manejo y control de recursos de caja menor

OFICINA DE CONTROL INTERNO
DIVISIÓN FINANCIERA
MANEJO Y CONTROL DE
RECURSOS DE CAJA MENOR
Marco Normativo
Ley 30 de 1992 - Art.84-92 Autonomía Financiera
Ley 87 de 1993 - Del Control Interno
Ley 734 de 2002 - CDU.-Arts. 34 y 35
Acuerdo. No. 043 /02 - Manejo y Custodia de Bienes
Acuerdo No 051/ 07 - Estatuto financiero y
presupuestal
Resolución R-067 de 2008 por la cual se reglamenta
el funcionamiento de las Cajas Menores
Resolución R-068 de 2008 Constitución Cajas
Menores.
Manejo y Control de Recursos de Caja Menor
Objetivo General
Contribuir a una mejor gestión en el manejo de los
recursos de los Fondos de Caja Menor, para que se
ajusten a los principios de eficiencia, eficacia y
austeridad del gasto.
Manejo y Control de Recursos de Caja Menor
Definición de Caja Menor
La Caja Menor es un fondo en efectivo, fijo y renovable,
cuyo manejo se confía a un funcionario, con el fin de
atender gastos IMPREVISTOS y URGENTES y de
menor cuantía que requiera la Universidad del Cauca,
en el cumplimiento de sus objetivos misionales.
Manejo y Control de Recursos de Caja Menor
Responsable del Manejo
Las Cajas Menores serán administradas, de manera
exclusiva, por el funcionario designado en la Resolución
de constitución, quien responderá disciplinaria, fiscal,
tributaria y penalmente, por las acciones y omisiones en
la administración y manejo.
Manejo y Control de Recursos de Caja Menor
Funciones del Responsable
Recibir los recursos del fondo, dentro del
informarse del giro.
tercer día a
Llevar un control diario Y cronológico de las operaciones de
caja menor, con los documentos que respaldan los
movimientos
Gestionar la adquisición y realizar el pago de los bienes y/o
servicios autorizados en la Resolución de creación y
solicitados por la Universidad.
Asegurar la custodia de los dineros y documentos soportes
de los gastos.
Manejo y Control de Recursos de Caja Menor
Funciones del Responsable
Reportar a la División Financiera, dentro del tercer día hábil
del mes siguiente al pago, las facturas que registran IVA.
Aplicar las retenciones de Ley y consignarlas, a fin de cada
mes, en la cuenta bancaria de la Universidad.
Mantener la liquidez del fondo, solicitando el reembolso.
Presentar, dentro de los quince días de cada mes la
conciliación bancaria para las cajas menores que se
manejan a través de cuentas bancarias.
Manejo y Control de Recursos de Caja Menor
El Dinero en Tránsito
Cuando una compra deba ser realizada por empleado
distinto del responsable de Caja Menor, se deberá diligenciar
el comprobante de dinero en tránsito.
El término de legalización de estos dineros será de un (1)
día para compras dentro y tres (3) días par compras fuera de
la ciudad .
Una vez legalizado el dinero en tránsito, se anulará la
constancia de su entrega, en presencia del funcionario que
efectuó la compra y se conservará en el archivo de soportes.
Manejo y Control de Recursos de Caja Menor
Destinación de Recursos
Los dineros del Fondo de Caja Menor solamente podrán
utilizarse para sufragar los gastos identificados y definidos
en la Resolución de Constitución de Caja Menor y en las
demás disposiciones que regulen la materia.
La solicitud de bienes y servicios con cargo a la caja menor
de las Facultades, se hará por los Decanos, Directores de
Instituto Y Secretarios Generales.
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Destinación de Recursos
La solicitud de bienes y servicios con cargo a la caja menor
de las dependencias administrativas, se hará por el Rector,
el Profesional Universitario de Rectoría, los Vicerrectores, el
Secretario General, los Jefes de Oficina, de División, los
Coordinadores de Centro y Áreas.
La solicitud de bienes y servicios con destino a otras
dependencias se harán por estos mismos funcionarios.
Manejo y Control de Recursos de Caja Menor
Prohibiciones
Efectuar pagos de contratos y órdenes de servicios.
Cancelar viáticos y gastos de viaje, excepto los que se
causen al empleado en comisión fuera de la ciudad, por
daños de vehículos oficiales, si se dispone del rubro
específico.
Pagos de servicios personales y contribuciones de Ley sobre
nóminas, y, servicios públicos.
Préstamos y cambios de cheques oficiales o personales.
Guardar en la caja fuerte de Caja Menor elementos
diferentes.
Gastos anteriores al recibo de los recursos de caja menor.
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Prohibiciones
Realizar Gastos suntuarios
Fraccionar compras o servicios
Sobrepasar en gastos la cuantía autorizada.
Gastos anteriores al recibo de los recursos de caja menor.
Presentar soportes sin requisitos para su legalización.
Adquisición de elementos en proceso de compra, salvo
autorización de la Vicerrectoría Administrativa.
Pagos no contemplados en los rubros de Caja Menor.
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Reembolso
Máximo uno cuatrimestral, se autoriza en la cuantía de los
gastos realizados sin exceder el monto previsto en el rubro
presupuestal, cuando se haya consumido más del 60% de uno
o todos los rubros.
Se Presentan los comprobantes de pago por cada rubro
autorizado , correspondientes al período de solicitud de
reembolso.
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Reembolso
La adquisición de elementos devolutivos, deberá contar
con el comprobante A-22 expedido en el Área Comercial.
A los pagos con retenciones tributarias se anexará el
comprobante de consignación.
Los documentos para el reembolso se presentarán a la
Oficina de Control Interno, quien avalará la solicitud.
Manejo y Control de Recursos de Caja Menor
Legalización
Se legaliza la Caja menor:
Por cambio del responsable del manejo.
Por cierre de vigencia, dentro de los cinco (5) primeros
días de diciembre de cada año
Por cancelación de la Caja.
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Mecanismos de Control de los
Fondos de Caja Menor
El control a los Fondos de Caja Menor se verifica, a través
de:
Autocontrol de los responsables del manejo
Arqueos periódicos y sorpresivos por la Tesorería de la
Universidad.
Arqueos por la Oficina de Control Interno o por
Organismos externos.
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Modelo de Libro
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