El Problema del Uso Continuo de la Multitarea y Cómo Evitarlo

El Problema del Uso Continuo de la
Multitarea y Cómo Evitarlo
“Hacer dos cosas a la vez es no hacer ninguna” - Publilius Syrus,
Por
Gareth Byatt, Gary Hamilton, Jeff Hodgkinson
Traducido por Sergio Vásquez Kaufmann y revisado por Leon Lopez voluntarios del PMI Santiago Chile Chapter.
Imagínese el siguiente escenario: usted se ha ido a una “sala silenciosa”, como puede ser su oficina,
para escribir un plan de largo plazo de un programa o un proyecto, el cual usted ha intentado hacer
desde hace semanas. El plan requiere de su total concentración y le ha llevado a extender el plazo
de entrega en tres semanas debido a temas de corto plazo y pedidos urgentes de otras personas
que han continuamente tomado mayor prioridad.
„Hoy‟ es el primer día en que usted se las ha arreglado para asignarse tiempo y trabajar en ello.
Usted lleva quince minutos trabajando en el plan, pero le cuesta concentrarse. Su mente divaga.
Entonces se da cuenta que un correo electrónico ha ingresado en la bandeja de entrada, tanto en su
computador como en su dispositivo móvil, el cual ha puesto sobre el escritorio a pantalla completa –
ambos parpadean hacia usted con la alerta del nuevo mensaje. Sin pensarlo dos veces abre el
correo electrónico, digiere su contenido y presiona Responder. Una vez que ha finalizado su
respuesta chequea algo ligeramente relacionado con ese tema en el que estuvo trabajando la
semana pasada… y en un lapso de veinte minutos usted está mentalmente desconectado de escribir
el plan que se había asignado como tarea para completar hoy… ¿Le parece demasiado familiar este
escenario?
Tómese un momento y considere cuánto de su tiempo en el trabajo emplea respondiendo tareas adhoc mientras realiza avance en muchas tareas activas a la vez, y compare esto con el tiempo que
emplea en lo que considera las tareas más importantes. ¿Coincide el balance entre lo que usted
realmente hace con cómo quiere que sea?
Podría decirse que todos nos vemos enfrentados a más y más presiones a trabajar en multitareas,
especialmente dada la facilidad actual con que podemos ser contactados y contactar a otros.
Abordar muchas tareas en paralelo nos puede brindar una sensación de alta productividad (después
de todo, significa que estamos logrando muchas cosas simultáneamente, ¿Verdad?), pero si
hacemos multitareas todo el tiempo podemos terminar con una falta de foco en lo que “debemos
hacer” o en tareas importantes que necesitamos completar, y podemos encontrar que nos cuesta
concentrarnos totalmente en estas tareas específicas cuando necesitamos hacerlo.
Mientras más tareas tomemos simultáneamente, más estaremos incrementando nuestra carga de
trabajo cognitiva, ya que esas tareas se pelean por nuestra concentración. Si entramos en un ciclo
de multitarea continua, corremos el riesgo de poner “atención parcial continua” a las actividades que
tomamos (debido a que tenemos muchas cosas dando vueltas en nuestra mente). De hecho, el
tiempo que tardamos en cambiar nuestra atención entre pequeñas tareas, para luego reenfocarnos
otra vez en las tareas más grandes puede causar demoras en nuestra productividad global.
Es cierto que el 90% del trabajo de un Gerente de Proyecto es comunicación y que la dirección de
proyectos requiere que podamos ponernos diferentes sombreros, pero eso no quiere decir que
tengamos que continuamente estar haciendo multitareas.
Existen muchas investigaciones sobre eficientes formas de trabajar. No pretendemos discutir tales
teorías en este artículo; más bien deseamos destacar algunas de las desventajas de hacer
demasiadas multitareas.
Aquí presentamos algunas sugerencias en caso de que usted se encuentre frente al desafío de la
“multitarea continua”:
Cada día, antes de empezar a trabajar, piense en cuáles son los trabajos que debe hacer y
las tareas importantes, y defínase usted mismo un objetivo a alcanzar – al mismo tiempo que
acepta que no siempre será capaz de hacer todo, porque pueden aparecer cosas no
planificadas que requieran su urgente dedicación u otros factores pueden impedir su progreso
en sus “tareas objetivo” causando que usted se reenfoque en otras. Sin embargo, no confunda
lo que es importante o un trabajo obligatorio con lo que es urgente.
Cuando piense en sus tareas, tómese algunos minutos para analizar y categorizar su lista
diaria de tareas en prioridades A, B y C.
o Las „A‟ son tareas que „debe hacer – son críticas‟, son tareas que usted ya debe
conocer o potencialmente aparecerán durante el día. Estas necesitan ponerse por
delante de las „B‟.
o Las „B‟ son tareas que „debería hacer – son importantes‟. Aquellas que no complete hoy
pueden convertirse en las „A‟ de mañana.
o Las „C‟ son tareas que „sería bueno hacer – son beneficiosas‟, son tareas que pueden
esperar un momento, o bien que puede trabajar en ellas cuando las „A‟ y las „B‟ estén
resueltas o se ha avanzado en ellas hasta donde es posible hacerlo.
Cuando sepa que necesitará enfocarse en algo importante, bloquee tiempo en su agenda
diaria y si es necesario dígale a la gente que trabaja con usted que estará ocupado trabajando
en ello (puede desear informar a ciertas personas sobre cómo contactarle ante emergencias o
si aparece algo que requiere respuesta urgente y dejar estos canales de comunicación
particulares abiertos para ellos).
Intente desconectar sus herramientas electrónicas y de mensaje telefónico cuando trabaja en
las tareas importantes (o mantenga un canal o tono de emergencia disponible para las pocas
personas que Ud. permitirá que lo contacten).
Apague su aplicación de mensajes instantáneos, o cambie su status a “Fuera de línea” o “No
interrumpir”, para que así los demás no puedan acceder a usted directamente.
Si usted está en una oficina, cuelgue en la puerta un cartel que diga „No interrumpir‟ o „Sólo
Interrupciones Prioritarias‟. Una nota en un papel „Post-It‟ será suficiente. Si está en casa y su
familia está allí, ¿Consideraría portar su credencial de la oficina dentro de la casa, lo que
significa que está „trabajando‟ y es invisible por el momento? Nunca se sabe, pero esto puede
ayudarle a mantenerse mentalmente en la modalidad de “trabajo”.
Cuando deba realizar una tarea compleja o detallada, sepa que puede llevarle un tiempo
hasta llegar al estado mental apropiado, por lo tanto dese tiempo para lograrlo. Intente resistir
la tentación de desviarse o “chequear nuevos correos” y cosas por el estilo. Si se ve obligado
a hacerlo, cierre la aplicación Outlook u otras de correo electrónico y descuelgue el teléfono.
Recuerde que usted tiene el control sobre la cantidad de atención que pone sobre cualquier
tarea dada.
En conclusión, el desafío de la multitarea está hoy siempre presente. Cómo elijamos la asignación de
tiempo a nuestras tareas determinará lo que somos capaces de hacer y terminar. Encontrar el
equilibrio entre la multitarea y el enfocarse en tareas singulares e importantes que deseamos
completar es un desafío que todos tenemos.
¡Esperamos que el leer este breve artículo no los haya distraído de algo en lo que estaban
trabajando!
Biografías de los autores a Enero 2011
Acerca de los autores del
artículo, sus roles, sus
planes y sus objetivos
Gareth Byatt, Gary Hamilton y Jeff Hodgkinson son gerentes experimentados de PMO, Programas y Proyectos, quienes
desarrollaron una amistad mutua al darse cuenta que compartían una pasión común por ayudar a otros y por compartir
conocimientos acerca de los temas de PMO y de dirección de portafolios, programas y proyectos (colectivamente llamados PM
más abajo). A partir de febrero del 2010 acordaron colaborar, con una meta a 5 años, y escribir 100 artículos para ser
publicados en cualquiera o todos los sitios web, noticias y publicaciones o revistas profesionales de PM. Estos han sido
traducidos a Arabe, Francés, Español, Portugués y Ruso y han sido publicados en sitios web de Australia, Brasil, Canadá,
Francia, Nueva Zelanda, Polonia, Rusia, Reino Unido y USA. Su misión es ayudar a proliferar buenas prácticas de dirección de
programas y proyectos por la vía de promover la profesión de PM, ser una influencia positiva para la Comunidad PM, y como
ganancia la esperanza de que sus lectores se beneficien con sus 60 años de experiencia conjunta (y de la experiencia de
coautores que escriben con ellos en ciertos artículos y temas). Aun cuando los tres poseen buenas credenciales, juntos tienen
la particular distinción de ser 3 de los únicos 25 personas en el mundo que poseen las credenciales del Project Management
Institute: PMP®, PgMP®, and PMI-RMP®. Gary y Jeff poseen todas las 5 credenciales de la familia de credenciales que ofrece
el PMI.
Junto con escribir artículos cada uno de ellos además dirige algún rol en el proceso completo:
→ Gareth administra todas las colaboraciones adicionales de invitados
→ Gary administra el seguimiento del desarrollo de artículos y métricas del equipo
→ Jeff administra la distribución de artículos y la demografía de nuevos lectores
Cada uno de ellos puede ser contactado para consejos, coaching, colaboración y para hablar individualmente según los datos
indicados en sus biografías o como equipo a: Contactus@pmoracles.com
Gareth Byatt es líder de Group IT Portfolio Management Office for Lend Lease Corporation. Gareth ha trabajado en muchos
países y vive en Sydney, Australia. Gareth posee más de 14 años de experiencia como Gerente de Portafolio, Programas y
Proyectos en TI y construcción. Puede ser contactado a través de LinkedIn.
Gareth posee numerosos grados académicos, certificaciones y credenciales en dirección de programas y proyectos, como se
muestra a continuación: un MBA de uno de los establecimientos educacionales líderes en el mundo, una carrera de pregrado
de primera clase en administración, y las certificaciones profesionales PMP®, PgMP® ,PMI-RMP® y PRINCE2. Gareth es
además Director Regional de APAC para la Comunidad de Práctica PMO del PMI y preside numerosos grupos de redes de
trabajo de pares . Es Director del capítulo Sydney del PMI para el 2011.
Ha expuesto en conferencias internacionales de PMO y dirección de Programas y Proyectos en el Reino Unido, Australia y
Asia, incluyendo el PMI APAC de 2010. El correo electrónico de Gareth es: gareth.byatt@gmail.com
Gary Hamilton es el Gerente de la PMO y Governance en la organización de Desarrollo de Productos de Aprendizaje y
Liderazgo del Bank of America. Gary vive en Bristol, Tennessee, USA y trabaja en Charlotte, North Carolina. Tiene más de 14
años de experiencia en Dirección de Proyectos y Programas en TI, finanzas y recursos humanos.
Gary es el Vice-Presidente de Desarrollo Profesional del capitulo Tennessee Este del PMI. Gary ha ganado numerosos
premios internos por resultados obtenidos en proyectos y programas que él ha dirigido. También ha sido incluido como uno de
los 40 Profesionales Top en el Business Journal (Business Journal’s Top 40 Professionals) en 2007. Puede ser contactado a
través de LinkedIn.
Gary posee numerosos grados y certificaciones en TI, administración y dirección de proyectos que incluyen: un MBA avanzado
en finanzas y certificaciones profesionales PgMP®, PMP®, PMI-RMP®, PMI-SP® , CAPM®, ITIL-F, MCTS, MCITP, y SSGB.
Gary es también receptor del Premio a Voluntarios del Presidente 2009 por su labor caritativa con los servicios locales de
fuegos y grupos profesionales. El correo electrónico de Gary es: Gary@PMOracles.com
Jeff Hodgkinson es un veterano que lleva 31 años trabajando para la Intel Corporation, donde continúa en una carrera
ascendente como Gerente de Programas y Proyectos. El es el más experimentado Facilitador de Intel MAPP (Make A Project
Plan: Elabore un Plan de Proyecto) de la empresa con más de 150 eventos de este tipo a su haber. Jeff es un Experto de TI en
Intel (IT@Intel Expert) y escribe en el blog de la Intel’s Community for IT Professionals sobre temas de Dirección de Programas
y Proyectos. Jeff recibió en 2010 el Premio Distinguido a la Contribución del PMI (2010 PMI Distinguished Contribution Award )
por su apoyo a la profesión de Dirección de Proyectos del Project Management Institute. Jeff fue también el 2do finalista del
Premio Internacional Kerzner del Gerente de Proyecto del año 2009 (Kerzner International Project Manager of the Year Award
TM.
). Vive en Mesa, Arizona, USA y es el Vice-Presidente asociado para Credenciales y Certificaciones del capítulo Phoenix
del PMI (Phoenix PMI Chapter). Debido a sus contribuciones en ayudar a la gente a lograr sus metas es la 3ra persona más
recomendada en LinkedIn con más de 525 recomendaciones, y está rankeado entre los Top 75 (actualmente en el lugar 60)
que poseen más contactos en LinkedIn. El alegremente acepta toda invitación a conectarse de profesionales de Dirección de
Proyectos en: www.linkedin.com/in/jeffhodgkinson. Jeff tiene numerosas certificaciones y credenciales en Dirección de
Programas y Proyectos, tales como las siguientes: CCS, CDT, CPC™, CIPM™, CPPM–Nivel 10, CDRP, CSQE, IPMA-B®,
ITIL-F, MPM™, PME™, PMOC, PMP®, PgMP®, PMI-RMP®, PMI-SP®, CAPM®, PMW, y SSGB (Six Sigma Cinturón Verde). Es
un experto en principios y mejores prácticas de dirección de programas y proyectos. Le encanta compartir experiencias con
audiencias alrededor del mundo como relator destacado en varios eventos de Dirección de Proyectos. Pueden escribirle a:
jghmesa@gmail.com o a: phxpmicredentials@yahoo.com