestros) La vinculación del Tipo de Documento Contenedor y los Tipos de Documento Principal y Asociados, con las operaciones “Giro Fondos Caja Chica”, “Rendición Caja Chica”, “Rendición Final de Caja Chica” y “Cobro de Devolución Caja Chica”. (ver Asociar Operaciones a Tipos de Documentos en el Módulo Maestros) La existencia de Crédito Presupuestario para las partidas de gasto involucradas en el trámite (ver Alta de Crédito Original en el Módulo Gestión de Crédito) El registro del Responsable de la Caja Chica (ver ABM Personas en el Módulo Maestros) El registro de la Cuenta de Tesorería en la que se realizarán los pagos (ver ABM Cuentas de Tesorería en el Módulo Maestros) El registro de la Unidad Presupuestaria asociada a la Caja Chica (ver ABM Unidad Principal, ABM Sub-Unidad, ABM Sub-Subunidad en el Módulo Maestros) Operaciones del Circuito Las operaciones involucradas en un circuito de Cajas Chicas son: 1. ABM de Caja Chica Objetivo: Registrar el alta de la Caja Chica y sus posibles modificaciones, asignándole una Unidad Presupuestaria, un Tipo (General o Mixta) un Responsable y una Cuenta de Tesorería. Opciones de Menú: Gastos \ Cajas Chicas\ ABM de Cajas Chicas 2. SIU-Pilagá Gestión de Cajas Chicas Pág. 2 de 18 ABM Periodicidad Objetivo: Registrar una Periodicidad (período de reposición de la Caja Chica), que se utilizará al momento de generar la Reserva de la Caja Chica (ver Reserva de Caja Chica en el Módulo Gestión de Cajas Chicas) Opciones de Menú: Gastos \ Cajas Chicas\ ABM Periodicidad 3. Configuración de Caja Chica Objetivo: Permite configurar una Caja Chica para un determinado ejercicio, asignándole una periodicidad (período de reposición), un importe y un contenedor. También se puede asociar la combinación de partidas a utilizar para la Caja Chica en el ejercicio, y en el caso de que la Caja Chica ya tenga una reserva previa para el ejercicio (caso de rectificación), permite modificar el importe de la reserva. Opciones de Menú: Gastos \ Cajas Chicas\ Configuración de Caja Chica 4. Reserva de Caja Chica Objetivo: Esta operación permite seleccionar una Caja Chica previamente configurada para un ejercicio, y realiza un cálculo para proponer un importe estimado para hacer una reserva anual. Si la configuración de la caja seleccionada tiene una periodicidad asignada, el cálculo se realiza en base a esta periodicidad y el importe propuesto es modificable por el usuario. Esta operación genera un Preventivo de gastos para la reserva de la Caja Chica. Opciones de Menú: Gastos \ Cajas Chicas\ Reserva de Caja Chica 5. Autorización de Giro de Fondos Objetivo: Esta operación permite seleccionar una combinación de Caja Chica y ejercicio y generar una liquidación para el pago de los fondos al responsable de la Caja Chica. En el caso de no tener configuración o reserva previa, genera la configuración y/o reserva, y en este último caso, registra un Preventivo de gastos. Opciones de Menú: Gastos \ Cajas Chicas\ Autorización de Giro de Fondos 6. Rendición de Caja Chica Objetivo: Esta operación permite ingresar el monto a rendir y el impacto presupuestario (partidas presupuestarias de gastos) para una Caja Chica y un ejercicio. El impacto presupuestario no tiene efecto, es decir, no se registran las etapas de Compromiso Definitivo, Devengado y Pagado hasta que no se confirma la rendición (ver Confirmación de Rendición en el Módulo Gestión de Cajas Chicas). En el caso de de haberse ingresado partidas presupuestarias de gastos diferentes a la que se utilizaron en las operaciones SIU-Pilagá Gestión de Cajas Chicas Pág. 3 de 18 "Configuración de Caja Chica" o "Autorización de Giro de Fondos", esta operación realiza una reestructuración de la reserva (Preventivo) para la Caja Chica. Opciones de Menú: Gastos \ Cajas Chicas\ Rendición de Caja Chica 7. Confirmación de Rendición Objetivo: Esta operación completa el proceso iniciado en la operación de Rendición de Caja Chica. En caso de tratarse de una rendición no final, genera una ampliación de la reserva, registrando un Preventivo. Además genera las etapas presupuestarias de Compromiso Definitivo, Devengado y Pagado, como así también una liquidación de pago de fondos al responsable de la Caja Chica. En caso de tratarse de una rendición final, y de no haberse rendido el total del monto del Preventivo, se registra la obligación de la devolución de fondos por parte del responsable de la Caja Chica. Opciones de Menú: Gastos \ Cajas Chicas\ Confirmación de Rendición 8. Rendición Final de Caja Chica Objetivo: Esta operación realiza la misma gestión que la operación de Rendición de Caja Chica, salvo al momento de confirmar la rendición (ver Confirmación de Rendición en el Módulo Gestión de Cajas Chicas). Opciones de Menú: Gastos \ Cajas Chicas\ Rendición de Caja Chica (final) 9. Cobro de Devolución de Caja Chica Objetivo: Esta operación permite registrar la devolución de fondos generada en la Confirmación de la Rendición Final (ver Rendición Final de Caja Chica en el Módulo Gestión de Cajas Chicas). Opciones de Menú: Gastos \ Cajas Chicas\ Cobro de Devolución de Caja Chica 10. Cierre de Caja Chica Objetivo: Esta operación permite efectivizar el cierre de Cajas Chicas activas. Para ello, valida que la caja no esté activa para ningún ejercicio y que no tenga saldo pendiente de rendición, ni saldo pendiente de devolución. Opciones de Menú: Gastos \ Cajas Chicas\ Cierre de Caja Chica SIU-Pilagá Gestión de Cajas Chicas Pág. 4 de 18 Operaciones Posteriores Una vez generadas las liquidaciones de pago al Responsable de la Caja Chica, se debe gestionar su autorización y su pago. Estas actividades pueden realizarse a través de las siguientes operaciones: 1. Gastos \ Autorización (ver Autorización en el Módulo Autorización) 2. Tesorería \ Pagos \ Pagar Liquidaciones (ver Pagar Liquidaciones en el Módulo Tesorería.) SIU-Pilagá Gestión de Cajas Chicas Pág. 5 de 18 Ejemplo El ejemplo se basa en uno de los circuitos posibles para la Gestión de Cajas Chicas, que utiliza las operaciones de Autorización de Giro de Fondos y Rendición de Caja Chica (normal y final). No se realiza Configuración ni Reserva de Caja Chica. 1. Registrar el Alta de una Caja Chica a. Hacer click en el botón b. Completar los datos de la Caja Chica y hacer click en el botón c. Se muestra la Caja Chica dada de alta 2. Registrar Autorización de Giro de Fondos a. Hacer click en el botón SIU-Pilagá Gestión de Cajas Chicas Pág. 6 de 18 b. Completar los datos de la Solapa Documentos c. Completar los datos de la Solapa Datos de Gestión d. Completar los datos de la Solapa PPGs (Partidas Presupuestarias de Gastos). Los datos las partidas de gastos deben completarse en este momento, ya que no se ejecutó previamente la operación de reserva. i. Ingresar condiciones de filtro que permitan seleccionar las partidas con crédito presupuestario involucradas en la reserva (preventivo) de caja chica ii. Hacer click en el botón SIU-Pilagá Gestión de Cajas Chicas Pág. 7 de 18 iii. Seleccionar la/las partidas a la que se imputará la reserva (preventivo) de caja chica y hacer click en el botón iv. Completar el Importe del preventivo v. Hacer click en el botón vi. Se genera el Preventivo y la liquidación no presupuestaria y se muestra un comprobante de la operación efectuada. La liquidación queda disponible para ser autorizada (ver Autorización en el Módulo Autorizaciones) y pagada (ver Pagar Liquidaciones en el Módulo Tesorería.) SIU-Pilagá Gestión de Cajas Chicas Pág. 8 de 18 3. Registrar Rendición de Caja Chica a. Una vez pagada la liquidación al responsable de la Caja Chica y efectuados los gastos, se debe registrar la rendición de los mismos b. Seleccionar la Caja Chica y el Ejercicio c. Hacer click en el botón d. Completar los datos de la Solapa Documentos SIU-Pilagá Gestión de Cajas Chicas Pág. 9 de 18 e. Completar los datos de la Solapa Datos de Gestión f. Completar los datos de la primer partida de gastos en la Solapa PPGs y hacer click en el botón SIU-Pilagá Gestión de Cajas Chicas Pág. 10 de 18 g. Completar los datos de la segunda partida de gastos en la Solapa PPGs y hacer click en el botón h. Hacer click en el botón i. SIU-Pilagá Pese a haberse ingresado las partidas de gastos, la operación no tiene aún impacto presupuestario, es decir, no se registran las etapas de Compromiso Definitivo, Devengado y Pagado, hasta que no se confirma la rendición. Gestión de Cajas Chicas Pág. 11 de 18 4. Registrar Confirmación de Rendición de Caja Chica a. Ingresar condiciones de filtro que permitan recuperar la rendición a confirmar y hacer click en el botón b. Seleccionar la rendición a confirmar c. Visualizar los datos de la Solapa Documentos SIU-Pilagá Gestión de Cajas Chicas Pág. 12 de 18 d. Visualizar los datos de la Solapa PPGs e. Hacer click en el botón f. Se generan las etapas de Compromiso Definitivo, Devengado y Pagado, y se emite una liquidación a favor del Responsable de la Caja Chica, que queda disponible para ser autorizada (ver Autorización en el Módulo Autorizaciones) y pagada (ver Pagar Liquidaciones en el Módulo Tesorería.) 5. Registrar Rendición Final de Caja Chica a. Una vez pagada la liquidación al responsable de la Caja Chica y efectuados los gastos, se debe registrar la rendición de los mismos. Supongamos que esta es la última rendición de la Caja Chica correspondiente al período 2006 b. Seleccionar la Caja Chica y el Ejercicio c. Hacer click en el botón SIU-Pilagá Gestión de Cajas Chicas Pág. 13 de 18 d. Completar los datos de la Solapa Documentos e. Completar los datos de la Solapa Datos de Gestión (se rinde un importe menor que el monto otorgado a la Caja Chica) f. Completar los datos de la primer partida de gastos en la Solapa PPGs y hacer click en el botón SIU-Pilagá Gestión de Cajas Chicas Pág. 14 de 18 g. Completar los datos de la segunda partida de gastos en la Solapa PPGs y hacer click en el botón SIU-Pilagá Gestión de Cajas Chicas Pág. 15 de 18 h. Hacer click en el botón i. SIU-Pilagá Pese a haberse ingresado las partidas de gastos, la operación no tiene aún impacto presupuestario, es decir, no se registran las etapas de Compromiso Definitivo, Devengado y Pagado, hasta que no se confirma la rendición. Gestión de Cajas Chicas Pág. 16 de 18 6. Registrar Confirmación de Rendición Final de Caja Chica a. Ingresar condiciones de filtro que permitan recuperar la rendición a confirmar y hacer click en el botón b. Seleccionar la rendición a confirmar SIU-Pilagá Gestión de Cajas Chicas Pág. 17 de 18 c. Visualizar los datos de la Solapa Documentos d. Visualizar los datos de la Solapa PPGs e. Hacer click en el botón f. SIU-Pilagá Se generan las etapas de Compromiso Definitivo, Devengado y Pagado. Como el monto rendido es menor que el monto otorgado a la Caja Chica, se genera una obligación de devolución de fondos por la diferencia. Esta devolución puede registrarse a través de la operación Cobro de Devolución de Caja Chica. Gestión de Cajas Chicas Pág. 18 de 18
