PERFIL DEL CARGO Consulado de Chile en Mar del Plata CARGO SECRETARIA CARACTERÍSTICAS DE LA VACANTE Calidad Jurídica Contrato Local Renta mensual bruta US$1.364.- Unidad de Desempeño Administración Supervisión sobre el cargo Cónsul en Mar del Plata PERFIL DEL CARGO Objetivo del Cargo Coordinar, ejecutar y gestionar acciones enmarcadas a los procesos de administración del Consulado de Chile y asegurar la línea de mando. Competencias Funcionales Canciller Encargada de Contabilidad Ministro de Fe, autorizada con firma de documentos. Reemplazar al Cónsul en su ausencia Solucionar problemas o atender reclamos del público Resolver inconvenientes, cuando se presenten de los demás funcionarios y atender sus consultas Contestar llamados de cualquier índole relacionado con el Cónsul cuando esté ocupado o ausente. Rendiciones de Cuentas ítems: Servicios, Comunicaciones; Arriendo; Personal a Contrata, Gastos de Representación, Auxilio a Chilenos y otros esporádicos. Pagos con cheques en general y manejo caja chica de Gastos Menores y Auxilio a Chilenos. Completar diariamente la facturación Programa SIGFIM (cheques, cambio de dólares a pesos, depósitos, ingresos de Minrel) y en planilla separada los gastos en efectivo. Conciliación bancaria en pesos y en dólares. Atención de proveedores en forma personal y telefónicamente. Liquidación de Sueldos y pagos relacionados (recibos, cambio de cheques dólar, depósitos, Afip por transferencia bancaria a través de Interbanking para pago previsional y todo lo que involucra esta asignación: altas, bajas, modificaciones de personal, aguinaldos, plus vacacional, obra social, certificación de servicios. Jefa Administrativa Presupuestos y Compras Inventario Solucionar imprevistos que se presentan a diario (quejas, reemplazos, etc) resolviendo de la manera más apropiada la solución de los mismos. Responsable del sistema de control de horarios, feriados legales y permisos del personal a contrata. Planificar, evaluar y dirigir la adquisición de bienes y reparaciones de muebles e inmuebles, fallas eléctricas, Internet, equipos computación, artículo varios etc. Gestionar ejecución presupuestaria, mejorando sistemáticamente la eficiencia del gasto. Altas de bienes en sistema Sigfim y sistema de Comunicaciones. Bajas de bienes. Entrevista en profundidad en ventanilla, idioma español/ingles . Digitalización de documentos. Tramitación de visas por internet. Ingreso de datos de la visa en sistema SAC. Seguimiento por correo electrónico y/o teléfono. Gestión de visas, reconsideraciones de ingreso Impresión de cedulas consulares, etiquetas visas, y entrega de y prorrogas de permanencia instructivo de pasos a seguir en Chile. Prorrogas de permanencia definitiva, (consulta, ingreso SAC, definitiva emisión de documentos en Word e impresión de prorroga en certificado de permanencia definitiva. Consulta por mensaje sobre reconsideraciones de ingreso a Chile para informar a solicitantes. Elaborar informe mensual de Entradas y Salidas y Cobros Administrativos Cuentas Consulares Analizar libro de entrada Revisión de la correcta selección de estampillas de acuerdo al valor de la actuación. Detectar errores y solicitar corrección Revisión de actuaciones anuladas Revisión de cartola bancaria de cuenta corriente. Verificar descuentos de transferencias y comisiones del Banco Realizar conciliación bancaria Cuadratura final entre libro de entrada y salida y registros de cuenta corriente. Ajustar informe de entrada y salidas de cuentas consulares en relación al total recaudado con las comisiones de Banco. Realizar hoja de observaciones de cuentas consulares. Realizar transferencia bancaria. Recepcionar liquidación de transferencia. Realizar oficio a Dipoc Decuc adjuntando documentos de diario de entradas, informe de entrada y salidas, hoja de observaciones, cuadro resumen de actuaciones, conciliación bancaria, cartola bancaria, documentos de transferencia bancaria, certificado de transferencia y liquidación de impuestos y documento que indica tasa de cambio utilizada en el mes. Realizar oficio a Tesorería General de la República remitiendo documentos de transferencia bancaria, certificado de transferencia y liquidación de impuestos. Atención de Central Telefónica. Administrar información del Consulado. Atención de público. Atención Telefónica, Agenda, Responder consultas y ejecutar requerimientos de la jefatura, Audiencias y Llamados funcionarios del Consulado y público en general. Cónsul. Registrar diariamente las actividades y audiencias solicitadas al Cónsul. Realizar solicitudes de llamadas telefónicas Efectuar gestiones propias del cargo Revisión de mensajería a través de sistema de control de correspondencia. Ingresar la correspondencia y mensajería recibida a base de Encargada de datos del Consulado. Comunicaciones Registrar y numerar toda la documentación. Registro de Correspondencia Preparar la minuta con la documentación recepcionada para la y mensajería oficial revisión y distribución del Cónsul. Fotocopiar documentación Entregar documentos recepcionados a Secciones del Consulado. Archivar documentación. Despacho de documentación y correspondencia Elaboración y despacho de Valijas Diplomáticas. Recepción de Valija Diplomática Recepción de documentación de las secciones del Consulado. Revisar documentación. Enumerar documentos o notas . Despachar correspondencia a través de correo argentino o correo privado para capital o provincia. Recopilar documentación a despachar. Revisión de documentos a despachar. Ingresar y numerar cada oficio y anexos. Confeccionar las diferentes guías. Cerrar la valija. Realizar guía aérea AWB. Efectuar contacto con Courier para su despacho. Apertura de Valija Diplomática. Revisión de documentación. Registrar documentación. Entrega de documentación a Secciones del Consulado. Localización Secretario atiende público Recepcionar localizaciones desde DISER-DECIV Efectuar nota a Cancillería Argentina (Depto. Asistencia Técnica Consular) completando formulario con datos de la persona a localizar. Realizar mensaje a DISER-DECIV informando las gestiones efectuadas y resultado de la localización. Reemplazar al Secretario que atiende público. Productos del Perfil • • • • • • • • • • Rendiciones de Cuentas SIGFIM Altas y Bajas de Inventario Pago de remuneraciones Personal Consulado Pago a Proveedores Adquisiciones Rendición de Cuentas Consulares Visas Localizaciones Repatriaciones Mensajes Clientes Internos Externos • • • • Cónsul de Chile en Mar del Plata Cónsul General de Chile en Buenos Aires Unidades del Consulado Ministerio de Relaciones Exteriores • • • • • Público en General Empresas Agrupaciones Chilenas Banco Organismos Argentinos Competencias conductuales • • • • • • Comunicación Efectiva Adaptabilidad Orientación Estratégica Coordinación y Colaboración Compromiso Institucional Orientación a la Rigurosidad Requisitos mínimos de ingreso Formación Canciller Profesional con experiencia en área de Administración Experiencia laboral 2 años en funciones similares Postgrado Especialización y/o Capacitación Otros No Aplica. Deseable MS Office (Word, Excel, Power Point, Outlook) Manejo de Internet Otros conocimientos y capacidades Conocimientos Equipos y herramientas • • • • • Manejo de materias contables. Administración de recursos humanos. Metodologías aplicadas en el área de materias consulares Normativa y procedimientos del Ministerio de Relaciones Exteriores Normativa atingente a la Argentina • Programas Office, Máquina de Captura, SAC. Requisitos Legales Nacionalidad Chilena, Argentina u Otra con residencia permanente en Argentina.