-■ r CONTRALORiA GENERAL DE LA REPUBLICA . DivisiOn de Auditoria Administrativa Area de Salud, Agricultura y Medio Ambiente Informe Final Instituto Nacional del Torax Fecha : N° Informe : 23 de agosto de 2011 56/2011 CONTRALORIA GENERAL DE LA REPOBLICA DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA AREA SALUD, AGRICULTURA Y MEDIO AMBIENTE D.A.A. N° 1304/2011 REMITE COPIA DEL INFORME FINAL N° 56 DE 2011, SOBRE AUDITORIA AL PROCESO DE ADQUISICION DE MEDICAMENTOS E INSUMOS CLINICOS EFECTUADA EN EL INSTITUTO NACIONAL DEL TORAX. SANTIAGO, 2 3. 1,60 1? . 0 5 2 81 Cumplo con enviar a Ud., para su conocimiento y fines consiguientes, copia del Informe Final senalado en el epigrafe, con el resultado de la auditoria practicada por funcionarios de esta Division en la Entidad de la referencia. Sobre el particular, corresponde que ese Servicio implemente las medidas senaladas, cuya efectividad, conforme a las politicas de esta Contraloria General sobre seguimiento de los programas de fiscalizacion, se comprobaran en una pr6xima visita a la Entidad. Saluda atentamente a Ud., POR ORDEN Dr . CONTRALOR GENERAL Dorot P A.IGADO SUBJEFE DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL SENOR DIRECTOR INSTITUTO NACIONAL DEL TORAX PRESENTE PBO/eig ps:NTECED__ _. RECEPCION DOCUMENTOS DIRECCION I.N.T. Feche Ref • 23 I CONTRALORiA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA AREA SALUD, AGRICULTURA Y MEDIO AMBIENTE D.A.A. N° 1305/2011 REMITE COPIA DEL INFORME FINAL N' 56 DE 2011, SOBRE AUDITORIA AL PROCESO DE ADQUISICION DE MEDICAMENTOS E INSUMOS CLINICOS EFECTUADA EN EL INSTITUTO NACIONAL DEL TORAX. SANTIAGO, 2 3. A601 1*052819 Cumplo con enviar a Ud., para su conocimiento y fines consiguientes, copia del Informe senalado en el epigrafe, con el resultado de la auditoria practicada por funcionarios de esta Division en la Entidad de la referencia. Saluda atentamente a Ud., Doro 1), Perez Gutierrez BOGADO SUFJJEFE DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRAT1VA A LA SENORA JEFA DE AUDITORIA INTERNA INSTITUTO NACIONAL DEL TORAX PRESENTE PBO/eig RECEPCION DOCUMENTOS DIRECCION I.N.T. Fecaur WrE ANTECED Ref • .?.3 1/4/ CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA AREA SALUD, AGRICULTURA Y MEDIO AMBIENTE Cyl .4 D A A NV' 1306/2011 REMITE COPIA DEL INFORME FINAL Nr 56 DE 2011, SOBRE AUDITORIA AL PROCESO DE ADQUISICION DE MEDICAMENTOS E INSUMOS CLINICOS EFECTUADA EN EL INSTITUTO NACIONAL DEL TORAX. SANTIAGO, 2 3, A63 1 «0 528 17 Cumplo con enviar a Ud., para su conocimiento y fines consiguientes, copia del Informe selialado en el epigrafe, con el resultado de la auditoria practicada por funcionarios de esta Contraloria en la Entidad de la referencia. Saluda atentamente a Ud., kiamir< CONIMALOR GL, AL SENOR MINISTRO DE SALUD PRESENTE PBO/eig at ±A 4LAIGA RAL. DE LA REPUBLICA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA AREA SALUD, AGRICULTURA Y MEDIO AMBIENTE D.A.A. N° 1307/2011 REMITE COPIA DEL INFORME FINAL N° 56 DE 2011, SOBRE AUDITORIA AL PROCESO DE ADQUISICION DE MEDICAMENTOS E INSUMOS CLINICOS EFECTUADA EN EL INSTITUTO NACIONAL DEL TORAX. SANTIAGO, 2 3. A601 1 *0 5 2 8 2 Cumplo con enviar a Ud., para su conocimiento y fines consiguientes, copia del Informe senalado en el epigrafe, con el resultado de la auditoria practicada por funcionarios de esta Division en la Entidad de la referencia. Saluda atentamente a Ud., RAL POR 0 N DEL OONTRALOR rothv Perez Gutierrez ABOGADO SUBJEFE DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA A LA SENORA AUDITORA MINISTERIAL MINISTERIO DE SALUD PRESENTE PBO/eig RTE ANTECED CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA AREA SALUD, AGRICULTURA Y MEDIO AMBIENTE D.A.A. N° 1308/2011 REMITE COPIA DEL INFORME FINAL N° 56 DE 2011, SOBRE AUDITORIA AL PROCESO DE ADQUISICION DE MEDICAMENTOS E INSUMOS CLINICOS EFECTUADA EN EL INSTITUTO NACIONAL DEL TORAX. SANTIAGO, 0 5 2 8 21 2 3. A601 1 Cumplo con envier a Ud., para su conocimiento y fines consiguientes, copia del Informe senalado en el epigrafe, con el resultado de la auditoria practicada por funcionarios de esta Division en la Entidad de la referencia. Saluda atentamente a Ud., erez Gutierrez ABOGADO SUBJEFE DIVISION DE AUDITOR{A ADMINISTRATIVA , AL SENOR DIRECTOR SERVICIO DE SALUD METROPOLITANO ORIENTE PRESENTS 4 PBO/eig 4k R8100 19 ‘, CiiA _E r ICE ANTECED Ito r CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA AREA SALUD, AGRICULTURA Y MEDIO AMBIENTE PMET 1 31 26/201 1 INFORME FINAL N° 56, DE 2011, SOBRE AUDITORIA AL PROCESO DE ADQUISICION DE MEDICAMENTOS E INSUMOS CLINICOS EFECTUADA EN EL INSTITUTO NACIONAL DEL TORAX. SANTIAGO, 2 3 AGO. 2011 cumplimiento del plan anual de En fiscalizacion 2011. esta Contraloria General efectuo una auditoria al proceso de adquisicion de medicamentos e insumos clinicos en el Instituto Nacional del Torax. respecto del periodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2010. Objetivo La auditoria tuvo por finalidad evaluar el sistema de control interne implementado por el Hospital para resguardar la legalidad, integridad y validez de las adquisiciones realizadas y, efectuar un examen de cuentas de las transacciones relacionadas, de acuerdo a lo establecido en el articulo 55 del decreto ley N° 1.263, de 1975, Ley Organica de Administraci6n Financiera del Estado, en el articulo 95 de la ley N° 10.336, sobre Organizacion y Atribuciones de esta Contraloria General, en la ley IV' 19.886, de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestaci6n de Servicios y en el decreto NJ' 250, de 2004. del Ministerio de Hacienda. que aprueba el reglamento de esta Ultima ley. Metodologia El trabajo se realize de acuerdo can principios, normas y procedimientos de control aprobados por esta Contraloria General, incluyendo pruebas selectivas de las adquisiciones, revision del plan de compras; el proceso de licitacion y adjudicacion; las actas de recepcion de mercaderia en bodega, los registros y la verificacion de la existencia fisica: asI come tambien la contabilizacion del compromise, devengamiento y page de las facturas: ademas de aplicar otros medios tecnicos que se estimaron necesarios en las circunstancias. A LA SENORA SUBJEFA DE LA DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA PRESENTE MSG/IVM CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA AREA SALUD, AGRICULTURA Y MEDIO AMBIENTE Universo y muestra Durante el periodo en examen las adquisiciones incluidas en el subtitulo Bienes y Servicios de Consumo sumaron $ 3.949.836.000, revisandose selectivamente pagos de Medicamentos e Insumos Clinicos devengados en el alio 2010, por $ 407.270.000, equivalentes al 10,3%. Antecedentes generales El Instituto Nacional del Torax, conocido tambien como Instituto Nacional de Enfermedades Respiratorias y Cirugia Toraxica Dr. Enrique Laval, este orientado a la atenci6n integral y solucian de patologias medico-quirCirgicas broncopulmonares y cardiovasculares. Esta es una institucion del sector public° inserta en la red de salud del Servicio de Salud Metropolitano Oriente, SSMO, a la que desde enero del an° 2007, mediante la resolucion N° 760, de 2006, del Ministerio de Salud, Minsal, se le otorg6 la calidad de establecimiento autogestionado. La entidad es un centro de referencia nacional en patologias toraxicas de alta complejidad, lo cual significa recibir pacientes derivados de cualquier hospital del pals, tanto de atencion publica como privada y, a su vez, ofrece una amplia cartera de servicios institucionales tales como consultorio externo, de apoyo del diagnostic°, unidad de cuidados intensivos y servicios medico quiriggicos respiratorios y cardiovasculares. Los resultados de la auditoria realizada fueron expuestos por esta Contraloria General en el Preinforme N° 56, de 2011, respondiendo el Director del Instituto Nacional del Torax mediante el oficio Ord. N° 204, del mismo atio, el cual fue considerado para la emision del presente informe. I. EVALUACION DEL CONTROL INTERNO 1. Deficiencias de las bases administrativas y tecnicas Mediante resoluciones exentas NOS 818, 819 y 820, todas del 21 de octubre de 2009, se aprobaron las bases administrativas y tecnicas y los anexos 1, 2, 3, 4 y 5, para la adquisicion de medicamentos e insumos para el Instituto Nacional del Torax, necesarios para toda Ia gestion del alio 2010, verificandose lo siguiente: mencionadas bases fueron 1.1 Las utilizadas para Ilamados a licitacion de los atios 2009 y 2010, por lo cual no se cumple con los considerandos de las mismas, que serialan que se adquiriran los medicamentos e insumos necesarios para toda la gestion del afio 2010. (--) ' ' 1.2 En la letra c) de los considerandos de las resoluciones, se indica que fue verificada Ia ausencia de determinado producto en el catalog° de bienes y servicios ofrecidos en el Sistema de Informacion de Compras y Contrataci6n Publica, en la modalidad de contratos marcos vigentes, situacion que no era posible anticipar en la fecha de aprobaci6n de las mencionadas bases y tampoco durante Ia vigencia de las mismas, en el alio 2010. CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA AREA SALUD, AGRICULTURA Y MEDIO AMBIENTE 1.3 En la letra d) de los considerandos de las citadas resoluciones N OS 818, 819 y 820 se sefiala que, se ha estimado que el monto total que se oferta no excedera la suma aproximada de 5.000, 1.000 y 100 Unidades Tributarias Mensuales, UTM, respectivamente, como gasto total de la licitacion, comprobandose que se aplicaron a procesos que superaron dichos montos. 1.4 En el punto 2.4 se indica que la oferta debera estar expresada en moneda nacional y correspondera al valor total del servicio y el precio neto por productos, senalando posteriormente, que los items se desglosaran por valor unitario y valor total con impuesto, lo que podria Ilevar a confusion a los oferentes en cuanto a la forma de presentar el precio de los productos. 1.5 En el punto 3.1 referente a la apertura, las bases administrativas senalan que el Instituto podra admitir aquellas ofertas que presenten defectos de forma, omisiones o errores evidentes, siempre que no alteren el tratamiento igualitario de los oferentes ni la correcta evaluaciOn de Ia propuesta, lo que incumple lo dispuesto en el articulo 40 del ya citado reglamento de Ia ley de compras, que indica que la entidad licitante podra solicitar a los oferentes que salven errores u omisiones formales, siempre y cuando se informe de dicha solicitud al resto de los oferentes a traves del Sistema de Informacion. 1.6 Asimismo, en el punto 3.1 tambien se estipula que, entre los parametros que deberan considerarse al momento de la evaluacion de las propuestas, se incluyen la capacidad economica, Ia tecnica y la experiencia comprobada, a traves de certificaciones emitidas por las entidades con quienes mantiene contrato vigente, entre otras, advirtiendose que al momenta de asignar los puntajes se le otorga el 60% de ponderacion a la evaluacion tecnica y un 40% a la econ6mica, sin considerar la experiencia, incumpliendo asi el principio de estricta sujecion a las bases. 1.7 En el punto 4.1 relativo a la adjudicacion, se le asigna nota 7 al producto de calidad sobresaliente, termino que es subjetivo y con lo cual se incumple lo dispuesto en el articulo 22 del reglamento de la ley N° 19.886, que sefiala que las bases deben establecer criterios objetivos para decidir la adjudicacion. Asimismo, se determine) que, en Ia practica, dicha calificacion, en Ia evaluacion de los oferentes, ha resultado relevante para Ia adjudicacion de algunas ofertas cuyos valores duplican al de los otros proponentes, incumpliendo lo dispuesto en el articulo 38 del reglamento de la ley de compras, que indica que los criterios de evaluacion tienen por objeto seleccionar Ia mejor oferta, de la forma mas objetiva posible. 1.8 En el punto 5.1 sobre el contrato, las bases administrativas senalan que el proponente adjudicado debera firmar el convenio, a mas tardar, dentro de 15 dias corridos, a contar de Ia notificacion de adjudicacion por el Sistema de Informacion de Compras y Contratacion POblica, contradiciendo lo expresado en el punto 5.2 de las mismas bases donde se indica que Ia fecha de inicio del contrato sera a partir de la data en que se notifique al oferente de Ia adjudicaci6n de la oferta por el portal, esto es, antes de suscribir el convenio respectivo. 3 CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA AREA SALUD, AGRICULTURA Y MEDIO AMBIENTE 1.9 En el punto 5.3, sobre vigencia del contrato, se expresa que este tendra una duraciOn de un ano y/o hasta utilizar la totalidad de los productos adjudicados, verificandose que algunos contratos se suscribieron en el alio 2009 y otros en el 2010, con lo cual se comprometio el presupuesto de los aflos 2009, 2010 y 2011, incumpliendo lo dispuesto en el articulo 3° del reglamento de la ley de compras, sobre autorizaciones presupuestarias. 1.10 En el punto 5.4 sobre la garantia de fiel cumplimiento del contrato, se indica que Ia boleta debera ser tomada a la vista y tendra una vigencia de 13 meses, contados desde la suscripcion del contrato respectivo, no obstante que, tal como se indico en el punto anterior, la duracion de los convenios se fijo para un alio o hasta la utilizacion de los productos adjudicados, lo que en la practica, ha superado los 13 meses selialados, dejando sin garantia el tiempo restante. 1.11 En el punto 5.5, sobre la modalidad de pago, las bases sefialan que este se efectuara en el plazo de 60 dias, contados desde la fecha de recepci6n de la factura, situacion que no se ha cumplido por parte del Institute, observandose pagos por sobre los 100 dias despues de cumplidos los requisitos exigidos. 1.12 En el punto 5.8, sobre otras consideraciones y obligaciones que debe cumplir el proponente adjudicado, se indica que el Institute se reserva el derecho de disminuir o aumentar un 30% la cantidad de insumos de bienes y/o servicios y/o alternativa seleccionada, anexando al convenio el incremento o disminucion correspondiente, situacion que se contrapone con el criterio expresado en los dictamenes N OS 41.355, de 2009 y 67, de 2010, ambos de esta Contraloria General, por cuanto lo expresado por dicho numeral es indeterminado y contraviene la formalidad de la propuesta, cuyo objetivo es el de dar mayor certeza y seguridad a los oferentes, a fin de minimizar la eventual arbitrariedad de la licitante. 1.13 En el punto 5.12, sobre empleador Onico, las mencionadas bases serialan que el proponente adjudicado sera el Unico y exclusivo empleador de las personas o trabajadores que ejecuten el servicio, situacion que no guarda relacion con la adquisicion de medicamentos, materia que se pretende regular con las bases en analisis. 1.14 La mencionada resolucion N° 818, de 2009, adjunta una hoja de fecha 21 de octubre de 2009, donde se sefiala que el gasto debe imputarse al subtitulo 22, item 22.04.003 Productos Quimicos; 22.04.003.001 Oxigeno y Gases Clinicos; 22.04.003.002 Otros Quimicos; 22.04.004 Productos Farmaceuticos; 22.04.004.001 Farmacia; 22.04.004.004 Protesis; 22.04.005 Materiales y Utiles Quirurgicos, del presupuesto del Institute Nacional del Torax, entendiendose que se trata del correspondiente al afio 2009, habiendose efectuado Ia mayoria de los pagos durante los arios 2010 y 2011. 4 CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA AREA SALUD, AGRICULTURA Y MEDIO AMBIENTE Al respecto, el Director del Institute senalo en su oficio de respuesta, que la gestion directiva actual ha procurado adoptar medidas ajustadas a Ia normativa vigente, para subsanar las situaciones planteadas por esta entidad. Agrega, que las instrucciones impartidas por la Subdireccion Administrativa, en varios memorandum, destinados especialmente a la Unidad de Abastecimiento, tienen por finalidad que los procesos de adquisiciones se ajusten a la normativa expresada en la ley N° 19.886, asumiendo como un aporte a la mejora de la gesti6n del Institute todas las observaciones que se realizaron durante el proceso de revision realizado por este Organismo de Control. En cuanto a las deficiencias de las bases administrativas y tecnicas, consta en el memorandum N° 57, de 9 de junio de 2011, que la Subdireccion Administrativa consulto a la Jefatura de la Unidad de Abastecimiento, quien informo que no emiti6 ninguna orden de compra para el ano 2009, sustentada en la utilizaciOn de las mencionadas bases, aprobadas mediante las resoluciones exentas N° 818, 819 y 820, del 21 de octubre del ano 2009. A mayor abundamiento, anade el Director que con el fin de procurar la continuidad en el suministro ininterrumpido de los elementos vitales para el desarrollo de la actividad asistencial, esto es la atenciOn de pacientes graves y de alta complejidad, es posible que se hayan iniciado durante los meses de noviembre y diciembre del ano 2009, procesos de licitacion en que se hayan utilizado las ya citadas bases administrativas y tecnicas, para lograr asegurar la disponibilidad efectiva de los medicamentos en las primeras fechas del ano 2010, las que se habrian pagado con el presupuesto de ese ano, ya que, a esa fecha, la Direccion de Compras y Contratacion PCiblica no contaba con convenios marco para medicamentos ni insumos. En cuanto a la circunstancia de que se observe una fragmentacion por parte del Institute, respecto de ciertos medicamentos, pues pudiendo comprarse todos de una sola vez, Ia adquisicion se hizo a traves de varias licitaciones durante el ano, senala que la compra de todos los medicamentos no se puede pre-definir de una sola vez y con la anticipacion total del ano, de manera tal que se pueda efectuar un solo proceso, pues esta definicion esta absolutamente ligada a los requerimientos asistenciales concretos que se van produciendo, y ello conforme a los limites presupuestarios y las prioridades que se han definido en las politicas de salud. Asimismo, &lade el Director que la iniciativa de la actual jefatura de la Unidad de Abastecimiento, respecto a disponer de nuevas bases de licitacion, que acojan las disposiciones contenidas en Ia ley N° 19.886, de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestacion de Servicios, surge de las medidas e instrucciones impartidas, por escrito, por Ia Subdireccion Administrativa, mediante el memorandum N° 60, de 14 de junio del actual. De la misma forma, senala el Director que el Subdirector Administrativo, a traves del memorandum N° 64, de 17 de junio del presente ano, le ha requerido de la asistencia permanente de un abogado de su equipo de Asesoria Juridica, para que asesore durante todas las sesiones del Comite de Adjudicaci6n, como medida que genere una mejor gestion de su labor, especialmente considerando, que la ejecuci6n de su mision involucra una serie de aspectos juridicos de alta complejidad. 5 NA / CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA IA CI 191.7 CHILI DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA AREA SALUD, AGRICULTURA Y MEDIO AMBIENTE Respecto al atraso en el pago de las facturas, indica el Director del Centro Asistencial que tanto el Institute Nacional del TOrax, como practicamente Ia totalidad de los establecimientos pUblicos de salud, estan en forma constante realizando los esfuerzos necesarios para mantener al dia el pago de sus obligaciones y dentro de plazo, constituyendo una de las principales metas de gestiOn, ariadiendo que es muy importante destacar que el mencionado Institute en el ario 2010, logro un manejo presupuestario adecuado. Sobre lo indicado en este acapite cabe mantener las observaciones debido a que el Director del Institute no adjunt6 las nuevas bases de licitacion, actualmente en uso, cuyo analisis permitiese desvirtuar lo serialado por este Organismo de Control, las que seran verificadas en una prOxima fiscalizacion de seguimiento. 2. Incumplimiento de Ia publicacion en el Sistema de Informacion 2.1 Mediante resolucion exenta N° 596, de octubre de 2009, el Director del Institute aprobo el plan anual de compras y de mantencion y reparacion para el alio 2010. Ademas, el 16 de marzo de ese ultimo ano, la Direccion de Compras y Contratacion PUblica extendi6 un certificado donde acredita la recepcion del documento con el mencionado plan, no obstante, este no aparece publicado en el Sistema de Informacion del ario 2010. Ademas, la institucion no ha establecido una metodologia para evaluar los resultados de los contratos celebrados, asi como el rendimiento de los bienes que se adquirieron, todo lo cual debio haberse reflejado en el mencionado Sistema, incumpliendo lo dispuesto en el articulo 12 de la citada ley N° 19.886. 2.2 El Institute no publica en el Sistema de InformaciOn los nombres o cargos de las personas que integran Ia comision evaluadora, incumpliendo lo dispuesto en el articulo 37 del reglamento de Ia ley de cornpras. 2.3 Tambien se verifico que el Institute no publico el cuadro comparativo de evaluaciOn de las ofertas, vulnerando lo establecido en el articulo 41 del decreto N° 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que contiene el aludido reglamento. Respecto de los incumplimientos en Ia publicacion en el Sistema de Informacion, el Director del Institute serialo que, conforme consta en el memorandum N° 53, de 6 de junio de 2011, remitido desde la SubdirecciOn Administrativa al Jefe de Ia Unidad de Finanzas, estas materias fueron consultadas a Ia jefatura que esta a cargo de los temas operativos del mencionado Sistema, Ia que inform& mediante el memorandum N° 135, de 15 de junio del mismo que este fue entregado el 16 de marzo de 2011, y que actualmente se encuentra publicado. r:J 6 CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA AREA SALUD, AGRICULTURA Y MEDIO AMBIENTE En cuanto a una metodologia de evaluacion de los contratos, agrega el Director que esta situacion estaria absolutamente superada para la gesti6n 2011, conforme a las medidas que ya se han adoptado por la nueva jefatura y dado los manuales e instrucciones impartidas cuando asumi6 esa Direccion. Sobre la materia, se mantiene parcialmente la observacion debido a que Ia Administraci6n del Establecimiento no proporcion6 informaci6n relativa a la composiciOn de la comisi6n evaluadora y Ia publicacion en el Sistema de Informacion mencionado, de los cuadros comparativos de evaluacion de las ofertas, realizadas por el Institute, actualmente, por lo que las medidas adoptadas seran verificadas en una pr6xima fiscalizacion de seguimiento. 3. Falta de control en Ia administracion del Sistema de Informacion Se verifico que Ia ex funcionaria, Adriana Lastra Morales, a Ia fecha de esta fiscalizacion aim posee el perfil de supervisor dentro del portal de Ia Direccion de Compras y Contrataci6n POblica. Al respecto, el Director del Institute senal6 que esta situacion ya fue resuelta, encontrandose absolutamente actualizada la informaci6n relativa al Institute Nacional del T6rax en el Sistema de Informacion. Sin embargo, cabe hacer presente que no obstante que el preinforme respectivo indica que deben adjuntarse todos los antecedentes que pueda mantener Ia respuesta del Servicio, el instituto no acompari6 Ia nornina de los funcionarios y los perfiles actuales dentro del mencionado portal, por lo que se mantiene esta observacion. 4. Incumplimiento del tramite de toma de razon El Institute incumple lo dispuesto en la resolucion N° 1.600, de 2008, de esta Contraloria General, por cuanto en algunos procesos de compras donde aplic6 las bases administrativas y tecnicas aprobadas mediante resoluciOn N° 818, de 2009, para licitaciones inferiores a 5.000 UTM, al aumentar en un 30% los insumos comprados, sobrepas6 Ia mencionada cantidad, con lo cual dichas bases debieron haberse sometido al tramite de toma de razor) por parte de este Organismo de Control, como en el caso de aquella singularizada con el ID 1499-60-LP09. En lo referido a este punto, considerando ademas que el Director reconoce que se excedieron del monto exento del tramite de toma de raz6n, se mantiene la observaciOn debido a que las compras licitadas superiores a 5.000 UTM deben ser enviadas a esta Contraloria para el respectivo tramite de legalidad, segun lo dispone la resoluciOn N° 1.600, de 2008, de este Organs Contralor. 5. Deficiencias en Ia custodia de las garantias oT) Del arqueo de documentos en garantia, resguardados en el area de Tesoreria de la Unidad de Finanzas, se comprobo que 5 7 CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA AREA SALUD, AGRICULTURA Y MEDIO AMBIENTE de ellos no se encontraban en el momento de la fiscalizaciOn, cuyo detalle es el siguiente: N° BANCO PROVEEDOR FECHA VENCIMIENTO OBSERVACION VALOR 5 1237763 CHILE IMPORTADORA SPIDER LTDA. 138405 BICE PROMEX S.A. 27-12-2010 0070537 ITAU B. BRAUN MEDICAL S.A 30-10-2014 1326-5 HW 3766726 CHILE GRUPOP TEAM CHILE S.A. 15-12-2010 100.000 SANTANDER MANUEL A. ZAPATA VERGARA 29-05-2008 100.000 Corresponde a cheque en garantia. 02-08-2004 777.588 Corresponde a cheque en garantia. 100.000 No fue encontrado. Estaba incluido en un sobre de devoluci6n al proveedor pero no se 723.679 incluye en la nOmina. No fue encontrado. Ademas, cabe mencionar que en la planilla de control proporcionada por la mencionada Unidad no se indica la licitaciOn a que pertenece cada una de las boletas custodiadas y, ademas, existen 299 boletas de garantias vencidas las cuales aim no han sido devueltas. Tambien se observe que las boletas recibidas en garantia, que se mencionan a continuaci6n, no habian sido ingresas a la planilla de control que Ileva Tesoreria. NUMERO BANCO FECHA VENCIMIENTO PROVEEDOR VALOR $ OBSERVACION 71005 BBVA MELLAFE Y SALAS 18-02-2011 5.554.325 VENCIDA 75521 MELLAFE Y SALAS 28-02-2011 100.000 VENCIDA 137794 BICE BBVA NIPROMEDICAL CORPORATION 30-03-2011 100.000 137792 BICE NIPROMEDICAL CORPORATION 30-03-2011 100.000 137817 BICE NIPROMEDICAL CORPORATION 30-03-2011 100.000 137824 BICE NIPROMEDICAL CORPORATION 30-04-2011 100.000 137843 BICE NIPROMEDICAL CORPORATION 30-04-2011 100.000 137844 BICE NIPROMEDICAL CORPORATION 30-05-2011 100.000 137813 BICE NIPROMEDICAL CORPORATION 30-04-2011 100.000 137822 NIPROMEDICAL CORPORATION IMPORTADORA Y COMERCIAL PARACARE 30-04-2011 100.000 23-09-2008 100.000 BICE 502387 CHILE En lo referido a este tema, el Director del Centro Asistencial manifest6 que conforme a lo expresamente informado por el Jefe de la Unidad de Finanzas, en la Tesoreria de esa Unidad se encuentra el 100% de las Boletas de Garantias cuyo resguardo estaba entregado a esa jefatura. Agrega, que Ia mencionada Unidad cuenta con distintos manejos del sistema de information, y que apuntan at cumplimiento de los requerimientos y objetivos, entre ellos, el dato de que cada boleta de garantia en custodia esta directamente asociada at proceso de licitacion a que pertenece, encontrandose todas las boletas ingresadas at Sistema de Informacion, no obstante, se impartieron instrucciones especificas al equipo de trabajo en cuanto al estricto cumplimiento de estas obligaciones. Sobre Ia materia, si bien el Establecimiento tiende a explicar las situaciones descritas por este Organismo de Control, cabe mantener la observacion debido a que, no obstante haberse impartido instrucciones, el Institute no adjunto la nomina de las garantias en existencia, donde se indique la licitacion a que pertenece cada una de las boletas custodiadas y, ademas, no se pronuncio respecto a las 299 boletas de garantia vencidas, las cuales aun no han sido devueltas a los oferentes. 8 CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA AREA SALUD, AGRICULTURA Y MEDIO AMBIENTE 6. Incumplimiento del stock critico Se verifico que, aunque el Institute estableci6 el stock critic° de medicamentos e insumos, este no se cumple, habiendose determinado dicho incumplimiento en la evaluaciOn sobre Establecimiento Autogestionado en Red, EAR, efectuada por el Ministerio de Salud, Minsal, y en la autoevaluacion realizada por la Unidad de Auditoria del propio Centro Asistencial. Asimismo, se determine que no se ha ejecutado al menos semestralmente, una evaluacion de la ejecuci6n del plan anual de compras. Al respecto, el Director del Institute expreso que el concepto de Stock Critic° de Medicamentos e lnsumos se refiere a un stock minimo o esencial con el cual el establecimiento debiera contar en forma permanente. No obstante, dada la especial complejidad de las atenciones que se brindan en el Institute, en su calidad de Centro de Referencia Nacional de Alta Especialidad y SubEspecialidad, no es factible anticipar los requerimientos esenciales, menos at:in con el desarrollo del programa de Trasplantes que actualmente se Ileva a cabo. En merit° de lo expuesto, cabe mantener Ia observaciOn, debido a que el Director en su propia respuesta reconoce los hechos observados por este Organismo Fiscalizador, los que ademas, incumplen la norma administrativa N° 8, del Ministerio de Salud, sobre manejo del stock farmacologico de urgencia. 7. Deficiencias en la Bodega Central de Medicamentos Del inventario fisico de medicamentos, ascendente a $ 304.154.000, se revisaron $ 44.833.000, equivalentes al 14,73%, determinandose un sobrante de 5 unidades en la Albumina Humana 20% 50 ml., respecto de lo indicado en el registro computacional utilizado para dichos efectos, situaci6n que no fue aclarada por los encargados de esa Unidad. Ademas, se comprob6 que en la bodega existen productos dentro de un kardex, cuyas gavetas no cuentan con la identificaci6n de los mismos, sin embargo, el sistema si seliala el codigo y la ubicaciOn. Tambien se verifico que algunos de los productos que no se almacenan dentro del mencionado lugar, estan apilados en el suelo, en forma desordenada, detras de escritorios, como por ejemplo, 100 cajas de agua destilada enviada por Cenabast, mostrando un deterioro en sus embalajes. Por otra parte, se observe que hay una dependencia dentro de la bodega en la cual tambien se almacenan productos como el oxigenador, verificandose que estos no cuentan con el codigo de identificaci6n visible, detectandose tambien cajas de productos abiertas y una bolsa con apositos en el suelo. Asimismo, se verifico Ia existencia de un refrigerador convencional, para almacenar los medicamentos que requieren de una temperatura determinada, el cual, si bien es cierto cuenta con refrigerantes 9 CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA AREA SALUD, AGRICULTURA Y MEDIO AMBIENTE adicionales y con termometros para mantener la temperatura requerida, no resulta apropiado para el almacenamiento de medicamentos. Se determine) que los electrodos para los desfibriladores se almacenan dentro del kardex, para efectos de seguridad, sin embargo, estos no tienen asignado un lugar dentro de el. Por ultimo, se observe) Ia existencia de un container en Ia parte externa de Ia bodega, en donde se almacenan otros productos, los cuales tampoco cuentan con codigo para su identificacion y control. Sobre Ia materia, el Director del Institute serial6 que la Jefatura de Ia Unidad de Abastecimiento, mediante el memorandum N° 184, de 16 de junio de 2011, adjunta informe emitido por el Jefe de Bodega y el funcionario a cargo de Ia Bodega Central de Medicamentos, indicando que en relacion a todas las medidas de mejoramiento de gesti6n y operatividad, que se sugirieron durante el proceso de revision y, que eran tecnicamente factibles conforme a las especificidades que supone el funcionamiento de una farmacia, ya han sido implementadas. Agrego, que en relacion a las medidas que suponian mejoras en la infraestructura en que funciona Ia Bodega Central de medicamentos de Ia InstituciOn, se han adoptado aquellas factibles, y se estan elaborando proposiciones para presentar a Ia jefatura superior, dado que implican requerimientos presupuestarios que no estaban contemplados. Respecto de aquellas medidas y observaciones que se sugieren, pero que se vinculan con aspectos netamente tecnicos, por ejemplo, criterios de refrigeraci6n, indica que fueron revisados conforme a Ia normativa sanitaria, y que se esta funcionando en forma adecuada. En atencion a que no se informan las medidas concretas y especificas para corregir lo senalado, se mantiene la observacion, sin perjuicio que en una futura fiscalizaciOn de seguimiento se verificara Ia superacion de lo observado. 8. Retraso en Ia suscripcion de los contratos Se evidencie) un retraso entre la fecha de suscripcion del contrato y lo senalado en las bases, el que debe ser 15 dias despues de la adjudicacion realizada e informada en el Sistema de Informacion de Compras y ContrataciOn PUblica. El Director del Centro Asistencial setial6 en su oficio de respuesta, que se han dado instrucciones expresas en el sentido de procurar el estricto cumplimiento de los plazos establecidos en Ia ley N° 19.886, toda vez que se asume esta observacion como un aporte en la mejora de Ia gestiOn institucional. Asimismo, agreg6 que Ia observacion planteada no ha reportado menoscabo en el cumplimiento de Ia labor asistencial que les corresponde cumplir, como tampoco a los intereses y patrimonio institucional. Sin perjuicio de lo anterior, se mantiene Ia observacion, hasta que las medidas impartidas por la Administracion sean verificadas en una futura fiscalizacion de seguimiento. 10 CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA AREA SALUD, AGRICULTURA Y MEDIO AMBIENTE 9. Demora en Ia emision de la resolucion que aprueba los convenios Se observe que los contratos suscritos con los proveedores de medicamentos, insumos y pr6tesis cuentan con su respectiva resolucion aprobatoria, sin embargo, en algunos casos, esta presenta una demora de mas de 30 dias desde la fecha de la firma del convenio, pudiendo mencionarse, a modo de ejemplo, la licitacion ID 1499-196-LP09. Sobre este punto, el Director se remitiO a lo senalado en el acapite anterior, indicando ademas que impartio indicaciones precisas a la Unidad de Abastecimiento y Logistica para evitar que estas situaciones ocurran en el futuro. No obstante lo indicado, esta Contraloria General mantiene Ia observaciOn, y se verificara en una proxima fiscalizaciOn de seguimiento, que las resoluciones que aprueban los convenios se hayan emitido en concordancia con lo dispuesto en la ley N° 19.886 y en las bases administrativas respectivas. 10. Incumplimiento del indicador de Establecimiento Autogestionado en Red De acuerdo a la evaluacion efectuada por el Minsal, entre fines de 2009 y abril de 2010, dada a conocer en el informe N° 13 de este ultimo ano, se determin6 que el Institute no da cumplimiento a los estandares establecidos en la ley, el reglamento y en los documentos tecnicos para los Establecimientos Autogestionados en Red, EAR, verificando que el Institute ha autorizado compras aim cuando no tenia disponibilidad presupuestaria; el porcentaje de compras a la Central de Abastecimiento del Sistema Nacional de Servicios de Salud, Cenabast, era del 3,51%, no cumpliendo con el 60% exigido; el Servicio no presenta equilibrio financiero entre los ingresos y los gastos devengados, comprobandose, adernas, que el pago de esas obligaciones se realiza en un plazo superior a 60 dias. Asimismo, de Ia autoevaluacion anual de mantencion de los requisitos para los EAR, realizada por la Unidad de Auditoria Interna del Institute y emitida en enero de 2011, se determinO que se mantienen las observaciones senaladas por el Minsal. En relacion a esta observacion, el Director senalo que el Institute no cumplio con los estandares de Establecimiento Autogestionado en Red, durante Ia gesti6n del ano 2009, lo que al 2011 se encuentra superado. 1 Sobre Ia materia, se mantiene la observacion debido a que en Ia respuesta proporcionada por el Institute no se adjunta el informe de Ia Ultima evaluacion de autogestiOn efectuada por el Minsal y/o Ia autoevaluacion realizada por la Unidad de Auditoria Interna del Institute, en las que se informe que se han superado tales falencias. 11 CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA AREA SALUD, AGRICULTURA Y MEDIO AMBIENTE 11. Las bases incumplen lo dispuesto en el reglamento de Ia ley N° 19.886 Se observe que las bases administrativas y tecnicas que utiliza el Institute no especifican el bien que se quiere adquirir, ya que se utilizan documentos genericos para todos los Ilamados a licitacion, incumpliendo lo dispuesto en el articulo 22 del reglamento de la ley de compras. Respecto a que las bases incumplen lo dispuesto en la ley N° 19.886 y su reglamento, el Director senalo que para el ano 2011 son otras as bases administrativas y tecnicas que se estan utilizando para los procesos de adquisicion de medicamentos e insumos clinicos, las cuales superan las materias observadas, sin perjuicio de lo cual, se enviaran a la Asesoria Juridica del Institute para una revision adicional. Esta Contraloria estima que la efectividad de las acciones emprendidas per el Institute debe ser evaluada detalladamente en una pr6xima fiscalizacion de seguimiento. por lo que se mantiene la observacion. 12. Las facturas carecen de timbre de anulacion de documento Se comprob6 que algunas de las facturas pagadas no cuentan con el timbre de anulacion de estas, con el objeto de evitar que se paguen nuevamente. Sobre la materia, el Director del Institute set-lab que se han dado instrucciones precisas para superar esta observacion. Al respect°, se estima procedente mantener la observacion formulada, hasta verificar la eficacia de las instrucciones impartidas por el Institute, lo que ocurrira en una futura fiscalizacion de seguimiento. II.- EXAMEN DE CUENTAS 1. Licitaciones adjudicadas a Ia Importadora y Exportadora Camir Ltda. Se verifica que las bases administrativas y tecnicas que regularon los procesos de adquisiciones fueron las mismas, ya que el Institute elaboro bases genericas las que utiliza dependiendo del monto total del Ilamado a licitacion. En este caso, public° para 4 licitaciones la citada resolucion N' 818, de 2009. que aprueba las bases para operaciones menores a 5.000 UTM y la N' 819, del mismo ano. que sanciona las bases para operaciones menores a 1.000 UTM, sin embargo, se advirtio que los productos licitados corresponden a insumos similares, lo que constituye una fragmentation de las compras, situacion que incumple lo dispuesto en el articulo 7° de la ley N° 19.886 y el articulo 13 del respectivo reglamento, tal como se advierte en el siguiente detalle: 12 CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA AREA SALUD, AGRICULTURA Y MEDIO AMBIENTE N° Licitaci6n 1499-174-LP09 1499-176-LP09 1499-173-LP09 1499-175-LP09 1499-230-LE09 TOTAL Fecha Publicacion 02.12.2009 04.12.2009 01.12.2009 04.12.2009 23.12.2009 N° Resoluck:in 818 818 818 818 819 Monto Adjudicado $ 34.000.000 22.200.000 47.700.000 25.650.000 14.688.000 $144.238.000 Producto INSUMOS HEMODINAMIA STENTS CORONARIOS METALICOS INSUMOS HEMODINAMIA STENTS LIBERADOR DE DROGAS HEMODINAMIA Se observe que, aunque el Institute adjudico 5 licitaciones diferentes a Ia empresa mencionada, suscribi6 un solo convenio, con fecha 17 de febrero de 2010, verificandose que este se firm6 23 dias despues de Ia notificacion de adjudicacion mediante el Sistema de Informacion de Compras y Contratacion POblica, incumpliendo lo establecido en el articulo 5.1 de las bases administrativas que senalan que el proponente adjudicado deberia firmar el contrato dentro de 15 dias corridos, a contar de la mencionada comunicacion, lo que tambien vulnera el principio de estricta sujecion a las bases, consagrado en el articulo 10 de la ley N° 19.886. Cabe sehalar, que mediante resolucion exenta N° 246, de 30 de marzo de 2010, el Institute aprobo el convenio suscrito con la empresa Camir Ltda., esto es, 41 dias despues de haberse firmado el contrato, infringiendo el principio de celeridad contemplado en el articulo 7° de la de la ley N° 19.880, de Bases de los Procedimientos Administrativos que Rigen los Actos de los Organos de la Administraci6n del Estado. Adernas, se verific6 que el cuadro comparativo de evaluacion de las ofertas, con la respectiva acta de la Comisi6n Evaluadora del Institute no fue subido al Sistema de Informacian de Compras y Contratacion PUblica, lo que contraviene lo establecido en el articulo 41 del citado decreto N° 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que contiene el reglamento de la ley de compras, en donde se dispone que "Para estos efectos deberan publicar Ia mayor cantidad de informaciOn respecto del proceso de evaluacion tal como informes tecnicos, actas de comisiones evaluadoras, cuadros comparativos, entre otros.". Tambien se observe que las bases administrativas, si bien se publicaron en dicho Sistema, no estan aprobadas por el Director del Institute. A su vez, se comprob6 que, respecto de la licitacian ID 1499-230-LE09, el proveedor adjudicado corresponde a Ia oferta mas onerosa, superando en mas del 100% al valor mas economic°. En efecto, la oferta de Camir Ltda. fue de $ 102.000 por cada producto, mientras que el precio del proveedor mas barato fue de $ 46.100, verificandose que esto se produjo debido a que el Institute evalu6 con un 60% la parte tecnica y un 40% para la econornica, valorando con nota 7 el producto ofertado por la empresa Camir Ltda., considerandolo como sobresaliente, sin especificar las razones de tal calificacion, en cambio, los otros oferentes fueron calificados con nota 6 6 5, lo que significa que tambien cumplian con lo requerido por el establecimiento, segOn las bases publicadas, generandose una distorsion e incumplimiento de la ley N° 19.886. Respecto a este punto, el Director del Establecimiento sefialo que lo observado se deriva de errores de redacci6n de las Bases Aplicadas, que fueron aquellas redactadas y aprobadas en el alio 2009, sin 13 CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA AREA SALUD, AGRICULTURA Y MEDIO AMBIENTE embargo, indica que las observaciones planteadas fueron superadas en las bases en actual utilizacion para los Procesos de Adjudicaci6n que se realizan para el afio 2011. Agreg6, que en cuanto a lo que dice relacion a los criterios de evaluacion tecnicos planteados, cabe considerar que los insumos licitados corresponden a elementos de alta complejidad, en el ejercicio de subespecialidad de procedimientos cardiacos invasivos, en que es fundamental considerar la calidad y experiencia reportada que entregan los especialistas que son parte de la comision evaluadora; mas aim cuando el bien comprometido es directamente Ia salud, integridad y vida de nuestros pacientes. De acuerdo a lo sefialado precedentemente, esta Contraloha estima mantener la observacion, debido a que la respuesta proporcionada por el Director no aporta los antecedentes relacionados con las nuevas bases de licitacion, con la adjudicaciOn a precios superiores sin la debida justificacion, entre otras, at tiempo que los propios requerimientos planteados en la respuesta, tales como calidad y experiencia no aparecen evaluados fundadamente al comparar el componente tecnico de lo ofertado. 2. Licitacion adjudicada a Terumo Chile Ltda Mediante resolucion exenta N° 689, de 2008, se aprobaron las bases administrativas y tecnicas que rigieron la licitacion ID 1499-60LP09 para la adquisiciOn de oxigenadores, la que fue adjudicada a la empresa antes mencionada. Al respecto, se verifico que el contrato se suscribio el 20 de marzo de 2009, por el lapso de un afio o hasta la entrega total de los productos, comprometiendo mas de un afio presupuestario, incumpliendo lo dispuesto en el articulo 3° del reglamento de Ia ley de compras, que indica que las entidades deberan contar con las autorizaciones presupuestarias que sean pertinentes, previamente a la resolucion de adjudicaci6n del contrato definitivo. A continuaci6n, se menciona un ejemplo: A /;1. 0 2009 N° FECHA PROVEEDOR 1499-1336-SE09 27-03-2009 TERUMO CHILE LTDA 1499-1474-SE09 06-04-2009 TERUMO CHILE LTDA 1499-1807-SE09 24-04-2009 TERUMO CHILE LTDA 1499-2139-SE09 18-05-2009 TERUMO CHILE LTDA 1499-2310-SE09 03-06-2009 TERUMO CHILE LTDA 1499-2653-SE09 23-06-2009 TERUMO CHILE LTDA 1499-2822-SE09 01-07-2009 TERUMO CHILE LTDA 1499-3676-SE09 08-09-2009 TERUMO CHILE LTDA 1499-4043-SE09 06-10-2009 TERUMO CHILE LTDA 1499-4497-SE09 09-11-2009 TERUMO CHILE LTDA 1499-4725-SE09 27-11-2009 TERUMO CHILE LTDA 1499-4744-SE09 02-12-2009 TERUMO CHILE LTDA 14 CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA AREA SALUD, AGRICULTURA Y MEDIO AMBIENTE ANO 2010 1499-35-SE10 06-01-2010 TERUMO CHILE LTDA 1499-325-SE10 26-01-2010 TERUMO CHILE LTDA 1499-1145-SE10 12-03-2010 TERUMO CHILE LTDA 1499-1589-SE10 09-04-2010 TERUMO CHILE LTDA 1499-1882-SE10 03-05-2010 TERUMO CHILE LTDA 1499-2277-SE10 25-05-2010 TERUMO CHILE LTDA 1499-2352-SE10 28-05-2010 TERUMO CHILE LTDA 1499-3049-SE10 1499-3195-SE10 1499-3476-SE10 07-07-2010 14-07-2010 03-08-2010 TERUMO CHILE LTDA TERUMO CHILE LTDA TERUMO CHILE LTDA 1499-3973-SE10 01-09-2010 TERUMO CHILE LTDA Por otra parte, se verifico que el Institute se excedio en el 30% de Ia cantidad licitada, incumpliendo lo estipulado en las bases administrativas y en el respectivo contrato. Adernas, sobrepaso las 5.000 UTM por lo que las bases que rigieron la licitacion ID 1499-60-LP09, debieron haber sido sometidas al tramite de toma de razor) en esta Contraloria General. FECHA Y HORA CANTIDAD MONTO NETO $ TOTAL $ 1499-1336-SE09 27-03-2009 30 230.000 6.900.000 1499-1474-SE09 06-04-2009 30 230.000 6.900.000 1499-1807-SE09 24-04-2009 30 230.000 6.900.000 1499-2139-SE09 18-05-2009 30 230.000 6.900.000 1499-2310-SE09 03-06-2009 20 230.000 4.600.000 1499-2653-SE09 23-06-2009 20 230.000 4.600.000 1499-2822-SE09 01-07-2009 60 230.000 13.800.000 1499-3676-SE09 08-09-2009 40 230.000 9.200.000 1499-4043-SE09 06-10-2009 40 230.000 9.200.000 1499-4497-SE09 09-11-2009 24 230.000 5.520.000 1499-4725-SE09 27-11-2009 2 230.000 460.000 1499-4744-SE09 02-12-2009 50 230.000 11.500.000 1499-35-SE10 06-01-2010 30 230.000 6.900.000 1499-325-SE10 26-01-2010 40 230.000 9.200.000 1499-1145-SE 10 12-03-2010 45 230.000 10.350.000 1499-1589-SE10 09-04-2010 45 230.000 10.350.000 1499-1882-SE10 03-05-2010 40 230.000 9.200.000 1499-2277-SE10 25-05-2010 10 230.000 2.300.000 N° 1499-2352-SE10 28-05-2010 75 230.000 17.250.000 1499-3049-SE10 07-07-2010 30 230.000 6.900.000 1499-3195-SE10 14-07-2010 10 230.000 2.300.000 1499-3476-SE10 03-08-2010 40 230.000 9.200.000 1499-3973-SE10 01-09-2010 40 230.000 9.200.000 781 TOTAL ORDENES COMPRA $179.630.000 En relacion a Ia observacion formulada, el Director del Institute se remitio nuevamente a lo ya expresado en los puntos anteriores, senalando que las observaciones planteadas se derivan de errores de redaccion de las Bases Aplicadas, que fueron aquellas redactadas y aprobadas en el ano 2009, cuyos cuestionamientos han sido superados en las bases que se utilizan en la gesti6n actual. 15 CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA AREA SALUD, AGRICULTURA Y MEDIO AMBIENTE En merito a lo expuesto, se mantienen las observaciones, debido a que la respuesta del Director no entrega informacion o documentacion adicional que altere lo planteado por este Organismo Contralor, sin perjuicio de su evaluacion en una futura auditoria de seguimiento. 3. Incumplimiento en los pagos Se verifico que el Instituto pago las facturas presentadas por el Laboratorio Grifols S.A. con una demora de mas de 100 dias despues de vencidas, no obstante que las bases indicaban que el pago se efectuaria entre los 45 y 60 dias siguientes a Ia recepcion conforme de Ia factura, tal como se demuestra en el siguiente ejemplo: Proveedor GRIFOLS S.A. FACTURA N° Fecha 138304 135425 135702 136985 137011 137614 134872 133647 133879 13-09-2010 09-06-2010 18-06-2010 30-07-2010 02-08-2010 20-08-2010 19-05-2010 08-04-2010 16-04-2010 FECHAS Devengo Pago 24-09-2010 21-06-2010 25-06-2010 31-07-2010 31-07-2010 31-08-2010 25-05-2010 19-04-2010 23-04-2010 04-01-2011 03-12-2010 03-12-2010 04-01-2011 04-01-2011 04-01-2011 04-10-2010 04-10-2010 04-10-2010 PAGO Dias 102 165 161 157 157 126 132 168 164 En relacion a este acapite, el Director no aportO antecedentes adicionales que modifiquen lo senalado por este Organismo de Control, por lo que esta observacion se mantiene, debiendo darse cumplimiento a Ia normativa, en cuanto a Ia oportunidad de tales pagos. 4. Insuficiente monto de Ia garantia de seriedad de Ia oferta El Instituto fijO el monto de Ia garantia de seriedad de la oferta en $ 100.000 para todo tipo de adquisiciones, sin que ello se haya estipulado en las respectivas bases, incumpliendo lo dispuesto en el articulo 22 del reglamento de Ia ley de compras y los principios de eficiencia y de resguardo del interes pUblico, establecidos en Ia ley N° 18.575, Organica Constitucional de Bases Generales de Ia AdministraciOn del Estado, toda vez que esa cifra resulta insuficiente respecto del valor total de Ia mayoria de las licitaciones efectuadas en los arios 2009 y 2010, verificandose que en algunas ocasiones el proveedor adjudicado rechazo Ia orden de compra, debiendo adjudicarsele la licitacion al segundo oferente, situaciOn que ha significado al establecimiento pagar por los productos sumas superiores en mas de 100 veces al monto de Ia garantia establecida por el primer adjudicado. Como ejemplo, se puede indicar el ID 1499-213-LP09, donde el proveedor adjudicado no acepta Ia orden de compra, por lo cual, mediante comprobante de ingreso ID 172530, de 18 de marzo de 2010, se hizo efectiva boleta de garantia del Banco Bice, con encimiento el 10 de abril del mismo ario, por $ 100.000. mv 16 CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA AREA SALUD, AGRICULTURA Y MEDIO AMBIENTE En relacion a este tema, el Director del Centro Asistencial no aporto antecedentes adicionales que den solucion a lo serialado por este Organismo de Control, por lo que esta observacion se mantiene, debiendo regularizarse a la brevedad tal situacion. 5. Falta de contratos y garantias No obstante haber sido requeridos, no fueron presentados a la comision fiscalizadora los contratos y las garantias de las licitaciones ID 1499-140-LP09 y ID 1499-30-L110, advirtiendose que por dichas licitaciones no se suscribieron los respectivos contratos y el proveedor no entrego Ia boleta de garantia, lo que vulnera el principio de estricta sujecion a las bases, conforme lo senala el articulo 10, de la ley N° 19.886. En lo referido a esta materia, el Director del Establecimiento manifesto que la gesti6n de la Direcci6n actual se ha esmerado muy especialmente, en que estas observaciones no se repitan, ya que, basicamente corresponden a situaciones incidentales ocurridas en el primer semestre del alio 2010. Sobre este tema, se mantienen las observaciones debido a que la documentaci6n proporcionada por el Director respecto de la licitacion ID 1499-30-L110, no coincide con lo objetado por este Organismo de Control. Asimismo, en su respuesta no se anexa informaci6n respecto de la licitacion ID 1499-140-LP09. III. CONCLUSIONES El Instituto Nacional del Torax, ha aportado antecedentes e iniciado acciones que han permitido subsanar algunas de las observaciones planteadas, como se expresa en el cuerpo del presente informe. No obstante lo anterior, se mantienen la mayoria de las situaciones respecto de las cuales, se deberan adoptar las medidas pertinentes que contemplen, al menos, las siguientes acciones: 1. Respecto de las deficiencias de control interno, relativas a las bases administrativas para la adquisicion de medicamentos e insumos: a) Expresar claramente la moneda con la cual se trabajara y definir con precision Ia oferta economica. b) Dejar establecido un equilibrio entre la evaluacion econ6mica y tecnica para las futuros licitaciones del Instituto. c) Establecer las condiciones que permitan alcanzar Ia combinacion mas ventajosa entre todos los beneficios del bien o servicio por adquirir y todos sus costos asociados, presentes y futuros. d) Redactar y firmar el convenio de una determinada licitacion de acuerdo a lo estipulado en las bases administrativas. 17 CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA AREA SALUD, AGRICULTURA Y MEDIO AMBIENTE e) No comprometer fondos que excedan el respectivo ejercicio presupuestario. f) Establecer garantias de acuerdo a la cuantia de la licitacian y en concordancia con lo dispuesto en las bases administrativas. g) Cumplir las obligaciones financieras con terceros dentro de los plazos establecidos en la respectiva Ley de Presupuestos del Sector Public°. partida Ministerio de Salud. h) Confeccionar ofertas transparentes e igualitarias, que permitan la participacion de cualquier proveedor a un determinado proceso de licitacion. i) Elaborar bases administrativas lo mas ajustadas al producto o servicio a contratar, de modo que la redacci6n sea concordante con lo solicitado en ellas. j) Especificar en las bases el presupuesto al cual se imputara el gasto de las compras a realizar por el Institute. 2. Publicar toda la informacion referente a las licitaciones por compra de productos o servicios, efectuadas por el Institute en el Sistema de Informacion de Compras y Contrataci6n Publica, de conformidad con lo establecido en la ley N° 19.886 y su reglamento. 3. Verificar que los perfiles entregados a la Direcci6n de Compras y Contratacion Publica correspondan a personal vigente del propio Institute. 4. Remitir a control de legalidad. las resoluciones relativas a adquisiciones que correspondan, de acuerdo a lo dispuesto por la resolucion exenta N' 1.600. de 2008, de este Organismo de Control. 5. Implementar un procedimiento formal para la custodia de garantias y fianzas. 6. Establecer formalmente el stock critico con el cual se debe contar para garantizar el normal funcionamiento del Institute y dar cumplimiento cabal al mismo. 7. Manejar en forma ordenada la bodega central de medicamentos. para evitar diferencias de inventario, falta de foliacion de productos. deterioro en los medicamentos e insumos, entre otros. 8. Dictar el respectivo acto administrativo cuando el Hospital celebre cualquier tipo de convenio con un tercero, para dar cumplimiento al principio de celeridad contemplado en el articulo 7° de la ley N" 19.880, de Bases de los Procedimientos Administrativos que Rigen los Actos de los Organos de la Administracion del Estado. 18 111 CHILE , CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA AREA SALUD, AGRICULTURA Y MEDIO AMBIENTE 9. Dar cumplimiento a los indicadores de Establecimiento Autogestionado en Red. 10. Implemental- un procedimiento de revision de facturas antes de realizar el pago respectivo, con el fin de evitar pagos duplicados. 11. Fijar montos de las boletas de garantia de seriedad de la oferta, suficientes para cubrir los gastos incurridos por el Institute, en el evento que un oferente se desista de aceptar una orden de compra. Saluda atentamente a Ud., 'ED Zi de Saiud,Agricuitura Jefe Area y Medlo Ambiente Administrative Division de Auditoria 19 i www.contraloria.c1