CARPETA PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS, para

CARPETA PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS, para
organizaciones contrapartes de organizaciones afiliadas de FOKUS
CONTENIDO
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1. Sobre la carpeta para la gestión de proyectos
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2. Introducción
¿Qué es FOKUS?
FOKUS – de proyectos a programas
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3. Calendario
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4. Solicitud/presupuesto
 Solicitudes
 Presupuestos
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5. Asignaciones, convenios y pagos
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6. Monitoreo y evaluación
7
7. Informes interinas
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8. Modificación presupuestal
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9. Reporte de resultados y contabilidad anual/revisión
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10. Trabajo anti-corrupción
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FOKUS:
Storgt. 11, 0155 OSLO, NORWAY
Tel.: (0047) 23 01 03 00
Fax: (0047) 23 01 03 01
fokus@fokuskvinner.no
www.fokuskvinner.no
Detalles de contacto para el equipo de FOKUS, se encontrará en
http://www.fokuskvinner.no/es/Om-fokus-es/Nuestro-Staff/
1. Sobre la carpeta para la gestión de proyectos
FOKUS ha elaborado esta carpeta de proyectos, para que la misma sea una herramienta para
las organizaciones contrapartes en su trabajo con los programas y proyectos. La carpeta está
pensada para ser un apoyo en la sistematización de la gestión de proyectos que hacen las
contrapartes, y facilitar el seguimiento administrativo sobre los mismos.
La carpeta contiene explicaciones sobre todo lo que ocurre durante un año de ejecución de
proyectos. El contenido de la carpeta está organizado de manera cronológica, e inicia con el día
en el que vosotros iniciáis las preparaciones para una solicitud que más tarde será enviada a
FOKUS, y concluye con el día de entrega del reporte anual y de contabilidad.
Recordad dar a conocer la carpeta para la gestión de proyectos a vuestros nuevos colegas.
Vosotros tenéis la responsabilidad de que las personas nuevas sean actualizadas sobre el
trabajo y los proyectos.
Planillas y formatos se encuentra en la página web de FOKUS, o serán enviados por correo
electrónico.
Esta versión del manual está dirigido a organizaciones contrapartes en países del sur que tienen
o están solicitando fondos de las organizaciones afiliadas de FOKUS para su financiación.
¡Buena suerte con vuestro trabajo con los proyectos!
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2. INTRODUCCIÓN
¿Qué es FOKUS?
FOKUS es un Centro de Recursos en cuestiones internacionales de mujeres, y hoy en día
consistimos en 62 diferentes organizaciones de mujeres y comités de mujeres de partidos
políticos, diásporas, sindicatos y organizaciones de solidaridad y de cooperación en Noruega.
Estas representan una amplia gama de fundamentos éticos, políticos y culturales, además de
líneas de acción diversas.
La visión de FOKUS es
Un mundo justo en donde la organización de las mujeres constituya la base para sociedades
igualitarias y libres de opresión.
El objetivo principal de FOKUS es
trabajar para mejorar la situación social, económica y política de las mujeres a nivel
internacional, enfatizando los países en el Sur.
Propósito de FOKUS




FOKUS será un centro internacional de conocimiento y recursos para las organizaciones de
mujeres.
Por medio de la cooperación y la incidencia para el desarrollo, FOKUS trabajará para mejorar
la situación social, económica y política de las mujeres a nivel internacional con énfasis en
los países del Sur.
Por medio de actividades de información, FOKUS trabajará para incrementar el conocimiento
y comprensión por parte de la sociedad noruega de la situación de las mujeres y su papel en
el desarrollo.
FOKUS apuntará a fortalecer el contacto y la cooperación entre las organizaciones de
mujeres en Noruega en torno a sus compromisos internacionales.
Los principales pilares del trabajo de FOKUS
Las actividades de FOKUS se basan en tres pilares principales: incidencia y comunicación;
cooperación a programas y proyectos y consolidación de FOKUS como centro de conocimiento y
recursos. Todo el trabajo debe reflejar la realidad del Sur y basarse en la situación de las
mujeres en esta región. La incidencia se basa en la información y en los insumos provenientes
de los socios y FOKUS promociona el rol de las voceras de las organizaciones del Sur. Así
mismo, el conocimiento y las capacidades de las organizaciones Noruegas miembras guían
nuestro trabajo.
Actividades de FOKUS

coordinar las programas de cooperación de las organizaciones afiliadas en África,
Asia, el Medio Oriente y América Latina

gestionar apoyo para las iniciativas informativas de las organizaciones de mujeres.

organizar seminarios y conferencias

trabajar de manera activa ante gobiernos y organizaciones para asegurar que los
derechos de las mujeres sean respetados a nivel internacional

coordinar los preparativos para conferencias internacionales e impulsar el trabajo en
redes, tanto nacionalmente como internacionalmente.
FOKUS basa su trabajo principalmente en La Convención de las Naciones Unidas para la
Eliminación de Todas las Formas de Discriminación Contra las Mujeres (CEDAW, 1979), el
Protocolo Opcional de la CEDAW (1981), la Declaración y la Plataforma de Acción de Beijing de
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1995, y las Convenciones Regionales para la Eliminación de la Discriminación Contra las
Mujeres.
FOKUS tiene un enfoque general basado en los derechos, que es consistente en todas las áreas
de nuestro trabajo. Para ayudar a mejorar la situación de las mujeres, FOKUS durante el período
de la estrategia 2007-2012 priorizará los siguientes temas:






Las mujeres y el cambio climático
Los derechos sexuales y reproductivos
La violencia contra las mujeres
Las mujeres, la paz y la seguridad
Los derechos y la participación económica de las mujeres
Los derechos y la participación política de las mujeres
La máxima autoridad de FOKUS es la asamblea de representantes. La asamblea de
representantes, que consiste en todas las organizaciones afiliadas, elige la Junta Directiva, y
aprueban los presupuestos y contabilidades anuales. La Junta Directiva administra a FOKUS en
los periodos entre Asambleas Generales, y es responsable por la administración de FOKUS de
acuerdo con los estatutos y las orientaciones y prioridades aprobadas por la asamblea general.
La secretaria de FOKUS es responsable en las operaciones diarias, coordina las actividades de
incidencia y comunicación, y proyectos/programas.
FOKUS mantiene Acuerdos Marco de cooperación de desarrollo e información con Norad.
FOKUS – de proyectos a programas
La cooperación con proyectos/programas es una parte central en el trabajo de FOKUS, y esta se
realiza en colaboración con las organizaciones afiliadas en Noruega y la organización
contraparte en Asia, África o América Latina.
El punto de partida para los programas es que proyectos más pequeños se agrupen en
programas más amplias a partir de algunos criterios comunes; que podrán ser grupos meta
comunes, o temas, áreas geográficas o metodologías comunes. Son varias las ventajas que
existen en agrupar los diferentes proyectos en programas. Cuando trabajamos en programas
más amplias en vez de con muchos proyectos pequeños, será más fácil desarrollar análisis y
estrategias comunes, que luego formen las bases para las actividades tanto a nivel proyecto
como a nivel programa. También capturar sinergias entre proyectos será más fácil así, y obtener
resultados, por ejemplo en un programa de país, si encontramos un ”valor añadido” común al
entrar juntos y juntas en un programa
Se encuentra más información sobre la visión común de las organizaciones de FOKUS, y sobre
qué orientación se desea para su trabajo, en la estrategia de FOKUS, accesibles en las páginas
Web.
Nuestra política para cada una de las prioridades temáticas de FOKUS también se encuentra en
las páginas Web. Éstas son centrales en cuanto a los programas, ya que definen cuáles
actividades en cada área esté dentro del mandato de FOKUS.
Más información sobre los proyectos de FOKUS se encontrará en las páginas Web.
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3. CALENDARIO
PLAZOS
CALENDARIO PARA LOS PROYECTOS APOYADOS POR FOKUS
15 de marzo
Transferencia de 50% del presupuesto aprobado después de la firma del contrato, de la
planificación anual y del presupuesto. La fecha de la transferencia depende de la fecha
cuándo FOKUS recibe los fondos de los donantes originales.
15 de julio
Fecha límite para la presentación de un informe financiero, un informe de actividades y una
recolección de indicadores de los primeros 6 meses (1 de enero al 30 de junio) a la
organización Noruega afiliada a FOKUS usando las plantillas de FOKUS, incluyendo
sugerencias para la revisión del presupuesto en caso sea necesario.
La organización Noruega recibirá comentarios y retroalimentación de FOKUS en un plazo de
tres (3) semanas después de su recepción.
20 de agosto
Transferencia de 25% de la ayuda total para este año, sujeto a que todos los requisitos
anteriores se hayan cumplido.
15 de agosto
Fecha límite para la entrega de la planificación anual y el presupuesto para el próximo año.
7 de octubre
1 de noviembre
1 de noviembre
Fecha límite para la presentación del informe financiero y el informe de indicadores de los
primeros 9 meses (1 de enero a 30 de septiembre) a la organización Noruega afiliada a
FOKUS.
Transferencia del 25% restante de la ayuda total de este año, sujeta a la necesidad y
solicitud de la organización contraparte.
Retroalimentación de FOKUS sobre la planificación anual y el presupuesto para el próximo
año.
Fecha límite para la presentación del saldo restante del año anterior a la Organización
Noruega.
1 de enero año siguiente
En el transcurso de enero, FOKUS puede transferir un anticipo de aproximadamente 25% del
presupuesto aprobado para el año siguiente, sujeta a la necesidad y solicitud de la
Contraparte y dependiendo del anticipo de los donantes de origen. Para ello, es requisito la
presentación del saldo bancario entrante, el presupuesto y el contrato firmado.
E-mail/carta del auditor que confirme la fecha cuándo se finalizará y entregará el informe de
la auditoría.
15 de febrero año
siguiente
1 de marzo año
siguiente
Transferencia de 50% del presupuesto aprobado (menos el pago por adelantado) para el año
2016. Es requisito presentar el saldo bancario entrante, la planificación anual/ contrato y el
presupuesto firmado correspondiente al monto aprobado para año siguiente. La fecha de la
transferencia de los fondos depende de la fecha cuando FOKUS recibe los fondos de los
donantes originales.
Fecha límite para la presentación ante FOKUS del informe narrativo y el informe financiero
auditado del año anterior (que incluya la declaración firmada del auditor), de acuerdo con las
plantillas de FOKUS. Es requisito el envío de la correspondencia enviada por el/a auditor/a y
la respuesta de la Contraparte, en caso de que se haya emitido. Antes del 1 de agosto tienen
que ser presentadas las cuentas generales auditadas de la Contraparte (incluyendo las
contribuciones de otros donantes). Se debe incluir un inventario actualizado de los bienes
adquiridos con los fondos de FOKUS como una nota a las cuentas.
Recibirá comentarios y retroalimentación de FOKUS a la Organización Noruega en un plazo
de tres (3) semanas después de su recepción.
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4.
SOLICITUDES/PRESUPUESTOS
La solicitud
Las organizaciones afiliadas a FOKUS (desde aquí nombrados “Organizaciones afiliadas”)
podrán aplicar para apoyo financiero por parte de organizaciones en el Sur (desde aquí
nombrados “contrapartes”). Los proyectos deberán ser iniciados por las organizaciones en el
Sur, y las solicitudes formuladas por éstas mismas, para que las iniciativas se basen en sus
premisas. Es una condición absoluta que exista una organización en el Sur que ejecute el
proyecto. La solicitud deberá estar de acuerdo con la estrategia de FOKUS así como con las
políticas para cada una de las áreas temáticas de FOKUS.
La convocatoria de FOKUS para fondos el año siguiente sale entre abril y mayo. Formatos se
encuentran en la pagina web.
El plazo para enviar solicitudes de proyectos a FOKUS es
El 1de septiembre.
al inicio del nuevo período de acuerdo de cooperación con NORAD. Dentro del período de
acuerdo de cooperación la fecha de cierre es el 15 de septiembre.
Las contrapartes deben entregar sus solicitudes a la organización Noruega afiliada antes de
estos plazos. Esto normalmente significa el 15 de agosto.
Se tendrá que respetar la fecha indicada.
La solicitud se entregará en inglés
La solicitud contendrá un presupuesto llenado en la planilla de presupuestos de FOKUS, P1
(véase la página siguiente).
Presupuestos
La contraparte elabora una propuesta de presupuesto en la moneda local y/o en la moneda
extranjera que se utilice en el país (por ejemplo dólares USD). Póngase en contacto con el
banco para un estimado de la tasa de cambio para el año siguiente. La tasa promedia durante el
último año se encontrará en la pagina Web del Banco Noruego (Norges Bank),
www.norgesbank.no. FOKUS comunicará una tasa para dólares y Euro en la convocatoria, esta
será utilizada por todos.
El presupuesto tendrá que ser adaptado a la planilla de FOKUS para presupuestos y
contabilidad (P1), véase la guía reproducida en la misma planilla.
Es importante que el presupuesto refleje y coincida con los resultados y actividades definidos en
la solicitud del proyecto.
Frecuentemente el financiamiento que asigna FOKUS compone solo una parte del presupuesto
total del proyecto. Por ello es importante que el presupuesto total y los planes para la totalidad
de las actividades en el proyecto sean visibilizados.
FOKUS recibirá un presupuesto con las actividades globales de la contraparte, en donde
contribuciones de distintos donantes sean especificadas.
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5.
ASIGNACIONES, CONTRATOS Y PAGOS
La Junta Directiva de FOKUS aprueba las solicitudes para 4 años en una reunión de directiva en
octubre, después de que la secretaría haya presentado sus recomendaciones. La solicitud se
envía a Norad en Octubre.
La respuesta de Norad se recibe normalmente entre febrero y marzo.
Convenios
Se firmará un convenio entre la organización Noruega afiliada y la contraparte.
La matriz de resultados, el presupuesto resumido y detallado (Formato P1) y la planificación
anual de trabajo (Formato P2) se deben pegar en la App. l del convenio. Durante el período de
financiación cada año se harán y firmarán nuevas planificaciones de trabajo y presupuestos
anuales antes de realizar las transferencias de fondos.
Transferencias
Antes de que FOKUS haga las transferencias a la contraparte, ésta deberá crear propias
cuentas bancarias para cada proyecto. FOKUS requiere una cuenta por proyecto o una cuenta
por programa
Siempre y cuando FOKUS reciba las subvenciones de los donante(s) original(es), se cumpla con
todos los requisitos de presentación de informes y el proyecto se implemente de
acuerdo con la matriz de resultados acordada, el importe anual deberá ser
transferido de la siguiente manera:
•
•
•
El primer 50 por ciento del presupuesto será transferido tras la firma del
contrato/planificación anual y el presupuesto.
El siguiente 25 por ciento se desembolsará en agosto, después de que FOKUS
haya recibido y aprobado un informe financiero semestral y un informe de las
actividades/informe de recolección de indicadores (correspondiente al período del
1 de enero al 30 de junio del año en curso), y el convenio entre la contraparte y la
organización afiliada. Los proyectos en curso, también tienen como requisito que
FOKUS haya aprobado el informe narrativo anual y el informe financiero auditado
con la declaración del auditor del año anterior.
El 25 por ciento restante se desembolsará en octubre, después de que FOKUS
haya recibido y aprobado un informe financiero y un informe de recolección de
indicadores de los primeros nueve meses (del 1 de enero al 30 de septiembre).
Al iniciar el año, las organizaciones podrán solicitar un anticipo de 25 %. Esta oportunidad solo
existe para los proyectos en curso, y solamente cuando FOKUS esté dentro del ciclo de un
Acuerdo Marco.
6. MONITOREO Y EVALUACIÓNES
FOKUS define el monitoreo como todas las actividades que realizan las contrapartes ejecutoras,
las organizaciones afiliadas o la secretaría con el fin de documentar y verificar si (y cómo):
•
•
•
•
7
el proyecto/programa está ejecutando las actividades previstas;
las actividades están produciendo los resultados previstos y en última instancia el
resultado esperado. El monitoreo nos permite verificar si las hipótesis utilizadas para la
planificación del proyecto son válidas;
los fondos se están gastando de acuerdo con el presupuesto;
hay ajustes que deben realizarse con el fin de alcanzar los resultados planificados
(resultados/componentes y objetivo específico).
El monitoreo nos ayuda a mejorar el proyecto/programa al generar una mejor comprensión de lo
que funciona, lo que no y por qué. Para comenzar debemos ser absolutamente claros acerca de
lo que queremos lograr. Sin esa claridad, el monitoreo sólo podrá proporcionar información sobre
lo que hacemos y no sobre los resultados de nuestras actividades.
El monitoreo y la evaluación están estrechamente relacionados, pero son diferentes en su
naturaleza. Mientras que el monitoreo es un proceso de control y revisión constante de las
actividades y los logros, las evaluaciones se llevan a cabo una vez que el proyecto ya ha estado
en ejecución durante un determinado período. Una evaluación es una revisión sistemática e
independiente llevada a cabo por alguien externo al proyecto y la organización. Para más
información sobre las evaluaciones, por favor lea la Estrategia para la Evaluación de FOKUS.
Nuestra principal herramienta para el monitoreo es la matriz de resultados, ya que define lo que
queremos lograr. La clave es una matriz de resultados bien definida y lógicamente estructurada.
La matriz de resultados se basa en una hipótesis sobre qué acciones son necesarias para
generar un cambio positivo. El monitoreo revelará si esta suposición se sostiene.
Otras importantes herramientas de monitoreo son las planificaciones anuales, los informes de
actividades de 6 meses y los informes anuales. A esto se añaden los informes de las visitas de
campo /viajes.
FOKUS también ha diseñado un formato llamado Plan para la Recopilación de Indicadores
(formato P3). Esta es una herramienta para la sistematización de la recopilación de datos para
verificar los logros de los objetivos establecidos para cada resultado. Esta herramienta está
diseñada para el uso de las contrapartes que no han desarrollado sus propias herramientas de
monitoreo de objetivos/resultados.
7. INFORMES PROVISIONALES
Informe de actividades y financiero de 6 meses
El 15. de Julio se presentará a la organización afiliada a FOKUS un breve informe de actividades
y financiero para los primeros 6 meses (1º de enero - 30 de junio) para el cual se utilizará la
plantilla de presupuesto/finanzas de FOKUS P1 (hojas 3 y 6). Por favor incluya sugerencias para
revisiones presupuestarias, en caso se necesario (vea la sección 8 adjunta a continuación).
Informe de actividades, hoja 6: por favor, brinde una breve descripción de cada actividad
realizada durante los primeros 6 meses del año. Explique cualquier variación de la planificación.
La Secretaría de FOKUS devolverá el informe con comentarios tres (3) semanas después de la
recepción del informe.
Informe financiero de 9 meses
El 7. de octubre se presentará un informe financiero de 9 meses (1º de enero al 30 de
septiembre) para la organización afiliada a FOKUS para el cual se utilizará la plantilla de
presupuesto/finanzas de FOKUS P1, hoja 4.
Estos dos informes deberán ser presentados y aprobados por la secretaría de FOKUS antes de
la segunda y tercera transferencia.
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8.
MODIFICACIÓN PRESUPUESTAL
FOKUS acepta re-destinaciones de rubros de hasta 10 % del presupuesto total, con un techo de
NOK 75.000, sin que sea necesario solicitar antes a FOKUS. Cualquier re-destinación que
supere dicho monto, se autorizará por FOKUS después del envío de una solicitud por escrito.
Sugerencia de un presupuesto modificado/revisado se adjuntará a la solicitud.
Cualquier re-destinación de rubros deberá estar de acuerdo a las metas y los objetivos del
proyecto, y ser siempre visibilizada en la contabilidad y los reportes.
Solicitudes de re-destinación de rubros podrán ser enviadas durante todo el año.
Ganancia o pérdidas por diferencias en las tasas de cambio
FOKUS acepta uso de ganancias de cambio en el proyecto de hasta 10% o NOK 10.000 sin
previa autorización. Cualquier uso de la ganancia de cambio que supere dicho monto deberá ser
solicitado a FOKUS por escrito previo al uso.
La ganancia de cambio se utilizará de acuerdo a las metas y objetivos del proyecto, y se
integrará en el presupuesto del proyecto. El uso de la ganancia de cambio se hará visible en los
reportes anuales y la contabilidad.
9.
REPORTE DE RESULTADOS Y CONTABILIDAD
ANUAL/REVISIÓN.
El plazo para el envío de reportes de resultados y contabilidad revisada a la organización
Noruega afiliada es
1 de marzo
Es importante que rellenen todos los puntos en el formato, y que siguen las instrucciones en el
formato. Los informes dentro de un periodo del acuerdo con Norad (por el momento 4 años) son
informes breves sobre resultados preliminares, mientras en informe final son informes de
resultados más comprehensivo. El reporte será estrechamente vinculado a la solicitud. Esto
significa que se reporta si realmente se efectuaron los planes y actividades que en la solicitud se
indicó, pero más importante los resultados que se obtuvo a través de la realización de las
mismas actividades.
El plazo para el envío de reportes es absoluto, y retrasos puede causar consecuencias para los
proyectos. Los proyectos tienen que seguir el calendario del año fiscal en Noruega.
Lo que será reenviado a FOKUS:
1. Contabilidad revisada de la contraparte con Declaración de Auditoría (del país de
implementación del proyecto)
2. Contabilidad total del proyecto y revisión de la misma, si el proyecto se financia por varios
donantes.
Fondos no utilizados en el proyecto serán restados de la segunda transferencia el año siguiente.
1. Contabilidad de la contraparte con Declaración de Auditoría
Es importante que hay correlación entre el presupuesto aprobado y la contabilidad, y que son
comparables. Intereses acumulados en el proyecto deben ser presentados en las cuentas.
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Hay que utilizar el formato de FOKUS (P1) para presupuesto y contabilidad, que también tiene
una guía.
Si hay una desviación grande entre presupuesto y contabilidad (más del 10 % del total), esto
deberá explicarse por escrito en comentarios a la contabilidad.
Abajo hay un ejemplo de lo que la Declaración de Auditoría deberá contener.
DECLARACIÓN DEL/LA AUDITOR/A
(Número, nombre y año del proyecto)
Por medio de la presente confirmo que los [indicar cantidad] [tipo de moneda] recibidos
de FOKUS han sido utilizados de acuerdo a lo estipulado en el contrato con fecha
[fecha del convenio] entre FOKUS y [indicar el nombre de la organización contraparte] y
que se han creado los comprobantes necesarios los cuales han sido verificados por mí.
De la totalidad de la subvención, [indicar cantidad] [indicar tipo de moneda] son los
fondos no utilizados a 31 de diciembre de 20xx.
Se realizado una revisión de las cuentas de [nombre de la organización] mediante la
comparación de las cuentas del programa/proyecto con el presupuesto y con la
subvención concedida por FOKUS.
En mi opinión, las cuentas presentadas expresan los resultados justificables del
programa/proyecto para el 31.12.20xx y por lo tanto el uso de los fondos concedidos a
[nombre de organización] de acuerdo con el convenio del programa/proyecto.
Fecha:
Firma y sello del/la Auditor/a:
Además, las siguientes directrices para la revisión de la contabilidad del proyecto:
INSTRUCCIONES PARA LAS AUDITORIAS EXTERNAS DE PROGRAMAS/PROYECTOS APOYADOS POR FOKUS
1.
Se deberá aportar la documentación formal que demuestre que el auditor externo está autorizado para
el ejercicio público.
2.
La auditoría debe ser realizada sobre la base de los principios general aceptados para este tipo de
auditoría, y de acuerdo con los siguientes requisitos:
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2.1.
La Contraparte deberá cumplir las condiciones establecidas en el Convenio y el Anexo I.
2.2.
La subvención debe ser utilizada de acuerdo con el presupuesto y la planificación aprobados.
2.3.
La Contraparte deberá contar con registros internos de todos los gastos de caja chica y las
transacciones bancarias.
2.4
La Contraparte debe ser capaz de documentar todos los gastos a través de facturas /recibos
originales (firmados y sellados), que confirmen que la suma ha sido pagada.
2.5
Si el presupuesto firmado en el Anexo I establece que la Contraparte financiará una parte
específica del presupuesto, en las cuentas debe quedar reflejado con claridad que estos
fondos han sido utilizados y registrados de acuerdo con el punto 2.1.7.
2.6
La auditoría se debe realizar siguiendo la plantilla de FOKUS para los estados financieros y el
borrador de la declaración del auditor (en la página siguiente).
3.
El auditor DEBE indicar claramente la cantidad recibida de FOKUS y el tipo de cambio utilizado en cada
transferencia. Además, el auditor debe indicar claramente el monto de los fondos no utilizados al final
del año.
4.
La auditoría verificará que las directrices de la Contraparte para las inspecciones internas sean
aceptables en los siguientes aspectos:
•
•
•
•
•
•
El uso de los medios de transporte de la Contraparte
Los gastos de viaje - nacionales e internacionales
Las llamadas telefónicas y faxes internacionales
La escala salarial
El uso de los materiales y el equipo de la Contraparte
Los contratos y sub-contratos en relación con la contratación de servicios.
5.
Como anexo al informe del auditor se presentará una comparación del presupuesto con las subpartidas y los gastos reales.
6.
El auditor debe indicar que la auditoría se ha realizado de acuerdo con las normas de auditoría
nacionales e internacionales.
2. ¿Cómo reportar cuando el proyecto recibe financiamiento de varios donantes?
Es importante que la integridad del proyecto se visibilice en reportes y contabilidad,
por ejemplo cuáles otras instancias han financiado la contraparte.
Si la contraparte elabora reportes y contabilidad individuales para sus diferentes
donantes, todas las partes solamente tendrán una visión parcial a la totalidad de
actividades de aquella organización. Si la contraparte elabora un reporte anual más
integral con contabilidad revisada para todos sus cooperantes, esto sería la mejor
manera para todas las partes: la contraparte del proyecto ahorra tiempo y recursos, y
tanto la contraparte como los cooperantes tendrán una visión total.
Para que un reporte común satisfaga a cada uno de los cooperantes (entre ellos el
cooperante noruego), es importante que esto se aclare previamente. Cuáles de los
gastos se han cubierto con el apoyo de Noruega deberá ser claramente visible
en la contabilidad total, tanto en el reporte narrativo como en la contabilidad.
10. TRABAJO CONTRA LA CORRUPCIÓN
A continuación sigue consejos y ejemplos prácticos en relación a la corrupción.
Este texto es un suplemento al manual de anticorrupción de FOKUS.
Este capítulo da consejos sobre como prevenir el mal uso de fondos, basados en las
experiencias de Nicaragua. Experiencias equivalentes han sido obtenidos de América
Latina y en Asia.
“Corrupción” y “malversación de fondos” son palabras cargadas, y se siente fácilmente
como si estuviéramos sospechando a la contraparte si presentamos requisitos sobre
cómo los fondos que se reciben deben ser manejados. De todos modos, la corrupción sí
existe y el resultado es que la ayuda no llega a quienes más la necesitan. La
experiencia muestra que es más fácil prevenir la corrupción que tratar de solucionarla
en retrospectiva. La corrupción es un grave problema social que representa un
obstáculo para el desarrollo. El trabajo contra la corrupción es, por lo tanto, promover el
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desarrollo.
Algunas formas comunes para defraudar:
Algunas formas comunes de quedarse con el dinero de las organizaciones de
cooperación:

Recibos falsificados: Es muy fácil obtener recibos falsos. Se puede pedir que se
imprima una factura con una cantidad superior a lo que fue el precio real. O se
puede solicitar la expedición de una factura por una compra que nunca se hizo.
Esto es a menudo se considere como servicios normales entre amigos. Hay
también una forma de negocio en donde el comprador y el vendedor comparten
la diferencia entre el precio real y el precio indicado en la factura.

El exceso en el presupuesto: Otra forma de fraude es que se establecen precios
demasiado altos para los materiales en el presupuesto, para luego comprar a
precio de mercado. Uno se queda con la diferencia entre los dos precios.
Asimismo, se presupuesta una cantidad más alta de materiales que la cantidad
real, y se queda con el exceso de materiales.

Presupuesto duplicado: Se presenta el mismo proyecto a dos organizaciones. Se
guarda el dinero de una de las organizaciones y se presenta el proyecto
terminado a ambas organizaciones como si fueran dos proyectos.

La manipulación de pobres: Por ejemplo se convence a personas pobres, que
apenas pueden leer, a que firmen que han participado en actividades o que han
recibido equipamiento sin que esto sea real. Esto se logra al decirles que están
firmando cualquier otro tipo de documento, o se afirma que no van a recibir
financiación para nuevos proyectos si no lo firman.

El pago incorrecto de salarios: Cuando se apoya a las organizaciones con
sueldos, hemos visto ejemplos en que a los empleados sólo se les paga una
porción de su salario, mientras firman haber recibido la cantidad
correspondiente. Firman haber recibido la cantidad correspondiente por temor a
perder su trabajo.
Algunos señales de advertencia sobre posibles casos de corrupción:
Algunos tenemos dificultades para sentarnos y mirar las cuentas. Sin embargo, hay
algunas señales de advertencia que podamos reconocer cuando echemos un vistazo a
los estados financieros:
1. Uso intensivo de facturas que no cuentan con el logotipo de la empresa/tienda
Las facturas y recibos que no tienen el logotipo de la tienda o de la empresa se usan a
menudo cuando los fondos estén siendo estafados. Estos son recibos que se venden en
bloques y que cualquier persona puede llenar. En la última página de este documento
se muestra un ejemplo de un recibo así. Si se presentan un gran número de facturas de
este tipo en la contabilidad del proyecto/programa, esto puede ser una señal de que las
compras no se han hecho y que el dinero se ha utilizado para otras cosas.
2. Facturas y recibos que han sido manipulados
En cuanto a la manipulación de facturas, sucede a menudo que se aplican los
materiales y los precios a la factura posteriormente a la compra. Muchas veces, esta es
la forma más sencilla de revelar, porque vemos que la letra varia y/o que se utiliza un
tipo de lápiz diferente. Lo que es más difícil detectar es si se han expedido facturas por
compras que nunca fueron realizadas. Si las compras, sin motivos razonables, se
efectúan en un solo lugar, esto puede ser porque alguien tiene “propios contactos” en
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aquella tienda.
Si las compras se realizan durante un período largo de tiempo, y los recibos tienen una
numeración secuencial, es probable que alguien simplemente “fabricó” aquellos recibos.
Si, por ejemplo, durante un período de 3 meses tienen 10 facturas numeradas en
secuencia, por ejemplo. de 0087-0096 se le permite a Usted ser escéptico. Es poco
probable que una empresa no ha tenido otros clientes durante este periodo.
3. Falsificación de listas de participantes
Si todas las listas de participantes de los cursos realizados y de otras actividades se han
llenado con la misma letra, y todas las firmas tienen el mismo aspecto, hay razones para
ser escéptico. También puede mirar si las fechas de los recibos coincidan con el período
de actividades o no. Si por ejemplo se han producido compras importantes de material
que se registran en una actividad concreta, pero las compras se hacen en retrospectiva,
es posible que algo no esté bien.
4. Compras que no coincidan con las actividades realizadas.
Una campana de advertencia también debería sonar si se ha comprado grandes
cantidades de material, por ejemplo para la administración, que no coincidan con las
actividades realizadas. Esto puede indicar que el dinero se ha utilizado para otras
cosas.
Medidas:
Realizar una conversación sobre ética
Se ha tenido buenas experiencias con realizar una conversación de ética o un pequeño
seminario sobre ética con la contraparte. Durante estas conversaciones hablamos de
cómo los noruegos pensamos y cómo funcionamos en Noruega. La contraparte habla
de cómo ellos piensan y cómo funciona su país. Así pues, tenemos una discusión en
torno al tema sin "atacar "a los demás.
Exigir que las facturas y recibos tengan el logotipo de la tienda
Es más difícil fabricar este tipo de facturas que facturas sin logotipo de la empresa.
Además del logotipo de la tienda, la factura debe contener el número de factura, fecha y
sello de entrega y pago de los productos. Además, es importante que se muestren los
precios unitarios y las cantidades. Entonces tendremos la oportunidad de controlar si el
precio y la cantidad coincidan. También podemos hacernos una idea de cuánto se
compra.
Exigir que se apunte el código del proyecto en la factura
Donde se registra el nombre del cliente en la factura, también debería estar introducido
el código del proyecto. Esto es para evitar que las facturas sean utilizadas en las
cuentas de otros proyectos.
No sólo presupuesten rubros sin especificar, establezcan normas para montos y
precios razonables para las diferentes actividades.
El presupuesto contiene los importes correspondientes a las distintas actividades a
implementar, y para la administración del proyecto. La organización receptora debe,
como cualquier organización noruega, tener una idea sobre cuáles y cuántas
actividades que deban realizarse. Es importante entrar en una discusión con la
organización receptora sobre cuánto dinero es razonable utilizar para la alimentación, ,
y cuáles serían las cantidades razonables de material para las diversas actividades.
Varias organizaciones han desarrollado normas en colaboración con las contrapartes
sobre la cantidad que se debe utilizar en alimentos por persona, y la cantidad de
material aconsejable para cada uno de los cursos que se celebren. Esto hicimos
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después de que se descubrió que la cantidad de material que había sido utilizada, no
coincidía con las actividades llevadas a cabo. Obviamente, los participantes en un curso
tenía que comer bien, pero pensamos que era irrazonable que se pedía servicios de los
restaurantes más caros. También hemos pasado por una situación donde la gente
participó en las actividades sólo por la comida que se sirvió ahí. Después de desarrollar
estas normas se ha liberado más fondos para más actividades, y se ha reducido el
consumo, antes excesivo, de materiales.
Distinguir entre las adquisiciones que son para actividades y ara gestión
Los materiales para actividades y para administración se deben comprar por separado.
Así se mantiene la lista de cuánto material se ha utilizado en las actividades y cuánto en
la administración. En una adquisición conjunta se pierde esta información.
Pagar los salarios
Al pagar los salarios se evita evasión de dinero. Trabajamos en países pobres y la
gente no tiene las mismas condiciones que nosotras para participar en trabajos
voluntarios. Ellos/as simplemente tienen que sobrevivir, y si no reciben ningún pago por
el trabajo que realizan, deben buscar otras fuentes de ingresos. Esto se presta a facilitar
el uso indebido de los fondos.
Informes varias veces al año
La organización receptora debe mandar informes varias veces al año. Al comparar el
presupuesto y la contabilidad se puede detectar cualquier exceso de gastos temprano.
Además, nos sirve para que la contraparte tenga la oportunidad de hacer redestinaciones de rubros si se quiere realizar compras que no fueron previstas al
elaborar el presupuesto.
Revisar la contabilidad al hacerse los viajes de seguimiento al royecto.
Al realizarse los viajes de seguimiento, se deberá reservar un tiempo para mirar la
contabilidad junto con la contraparte. Esto transmite una señal importante, y
rápidamente se forma una imagen de si las cuentas están debidamente registradas.
Hable con los auditores locales durante las visitas a proyectos
Es aconsejable reservar un tiempo cuando se visita un proyecto para hablar con el
auditor local. Esto es para explicar al auditor/la auditora nuestro énfasis, como donante,
en la contabilidad y la información.
Familiarícese con los precios locales en la visita del proyecto
Para tener un conocimiento sobre los precios en el país, podemos ir a algunas tiendas
para comprobar los precios de los materiales más comunes que figuran en los
presupuestos de la contraparte. Si conocemos los precios locales, se nos hace más fácil
entender las cuentas del proyecto.
Algunos ejemplos
Ejemplo de un recibo aprobado:
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Mostrar el logotipo de la empresa
Mostrar el número de factura
Mostrar la fecha de la compra
Contener el código del proyecto
Señalar precios unitarios, precio total y cantidades
Tener sello de pagado
Logotipo de empresa
Fecha
Num. de serie de factura
Codigo de proyecto
Precio por unidad,
cantidad y precio total
Sello de pagado
Esto es un recibo aprobado. Cumple con los requisitos para un recibo:
Abajo es un ejemplo de un recibo que no se ha aprobado. Este tipo de recibos se compra en
bloques, y cualquier persona los puede llenar.
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