procedimiento presentación de grupos artísticos

PROCESO GESTIÓN CULTURAL
Código : PCU.04
PROCEDIMIENTO PRESENTACIÓN DE GRUPOS ARTÍSTICOS
Versión : 06
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Revisó:
Director Cultural
Directores Grupos Artísticos
Aprobó:
Fecha de aprobación: Diciembre 05 de 2007
Resolución No. 1880
Rector
OBJETIVO
ALCANCE
Establecer los lineamientos para la presentación de los grupos artísticos en
eventos académicos y/o culturales.
Aplica a todos los grupos artísticos adscritos a la Dirección Cultural y/o
Coordinador Bienestar Universitario, inicia con la planificación de la
presentación, desarrollo y evaluación.
NORMATIVIDAD
Normatividad Interna

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Acuerdo No. 081 de 2000 del Consejo Académico, (Por el cual se ofrecen estímulos especiales a los grupos artísticos de la Universidad).
Acuerdo No. 005 de 2015 del Consejo Superior, (Por el cual se establece la política de grupos culturales y selecciones deportivas de la Universidad
Industrial de Santander).
DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS





Grupo artístico: se refiere a un número determinado de personas que reúnen intereses comunes e inquietudes similares, con miras a obtener una
formación artística y cultural, presentarse dentro y fuera de la Universidad, así como participar en eventos e invitaciones especiales del orden local,
regional y nacional.
Contraprestación: es una retribución del solicitante por el servicio recibido.
Pertinencia de la invitación: es identificar que la invitación sea apolítica y que sea consonante con el Proyecto Institucional.
Respuesta a solicitud: carta, memorando o correo electrónico expedido por la Dirección Cultural que confirma o no la disponibilidad del grupo artístico
para la fecha y hora solicitada.
Coordinador BU: Coordinador de Bienestar Universitario, para las sedes regionales.
CONSIDERACIONES

En las sedes regionales el responsable es el Coordinador BU.
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Inicio/Fin
Actividad
DIAGRAMA DE FLUJO
INICIO
A
1. Recibe invitación
2. Evalúa invitación
No
¿Acepta invitación?
Documento
Procesamiento en S.I. o
intranet
Procedimiento predefinido
DESCRIPCIÓN
Conector
RESPONSABLE
Conector de página
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
1. Recibe invitación por correo electrónico o en físico para
la presentación de un grupo artístico a un evento y lo
remite al Director del grupo artístico y/o Coordinador BU
Asistente Administrativo
correspondiente.
Coordinador de la Sede
Nota: si la invitación es recibida por el Director del grupo
artístico debe ser remitida al Asistente Administrativo o
Coordinador BU, para continuar con el proceso.
2. Evalúa la invitación teniendo en cuenta el cronograma de
actividades, la pertinencia de la invitación y la disponibilidad
de los integrantes de la agrupación y da una respuesta al
Asistente Administrativo o Coordinador de la sede.
Nota: si la invitación es para participar en eventos
internacionales, el Director del grupo artístico debe elaborar
un proyecto que justifique la participación, el cuál será
evaluado por el Director Cultural.
Director grupo artístico
Coordinador BU
Si
3. Comunica los
motivos de rechazo
FIN
Dec isión
3. Comunica al solicitante los motivos que generan el
rechazo.
4. Emite condiciones
5. Responde a la
invitación
1
Asistente Administrativo
Coordinador BU
4. Emite al Asistente Administrativo o Coordinador de la Director Grupo Artístico
Sede, las condiciones de acuerdo al lugar donde se llevará a
Coordinador BU
cabo la presentación.
5. Informa por correo electrónico al solicitante la decisión
adoptada frente a la invitación, especificando las
condiciones y solicitando la confirmación respectiva .
Asistente Administrativo
Coordinador BU
Requerimientos
técnicos
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DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCIÓN
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RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
1
Respuesta a la solicitud
6. Recibe confirmación del
solicitante
A
Pág. 2
Si
6. Recibe confirmación del solicitante.
Asistente Administrativo
Coordinador BU
¿Propone cambios en las
condiciones?
No
7. Informa al Director del
grupo artístico
8. Tramita factura o traslado
de fondos
7. Si el solicitante no plantea ningún cambio y acepta las
condiciones, se informa al Director del grupo artístico la
confirmación de la presentación.
Nota: a partir de este momento el Director del grupo artístico
debe comunicarse con el solicitante para los detalles logísticos.
8. Si aplica, tramita la factura o el traslado de fondos.
Nota: en el caso de que exista un acuerdo de contraprestación
que reemplace lo anterior, debe quedar registro escrito. Para la
participación en eventos internacionales, Dirección Cultural
tramita toda la logística necesaria.
Asistente Administrativo
Coordinador BU
Secretaria
Coordinador BU
9. Realiza la presentación
9. Realiza la presentación en la fecha, hora y lugar
establecidos en la invitación.
Director grupo artístico
10. Diligencia el Formato
Registro de Actividades
10. Diligencia el Formato Registro de Actividades y los
entrega mensualmente al Asistente Administrativo o
Coordinador de la sede regional.
Director grupo artístico
FIN
Factura o
recibos de caja o
formato de
recaudo o
registro escrito
Formato
Registro de
Actividades
FCU.01
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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
01
FECHA DE
APROBACIÓN
Diciembre 05 de 2007
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
Creación del Documento
02
Abril 16 de 2009
Inclusión de documento relacionado con la respuesta a la solicitud dentro del diagrama de flujo
y correo electrónico con requerimientos técnicos.
03
Septiembre 23 de 2009
Modificaciones relacionadas con el responsable de llevar a cabo las actividades en las sedes
regionales.


04
Abril 30 de 2010







Se agrega como responsable «Director Cultural» en la actividad 2.
Después de la actividad 3 se agrega fin; en la actividad 6 se incluye «solicitando
confirmación del solicitante».
Se cambia la actividad 7.
Se cambia la actividad 8.
Se incluye «si aplica» en la actividad 9.
En el diagrama se incluye una decisión entre las actividades 8 y 10.
Se cambian los responsables de las actividades 8, 9, 10, 11 y 12.
Se reemplaza el responsable coordinador bienestar universitario por coordinador BU/
CU.
Se reemplaza el Director de la sede por Coordinador de la sede.
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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
FECHA DE
APROBACIÓN
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
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05
06
Junio 10 de 2011
Marzo 09 de 2015
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

Se agrega una nota en la actividad 1 y se cambia el responsable por Asistente
Organizacional.
Se incluye una nota en la actividad 2 y se elimina al Director Cultural como responsable.
Se cambia la actividad 4.
Se elimina la actividad 5.
Se cambia la redacción de la actividad 5 (antes actividad 6)
Se cambia la actividad 6 (antes actividad 7)
Se incluye la decisión ¿Propone cambios en las condiciones?
Se incluye la actividad 7
Se modifica la actividad 8
Se elimina la decisión ¿hay contraprestación?
Se modifica la actividad 9, se cambia el responsable y se agregan otros documentos de
referencia.
En la actividad 10 se cambia «indicada» por «establecidos»
Se reemplaza «Director Cultural» por «Asistente Organizacional» en la actividad 11
Se elimina la actividad 12.
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
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Se incluye Normatividad Interna
Se modifica la definición de grupo artístico
Se modifica la abreviatura Coordinador BU/CU por Coordinador BU
Se elimina el segundo item de consideraciones
Se incluye la nueva presentación de conectores en el diagrama de flujo
Se cambia el responsable de las actividades 1, 2, 3, 5, 7(antes 8)
Se elimina la actividad 7
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