11 HAY Hospital Regional de Sogamoso Empresa Sotial del Estado DEPENDENCIA QUE SOLICITA DEPENDENCIA A LA QUE SE DIRIGE ESTUDIO PREVIO SERVICIO FARMACÉUTICO GERENCIA 1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD: El Hospital Regional de Sogamoso E.S.E es una entidad prestadora de servicios de salud, por lo tanto es necesario la compra de medicamentos para pacientes hospitalizados que requieren tratamientos específicos con productos que no se encuentran en la institución y que se requieren de manera urgente. Por lo apremiante de la situación se hacen necesarios pedirlos a un proveedor que por su cercanía y rápido despacho garantice y suministre los medicamentos solicitados de manera inmediata. Estos son casos esporádicos que requieren ser suplidos de inmediato dentro el stock del Servicio Farmacéutico por lo cual se busca al proveedor de más confianza, puntualidad y cercanía, analizadas estas variables se encuentra que OC LA ECONOMÍA es de los proveedores el que puede cumplir con los elementos criterio de selección para este caso especial, pues es el proveedor que se ha comprometido a realizar la entrega a esta institución en el menor tiempo posible y con quien hemos celebrado contratos con anterioridad logrando excelentes resultados, lo que nos ha permitido un tratamiento exitoso para nuestros usuarios. Adicionalmente, la presente necesidad se encuentra incluida en el Plan Anual de Adquisiciones Institucional para la vigencia 2016 como "CONTRATOS ABIERTOS MEDICAMENTOS URGENTES" clasificada en las familias de Medicamentos antiinfecciosos, Medicamentos cardiovasculares, Medicamentos para el sistema nervioso central, Medicamentos para el sistema nervioso autónomo, Medicamentos que afectan al sistema respiratorio, Hormonas y antagonistas hormonales, Agentes que afectan el agua y los electrolitos y que para el momento de validar los códigos UNSPSC se clasificó en [51101500] Antibióticos, [51101700] Antihelmínticos y otros antiparasitarios, [51101800] Fungicidas, [51102300] Medicamentos antivirales, [51121700] Medicamentos antihipertensivos, [51141500] Anticonvulsivos, [51141700] Agentes antipsicóticos, [51142000] Analgésicos no narcóticos/antipiréticos, [51142100] Fármacos antiinflamatorios no esteroideos (NSAID), [51142300] Antagonistas narcóticos, [51142900] Fármacos anestésicos, complementos relacionados y analépticos, [51151700] Simpatomiméticos (adrenérgicos), [51161500] Antiasmáticos, [51181500] Agentes antidiabéticos y agentes hiperglicémicos, [51191600] Electrolitos, [51191900] Suplementos dietéticos y productos de terapia alimenticia. 2. OBJETO Adquirir los medicamentos necesarios para tratamientos específicos con los cuales no cuenta la institución o bien para eventuales necesidades urgentes. 2.1 ESPECIFICACIONES DEL OBJETO A CONTRATAR Características Técnicas: A continuación se presentan los medicamentos para las posibles las necesidades que surjan en situaciones de emergencia, que se tendrá como referencia en precios: lili» Hospital Regional de Sogamoso Empresa Sodal del Estado 2.1.1 MEDICAMENTOS: CANTIDAD VLRJJNITARIO DESCRIPCIÓN VRL TOTAL POLIMIXINA B {POLYMYXIN} 500.000 Ul AMPOLLADA X I 1 88,889 88,889 CITRATO DE CAFEÍNA (TICAFF) 20 MG/ML AMP X3MLCJAX10/UND 1 85,903 85,903 ERTAPENEM 1 GR (INVANZ) AMP 1 145,164 145,164 CASPOFUNGINA 70 MG (CANCIDAS)AMP 1 739,283 739,283 CASPOFUNGINA 50 MG (CANCIDAS)AMP DAPTOMICINA 350 MG/10 ML (CUBICIN) CJA X 1AMP*EPS 1 528,059 528,059 1 231,624 231,624 CEFUROXIMA 750MG AMPOLLA CITICOLINA 500MG (SOMAZINA) CJA X 5 AMP /UND 1 2.159 2.159 1 23,111 23,111 AZTREONAM 1 GR CJA X 10 AMP /UND 1 16,667 16,667 MILRINONA (COROTROPE) lOmg/lOml amp 1 86,932 86,932 MILRINONA (INOTROP) 10 mg/10 mi amp HIERRO SACAROSA 100 MG/5 ML CJA X 25 AMP /UND 1 36,667 36,667 1 5,556 5,556 GANCICLOVIR 500 MG FCO X 10 ML ACETAMINOFEN+CODEINA 325MG/15MG TABLETA 1 88,889 88,889 1 2.020 2.020 LECHE SIMILAC II ESTROGENOS CONJUGADOS CREMA VAGIINAL 0.625MGX43G 1 33.800 33.800 1 55.250 55.250 Se requiere igualmente que el contratista cumpla con las siguientes obligaciones y/o desarrolle las siguientes actividades: a) Los productos deben cumplir con las especificaciones técnicas que son ofrecidas dentro del tas fichas técnicas b) Los suministros se deben entregar en la bodega de farmacia máximo 5 días calendario después de haber realizado el respectivo pedido c) Los productos deben cumplir con la integridad necesaria que garantice la calidad de los mismos Hospital Regional <3e Sogamoso Empresa Sedal del Estado d) Al momento de hacer la entrega del producto debe hacerse llegar la factura incluyendo todos los datos necesarios como fecha de vencimiento, lote, valor, registro sanitario. e) Los productos deberán tener una vida útil mayor al 70% a partir de su fabricación. f) Cualquier producto que no cuente con las especificaciones técnicas de calidad se someterá a devolución y el proveedor deberá realizar el cambio inmediato (máximo 3 días calendario) g) Los productos que presenten baja rotación ó próximas fechas de vencimiento, se solicitará el cambio al proveedor y éste debe realizarlo en un plazo máximo de 1 mes, pues se debe considerar que puede tratarse de tratamientos que por su embalaje queden dosis pendientes para la administración en otros pacientes, haciendo que su rotación sea mínima ó muy específica h) La entrega de los productos deben hacerse en su totalidad de acuerdo al pedido realizado, no hacer entregas parciales de un solo pedido. i) El contratista debe comprometerse con el pago de estampilla pro adulto mayor, suscripción de garantías y firmar el contrato en las instalaciones del hospital ó delegar a un apoderado para realizarlo en el mínimo tiempo (plazo máximo 3 días calendario) j) El contratista se compromete a la firma del acta de liquidación del contrato, que es un elemento de carácter irremplazable para realizar el último pago, por consiguiente esta acta debe ser suscrita y presentada completamente diligenciada con la factura final del contrato. 3. MODALIDAD DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA Y SU JUSTIFICACIÓN Se solicitan cotizaciones a OC LA ECONOMÍA y DEPOSITO DE DROGAS BOYACA empresas reconocidas para indagar el precio del artículo y para que presenten su oferta, se realizó el análisis de cada propuesta, por lo cual se selecciona la más favorable y que cumple con los requerimientos técnicos, con la declaración de capacidad de entrega inmediata de productos requeridos con urgencia y cuando necesitemos que lleguen medicamentos ó insumos esenciales de muy alta rotación (catéteres intravenosos, analgésicos, antibióticos, etc.), OC LA ECONOMÍA sería en realidad la única que realmente podría respaldar este hecho. En base a nuestra experiencia, OC LA ECONOMÍA nos asegura y se comprometen a entregarnos los suministros que necesitemos en el menor tiempo posible vía transportadora ó transporte propio (menos de 24 horas), lo cual nos beneficia para tener oportunidad en la atención de nuestros pacientes, además es el proveedor con un portafolio muy amplio de productos y con altas posibilidades en la consecución de productos de difícil acceso. Por lo anterior, se recomienda adjudicar el contrato a OC LA ECONOMÍA quienes cumplen con nuestros requisitos consagrados en e! artículo 32, parágrafo, y artículo 33 del acuerdo 03 del 04 de junio de 2014(manual de contratación del Hospital Regional de Sogamoso). llfUT Hospital Regional de Sogamoso Empresa Sodal del Estaóo 4. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Y SU JUSTIFICACIÓN El valor estimado del contrato en la modalidad de pedido de acuerdo a las necesidades que se van presentando día a día, es por un valor total de VEINTE MILLONES DE PESOS ($20.000.000), que se cancelarán a medida que se ingresen facturas al sistema y se certifique su ingreso mediante la supervisión en la ejecución del mismo. Se determinó el valor para este contrato teniendo en cuenta la ejecución de los contratos anteriores y el tiempo en el que se ejecutó, encontrando que este valor se deberá ejecutar a Diciembre 31 de 2016 y/o hasta agotar presupuesto. • MEDICAMENTOS 2201010101 por VEINTE MILLONES DE PESOS ($20.000.000) 5. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO: El plazo de ejecución del contrato adjudicado tendrá una vigencia desde su legalización hasta el 31 de diciembre del 2016. 6. CERTIFICADO DE DIPONIBILIDAD PRESUPUESTAL VIGENCIA: 2016 FECHA: 01 de Julio de 2016 Beneficiario: HOSPITAL REGIONAL DE SOGAMOSO E.S.E Identificación Presupuesta! GASTOS CONCEPTO 2201010101 Compra de Medicamentos CDP N° 475 NIT o CÉDULA 891855039 VALOR 20.000.000 7. CRITERIOS PARA SELECCIONAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE • • • • Compromiso en la entrega inmediata Cumplimiento del proveedor Carta de compromiso en la entrega de cualquier producto sea de alta o baja rotación. Cumplimiento de condiciones técnico - legales tm*i Hospital Regional tíe Sogamoso Empresa Sodat del Estado 8. ANÁLISIS DE RIESGO Y FORMA DE MITIGARLO Con el fin de establecer la distribución definitiva de los riesgos conforme a lo establecido en el artículo 1 del Decreto 2962 de 2011, a continuación se establece la estimación, tipificación, y asignación de los riesgos previsibles involucrados en la presente contratación. RE RE RE Que las cantidades de suministro no sean suficientes para suplir las necesidades de la entidad Que las propuestas económicas solicitadas no lleguen a tiempo incluyendo los documentos legales. Que se seleccione un proveedor teniendo en cuenta una propuesta que contenga errores (Precio. especificaciones técnicas, marca) Desabastectmie nto y taita de insumes para atender a los pacientes Riesfl Tener en cuenta el estudio de consumo histórico de los productos medio Retraso en la elaboración del contrato afectando el suministro Riesg o Ato Desistimiento de la oferta para el suministro de los medtcamentos/ins umos Riesg o Extre mo Solicitar con la mayor anticipación posible los documentos Asegurar que la propuesta sea garantizada y cumpla con las especificaciones técnicas y económicas del producto No Líder Proceso Servicio Farmacéutico Riesgo Menor Riesgo menor Riesgo Menor Si SI Supervisión por parte del profesional encargado del área. Cada 20 días Líder Proceso Servicio ParmacéutlcoContratación Supervisión por parte de las áreas. Constante antes de iniciar el contrato Comité de compras y Adquisiciones Supervisión por parte del profesional encargado del área Constante. IHK» Hospital Regional de Sogamoso Empresa Social dei Estado 4 5 6 7 8 9 G E E G E E E E E 1 E 1 E E E E E E RE RO RO RO RE RE Que el contratista incumpla la obligación de la entrega oportuna de los suministros Que el contratista incumpla la obligación post consumo del cambio por próxima fecha de vencimiento Que no se garanticen las condiciones de almacenamiento de los medicamentos y dispositivos médicos Que el plazo de ejecución del contrato sea más corto de lo proyectado y queden montos sin ejecutar Afecta el desarrollo normal de las actividades misionales del hospital por desaba steci m ient 0 Vencimiento de insumos por baja rotación. incluyendo los adquiridos con la misma empresa en vigencias anteriores.. Deterioro e inestabilidad fisicoquímica de los medicamentos Gasto administrativo al tener que realizar contratos nuevos sin planearlo Demoras en el abastecimiento del hospital y errores en la facturación que dan lugar a Que hayan errores retrasos en la en el despacho que radicación de obliguen a devolver cuentas en el área contable los productos Desabastecimient o por devolución de productos. Próximas fechas de vencimiento de productos antes de to Que se despachen previsto. Alto ¡nsumos con una vida útil muy corta y gasto administrativo en no se detecte en la recepción dentro del la supervisión del hospital. contrato 3 4 3 3 5 2 2 3 8 6 5 6 Riesg oAlto El contrato inicial tiene pólizas de cumplimiento con aseguradora. Ríesg o alto Se hace cumplir el compromiso de cambio por baja rotación Se hace cumplir a cabalidad lo estipulado Riesg o Medio Perfeccionar procedimiento para la inspección de integridad de los productos Riesg oAlto Controlar más de cércala supervisión del contrato Medio Perfeccionar el procedimiento de recepción de insumos. Notificar antes de 24 horas. Riesg o Mayor Inspección minuciosa de los pedidos, incluyendo elaboración completa del acta de recepción técnica. Riesg 0 3 2 2 4 5 6 2 2 1 1 2 1 2 1 1 2 1 2 4 3 2 3 3 3 Riesgo Menor Riesgo Bajo Riesgo Bajo Riesgo Bajo Riesgo Bajo Riesgo Bajo Líder Procedo Servicio Farmacéutico Supervisión por parte del profnional y contratista Encada pedido NO Líder Proceso Servicio Farmacéutico Supervisión por parte del profesional. colaboradores de la institución y contratista Constante NO Líder Proceso Servicio Farmacéutico Supervisión por parte del profesional y contratista. Encada recepción de producto (20 días) NO Lider Proceso Servicio Farmacéutico Supervisión de la entidad y profesional encargado Constante NO Lider Proceso Servicio Farmacéutico Supervisión del profesional, colaboradores encargados del procedimiento y contratista Encada recepción de producto (20 dias) NO Líder Proceso Servicio Farmacéutico Supervisión por parte del profesional y colaboradores Encada recepción de pedido (cada 20 dias) No IIIMT Hospital Regional de Sogamoso Empresa Sodal del Estado POSTCONTRAC TUAL CONTRAC TUAL Garantía PRECONTRAC TUAL 9. GARANTÍAS QUE LA ENTIDAD CONTEMPLA A EXIGIR APLICA Porcent aje (%) Plazo 20 Vigencia del contrato y 4 meses más 20 Vigencia del contrato y 1 año mas Seriedad de la oferta Cumplimiento X SI Buen manejo del anticipo Devolución del pago anticipado Pago de salarios y prestaciones sociales e indemnizaciones laborales. Estabilidad y calidad de obras Calidad del servicio X SI Provisión de repuestos otros Seguro de responsabilidad civil. ANEXOS: • Certificado de Disponibilidad Presupuesta!. • Copia de las cotizaciones o propuestas RESPONSABLE: Líder Servicio Farmacéutico - Rocío Mejía Escobar. Química Farmacéutica IMMT Hospital Regional de Sogamoso Empresa Sooal del Estado NOMBRE RESPONSABLE': Rocío FIRMA: Y »~r i VoBo . JULIO CESAFTPINEROS CRUZ GERENTE HOSPITAL REGIONAL DE SOGAMOSO Proyectó: RME