GUÍA METODOLÓGICA PARA EL SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN

GUÍA METODOLÓGICA PARA EL SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN DEL DNP
Departamento Nacional de Planeación
Bogotá, 2016
ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
GUÍA METODOLÓGICA PARA EL
SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN DEL DNP
CÓDIGO: RD-G01
PAGINA: 2 de 22
VERSIÓN: 7
TABLA DE CONTENIDO
1
2
3
4
5
6
6.1
6.2
6.3
6.4
6.5
6.6
6.7
6.8
6.9
OBJETIVO .......................................................................................................................................................... 3
ALCANCE ........................................................................................................................................................... 3
REFERENCIAS NORMATIVAS .......................................................................................................................... 3
DEFINICIONES ................................................................................................................................................... 3
SEGUIMIENTO A LOS SISTEMAS DE GESTIÓN Y AL DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS ......................... 4
FORMULACIÒN DE INDICADORES .................................................................................................................. 4
IDENTIFICAR EL OBJETIVO O LOS OBJETIVOS QUE SE QUIEREN MEDIR ................................................ 5
SELECCIONAR EL O LOS INDICADORES QUE PERMITAN LA MEDICIÓN DEL OBJETIVO ........................ 5
DETERMINAR EL TIPO O NATURALEZA DEL INDICADOR ............................................................................ 6
DEFINIR LAS VARIABLES DE LOS INDICADORES Y FUENTES DE INFORMACIÓN .................................... 7
DEFINIR LA PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN ............................................................................................... 7
ESTABLECER LOS RESPONSABLES DEL CÁLCULO Y ANÁLISIS DEL O LOS INDICADORES .................. 7
DOCUMENTAR CADA UNO DE LOS INDICADORES A TRAVÉS DE UNA HOJA DE VIDA ............................ 8
REVISIÓN DEL FORMATO F-GP-26 POR PARTE DEL ADMINISTRADOR DEL SGC. ................................. 13
REGISTRO EN EL FORMATO F-GP-31 “TABLERO DE INDICADORES DE GESTIÓN DEL DNP” DEL
INDICADOR FORMULADO .............................................................................................................................. 13
6.10 MODIFICACIÓN A LA FORMULACIÓN DEL INDICADOR .............................................................................. 13
6.11 ELIMINACIÓN DE UNO O VARIOS INDICADORES ........................................................................................ 14
7
HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO .............................................................................................................. 14
7.1 APLICACIÓN DE LAS HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO ......................................................................... 15
7.2 REGISTROS GENERADOS POR LAS HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO ............................................... 15
7.3 REVISION A LAS HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO ................................................................................ 15
8
IMPLEMENTACION Y SEGUIMIENTO DE INDICADORES POR PARTE DE LOS RESPONSABLES DEL
CÁLCULO ......................................................................................................................................................... 15
8.1 REPORTE Y REGISTRO DE INFORMACION EN LA HOJA DE VIDA DEL INDICADOR. .............................. 15
8.2 ESTRUCTURA FORMATO F-GP-26 “HOJA DE VIDA DE INDICADORES” PARA SEGUIMIENTO ............... 16
8.3 ESTRUCTURA FORMATO F-GP-26 “HOJA DE VIDA DE INDICADORES” PARA ANÁLISIS DE
RESULTADOS .................................................................................................................................................. 17
8.3.1 FORMULACION DE PLANES DE MEJORAMIENTO ....................................................................................... 17
8.4 MEDICION DE LA GESTION DEL DNP A TRAVES DEL TABLERO DE INDICADORES ............................... 19
9
PRESENTACIÓN DE INFORMES .................................................................................................................... 20
10
PUBLICACIÓN DE INFORMACIÓN ................................................................................................................. 20
11
ANEXO. HOJA DE VIDA INDICADOR .............................................................................................................. 21
2
ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
GUÍA METODOLÓGICA PARA EL
SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN DEL DNP
1
CÓDIGO: RD-G01
PAGINA: 3 de 22
VERSIÓN: 7
OBJETIVO
Establecer las directrices para la formulación, revisión, registro y seguimiento de indicadores que faciliten la medición
de la gestión de los procesos del DNP en cuanto al cumplimiento de las orientaciones del Sistema de Gestión de
Calidad.
2
ALCANCE
Esta guía abarca las etapas de formulación, revisión, registro y seguimiento de indicadores y debe ser aplicado por
los jefes de las dependencias, líderes de proceso, y formulador del proyecto de inversión, representantes MECISGC, administrador del Sistema de Gestión de Calidad, enlaces del Grupo de Planeación, auditores de la Oficina de
Control Interno, los funcionarios y contratistas responsables de los indicadores formulados.
3










4
REFERENCIAS NORMATIVAS
Ley 87 de 1993
Ley 489 de 1998
Ley 872 de 2003
Ley 1474 de 2011
Decreto 1082 de 2015
Decreto 1083 de 2015
Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9001
Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009
Modelo Estándar de control Interno – 2014
Circular interna 17 de 2009
DEFINICIONES

Eficacia: mide el grado de cumplimiento de los objetivos planteados1, cumplimiento de la meta en el plazo
estipulado.

Eficiencia: describe la relación entre dos magnitudes físicas, estableciendo la cantidad de producto o servicio
ofrecido dado el nivel de recurso disponible, o la producción física de un bien o servicio y los insumos que se
utilizaron para alcanzar el nivel de producto.2

Efectividad: mide los resultados alcanzados frente a los bienes o servicios generados a los clientes o usuarios,
de esta manera la medición de la efectividad se realiza luego de finalizar la intervención o acción
gubernamental.

Gestión: Grupo de acciones necesarias para transformar determinados insumos en productos en un periodo
determinado y dentro del marco de una política, programa o proyecto en particular.

Herramienta de Seguimiento: Corresponde a todos los sistemas, aplicaciones, bases de datos en Excel o
cualquier otro paquete informático que permiten el registro y la trazabilidad de algunas actividades de los
procesos.
1
CEPAL, Planificación Estratégica e indicadores de desempeño en el sector público. Manual No.69.
2 Ibíd.
3
ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
GUÍA METODOLÓGICA PARA EL
SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN DEL DNP
CÓDIGO: RD-G01
PAGINA: 4 de 22
VERSIÓN: 7

Indicador: Es una expresión que establece una relación entre dos o más variable, la que comparada con
periodos anteriores, productos similares o una meta o compromiso, permite evaluar el desempeño3

Línea Base: valor del indicador que se fija como punto de partida para evaluarlo y darle seguimiento.4

Medición: actividades desarrolladas para evaluar el Sistema de Gestión de Calidad, el cumplimiento de los
objetivos de proceso, el seguimiento de los proyectos y la gestión de las dependencias o los procesos a través
de indicadores o cualquier otro instrumento que permita establecer el grado de utilización de los recursos, el
logro de los objetivos propuestos y su impacto.

Oportunidad: espacio o periodo de tiempo conveniente o suficiente, establecido por la ley o por quien ofrece el
producto o servicio, para cumplir con su elaboración y/o entrega.

Seguimiento: proceso continuo en el tiempo que genera información sobre el progreso de una política,
programa o proyecto5.

Pertinencia: aquello que viene a propósito, corresponde o es concerniente a la necesidad que satisface el
producto o servicio generado.
5
SEGUIMIENTO A LOS SISTEMAS DE GESTIÓN Y AL DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS
En el marco del diseño e implementación del SGC en el DNP, de conformidad con lo establecido en el numeral 8.2.3
Seguimiento y medición de los procesos de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP
1000:2009 y la Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9001 y con el propósito de: garantizar que la ejecución de los
procesos y los productos generados por la Entidad, cumplan con los requisitos del Sistema de Gestión de Calidad y
las especificaciones definidas, prevenir o controlar las posibles desviaciones que se pudieran presentar durante la
ejecución de los procesos y aplicar las correcciones correspondientes cuando así se requiera, se establece que para
el seguimiento de los Sistemas de Gestión, el seguimiento a proyectos y el desempeño de los procesos, se tendrán
en cuenta la aplicación de Herramientas de Seguimiento y la formulación de indicadores.
6
FORMULACIÒN DE INDICADORES
Un Indicador es una representación cuantitativa (variable o relación entre variables), verificable objetivamente, a
partir del cual se registra, procesa y presenta la información necesaria para medir el avance o retroceso en el logro
de un determinado objetivo. En consecuencia, es a partir de indicadores que se pueden determinar, objetivamente
los resultados de las intervenciones públicas y valorar su desempeño6. Los indicadores son insumos necesarios para
realizar seguimiento y evaluación, entendiéndose por seguimiento la verificación continua en el tiempo de
información que permitan conocer el progreso de un objetivo específico, sin que conlleve al análisis de causalidad,
situación que si se contempla en la evaluación.
Para la formulación de los indicadores se deben surtir las siguientes actividades:
3 Ibíd..
CONSEJO NACIONAL DE EVALUACIÓN DE LA POLÍTICA DE DESARROLLO SOCIAL. Manual para el diseño y la construcción de indicadores. México:
CONEVAL, 2013
5 DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIÓN. Guía Metodológica para la formulación de Indicadores. Bogotá: DNP, 2009.
6 Ibíd.
4
4
ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
GUÍA METODOLÓGICA PARA EL
SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN DEL DNP
6.1
CÓDIGO: RD-G01
PAGINA: 5 de 22
VERSIÓN: 7
IDENTIFICAR EL OBJETIVO O LOS OBJETIVOS QUE SE QUIEREN MEDIR
La identificación del objetivo constituye el punto de partida para la formulación de indicadores, la información que
genera el indicador no tendría utilidad si no es contrastada con una meta o un objetivo.
Para el caso de los indicadores de procesos, se debe tener en cuenta el objetivo del proceso relacionado, el cual
responde a tres interrogantes de acuerdo al Lineamientos para la elaboración y control de los documentos de
los sistemas de gestión del DNP DS-L01.
¿Qué hace el proceso?
¿Cómo lo hace?
¿Para qué lo hace?
El bien o servicio generado del proceso
Actividades e insumos del proceso
Fin o propósito del proceso
Una vez identificado el objetivo del proceso y sus elementos constitutivos, es necesario entrar a definir aquellos
factores críticos a valorar, es decir, que se quiere medir del proceso que es susceptible e impide el logro del
propósito del proceso.
Adicionalmente la dependencia puede apoyarse de la información contenida en:



Mapa de riesgos del proceso: Los indicadores que estén asociados a los Mapas de Riesgos deben brindar
información relacionada con la eficacia de los controles aplicados.
Objetivos de Calidad: Los indicadores asociados a estos objetivos deben brindar información que permita
establecer el nivel de cumplimiento de la misión de la entidad y los objetivos institucionales.
Matriz de productos o servicios: anexo 7 del manual de calidad. Los indicadores que se formulen deben
contemplar los atributos definidos en los procesos misionales y consolidados en la matriz.
Nota 1: Dada la trascendencia de los procesos misionales y su relación directa con los objetivos institucionales y la
razón de ser de la entidad, es recomendable formular por lo menos un indicador por cada proceso misional que dé
cuenta del logro del propósito del proceso y/o la entrega a conformidad del bien o servicio de acuerdo a los
requerimientos del cliente externo. Lo cual permitirá hacer medición del cumplimiento de los objetivos de la
institución desde la gestión de los procesos de una manera más acertada.
6.2
SELECCIONAR EL O LOS INDICADORES QUE PERMITAN LA MEDICIÓN DEL OBJETIVO
Si ha sido identificado el objetivo que se quiere medir junto con los factores críticos del proceso, el paso a seguir es
listar los posibles indicadores que pueden ser utilizados, sin embargo, algunos de ellos pueden tener algunas
restricciones asociados con la disponibilidad de la información y los costos para su cálculo, en este sentido, se
propone verificar el cumplimiento de los siguientes criterios en los indicadores a formular:
5
ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
GUÍA METODOLÓGICA PARA EL
SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN DEL DNP
CÓDIGO: RD-G01
PAGINA: 6 de 22
VERSIÓN: 7
Claro:
Debe ser preciso e inequívoco, fácil de interpretar por quienes lo evalúan, analizan y/o consultan.
¿No hay duda de lo que se está midiendo?
QUÉ O CÚAL es la medición……. UNIVERSO a considerar
Relevante:
Apropiado al tema tratado, debe expresar claramente lo que se está evaluando.
¿Permite verificar el logro del objetivo?
Económico:
Disponible a costos razonables
¿El beneficio de la información es mayor que el costo de obtenerla?
Medible:
Que se pueda expresar en números, cifras o datos que contribuyan a la toma de decisiones,
evitando subjetividad
Adecuado:
Las variables seleccionadas deben ser reales, verificables, medibles y representar claramente lo
que se pretende evaluar.
¿Es suficiente para emitir un juicio respecto del desempeño del proceso?
La selección de indicadores no necesariamente debe obedecer al cumplimiento de todos los criterios (sin embargo lo
relevante y adecuado del indicador es imperante), estos solo deben ser tenidos en cuenta como apoyo para elegir o
desechar algunos indicadores, de tal manera que el número seleccionado no sea excesivo y pueda generar cargas
adicionales a las áreas responsables del cálculo y análisis de la información.
6.3
DETERMINAR EL TIPO O NATURALEZA DEL INDICADOR
Para efectos de esta metodología se plantean tres tipos de indicadores, los cuales responden a la dimensión de
desempeño de:
1.
Eficacia: mide el grado de cumplimiento de los objetivos planteados, cumplimiento de la meta en el
plazo estipulado, volumen de bienes y servicios generados en el tiempo. Dentro de esta categoría se
encuentran las mediciones de:
 Cobertura: grado en que las actividades que realiza, o los ser
 vicios que ofrece, una institución pública son capaces de cubrir o satisfacer la demanda total
 Focalización: nivel de precisión con que las prestaciones y servicios están llegando a la población
objetivo previamente establecido.
 Capacidad para cubrir la demanda actual: capacidad de una institución pública para absorber de
manera adecuada los niveles de demanda que tienen sus servicios. Indica la demanda real que
está siendo satisfecha en las condiciones de tiempo y calidad apropiadas.
 Calidad: capacidad de la institución para responder en forma rápida y directa a las necesidades de
sus usuarios, mejorando los atributos o características de los servicios. Factores de la calidad:
o Oportunidad
o Accesibilidad
o Percepción de usuarios
o Precisión y continuidad en la entrega de los servicios
o Comodidad
o Cortesía en la atención
6
ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
GUÍA METODOLÓGICA PARA EL
SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN DEL DNP
CÓDIGO: RD-G01
PAGINA: 7 de 22
VERSIÓN: 7
2. Eficiencia: describe la relación entre dos magnitudes físicas, estableciendo la cantidad de producto o
servicio ofrecido dado el nivel de recurso disponible, o la producción física de un bien o servicio y los
insumos que se utilizaron para alcanzar el nivel de producto. Grado de aprovechamiento de los insumos
 Economía: capacidad de una institución para generar y movilizar adecuadamente los recursos
financieros en pos del cumplimiento de sus objetivos.
3. Efectividad: responde al interrogante ¿para que se hizo?, mide los resultados alcanzados frente a los
bienes o servicios generados a los clientes o usuarios, de esta manera la medición de la efectividad se
realiza luego de finalizar la intervención o acción gubernamental, es decir, establece el impacto del
proceso, dando cuenta del cumplimiento de los objetivos estratégicos de la institución.
6.4
DEFINIR LAS VARIABLES DE LOS INDICADORES Y FUENTES DE INFORMACIÓN
Identificar la variable o variables que componen el indicador, estas pueden ser cuantitativas (se expresan en forma
numérica) o cualitativas (asociadas a características o cualidades del aspecto a medir).
Para cada una de las variables se debe identificar la fuente de información que brinda los datos requeridos para la
fórmula matemática.
6.5
DEFINIR LA PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN
Definir el espacio de tiempo con el cual se deben calcular y registrar los logros obtenidos tras la medición del
indicador (anual, mensual, bimestral, semestral, entre otros). Se define teniendo en cuenta entre otros aspectos, la
complejidad del proceso, la facilidad para obtener, analizar y generar los datos, la periodicidad de ejecución del
proceso, así como la disponibilidad de los datos.
La periodicidad debe ser definida por los jefes de las dependencias y/o líderes de proceso.
6.6
ESTABLECER LOS RESPONSABLES DEL CÁLCULO Y ANÁLISIS DEL O LOS INDICADORES
Al profesional asignado y/o según lo establecido en la circular 17 de 2009 al representante MECI-SGC, le
corresponde el cálculo de los indicadores. En este sentido, este responsable se encargará de:







Trabajar de manera coherente y participativa con los profesionales de las áreas responsables de la formulación
y cálculo de indicadores.
Recolectar, tabular, registrar y presentar de manera oportuna la información de los indicadores.
Presentar al responsable del análisis los resultados obtenidos y apoyar el ejercicio de análisis.
Socializar periódicamente con el área responsable de los indicadores los resultados obtenidos.
Solicitar al Administrador del SGC la actualización de la hoja de vida del indicador cuando haya lugar a ello.
Apoyar en la formulación de acciones preventivas, correctivas o de mejora cuando se requiera de acuerdo con la
periodicidad establecida en esta guía y el proceso “Acciones preventivas, correctivas y de mejora” MC-AP.
Verificar que el seguimiento, el análisis de indicadores y el registro de acciones tomadas se realice de manera
oportuna en el formato de hoja de vida.
De otra parte, le corresponde al Jefe de dependencia, líder del proceso o del proyecto, realizar el análisis de los
resultados de los indicadores a través de las siguientes actividades:


Revisar y analizar los datos registrados por el responsable de cálculo.
Presentar los soportes que se requieren para la elaboración de informes a la alta dirección.
7
ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
CÓDIGO: RD-G01
PAGINA: 8 de 22
VERSIÓN: 7
GUÍA METODOLÓGICA PARA EL
SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN DEL DNP




6.7
Velar formulación e implementación de las acciones preventivas, correctivas o de mejora que se deriven del
análisis del indicador de acuerdo con lo establecido por esta guía y el proceso “Acciones preventivas,
correctivas y de mejora” MC-AP
Velar por la aplicación y continua actualización de las herramientas de seguimiento que sean fuente de
información de los indicadores.
Definir, validar y/o ajustar los parámetros del indicador (programación de metas, tendencia y/o periodicidad de
medición).
Cuando se necesite requerir la creación, modificación o eliminación de los indicadores de los procesos que
estén bajo su responsabilidad.
DOCUMENTAR CADA UNO DE LOS INDICADORES A TRAVÉS DE UNA HOJA DE VIDA
Una vez identificados y seleccionados los indicadores, se hace necesario registrar toda la información asociada al
mismo; lo más aconsejable para realizar este ejercicio es contar con un formato de hoja de vida.
El formato de hoja de vida de indicadores fue establecido por el SGC y se encuentra identificado con el código F-GP26 dentro del macroproceso de Mejora Continua, este instrumento permite caracterizar el indicador de tal manera
que cualquier persona pueda entenderlo fácilmente, programar metas y registrar los resultados y avances logrados
de acuerdo con la periodicidad establecida.
El formato mencionado comprende dos etapas, la de formulación y la de seguimiento.
A continuación se expone en detalle los campos que corresponden a la Etapa de Formulación: (Ver anexo. Hoja de
vida de indicador)

Código del indicador: corresponde a ocho campos, los dos primeros hacen alusión al nombre del formato, en
este caso HV de Hoja de vida, los dos siguientes corresponden al macro proceso al que está asociado el
proceso, los dos siguientes están asociados al código con el que se identifica el proceso y los dos últimos son
un consecutivo, se asignan de acuerdo a la cantidad de indicadores que tenga el proceso, esto en
correspondencia a lo indicado en el Lineamientos para la elaboración y control de los documentos de los
sistemas de gestión del DNP DS-L01.

Versión: número correspondiente a la cantidad de veces que se ha modificado la información referente a la hoja de
vida del indicador.
Nota 2: El cambio de versión aplica para modificaciones a la hoja de vida del indicador (Cambios de: Nombre
del indicador, Nombres y/o descripción de las variables, Periodicidad, Metas, etc.), y no implica la modificación
de la hoja de vida derivada del reporte de seguimiento que se hace en cada periodo de medición.

Nombre del indicador: debe ser claro, corto y en lo posible auto explicativo, se sugiere que esté compuesto por
dos elementos: la condición deseada y el objeto a cuantificar y si se considera pertinente una parte descriptiva.
Ejemplo:
Eficiencia en la actualización de la documentación asociada a los sistemas de Gestión
Condición deseada
el objeto a cuantificar
parte descriptiva
8
ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
GUÍA METODOLÓGICA PARA EL
SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN DEL DNP

CÓDIGO: RD-G01
PAGINA: 9 de 22
VERSIÓN: 7
Objetivo del indicador: constituye la razón de ser del indicador. El objetivo debe estar constituido por los
siguientes elementos:
Por ejemplo:
Calcular el porcentaje de + documentos del SGC + que son actualizados dentro de los tiempos establecidos

Objetivo de Calidad: en esta celda se debe seleccionar y/o relacionar el objetivo de calidad que se encuentre
asociado con el indicador, lo cual se equipara con el objetivo institucional al cual está asociado el proceso.

Proceso relacionado: en esta celda se debe seleccionar y/o ingresar el nombre del proceso establecido por el
Sistema de Gestión de Calidad –SGC, al cual está asociado el indicador.

Objetivo del proceso: corresponde al objetivo del proceso seleccionado.

Proyecto relacionado: el seguimiento al proceso, puede estar asociado al seguimiento de un proyecto de
inversión, en este sentido, se selecciona o relaciona el proyecto al cual se encuentra vinculado el indicador. Si el
indicador no se encuentra asociado a un proyecto se selecciona la opción No Aplica (NA).

Dependencia: este campo hace referencia a una dependencia y/o área específica. Si el indicador se formula
para medir el objetivo de un proceso, la dependencia responsable debe ser la líder del proceso.

Fórmula de cálculo: corresponde a la operación matemática a realizar con las variables para obtener el
resultado o logro del indicador, dentro de las opciones a seleccionar se encuentra: Suma, resta, división y
multiplicación.

Identificación de variables: en estos campos se deben relacionar el nombre o nombres de las variables a
utilizar en la fórmula matemática.

Fuente datos: para cada una de las variables se debe identificar la fuente de información que brinda los datos
requeridos para la fórmula matemática. Se sugiere hacer referencia a documentos, sistemas de información,
bases de datos, grupos o personas que poseen y proveen información con las siguientes características:
o
o
o

Verificable: cuando la información registrada en la hoja de vida pueda ser cotejada contra la fuente de la
cual se obtuvieron los datos.
Confiable: cuando la información suministrada refleje la realidad de la situación u objeto analizado y permita
tomar decisiones oportunamente.
Pertinente: cuando la información represente o corresponda con lo que se pretende medir.
Definición de variables: es la descripción detallada de cada una de las variables identificadas.
9
ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
GUÍA METODOLÓGICA PARA EL
SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN DEL DNP

CÓDIGO: RD-G01
PAGINA: 10 de 22
VERSIÓN: 7
Periodicidad de medición: frecuencia con la cual se recolectará, calculará y registrará la información de los
logros obtenidos tras la medición del indicador. Esta periodicidad pude ser: anual, semestral, trimestral, bimestral
y mensual.
La periodicidad debe ser definida por el Líder de proceso, en lo posible los seguimientos deben ser periódicos
(mensual o trimestral) a fin de poder adelantar acciones correctivas o de mejora que permitan realizar ajustes al
proceso de tal forma que logré el propósito tanto del indicador como del proceso.

Tipo: en este campo se debe seleccionar uno de las tres dimensiones de desempeño de los indicadores:
eficacia, eficiencia y efectividad.

Tendencia: corresponde al comportamiento en que se programarán las metas y se deberán obtener los logros.
o
Tendencia constante: las metas o logros esperados para todos los periodos es el mismo.
o
Tendencia creciente o incremental: los resultados esperados corresponderán a buscar siempre un mayor
valor, de un periodo a otro, lo cual indica metas ascendentes entre los periodos.
Datos / Meses
Variable 1
Variable 2
Meta propuesta
Calculo Logro
Cumplimiento
meta
o
Enero
Febrero
18
11
20
12
90%
92%
18/20=90% 11/12=91%
100%
99%
Marzo
75
80
95%
75/80=93.7%
98.6%
Abril
50
50
100%
50/50=100%
100%
Creciente o incremental con línea base: los resultados esperados corresponderán a buscar siempre un
mejor comportamiento, a diferencia del anterior el incremental con línea base además de incluir el resultado
esperado en el periodo a evaluar incluye el rezago de las variables del periodo inmediatamente anterior, de
tal manera que las metas a registrar deberán tener un comportamiento siempre de menor a mayor valor.
Datos / Meses
Variable 1
Variable 2
Meta propuesta
Calculo Logro
Logro
tipo
incremental con
línea base
Enero
18
20
90%
18/20=90%
100%
Febrero
28
2
(Sin atender del
periodo anterior)
+30
(Del periodo
evaluado)
=32
92%
28/32=87.5%
95.10%
Marzo
45
4
(Sin atender
del periodo
anterior)
+50
(Del periodo
evaluado)
=54
95%
45/54=83.3%
87.68%
Abril
89
9
(Sin atender
del periodo
anterior)
+80
(Del periodo
evaluado)
=89
100%
89/89=100%
100%
10
ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
GUÍA METODOLÓGICA PARA EL
SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN DEL DNP
o
Tendencia decreciente o decremental: los resultados esperados corresponderán a buscar siempre un
menor valor, es decir, a menor valor, mejor comportamiento, por tanto la meta decrece de un periodo a otro.
Datos / Meses
Enero
Febrero
Marzo
Abril
Variable 1
1
3
2
1
Variable 2
20
39
58
76
Meta propuesta
4%
3%
2%
1%
Calculo Logro
1/20=5% 3/39=7,7% 2/58=3,4% 1/76=1,3%
Cumplimiento meta
o
CÓDIGO: RD-G01
PAGINA: 11 de 22
VERSIÓN: 7
80%
39%
59%
77%
Decreciente o decremental con línea base: los resultados esperados corresponderán a buscar siempre
un menor valor, es decir, a menor valor, mejor comportamiento, a diferencia del anterior, el decremental con
línea base incluye el resultado del periodo a evaluar junto con el diferencial de las variables del periodo
inmediatamente anterior, de tal manera que las variables a registrar deberán tener un comportamiento
siempre de mayor a menor valor.
Datos / Meses
Enero
Variable 1
20
Variable 2
Meta propuesta
Calculo Logro
Cumplimiento meta
Febrero
Marzo
Abril
59
117
193
1
3
3
4
5%
4%
3%
2%
1/20=5%
3/59=5,1%
3/117=2,6%
4/193=2,1%
100%
79%
117%
96,5%

Unidad de medida: corresponde a la parte indivisible que sirve de referente para cuantificar la cantidad o
tamaño de una variable; Ejemplo: porcentaje, talleres, personas, etc.

Fecha de Creación: fecha en la que es aprobado el indicador e inicia la consolidación de datos y la
construcción de serie.

Línea Base: valor del indicador que se fija como punto de partida para evaluarlo y darle seguimiento.7. Es el
dato e información que describe la situación previa a una intervención para el desarrollo y con la cual es posible
realizar seguimiento y monitoreo. Si el indicador es un indicador existente, la línea base corresponderá al último
dato reportado antes de iniciarse la medición. Si se formula un nuevo indicador y se desconoce el valor inicial se
debe ingresar dato No Disponible (ND).

Responsable de cálculo: de acuerdo con el numeral 6.6 de esta guía, le corresponde el líder de proceso o al
profesional asignado según lo establecido en la circular 17 de 2009 al representante MECI-SGC, el cálculo de
los indicadores.

Responsable del análisis: esta labor debe ser asumida por el Jefe de dependencia, líder del proceso o
responsable del seguimiento del proyecto o del plan de acción, quien asumirá las funciones descritas en el
numeral 6.6 de esta guía.
7 CONSEJO NACIONAL DE EVALUACIÓN DE LA POLÍTICA DE DESARROLLO SOCIAL. Manual para el diseño y la construcción de indicadores. México:
CONEVAL, 2013
11
ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
GUÍA METODOLÓGICA PARA EL
SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN DEL DNP

CÓDIGO: RD-G01
PAGINA: 12 de 22
VERSIÓN: 7
Rangos en el cumplimiento de la meta: valores cualitativos que se toman como referencia para determinar si
el avance y cumplimiento de metas obtenido en un periodo específico es sobresaliente, satisfactorio o
deficiente. Estos rangos de medición se encuentran establecidos en el formato F-GP– 26 “Hoja de Vida de
Indicador”.
 Sobresaliente: calificación cualitativa que se obtendrá cuando el cumplimiento porcentual de la meta sea
igual o superior al establecido (>=90%)
 Satisfactorio: calificación cualitativa que se obtendrá cuando el cumplimiento porcentual de la meta sea
menor al valor establecido como superior y mayor al establecido como deficiente.
 Deficiente: calificación cualitativa que se obtendrá cuando el cumplimiento porcentual de la meta sea igual
o inferior al establecido (<=80%)

Programación de metas: corresponde al valor esperado de un indicador en un periodo especifico, este debe
ser coherente con la línea base y la tendencia del indicador (creciente, decreciente o constante); de tal manera
que si el indicador es de tendencia decreciente, el valor de las metas debe ser inferior a la línea base y/o a la
meta inmediatamente anterior; si el indicador es creciente la meta debe ser superior a la línea base y/o a la meta
inmediatamente anterior; y si el indicador es constante la meta para todos los periodos debe ser la misma.
Ejemplo
Tipo
Indicador
Decreciente
Creciente
Constante
Línea
Base
16
65%
100%
Meta 1er
Trimestre
15
70%
100%
Meta 2do
Trimestre
14
75%
100%
Meta 3er
Trimestre
13
80%
100%
Meta 4to
Trimestre
12
85%
100%
Para la formulación de metas se recomienda contemplar el comportamiento histórico del indicador y los recursos
financieros, técnicos y/o humanos que se requieran para lograr cada uno de los resultados propuestos.
Para la definición de la meta, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
Indicador nuevo
 Verificar si existen datos históricos.
 Revisar si existen indicadores del mismo tipo en otras entidades o dependencias.
Indicador existente
 Revisar los datos históricos del indicador y el análisis de tendencia.
 Revisar indicadores del mismo tipo utilizados por otras entidades o dependencias.
 Analizar el comportamiento del proceso o cambios que lo afectan considerablemente, y por consiguiente,
pudieran afectar la formulación de la meta
 Las metas establecidas (menores al 100%) se han alcanzado continuamente durante los periodos analizados,
razón por la cual se debe contemplar un incremento en la meta.
 Las metas (igual al 100%) se han alcanzado durante periodos continuos, razón por la cual se debe replantear
la reformulación del indicador.
El registro de las metas programadas se realiza en la columna “Meta Programada” del cuadro de la etapa de
seguimiento, de acuerdo a la periodicidad de medición del indicador, es decir, si el indicador tiene periodicidad
mensual, la meta se programa para cada mes, si es trimestral se programa para el trimestre que corresponda, etc.
12
ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
GUÍA METODOLÓGICA PARA EL
SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN DEL DNP
6.8
CÓDIGO: RD-G01
PAGINA: 13 de 22
VERSIÓN: 7
REVISIÓN DEL FORMATO F-GP-26 POR PARTE DEL ADMINISTRADOR DEL SGC.
Una vez recibido el formato F-GP-26 “Hoja de Vida de Indicadores”, el administrador del SGC, apoyado por el
enlace del Grupo de Planeación responsable de asesorar a las dependencias la formulación de indicadores,
revisarán:




Que el indicador formulado no exista o haya existido en el formato F-GP-31 “Tablero de Indicadores de
Gestión del DNP”
Que la formulación del indicador corresponda con las directrices estipuladas en el numeral 6 de este
documento.
Que el ciclo de medición del indicador no sea superior a un año, razón por la cual no se considerará el registro
de este indicador en el tablero de control.
La relación del indicador con la matriz de productos y servicios generados por los procesos del SGC
Si la solicitud de creación del indicador es pertinente, el Grupo de Planeación, adelantará el registro correspondiente
en el formato F-GP-31 “Tablero de Indicadores de Gestión del DNP”.
Si el Grupo de Planeación considera que se deben realizar ajustes a la formulación del indicador, solicitará a través
de correo electrónico la corrección del respectivo formato diligenciado F-GP-26 “Hoja de vida de indicadores”.
Si se considera que no es pertinente la formulación del indicador el Grupo de Planeación informará a través de
correo electrónico las razones por las cuales no procede la solicitud.
6.9
REGISTRO EN EL FORMATO F-GP-31 “TABLERO DE INDICADORES DE GESTIÓN DEL DNP” DEL
INDICADOR FORMULADO
Una vez aprobado la hoja de vida del indicador, el administrador del sistema de Gestión de Calidad o el responsable
del grupo de planeación ingresa la información en el formato F-GP-31 “TABLERO DE INDICADORES DE
GESTIÓN DEL DNP” y verifica que éste haga parte de los reportes generados para medir la Gestión del DNP.
6.10
MODIFICACIÓN A LA FORMULACIÓN DEL INDICADOR
Las modificaciones a la formulación de indicador, se solicitan a través del diligenciamiento del Formato F-GP-13
“Solicitud para la actualización, creación o eliminación de documentos” y posterior envió al administrador del
SGC al correo electrónico gpcalidad@dnp.gov.co, con copia al jefe de la dependencia que tiene a cargo el indicador.
Esta solicitud puede ser realizada por el jefe de dependencia, líderes y/o autoridades del proceso, y/o representantes
MECI-SGC.
La solicitud será revisada por el administrador del Sistema de Gestión de Calidad, el cual verificará que el campo a
modificar del indicador en el formato F-GP-26 “Hoja de Vida Indicadores” cumpla con las siguientes condiciones:

Para modificación del nombre: que sea claro, corto, en lo posible auto explicativo y que tenga el mismo propósito
del inicialmente formulado.
 Para modificar el objetivo del indicador: que corresponda con el nombre del indicador y establezca el propósito o
fin último de la medición.
 Para modificar los campos de objetivo de calidad, proceso relacionado, objetivo del proceso, proyecto
relacionado y dependencia: que corresponda con los nombres definidos por el Sistema de Gestión de calidad y
en el Sistema Unificado de Inversión y Finanzas Públicas – SUIFP, este último para los proyectos.
 Para la modificación de fórmula, variables y definición de variables: que correspondan con el nombre y el
objetivo previamente definido.
13
ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
GUÍA METODOLÓGICA PARA EL
SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN DEL DNP
CÓDIGO: RD-G01
PAGINA: 14 de 22
VERSIÓN: 7
 Para la modificación de fuente de información de las variables: que estas sean verificables, confiables y
pertinentes.
 Para la modificación de periodicidad: que corresponda a la complejidad del proceso, la facilidad para obtener,
analizar y generar los datos, la periodicidad de ejecución del proceso, así como la disponibilidad de los datos.
 Para la modificación tipo: que corresponda con los previamente definidos (eficacia, eficiencia y efectividad) y
tengan relación directa con el nombre y objetivo del indicador.
 Para la modificación tendencia: que vaya en concordancia con las metas establecidas desde la formulación
inicial.
 Para la modificación de la unidad de medida: que corresponda con el resultado a obtener en la fórmula
matemática.
 Para la modificación del responsable del cálculo y del análisis: que el profesional asignado interactúe con el
proceso y tenga conocimiento de esta asignación.
 Para la modificación de programación de metas: que correspondan con la tendencia del indicador y no difiera en
la alta proporción de las metas históricas. Para el caso de indicadores que miden atención a demanda se
contemplará un análisis de reportes históricos.
Una vez revisada y aprobada la solicitud de modificación a la formulación del indicador, el administrador del Sistema
de Gestión de Calidad o persona asignada procede a ajustar la hoja de vida, a actualizar el formato F-GP -31
“Tablero de indicadores del DNP” e informar a través de correo electrónico al funcionario solicitante.
En los casos en que no proceda la solicitud de modificación o la formulación del indicador, el administrador del
sistema de Gestión de Calidad informará a través de correo electrónico al funcionario responsable, justificando la
razón por la cual no procede.
6.11
ELIMINACIÓN DE UNO O VARIOS INDICADORES
La eliminación de uno o varios indicadores, se podrá realizar en alguno de los siguientes eventos:




Cuando se ajusta el objetivo del proceso y el indicador no mide el cumplimiento del mismo.
Cuando en cumplimiento del indicador tenga un comportamiento recurrente del 100%.
Cuando las fuentes de información no se encuentren disponibles.
Cuando tras una revisión de los datos históricos del indicador, la dirección de la dependencia responsable lo
considera no procedente.
La solicitud de eliminación se debe realizar a través del diligenciamiento del Formato F-GP-13 “Solicitud para la
actualización, creación o eliminación de documentos” y posterior envió al administrador del SGC al correo
electrónico gpcalidad@dnp.gov.co, con copia al jefe de la dependencia. Esta solicitud puede ser realizada por el jefe
de dependencia, líderes y/o autoridades del proceso, y/o representantes MECI-SGC.
7
HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO
Las Herramientas de Seguimiento, corresponde a todos los sistemas, aplicaciones, bases de datos en Excel o
cualquier otro paquete informático que permiten el registro y la trazabilidad de algunas actividades de los procesos,
facilitando el registro, consolidación de datos, control, toma de decisiones y mejora de los procesos.
El objetivo de las herramientas de seguimiento es facilitar el control sobre el proceso en tiempo real para prevenir
desviaciones durante su ejecución, y tomar las acciones correspondientes oportunamente. Por tanto estas
herramientas deben responder a las siguientes preguntas:
14
ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
GUÍA METODOLÓGICA PARA EL
SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN DEL DNP
CÓDIGO: RD-G01
PAGINA: 15 de 22
VERSIÓN: 7
¿Tiene relación directa con el objetivo del proceso?
¿Permite detectar desviaciones del proceso durante su ejecución?
¿La herramienta es práctica y proporciona información para tomar decisiones oportunamente?
¿La herramienta se utiliza o aplica cada vez que se ejecuta el proceso?
7.1
APLICACIÓN DE LAS HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO
La aplicación de las herramientas no obedece a una programación o planeación especifica. Cada una se aplicará
dependiendo de sus características y de las características específicas de cada proceso al que están asociadas.
Este seguimiento es independiente para cada solicitud y no existe una periodicidad específica definida para
efectuarlo.
Los líderes de proceso tienen la responsabilidad de identificar y velar por el registro de las herramientas de
seguimiento en el descriptor del proceso (Formato descriptor de procesos F-GP-01) en el campo Seguimiento y/o
medición, de acuerdo con lo establecido en los Lineamientos para la elaboración y control de documentos de
los sistemas de gestión del DNP DS-L01. Estas herramientas deben estar alineadas con el objetivo del proceso y
brindar la información necesaria para verificar el desempeño del proceso y/o en su efecto alimentar indicadores.
7.2
REGISTROS GENERADOS POR LAS HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO
Si al aplicar una herramienta de seguimiento se genera algún registro, este dependerá única y exclusivamente de las
características específicas de dicha herramienta, la periodicidad de ejecución del proceso o la facilidad que
proporcione la herramienta para registrar o mantener evidencias de su aplicación.
7.3
REVISION A LAS HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO
Las herramientas deben ser revisadas con una periodicidad anual como máximo, con el fin de establecer su
conveniencia y/o pertinencia frente al objetivo del proceso o plantear mejoras en las mismas. Esta revisión la debe
realizar el Líder del proceso y solicitar los ajustes correspondientes cuando así se requiera; o puede ser objeto de
revisión derivado de un proceso de auditoría interna, de detectarse inconsistencias la dependencias determinará la
conveniencia de formular acciones preventivas, correctivas o de mejora.
8
8.1
IMPLEMENTACION Y SEGUIMIENTO DE INDICADORES POR PARTE DE LOS RESPONSABLES DEL
CÁLCULO
REPORTE Y REGISTRO DE INFORMACION EN LA HOJA DE VIDA DEL INDICADOR.
Dentro de los últimos 3 días hábiles de cada mes el Grupo de Planeación enviará a los representantes MECI-SGC,
líder y/o autoridad del proceso, un correo electrónico con fines preventivos, recordando y solicitando el seguimiento y
reporte de información de los indicadores a su cargo, de acuerdo a la periodicidad de medición que aplique para el
periodo de reporte.
Durante los primeros (8) días hábiles posteriores a la fecha de corte del indicador según periodicidad de medición , le
corresponderá al funcionario asignado como responsable del cálculo y del análisis, recolectar, tabular y presentar de
manera oportuna la información, al correo electrónico estipulado por el Grupo de Planeación.
Una vez realizado el reporte del indicador, el Grupo de Planeación cargará la información reportada en el formato FGP-26 “Hoja de vida de indicador” según corresponda.
15
ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
GUÍA METODOLÓGICA PARA EL
SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN DEL DNP
CÓDIGO: RD-G01
PAGINA: 16 de 22
VERSIÓN: 7
Nota 3: Para los indicadores del proceso “gestión de proyectos del sector planeación” y otros casos especiales
(proceso “Formulación y seguimiento de la planeación institucional” y proceso “seguimiento al plan nacional de
desarrollo”), cuyos datos provienen de Sistemas de Información con fechas de cierre posterior al tiempo máximo de
reporte definido por el SGC, el Grupo de Planeación realizará el cargue de la información en las hojas de vida, una
vez los responsables del reporte consoliden la información y la envíen al correo estipulado por el GP, este plazo no
podrá exceder el último día hábil del mes siguiente del corte del indicador.
8.2
ESTRUCTURA FORMATO F-GP-26 “HOJA DE VIDA DE INDICADORES” PARA SEGUIMIENTO
El formato F-GP - 26 “Hoja de vida de indicadores” contiene la sección Etapa de Seguimiento (Ver anexo. Hoja
de vida de indicador) en donde el responsable del cálculo del indicador deberá reportar al Grupo de Planeación el
seguimiento del indicador de acuerdo con la periodicidad establecida y teniendo en cuenta los siguientes campos:

Periodo: corresponde al mes de reporte, el formato permite el ingreso de información de acuerdo a la
periodicidad de medición (mensual, bimestral, trimestral, semestral y anual).

Variable 1 y variable 2: en estas celdas se debe ingresar la información cuantitativa correspondiente a cada
variable definida (ver anexo. campo Identificación de variables en la etapa de formulación).

Calculo Indicador: en estas celdas se calcula el resultado matemático obtenido de la información ingresada en
las dos variables, de acuerdo a la fórmula de cálculo definida en la etapa de formulación.

Meta programada: en esta columna se registra la programación de metas según la periodicidad de medición del
indicador, definidas en la etapa de formulación (Ver. Programación de metas, numeral 6.7)

Avance % Meta: en esta celda se calcula el avance porcentual del resultado del indicador frente a la meta
programada para el periodo evaluado. Se debe dividir el resultado del indicador en la meta programada para el
periodo evaluado o viceversa de acuerdo a la tendencia del indicador.

Cualificación periodo: corresponde a la calificación cualitativa del resultado del indicador (sobresaliente,
satisfactorio, deficiente), de acuerdo con los rangos establecidos en el cumplimiento de la meta. (Ver. Rangos en
el cumplimiento de la meta, numeral 6.7).

Avance % Meta año: en esta celda se calcula el avance porcentual del resultado del indicador frente a la meta
programada para el año evaluado. Es decir se divide el resultado del indicador en la meta programada para el
año o viceversa de acuerdo a la tendencia del indicador.

Cualificación año: corresponde a la calificación cualitativa del resultado del indicador con relación a la meta
anual (sobresaliente, satisfactorio, deficiente), de acuerdo con los rangos establecidos en el cumplimiento de la
meta.

Fecha de corte: en esta celda se registra la fecha de cierre del indicador correspondiente al periodo evaluado.

Fecha de aprobación: corresponde a la fecha de reporte del indicador, es decir, día, mes y año en el que el
responsable de reportar el seguimiento del indicador envía el correo, con la información requerida para el
cargue. Esta fecha le permite al Grupo de Planeación identificar si el indicador esta actualizado y es información
confiable.
16
ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
GUÍA METODOLÓGICA PARA EL
SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN DEL DNP
CÓDIGO: RD-G01
PAGINA: 17 de 22
VERSIÓN: 7
Nota 4: El formato Hoja de vida F-GP-26 contempla un campo validador de datos que no hace parte de la estructura
de la hoja del indicador, el objetivo de este campo es validar el ingreso de los datos de las variables con respecto a
la tendencia del indicador y generar un mensaje de alerta cuando la información no se ingresa de forma correcta.
Para consulta:

Cuadro de Rangos: este cuadro permite conocer cuántos de los reportes realizados se encuentran en rango
sobresaliente, satisfactorio y deficiente.

Gráficos de resultados: el formato presenta dos gráficos en el primero se presentan los resultados del
indicador por cada periodo registrado y en el segundo el logro del indicador con respecto a la meta programada.
8.3
ESTRUCTURA FORMATO F-GP-26 “HOJA DE VIDA DE INDICADORES” PARA ANÁLISIS DE
RESULTADOS
El análisis de los resultados del indicador se realizará de acuerdo a la periodicidad del mismo, para lo cual se
deberán diligenciar los siguientes campos de la hoja de vida:

Análisis de Resultados: Los responsables del análisis del indicador con base en la información registrada en
las variables y el cálculo del mismo, deben reportar en este campo la justificación de los resultados obtenidos,
conforme a la periodicidad de medición del indicador, señalando si lo que se buscaba lograr se cumplió o no y
por qué, y qué significa el resultado obtenido. Asimismo de ser posible puede referenciarse para qué sirven los
resultados obtenidos y como contribuyen al cumplimiento del propósito o fin del proceso y en su defecto al
objetivo institucional, esto con la finalidad de dar valor agregado al análisis de los resultados y contribuir a la
toma de decisiones.
Nota 5: Para el caso de los indicadores del proceso “Gestión de proyectos del sector planeación”, es el
responsable del seguimiento del proyecto, el encargado de realizar el análisis de los resultados de los
indicadores del proceso vinculados al proyecto de inversión.
Nota 6: Para el caso de los indicadores del proceso “Formulación y seguimiento a la planeación
institucional”, es el responsable del seguimiento del plan de acción de cada dependencia, el encargado de
realizar el análisis de los resultados de los indicadores del proceso vinculados a la dependencia.

Acciones Tomadas: En este campo se registrará el código del plan de mejoramiento, en el que se formularon
las acciones preventivas, correctivas o de mejora APCM para mejorar el desempeño del indicador, una vez este
ha sido deficiente de acuerdo a los parámetros definidos en el numeral 8.3.1 Formulación de planes de
mejoramiento. Si el indicador obtuvo desempeño sobresaliente o satisfactorio, se registra No Aplica (NA).
Nota 7: el análisis de causas realizado en el plan de mejoramiento (F-GP-14) dentro del campo Descripción de
la Situación Identificada o hallazgo será el que alimente el espacio análisis de resultados de la hoja de vida del
indicador con desempeño deficiente en el periodo que corresponde dicho comportamiento.
8.3.1
FORMULACION DE PLANES DE MEJORAMIENTO
Una vez actualizado y reportado el seguimiento de indicadores en la hoja de vida de acuerdo a las directrices del
Sistema de Gestión de Calidad, el líder del proceso o responsable del seguimiento del proyecto revisará los
resultados y formulará las acciones preventivas, correctivas y de mejora correspondientes, en los casos en que:

Al corte de cada trimestre el resultado del indicador presente un comportamiento deficiente, esto aplica para los
indicadores de periodicidad mensual.
17
ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
GUÍA METODOLÓGICA PARA EL
SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN DEL DNP


CÓDIGO: RD-G01
PAGINA: 18 de 22
VERSIÓN: 7
Al corte de dos periodos consecutivos el resultado del indicador presente un comportamiento deficiente, esto
aplica para los indicadores de periodicidad trimestral.
Al corte de cada periodo el resultado del indicador presente un comportamiento deficiente, esto aplica para los
indicadores de periodicidad semestral y anual.
Ejemplo de acuerdo a la periodicidad del indicador.
Periodicidad del
Indicador
Mensual
Trimestral
Semestral
Anual
Periodo
Comportamiento
Enero
Febrero
Marzo
Marzo
Junio
Junio
Diciembre
Diciembre
Deficiente
Deficiente
Deficiente
Deficiente
Deficiente
Deficiente
Deficiente
Deficiente
Formula Acción
NO
NO
APCM del trimestre
NO
APCM del semestre
APCM del periodo
APCM del periodo
APCM del periodo
La formulación, registro y seguimiento de los planes de mejoramiento se realizará de acuerdo a lo establecido a los
“Lineamientos para la formulación y seguimiento de acciones preventivas, correctivas y de mejora AP-L01”,
usando el formato F-GP-14 “Solicitud de acciones preventivas, correctivas y de mejora”, con la siguiente
información para los campos del formato:









Evaluación Realizada a: se diligencia el proceso relacionado con el indicador.
Nombre: Identifica el nombre del proceso.
Fuente 1: define el origen de la situación identificada, es decir, autoevaluación del control
Fuente 2: define el origen de la situación identificada, es decir, análisis de seguimiento y/o medición
Componente MECI: se selecciona el componente de Indicadores de Gestión
Tipo de Hallazgo: se selecciona la opción “Oportunidad de Mejora”
Descripción de la Situación Identificada o hallazgo: En este campo se escribe lo siguiente: se determinó que el
indicador "Nombre del indicador" del proceso “nombre del proceso”, presenta un comportamiento deficiente para
el periodo “mes del corte”, que podría ocasionar los siguientes efectos: incumplimiento en las metas propuestas
para la vigencia.
Criterio que podría afectarse: La anterior situación podría generar incumplimiento del numeral 8.2.3 “seguimiento
y medición de los procesos” y podría generar la materialización del riesgo “incumplimiento de compromisos por
no cumplir la meta definida del indicador”
Aplica a los procesos vinculados a proyectos
Se determinó que el indicador "Nombre del indicador" del proceso “nombre del proceso”, vinculado al proyecto
“nombre del proyecto de inversión” presenta un comportamiento deficiente para el periodo “mes del corte”, que
podría ocasionar los siguientes efectos: incumplimiento en las metas propuestas para la vigencia.
Criterio que podría afectarse: La anterior situación podría generar incumplimiento del numeral 8.2.3 “seguimiento
y medición de los procesos” y podría generar la materialización del riesgo “incumplimiento de compromisos por
no cumplir la meta definida del indicador”
Análisis de Causas o Justificación de no Formulación de acción: lista de causas por las cuales a la fecha de
corte no se cumplió con la meta establecida en la hoja de vida del indicador para ese periodo.
Tipo de Acción: de acuerdo con la situación identificada o hallazgo, la acción a tomar puede ser: acción
preventiva y/o de mejora. En cualquier caso se selecciona la opción que corresponda de acuerdo con las
acciones a formular.
Objetivo del Plan: describe el propósito final del plan de acción formulado, el cual debe estar orientado a
subsanar las causas por las cuales se presenta el comportamiento deficiente del indicador.
18
ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
GUÍA METODOLÓGICA PARA EL
SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN DEL DNP
CÓDIGO: RD-G01
PAGINA: 19 de 22
VERSIÓN: 7
La Dependencia reportará al Grupo de Planeación los códigos que le fueron asignados al plan de mejoramiento, para
que estos sean registrados en el campo de acciones a tomar del periodo correspondiente. El tiempo estipulado para
el diligenciamiento y registro del plan de mejoramiento en el Balance de Acciones será de 8 días hábiles, posteriores
a los 8 días hábiles de reporte.
Nota 8: Para el caso de los indicadores del proceso de gestión de proyectos del sector planeación y los otros casos
especiales, el tiempo estipulado para el diligenciamiento y registro del plan de mejoramiento en el Balance de
Acciones será de 8 días hábiles, contados a partir del envío del correo informativo de cargue de la información en las
respectivas hojas de vida, tras el cierre del sistema de información.
8.4
MEDICION DE LA GESTION DEL DNP A TRAVES DEL TABLERO DE INDICADORES
Esta medición tendrá como objetivo definir la gestión del DNP a partir del desempeño de los procesos, a través de la
información consolidada en del formato F-GP -31 “Tablero de indicadores del DNP”, en términos del cumplimiento
de las metas de los indicadores.
La verificación del cumplimiento de metas se podrá realizar de acuerdo con la periodicidad establecida por cada una
de las hojas de vida de los indicadores, sin embargo, para efectos de elaboración de reportes e informes que sean
solicitados, el Grupo de Planeación presentará la información a corte del trimestre inmediatamente anterior a la
solicitud o según el requerimiento.
La medición de la gestión del DNP se realizará teniendo en cuenta todos los avances porcentuales de las metas de
los indicadores que hacen parte del tablero de indicadores, es decir, corresponderá a un promedio simple del
cumplimiento de las metas establecidas por cada hoja de vida:
El cálculo será el siguiente:
GESTION DNP: Σ % cumplimiento metas de indicadores.
Σ número de indicadores
Ind.
Var. 1
Var. 2
Logro
Meta
%
cumplimiento
Ind. 1
Ind. 2
Ind. 3
Ind. 4
Ind. 5
Ind. 6
Ind. 7
Ind. 8
8
45
10
50
24
89
1500
26
25%
85%
80%
90%
24
96%
99%
100%
96%
100%
100%
90%
25
98%
100%
99%
98%
98%
80%
100%
96%
97%
99%
100%
98%
100%
85
1480
26
24%
85%
GESTION DNP:
8
770% . = 96%
19
ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
GUÍA METODOLÓGICA PARA EL
SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN DEL DNP
CÓDIGO: RD-G01
PAGINA: 20 de 22
VERSIÓN: 7
Adicionalmente, estos resultados serán presentados de la siguiente manera:
Por Objetivos de calidad: definidos por la alta Dirección y alineados con la misión, visión y política de calidad. Para
el cálculo de la gestión por objetivos, se tomaran los indicadores que fueron asociados en las hojas de vida a cada
uno de ellos y el cálculo será el siguiente:
Gestión DNP por Objetivo: Σ % cumplimiento metas Ind. que hacen parte del Objetivo.
Σ número de indicadores del Objetivo
Por proceso: los procesos del DNP están definidos por el Sistema de Gestión de Calidad SGC, cada uno de ellos
con un objetivo específico, medido a través de uno o más indicadores, la gestión del cumplimiento de metas de cada
uno de estos procesos se calculará de la siguiente manera:
Gestión DNP por Proceso: Σ % cumplimiento metas Ind. que hacen parte del Proceso.
Σ número de indicadores del Proceso
Por dimensión de desempeño: todo indicador debe estar tipificado, a través de este cálculo se podrá identificar
como se encuentra el DNP en el cumplimiento de metas asociadas a eficacia, eficiencia y efectividad.
Gestión DNP por tipo Indicador: Σ % cumplimiento metas Ind. que hacen parte del mismo tipo.
Σ número de indicadores del mismo tipo
9
PRESENTACIÓN DE INFORMES
El Grupo de Planeación es el encargado de preparar y presentar a la Alta Dirección los informes de seguimiento a la
gestión por procesos, esta información se realizará según lo establecido en el “Proceso Seguimiento a los
sistemas de gestión-MC-RD” o cuando el Administrador del sistema, la Alta Dirección o su Representante lo
soliciten.
10
PUBLICACIÓN DE INFORMACIÓN
Con el propósito de facilitar las consultas, el tablero de indicadores de gestión se publicará anualmente en la página
WEB del DNP y de manera mensual en el disco O.
Fecha de Aprobación: Marzo 30 de 2016
Revisó:
______________________________
Karol Mayerly Rodríguez
Coordinadora Grupo de Planeación
Aprobó:
______________________________
Edgar Antonio Gómez Álvarez
Secretario General
20
ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
GUÍA METODOLÓGICA PARA EL
SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN DEL DNP
CÓDIGO: RD-G01
PAGINA: 21 de 22
VERSIÓN: 7
ANEXO. HOJA DE VIDA INDICADOR
11
CODIGO: HV-XX-XX-XX
VERSIÓN:
HOJA DE VIDA DE INDICADORES
DATOS GENERALES
Los ultimos dos prefijos (XX) estarán asociados al numero
de indicadores del proceso.
NOMBRE DEL INDICADOR:
OBJETIVO DEL INDICADOR:
OBJETIVO DE CALIDAD
PROCESO RELACIONADO
Direccionamiento Estratégico
#N/A
ETAPA DE FORMULACIÓN
OBJETIVO DEL PROCESO:
PROYECTO RELACIONADO
DEPENDENCIA
#N/A
FORMULA DE
CÁLCULO
Identifiación de
variables
Variable 1
FUENTE DE
DATOS
Variable 2
0
DEFINICION DE
VARIABLES
0
PERIODICIDAD
DE MEDICIÓN:
TIPO:
UNIDAD DE MEDIDA
TENDENCIA
RESPONSABLE CALCULO:
RESPONSABLE ANÁLISIS:
Sobresaliente
Mayor igual a
90%
Variable 1
Variable 2
Enero
Febrero
Marzo
Abril
Mayo
Junio
Julio
Agosto
Septiembre
Octubre
Noviembre
Diciembre
TOTAL AÑO
-
Satisfactorio
Menor a
Mayor a
90%
80,0%
Deficiente
Menor igual a
80,00%
PROGRAMACIÓN DE METAS
AÑO
-
SEGUIMIENTO
AÑO
-
CALCULO
INDICADOR
Defina oper
mate
Defina oper
mate
Defina oper
mate
Defina oper
mate
Defina oper
mate
Defina oper
mate
Defina oper
mate
Defina oper
mate
Defina oper
mate
Defina oper
mate
Defina oper
mate
Defina oper
mate
Defina oper
mate
-
Meta
Programada
Avance % Meta Cualificación
Avance % Meta
AÑO
Cualificación año
Fecha de
Corte
Fecha de
Aprobación
0,0%
0,0%
ETAPA DE SEGUIMIENTO
Rangos en el
cumplimiento
de la meta:
Periodo
LÍNEA BASE
(LB)
FECHA DE CREACIÓN
0,0%
0,0%
0,0%
0,0%
0,0%
0,0%
0,0%
0,0%
0,0%
0,0%
0,0%
Validador
ingreso datos
21
ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
CÓDIGO: RD-G01
PAGINA: 22 de 22
VERSIÓN: 7
GUÍA METODOLÓGICA PARA EL
SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN DEL DNP
Avance Meta
Avance anual
Sobresaliente
0
0
Satisfactorio
0
0
Deficiente
0
GRÁFI CO DE RES ULTADOS
0
AÑO
-
COMPORTAMI ENTO MENS UAL
Resultado mensual indicador
100,0%
90,0%
80,0%
70,0%
60,0%
50,0%
40,0%
30,0%
20,0%
10,0%
0,0%
0,0%
0,0%
0,0%
0,0%
0,0%
0,0%
0,0%
0,0%
0,0%
0,0%
Enero
Febrero
Marzo
Abril
Mayo
Junio
Julio
Agosto
Septiembre
Octubre
Noviembre
0,0%
0,0%
0,0%
Diciembre TOTAL AÑO
CALCULO INDICADOR
Resultado mensual indicador
1
0,9
0,8
0,7
0,6
0,5
0,4
0,3
0,2
0,1
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
0
Avance % Meta
Sobresaliente
Deficiente
Los resultados obtenidos por encima de la línea verde se encuentran en el rango de sobresalientes, por debajo de la línea roja Deficiente y en medio de las dos líneas en
rango Satisfactorio.
ANALI S I S - REPORTE DE LOGROS
AÑO
ANALI S I S DE RES ULTADOS
ACCI ONES TOMADAS
Enero
Febrero
Marzo
Abril
Mayo
Junio
Julio
Agosto
S eptiembre
Octubre
Noviembre
Diciembre
22
ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP