DOCUMENTO DE PREDIAGNOSTICO POR EJE

DOCUMENTO DE PREDIAGNOSTICO DEL EJE DE ASESORIAS Y CONSULTORIAS
PRESENTACIÓN
Objetivo:
En desarrollo de las órdenes de servicios firmadas por los suscritos, el objetivo de este
documento es presentar la situación en que se encuentra el eje misional de asesorías y
consultorías, mediante un análisis tanto documental como vivencial que se realizó con el
Comité Técnico General. 1
En este documento se presenta la identificación del eje mediante una descripción de sus
áreas organizacionales, los actores principales, las preguntas orientadoras del
diagnóstico, unas reflexiones sobre el proceso adelantado y los principales documentos
del diagnóstico.
IDENTIFICACIÓN DEL EJE
1. Áreas organizacionales que involucra el eje misional.de asesorías y
consultorías
Las áreas organizacionales con una relación directa son la Dirección Nacional, la Oficina
Asesora Planeación, la Subdirección de Proyección Institucional, el Departamento de
Asesorías y Consultorías y las Direcciones Territoriales.
En el mapa de procesos, el eje de Asesorías y Consultorías debe ser alimentado por los
procesos misionales de investigación, capacitación y docencia y cuenta con el apoyo de
los procesos de gestión del talento humano, gestión administrativa, gestión financiera,
gestión jurídica, gestión tecnológica, gestión documental y gestión de la comunicación
institucional.
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Rosalba Zambrano Jefe Departamento de Capacitaciones, Carlos Hugo Beltrán. Profesional
Subdirección de Alto Gobierno, Cecilia Borda, Profesional Subdirección de Proyección Institucional,
Maria Eugenia Rodríguez Profesional Oficina Asesora de Planeación, Nidia Diaz Coordinadora de
Mejoramiento Académico y curricular, Tito Antonio Huertas Docente de Planta, Andrés Felipe Alvarez
Grajales Decano de Investigaciones, Mauricio Betancourt. Docente de Planta, Milena Abril Avellaneda.
Profesional Oficina Asesora de Planeación
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“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”
En conjunto, el eje de Asesorías y Consultorías debe relacionarse con los actores
internos como son los estudiantes, los profesores, los funcionarios y los Directivos. Y
también con los actores externos, como son las entidades, las organizaciones sociales y
las instituciones educativas y las entidades internacionales. (Ver mapa de procesos)
2. Actores principales del eje (Internos y Externos).
Actores Internos: Estudiantes de pregrado y postgrado, docentes de planta y de
cátedra, investigadores, funcionarios de los ejes misionales y de los ejes de apoyo
mencionados y las directivas de la entidad.
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“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”
Actores Externos: Egresados, consultores, asesores,
Instituciones del Gobierno Nacional y el Estado Colombiano: Ministerio de Educación
Nacional, Departamento Administrativo de la Función Pública. Departamento
Nacional de Planeación, Ministerio del Interior y de Justicia, Ministerio de Hacienda,
Conciencias
Organización Institucional de los municipios, departamentos,
ambientales,
concejales y
Organizaciones Sociales: sindicales, gremiales, comunales, ambientales.
Organizaciones políticas y la sociedad civil.
Entidades Internacionales
Centro Latinoamericano de Administración para el Desarrollo (CLAD), Red
Iberoamericana de Instituciones de Formación e investigación en Gerencia Pública
(RIGEP), Organización Internacional para las Migraciones – OIM, Programa de
profesionales jóvenes – Banco Mundial, Instituto Nacional de Administración Pública
(INAP) México, Escuela de Administración Pública de la Universidad de Dalhouise
(Halifax), Escuela Nacional de Administración Pública de la Universidad de Quebec
(ENAB), Escuela de Administración Pública de la Universidad de Carleton (Canadá),
Inter-American Network of Public Administration Education, Red Iberoamericana de
Investigación sobre globalización y Territorios. INPAE, ORTEGA Y GASSET.
3. Preguntas – Temas prioritarios del eje.
De acuerdo con las instrucciones de la Secretaría Técnica del Plan las preguntas
centrales son las siguientes:
1 ¿Cuáles son los problemas internos fundamentales del eje de Asesorías y
Consultorías?
2 ¿Con que capacidades internas cuenta el eje para resolver los problemas?
3 ¿Cuáles son las tendencias externas más importantes que el eje de Asesorías y
Consultorías debe evitar en los escenarios actuales regional, nacional e
internacional?
4 ¿Cuáles son las tendencias externas que puede aprovechar el eje en los
escenarios actuales regional, nacional e internacional?
A las cuales agregamos las siguientes para incluir en el cuestionario de consulta a
los actores:
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“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”
¿Que debería hacer el eje de Asesorías y Consultorías en el periodo 2009 2019?
¿Cómo debería ser la estructura del eje y sus interrelaciones en el periodo 2009
2019?
Y las siguientes preguntas especificas:
¿Cómo es el funcionamiento actual del Sistema Nacional de Consultorios en
Administración Pública-SISCAP?
¿Como puede el eje apoyar los procesos de renovación de la administración pública,
descentralización y desarrollo territorial?
¿Se cumplen todas las normas de acreditación de calidad en los procesos
adelantados por la ESAP para la selección consultores y asesores?
¿Cuál es el nivel de cobertura y de impacto de la ESAP en la asistencia técnica a
todos los municipios, departamentos y entidades nacionales?
¿Cumple el eje de Asesorías y Consultoría de la ESAP la misión institucional de
contribuir a “el desarrollo de la sociedad, el Estado y el fortalecimiento de la
capacidad de gestión de las entidades y organizaciones prestadoras de servicio
público”
¿Qué se requiere en el eje para hacer realidad la visión de la ESAP de ser “líder en
la transformación de la sociedad, las entidades públicas y las organizaciones
sociales, órgano consultor del estado en el saber administrativo público, difundiendo
y generando conocimiento en los ámbitos nacional territorial y global”?
PRIMER DIAGNÓSTICO DEL EJE
De conformidad con el análisis documental, el evento de CORFERIAS, en donde
participaron los actores internos de la ESAP y los demás ejercicios realizados en la
Entidad, las respuestas preliminares a las preguntas centrales del eje de Asesoría y
Consultoría son las siguientes:
1 ¿Cuáles son los problemas internos fundamentales del eje?
Respuestas:
- Carencia de continuidad en los procesos, por cambios en la dirección
- Conflicto y ruptura permanente entre el eje de asesorías y consultorías y los ejes
académico, administrativo, de capacitación e investigación.
- Faltan canales de comunicación con las territoriales y entre las dependencias.
- No hay una planeación participativa, coherente, sistemática e integral
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“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”
- Poca inversión en capital intelectual.
- Los consultores en su mayoría no son egresados ni profesores de la ESAP.
2 ¿Con que capacidades internas cuenta el eje para resolver los problemas?
- Formuló el programa estratégico de apoyo a los procesos de renovación de la
administración pública, descentralización y desarrollo territorial.
- Formuló el programa estratégico de Descentralización y Desarrollo Territorial.
- Formuló el proyecto estratégico de Fortalecimiento del Desarrollo Institucional de las
entidades públicas y organizaciones sociales del orden nacional y territorial.
- Hay buena disponibilidad de recursos financieros
- Cuenta con egresados en posiciones importantes del Estado
- La capacitación cuenta con aceptación entre funcionarios
- Respaldo de 50 años de trayectoria
- Sedes propias en la mayoría de las territoriales
- Amplia Cobertura Nacional
- Demanda de asesoría y consultoría cautiva
3 ¿Cuáles son los riesgos externos más importantes del eje en los escenarios regional,
nacional e internacional?
- Alta rotación de Directivos
- Baja imagen institucional.
- Cambios de tendencias y políticas institucionales
- Crisis económica internacional
- Directivos nombrados desde fuera de la Entidad
- Falta posicionamiento de las asesorías y Consultorías de la ESAP en el país
- El clientelismo y la corrupción
- No atender las demandas reales de las entidades
- la competencia de otras organizaciones de asesoría y consultoría
- Poca articulación a la investigación nacional
- Recortes presupuestales
4 ¿Cuáles oportunidades externas puede aprovechar el eje en los escenarios regional,
nacional e internacional?
- Ser un ente consultor del Estado
- Amplio campo de acción institucional
- Amplio conocimiento de la ESAP entre funcionarios públicos
- Brindar asesorías y consultorías en Colombia y a otros países de Latinoamérica
- Convenios interinstitucionales de gestión de la calidad
- Eventos de asesoría en zonas de frontera.
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“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”
- Intercambio de experiencias nacionales e internacionales
- Intercambios internacionales de docentes, funcionarios y estudiantes
- Recursos de cooperación internacional
- Red de comunicación entre funcionarios estatales
- Renovación de los procesos de Administración Pública
- Procesos de investigación en diversos campos del saber administrativo publico
- Prerrogativas dadas por leyes
- Participación en redes internacionales
“Adelantar planes, proyectos y programas de cooperación con entidades de extensión y
asesoría nacional e internacional
5 ¿Cuáles son las principales soluciones estratégicas?
- Ampliación de la planta docente de tiempo completo
- Aplicación de herramientas acorde a modelos de demanda.
- Apostar a una planeación participativa, coherente, sistemática e integral
- Articulación y mejor comunicación con la sede central
- Actualización de los docentes en competencias de las áreas de asesoría y consultorías
- Mayor coordinación entre los ejes misionales y los ejes de apoyo
- Construir una memoria institucional de las asesorías y consultorías
- Inversión en infraestructura y publicidad para las asesorías y consultorías
- Fortalecer los procesos de planeación
- Mayor cobertura con énfasis en la demanda de las entidades
- Firmar convenios, alianzas nacionales e internacionales en materia de asesorías y
consultorías
- Conformación de un cuerpo asesor y consultivo de la ESAP
- Programas de sensibilización y manejo de atención a los usuarios y mejorar la cultura y
el clima organizacional
- Incluir en el Pensum un área de asesorías y consultorías
- Integrar a los egresados en los procesos de consultorías y asesorías que adelanta la
universidad.
- Establecer una mayor comunicación con la Facultad de investigación, para
retroalimentar las asesorías a las diversas entidades.
- Elegir los directivos mediante concurso de meritocracia
-
Acompañar a los municipios o departamentos, más necesitados en los procesos
de reestructuración
-
Lograr reconocimiento tanto a nivel nacional, territorial e internacional, por medio
de proyectos pioneros de asesoría y consultoría
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“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”
REFLEXIONES PARA LA CONTINUIDAD DEL PROCESO DE FORMULACIÒN DEL
PLAN DECENAL DE DESARROLLO INSTITUCIONAL
Hasta diciembre 15 de 2008, el proceso de formulación del plan fue positivo, pero como
toda construcción que se inicia, la parte más difícil y demorada es la edificación de las
bases del edificio. Los problemas señalados en el equipo son la destinación de un lugar
físico, la inasistencia de los Directivos a las reuniones, los problemas de comunicación
entre los diversos actores internos, las dificultades en llegar a acuerdos de voluntades
que provocan roces de algunos integrantes del grupo de trabajo, la carga de trabajo de
los participantes por entrar en el cierre de fin de año, los cuales han dificultado y hecho
más lento el proceso. En dos oportunidades se convinieron dos citas para conversar
sobre el tema con la directiva encargada del Departamento de Asesorías y Consultorías,
pero no fue posible realizarlas.
Sin embargo el Comité Técnico General, con un trabajo serio ha desarrollado varias
actividades, como la discusión con un buen nivel y la concertación de las decisiones
tomadas al interior del grupo, lo cual conllevó a la definición de una metodología, a la
priorización de unos principios, de unos documentos estratégicos para el análisis, la
formulación de un prediagnóstico compartido y la preparación de los diagnósticos de los
respectivos ejes.
Algunas sugerencias y propuestas para el próximo año son las siguientes:
1 Consolidar el grupo de cada eje, conformado por el profesor, el estudiante y el
respectivo funcionario o directivo. Para el efecto el esquema puede ser una reunión de
media hora de cada eje para programar y evaluar actividades y luego reunión de hora y
media de todo el Comité Técnico General para adelantar actividades comunes. Esto
permite hacer una evaluación y seguimiento permanente a la actividad de todos los ejes.
2. Antes de las reuniones enviar por correo electrónico la agenda respectiva para que los
participantes lleguen con propuestas y así se logre mayor eficiencia; lograr una mayor
integración con las territoriales. De igual forma las actas de cada reunión deben
entregarse a más tardar a las 24 horas siguientes a su realización, por cuanto se
mantiene mas presente los temas tratados.
3. En la primera reunión del Comité Técnico General de 2009 hacer una presentación
de todos los informes de los ejes, con el propósito de socializarlos y llegar a unos
acuerdos mínimos en los puntos centrales.
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“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”
4. Presentar una propuesta de cronograma para discusión y acuerdo del Comité
5. Divulgar en la WEB y en el periódico Nuevo Municipio de la ESAP, los
prediagnósticos elaborados por los profesores y estudiantes, como una contribución al
debate.
DOCUMENTOS FUNDAMENTO DEL DIAGNÓSTICO.
Los principales documentos consultados fueron los siguientes:
A. PROCESO DE ACREDITACIÓN DEL PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
PRESENCIAL BOGOTA:
Aquí se plantea la necesidad de consolidar una comunidad de investigadores,
profesores y egresados, que se basen en capacidades de aprender e indagar el saber
de la administración pública, por medio de las asesorías que brinda la universidad.
B. PLAN 2004-2007 DE LA ESAP
Este documento en su sección 8.3.2. Asesorías y Consultorías, plantea dos objetivos estratégicos,
a saber:
Apoyar los procesos de renovación de la administración pública, descentralización y desarrollo
territorial.
Lograr el posicionamiento de la asesoría y consultoría frente a las entidades del estado y la
comunidad a nivel nacional y territorial.
Para lograr los objetivos formula el Programa Estratégico de Descentralización y Desarrollo
Territorial y un Proyecto Estratégico de Fortalecimiento del Desarrollo Institucional de las
entidades públicas y organizaciones sociales del orden nacional y territorial.
Las ocho Estrategias específicas son:
1. Determinación de las necesidades de servicios de asesorías y consultorías en las entidades del
orden nacional, departamental y municipal, para realizar las respectivas ofertas.
2 Identificación específica de necesidades de consultorías.
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“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”
3 Vinculación de la ESAP con los organismos o entidades relacionados con los procesos de
integración y desarrollo en las zonas de fronteras.
4. Apropiación, adaptación y transferencia de conocimientos a la ESAP, mediante la
sistematización de los resultados de las consultorías y el intercambio de experiencias con
organismos públicos del nivel nacional e internacional.
5. Conformación del Sistema Nacional de Consultorios en Administración Pública.
6. Recopilación y análisis documental de los archivos de las consultorías y asesorías realizadas en
los últimos tres años.
7. Cualificación del servicio a través del desarrollo de documentos didácticos y pedagógicos que
faciliten el ejercicio de la consultoría.
8 Acuerdos con el SENA y el DAFP (Departamento Administrativo de Función Pública) y demás
instituciones del orden Nacional y Distrital, para garantizar la eficiencia y el buen desarrollo de la
función pública, mediante la aplicación del sistema de apoyo a la gestión de la calidad. (El
Sistema de Gestión de calidad debe fundamentarse en las líneas de política del DAFP)
El presupuesto para la ejecución del anterior programa es de $ 800 millones en 2005, $ 1.610
millones en 2006 y en el 2007 no aparece proyectado a esta vigencia.
La distribución por ejes de todo el periodo 2005-2007 es: $ 2.410 millones para asesorías y
consultorías, $ 14.962 millones para formación, $ 3.762 millones para investigación, $ 2.006
millones en derechos humanos, $8.165 millones en capacitación y $ 2.600 millones en apoyo
administrativo.
Del total de $ 41.823 millones, el 5.8% se presupuestó para asesoráis y consultorías.
C. DOCUMENTO MAPA DE PROCESOS
En este documento se presentan todos los procesos misionales, de apoyo y de
autoevaluación y la interacción entre los mismos. Con respecto al proceso de asesorías
y consultorías
se define su objetivo y alcance, responsables, flujograma de
procedimientos y el marco legal comprendido por la Constitución Nacional, las leyes, los
decretos, acuerdos y resoluciones.
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“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”
D. INFORME DE RENDICIÓN DE CUENTAS DE LA ESAP 2002-2006 2
En el cuatrienio 2002-2006 a través de su programa de Asesorías y Consultorías el
informe indica que la ESAP adelanto las siguientes acciones:
- Fortalecimiento de la capacidad de gestión de las entidades de servicio público.
- Apoyo a los procesos de renovación de la administración pública, descentralización y
desarrollo territorial.
- Posicionar la asesoría y consultoría de la ESAP frente a las entidades del Estado y la
comunidad nacional y territorial.
Los resultados fueron la generación y aplicación de tecnologías administrativas, el
diseño de instrumentos, la construcción de modelos y la creación de redes para la
consolidación de un sistema de casos y la difusión de resultado.
A través del Sistema Nacional de Consultorios en Administración Pública - SISCAP, se
prestó un servicio gratuito de apoyo al proceso de descentralización, dando respuesta
puntual a las consultas sobre gestión pública.
El número de consultorías fue de 119 distribuidas así:
El número de consultorías fue de 4.693 distribuidas así:
Durante el año 2006 como respuesta al desarrollo e implementación de las Leyes 909/04
y 1033/06, el Departamento de Asesoría y Consultorías atendió los requerimientos
establecidos por la Comisión Nacional del Servicio Civil en la convocatoria 001 de 2005
2
Ver página 71 y siguientes.
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“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”
para proveer por concurso abierto de méritos los empleos de carrera administrativa de
las entidades y organismos del orden nacional y territorial regidas por la ley 909 de 2004
– prueba básica general de preselección.
En Cooperación Internacional y Relaciones Internacionales la ESAP tiene como función
“Adelantar planes, proyectos y programas de cooperación con entidades de cualquier
orden, especialmente con las entidades y centros dedicados a la formación,
investigación, extensión y asesoría en los niveles nacional e internacional”
Los principales convenios firmados son:
Universidad Georgetown: 2002 Viernes del concejal
Universidad Salamanca 2004 expertos para programa de Maestría en Administración
Pública.
Instituto Nacional de Administración Pública INAP 1999 capacitación sobre “La selección
de empleos de carrera administrativa”,
Fundación Internacional Iberoamericana de Administración FIIAP ofertarán en
Colombia una Maestría en Gestión de Análisis de Políticas Públicas para el próximo año.
Universidad Libre de Ámsterdam y Universidad de Barcelona 2005 Consolidación del
diagnóstico institucional, elaboración del Proyecto de fortalecimiento institucional y
Universidad de Costa Rica (Escuela Admón. pública) intercambios de expertos para
fortalecer los programas académicos.
Agencia Alemana para la Cooperación Técnica GTZ (Programa de Administración
ambiental en Colombia) 2006 Diplomado en Gestión de Conflictos Ambientales,
Corporación Andina de Fomento CAF - Capacitación de líderes en visión de país y
valores cívicos-democráticos. 2003
LA ESAP también participa en las siguientes redes internacionales:
IBERGOP, Escuela Iberoamericana de Gobierno y políticas públicas - La SEGIB y los
miembros de la RYMPE, aceptaran que Colombia fuera la octava sede académica de
IBERGOP,
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“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”
CLAD - Participación de Directivos y docentes en los encuentros académicos
organizados por el CLAD, para actividades de análisis e intercambio de experiencia y
conocimientos entorno a la reforma del estado y la modernización del estado.
Red de escuelas e institutos de administración pública - La E.S.A.P apoyo la creación de
la RED para intercambio de información en el saber de la administración pública.
Red interamericana de educación en administración pública INPAE – compartir
experiencias sobre el avance de los estudios sobre administración y políticas públicas en
la Región.
UNIVERSIA - Envío de información sobre los diferentes eventos en las territoriales y la
Dirección Nacional
Red colombiana para la internacionalización de la educación superior RCI - Participado
de las diferentes reuniones para apoyar, promover y facilitar actividades de cooperación
interinstitucional e internacional en el sector Educación.
E. NORMAS RELACIONADAS CON EL EJE
Se analizaron la Constitución Nacional, las leyes, los decretos, acuerdos y resoluciones.
DATOS DEL GRUPO TERRITORIAL PARA EL PDDI – Asesorías y Consultorías
Leidy Alejandra Tovar Ardila
Yezid Soler B
Estamento: Estudiantes
Profesor
Teléfono: 312 3607428
300 4026992
Correo: leidyalejandra16 yahoo.com
ouiyesi@yahoo.com
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“Participa en la Transformación Estratégica de la ESAP. Un aporte a tu futuro”