Contratacion publica _actualizacion-tutorial-cinco

CONTRATACION PUBLICA: CINCO PASOS SENCILLOS QUE LE PERMITIRAN
ACCEDER A UNA GRAN OPORTUNIDAD DE NEGOCIO
1.
2.
3.
4.
5.
QUE DEBO TENER
QUE DEBO SABER
COMO PUEDO PARTICIPAR
COMO PUEDO OFERTAR
EVALUAR Y ADJUDICAR
Introducción
Las Mipymes representan el 96.4% de los establecimientos empresariales de Colombia,
generan el 80.8% del empleo del país, y tienen presencia en los diferentes sectores
productivos1.
Estas cifras demuestran la importancia del sector para la economía del país, y para la
generación de empleos. Dada la importancia de este segmento empresarial, el gobierno
nacional, ha venido impulsando, desde distintos frentes, el desarrollo y fortalecimiento de
las mipymes.
Así, en materia de contratación pública el marco normativo general, previsto en la las
leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007 y el decreto 1510 de 2013, establece un entorno
altamente propicio para la participación competitiva del sector mipymes.
Ofrecer y, a la postre, vender bienes y servicios al Estado representa una gran
oportunidad de negocio para los empresarios colombianos. Participar en un proceso de
selección de contratistas constituye hoy un procedimiento sencillo, que permite a los
empresarios acceder a esa oportunidad de negocio, en igualdad de condiciones, bajo
unas normas claras, con la posibilidad de controvertir decisiones dentro de un marco de
respeto y transparencia.
La presente guía busca explicar, en 5 pasos sencillos, el procedimiento que le permitirá
acceder a las ventajas que ofrece la contratación pública. Para cualquier información
adicional, respecto de trámites, documentos o contenidos específicos en materia de
contratación
estatal
puede
consultar,
en
la
página
web
www.mipymes.gov.co/publicaciones, el MANUAL DE CONTRATACIÓN PÚBLICA PARA
MIPYMES, que profundiza los temas aquí presentados.
1. ¿con qué tengo que contar previamente?
Para participar en los procesos de selección de contratistas en las diferentes entidades
públicas, es necesario cumplir con varios requisitos.
a. Ser un empresario formal2
1
Cifras del Departamento Administrativo Nacional de Estadística –DANE– año 2005.
Para mayor información sobre la formalización de su actividad empresarial puede consultar la GUIA DE LA INCIACION
FORMAL DE LA ACTIVIDAD EMPRESARIAL que se encuentra disponible en el portal del empresario colombiano del
Ministerio de Comercio de Industria y Comercio, accediendo a la página www.mipymes.gov.co.
2
-
Tengo mi empresa inscrita en el Registro mercantil
Tengo mi empresa inscrita en el Registro Único Tributario RUT
Tengo registrada mi empresa y mis trabajadores a una administrador de riesgos
profesionales y/o laborales.
Los trabajadores de mi empresa están afiliados al sistema de seguridad socialsalud y pensiones- y a una caja de compensación familiar
Llevo la contabilidad de mi negocio según los lineamientos normativos- Guía
Técnica 184
b. Estar inscrito en el Registro Único de Proponentes RUP
El Registro Único de Proponentes- RUP es un registro que suministra la información de
un proponente en relación con su capacidad jurídica, experiencia, capacidad financiera y
organizacional. En este, reposa la información relacionada con los bienes, obras y
servicios para los cuales está inscrito el proponente de acuerdo al clasificador de bienes y
servicios, la capacidad jurídica, experiencia, capacidad financiera y organizacional, la
información relativa a contratos, multas, sanciones e inhabilidades, información histórica
de experiencia que el proponente ha inscrito en el RUP.
El registro de proponentes lo llevan todas las cámaras de comercio del país y, allí deben
inscribirse todas las personas naturales y jurídicas, (empresarios), que aspiren a celebrar
contratos con el Estado.
La inscripción en el RUP es un procedimiento sencillo, que se realiza ante las cámaras de
comercio del país, a través de la presentación de un formulario y los respectivos anexos y
documentos soporte. Para conocer el detalle del formulario, los documentos que debe
anexar, y el trámite que debe agotar para la inscripción en el RUP consulte, AQUÍ, el
MANUAL DE CONTRATACIÓN PÚBLICA PARA MIPYMES.
c. No tener Inhabilidades ni incompatibilidades
1. Así como en las actividades comerciales existen restricciones a determinados
actos, para celebrar contratos con entidades públicas sucede algo similar, no
podrán contratar con el Estado quienes tengan inhabilidades o incompatibilidades.
Son de creación legal es decir no pueden ser creadas por la entidades a su
discreción en los pliegos de condiciones o en el contrato.
2. Se entiende por inhabilidad, aquella restricción de carácter general (no puede
contratar con ninguna entidad pública) que imposibilita la participación en el
proceso de contratación y la suscripción de su contrato correspondiente. Por
ejemplo estará inhabilitado para contratar con el Estado, los servidores públicos o
quienes sean sancionados disciplinariamente por destitución, entre otros.
3. Se entiende por incompatibilidad, aquella prohibición de contratar pero de
carácter particular, donde la cercanía de determinadas situaciones pueden afectar
el desarrollo del proceso de contratación. Por ejemplo, existirá restricción de
contratar con el municipio si una persona es hijo del alcalde, pero su restricción
solo será con ese municipio determinado, no con las demás entidades públicas.
4. Solo podrán contratar con el Estado, las personas naturales o jurídicas que no se
encuentren en curso en ninguna inhabilidad o incompatibilidad.3
2. ¿Qué debo saber para participar?
En Colombia existen diferentes modalidades de contratación para la adquisición de los
bienes y servicios requeridos por el Estado. A continuación, de manera fácil y sencilla,
se explican las distintas formas a través de las cuales el estado, selecciona sus
contratistas, y mediante las cuales, también se hace posible la participación de las
mipymes.
a. Procedimientos y modalidades4

El marco legal de la contratación pública en Colombia se encuentra previsto
en las leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007, y el decreto 1510 de 2013. Éstas
normas establecen los procedimientos para contratar y las modalidades de
selección del contratista.
Tipo de Proceso
Objeto
Licitación Pública Proceso mediante el cual la entidad
convoca de forma abierta y pública,
en igualdad de oportunidades, para
que se presenten ofertas y se
seleccione entre ellas, la más
favorable a sus intereses. Procede
cuando el bien o servicio a contratar
supere un valor determinado de
acuerdo al valor de los recursos que
ejecute la entidad,
salvo que el
contrato
a
celebrarse
o
las
circunstancias de escogencia encajen
en alguna de las excepciones regidas
por los procesos de selección
abreviada, concurso de méritos o
contratación directa. Su duración es
aproximadamente de 3 meses, este
término depende de la aplicación de
los Acuerdos Comerciales.
Concurso
de Es la convocatoria pública que se
Méritos
adelanta para contratar los servicios
de consultoría, estudios y diseños.
3
4
Artículo 8 de la ley 80 de 1993, artículo 18 ley 1150 de 2007
Artículo 2º ley 1150 de 2007
Criterios de evaluación
Pondera criterios precio y
técnicos
(calidad
y
económicos).
Se
otorga
puntaje para apoyo a la
industria nacional.
En ésta modalidad de
selección en ningún caso se
tendrá el precio como factor
de
escogencia
del
contratista.
La
entidad
establecerá como factores de
evaluación
aspectos
de
experiencia y calidad.
Selección
Abreviada
Es un procedimiento más sencillo que
la licitación pública, se aplica para
aquellos casos en que por las
características del objeto a contratar,
las circunstancias de la contratación o
la cuantía o destinación del bien, obra
o servicio, su duración es de
aproximadamente 2 meses, depende
de la aplicación de un Acuerdo
Comercial.
A través de este
procedimiento la entidad formula
públicamente una convocatoria para
que, en igualdad de oportunidades,
los interesados presenten sus ofertas
y se seleccione entre ellas la más
favorable. Esta modalidad aplica
cuando quiera que nos encontremos
en una de las siguientes causales:
1 .La contratación de menor cuantía,
conforme al presupuesto anual de la
entidad contratante.
2. La adquisición o suministro de
bienes y servicios de características
técnicas uniformes y de común
utilización.
3. Contratos para la prestación de
servicios de salud.
4. La contratación como proceso que
se abre una vez se ha debido declarar
desierta una licitación pública.
5. La enajenación de bienes del
Estado.
6. La adquisición de productos de
origen o destinación agropecuarios
que se ofrezcan en las bolsas de
productos.
7. Los contratos que celebren las
Empresas Industriales y Comerciales
Estatales y de las Sociedades de
Economía Mixta.
8. Los contratos de las entidades a
cuyo cargo se encuentre la ejecución
de los programas de protección de
La entidad evaluará criterios
de precio y calidad.
Para
el
caso
de
la
adquisición de bienes o
servicios de condiciones
técnicas uniformes, solo
tendrá en cuenta el criterio
de precio.
personas amenazadas, programas de
desmovilización y reincorporación a la
vida civil de personas y grupos al
margen de la ley, incluida la atención
de los respectivos grupos familiares,
programas de atención a población
desplazada
por
la
violencia,
programas de protección de derechos
humanos de grupos de personas
habitantes de la calle, niños y niñas o
jóvenes involucrados en grupos
juveniles que hayan incurrido en
conductas contra el patrimonio
económico
y
sostengan
enfrentamientos violentos de diferente
tipo, y población en alto grado de
vulnerabilidad con reconocido estado
de
exclusión
que
requieran
capacitación,
resocialización
y
preparación para el trabajo, incluidos
los
contratos
fiduciarios
que
demanden.
Contratación
Directa
9. La contratación de bienes y
servicios que se requieran para la
defensa y seguridad nacional.
Su uso es para casos especiales la entidad contratará con
únicamente. A diferencia de la quien considere cumple sus
licitación pública y la selección expectativas.
abreviada, en la contratación directa
no se requiere adelantar un proceso
de selección por convocatoria pública.
Cuando proceda el uso de ésta
modalidad de selección, la entidad
deberá plasmar las justificaciones que
llevan
a
esta
vía
en
acto
administrativo previo exceptuándose
los contratos de prestaciones de
servicios profesionales y de apoyo a
la gestión, los de empréstito, los
interadministrativos suscritos entre el
Ministerio de Hacienda y el Banco de
la Republica y los contratos que
requieran reservan, en el que se
señale la respectiva causal, la
determinación clara del objeto a
contratar, el presupuesto estimado
junto con las condiciones exigidas al
contratista y la indicación del lugar
donde se pueden consultar los
estudios previos que soportan la
contratación.
Procede en los siguientes casos:
Mínima Cuantía

1. Urgencia manifiesta.
2. Contratación de empréstitos.
3. Contratos interadministrativos.
4. Contratación de bienes y servicios
en el sector Defensa y en el
Departamento
Administrativo
de
Seguridad, DAS, que necesiten
reserva para su adquisición.
5. Los contratos para el desarrollo de
actividades científicas y tecnológicas.
6. Los contratos de encargo fiduciario
que
celebren
las
entidades
territoriales cuando inician el Acuerdo
de Reestructuración de Pasivos a que
se refieren las Leyes 550 de 1999,
617 de 2000.
7. Cuando no exista pluralidad de
oferentes en el mercado.
8. Para la prestación de servicios
profesionales y de apoyo a la gestión,
o para la ejecución de trabajos
artísticos
que
sólo
puedan
encomendarse
a
determinadas
personas naturales.
9. El arrendamiento o adquisición de
inmuebles.
Es utilizado para las adquisiciones de Establece el precio como
bienes, servicios y obras cuyo valor
único factor de evaluación.
no exceda del diez por ciento (10%)
No se asigna puntaje.
de la menor cuantía de la entidad
contratante, independientemente de
su objeto.
Procedimiento Licitación pública paso a paso
1. La entidad identifica la necesidad de adquirir bienes, obras o servicios, para ello
elabora el plan de compras. Una vez aprobado el plan de compras, la Entidad realiza el
análisis del sector económico y de los oferentes, y elabora el estudio previo.
2. La entidad pública elabora el proyecto de pliego de condiciones que se publica en el
portal único de contratación- SECOP www.colombiacompra.gov.co, por un término
mínimo de 10 días hábiles acompañado del aviso de convocatoria, de los estudios y
documentos previos, este término depende de la aplicación de algún Acuerdo Comercial.
Se deben publicar también, hasta tres avisos con un intervalo entre dos (2) y cinco (5)
días calendario, el cual se debe publicar en la web de la Entidad y el portal único de
contratación SECOP www.colombiacompra.gov.co.
3. Todos los interesados dentro de los anteriores 10 días a la apertura del proceso, están
en posibilidad, si lo consideran necesario,
de revisar y solicitar aclaraciones o
explicaciones sobre el contenido del borrador del pliego de condiciones.
4. Se publica la resolución de apertura que da inicio oficial al proceso y el pliego de
condiciones definitivo, que incluye el cronograma, se publican también las observaciones
y sus respuestas si fueron presentadas.
5. La entidad realiza la audiencia de asignación, revisión y distribución de riesgos, y a
solicitud de los futuros oferentes podrá realizar en la misma una audiencia de aclaración y
precisión del contenido de los pliegos de condiciones. La información sobre esta
audiencia debe estar contenida en los pliegos de condiciones. Su asistencia permitirá al
proponente despejar las dudas preliminares sobre el proceso, así como conocer los
riesgos que puede tener la ejecución del contrato.
Nota Importante: Desde la publicación del proyecto de pliegos, las condiciones
técnicas, económicas, jurídicas y financieras previstas en los pliegos de
condiciones, es posible solicitar aclaraciones, modificaciones sugerencias por
parte de los interesados. En el evento en que dichas observaciones traigan como
consecuencia la necesidad de modificar aspectos del pliego, esto se hará mediante
adendas, las cuales solo pueden ser proferidas hasta el cuarto día anterior al cierre
del proceso. Las adendas se publicarán en días hábiles y horario de 7:00 a.m a
7:00 p.m..
6. Conforme se prevea en el cronograma del proceso que se ha hecho público en el
SECOP, los interesados, entregan sus propuestas en el lugar y antes de la hora señalada.
El cronograma propuesto por la entidad publicado en los pliegos de condiciones es de
obligatorio cumplimiento, no puede modificarse sin que se expida una adenda.
7. La entidad pública inicia la etapa de evaluación en la que se verifican los requisitos
habilitantes, solicita los documentos o información necesaria, y se otorgan los puntajes de
las ofertas presentadas.
8. El informe de evaluación se pone a disposición de los participantes por un término de 5
días hábiles, para que se pronuncien acerca de los aspectos que consideren pertinentes y
presenten las respectivas observaciones.
9. La entidad analiza las observaciones presentadas, y cita para definir el proceso en
audiencia pública que se llevara a cabo en la fecha y hora establecida en el cronograma.
10. Se instala la audiencia, y los oferentes pueden pronunciarse por una única vez sobre
las repuestas otorgadas por la Entidad, sin que ello implique una nueva oportunidad para
mejorar o modificar la oferta, por el término determinado. La entidad debe publicar con
antelación en el SECOP el borrador del acto administrativo de adjudicación. Si algún
oferente cumple con todos los requisitos del pliego, la Entidad en audiencia pública
adjudica el proceso de selección, de lo contrario se declara desierto.

Procedimiento de Selección Abreviada para la adquisición de bienes y
servicios de características técnicas uniformes paso a paso
Son bienes y servicios de común utilización con especificaciones técnicas y patrones de
desempeño y calidad iguales o similares, como equipos de cómputo, adquisición de
vehículos, suministro o adquisición de papelería, entre muchos más.
Los bienes y servicios de común utilización pueden ser adquiridos por las Entidades a
través de subasta inversa, acuerdos marco de precios o bolsa de productos. Si quiere
conocer el detalle de la totalidad de las causales de selección abreviada y el trámite que
corresponde a cada una de esas causales consulte AQUÍ el MANUAL DE
CONTRATACIÓN PÚBLICA PARA MIPYMES.
Establecido lo anterior, y tal como lo acabamos de anunciar, procedemos a explicar el
procedimiento más utilizado para la adquisición de este tipo de bienes o servicios, el
procedimiento de SUBASTA INVERSA:
El interesado puede explorar en la página de la entidad o en el SECOP, la información de
los procesos en los cuales puede tener un particular interés, buscando por la modalidad
de selección y por los bienes específicos que la entidad requiere adquirir.
En el proceso de selección abreviada mediante subasta inversa para la adquisición de
bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, siempre y
cuando los bienes y servicios cumplan con las características generales objetivamente
señaladas, el único criterio de evaluación será el precio.
Las entidades tienen que definir objetivamente lo que necesitan, no pueden restringir la
participación a quienes ofrezcan determinadas marcas o condiciones no necesarias para
satisfacer la necesidad, las exigencias deberán ser generales.
Esta es una puja dinámica efectuada presencial o electrónicamente, mediante la
reducción sucesiva de precios. Opera de la siguiente manera:
1. La entidad identifica su necesidad de adquirir bienes o servicios en un estudio previo
que le ayuda a establecer las condiciones, características del bien o servicio que desea
contratar, el cual debe estar incluido en el plan de compras. Debe elaborarse
adicionalmente una ficha técnica del bien o servicio que se desea contratar.
2. Se elabora el proyecto de pliego de condiciones el cual se publica en el portal de
contratación por un término mínimo de 5 días hábiles, término que puede variar si el
proceso está cobijado por un acuerdo comercial, acompañado del aviso de convocatoria,
de los estudios y documentos previos. El pliego debe indicar la fecha y hora de inicio de la
subasta, la periodicidad de los lances y el margen mínimo para mejorar la oferta.
3. Todos los interesados dentro del término de publicación del proyecto o borrador de
pliego y antes de la expedición del acto de apertura, revisan y presentan las
observaciones que consideren necesarias.
4. Se presentan los pliegos definitivos que incluyen el cronograma y el acto administrativo
de apertura que da inicio oficial al proceso, se publica también las observaciones y sus
respuestas si fueron presentadas.
Nota Importante: Desde la publicación del proyecto de pliegos, toda la
documentación publicada es susceptible de observaciones por parte de los
interesados. En el evento en que dichas observaciones traigan como consecuencia
la necesidad de modificar aspectos del pliego, esto se hará mediante adendas, las
cuales solo pueden ser proferidas hasta el día anterior al cierre del proceso. Que se
publicará en días hábiles y horario de 7:00 a.m a 7:00 p.m.
5. Los proponentes de acuerdo al cronograma del proceso, entregan sus propuestas en el
lugar y antes de la hora señalada. La oferta debe contener dos partes, la primera el cual el
interesado acredite su capacidad de participación y el cumplimiento de la ficha técnica; y
la segunda parte debe contener el precio inicial propuesto.
6. Se inicia la etapa de evaluación donde se verifica si los bienes y servicios ofrecidos por
el interesado cumplen con la ficha técnica y si el oferente se encuentra habilitado.
7. El informe de evaluación se pone a disposición de los participantes por un término de 3
días hábiles con el propósito de que puedan pronunciarse acerca de los aspectos que
consideren pertinentes y presenten las respectivas observaciones. La entidad analiza las
observaciones presentadas y responde antes del evento de subasta.
8. A la subasta inversa se dará inicio en la fecha y hora señalada en el cronograma del
pliego de condiciones, siempre que haya como mínimo dos oferentes habilitados cuyos
bienes o servicios cumplan con la ficha técnica, y se deberá estructurar de tal manera que
entes de la adjudicación los participantes de la misma no identifiquen las ofertas y los
lances con el oferente que los presenta.
9. La subasta iniciará con el precio más bajo indicado por los oferentes habilitados, y solo
serán válidos los lances de los oferentes en los cuales la oferta sea mejorada en por lo
menos el margen mínimo establecido. Si la subasta es electrónica, la Entidad debe fijar en
los pliegos el sistema que utilizara para realizarla y los mecanismos de seguridad para el
intercambio de mensajes de datos.
10. La Entidad adjudicará el proceso al proponente que haya presentado el menor precio
durante el evento de subasta, si no se presentan lances durante la subasta se adjudicará
el contrato al oferente que haya presentado el precio inicial más bajo.
b. Las ventajas para MIPYMES
El gobierno ha venido trabajando en la mejor manera de incentivar la participación de las
MIPYMES en la contratación estatal. Al efecto ha diseñado diversos mecanismos y reglas
que permiten legalmente conceder a este tipo de empresas beneficios y ventajas frente a
los demás competidores. Dentro de estas ventajas señalamos las siguientes:

Convocatoria limitada MIPYMES: En los procesos de licitación pública,
selección abreviada y concursos de méritos se debe limitar a las Mipymes
nacionales con mínimo un (1) año de existencia, cuando el valor del proceso
de contratación es menor a ciento veinticinco mil dólares de los Estados
Unidos de América US$125.000, liquidados con la tasa de cambio que para el
efecto determina cada dos años el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo
La Entidad Estatal ha recibido solicitudes de por lo menos tres (3) Mipyme
nacionales para limitar la convocatoria a Mipyme nacionales, estas solicitudes
deben ser recibidas por menos un (1) día hábil antes de la apertura del
proceso de selección.
Favorabilidad de la propuesta nacional

En caso de igualdad de condiciones, se preferirá la oferta de bienes o servicios
nacionales frente a la oferta de bienes o servicios extranjeros.

Si se presenta empate o este persiste se prefiere las ofertas presentada por
una Mipyme nacional.

Si aún persiste el empate, se prefiere la oferta presentada por un consorcio,
unión temporal o promesa de sociedad futura siempre que: este conformado
por al menos una Mipyme nacional que tenga una participación de por lo
menos el 25%, la Mipyme aporte mínimo el 25% de la experiencia acreditada
en la oferta y ni la Mipyme, ni sus accionistas, socios o representante legales
sean empleados, socios o accionistas de los miembros del Consorcio, Unión
Temporal o promesa de sociedad futura. 5
3. ¿CÓMO PUEDO PARTICIPAR?
Teniendo en cuenta que la ley otorgó prerrogativas especiales para la participación
de las mipymes en los procesos de contratación pública, es necesario revisar a
través de los mecanismos de publicidad dispuestos para tal fin, -SECOP,
wwwcolombiacompra.gov.co -, las convocatorias que se abren exclusivamente
para Micro, Pequeñas y Medianas Empresas (Mipymes).
Así, a través de la consulta del SECOP es posible identificar las convocatorias
cerradas para mipymes. Se podrá participar en las mismas haciendo las
manifestaciones de interés, en los términos y requisitos que establezca la
respectiva entidad contratante.
a. PUBLICIDAD DE LOS PROCESOS DE SELECCIÓN: LICITACION
PUBLICA Y SELECCIÓN ABREVIADA
5

SECOPEl Sistema
Electrónico
para
la
Contratación
Públicawww.contratos.gov.co o www.colombiacompra.gov.co, es el lugar virtual donde se
puede consultar la información sobre los procesos de contratación estatal, el cual
busca mejorar el acceso a la información para permitir la participación de la
ciudadanía en general. Para los empresarios es una herramienta útil y de fácil
utilización, ya que permite acceder a las oportunidades de negocio que tiene el
Estado.

El SECOP centraliza la información sobre los procesos de contratación que
realizan las entidades públicas, permitiendo el seguimiento a todas las etapas que
conforman el proceso, ya que deben publicarse todos sus documentos, tanto los
que sirvieron de soporte para establecer las necesidades, pasando por los pliegos,
Artículo 33. decreto 1510 de 2013.
sus modificaciones, el acto de adjudicación, el contrato y terminando con el acta
de liquidación.

Las entidades dentro de estos documentos, deberán publicar los “estudios
previos”, mediante el cual establecieron las condiciones del bien o servicio así
como su valor dentro del mercado. Estudiar todos los documentos es fundamental
para entender de la mejor manera que es lo que requiere contratar la entidad.

Otros documentos relevantes serán el Plan de Compras, donde se podrá
encontrar las futuras contrataciones que realizará la entidad durante cada año. De
igual importancia será revisar el manual de contratación de la entidad respectiva,
documento que recopila la normatividad y el procedimiento específico de cada
modalidad de contratación.
b. Participar en la etapa de borrador del pliegos de condiciones

Antes de presentar los pliegos definitivos, la entidad contratante debe publicar el
borrador de los pliegos de condiciones o prepliegos, y establecer un tiempo
para que los posibles participantes puedan consultar y presentar observaciones
por escrito y fundamentadas, las cuales deben resolverse a través de un
documento publicado en el SECOP acogiendo o no la observación debidamente
fundamentada. Cuando es aceptada la Entidad también debe si es del caso
modificar el pliego de condiciones a través de adendas.

La oportunidad de hacer observaciones al borrador de los pliegos es de suma
importancia. Debe realizarse una lectura juiciosa del documento, revisando
cuidadosamente todo su contenido, para poder saber con claridad que es lo que
necesita la entidad, que documentos se deberán anexar y cuáles son los factores
de evaluación del proceso de contratación, y así presentar las observaciones para
que sean incluidas en los pliegos definitivos.

Si se considera que el borrador de los pliegos es poco claro, o lleva a confusiones
es necesario solicitar aclaración a la entidad.

El interesado podrá también solicitar aclaración o presentar observaciones para
que se expliquen los requisitos habilitantes, las reglas de adjudicación o
evaluación, que se revisen garantías exigidas, solicitudes de anticipos, la
asignación de los riesgos y cualquier otra circunstancia de naturaleza, técnica,
jurídica, financiera o económica, que, a juicio del proponente deba ser aclarada o
modificada. Estas solicitudes se pueden hacer perfectamente tanto a nombre de
una empresa interesada en participar, como por personas naturales.

La entidad contratante estará en la obligación de contestar las observaciones
debidamente justificadas, y posteriormente publicar sus respuestas en el SECOP.
c. Participar en la etapa del pliegos de condiciones definitivos

El pliego de condiciones es el documento que presenta la entidad contratante en el
cual se especifican las condiciones del contrato a celebrarse y donde se determina
el procedimiento a seguir.

El pliego de condiciones, define las reglas de juego para participar en el proceso.
Una vez publicado el pliego definitivo tiene carácter vinculante y obligatorio para
los partícipes del proceso de licitación. El mismo forma parte esencial del contrato
que se adjudique, es fuente de derechos y obligaciones para las partes, (entidad
estatal y proponentes), y, se reitera, contiene las reglas a la que se someten los
proponentes durante la licitación y el oferente favorecido durante el mismo lapso y,
más allá, durante la vida del contrato.

Los pliegos de condiciones y la documentación que sirvió de soporte para su
elaboración, como estudios de mercado, justificación y necesidad de la
contratación, se pueden consultar en el SECOP.

Su modificación solo puede realizarse mediante un documento que se denomina
adenda, que modifica las condiciones inicialmente planteadas, por lo que es
necesario consultar de forma permanente la información del proceso, ya que
muchos aspectos pueden llegar a cambiar.
4. ¿CÓMO DEBO OFERTAR?

Después de estudiar a fondo el contenido de los pliegos y de haber verificado el
empresario que cuenta con los requisitos suficientes para participar y que tiene a
su disposición lo relacionado con la acreditación de las condiciones del bien o
servicio que desea adquirir la entidad pública, se debe elaborar la propuesta la
cual debe ser entregada conforme al cronograma publicado en los pliegos de
condiciones.

Es necesario contar con el tiempo suficiente para entregar la propuesta en el lugar
indicado en los pliegos y antes de la hora establecida. Entregar la propuesta por
fuera de este tiempo, conllevará al rechazo inmediato de la propuesta.

La propuesta debe seguir con claridad las exigencias realizadas por la
entidad, cumplir con todos los formatos y anexos, en la forma que define el
pliego de condiciones.
Es fundamental que los proponentes revisen con especial cuidado los requisitos
habilitantes previstos en el pliego de condiciones, estos determinan que el
proponente continúe o no en el proceso. Revisados tales requisitos es necesario
analizar con cuidado los elementos técnicos y económicos que otorgan puntaje a
la propuesta, se deben revisar, los elementos adicionales quedan mayor puntaje,
identificando la necesidad que pretende satisfacer la entidad contratante.
Igualmente se debe revisar el presupuesto de la contratación para poder identificar
las oportunidades de acuerdo con su propia estructura de costos.
a. Documentos del proponente

Sirven para que la entidad verifique la capacidad para contratar del proponente en
sus aspectos jurídico, financiero, económico y técnico.

El Registro único de Proponentes, que debe acompañarse con la propuesta, es el
documento de gran importancia que debe entregarse en los procesos de
contratación, salvo en los casos de contratación directa; contratos para la
prestación de servicios de salud; contratos de mínima cuantía; enajenación de
bienes del Estado; contratos que tengan por objeto la adquisición de productos de
origen o destinación agropecuaria que se ofrezcan en bolsas de productos
legalmente constituidas; los actos y contratos que tengan por objeto directo las
actividades comerciales e industriales propias de las empresas industriales y
comerciales del Estado y las sociedades de economía mixta y los contratos de
concesión de cualquier índole (Para cualquier información adicional puede
consultar, en la página web www.yocomprocolombiano.com/compras-publicas/, la
GUÍA DEL REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES). Las entidades estatales
podrán exigir documentación que no sea objeto de verificación documental por
parte de la Cámara de Comercio. La documentación que fue entregada a la
Cámara, no podrá ser nuevamente solicitada por la entidad contratante, solamente
podrán pedir esta documentación cuando la entidad requiera constatar requisitos
adicionales de los proponentes cuando las características del objeto a contratar lo
exijan.6

Las entidades solicitarán documentos como, fotocopia de la cédula del
representante legal, certificaciones de pago de aportes en seguridad social a los
empleados, autorización para contratar cuando se requiera, entre otros que se
definirán en el pliego de condiciones.

Estos documentos permitirán a la entidad verificar si el proponente cumple con
unas condiciones mínimas para participar en el proceso, estos requisitos no
otorgan puntaje dentro de la evaluación, son los requisitos habilitantes, o,
condiciones o requisitos de “pasa o no pasa”.

Documentos como, certificados de antecedentes judiciales y certificado de
antecedentes fiscales y disciplinarios, no deben ser exigidos al proponente como
requisito para participar en el respectivo proceso de selección.
b. Consorcios, uniones temporales y promesa sociedad futura




6
Los consorcios y uniones temporales, son un mecanismo para unir esfuerzos
de 2 o más personas (naturales o jurídicas) se unen para presentar una sola
propuesta en un proceso de selección.
Los consorcios o uniones temporales se conforman mediante un documento, que
se presentan junto a la propuesta, y define quienes lo conforman, la funciones,
responsabilidades, entre otros aspectos.
Su utilidad es poder sumar capacidades para cumplir con las exigencias de los
pliegos de condiciones, permite dividir responsabilidades para asegurar el
cumplimiento del contrato y permite obtener una propuesta con mayor respaldo.
En otras palabras, si falta cumplir con alguna de las exigencias de la entidad,
alguien puede tener esa capacidad y sumarla en la propuesta, y así cumplir con lo
que dicen los pliegos de condiciones.
La diferencia entre el consorcio y la unión temporal radica en las sanciones en
caso de incumplimiento frente a la entidad pública. En el consorcio se sancionará
Artículo 221., decreto No. 019 de 2012


todos los miembros del consorcio por igual. En la unión temporal, responderán y
se sancionarán de acuerdo a la participación en la ejecución que tengan sus
miembros, y a la división de actividades que se presente en documento de
conformación.
Los consorcios o uniones temporales, no crean una persona jurídica nueva, solo
para efectos de la presentación de una propuesta y para la ejecución de un
contrato, varias personas se pueden unir.
La promesa de contrato de sociedad futura, es una figura que permite a varios
sujetos, ya sean personas naturales o jurídicas presentar la propuesta, y en el
caso de resultar favorecidos con la adjudicación del proceso de selección, se
comprometen a crear una sociedad con el fin de ejecutar el contrato.7
c. Propuesta técnica

Establece las condiciones de carácter técnico del bien o servicio a ofrecer, de
acuerdo con lo exigido por la entidad.

Debe presentarse toda la documentación conforme a lo establecido en los pliegos,
como certificaciones de contratos anteriores, o documentos que acrediten la
calidad de los bienes o servicios, entre otros.

El cumplimiento de todos y cada uno de los requisitos establecidos por la entidad
en este punto es totalmente necesario, si no se incluyen todos los requisitos que
exigen los pliegos de condiciones, la entidad entenderá que no se cumple con lo
solicitado y podrá proceder a rechazar la propuesta.

Una vez presentada la propuesta, su componente
complementarse, adicionarse, modificarse o mejorarse.8

Con su propuesta, en los casos de licitación, concurso, o selección abreviada,
deberá garantizar el cumplimiento de su oferta con una póliza de garantía de
seriedad. El olvido de este requisito lo conllevará al rechazo de la propuesta.9
técnico
no
podrá
d. Propuesta económica
7
8
9

Es el valor que pagaría la entidad pública, si la propuesta es la escogida. Las
condiciones que se observarán en el contrato respecto al costo del bien o servicio.

La propuesta económica, no podrá complementarse, adicionarse, modificarse o
mejorarse, una vez presentada.

Debe tenerse en cuenta los costos asociados que pueden resultar, como
impuestos, transporte, costos adicionales, entre otros, ya que el valor presentado
obligará a su cumplimiento en las condiciones planteadas, sin que exista lugar a
su corrección si falto algún componente no contemplado inicialmente.
Artículo 7 ley 80 de 1993
Numeral 8º artículo 30 y numeral 15 del artículo 25 ley 80 de 1993
Artículos 7º Ley 1150 de 2007

En el evento que así se solicite en los pliegos de condiciones, se deberán tener
en cuenta los costos asociados a las garantías exigidas para cubrir los riesgos
vinculados a la seriedad de la oferta y el cumplimiento del contrato. Estas pueden
ser, entre otras, garantías bancarias, o pólizas de seguro.

La propuesta económica que presente el proponente, con su oferta, debe
identificar todos los costos y valores, e impuestos del bien o servicio ofrecido. El
valor de la oferta no podrá exceder el presupuesto con el que cuenta la entidad
para el proceso de contratación. Si la propuesta excede este valor, la misma será
rechazada.

La oferta no puede ser tampoco muy baja, porque la entidad podrá entrar a
verificar las razones del precio oferta, y si estas razones no son suficientes la
entidad podrá declararla como artificialmente baja y rechazarla. 10

Para los procesos de licitación y selección abreviada por menor cuantía, el valor
juega un papel determinante. Debe observarse con cuidado los factores de
evaluación para poder presentar una propuesta competitiva que logre obtener una
puntuación suficiente para salir victorioso en el proceso de contratación.
5. EVALUAR Y ADJUDICAR LICITACIÓN PÚBLICA -SELECCIÓN ABREVIADACONCURSO DE MÉRITOS.
a. Evaluación de las propuestas
Después de entregadas las propuestas la entidad inicia la evaluación de las mismas
teniendo en cuenta los pliegos de condiciones. Durante este periodo no se resuelven
dudas, no son tenidos en cuenta documentos adicionales presentados.
b. Verificación de requisitos habilitantes “pasa no pasa”
Lo primero que realiza la entidad contratante es entrar a revisar el cumplimiento de
requisitos que conforman la capacidad del contratista, si bien estos documentos deben
aportarse con la propuesta, se entiende que su cumplimiento es subsanable, es decir, se
entiende que su cumplimiento es de forma y no de fondo, por eso la entidad solicitará
posteriormente que se aporten en su debido momento, o podrán ser aportados antes de la
adjudicación del contrato.
c. Evaluación técnica de la propuesta
La entidad contratante verificará el cumplimiento de los requisitos mínimos técnicos de la
propuesta. La ausencia de algún requisito de carácter técnico resultará en el rechazo de
la oferta.
Ejemplo:
El municipio de Cota, Cundinamarca, desea contratar escobas para poder realizar la
limpieza en sus distintas sedes.
10
Artículo 28 decreto 1510 de 2013
Lo que requiere la entidad
en
los
pliegos
de
condiciones
Escoba de madera de 150
centímetros de larga con
cerdas
en
polietileno
inyectado
de
alta
resistencia
Lo
que
presenta
el
proponente
en
su
propuesta
Escoba de madera de 150
centímetros en diversos
colores.
Evaluación
propuesta
de
la
La propuesta será
rechazada técnicamente
por no cumplir con las
exigencias mínimas
requeridas.
En efecto, si bien el
proponente ofrece escobas
de 150 centímetros, omite
indicar la característica
técnica mínima relacionada
con las cerdas de
polietileno inyectado de lata
fres
Esta información no es
subsanable.
Los requisitos mínimos habilitantes no otorgan puntaje, su cumplimiento es obligatorio,
permiten ubicar a los proponentes en un plano de igualdad frente a la evaluación, esto
es, frente a los aspectos que otorgan puntaje. En otras palabras, si la entidad solicita una
experiencia mínima de 5 años, como requisito habilitante, aquel que tenga 5 años de
experiencia, podrá participar en igualdad de condiciones con aquel que tenga 20. Estas
exigencias no son objeto de evaluación, constituyen requisitos o condiciones mínimas
que deben ser cumplidas por todos lo proponentes a efectos de que la propuesta pueda
ser objeto de ponderación y asignación del puntaje respectivo.
Dentro de la propuesta técnica, la entidad contratante revisará conforme a los pliegos,
aquellos aspectos técnicos que otorgan puntaje y procederá a efectuar una evaluación de
carácter preliminar.
d. Evaluación preliminar
La entidad publicará en el SECOP el informe de evaluación. Los interesados podrán
pronunciarse acerca de los aspectos que consideren y presentar sus respectivas
observaciones con el objeto de que la entidad, si es del caso, subsane eventuales errores
u omisiones.
Es en la oportunidad de presentación de los informes de evaluación que los proponentes
tendrán la posibilidad de verificar la evaluación realizada a los demás proponentes, y
efectuar las observaciones que considere frente al cumplimiento de requisitos
contemplados en el pliego de condiciones.
Los proponentes que fueron rechazados de plano por no cumplir con el componente
técnico, podrán igualmente presentar sus observaciones y presentar observaciones frente
a las demás propuestas.
e. Evaluación Definitiva
Una vez analizadas las observaciones presentadas y subsanados los requisitos
habilitantes (de ser el caso), por parte de los proponentes dentro del plazo establecido
para ello, la entidad citará para definir el proceso de licitación pública en audiencia
pública de adjudicación, que se realizará en el lugar y fecha establecida inicialmente en el
pliego de condiciones.
Para el caso de adquisiciones de bienes y servicios de condiciones técnicas uniformes y
de común utilización mediante el procedimiento de selección abreviada, la evaluación
definitiva se presentará antes de la subasta inversa respectiva, ya sea presencial o
electrónica. La Entidad pública realizara el evento de subasta en la fecha y hora señalada
en el pliego de condiciones.
Los requisitos o documentos subsanables, podrán presentarse hasta antes de la
audiencia pública para la licitación o hasta que se realice la subasta para la selección
abreviada.
En ambos casos, licitación o selección abreviada se presentará la evaluación definitiva, y
se dará a conocer el puntaje de cada uno de los proponentes.
f.
Adjudicación
Para la licitación pública, la audiencia de adjudicación permitirá la participación de los
proponentes para que expresen su conformidad o inconformidad de la evaluación, donde
la entidad analizará las observaciones presentadas o no con su respectiva justificación, y
procederá a adjudicar el contrato o a declararlo desierto, mediante la lectura del acto
administrativo correspondiente.
La audiencia pública no es oportunidad para aclarar ni mejorar la propuesta, en ella la
entidad pública da respuesta a todas las observaciones formuladas al informe de
evaluación de propuestas y procede a adjudicar o declarar desierto el respectivo proceso
de selección..
En el caso de la selección abreviada por subasta, se procederá a realizar la misma
mediante la apertura del sobre económico de la oferta, dar inicio a la puja, que terminará
adjudicándose a quien presente la oferta de menor valor económico.
El acto de adjudicación de los procesos no es susceptible de ningún recurso, es decir el
acto no puede controvertirse, frente a la entidad. Será susceptible de recursos tan sólo el
acto que declara desierto el proceso, lo cual significa que dentro de los 5 días posteriores
a la audiencia pública que decide el proceso, los interesados podrán interponer un recurso
con el fin de que la entidad reconsidere su decisión.