Introducción al trabajo en grupo Curso de máster: Sistemas Colaborativos Departamento de Ingeniería Informática EPS, Universidad Autónoma de Madrid http://www.ii.uam.es/~rcobos/teaching/esp/groupware/ Introducción al trabajo en grupo 1 Sumario z z z z z CSCW y Groupware Clasificaciones de los servicios/sistemas para el trabajo en grupo Descripción de algunos servicios para el trabajo en grupo Aspectos sociales que influyen en el trabajo en grupo Algunas dificultades en el desarrollo de groupware Introducción al trabajo en grupo 2 Sumario z z z z z CSCW y Groupware Clasificaciones de los servicios/sistemas para el trabajo en grupo Descripción de algunos servicios para el trabajo en grupo Aspectos sociales que influyen en el trabajo en grupo Algunas dificultades en el desarrollo de groupware Introducción al trabajo en grupo 3 CSCW z z CSCW: Computer Supported Cooperative Work Término difícil de definir: z z z z Originalmente definido por Irene Greif y Paul Cashman en 1984 como “una vía para describir cómo la tecnología de los computadores puede ayudar a los usuarios a trabajar conjuntamente en grupos” [Bannon et.al., 1989] Conjunto de tecnologías encaminadas a representar procesos complejos relacionados con actividades que requieren colaboración Estudio de herramientas y técnicas de groupware, así como su impacto psicológico, social y organizativo "CSCW a generic term which combines the understanding of the way people work in groups with the enabling technologies of computer networking, and associated hardware, software, services and techniques” [Wilson 1991] Introducción al trabajo en grupo 4 Groupware z Otras definiciones: z z z Acuñado por primera vez por Peter y Trudy Johnson-Lenz en 1978 de la siguiente manera: “Intentional group processes and procedures to achieve specific purposes plus software tools designed to support and facilitate the group's work" [JohnsonLenz, et.al., 1981] Sistemas computarizados que ayudan a grupos de gente que se comprometen en una tarea o meta común y que proporcionan una interfaz de ambiente compartido [Ellis et.al., 1993] Colaboración mediante ordenador que incrementa la productividad o funcionalidad de los procesos entre las personas [Coleman, 1995] Introducción al trabajo en grupo 5 Sumario z z z z z CSCW y Groupware Clasificaciones de los servicios/sistemas para el trabajo en grupo Descripción de algunos servicios para el trabajo en grupo Aspectos sociales que influyen en el trabajo en grupo Algunas dificultades en el desarrollo de groupware Introducción al trabajo en grupo 6 Taxonomía temporal/espacial de groupware SINCRONO (mismo tiempo) LOCAL (mismo lugar) REMOTO (en lugares distintos) ASÍNCRONO (distinto tiempo) REUNIONES CARA A CARA Pantalla compartida para explicaciones Utilidades con respuesta de la audiencia Entornos de conversación y tormentas de ideas (posible aplicación: toma de decisiones) REUNIONES REMOTAS Pizarra electrónica Charla (chat) Aplicaciones compartidas Vídeo/tele conferencia [Johansen, 1988] [Ortega et.al, ADMINISTRACIÓN / MANEJO DE DATOS Raramente utilizado (ej: trabajo en turnos (en el mismo ordenador) MECANISMOS DE COORDINACIÓN Transferencia de ficheros Correo electrónico Grupos de noticias (news) Foros de debate (posible aplicación: toma de decisiones) Flujo de trabajo (workflow) 2001]. Introducción al trabajo en grupo 7 Mapa 3x3 de las opciones groupware MISMO TIEMPO DISTINTO TIEMPO PREDECIBLE DISTINTO TIEMPO IMPREDECIBLE Reuniones cara a cara Trabajo por turnos Habitaciones de equipo DISTINTOS LUGARES PREDECIBLES Vídeo/tele conferencia Correo electrónico Escritura colaborativa DISTINTOS LUGARES IMPREDECIBL ES Seminarios interactivos Grupos de noticias Flujo de trabajo MISMO LUGAR Introducción al trabajo en grupo [Grudin, 1994a] 8 Taxonomía de groupware según el grado de estructuración de la información BAJA ESTRUCTURAC. DE LA INFORMACIÓN MEDIA ALTA Correo electrónico transferencia de ficheros Pizarra electrónica; charla Aplicaciones compartidas COMUNICACIÓN COLABORACIÓN Discusión electrónica; flujos de trabajo Introducción al trabajo en grupo COORDINACIÓN 9 Groupware restrictivo y groupware permisivo z z z Los sistemas restrictivos dirigen el trabajo del usuario a través de una serie de pasos de obligado cumplimento, ej: workflow Los sistemas permisivos dan al usuario libertad a la hora de actuar en dicho medio, ej: conferencia Sistemas con ambos aspectos, ej: pizarra compartida Introducción al trabajo en grupo 10 Sumario z z z z z CSCW y Groupware Clasificaciones de los servicios/sistemas para el trabajo en grupo Descripción de algunos servicios para el trabajo en grupo Aspectos sociales que influyen en el trabajo en grupo Algunas dificultades en el desarrollo de groupware Introducción al trabajo en grupo 11 Correo electrónico z z z z z z z z z z z Se adapta a la forma de trabajar de la mayoría de las personas Las notas permiten que la respuesta se realice cuando el receptor decida Disminuye el número de entrevistas personales Admite “brevedad” Elimina problemas de “distancia” entre interlocutores Es posible determinar la prioridad del mensaje Incorporación de filtros Mecanismos de “búsqueda” Válido como documentación en muchos casos Listas de interesados Cada vez mayor “alcance” (teléfonos móviles, webmail, etc.) Introducción al trabajo en grupo 12 Workflow z z Representación de procesos (tareas compuestas que llevan a cabo un equipo de personas) Emulación de los procesos en base a información suministrada por las personas que los llevan a cabo Introducción al trabajo en grupo 13 Workflow (características) z Facilita la realización de actividades de Gestión y Administración: z z z z Automatización de la asignación de trabajo a los usuarios Automatización del flujo de información entre los usuarios Automatización del control de plazos y prioridades de actividades pendientes Automatización de las actividades en sí Introducción al trabajo en grupo 14 Conferencias Electronic Electronic meetings, multieditores o editores cooperativos, etc. z Dos posibilidades: z Tiempo real: z z z z Chats Videoconferencia Actualizaciones inmediatas (gestión de colisiones) En diferido: z Grupos de noticias (Newsgroups) Introducción al trabajo en grupo 15 Planificación z Scheduling and Calendaring z Aplicaciones con vocación de Groupware. z En un entorno integrado debe ser posible: z la planificación electrónica de reuniones z el acceso a las agendas de los miembros de un grupo (para establecer o anular actividades z el establecimiento de listas de tareas que puede compartir un equipo Introducción al trabajo en grupo 16 Sumario z z z z z CSCW y Groupware Clasificaciones de los servicios/sistemas para el trabajo en grupo Descripción de algunos servicios para el trabajo en grupo Aspectos sociales que influyen en el trabajo en grupo Algunas dificultades en el desarrollo de groupware Introducción al trabajo en grupo 17 Aspectos sociales que influyen en el trabajo en grupo z z z Físicos como sociales Motivación en la participación de la actividad conjunta Tipo de actividad conjunta z z En la actividad de toma de decisiones los participantes suelen estar bastante motivados a colaborar [Inaba et.al., 1997] Proximidad entre los miembros del grupo: z z z Proximidad intelectual Intereses, preferencias, … Proximidad física: beneficia la comunicación y minimiza los problemas de interacción [Kraut et.al., 1990] Introducción al trabajo en grupo 18 Sumario z z z z z CSCW y Groupware Clasificaciones de los servicios/sistemas para el trabajo en grupo Descripción de algunos servicios para el trabajo en grupo Aspectos sociales que influyen en el trabajo en grupo Algunas dificultades en el desarrollo de groupware Introducción al trabajo en grupo 19 Algunas dificultades en el desarrollo de groupware z Sistemas de archivos distribuidos z z Interfaces de usuarios z z z Aunque mantienen consistencia, normalmente no pueden ser accedidos simultáneamente por varios usuarios. No están diseñadas para reflejar las acciones de otros usuarios (p.e. Cancelación de una opción de menú) Comunicaciones z Necesidad de comunicación punto-a-muchos y mucho-a-muchos (RPC, TCP/IP, SMTP son punto-a-punto). z Especialmente importante en aplicaciones síncronas Plataformas distribuidas z Diseñadas para “enmascarar” las acciones de otros usuarios (CORBA SOM y ORBIX, DCOM). Introducción al trabajo en grupo 20 Aspectos de diseño z Comunicación z z Colaboración: z z No hay suficiente integración entre las herramientas groupware y las tradicionales Son necesarios entornos compartidos que ofrezcan contexto grupal, siendo éste actualizado de forma no intrusiva Coordinación: z Aunque las herramientas ofrecen acceso compartido a los recursos del grupo, se ofrecen a los usuarios perspectivas individuales Introducción al trabajo en grupo 21 Grupos cerrados vs. abiertos z z z Que los grupos sean cerrados o abiertos depende de la razón de existir de los grupos. Cerrados: sólo los del grupo pueden enviar mensajes al grupo (procesamiento paralelo generalmente) Abiertos: también pueden enviar mensajes los extraños al grupo (grupo de servidores replicados: los clientes son externos) Introducción al trabajo en grupo 22 Grupos de compañeros vs. jerárquicos Indica la estructura interna del grupo. z Compañeros: z z z z z todos los procesos son iguales las decisiones son colectivas ventaja: alta tolerancia al fallo de un proceso inconveniente: la toma de decisiones es compleja (más mensajes, más lenta) Jerárquicos: z z z z p.e., un proceso coordinador y un conjunto de trabajadores todos los msg, se dirigen al coordinador, que los distribuye inconveniente: pérdida del coordinador ventaja: eficiencia (ej. Ajedrez) Introducción al trabajo en grupo 23 Pertenencia al grupo z z Cómo dar de alta/baja a un miembro del grupo Servidor de grupos que gestiona todas las solicitudes: z z z Ventaja: directo, eficiente, fácil de implantar Inconveniente: un único punto de fallo Gestión distribuida de la pertenencia, con alta y/o baja mediante mensajes a todos los miembros: z z z Ventaja: no existe riesgo de parar por caída del coordinador Problema: ¿qué hacer si un miembro falla y, por tanto sale del grupo? Problema sincronización: ¿cómo garantizar que un nuevo miembro recibe todos los msj desde su entrada? ¿cuándo ha entrado? Introducción al trabajo en grupo 24 Aspectos relacionados z Presencia y consciencia (Awareness) z Consistencia z Incorporación de nuevos usuarios Introducción al trabajo en grupo 25 Presencia y Consciencia z Para poder cooperar, los usuarios tienen que ser conscientes de la presencia y acciones de otros usuarios: z z feedback (de sus acciones) y feedthrough (de las de los otros) Esta necesidad varía en cada aplicación, y es necesario determinar: z z z ¿Cuánto feedthrough es necesario? ¿Hasta qué punto puede un usuario controlar su propia “presencia”? ¿cuáles de sus acciones serán visibles y cuándo? ¿Hasta qué punto puede controlar su grado de “consciencia” sobre las acciones de otros usuarios? Introducción al trabajo en grupo 26 Problemas de “inconsistencia” z Aspecto común en otros entornos (bases de datos), pero que puede ser conveniente tratar de forma distinta: z z z Las colisiones pueden ser intencionadas: dos usuarios desean modificar la misma parte de un documento. A veces conveniente permitir “colisiones”, p.e. en dibujos sobre pizarra compartida Æ prevenir colisiones ralentiza el sistema. Que los usuarios sean “conscientes” de las acciones de otros usuarios puede evitar colisiones: protocolos de comportamiento social (p.e. no es “correcto” escribir/dibujar sobre lo que otro está escribiendo) Introducción al trabajo en grupo 27 Tratamiento de colisiones z En muchos casos no se trata de prevenir colisiones, sino de: z z z z Ser capaces de detectar las inconsistencias Proporcionar soporte en estos casos Re-establecer la consistencia interactivamente (con los usuarios involucrados) En casos en que lo mejor sea prevenir las colisiones, en lugar de prohibir ciertas acciones, puede ser más conveniente posponerlas. Introducción al trabajo en grupo 28 Nuevos usuarios z ¿Cómo proporcionarles toda la información necesaria sin perturbar a los demás? z z Si existe única copia de la aplicación (o archivo) que se carga en cada puesto, basta con que el nuevo usuario la ejecute (copie) En otros casos la solución puede ser compleja: creación de archivos especiales capaces de reconstruir la historia hasta el momento, etc. Introducción al trabajo en grupo 29 Referencias [Bannon et.al., 1989] Bannon, L. & Schmidt, K. (1989) CSCW: Four Characters in Search of a Context. In Proc. First European Conf. on CSCW, Gatwick, UK, Sept. 1989. (Reprinted in J. Bowers & S. Benford (Eds.) Studies in Computer Supported Cooperative Work: Theory, Practice and Design. pp. 3-16. (Amsterdam: North-Holland). [Ellis et.al., 1993] ELLIS, C., GIBBS, S. y REIN, G. Groupware: Some Issues and Experiences. En: Readings in Groupware and Computer-Supported Cooperative Work. BAECKER, R., San Mateo CA: Morgan Kauffmann, 1993: pp. 9-28. [Inaba et.al., 1997] INABA, Akiko, OKAMOTO, Toshio. Negotiation Process Model for Intelligent Discussion Coordinating System on CSCL Environment. En: Artificial Intelligence in Education. BOULAY, B. Du, MIZOGUCHI, R. (eds). IOS Press, 1997: pp 175-182. Introducción al trabajo en grupo 30 Referencias [Wilson 1991] Wilson, P. (1991). Computer supported cooperative work : an introduction. Oxford, England Norwell, MA, Intellect ; Sold and distributed in the U.S.A. and Canada by Kluwer Academic Publishers. [Coleman, 1995] COLEMAN, David, KHANNA, Raman (eds). Groupware: Technology and Applications. Prentice Hall, Upper Saddle River, NJ, 1995. [Johnson-Lenz, et.al., 1981] Johnson-Lenz, Peter and Trudy Johnson-Lenz. 1981. Consider the Groupware: Design and Group Process Impacts on Communication in the Electronic Medium. In Hiltz, S. and Kerr, E. (eds.). Studies of Computer-Mediated Communications Systems: A Synthesis of the Findings, Computerized Conferencing and Communications Center, New Jersey Institute of Technology, Newark, New Jersey. [Kraut et.al., 1990] KRAUT, Robert E., EGIDO, Carmen, GALEGHER, Jolene. Patterns of Contact and Communication in Scientific Research Collaboration. En: Intellectual teamwork: Social and Technological Foundations of Cooperative Work. GALEGHER, J. KRAUT,Introducción R.E., EGIDO, C (eds). Lawrence Erbaum Associates, 31 al trabajo en grupo Hillsdale, NJ, USA, 1990: pp 149-171. Referencias [Johansen, 1988] JOHANSEN, R. Groupware: Computer Support for Business Teams. New York: The Free Press, 1988. [Ortega et.al, 2001] ORTEGA, Manuel, BRAVO, José. Trabajo Cooperativo con Ordenador. En: La interacción persona-ordenador (Libro electrónico de la Asociación Interacción Persona Ordenador, AIPO), Lorés, Jesús (ed), Lleida, 2001. [Grudin 1994a] GRUDIN, Jonathan. CSCW: History and Focus. IEEE Computer, 27 (5). 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Introducción al trabajo en grupo 37 WEBLOG Crear blog http://www.blogger.com/ . Introducción al trabajo en grupo 38 WEBLOG Participar en el blog http://www.blogger.com/ . Introducción al trabajo en grupo 39 ¿MÁS HERRAMIENTAS? z Próximo día trabajo en laboratorio z Realización de práctica de trabajo colaborativo z Práctica hoy (laboratorio 15): z Acceder y analizar ventajas e inconvenientes de distintas herramientas. Introducción al trabajo en grupo 40