Gestión de Proyectos de Prima Fairtrade Manual de Capacitación 3.3

Manual de Capacitación 3.3 de Fairtrade International– Junio 2014
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Fairtrade International
Manual de Capacitación 3.3
Comité de Prima de Comercio Justo Fairtrade
Gestión de Proyectos de Prima
- Actualización junio 2014 -
Elaborado por Konrad Matter
Actualizado por Julia Malquín A.
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El Manual de Capacitación “Comité de Prima de Comercio Justo Fairtrade - Gestión de Proyectos de
Prima” es un producto de Fairtrade Labelling Organizations International e.V., Bonn, Alemania.
Fairtrade International es la organización mundial que establece y certifica criterios para el Comercio
Justo Fairtrade.
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Coordinación:
Matthias Kuhlmann
Desarrollo de Servicio & Enlace
Unidad de Relaciones y Servicio al Productor
Fairtrade International
Nuestro más sincero agradecimiento al Servicio de Voluntariado en Línea de las Naciones Unidas, en
especial a Liliana Castellanos y Andrés Felipe Nuñez, por haber realizado la traducción del manual al
español.
La reproducción de este texto es permitida siempre y cuando se cite la fuente, Fairtrade International
junio 2014
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TABLA DE CONTENIDOS
1
¿Para qué se puede usar la Prima?
4
2
¿Cómo se puede gastar la Prima?
5
3
¿Cómo escoger y planear proyectos?
7
4
¿Cómo escribir la propuesta del proyecto?
16
5
Implementación, monitoreo y evaluación
19
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1
¿PARA QUÉ SE PUEDE USAR LA PRIMA?
Los Criterios Genéricos de Comercio Justo Fairtrade para el Trabajo Contratado establecen
que Fairtrade contribuye al empoderamiento de los trabajadores y trabajadoras y al
desarrollo social y económico sostenible de los trabajadores y sus comunidades (propósito y
alcance).
Le Prima Fairtrade tiene que beneficiar a los trabajadores, sus familias y sus comunidades a
través de proyectos de Prima que se dirijan a sus necesidades y preferencias según sea
decidido y adecuadamente justificado por los trabajadores (Cláusula 2.1.19 de los Criterios).
1.1
¿Qué dicen los Criterios?
1.1.1
Desarrollo socio-económico es un proceso que resulta en cambios que
mejoran la capacidad de una comunidad para cumplir con sus aspiraciones.
1.1.2
Empoderamiento se refiere a las habilidades que los individuos y grupos
necesitan para identificar sus necesidades y prioridades y para desarrollar
planes y proyectos para abordarlas.
1.1.3
Para los trabajadores, sus familias y comunidades significa que usted
puede usar la prima para tres tipos de beneficiarios:
Comunidades
Familias
Trabajadores
1.1.3a
1.1.3b
1.1.3c
Para los trabajadores: un buen ejemplo es la capacitación, dentro de este
grupo se podría considerar el terminar la educación primaria y secundaria,
habilidades
del
idioma,
destrezas
como
carpintería,
sastrería,
computacionales, etc. Otro ejemplo es un set de TV/DVD para la
cafetería/comedor o salón social de los trabajadores.
Para los trabajadores y sus familias: algunos ejemplos serían una tienda de
comestibles para bienes básicos a precios razonables, préstamos para
mejoramiento de viviendas, o becas para los hijos(as) de los trabajadores(as).
Hay desde luego muchas más posibilidades de beneficiar a las familias de los
trabajadores.
Para los trabajadores, sus familias y la comunidad: en este caso el beneficio
se extiende a la comunidad. Esto incluye el barrio, aldea o pueblo. Algunos
ejemplos podrían ser construir un colegio, un dispensario o tal vez un pozo.
Con un poco de imaginación hay muchas formas de mejorar la vida de la
comunidad.
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Como trabajador o trabajadora, usted se beneficiará en los tres casos. Usted siempre es
parte de la comunidad y lo que es bueno para ella es bueno para usted.
La comunidad hace mucho por usted y muchos de los servicios básicos son el resultado
de un esfuerzo comunal. Los colegios para sus hijos, el hospital cuando usted está
enfermo, la provisión de agua y electricidad. Todos estos y muchos más servicios serían
impensables o muy difíciles de conseguir si usted tuviera que encargarse de ellos solo.
2
¿CÓMO SE PUEDE GASTAR LA PRIMA?
2.1
La prima debe ser utilizada en forma de proyectos.
Un proyecto es una gestión planeada que utiliza dinero y otros recursos para lograr objetivos
bien definidos a través de un número de actividades.
2.1.1
Planificación de proyectos: Esto significa que antes de iniciar un proyecto
usted tiene que pensar detenidamente sobre lo que va a hacer, cómo lo va a
hacer y lo que quiere lograr. Esto significa escribir sus planes. Significa seguir
sus planes.
2.1.2
Recursos: Para llevar a cabo un proyecto usted usualmente necesita dinero.
También puede necesitar tiempo, conocimiento y ciertas habilidades.
2.1.3
Objetivos: Esto significa que todos saben lo que están tratando de lograr. Sin
objetivos claros el proyecto no tiene dirección. Todos deben acordar qué
están tratando de hacer.
2.1.4
Actividades: Un proyecto usualmente consiste de un número de actividades.
Estas actividades pueden ser hechas todas al mismo tiempo o algunas
pueden tener que esperar mientras se llevan a cabo otras. Un cronograma de
actividades le dice qué se debe hacer y cuándo.
Los proyectos son un resultado de un proceso de consulta con los trabajadores y trabjadoras
acerca de sus necesidades y aspiraciones.
Los criterios definen el contenido de cada proyecto los cuales deben incluir (Cláusula 2.1.5
de los Criterios):

Propósito y objetivos;

Grupo(s)/beneficiario(s) objetivo(s)Actividades;

Roles y responsabilidades;

Presupuesto del proyecto;

Fecha de inicio y finalización del proyecto;

¿Cómo será monitoreado el proyecto?;

Fecha de aprobación del proyecto por parte de la Asamblea General.
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Los proyectos pueden significar mucho trabajo, pero son la mejor forma de asegurar que el
dinero de la prima sea bien invertido y cumpla con los objetivos detrás de ella. Para
proyectos grandes es indispensable realizar una evaluación de riesgo.
Al menos el 80 por ciento del dinero de la prima debe ser invertido en proyectos sostenibles.
Sostenible significa que lo que sea en lo que gaste el dinero, esto debe tener un valor
duradero. Entonces, si invierte en un proyecto como una tienda de comestibles o un centro
de capacitación, la tienda debe continuar sirviendo a la comunidad por un largo período de
tiempo y la capacitación debe tener un resultado duradero. Los proyectos que impliquen
desembolsos individuales de bienes no consumibles son permitidos cuando todos los
trabajadores tienen igual oportunidad acceso, y existe la claridad de que no se trata de
pagos a los trabajadores que puedan considerarse complementos salariales (Cláusula
2.1.19 de los Criterios).
Hasta el 20 por ciento1 del dinero de la prima por año puede ser distribuido equitativamente
entre todos los trabajadores en efectivo como un bono Fairtrade. (Cláusula 2.1.20 de los
Criterios). Esta opción necesita ser aprobada por una asamblea general de trabajadores. Sin
embargo, este dinero no puede ser utilizado para complementar los salarios regulares o
socavar los procesos de negociación colectiva.
Se recomienda que los Comités de Prima de Comercio Justo Fairtrade expliquen claramente
a los trabajadores y trabajadoras las implicaciones de utilizar el dinero de la prima en bonos
Fairtrade en efectivo.
En este contexto también es importante averiguar y entender cualquier implicación posible
de la distribución de efectivo en lo que concierne a impuestos o el estatus legal del Comité
de Prima de Comercio Justo Fairtrade – el cual puede ser establecido como una
organización benéfica, por ejemplo. Estas implicaciones seguramente serán diferentes en
cada país debido a los diferentes marcos legales.
1
En circunstancias excepcionales el porcentaje puede ser incrementado hasta 50%, como en el caso
donde haya una mayoría de trabajadores y trabajadoras migrantes en la fuerza laboral que no se
pueden beneficiar de los proyectos de la Prima de Comercio Justo Fairtrade. La solicitud debe ser
enviada al organismo certificador y aprobado por el mismo. (Cláusula 2.1.20 de los Criterios).
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3
¿CÓMO ESCOGER Y PLANEAR PROYECTOS?
Escoger un buen proyecto no es fácil. Este capítulo debería ayudarle, pero sólo pretende ser
una guía. Usted sabe lo que necesita, usted necesita realizar la elección.
3.1
¿Quiénes son los beneficiarios?
Siempre es bueno saber a quién va a ayudar el proyecto. En el escenario en que el proyecto
está dirigido a los trabajadores y trabajadoras en una plantación o empresa, usted puede
obtener esta información del departamento de recursos humanos o de encuestas que
contengan información relevante en el marco de su estrategia de desarrollo o de las metas
del Comité de Prima de Comercio Justo Fairtrade.
Es bueno saber cuántos hombres y mujeres se beneficiarán, cuántos hombres y mujeres
son migrantes, cuántos pueden necesitar capacitación o educación adicional, dónde viven o
de dónde vienen. Es especialmente bueno saber dónde viven los trabajadores de manera
que cualquier proyecto en realidad les ayude en sus vidas cotidianas. Algunos trabajadores
son de temporada y otros temporales. ¿Cómo puede ayudarle a ellos también?
Si el proyecto es para beneficiar a las familias de los trabajadores, necesita saber si están
casados o viven con una pareja, el número y edad de los hijos(as), si estos hijos(as) van al
colegio o trabajan, otros miembros de la familia que vivan en la misma casa, etc. Luego es
posible que necesite saber sobre su situación de vivienda: dónde viven (en la plantación,
fuera de ella), distancia de la plantación o empresa, en casas propias o arrendadas, etc. Es
posible que tenga que pedirle a la gente más información con un cuestionario.
8
40
10 Km
20
7 Km
2 Km
15
8 Km
Finca
3 Km
La recolección de información en las comunidades de
los trabajadores es un poco más complicada. Primero
necesita saber los diferentes lugares donde viven los
trabajadores y trabajadoras, cuánta gente vive en cada
uno de estos lugares y qué tan lejos están de la
plantación/empresa y entre ellos(as). A partir de esta
información puede dibujar un mapa con la
plantación/empresa en el centro y cada lugar (aldea,
barrio, etc.) representado por un círculo.
4 Km
8
El tamaño del círculo corresponde aproximadamente al
número de habitantes. El número en el círculo
representa el número de trabajadores que viven en
cada lugar. La longitud de la línea entre cada lugar y la plantación/empresa corresponde a la
distancia. Este mapa le permite ver dónde vive y de qué se beneficiará cada quien.
9
Esta recolección de información se llama censo. Se recomienda hacer un censo de
trabajadores(as) y sus familias desde el principio, y un censo de la comunidad tan pronto
como esté listo para involucrarse en proyectos de la comunidad. Para cada proyecto
individual se debe hacer un censo minucioso de los beneficiarios directos.
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3.2
¿Cuáles son los problemas?
Una vez conozca los beneficiarios (potenciales), usted quiere entender sus problemas y
necesidades. Proceda en la misma forma que en el Paso 1, empezando con los trabajadores
y trabajadoras, sus familias y luego extendiendo la consulta a las comunidades.
Para encontrar los problemas y necesidades de los trabajadores y sus familias, la forma más
fácil es conociéndolos y preguntándoles.
Los miembros del Comité de Prima de Comercio Justo Fairtrade (CPF) pueden hacer esto
en sus áreas de trabajo. Si la fuerza laboral no es muy grande usted puede llamar a
asambleas con todos los trabajadores y trabajadoras.
Recuerde:

Diferentes grupos tienen diferentes necesidades: las mujeres trabajadoras, los
trabajadores de temporada, los trabajadores migrantes, los trabajadores temporales.
Pregúnteles separadamente!

No permita que los hombres dominen!

No permita que las gerencias de la plantación/empresa hagan este trabajo! Es su
responsabilidad!

Pregunte a las esposas(os) e hijos(as).

Puede necesitar preparar un cuestionario especial si necesita verificar información
detallada.
Es más difícil si está intentando entender las necesidades de las comunidades. La primera
cosa que puede hacer es reunirse con los trabajadores y trabajadoras. Agrúpelos por las
comunidades principales de donde vienen y esto le dará una idea aproximada de los
principales problemas de cada comunidad. Puede complementar su mapa de las
comunidades circundantes agregando más información, por ejemplo, sobre los servicios que
cada comunidad tiene. Puede incluso dibujar un mapa para cada comunidad: servicios
disponibles, calidad de los servicios, dónde y qué tan lejos tienen que ir para obtener los
servicios que no están disponibles en la comunidad.
Si quiere hacer proyectos en las comunidades, tiene que averiguar los problemas que la
gente enfrenta en cada comunidad. Para este propósito, es muy importante reunirse con los
líderes de la comunidad o incluso con la comunidad completa. Puede reunir a la comunidad
entera o reunirse con diferentes grupos de la misma separadamente. Asegúrese que todos
los posibles grupos sean involucrados. En estas reuniones puede trabajar con el Método
Chapatti.
3.2.1
El Método Chapatti
Reúna a todo el mundo y asegúrese que todos se sientan cómodos. Empiece a hablar
sobre los problemas que la gente enfrenta diariamente. Pídales a los participantes que
escojan un objeto simple para representar sus problemas. Un pedazo de madera puede
representar la falta de combustible para cocinar. La comunidad puede usar cualquier
objeto que quiera; esto les ayuda a pensar desde su propia perspectiva.
Pídales a todos que pongan sus objetos en el piso al frente de ellos. Que no los pongan en
una línea recta sino en el centro del grupo.
Entrégueles a los participantes “chapattis” (= piezas redondas de cartulina/cartón de
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diferentes tamaños). Permítales colocar los chapattis debajo de estos objetos para
representar el tamaño del problema. Los chapattis grandes indicarán problemas más
grandes y los chapattis más pequeños, problemas más pequeños. Haga seguimiento a
esta actividad con una discusión sobre cada problema:


¿Cuál es el problema, el tamaño y la urgencia del mismo?
¿Por qué es considerado un problema
grande/pequeño/urgente?
¿Cuál es la causa del problema?
¿Quién se ve afectado por el problema y cómo?
¿Qué acciones ha tomado la gente para resolver el
problema?
¿Fueron exitosas, no lo fueron? ¿Por qué?
¿Hay planes futuros para lidiar con el problema?
¿Cuáles son las contribuciones de la comunidad?
¿Qué apoyo externo se espera?







Piense sobre las causas del problema. Frecuentemente la gente aborda sólo los síntomas y
no la causa real. Tome un asunto de salud por ejemplo: la gente se siente enferma y débil y
acude a la farmacia por medicinas. Pero algunas veces el problema real radica en otra parte.
Podría ser desnutrición o agua potable contaminada.
El ejercicio del árbol del problema le puede ayudar a analizar problemas complejos y
encontrar las causas subyacentes.
3.2.2
El árbol del problema
Como un árbol, el árbol del problema tiene tres partes: un tronco, raíces y ramas.
El tronco es el problema central
Las raíces representan las causas
Las ramas representan los efectos (frecuentemente las partes visibles)
Este es un ejercicio de grupo. Tome uno de los problemas que haya identificado como
importante. Empiece enumerando todos los aspectos negativos del problema. Estos
deberían escribirse en tarjetas y pegarlos (en una pared o en el piso) donde todos puedan
verlos. Una vez se hayan identificado los asuntos más importantes, agrupe los aspectos
que tienen algunas similitudes o vínculos.
1) Identifique el problema central. Péguelo en el centro. Revise las tarjetas restantes y
cómo están relacionadas con el problema central.
2) Algunas pueden ser causas, que llevan al problema central. Colóquelas debajo del
problema central.
3) Otras son efectos, que se originan del problema central. Colóquelas encima del
problema central.
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Efecto
Alta tasa de mortalidad
en menores de 5 años
Problema central
Desnutrición
infantil
Diarrea
No hay
letrinas
Causa
Retraso en el
crecimiento
Mala
higiene
Dieta precaria
Falta de
conocimiento
No hay
suficiente agua
Cosecha
fallida
Suelo
degradado
Este ejercicio muestra que las cosas frecuentemente son más complicadas de lo que
parecen en principio.
Para resolver un problema, necesitamos conocer y abordar la causa o causas principales.
Intente mantenerse apegado a los vínculos más importantes.
Si el árbol del problema se vuelve muy recargado, no será una herramienta útil.
Encuentre un balance: suficiente detalle de manera que contenga la información más
importante, pero suficientemente simple para que las principales causas y efectos sean
visibles.
Después de haber identificado los problemas, intente organizarlos de acuerdo con la
importancia y urgencia que la gente les de. Establezca un orden de prioridad. Esto
frecuentemente es una tarea complicada. No hay un criterio objetivo o científico para decidir
cuál problema es más importante que otro. Es una escogencia política. Permítale a la gente
discutirlo. Es por esta razón que consultar con los trabajadores y trabajadoras – y con la
comunidad si quiere apoyar proyectos de la comunidad – es tan importante.
Es importante que los trabajadores y trabajadoras sepan cómo serán seleccionados los
proyectos, y el criterio de selección del proyecto debe ser incluido en los términos de
referencia del Comité de Prima de Comercio Justo Fairtrade (CPF) y aprobado por la
Asamblea General.
3.3
Defina sus objetivos
Una vez que conozca el problema y entienda su prioridad, necesita definir objetivos claros.
Objetivos claramente definidos hacen mucho más fácil diseñar un proyecto.
Distinga dos tipos de objetivos:
1) El objetivo general. Le dice lo que quiere mejorar. Puede ser bastante general y puede
que no se logre sólo con este proyecto. Por ejemplo, usted puede querer reducir la
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desnutrición infantil en su comunidad. Su proyecto puede ser sólo una parte de este
panorama general.
2) El objetivo específico. Este se refiere a las metas reales que el proyecto quiere lograr. Le
ayuda a definir las actividades que son necesarias para su proyecto. Sus objetivos
deben ser SMART (acrónimo en inglés que significa: Específico, Medible, Alcanzable,
Relevante y con límites de tiempo):
 Específico: ser tan preciso y exacto como sea posible.
 Medible: usted debe ser capaz de verificar si el proyecto funcionó.
 Alcanzable: no intente hacer algo imposible.
 Relevante: ¿el proyecto resolverá el problema?
 Con límites de tiempo: ¿cuándo será terminado el proyecto?
3.4
¿Cómo lograr los objetivos?
3.4.1 Piense acerca de las alternativas.
Para este momento usted debería saber qué quiere hacer. La siguiente pregunta es –
¿cómo lo hace?
Puede haber un número de formas para solucionar un problema, pero hay algunas mejores
que otras.
Tomemos el ejemplo de un proyecto de vivienda. El objetivo es mejorar la situación de
vivienda para los y las trabajadoras y sus familias. Hay muchas formas de hacerlo.
1
Dar préstamos individuales para comprar material de construcción.
2
Desarrollar un esquema de vivienda en un terreno con dinero de la prima.
Si usted opta por la segunda solución (esquema de vivienda), hay todavía muchas formas
de proceder:
2.1
Adjudicar una parcela a cada persona para construir una casa.
2.2
Formar una cooperativa que construya las casas y las venda a los beneficiarios.
2.3
Formar una cooperativa que construya las casas y las arriende a los
beneficiarios.
Necesitas pensar en cada una de las opciones. En el desarrollo de estas ideas se debe
considerar a tantas personas como sea posible. Cada punto tiene sus lados buenos y malos
y todos deberían tener el derecho de comentar.
Considere las siguientes opciones, pueden ayudarle:
1
2
3
4
5
Eficacia: ¿Cuál es la mejor opción para resolver el problema?
Costo: ¿Cuánto dinero necesitará para cada opción? ¿Tiene el dinero?
Eficiencia: ¿Es una Buena forma de usar el dinero?
Capacidad: ¿Existe el conocimiento y la experiencia necesaria?
Viabilidad: ¿Es probable que tenga éxito el proyecto?
Consejo: Comenzar con proyectos pequeños, así usted adquiere fácilmente experiencia y
confianza. Recuerde que para todos los grandes proyectos se debe realizar una evaluación
de los riesgos y reportarlos a la Asamblea General.2
2
Ejemplos sencillos de evaluación de riesgos figuran en Anexo 1 ¿QUÉ ES RIESGO? En el
“Documento explicativo para el Comité de la Prima de Comercio Justo Fairtrade en Situaciones de
Trabajo Contratado - “Hired Labour Situation”.
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3.4.2 Tome su decisión y plan de acción.
Una vez que haya hecho su elección, debe definir los resultados que desea ver.
Por ejemplo: 20 Trabajadores capacitados en el programa Word de informática; o 50
préstamos concedidos para la compra de material de construcción; o dos aulas de clase
equipadas para la comunidad local.
Para conseguir los resultados óptimos, tienes que planificar:
● QUE: Haga una lista de todos los trabajos que necesita hacer para conseguir un
resultado perfecto.
● QUIEN: Haga una lista de todas las personas quienes serán responsables de cada
actividad. Esto puede ser individual o en grupos.
● CUANDO: Haga un calendario que le indique cuando debe comenzar cada actividad y
cuánto tiempo tomará. Algunas actividades pueden llevarse a cabo al mismo tiempo,
otras se realizan una tras otra. Es muy importante definir cuáles actividades son
necesarias concluir con el fin de iniciar otras. Siempre piense en factores externos como
las temporadas de lluvia y ciclos agrícolas.
● DONDE: Tome nota de la ubicación donde cada una de las actividades debe hacerse.
● COMO: Cuando gastas dinero, usted necesita asegurarse que se haga de tal manera
que cualquiera pueda comprobar fácilmente lo que se gastó y lo que se compró. Usted
necesitará un procedimiento adecuado para esto.
Para ayudarle durante el proceso de evaluación y preparación, Fairtrade le ofrece dos
plantillas para preparar su plan anual para la Prima de Comercio Justo Fairtrade con el fin de
cumplir con el requisito 2.1.15 y una plantilla para informar las actividades realizadas para el
requisito 2.1.18.3
Una herramienta complementaria que puede ayudar al CPF en sus actividades de
planificación es un calendario en forma de una matriz, nombrando las actividades, la(s)
persona(s) a cargo de cada actividad y el plazo en que debe realizarse cada actividad:
3.4.3
Matriz actividades del proyecto (ejemplo de capacitación en informática)
Actividad
Quien
Ene
Feb
1. Establecer
un aula para
Clases
A+B
xx
2. Contratar
Instructor
Subcomité
…x
3. Comprar el
Equipamiento
Subcomité
Mar
Abr
May
Jun
Jul
xxx
x
xx
xxx
xx
Ago
Sep
xx
xxx
x
3
http://www.fairtrade.net/fileadmin/user_upload/content/2009/standards/documents/genericstandards/2014-03-31_Premium_plan_report_template_EN.pdf
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4. Matricular
Estudiantes
C+ D
5. Empezar
con las
Clases
Instructo
r
..xx
x
xxx
x
xxx
x
xxx
x
xxx
x
Por último, usted debe saber que recursos necesita para el proyecto. Los recursos son el
conocimiento, las personas, equipos y materiales.
Según el proyecto, necesitará de algunas habilidades especiales. Estas habilidades no
siempre están disponibles en la organización.
Puede que tenga que contratar a alguien externo para que le ayude.
Por ejemplo:
1
Puede necesitar a un arquitecto para que ayude a diseñar un edificio.
2
Quizá necesite un asesoramiento de un experto para ayudarle a diseñar el
proyecto y realizarlo.
3
Para un centro de capacitación tendría que contratar a un instructor.
Usted necesitará contratar algunos expertos solo por un corto tiempo - como un arquitecto. A
otros necesitarás contratar por un periodo más largo – así como un profesor en una escuela.
Necesitará tener una manera simple de tratar con estas personas: un modo estándar de
encontrarlos, contratarlos, entregarles contratos y pagarles.
Si necesita comprar materiales, mobiliario o equipos, necesitará una manera simple de
asegurarse que consiga un buen precio, que estás comprando las cosas correctas y que
obtendrá un recibo por todo. La administración de la plantación/empresa puede ser de
ayuda en este proceso.
3.4.4
El análisis del marco lógico
El método que se describe arriba es usualmente llamado Marco Lógico. Te lleva a través del
proyecto paso a paso. Esto asegura que no te olvides de nada.
Desde arriba hacia abajo, el Marco Lógico muestra los pasos que deben tomarse con el
propósito de alcanzar el objetivo final del proyecto. La siguiente tabla muestra un ejemplo del
Marco Lógico para un centro de capacitación en informática.
La matriz de Marco Lógico.
Objetivos
¿Cómo puedo
saber si dio
resultado?
Objetivo General:
Impacto:
Trabajadores bien
capacitados en
informática
Los Trabajadores se
sienten más
confiados y capaces
Gestión del Proyecto de Prima CPF
¿Cómo puedo
demostrar que
funcionó?
Entrevista con
trabajadores que
asistieron a las clases
Cosas que
podría ayudar (+)
u obstaculizar (-)
+ Trabajadores
con deseo de
aprender
– Insuficiente
tiempo para
estudiar
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Objetivos
Específicos del
Proyecto:
Ofrecer tres cursos
básicos de
informática en este
año a todos los
trabajadores de la
Compañía
Resultado:
50 Trabajadores
obtienen
conocimientos
básicos en
informática
Resultado:
Se han realizado
tres cursos de
informática cada uno
de 48 horas, a lo
largo de 12
semanas
El programa de
formación e informe
del instructor son
verificados por el CPF
para el proyecto de
capacitación en
informática
50 Trabajadores han
aprendido
● Iniciar un
Ordenador
● Lo básico en
Windows y Word
● Imprimir
● Lista de asistencia
(¿Cuántos
participaron?)
● Examen al final del
curso (¿Cuántos
aprobaron?)
+ Encontrar un
espacio adecuado
y un buen
maestro
- Material de
entrenamiento en
informática son
robados.
+ Los estudiantes
se matriculan,
asisten con
regularidad y son
capaces de seguir
- Alto nivel de
absentismo y
deserción
- Nivel académico
demasiado alto
Actividades:
2. Contratar un
Instructor
Nota: No hay
indicador en esta
columna, en lugar,
aportes relacionadas
con las actividades
3. Comprar equipos
Insumos:
4. Matricular
estudiantes
1. Aula
1. Encontrar el Aula
5. Iniciar clases
2. Instructor
3 Mesas y sillas
4. Computadores y
accesorios
¡No se preocupe por las diferencias entre impactos, resultados y aportes! Lo importante es
entender que hay una cadena de eventos que condujeron al resultado global de su objetivo.
Los términos de la línea superior de la tabla requieren una explicación.
● ¿Cómo puedo saber si dio resultado? Al final del proyecto, usted querrá asegurarse
que el proyecto fue un éxito. Necesitas indicadores que puedan medirlos.
● ¿Cómo puedo demostrar que funcionó? También tendrá que demostrar que el
proyecto fue un éxito. Para cada indicador se necesita al menos una fuente de
información.
● Cosas que podría ayudar (+) u obstaculizar (-). En cada una de las etapas del
proyecto, hay cosas que no siempre se pueden controlar y que pueden afectar el éxito.
Incluso si no puedes influir en estas cosas, es bueno que seas consciente sobre esto.
Gestión del Proyecto de Prima CPF
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3.5
Elabore el presupuesto
El presupuesto es una estimación del dinero que necesitará para desarrollar el proyecto.
Está directamente relacionado con la lista de actividades que ha establecido.
Debe distinguir entre los gastos que se realizan solo una vez y los recurrentes:
● Los gastos se que realizan solo una vez, generalmente cubren los costos iniciales,
principalmente de edificios y equipos. Estos gastos ocurren solo una vez durante la vida
del proyecto. En el caso del centro de capacitación en informática, estos son los costos
por la compra de las computadoras y los muebles.
● Los gastos recurrentes cubren los gastos de funcionamiento del proyecto. Ocurre
continuamente a medida que el proyecto avanza. En el presupuesto estos gastos se
estiman según una base regular. En nuestro ejemplo de capacitación en informática, los
gastos recurrentes sería el honorario del instructor, el alquiler del espacio, el
mantenimiento de equipos, acceso a internet, papelería (papel, cartuchos de impresión
etc.) y los gastos administrativos.
También necesita determinar si el proyecto generará algunos ingresos. Aquí tiene que
distinguir entre proyectos económicamente sostenibles y proyectos sociales.
● Los proyectos económicamente sostenibles generan ingresos y deben por principio tener
la capacidad de cubrir los costos y gastos de gestión. Un buen ejemplo de este tipo de
proyecto es una tienda de comestibles. Aunque el propósito principal de la tienda no es
obtener ganancias sino vender productos alimenticios y otros suministros básicos a
precios razonables, siempre deben cubrir sus costos totales.
.
● Los proyectos sociales prestan servicios a la comunidad. Por esto no se obtienen
ganancias. Los proyectos sociales habituales son los proyectos de salud, educación y
cultura. Puede, por supuesto, cargar una pequeña cuota para estos servicios, para crear
conciencia sobre el valor del servicio (Lo que es completamente gratis generalmente no
es apreciado). Esto es especialmente recomendable para proyectos de capacitación,
donde el pago de la inscripción representa el compromiso del estudiante. Ciertamente
habrá menos ausentismo y deserciones. Sin embargo, un proyecto social jamás cubrirá
sus gastos totales. Siempre habrá necesidad de una prima de subsidio para esta clase
de proyectos.
El presupuesto para los gastos de funcionamiento le ayudará a saber cuánto dinero debe
separar cada año para mantener el proyecto en marcha. La tabla 6 muestra un ejemplo de
presupuesto para un proyecto de capacitación en informática.
3.5.1
Ejemplo de presupuesto para un Centro de Capacitación en Informática
Ítem
USD
Sub-total USD
Total USD
A. Gastos
1. Inversión Inicial
20 Computadoras
2 Impresoras
20 Sillas y Mesas
Instalaciones
Gestión del Proyecto de Prima CPF
12,000.00
200.00
3000.00
300.00
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Contingencia
150.00
Total 1
15,650.00
2. Gastos de funcionamiento
primer año
Alquiler del salón
1080
Instructor
4200
Mantenimiento de Computadoras
500
Papelería
500
Acceso a Internet
720
Administración
400
Total 2
7400.00
Total A. Gastos
23,050.00
B. Ingresos
Cuota Inscripción de estudiantes
1800.00
Total B. Ingresos
- 1800.00
COSTO TOTAL DEL
PROYECTO
21.250.00
4
¿CÓMO ESCRIBIR LA PROPUESTA DE PROYECTO?
Ahora que tiene lista toda la información, puede escribir la propuesta del proyecto. Este es el
documento que contiene toda la información pertinente y le ayudará a completar el proyecto.
El siguiente formato le puede ser útil para escribir la propuesta del proyecto.
4.1
Formato para formulación de proyectos
1.
Nombre de la organización y del Proyecto
2.
Antecedentes y Justificación del Proyecto
Preguntas para tener en cuenta:
▪
▪
▪
▪
▪
¿Cuál es la situación social y económica del área donde se ejecutará el
proyecto?
¿Cuál es la necesidad o el problema que serán abordados por el proyecto?
¿Por qué usted le da prioridad a los problemas/necesidad sobre los demás
asuntos?
¿Por qué eligió esto y no otras posibles alternativas para resolver el problema?
¿Cuáles son las ventajas de esta idea de proyecto comparado con otras
opciones (en términos de eficiencia, eficacia, coste, complejidad y riesgos)?
Gestión del Proyecto de Prima CPF
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3.
Propósitos y Objetivos del Proyecto
Preguntas para tener en cuenta:
▪
▪
▪
4.
¿Cuál es el objetivo general del proyecto?
¿Qué cambiará el proyecto (a corto y a largo plazo)?
¿Cuáles son los objetivos específicos que el proyecto deberá lograr (objetivos
Inteligentes: específico, medibles, alcanzable, relevante, límite de tiempo)?
▪ ¿Cuáles son los indicadores (cualitativo y cuantitativo) en la que indique si y en
qué medida se han logrado los objetivos?
▪ ¿Cuáles son los factores externos (supuestos y riesgos) que pueden afectar los
objetivos?
Grupo(s)/Beneficiarios Objetivos del Proyecto
Preguntas para tener en cuenta:
▪
5.
¿Beneficiará el proyecto solo a los trabajadores o también a sus familias o de la
comunidad en general?
▪ ¿Cuántas personas y familias se beneficiarán del proyecto?
▪ ¿Cuántas y cuáles comunidades se beneficiarán?
▪ ¿Apunta el proyecto a un grupo específico (ej. mujeres, trabajadores migrantes,
trabajadores temporales/estacionales, jóvenes, niños, etc.)?
▪ ¿Hay grupos/personas que podrían entorpecer o dañar el proyecto?
▪ ¿Ha sido acordado y discutido el proyecto con los futuros beneficiarios?
▪ ¿Cuál es la contribución de los beneficiarios al proyecto (en dinero, trabajo etc.)?
Resultados esperados del proyecto
Preguntas para tener en cuenta:
▪
▪
▪
▪
6.
¿Cuáles son los resultados concretos (medible, tangible, visible) del proyecto?
¿Cuáles son los indicadores para medir los resultados?
¿Cuáles son los factores externos que pueden afectar los resultados?
¿Podría el proyecto tener efectos secundarios indeseados (sociales, económicos,
ambientales, de género)?
Actividades, Roles y Responsabilidades
Preguntas para tener en cuenta:
▪
7.
¿QUÉ actividades serán necesarias para lograr los resultados (Comenzar con la
preparación: investigaciones, entrevistas, visitas, hablar con expertos, etc.)?
▪ CUANDO: ¿en qué lapso de tiempo se llevará acabo cada actividad (cuando
debe comenzar, cuanto tiempo tomará)? ¿Cuales actividades debe iniciar
primero y cuales deben finalizar para comenzar con otras?
▪ ¿QUIÉN dirige el proyecto? ¿Quién lo ejecutará? ¿Será todo el CPF, un
subcomité CPF o personas externas? Asignar tareas y responsabilidades.
▪ ¿CÓMO se van a organizar ustedes mismos? ¿Cuáles serán los procedimientos,
normas y regulaciones del proyecto? ¿Necesitará las especificaciones de los
productos, diseños, planos, etc.?
▪ DONDE: Ubicación del proyecto (¿en la hacienda, afuera o en una comunidad?)
Recursos (insumos)
Preguntas para tener en cuenta:
▪
▪
¿Qué tipo de conocimientos y habilidades necesitas?
¿Cuántas personas necesitas y con cual perfil? ¿Tienes que contratar a
personal?
Gestión del Proyecto de Prima CPF
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8.
▪ ¿Qué tipo y cantidad de equipo, material, etc. necesitas?
▪ ¿Cuánto dinero necesitas? (véase 8. presupuesto a continuación)
▪ ¿Donde se pueden encontrar estos recursos?
Presupuesto (total/anual)
Preguntas para tener en cuenta:
▪
▪
9.
Comience con su lista de insumos preparadas anteriormente en el punto 7.
¿Qué elementos forman parte de la inversión inicial (gastos primera vez) y que
elementos pertenecen a los gastos de funcionamiento del proyecto (gastos
recurrentes)?
▪ Haga una lista de las distintas categorías del costo (ej. equipos, materiales
inventarios, sueldos, honorarios, administración, etc.). Haga una lista detalla de
todos los elementos dentro de cada categoría. Para los gastos de
funcionamiento, hacer una estimación para el año de operación.
▪ ¿Generará el proyecto generará ingresos? de ser así, estime los ingresos del
primer año.
▪ Sume todo el gasto y reste los ingresos estimados para obtener el costo neto del
proyecto.
▪ Los gastos corrientes menos los ingresos le darán una idea de la cantidad de
dinero que tiene que reservar cada año para este proyecto (Solo para los
proyectos de carácter social - Proyectos empresariales no debe operar con
pérdidas).
▪ Establezca un plan de financiamiento. ¿De dónde vendrán los fondos (primas,
recursos propios, recursos externos, préstamos)?
Fecha de inicio y fecha final del proyecto
Preguntas para tener en cuenta:
▪
Calendario de actividades – matriz con los tiempos y responsabilidades.
▪
Nivel de organización de la CPF y análisis del tiempo real que los miembros
de CPF van a invertir para garantizar su éxito;
▪
Precisar el tiempo necesario, y considerar el balance entre sus actuales
actividades laborales y las actividades previstas para el proyecto.
10. Supervisión y Evaluación
Preguntas para tener en cuenta:
▪
¿Quién supervisará el proyecto durante la fase de implementación y durante su
funcionamiento?
▪ ¿Qué métodos y herramientas serán usados para realizar el seguimiento del
proyecto (gasto de presupuesto, fechas límites, calidad, etc.?
▪ ¿Quién será responsable de la evaluación del proyecto (una vez ha terminado, o
durante su ejecución en un cierto periodo de tiempo)?
▪ ¿Qué indicadores serán usados para evaluar el proyecto (impacto, lecciones
aprendidas, etc.)?
11. Fecha de aprobación del proyecto por la Asamblea General (hace referencia al
acta de la reunión)
Esto es un gran trabajo. Puede que necesite a alguien que trabaje tiempo completo en esto
a fin de acertar en todo. Si lo desea, puede contratar a alguien que le ayude a hacerlo bien.
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4.2
El Plan de Negocios
Si el proyecto es un negocio, entonces es buena idea escribir tu plan de negocios de la
siguiente manera.
El plan de negocios le hace pensar en cómo organizar sus negocios y muestra si su negocio
es rentable. Un buen plan de negocios debería contener al menos la siguiente información:
▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
Establecer la Misión: ¿qué quiere hacer y por qué?
Los productos o servicios que desea producir o vender
El mercado (competencia, tu propia posición)
Los clientes: ¿quién espera que compre tus productos o servicios?
Marketing: ¿Cómo y dónde puede vender tus productos o servicios?
Técnicas de Producción: ¿Cómo producirá los productos o servicios?
Adquisiciones: ¿Dónde conseguirá los insumos de (materias primas, equipos, productos
para revender, etc.)?
Costos de producción
Precios de tus productos o servicios
Ventas: Tu estimación para los volúmenes de ventas.
Análisis del costo-beneficio: Las estimaciones de los costos y sus ingresos para saber si
el negocio será rentable.
Análisis de riesgos: Los riesgos internos y externos.
▪
▪
▪
▪
▪
5
IMPLEMENTACIÓN, MONITOREO Y EVALUACIÓN
5.1
Aprobación formal del proyecto y presupuesto
Una vez que la propuesta de proyecto está escrita, la Asamblea General debe aprobar
formalmente el proyecto con su presupuesto. Esta decisión debe estar escrita claramente el
en acta de reunión correspondiente de la AG. Ningún proyecto debe iniciarse antes de estos
requisitos formales - escritos en la propuesta de proyecto y por aprobación formal por la AG
como estar registrado en las actas de la AG. Esto es requerido por cláusula estándar
genérica 2.1.15. de Fairtrade.
5.2
Aplicación – el proceso de licitación
Si el proyecto ha sido cuidadosamente planificado y la propuesta escrita refleja una
planificación minuciosa, la implementación del proyecto no debe presentar dificultades.
Ahora las actividades del proyecto deben llevarse a cabo según su agenda como se expresa
en la matriz de actividades del proyecto.
Para la contratación del personal, contratación de consultores y contratistas, así como para
la adquisición de materiales y equipos, el CPF debe establecer y observar estrictamente un
procedimiento de licitación. Este procedimiento garantiza la calidad y la rentabilidad, por una
parte, y la transparencia, por otro. Las siguientes pautas deben establecerse en el
procedimiento:
1
2
Para que cada posición remunerada sea ocupada, debe ser anunciado el puesto de
trabajo y la descripción del perfil invitando a los candidatos a presentar su solicitud.
Familiares y amigos miembros del CPF no deberían ser ubicados en los puestos
abiertos, sin que antes exista un anuncio público y abierto del trabajo.
Antes de la licitación de los productos o servicios, las normas técnicas y las
especificaciones del producto deben definirse claramente por el CPF o el subcomité
responsable del proyecto.
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3
4
5
6
7
8
9
Para los contratos (consultorías, construcción u otros trabajos) por lo menos tres
ofertas deben obtenerse a través de un proceso de licitación.
Para la adquisición de bienes, materiales y equipos, por lo menos tres cotizaciones
deben obtenerse a través del proceso de licitación.
En general, la licitación debe ser abierta, es decir, invitando a los licitantes
potenciales públicamente a través de los medios de comunicación. Licitación
restringida (que solo un número limitado de proveedores están invitados) puede
utilizarse en circunstancias especiales, por ejemplo, cuando los contratistas o
proveedores ya han prestado sus servicios o venden sus productos de forma
satisfactoria. Pero incluso en los casos de licitación restringida, debe haber por lo
menos tres ofertas.
Las aplicaciones y las ofertas deben ser analizados por un subcomité de al menos
tres miembros designados por el CPF. Uno de los miembros del subcomité podría
ser un asesor/delegado de la gerencia de la plantación.
Todas las aplicaciones y licitaciones deben ser abiertas en presencia de todo el
subcomité y registrarse en el acta.
El subcomité preselecciona entre los candidatos y las licitaciones y hace una
recomendación al CPF, indicando las razones de su selección.
El CPF toma la decisión final que se debe registrar claramente en las actas.
5.3
Monitoreo y Evaluación
El CPF debe supervisar y elaborar un reporte anual a la Asamblea General de trabajadores
sobre las actividades realizadas con el dinero de la prima (Clausula Estándar 2.1.18).
El CPF es responsable ante los y las trabajadoras así como con el organismo de
certificación para la administración y el uso de la prima de comercio justo Fairtrade.
Durante la ejecución del proyecto, las actividades y el progreso deben ser continuamente
revisadas para asegurarse que todo va según el plan. Esto se denomina monitoreo. El
monitoreo le permite detectar problemas y hacer correcciones de manera oportuna. Esto
también le ayudará a que aprenda de sus errores. Si algo sale mal, usted deberá hacer los
ajustes necesarios y asegurarse de que el problema no se produzca de nuevo.
¿Qué debe ser monitoreado?
▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
Presupuesto: comprobar si los gastos (e ingresos) se mantienen dentro del presupuesto
Cronogramas: Compruebe si las actividades se llevan a cabo dentro de la programación.
Cumplimiento de contratos: Compruebe si su personal, contratistas y proveedores estén
cumpliendo con sus obligaciones.
Cumplimiento de los procesos: en particular los procedimientos de licitación.
Impacto: Comprueba si el proyecto está logrando los objetivos.
Resultados: Comprobar si están bien los resultados esperados.
Calidad: Comprobar la calidad de los resultados.
¿Cuáles son las herramientas de monitoreo?
▪
▪
▪
▪
▪
▪
Plan de la prima de comercio justo Fairtrade.
Presupuesto
Calendario de actividades
Indicadores del marco lógico.
Procedimientos, normas y reglamentos
Contratos (donde se establezcan las obligaciones de los diferente actores involucrados
en la ejecución del proyecto)
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El CPF es responsable ante los trabajadores y trabajadoras para la ejecución del plan de la
prima de comercio justo Fairtrade y para evaluar su éxito. El proyecto debe ser evaluado al
menos una vez durante la implementación, después de la finalización del proyecto, o sobre
una base anual para los proyectos en curso. La evaluación compara los planes y objetivos
como se describen en la propuesta del proyecto con la situación actual. Esto significa
evaluar la eficiencia del proyecto en el logro de sus objetivos. El marco lógico es una
herramienta útil para este ejercicio. La evaluación también ayuda a reflexionar lo que hemos
aprendido con este proyecto. Tomando lecciones aprendidas (de éxitos y fracasos) podemos
alimentar nuestra experiencia en el próximo proyecto en el ciclo de planificación, ejecución y
evaluación.
Para una evaluación adecuada se tiene que tener en cuenta los siguientes aspectos:
1. ¿El proyecto está ayudando a resolver los problemas y atender las necesidades?
2. ¿Se lograron los resultados esperados?
3. ¿Qué tan efectivo y eficiente fue la ejecución de las actividades?
4. ¿Cuál es el análisis del costo/beneficio?
5. ¿Los beneficios pueden identificar cambios reales en sus vidas?
6. ¿Los cambios tienen un impacto de pequeño, mediano o a largo plazo?
7. ¿Cuál es la diferencia en las vidas de los beneficiarios del proyecto?
8. ¿Qué se tiene que mejorar?
El resultado de la evaluación debe estar documentado y los resultados deben ser
compartidos con los trabajadores.
__________________________________________________________________________
Recursos y referencias para mayor investigación:
www.foodgrainsbank.ca – consejos
http://lgausa.com/
www.niua.org/newniuaorg/cbis/_private/chapati%20diagram.pdf
www.ifad.org/evaluation/guide/3
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