PERFIL DEL CARGO Consulado de Chile en Mar del Plata CARGO

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PERFIL DEL CARGO
Consulado de Chile en Mar del Plata
CARGO
SECRETARIA
CARACTERÍSTICAS DE LA VACANTE
Calidad Jurídica
Contrato Local
Renta mensual bruta
US$1.364.-
Unidad de Desempeño
Administración
Supervisión sobre el cargo
Cónsul en Mar del Plata
PERFIL DEL CARGO
Objetivo del Cargo
Coordinar, ejecutar y gestionar acciones enmarcadas a los
procesos de administración del Consulado de Chile y asegurar la
línea de mando.
Competencias Funcionales
Canciller
Encargada de Contabilidad
Ministro de Fe, autorizada con firma de documentos.
Reemplazar al Cónsul en su ausencia
Solucionar problemas o atender reclamos del público
Resolver inconvenientes, cuando se presenten de los demás
funcionarios y atender sus consultas
Contestar llamados de cualquier índole relacionado con el Cónsul
cuando esté ocupado o ausente.
Rendiciones de Cuentas ítems: Servicios, Comunicaciones;
Arriendo; Personal a Contrata, Gastos de Representación, Auxilio
a Chilenos y otros esporádicos.
Pagos con cheques en general y manejo caja chica de Gastos
Menores y Auxilio a Chilenos.
Completar diariamente la facturación Programa SIGFIM
(cheques, cambio de dólares a pesos, depósitos, ingresos de
Minrel) y en planilla separada los gastos en efectivo.
Conciliación bancaria en pesos y en dólares.
Atención de proveedores en forma personal y telefónicamente.
Liquidación de Sueldos y pagos relacionados (recibos, cambio de
cheques dólar, depósitos, Afip por transferencia bancaria a través
de Interbanking para pago previsional y todo lo que involucra esta
asignación: altas, bajas, modificaciones de personal, aguinaldos,
plus vacacional, obra social, certificación de servicios.
Jefa Administrativa
Presupuestos y Compras
Inventario
Solucionar imprevistos que se presentan a diario (quejas,
reemplazos, etc) resolviendo de la manera más apropiada la
solución de los mismos.
Responsable del sistema de control de horarios, feriados legales
y permisos del personal a contrata.
Planificar, evaluar y dirigir la adquisición de bienes y reparaciones
de muebles e inmuebles, fallas eléctricas, Internet, equipos
computación, artículo varios etc.
Gestionar ejecución presupuestaria, mejorando sistemáticamente
la eficiencia del gasto.
Altas de bienes en sistema Sigfim y sistema de Comunicaciones.
Bajas de bienes.
Entrevista en profundidad en ventanilla, idioma español/ingles .
Digitalización de documentos.
Tramitación de visas por internet.
Ingreso de datos de la visa en sistema SAC.
Seguimiento por correo electrónico y/o teléfono.
Gestión de visas,
reconsideraciones de ingreso Impresión de cedulas consulares, etiquetas visas, y entrega de
y prorrogas de permanencia instructivo de pasos a seguir en Chile.
Prorrogas de permanencia definitiva, (consulta, ingreso SAC,
definitiva
emisión de documentos en Word e impresión de prorroga en
certificado de permanencia definitiva.
Consulta por mensaje sobre reconsideraciones de ingreso a Chile
para informar a solicitantes.
Elaborar informe mensual de
Entradas y Salidas y Cobros
Administrativos Cuentas
Consulares
Analizar libro de entrada
Revisión de la correcta selección de estampillas de acuerdo al
valor de la actuación.
Detectar errores y solicitar corrección
Revisión de actuaciones anuladas
Revisión de cartola bancaria de cuenta corriente.
Verificar descuentos de transferencias y comisiones del Banco
Realizar conciliación bancaria
Cuadratura final entre libro de entrada y salida y registros de
cuenta corriente.
Ajustar informe de entrada y salidas de cuentas consulares en
relación al total recaudado con las comisiones de Banco.
Realizar hoja de observaciones de cuentas consulares.
Realizar transferencia bancaria.
Recepcionar liquidación de transferencia.
Realizar oficio a Dipoc Decuc adjuntando documentos de diario
de entradas, informe de entrada y salidas, hoja de observaciones,
cuadro resumen de actuaciones, conciliación bancaria, cartola
bancaria, documentos de transferencia bancaria, certificado de
transferencia y liquidación de impuestos y documento que indica
tasa de cambio utilizada en el mes.
Realizar oficio a Tesorería General de la República remitiendo
documentos de transferencia bancaria, certificado de
transferencia y liquidación de impuestos.
Atención de Central Telefónica.
Administrar información del Consulado.
Atención de público.
Atención Telefónica, Agenda,
Responder consultas y ejecutar requerimientos de la jefatura,
Audiencias y Llamados
funcionarios del Consulado y público en general.
Cónsul.
Registrar diariamente las actividades y audiencias solicitadas al
Cónsul.
Realizar solicitudes de llamadas telefónicas
Efectuar gestiones propias del cargo
Revisión de mensajería a través de sistema de control de
correspondencia.
Ingresar la correspondencia y mensajería recibida a base de
Encargada de
datos del Consulado.
Comunicaciones
Registrar y numerar toda la documentación.
Registro de Correspondencia
Preparar la minuta con la documentación recepcionada para la
y mensajería oficial
revisión y distribución del Cónsul.
Fotocopiar documentación
Entregar documentos recepcionados a Secciones del Consulado.
Archivar documentación.
Despacho de documentación
y correspondencia
Elaboración y despacho de
Valijas Diplomáticas.
Recepción de Valija
Diplomática
Recepción de documentación de las secciones del Consulado.
Revisar documentación.
Enumerar documentos o notas .
Despachar correspondencia a través de correo argentino o correo
privado para capital o provincia.
Recopilar documentación a despachar.
Revisión de documentos a despachar.
Ingresar y numerar cada oficio y anexos.
Confeccionar las diferentes guías.
Cerrar la valija.
Realizar guía aérea AWB.
Efectuar contacto con Courier para su despacho.
Apertura de Valija Diplomática.
Revisión de documentación.
Registrar documentación.
Entrega de documentación a Secciones del Consulado.
Localización
Secretario atiende público
Recepcionar localizaciones desde DISER-DECIV
Efectuar nota a Cancillería Argentina (Depto. Asistencia Técnica
Consular) completando formulario con datos de la persona a
localizar.
Realizar mensaje a DISER-DECIV informando las gestiones
efectuadas y resultado de la localización.
Reemplazar al Secretario que atiende público.
Productos del Perfil
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Rendiciones de Cuentas SIGFIM
Altas y Bajas de Inventario
Pago de remuneraciones Personal Consulado
Pago a Proveedores
Adquisiciones
Rendición de Cuentas Consulares
Visas
Localizaciones
Repatriaciones
Mensajes
Clientes
Internos
Externos
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Cónsul de Chile en Mar del Plata
Cónsul General de Chile en Buenos Aires
Unidades del Consulado
Ministerio de Relaciones Exteriores
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Público en General
Empresas
Agrupaciones Chilenas
Banco
Organismos Argentinos
Competencias conductuales
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Comunicación Efectiva
Adaptabilidad
Orientación Estratégica
Coordinación y Colaboración
Compromiso Institucional
Orientación a la Rigurosidad
Requisitos mínimos de ingreso
Formación Canciller
Profesional con experiencia en área de Administración
Experiencia laboral
2 años en funciones similares
Postgrado
Especialización y/o
Capacitación
Otros
No Aplica.
Deseable MS Office (Word, Excel, Power Point, Outlook)
Manejo de Internet
Otros conocimientos y capacidades
Conocimientos
Equipos y herramientas
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Manejo de materias contables.
Administración de recursos humanos.
Metodologías aplicadas en el área de materias consulares
Normativa y procedimientos del Ministerio de Relaciones
Exteriores
Normativa atingente a la Argentina
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Programas Office, Máquina de Captura, SAC.
Requisitos Legales
Nacionalidad Chilena, Argentina u Otra con residencia permanente en Argentina.
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