Sistema Integrado de Gestión GUÍA PARA EL PROCESO CHIP

Sistema Integrado de Gestión
GUÍA PARA EL PROCESO CHIP LOCAL EN
LA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA ESCUELA
NACIONAL DEL DEPORTE
Versión 4
Código: GA.3,0,4.19.03.01
Proceso: GESTIÓN ADMINISTRATIVA
Marzo de 2016
Una Institución Universitaria enfocada en el ser humano como eje central de calidad
Código: GA.3,0,4.19.03.01
GUÍA PARA EL PROCESO CHIP
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NACIONAL DEL DEPORTE
Fecha: 09/03/2016
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1. OBJETIVO
Brindar a los usuarios del área financiera facilidad en la navegación y gestión en el
aplicativo CHIP local.
2. DEFINICIONES
Chip: El Consolidador de Hacienda e Información Financiera Pública (CHIP), es
un sistema de información diseñado y desarrollado por el Ministerio de Hacienda y
Crédito Público.
Chip Local: Es el aplicativo que se instala localmente en el equipo de computo que la
entidad destine para tal fin.
Chip Web: página web (http://www.chip.gov.co) donde se encuentra la documentación
para implementar Chip y como ejecutar la información requerida, igualmente el historial de
envíos.
3. CONDICIONES GENERALES
3.1. PASOS PARA INICIAR LA NAVEGACION Y GESTION EN CHIP – LOCAL
INFORMES A TRANSMITIR
SALDO Y MOVIMIENTOS
RECIPROCAS
EJECUCION DE INGRESOS
PROGRAMACION INGRESOS
EJECUCION GASTOS
PROGRAMACION GASTOS
PROGRAMACION Y EJECUCION TESORERIA
Nota: La definición de este
http://www.chip.gov.co/schip_rt/.
nombre
la
encontrarán
en
el
link
Este documento guía, se elabora para facilitar la labor del grupo del área
financiera responsables directos de este proceso.
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Pasos para tramitar el CHIP trimestralmente
1. Actualización del aplicativo CHIP local: Con un mes o 15 días de
anticipación el soporte técnico, actualizara el aplicativo local (bajar de la
página de Chip la actualización y seguir los pasos de la guía).
2. Actualización formularios: Una vez verificada la actualización del aplicativo
Chip local, el soporte técnico procede a actualizar el formulario en línea (de
acuerdo a parámetros de la guía chip).
3. Elaborar el documento contable Movimientos y balance (con tiempo).
4. Elaborar el documento contable reciprocas (con tiempo).
5. Colocar el nombre recomendado a los archivos antes de convertirlos
planos: Estos archivos se adecuan según el manual (según guía Chip). F1END-300708-Plano (Movimiento) y F2-END-300708-Plano (Reciprocas).
6. El nombre del archivo inicialmente debe llevar las letras F1(para saldos y
mov.) y F2 (para reciprocas), luego el nombre de la institución en siglas y
por último la fecha.
Modelo archivo Reciprocas
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Modelo archivo Movimiento
7. Archivo delimitado por tabulación: con el archivo adecuado tipo plano se
ingresa al aplicativo local Chip para general el protocolo de importación.
(menú de formularios del CHIP):
a) Formulario – Generar protocolo de importación.
En este paso, se debe seleccionar el encabezado hasta antes de la
fecha y copiarlo en la primera fila del archivo y luego se debe
guardar y nuevamente guardar como y seleccionamos el tipo de
archivo como texto (delimitado por fabulación).
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Proceso para importar y validar CHIP
1. Se verifica que el archivo en la parte de texto este con formato texto
(formato – texto)
2. En la parte de donde hay números verificar que este con formato numero
(formato celda numero) copiar pegado espacial valores).
3. Guardar como. Texto(Delimitado por tabulaciones). A todo lo que salga
decirle si y finalmente lo cierra (el archivo) el le pregunta que si lo
reemplaza y le dice que si.
4. Verifica los cambios en el archivo plano.
5. Entrar al aplicativo CHIP – opción Formularios
6. Opción Importar, una vez ya haya colocado el titulo de protocolo de
imploración.
7. Buscar en el equipo carpeta CHIP y el archivo que corresponda generar.
8. Cerrar para continuar o guardar importación exitosa.
9. Una vez haya importado se procede a validar, para lo cual debe ingresar
primero por la opción por seleccionar (se colocan los datos de
correspondientes ) y luego se da la opción validar.
10. Guardar la validación si es exitosa o en errores validación si tiene
dificultades.
b) Formulario – Importación, este paso nos permite montar el archivo
plano en chip (los errores que se generen aquí y no nos permitan
subir el plano se consideran errores de forma, los cuales pueden ser
por falta de 0 en un espacios que están en blanco, alguna negrilla o
punto o coma mal dado, numeración de cuentas PGCP (Plan
General de Contabilidad Publica) errados, distribución incorrecta del
archivo contable antes de convertirse a plano, etc.).
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c) Si los archivos planos se logran montar al chip se debe ingresar al
siguiente menú : Formulario-Seleccionar
Una vez seleccione los datos requeridos deberá seleccionar la
opción Formulario-Validar. Se deben subir movimiento y reciprocas
o los de presupuesto (según sea el caso) y se valida un y luego el
otro y para el envío se seleccionan los dos archivos. Se envía a Chip
central a través de la Web desde el Chip local como lo informa el
tutorial Chip.
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a) Para enviar los archivos a través de la Web selecciona del menú la
opción Categoría – Enviar. El hace una interfaz con la Web del
Chip y allí se debe le solita usuario y contraseña Web.
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Se selecciona la opción enviar el formulario por Web.
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Se seleccionan los datos del formulario a ser enviado a Chip por Web.
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Se selecciona la forma de envió, para nuestro caso es en línea o sea Web
(Internet).
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Cuando logra pasar el documento, general la respuesta envió exitoso.
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Para verificar si los envíos están en chip se ingresa a la página web del chip
(www.chip.gov.co), en el link consulta – Historial envíos, se ingresa con usuario
y clave:
User: La identificación de la Institución en el CHIP
Clave: ******** (esta clave puede estar variando, siempre debe confirmarla antes
de proceder a digitarla, porque si se equivoca después de 3 veces se bloquea y
debe llamar la persona autorizada en la institución (en nuestro caso el contador) a
la mesa de ayuda).
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Para ampliar información sobre el procedimiento y en si lo que es chip puede
ingresar a la página y seleccionar tutor.
También puede ingresar por Google y buscar Consulta envíos CHIP
Consulta /
Información
enviada, permite
verificar
posteriormente.
Trabajemos en equipo, pero con un conocimiento previo.
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4. FORMATOS ASOCIADOS
Control de prestación de Servicio, Nota Interna.
Aprobación de Documento
Nombre
Cargo
Profesional Universitario
con funciones en la
Coordinación de Sistemas
Firma
Fecha
Elaboró
Esperanza Botero
Idarraga
Revisó
María Isabel Andrade
García
Representante de Calidad
08/03/2016
Aprobó
María Isabel Andrade
García
Vicerrectora Institución
Universitaria
Administrativa
09/03/2016
07/03/2016
Control de Cambios
Versión Fecha
de
No.
Aprobación
1
22/09/2009
Descripción de los Cambios
Cambio de las instrucciones e imágenes
explicativas y cambio del eslogan institucional
en el pie de página.
2
21/06/2013
El documento pasa del proceso de Gestión de
Apoyo a la Docencia al proceso de Gestión
Administrativa. Se actualiza el código y se
conserva el consecutivo de la versión para su
trazabilidad.
3
24/08/2015
Se actualiza el slogan de la institución
Justificación del
Cambio
Actualización para
mejorar guía y cambio
en el eslogan
institucional.
Reestructuración
Administrativa
Nuevo período de la
Rectoría
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