SERIE GESTIÓN DE PROYECTOS A continuación encontrará la tabla de retención (TRD) y la guía correspondiente a esta serie TRD GUÍA hoja 1 OAD Código: FOR Versión No. 2 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GESTIÓN DE PROYECTOS Fecha: 30-05-2014 SECCIÓN: Rectoría Subsección nivel II: Vicerrectoría de Asuntos Académicos / Vicerrectoria de investigación Subsección nivel I: Facultades Macro proceso institucional Procesos nivel I Procesos nivel II Procesos nivel III PRO-02-2-01-01 Elaboración Propuesta Proyecto de Investigación PRO-02-2-01 Propuesta de Proyecto PRO-02-2-01-02 Legalización de Propuesta de Proyecto PRO-02 INVESTIGACIÓN PRO-02-2-02-01 Ejecución de Proyecto PRO-02-2 Realizar Investigación (Proyectos) PRO-02-2-02 Ejecución de proyecto PRO-02-2-02-02 Seguimiento Técnico PRO-02-2-02-03 Seguimiento Financiero PRO-02-2-03 Liquidación y cierre de proyecto PRO-02-2-03-01 Liquidación y cierre de proyecto SERIES MISIONALES SISTEMA DE CLASIFICACIÓN CÓDIGO UA-UA-1208 SERIE SUBSERIE Tipo documental DISPOSICIÓN Tipo Documental SOPORTE RESPONSABLE TAC E P X X EL D TIEMPO DE RETENCIÓN (En años) Archivo de Gestión O Archivo Central NIVEL DE ACCESO CONSERVACIÓN Serie Documental TRATAMIENTO ARCHIVÍSTICO PROCEDIMIENTOS R I P CP E S Repr Elec GESTIÓN DE PROYECTOS PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN Iniciación Propuesta técnica y financiera Carta - Aval del Decano - Presentación del Rector / Representante Legal X X Registro legalización de la propuesta X X Registro aplicación de la entidad X X Póliza s (Si se requieren / copia) X X Carta de aprobación X Registro legalización y/o elaboración de contrato UA-UA-120804822 Convenio o contrato (Copia) X Agrupación misional de la Universidad, testimonio de una de las principales funciones de la Universidad “la producción de conocimiento”; estos expedientes poseen valores administrativos, contables, legales, técnicos, científicos y culturales, evidencian el posicionamiento y crecimiento de la investigación, su calidad y aporte científico de la Universidad a la sociedad. Esta agrupación solo incluye los documentos generados en las investigaciones adelantadas por unidades académicas de las facultades y centros de investigación con participación de profesores y/o estudiantes. X X X X X Ejecución Acta de inicio En los expedientes de cada proyecto de investigación se conservaran las copias de los contratos de ingresos, siendo responsabilidad de la Dirección Jurídica de la Universidad el proceso y custodia de las evidencias de este; en el caso de los contratos de egresos cada unidad será responsable de conservar los contratos originales. X Normatividad asociada Unidades académicas Solicitud de pedido X X X Solicitud de bonificación X X X Reporte de bonificación X X X Solicitud de contratación X X X Reporte de contrato X X Documentos soporte compras X Comprobante recepción del material X Solicitud de informe X X 3 7 X X X Constitución Nacional. Donde se determina el fortalecimiento de la investigación, el derecho de acceso al conocimiento, el garantizar y promover la investigación; Art. 27. El Estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje, investigación y cátedra. Art. 67. La educación es un derecho de la persona y un servicio público que tiene una función social; con ella se busca el acceso al conocimiento, a la ciencia, a la técnica, y a los demás bienes y valores de la cultura. Art. 69. El Estado fortalecerá la investigación científica en las universidades oficiales y privadas y ofrecerá las condiciones especiales para su desarrollo; Art. 70. La cultura en sus diversas manifestaciones es fundamento de la nacionalidad. El Estado reconoce la igualdad y dignidad de todas las que conviven en el país. El Estado promoverá la investigación, la ciencia, el desarrollo y la difusión de los valores culturales de la Nación. hoja 2 Solicitud de prórroga X Solicitud de otros recursos X X Otro si (Copia) X Informe seguimiento técnico y financiero X X X Informe final X X X Evaluación informes X X X Carta de cumplimiento X X Acta terminación X FOR-02-2-07 Ficha del producto X Procedimiento El tiempo de retención en el Archivo de Gestión después de finalizado el proyecto será de tres (3) años, tiempo que prevé las necesidades de consulta, solventar requerimientos de los entes de vigilancia y la elaboración de informes. Cumplido este tiempo se debe realizar la transferencia al Archivo Central de los documentos establecidos en la Tabla de Retención por siete (7) años, luego de cumplir este tiempo pasaran a ser documentos historicos conservados permanentemente como testimonio de las investigaciones realizadas por la Universidad y se realizara el proceso de reprografía a todos los proyectos para su consulta. Liquidación y cierre X PROYECTOS DE CONSULTORÍA Iniciación Propuesta técnica y financiera X X X X Registro aplicación de la entidad X X Póliza (Si se requieren / copia) X X Carta de aprobación X Registro legalización y/o elaboración de contrato X Carta de expresión de interés X X Convenio o contrato (Copia) X X Documento estados Financieros X X X Cláusulas de confidencialidad (Si se requiere) X X X Los Proyectos de Consultoría es una subserie que responde al proceso de apoyo al sector externo, atiende funciones diferentes a las de la investigación, sus resultados y/o productos finales pertenecen a un cliente externo para atender una necesidad puntual; esto hace que no sean de carácter misional para la Universidad. En los expedientes de cada proyecto de consultoría se conservaran las copias de los contratos de ingresos, siendo responsabilidad de la Dirección Jurídica de la Universidad el proceso y custodia de las evidencias de este; en el caso de los contratos de egresos cada unidad será responsable de conservar los contratos originales. Ejecución Acta de inicio UA-UA-120804823 X X Solicitud de pedido X X X Solicitud de bonificación X X X Reporte de bonificación X X X Solicitud de contratación X X X Reporte de contrato X X Documentos soporte compras X X X Comprobante recepción del material X X X Solicitud de informe X Comunicación entrega de informe X Solicitud de prorroga X X X X X Otro si (Copia) X X X Solicitud de cobro X X X Evaluación de informes X X X Informe final X X X Carta de cumplimiento X X Acta terminación X X Liquidación y cierre Procedimiento Unidades académicas 3 10 X X X El tiempo de retención en el Archivo de Gestión después de finalizado el proyecto será de tres (3) años, tiempo que prevé las necesidades de consulta, solventar información sobre experiencia o competencia y la elaboración de informes. Cumplido este tiempo se debe realizar la transferencia al Archivo Central donde se conservaran en papel por diez (10) años los documentos establecidos en la Tabla de Retención Documental, el tiempo puede cambiar de acuerdo a la relación contractual con el tercero. Cumplido este tiempo se realizara el proceso de reprografía a todos los proyectos generados y una selección del 15% de los más relevantes, dejando testimonio físico de la experiencia y participación de la Universidad en proyectos similares. hoja 3 PROPUESTAS DE INVESTIGACIÓN Y CONSULTORÍA Certificación envió de propuesta X El tiempo de retención en el archivo de gestión después de la no aprobación de la propuesta será de seis (6) años, tiempo que prevé las necesidades de consulta. Cumplido este tiempo se debe realizar el proceso de descarte documental. Para tener un control de la documentación e información que se descarta en esta subserie una vez finalizada su gestión, se recomienda guardar el histórico de las Propuestas de Investigación y Consultoría en el formato único de inventario de descarte documental establecido por la OAD. X UA-UA-120804824 Unidades académicas Propuesta técnica no aprobada X 6 X X X X La administración y conservación de estos documentos estará a cargo directamente de la unidad académica; dado que son documentos que solventan necesidades especificas de la Unidad, pero que no contienen valores administrativos, técnicos y culturales, lo cual no la hacen parte de la memoria institucional de la Universidad. La certificación o comunicación del envió de la propuesta se debe digitalizar e incorporar en el expediente electrónico; como soporte de la presentación de la propuesta. * Reprografía: Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la microfilmación y la digitalización, que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignados en papel, definición según Acuerdo 027 de 2006 CONVENCIONES: Nombre del responsable unidad productora _____________________________________________________________ DISPOSICIÓN TAC= Transferencia Archivo Central CP= Conservación Permanente E= Eliminación S= Selección Cargo _______________________________________________________________________________________________ SOPORTE P= Papel El= Electrónico D= Digital O= Otro Nombre del Jefe Oficina de Administración Documental _________________________________________________ Firma _______________________________________________________________________________________ TRATAMIENTO ARCHIVÍSTICO Rep= Reprografia Elec= Electrónico Firma _______________________________________________________________________________________________ NIVEL DE ACCESO R= Restringida I= Interna P= Pública Fecha de aprobación ________________________________________________________________ Oficina de Administración Documental (OAD) GUÍA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN Código: GUI-001 Versión No. Fecha 1 30-05-2014 Página 1 de 36 SERIE: GESTIÓN DE PROYECTOS GUÍA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN SERIE: GESTIÓN DE PROYECTOS DIRIGIDO A: VICERRECTORÍA DE INVESTIGACIÓNES, UNIDADES ACADÉMICAS Y CENTROS DE INVESTIGACIÓN Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: OAD OAD – Vicerrectoría de Investigaciones Vicerrectoría de Investigaciones Oficina de Administración Documental (OAD) GUÍA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN SERIE: GESTIÓN DE PROYECTOS Código: GUI-001 Versión No. Fecha 1 30-05-2014 Página 2 de 35 1. TABLA DE CONTENIDO OBJETIVO ............................................................................................................................................................................ 3 2. ALCANCE............................................................................................................................................................................. 3 3. UNIDADES RESPONSABLES ............................................................................................................................................. 3 4. CONTEXTO.......................................................................................................................................................................... 4 4.1 Cadena de Valor ............................................................................................................................................................ 4 4.2 Macro-procesos ............................................................................................................................................................. 6 4.3 Línea de tiempo ............................................................................................................................................................. 7 5. PRESENTACIÓN A COMITÉ ............................................................................................................................................... 8 6. SISTEMA DE CLASIFICACIÓN ............................................................................................................................................ 8 6.1 Clasificación ....................................................................................................................................................................... 8 6.2 Valor documental .............................................................................................................................................................. 9 7. LINEAMIENTOS PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL ........................................................................................................ 11 7.1 SERIE GESTIÓN DE PROYECTOS - SUBSERIE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN .................................................. 12 7.2 SERIE GESTIÓN DE PROYECTOS - SUBSERIE PROYECTOS DE CONSULTORÍA .................................................... 19 7.3 SERIE GESTIÓN DE PROYECTOS - SUBSERIE PROPUESTAS DE INVESTIGACIÓN Y CONSULTORÍA .................. 26 8. NORMATIVIDAD ASOCIADA ............................................................................................................................................. 29 9. GLOSARIO DE TERMINOS ............................................................................................................................................... 31 10. BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................................................................................... 35 11. CONTROL DE CAMBIOS ................................................................................................................................................... 35 12. ANEXOS ............................................................................................................................................................................. 35 Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: OAD OAD – Vicerrectoría de Investigaciones Vicerrectoría de Investigaciones Oficina de Administración Documental (OAD) GUÍA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN SERIE: GESTIÓN DE PROYECTOS Código: GUI-001 Versión No. Fecha 1 30-05-2014 Página 3 de 35 1. OBJETIVO Brindar a los funcionarios de la Universidad que tienen bajo su responsabilidad la organización de la serie Gestión de Proyectos un instrumento guía, que apoye las buenas prácticas asociadas a la organización, administración y conservación de la información, apoyados en la Tabla de Retención Documental (TRD) como herramienta que normaliza el proceso en los archivos de gestión, garantizando un buen desempeño en todo el ciclo de vida documental. 2. ALCANCE Los lineamientos establecidos en esta guía, están avalados y aprobados por el Comité de Gestión Documental, van dirigidos a Coordinadores de Proyectos, Personal de Apoyo y Personal Asistencial de las Facultades y Centros de Investigación, con participación de Profesores y/o Estudiantes, quienes generan Proyectos de Investigación, Proyectos de Consultoría y Propuestas de Investigación y Consultoría, encargados de implementar y organizar la serie Gestión de Proyectos en las unidades. 3. UNIDADES RESPONSABLES La Vicerrectoría de Investigación, los Centros de Investigación, y las Unidades Académicas son los entes encargados de llevar acabo los lineamientos establecidos por la Oficina de Administración Documental (OAD) para la gestión documental, siendo los responsables del proceso, desde la creación del documento hasta su disposición final. La Vicerrectoría de Investigación: apoya el trámite de la presentación de propuestas ante las entidades financiadoras, siendo el ente principal para proponer, dirigir, orientar, coordinar y gestionar las políticas y los procesos de investigación con los que cuenta la Universidad. Las Unidades Académicas y los Centros de Investigación: son los responsables de liderar, producir, recibir, tramitar, distribuir, administrar y conservar la información que haga parte de los proyectos de investigación, realizando un seguimiento a la implementación de los lineamientos establecidos para la gestión documental. Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: OAD OAD – Vicerrectoría de Investigaciones Vicerrectoría de Investigaciones Oficina de Administración Documental (OAD) GUÍA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN SERIE: GESTIÓN DE PROYECTOS Código: GUI-001 Versión No. Fecha 1 30-05-2014 Página 4 de 35 4. CONTEXTO La Oficina de Administración Documental (OAD) realizó sesiones de trabajo con los grupos que manejan investigación en la Universidad para elaborar la Tabla de Retención Documental (TRD), herramienta que normaliza la gestión documental siguiendo una metodología basada en los estudios previos de la cadena de valor y los marcoprocesos que se establecen para la organización, desarrollada en faces de estudio, análisis, validación y conformación de la política para la presentación ante el Comité de Gestión Documental. A continuación se describe cada uno de estos estudios: 4.1 Cadena de Valor1 La cadena de valor permite identificar las principales actividades de la Universidad. Con el fin de generar una sostenibilidad y cumplimiento de su misión, se divide en tres procesos: estratégicos, misionales y de apoyo. Investigaciones hace parte de los procesos misionales de la Universidad, los cuales son transversales para todas las unidades que manejan Gestión de Proyectos. 1 DPE. (2013, 26 de febrero). Cadena de valor [Uniandes.edu.co]. De: http://planeacion.uniandes.edu.co/modelo-de-operacion/modelo-de-operacion Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: OAD OAD – Vicerrectoría de Investigaciones Vicerrectoría de Investigaciones Oficina de Administración Documental (OAD) GUÍA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN SERIE: GESTIÓN DE PROYECTOS Código: GUI-001 Versión No. Fecha 1 30-05-2014 Página 5 de 35 Procesos de la cadena de valor 2 Son los procesos que soportan la estrategia institucional y que logran direccionar esfuerzos aislados. Son los procesos esenciales de una institución de educación superior (docencia, investigación y relación con el sector externo) Son los procesos necesarios para gestionar los recursos institucionales (tangibles e intangibles) y que soportan el desarrollo de la institución. 2 DPE. (2013, 26 de febrero). Cadena de valor [Uniandes.edu.co]. De: http://planeacion.uniandes.edu.co/modelo-de-operacion/modelo-de-operacion Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: OAD OAD – Vicerrectoría de Investigaciones Vicerrectoría de Investigaciones Oficina de Administración Documental (OAD) GUÍA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN SERIE: GESTIÓN DE PROYECTOS Código: GUI-001 Versión No. Fecha 1 30-05-2014 Página 6 de 35 4.2 Macro-procesos Los macroprocesos son las actividades generales realizadas a nivel interno en la Universidad, y se representan de forma global en la cadena de valor, se realizan de manera continua generando salidas con un valor agregado, se subdividen en tres niveles jerárquicos de acuerdo a la especificación de los procesos que lo conforman, encontrando nivel I, nivel II, nivel III. A continuación se muestra el cuadro que define y refleja la estructura de los procesos identificados para implementar los Proyectos de Investigación que realiza la Universidad. Los procesos de nivel III son un punto de partida para identificar la documentación y su valor, determinando las agrupaciones documentales que harán parte de las series que conformaran la TRD. Macro proceso institucional Procesos nivel I Procesos nivel II Propuesta de Proyecto Realizar Investigación (Proyectos) INVESTIGACIÓN Ejecución de proyecto Liquidación y cierre de proyecto Procesos nivel III Elaboración Propuesta Proyecto de Investigación Legalización de Propuesta de Proyecto Ejecución de Proyecto Seguimiento Técnico Seguimiento Financiero Liquidación y cierre de proyecto Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: OAD OAD – Vicerrectoría de Investigaciones Vicerrectoría de Investigaciones Oficina de Administración Documental (OAD) GUÍA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN Código: GUI-001 Versión No. Fecha 1 30-05-2014 Página 7 de 35 SERIE: GESTIÓN DE PROYECTOS 4.3 Línea de tiempo Para crear la Tabla de Retención Documental (TRD), se realizó un riguroso proceso de análisis, validación, conformación y socialización de información, a través del trabajo en conjunto con la Vicerrectoría de Investigación, Unidades y la OAD normalizando y estandarizando la política documental, a través de diferentes fases de trabajo como se expone a continuación: De acuerdo a la recolección y análisis de información se conformó un equipo de Coordinadores de Investigación de diferentes Facultades, quienes junto a la OAD, validaron la información a través de reuniones de trabajo. Validación de Información 2012 Primer trimestre Inicio – Análisis de Información 2012 Segundo trimestre Para el desarrollo de la política se contó con la información suministrada por la Oficina de Planeación en el marco del proyecto TEA. La OAD realizó un análisis de la documentación que se gestiona en la unidad. La OAD presentó la TRD de Gestión de Proyectos a la Vicerrectoría de Investigaciones, finalizado este proceso el Director de Investigaciones y Doctorados presentó la política al Comité de Gestión Documental para su aprobación. 2012 Tercer trimestre Socialización de Herramienta Presentación de Herramienta 2013 2013 Segundo trimestre Aprobación de TRD Primer trimestre La OAD estableció el esquema de clasificación documental adecuado, determinando la organización y disposición de la documentación a través de TRD. Una vez finalizado el proceso de elaboración, la TRD se socializó a todos los Coordinadores de Investigaciones. En mayo de 2013 el Director de Investigaciones y Doctorados presentó al Comité de Gestión Documental de la Universidad de los Andes la TRD, siendo aprobada para su implementación. Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: OAD OAD – Vicerrectoría de Investigaciones Vicerrectoría de Investigaciones I M P L E M E N T A C I Ó N Oficina de Administración Documental (OAD) Código: GUI-001 Versión No. Fecha GUÍA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN 1 30-05-2014 Página 8 de 35 SERIE: GESTIÓN DE PROYECTOS 5. PRESENTACIÓN A COMITÉ El Comité de Gestión Documental está conformado por los diferentes órganos que preceden a la Universidad, encargado de analizar, verificar y aprobar las Tablas de Retención Documental (TRD) antes de ser implementadas por las Unidades. Finalizado el proceso de elaboración de la TRD para la Gestión de Proyectos el Director Francisco Zarur de Investigaciones y Doctorados la presenta ante el Comité para su aprobación y posteriormente implementación en todas unidades que generen investigación. LINEAMIENTOS Y POLITICA APROBADA Presentación a Comité de Gestión Documental Cargo Unidad Fecha de presentación Francisco Zarur Director de Investigaciones y Doctorados Vicerrectoría de Investigaciones 23 de mayo de 2013 6. SISTEMA DE CLASIFICACIÓN 6.1 Clasificación La clasificación se efectúa bajo una metodología de análisis y validación de la información permitiendo reconocer, definir y concretar los grandes grupos documentales que forman parte de la serie Gestión de Proyectos, siguiendo los principios básicos de la archivística: procedencia y orden original teniendo en cuenta criterios cronológicos y temáticos para su correcto desarrollo. Como se muestra a continuación: Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: OAD OAD – Vicerrectoría de Investigaciones Vicerrectoría de Investigaciones Oficina de Administración Documental (OAD) GUÍA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN SERIE: GESTIÓN DE PROYECTOS Código: GUI-001 Versión No. Fecha 1 30-05-2014 Página 9 de 35 6.2 Valor documental Todos los documentos poseen un valor que los identifica, primario o secundario, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases en la que atraviesa el documento. Los valores primarios son los que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativos, financieros y legales, y el valor permanente o secundario es la cualidad atribuida a aquellos documentos que por su importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse. Como se muestra a continuación: Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: OAD OAD – Vicerrectoría de Investigaciones Vicerrectoría de Investigaciones Oficina de Administración Documental (OAD) GUÍA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN SERIE: GESTIÓN DE PROYECTOS Código: GUI-001 Versión No. Fecha 1 30-05-2014 Página 10 de 35 Valor primario de la documentación Valor administrativo: Documentos que contienen información de las funciones y las actividades inherentes en los procesos que se desarrollan en la gestión de los proyectos. Valor financiero: Documentos que demuestran la actividad económica y contable de los proyectos. Valor legal: Documentos que adquieren valor probatorio para la gestión de proyectos Valor secundario de la documentación Documentos que contienen información histórica, científica, cultural y patrimonial, los cuales una vez extinta su vigencia administrativa, financiera y legal, adquieren un valor importante para la reconstrucción de la memoria de la Universidad de los proyectos realizados VALOR ARCHIVÍSTICO HISTÓRICO PATRIMONIAL Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: OAD OAD – Vicerrectoría de Investigaciones Vicerrectoría de Investigaciones VOLVER Oficina de Administración Documental (OAD) GUÍA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN Código: GUI-001 Versión No. Fecha 1 30-05-2014 Página 11 de 35 SERIE: GESTIÓN DE PROYECTOS 7. LINEAMIENTOS PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL Esta tabla sirve como guía para identificar cada uno lineamientos establecidos para la correcta organización de los Archivos de Gestión aplicados específicamente a la serie: Gestión de Proyectos, en ella usted podrá ir al ítem que requerirá de forma puntual o puede leerla de manera continua para una mejor lectura. SERIE GESTIÓN DE PROYECTOS SUBSERIE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN SUBSERIE PROYECTOS DE CONSULTORÍA Introducción Ir a. Ir a. SUBSERIE DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN Y CONSULTORÍA Ir a. Valor documental Ir a. Ir a. Ir a. Normatividad Ir a. Ir a. No aplica LINEAMIENTOS Ordenación física Estructura del expediente Unidad de almacenamiento Identificación física Marcación de más proyectos Proyectos con más de una carpeta Ordenación electrónica Ir a. O Ir a. O Ir a. Ir a. Ir a. Ir a. Ir a. Ir a. Ir a. Ir a. Ir a. Ir a. Ir a. Ir a. Acceso Ir a. Ir a. Ir a. Conformación del expediente Ir a. Ir a. No aplica. Retención documental y disposición final Ir a. Ir a. Ir a. Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: OAD OAD – Vicerrectoría de Investigaciones Vicerrectoría de Investigaciones No aplica Ir a. Oficina de Administración Documental (OAD) GUÍA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN SERIE: GESTIÓN DE PROYECTOS Código: GUI-001 Versión No. Fecha 1 30-05-2014 Página 12 de 35 7.1 SERIE GESTIÓN DE PROYECTOS - SUBSERIE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN Es una agrupación misional de la Universidad, testimonio de una de sus principales funciones la producción de conocimiento, orientada al direccionamiento y fortalecimiento de las actividades de investigación que se producen en la Universidad. 7.1.1 Valor documental 7.1.2 Normatividad asociada 7.1.3 Ordenación Física Todos los expedientes se organizaran con la misma estructura, divididos en tres secciones: iniciación, ejecución, liquidación y cierre. Cada una de estas divisiones tiene un único orden como lo muestra la TRD, con posibles anexos, de acuerdo al ejercicio del proyecto, asignándoles un tiempo de vida determinado a cada uno de los documentos con base en los valores documentales identificados anteriormente. A continuación se explica detalladamente el proceso a seguir: Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: OAD OAD – Vicerrectoría de Investigaciones Vicerrectoría de Investigaciones VOLVER Oficina de Administración Documental (OAD) Código: Versión No. Fecha GUÍA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN 1 30-05-2014 Página 13 de 35 SERIE: GESTIÓN DE PROYECTOS GUI-001 Estructura del expediente Iniciación Ejecución Liquidación Cierre Proyectos de Investigación 1 2 3 Iniciación Ejecución Liquidación y cierre Propuesta técnica y financiera Acta de inicio Solicitud de pedido Carta de cumplimiento Carta - Aval del Decano - Presentación del Rector / Representante Legal Registro legalización de la propuesta Registro aplicación de la entidad Pólizas (Si se requieren / copia) Solicitud de bonificación Reporte de bonificación Acta terminación Ficha del producto Solicitud de contratación Reporte de contrato Unidad de almacenamiento Documentos soporte de compras Comprobante recepción de material Carta de aprobación Solicitud de informe Registro legalización y/o elaboración de contrato Convenio o contrato (Copia) Solicitud de prórroga Solicitud de otros recursos Para esta serie se establecen dos alternativas para el almacenamiento. • Folders 3 argollas en “D” de 3 pulgadas, tres divisiones. • Carpeta de yute con aleta vertical, tres divisiones o la unidad de almacenamiento previamente establecida con la unidad y el Sistema Integral de Archivos (SIA). Otro sí (Copia) Informe seguimiento técnico y financiero Informe final Evaluación de informes El expediente es ordenado cronológicamente, en cada una de sus divisiones Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: OAD OAD – Vicerrectoría de Investigaciones Vicerrectoría de Investigaciones VOLVER Oficina de Administración Documental (OAD) Código: Versión No. Fecha GUÍA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN 1 30-05-2014 Página 14 de 35 SERIE: GESTIÓN DE PROYECTOS GUI-001 Identificación física Parámetros Para lograr la estandarización archivística de la Universidad, se plantean los siguientes lineamientos para identificar los expedientes. En la parte superior de la carpeta o folders, se identificara el rotulo, de la siguiente manera: 1. Las siglas de la subserie: Esto facilitara ver el origen del documento. En este caso se usara PRIN (Proyecto de Investigación). 2. Número consecutivo del proyecto: Esta asignación numérica dependerá del orden de creación del proyecto. Si es el primer proyecto; el número correspondiente será el 01, si es el segundo proyecto el número correspondiente será el 02 y así sucesivamente. 3. Nombre del área: Abreviatura sugerida por Planeación del Campus, para consultar más siglas de click AQUÍ. Para este ejemplo se utilizó “Cien” que corresponde a la Facultad de Ciencias. 4. El año de origen del proyecto. Para este ejemplo de utilizó “2012” 5. El nombre especifico del proyecto. Para este ejemplo se utilizó “Arquitectura informática empresarial” 2. Número consecutivo del proyecto 1. Siglas de la subserie 4. El año de origen del proyecto 3. Abreviatura del área 5. El nombre especifico del proyecto Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: OAD OAD – Vicerrectoría de Investigaciones Vicerrectoría de Investigaciones VOLVER Oficina de Administración Documental (OAD) GUÍA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN SERIE: GESTIÓN DE PROYECTOS Código: GUI-001 Versión No. Fecha 1 30-05-2014 Página 15 de 35 Secuencia para la marcación de más proyectos Primer proyecto de investigación del 2012 Segundo proyecto de investigación del 2012 Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: OAD OAD – Vicerrectoría de Investigaciones Vicerrectoría de Investigaciones VOLVER Oficina de Administración Documental (OAD) GUÍA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN Código: Versión No. Fecha 1 30-05-2014 Página 16 de 35 SERIE: GESTIÓN DE PROYECTOS GUI-001 Proyectos con más de una carpeta Parámetros En caso que el proyecto necesite más de una carpeta o folder se podrán agregar, teniendo claridad que el número consecutivo del rotulo se modificara. A este se le agregara un punto (.) y en seguida se iniciara un conteo de las carpetas que sean requeridas para el proyecto Primera carpeta Segunda carpeta Tercera carpeta Unidad de almacenamiento Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: OAD OAD – Vicerrectoría de Investigaciones Vicerrectoría de Investigaciones VOLVER Oficina de Administración Documental (OAD) GUÍA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN SERIE: GESTIÓN DE PROYECTOS Código: GUI-001 Versión No. Fecha 1 30-05-2014 Página 17 de 35 7.1.4 Ordenación electrónica Los criterios de ordenación son los mismos para todos los documentos, con independencia de su materialidad porque son el resultado de la misma actividad. Para mayor información lo invitamos a consultar: Directrices para la gestión electrónica de documentos. Lugares de almacenamiento: • PC • Repositorio • Servidor Carpeta general: • Gestión de proyectos TRD Subcarpetas • Propuestas de Investigación y Consultoría • Proyectos de Consultoría • Proyectos de Investigación Cada proyecto tendrá una carpeta electrónica, en ella reposarán los documentos en soporte electrónico, la identificación de cada carpeta será idéntica a la denominada físicamente. Para efectos de mayor orden se pueden incluir carpetas con los las tres secciones del expediente. El correo electrónico funcionará utilizando la misma estructura archivando los correos electrónicos generados dentro del proceso. Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: OAD OAD – Vicerrectoría de Investigaciones Vicerrectoría de Investigaciones VOLVER Oficina de Administración Documental (OAD) Código: GUI-001 Versión No. Fecha GUÍA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN 1 30-05-2014 Página 18 de 35 SERIE: GESTIÓN DE PROYECTOS 7.1.5 Acceso Existen niveles de acceso de acuerdo con el tipo de información que poseen los documentos, estableciendo el nivel de confidencialidad que pueda tener, lo que ocasiona una restricción en su consulta derivando las siguientes recomendaciones: El Rector en todos los casos por ser la autoridad mayor de la Universidad podrá acceder a la documentación que requiera y hacer uso de ella en beneficio de la Universidad. Cada Unidad tiene acceso y consulta a los documentos que genera. La Vicerrectoría de Investigaciones tiene acceso a todos los documentos que se creen en la Universidad asociados a la serie Proyectos de Investigación La Vicerrectoría de Investigaciones es el ente encargado de aprobar el acceso de los proyectos, a otras partes interesadas fuera de la Unidad que lo ha producido, generando la correspondiente autorización. En el Archivo Central tendrán acceso a la información las Unidades productoras de cada proyecto y personal autorizado según corresponda. 7.1.6 Conformación del Expediente En los expedientes de cada proyecto de investigación se conservarán las copias de los Contratos de Ingresos; siendo responsabilidad de la Dirección Jurídica de la Universidad, conservar el contrato original para custodia de las evidencias. En los Contratos de Egresos cada unidad será responsable de conservar los Contratos Originales, a excepción de los Contratos Civiles los cuales reposan en la Dirección Jurídica y los Contratos Laborales que están en la Dirección de Gestión Humana y Desarrollo Organizacional. Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: OAD OAD – Vicerrectoría de Investigaciones Vicerrectoría de Investigaciones VOLVER Oficina de Administración Documental (OAD) GUÍA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN SERIE: GESTIÓN DE PROYECTOS 7.1.7 Código: GUI-001 Versión No. Fecha 1 30-05-2014 Página 19 de 35 Retención documental y disposición final Archivo de Gestión: El tiempo de retención después de finalizado el proyecto será de tres (3) años, tiempo que prevé las necesidades de consulta, solventar requerimientos de los entes de vigilancia y la elaboración de informes, cumplido este tiempo se debe realizar la transferencia al archivo central. Archivo Central: Estos documentos pasan a una segunda etapa, estarán en formato papel por siete (7) años, tiempo el cual sus valores primarios seguirán vigentes, posteriormente serán conservados permanente como testimonio de las investigaciones realizadas por la Universidad y se realizara el proceso de reprografía a todos los proyectos para su consulta. 7.2 SERIE GESTIÓN DE PROYECTOS - SUBSERIE PROYECTOS DE CONSULTORÍA La subserie “Proyectos de Consultoría” responde al proceso de apoyo al sector externo, atiende funciones diferentes a las de la investigación, sus productos finales pertenecen a un cliente externo para atender necesidades puntuales; esto hace que no sean de carácter misional para la Universidad. Esta agrupación contiene aspectos contractuales que demuestran experiencia y participación de la Universidad en proyectos similares. 7.2.1 Valor documental 7.2.2 Normatividad asociada 7.2.3 Ordenación Física Todos los expedientes se organizaran con la misma estructura, divididos en tres secciones: iniciación, ejecución, liquidación y cierre. Cada una de estas divisiones tiene un único orden como lo muestra la TRD, con posibles anexos, de acuerdo al ejercicio del proyecto, asignándoles un tiempo de vida determinado a cada uno de los documentos con base en los valores documentales identificados anteriormente. Como muestra a continuación: Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: OAD OAD – Vicerrectoría de Investigaciones Vicerrectoría de Investigaciones VOLVER Oficina de Administración Documental (OAD) Código: GUI-001 Versión No. Fecha GUÍA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN Página 20 de 35 SERIE: GESTIÓN DE PROYECTOS 1 30-05-2014 Estructura del expediente Proyectos de Consultoría 3 2 1 Iniciación Propuesta técnica y financiera Carta de expresión de interés Ejecución Liquidación y cierre Acta de inicio Carta de cumplimiento Solicitud de pedido Acta terminación El expediente es ordenado cronológicamente, en cada una de sus divisiones Solicitud de bonificación Registro aplicación de la entidad Reporte de bonificación Póliza (Si se requieren / copia) Solicitud de contratación Carta de aprobación Reporte de contrato Registro legalización y/o elaboración de contrato Convenio o contrato (Copia) Documentos soporte compras Documento estados Financieros Comunicación entrega de informe Cláusulas de confidencialidad (Si se requiere) Solicitud de prorroga Unidad de almacenamiento Para esta serie se establecen dos alternativas para el almacenamiento. Comprobante recepción del material Solicitud de informe Otro si (Copia) Solicitud de cobro Evaluación de informes • Folders 3 argollas en “D” de 3 pulgadas, tres divisiones. • Carpeta de yute con aleta vertical, tres divisiones o la unidad de almacenamiento previamente establecida con la unidad y el Sistema Integral de Archivos (SIA). Informe final Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: OAD OAD – Vicerrectoría de Investigaciones Vicerrectoría de Investigaciones VOLVER Oficina de Administración Documental (OAD) GUÍA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN SERIE: GESTIÓN DE PROYECTOS Código: GUI-001 Versión No. Fecha 1 30-05-2014 Página 21 de 35 Identificación física Parámetros Para lograr la estandarización archivística de la Universidad, se plantean los siguientes lineamientos para identificar los expedientes. En la parte superior de la carpeta o folders, se identificara el rotulo, de la siguiente manera: 1. Las siglas de la subserie: Esto facilitara ver el origen del documento. En este caso se usara PRCO (Proyecto de Consultoría), 2. Número consecutivo del proyecto: Esta asignación numérica dependerá del orden de creación del proyecto. Si es el primer proyecto; el número correspondiente será el 01, si es el segundo proyecto el número correspondiente será el 02 y así sucesivamente. 3. Nombre del área: Abreviatura sugerida por Planeación del Campus, para consultar más siglas de click AQUÍ. Para ese ejemplo se utilizó “Cien” que corresponde a la Facultad de Ciencias. 4. El año de origen del proyecto. Para este ejemplo de utilizó “2012” 5. El nombre especifico del proyecto. Para este ejemplo se utilizó “Arquitectura informática empresarial” 2. Número consecutivo del proyecto 4. El año de origen del proyecto. 3. Abreviatura del área 1. Siglas de la subserie PRCO 5. El nombre especifico del proyecto Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: OAD OAD – Vicerrectoría de Investigaciones Vicerrectoría de Investigaciones VOLVER Oficina de Administración Documental (OAD) GUÍA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN SERIE: GESTIÓN DE PROYECTOS Código: GUI-001 Versión No. Fecha 1 30-05-2014 Página 22 de 35 Secuencia para la marcación de más proyectos Primer proyecto de consultoría del 2012 Segundo proyecto de consultoría del 2012 Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: OAD OAD – Vicerrectoría de Investigaciones Vicerrectoría de Investigaciones VOLVER Oficina de Administración Documental (OAD) GUÍA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN Código: Versión No. Fecha 1 30-05-2014 Página 23 de 35 SERIE: GESTIÓN DE PROYECTOS GUI-001 Proyectos con más de un expediente Parámetros En caso que el proyecto necesite más de una carpeta o folder se podrán agregar, teniendo claridad que el número consecutivo del rotulo se modificara. A este se le agregara un punto (.) y en seguida se iniciara un conteo de las carpetas que sean requeridas para el proyecto Primera carpeta Segunda carpeta Tercera carpeta Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: OAD OAD – Vicerrectoría de Investigaciones Vicerrectoría de Investigaciones VOLVER Oficina de Administración Documental (OAD) GUÍA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN SERIE: GESTIÓN DE PROYECTOS Código: GUI-001 Versión No. Fecha 1 30-05-2014 Página 24 de 35 7.2.4 Ordenación electrónica Los criterios de ordenación son los mismos para todos los documentos, con independencia de su materialidad porque son el resultado de la misma actividad. Para mayor información lo invitamos a consultar: Directrices para la gestión electrónica de documentos. Lugares de almacenamiento: • PC • Repositorio • Servidor Carpeta general: • Gestión de proyectos TRD Subcarpetas • Propuestas de Investigación y Consultoría • Proyectos de Consultoría • Proyectos de Investigación Cada proyecto tendrá una carpeta electrónica, en ella reposarán los documentos en soporte electrónico, la identificación de cada carpeta será idéntica a la denominada físicamente. Para efectos de mayor orden se pueden incluir carpetas con los las tres secciones del expediente. El correo electrónico funcionará utilizando la misma estructura archivando los correos electrónicos generados dentro del proceso. Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: OAD OAD – Vicerrectoría de Investigaciones Vicerrectoría de Investigaciones VOLVER Oficina de Administración Documental (OAD) Código: GUI-001 Versión No. Fecha GUÍA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN 1 30-05-2014 Página 25 de 35 SERIE: GESTIÓN DE PROYECTOS 7.2.5 Acceso Existen niveles de acceso de acuerdo con el tipo de información que poseen los documentos, estableciendo el nivel de confidencialidad que pueda tener, lo que ocasiona una restricción en su consulta derivando las siguientes recomendaciones: El Rector en todos los casos por ser la autoridad mayor de la Universidad podrá acceder a la documentación que requiera y hacer uso de ella en beneficio de la Universidad. Cada Unidad tiene acceso y consulta a los documentos que genera. La Vicerrectoría de Investigaciones tiene acceso a todos los documentos que se creen en la Universidad asociados a la serie Proyectos de Consultoría La Vicerrectoría de Investigaciones es el ente encargado de aprobar el acceso de los proyectos, a otras partes interesadas fuera de la Unidad que lo ha producido, generando la correspondiente autorización. En el Archivo Central tendrán acceso a la información las Unidades productoras de cada proyecto y personal autorizado según corresponda. 7.2.6 Conformación del Expediente En los expedientes de cada Proyecto de Consultoría se conservarán las copias de los Contratos de Ingresos; siendo responsabilidad de la Dirección Jurídica de la Universidad, conservar el contrato original para custodia de las evidencias. En los Contratos de Egresos cada unidad será responsable de conservar los contratos originales, a excepción de los Contratos Civiles los cuales reposan en la Dirección Jurídica y los Contratos Laborales que están en la Dirección de Gestión Humana y Desarrollo Organizacional. Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: OAD OAD – Vicerrectoría de Investigaciones Vicerrectoría de Investigaciones VOLVER Oficina de Administración Documental (OAD) GUÍA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN SERIE: GESTIÓN DE PROYECTOS Código: GUI-001 Versión No. Fecha 1 30-05-2014 Página 26 de 35 7.2.7 Retención documental y disposición final Archivo de Gestión. El tiempo de retención después de finalizado el proyecto será de tres (3) años, tiempo que prevé las necesidades de consulta, solventar requerimientos de los entes de vigilancia y la elaboración de informes, cumplido este tiempo se debe realizar la transferencia al archivo central. Archivo Central: Estos documentos pasan a una segunda etapa, estarán en formato papel por (10) años sus valores primarios seguirán vigentes, posteriormente se realizara el proceso de reprografía a todos los proyectos generados y una selección del 15% de los más relevantes, dejando testimonio físico de la experiencia y participación de la Universidad en proyectos similares. 7.3 SERIE GESTIÓN DE PROYECTOS - SUBSERIE PROPUESTAS DE INVESTIGACIÓN Y CONSULTORÍA Son documentos que solucionan necesidades específicas de la unidad pero no evidencian valores administrativos, técnicos y culturales para la Universidad; por lo cual no es necesaria su conservación en el archivo central de la Universidad. Para tener un control de la documentación que se descarta en esta subserie una vez finalizada su gestión, se recomienda guardar el histórico de las Propuestas de Investigación y Consultoría en el formato único de inventario de descarte documental establecido por la OAD. 7.3.1 Valor documental 7.3.2 Ordenación electrónica Los criterios de ordenación son los mismos para todos los documentos, con independencia de su materialidad porque son el resultado de la misma actividad. Para mayor información lo invitamos a consultar: Directrices para la gestión electrónica de documentos. Como se muestra a continuación. Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: OAD OAD – Vicerrectoría de Investigaciones Vicerrectoría de Investigaciones VOLVER Oficina de Administración Documental (OAD) GUÍA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN SERIE: GESTIÓN DE PROYECTOS Código: GUI-001 Versión No. Fecha 1 30-05-2014 Página 27 de 35 Propuestas de Investigación y Consultoría Identificación electrónica En la subcarpeta de Propuestas de Investigación y Consultoría se guardarán los documentos que se produzcan electrónicamente de cada propuesta. La sigla usada para esta seria es PRTAINCO (Propuestas de investigación y consultoría) Ejemplo: PSTAINCO – 01 – Cien – 2012. Arquitectura empresarial Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: OAD OAD – Vicerrectoría de Investigaciones Vicerrectoría de Investigaciones VOLVER Oficina de Administración Documental (OAD) GUÍA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN SERIE: GESTIÓN DE PROYECTOS Código: GUI-001 Versión No. Fecha 1 30-05-2014 Página 28 de 35 7.3.3 Acceso La administración y conservación de estos documentos estará a cargo directamente de la unidad académica; dado que son documentos que solventan necesidades específicas de la Unidad, pero que no contienen valores administrativos, técnicos y culturales, lo cual no la hacen parte de la memoria institucional de la Universidad. La certificación o comunicación del envió de la propuesta se debe digitalizar e incorporar en el expediente electrónico; como soporte de la presentación de la propuesta. 7.3.4 Retención documental y disposición final Archivo de Gestión: El tiempo de retención después de la no aprobación de la propuesta será de seis (6) años, tiempo que prevé las necesidades de consulta, cumplido este tiempo se debe realizar el proceso de descarte documental. Para tener un control de la documentación que se descarta se recomienda guardar el histórico de las Propuestas de Investigación y Consultoría en el formato único de inventario de descarte documental establecido por la OAD. Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: OAD OAD – Vicerrectoría de Investigaciones Vicerrectoría de Investigaciones VOLVER Oficina de Administración Documental (OAD) Código: GUI-001 Versión No. Fecha GUÍA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN 1 30-05-2014 Página 29 de 35 SERIE: GESTIÓN DE PROYECTOS 8. NORMATIVIDAD ASOCIADA FOMENTO A LA INVESTIGACIÓN Determina el fortalecimiento de la investigación, el derecho de promover la investigación. acceso al conocimiento, el garantizar y Art. 27. El Estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje, investigación y cátedra. Constitución Política de 1991 Art. 67. La educación es un derecho de la persona y un servicio público que tiene una función social; con ella se busca el acceso al conocimiento, a la ciencia, a la técnica, y a los demás bienes y valores de la cultura. Art. 69. El Estado fortalecerá la investigación científica en las universidades oficiales y privadas y ofrecerá las condiciones especiales para su desarrollo; Art. 70. La cultura en sus diversas manifestaciones es fundamento de la nacionalidad. El Estado reconoce la igualdad y dignidad de todas las que conviven en el país. El Estado promoverá la investigación, la ciencia, el desarrollo y la difusión de los valores culturales de la Nación. Política Nacional de Ciencia y Tecnología Conpes 3080 de 2000 Este documento somete a consideración del CONPES, la política nacional de ciencia y tecnología que tiene como objetivo central el desarrollo de las estrategias necesarias para la articulación y el fortalecimiento del Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología – SNCyT. La política de ciencia y tecnología tiene tres objetivos generales: 1. Fortalecer la capacidad del SNCyT, ampliando su acción y repercusión en las dinámicas sociales, económicas y académicas del ámbito nacional y regional. Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: OAD OAD – Vicerrectoría de Investigaciones Vicerrectoría de Investigaciones Oficina de Administración Documental (OAD) GUÍA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN SERIE: GESTIÓN DE PROYECTOS Código: GUI-001 Versión No. Fecha 1 30-05-2014 Página 30 de 35 2. Orientar los esfuerzos de consolidación de la capacidad de investigación y generación de conocimiento hacia temas estratégicos y críticos para el desarrollo del país y su competitividad global. 3. Fomentar procesos de articulación entre los sectores académico, público y privado, así como de apropiación y uso del conocimiento generado.3 Por la cual se modifica la Ley 29 de 1990, se transforma a Colciencias en Departamento Administrativo, se fortalece el Sistema Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación en Colombia y se dictan otras disposiciones. Ley 1286 de 2009 Colciencias Artículo; 1°. Objetivo general. El objetivo general de la presente ley es fortalecer el Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología y a Colciencias para lograr un modelo productivo sustentado en la ciencia, la tecnología y la innovación, para darle valor agregado a los productos y servicios de nuestra economía y propiciar el desarrollo productivo y una nueva industria nacional. Artículo 2°. Objetivos específicos. Por medio de la presente Ley se desarrollan los derechos de los ciudadanos y los deberes del Estado en materia del desarrollo del conocimiento científico, Artículo 3°. Bases para la Consolidación de una Política de Estado en Ciencia, Tecnología e Innovación. Además de las acciones previstas en el artículo 2° de la Ley 29 de 1990 y la Ley 115 de 1994, las políticas públicas en materia de estímulo y fomento de la ciencia, la tecnología y la innovación, Artículo 7°. Funciones. El Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación -Colciencias-, tendrá a su cargo4 3 4 Colciencias.(2000, 28 de junio).Conpes 3080 [colciencias.gov.co] .De: http://www.colciencias.gov.co/sites/default/files/upload/reglamentacion/conpes_3080.pdf Colciencias.(2009, 23 de enero).Ley 1286 [colciencias.gov.co] .De: http://www.colciencias.gov.co/sites/default/files/upload/reglamentacion/ley_1286_de_2009.pdf Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: OAD OAD – Vicerrectoría de Investigaciones Vicerrectoría de Investigaciones VOLVER Oficina de Administración Documental (OAD) GUÍA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN SERIE: GESTIÓN DE PROYECTOS Código: GUI-001 Versión No. Fecha 1 30-05-2014 Página 31 de 35 9. GLOSARIO DE TERMINOS A Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. (Archivo General de la Nación, 2006) Archivo central: o intermedios, en los que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo urgentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general. (Archivo General de la Nación , 1994) Archivo de gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se hace a través de canales y cauces normales en busca de respuesta o solución a los asuntos iniciados. (Archivo General de la Nación, 1996) C Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación. (Archivo General de la Nación, 2006) Clasificación archivística: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura de la entidad originaria (fondo, sección, series y/o asuntos). (Archivo General de la Nación, 2006) Conservación archivística: Conjunto de estrategias y medidas de orden técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad. (Archivo General de la Nación, 2006) Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: OAD OAD – Vicerrectoría de Investigaciones Vicerrectoría de Investigaciones Oficina de Administración Documental (OAD) GUÍA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN SERIE: GESTIÓN DE PROYECTOS Código: GUI-001 Versión No. Fecha 1 30-05-2014 Página 32 de 35 D Depuración: Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación. (Archivo General de la Nación, 2006) Documentos administrativos: Son aquellos de los que la organización tiene necesidad para cumplir sus objetivos y funciones. (Roberge, 2011) E Eliminación documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes. (Archivo General de la Nación, 2006) Expediente o unidad documental compuesta: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto. (Archivo General de la Nación, 2006) G Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. I Inventarios documentales: Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental. (Archivo General de la Nación, 2006) Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: OAD OAD – Vicerrectoría de Investigaciones Vicerrectoría de Investigaciones Oficina de Administración Documental (OAD) GUÍA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN SERIE: GESTIÓN DE PROYECTOS Código: GUI-001 Versión No. Fecha 1 30-05-2014 Página 33 de 35 O Ordenación documental: Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación. (Archivo General de la Nación, 2006) Organización de archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales. (Archivo General de la Nación, 2006) Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de una institución. (Archivo General de la Nación, 2006) R Retención documental: Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental. (Archivo General de la Nación, 2006) Reprografía: Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la microfilmación y la digitalización, que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignados en papel. (Archivo General de la Nación, 2006) S Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros. (Archivo General de la Nación, 2006) Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas. (Archivo General de la Nación, 2006) Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: OAD OAD – Vicerrectoría de Investigaciones Vicerrectoría de Investigaciones Oficina de Administración Documental (OAD) GUÍA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN SERIE: GESTIÓN DE PROYECTOS Código: GUI-001 Versión No. Fecha 1 30-05-2014 Página 34 de 35 T Tabla de retención documental - TRD: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. (Archivo General de la Nación , 2000) Transferencia documental: La transferencia es el procedimiento mediante el cual las Unidades de la Universidad trasladan su documentación de un archivo a otro, de gestión al central y del central al histórico, teniendo en cuenta el ciclo de vida de los documentos y los tiempos de retención establecidos en las TRD o TVD. (Archivo General de la Nación, 2006) V Valor documental: Condición de los documentos que les confiere características administrativas, legales y fiscales en los archivos de trámite o con-centración (valores primarios) o bien, evidénciales, testimoniales e informativos en los archivos históricos (valores secundarios). (Archivo General de la Nación México , 2013) Valor permanente o secundario: Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo. (Archivo General de la Nación, 2006) Valor primario: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativos, fiscales, legales y/o contables. (Archivo General de la Nación, 2006) Valoración documental: Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital. (Archivo General de la Nación, 2006) Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: OAD OAD – Vicerrectoría de Investigaciones Vicerrectoría de Investigaciones Oficina de Administración Documental (OAD) GUÍA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN Código: GUI-001 Versión No. Fecha 1 30-05-2014 Página 35 de 35 SERIE: GESTIÓN DE PROYECTOS 10. BIBLIOGRAFÍA Archivo General de la Nación . (1994). Reglamento General de Archivos. Bogotá: Archivo General de la Nación . Archivo General de la Nación . (2000). Ley 594 de 2000. Bogotá : Archivo General de la Nación. Archivo General de la Nación. (1996). Mini Manual N°3 Gestión Documental: Bases para la elaboración de un programa . Bogotá: Archivo General de la Nación. Archivo General de la Nación. (2006). Acuerdo 027 de 2006. Bogotá: Archivo General de la Nación. Archivo General de la Nación. (07 de Octubre de 2013). Archivo General de la Nación . Recuperado el Lunes de Octubre de 2013, de Archivo General de la Nación : http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=1264 Archivo General de la Nación México . (07 de Octubre de 2013). Archivo General de la Nación de Mexico . Recuperado el 07 d Roberge, M. (2011). Lo esencial de la gestión documental: Sistema integrado de gestión de los documentos analógicos y de los documentos electrónicos. Canada: Biblioteque nationale du Quebec. 11. CONTROL DE CAMBIOS Versión Sección Descripción Fecha de Modificación 12. ANEXOS Tabla de Retención Documental (TRD): Gestión de Proyectos. Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: OAD OAD – Vicerrectoría de Investigaciones Vicerrectoría de Investigaciones