APLICATIVO SISTEMA DE INFORMACION Y ACOMPAÑAMIENTO

Sistema de Información y Acompañamiento Académico
Sistema de Bienestar Universitario
APLICATIVO SISTEMA DE INFORMACION Y ACOMPAÑAMIENTO ACADEMICO
La ventana de inicio o home del aplicativo, será el punto de partida para que los Estudiantes,
Unidades Académicas y Dependencias puedan ingresar al Sistema de Información y
Acompañamiento Académico.
1. INGRESO
1. Ingrese al URL campus.udenar.edu.co/sibse, (Ilustración 1) en esta página encuentra diferentes
pestañas que permite conocer los procesos que se realizan desde el Sistema de Bienestar
Universitario.
2. Como usuario para las solicitudes, procesos y evaluación de Monitorias y Tutorías
Académicas, la Unidad Académica/Dependencia, cliqueara en la pestaña Ingresar, donde
le aparecerá un cuadro en el cual consignara su Usuario y Contraseña (Ilustración 2)
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3. Una vez Inicie sesión en el sistema encontrará las pestañas relacionadas con:
Solicitudes
Consultas
Evaluar
Utilidades
Salir
*Usted sabrá que inicio sesión cuando en la parte derecho de su pantalla se encuentre reflejado su
Usuario (Ilustración 3)
Le recomendamos que en primer momento cambie su contraseña por motivos de seguridad, para
esto debe cliquear en Utilidades, consignar su Código e Ingresar una Nueva Contraseña (Ilustración
4)
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2. SOLICITUDES
1. Una vez se encuentre en la pestaña Solicitudes encontrará 2 opciones que hacen referencia a:
- Solicitudes Anteriores: donde Usted podrá consultar las solicitudes de años anteriores frente al
proceso que realizo su dependencia en monitorias y tutorías. (Ilustración 5)
Periodo: refiere al año y semestre
Categoría: Tipo de apoyo – Monitoria o Tutoría
Solicitudes Nuevas: Una vez se encuentre en la pestaña Solicitudes Nuevas debe cliquear en la
pestaña Agregar Registro: donde le aparecerán campos en los cuales debe consignar la
información referente a la solicitud de Monitoria o Tutoría Académica que requiera. (Ilustración 6)
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Los campos son:
Sede/Extensión
Dependencia
Programa
Asignatura
Categoría
Modalidad
Tipo de Solicitud
Área/Actividad
Encargado
Cantidad
Requisito semestre
Requisito programa
No. CDP
Actividades
Lista Monitores
Observaciones
Estado
Evaluador
Pasto, Ipiales, Túquerres y Tumaco (escoger la sede que solicita)
Todas las Facultades y/o Dependencias de la Universidad
Programas académicos, en el caso de que la solicitud la realice una
Facultad o Dependencia, debe escoger la misma Facultad o Dependencia
Asignaturas del pensum académico (en caso de que sea acompañamiento
a docente)
Monitorias o Tutorías Académicas
Cátedra (10 horas), Técnica (15 horas) y Medio Tiempo (20horas)
Convocatoria o Continuidad
Nombre del área o actividad que desempeña el monitor
Persona responsable de la monitoria o tutoría
Número de Monitores o tutores solicitados
Semestre académico (para el programa de Derecho el semestre
corresponde al año)
Programas de la Unidad Académica (Tenga en cuenta el registro en SNIES)
Si los recursos son financiados por un convenio y/o investigaciones tiene
que registrar en No. de CDP y enviar una copia a Bienestar Universitario
Especificar las actividades que cumpliría el/los monitores o tutores, de
manera clara y precisa (se recomiendo no cortar y pegar el texto)
Si es en continuidad aparecerá el listado de los monitores que estuvieron
en el semestre inmediatamente anterior
Información que diligencia el comité de monitorias
En proceso – ya que se encuentra realizando la solicitud
Facultad, Programa Académico y/o Dependencia que realizará la
evaluación
* Para el caso de solicitudes de Tutorías Académicas o Monitorias Cátedra debe relacionar la
Asignatura; para las Dependencias o Unidades Académicas que requiera monitorias de apoyo se
debe especificar la Actividad.
*En el caso que solicite estudiantes o egresados en continuidad estos deben estar matriculados
académicamente, dado el caso que NO lo estén, ellos no aparecerán en el listado de continuidad
en el sistema.
* En los campos Requisito Semestre y Requisito Programa, tiene 2 opciones;
- Si desea realizar una solicitud cerrar (en las cuales solo algunos estudiantes se puedan
inscribir) tiene que escoger el semestre y el/los programas a los cuales requiere que
pertenezcan los estudiantes inscritos,
- Si desea que todos los estudiantes puedan inscribirse, los campos en mención NO deben
ser diligenciados (estar en blanco en la solicitud).
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Recuerde que los campos Actividad, Encargado, Cantidad y Funciones son obligatorios.
Por último, si está seguro de la información que consigno presione Guardar de lo contrario
presiona Cancelar y el registro NO quedara guardado.
*Recuerde que si realiza la solicitud y esta presenta algún error no podrá ser modificada, tendrá
que realizar un Nueva Registro e informar a Bienestar Universitario la solicitud que esta errada.
3. Una vez, de Guardar la solicitud le aparecerá el registro en su Usuario (Ilustración 7).
*Recuerde que si va a realizar solicitud diferente debe nuevamente Agregar Registro.
3. APROBACIÓN SOLICITUDES
Para consultar el estado de su solicitud, cliquee en la pestaña Solicitudes – Solicitudes Nuevas, en
esta le aparecerá nuevamente su Registro con modificaciones, en los siguientes campos:
Aprobado
Número monitorias o tutorías aprobadas
Estado
Estado de la solicitud (Aprobado, No Aprobado o Pendiente)
Observaciones Recomendaciones que realiza el comité frente a la solicitud (Ilustración 8)
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4. CONSULTA DE INSCRITOS
1. Al ingresar con su Usuario, para conocer que si encuentran estudiantes inscritos a la monitoria/s
o tutoría/s académica/s solicitadas, presione en la pestaña Consultas y encontrará las siguientes
opciones: Consultar Inscritos, Consultar Resultados, Monitores y/o Tutores y Estudiantes
Matriculados. (Ilustración 9).
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* Para realizar la consulta a cerca de los inscritos debe cliquear en Consultar Inscritos. Si desea
realizar una consulta personalizada puede escribir el código del estudiante y cliquear en Buscar. Si
por el contrario desea realizar una consulta general cliquee únicamente en Buscar. (Ilustración 10)
2. Una vez haya cliqueado en Buscar encontrará los datos de los estudiantes inscritos a su
convocatoria y podrá hacer contacto con ellos para la realización de la evaluación.
* Recuerde convocar a los estudiantes una vez, se cierre el tiempo de Inscripciones. (Ilustración 11)
* En la pestaña Estudiantes Matriculados podrá tener información de los monitores y/o tutores
académicos que se encuentran matriculados en la Universidad, con el propósito que identifique
antes de hacer las solicitudes de continuidad.
5. EVALUAR
1. Al ingresar con su Usuario, para consignar la nota de la Evaluación cliquee en Evaluar,
encontrará 2 opciones Monitorias y Tutorías Académicas, dependiendo de los inscritos
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realice la evaluación. Automáticamente le aparecerá la información las monitorias y/o
tutorías, el código estudiantil y el promedio.
En la opción EXAMEN consigne la nota que obtuvo el estudiante, si por algún motivo el estudiante
obtiene una nota de 0 no olvide colocar las Observaciones. (Ilustración 12)
Si por el contrario el estudiante obtuvo una nota favorable, consigne la nota y cliquee Enviar
(Ilustración 13)
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2. Una vez cliqueado Enviar, le aparecerá en su pantalla los Resultados del Examen de la monitoria
y/o tutoría.
* No olvide imprimir los resultados y llevarlos a la Oficina de Bienestar Universitario, con el fin de
legalizar el inicio de la monitoria y/o tutoría. (Ilustración 14)
3. Posterior al entregado el reporte del Examen, en la pestaña Consultas, en la opción Monitores
y/o Tutores puede verificar los estudiantes seleccionados, por defecto aparece el semestre
vigente - cliquee Buscar. (Ilustración 15)
En el momento que ha dado click en Buscar, le aparecerán los datos de los estudiantes
seleccionado a la monitoria y/o tutoría, si desea tener más datos del estudiante para informar
haga click en Ver Más y encontrara los datos de contacto del estudiante (Ilustración 16)
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En el caso que el estudiante tenga otro beneficio (Monitoria, tutoría, beca de alimentación y/o
subsidio de vivienda), en la opción Fecha de inicio le aparecerá la palabra Pendiente, por que tanto
el estudiante tendrá que acercarse a Bienestar Universitario a elegir unos de los beneficios.
* Por otra parte, en la pestaña Consultas, en la opción Monitores y/o Tutores puede verificar los
las monitorias o tutorías académicas de semestres anteriores, consignado en la opción Periodo en
año y semestre que desea consultar.
Esperamos que este instructivo sea de ayuda, permita el manejo adecuado del Sistema de
Información y Acompañamiento Académico y agilice procesos.