SISTEMA DE COMUNICACIÓN INTERNA CARTELERAS INFORMATIVAS Versión: 01 Fecha: 1/07/2012 Aprobó: Jefe División Mercadeo y Comunicación Página 1 de 7 DESCRIPCIÓN: Este documento contiene la información relacionada con la gestión, administración y utilización de las Carteleras Institucionales de la Cámara de Comercio de Cartagena. 1. PROPÓSITO Proporcionar lineamientos para el uso estandarizado y efectivo de las carteleras informativas, en términos de diseño y contenido. 2. LOGRO • • • Mantener las carteleras al día con información relevante para los empleados. Desplegar a todos los empleados de manera general, lo relacionado a proyectos y programas de interés para todas las áreas. Alcanzar el 100% en despliegue de información, a todas las personas que laboran para la CCC, vinculadas, contratistas y servicios generales 3. DEFINICIONES: Carteleras informativas: Medio alternativo de comunicación, que facilita visualizar los hechos relevantes de la Cámara en un periodo determinado. Referente espacial pues permitirá que las personas acudan a este espacio para informarse. 4. RESPONSABILIDADES: a. Practicante de comunicación: Persona encargada de recopilar y organizar la información por áreas y secciones. Hará las veces de corresponsal de área, y redactará y publicará cada sección. b. Coordinador de comunicaciones: Responsable de autorizar los contenidos a publicar en la cartelera institucional escogidos por el practicante de comunicaciones. c. Informante por área: El director de cada área deberá designar a una persona quien será la fuente permanente de información. Así se garantizará que los hechos más relevantes sean difundidos 5. ANTECEDENTES: Existen los parámetros de implementación de las carteleras informativas en el sistema de comunicación interna de la Cámara de Comercio de Cartagena, sin embargo no se están llevando a cabo con fidelidad, por lo que se ha pedido valor el uso de las mismas entre los empleados. SISTEMA DE COMUNICACIÓN INTERNA CARTELERAS INFORMATIVAS Versión: 01 Fecha: 1/07/2012 Aprobó: Jefe División Mercadeo y Comunicación Página 2 de 7 Además dichos parámetros no son aplicados en todas las áreas de manejan cartelera, por lo que se hace necesario el diseño de un formato único. Fuente: SIC – Carteleras informativas edición #2, aprobado en diciembre de 2011 Hasta Junio de 2012 en la CCC únicamente se encontraban cuatro carteleras institucionales (La primera en el Centro de Atención Empresarial, la segunda en Cajas, la tercera en la recepción de la CCC y la cuarta al interior de la CCC). Estas eran nutridas con la información semanal relacionadas con actividades recientes, programación de las sedes centro y ternera siguientes semana a la que estuviese en curso, capacitaciones de desarrollo empresarial, cumpleaños, tiempo de servicio entre otro tipo de informaciones. 6. PROCEDIMIENTO a. b. c. d. Periodo de actualización*: Quincenal Periodo de realización y búsqueda de información: Lunes a Jueves Periodo de publicación: Viernes a las 5:30 pm Jerarquía: Noticias importantes (las 3 primeras) noticias semanales (las tres últimas) * El coordinador de comunicaciones tiene la potestad de decidir si se debe realizar un cambio semanal de las carteleras. SISTEMA DE COMUNICACIÓN INTERNA CARTELERAS INFORMATIVAS Versión: 01 Fecha: 1/07/2012 Aprobó: Jefe División Mercadeo y Comunicación Página 3 de 7 Descripción: Durante julio de 2012 la División de Comunicaciones y Mercadeo, invirtió en la compra de 15 carteleras las cuales garantizaran mayor presencia de comunicaciones en espacios físicos, y por supuesto mayor información frente a temas de actualidad a los clientes externos e internos de la CCC. CARTELERAS DESCRIPCIÓN SISTEMA DE COMUNICACIÓN INTERNA CARTELERAS INFORMATIVAS Versión: 01 Fecha: 1/07/2012 Aprobó: Jefe División Mercadeo y Comunicación Página 4 de 7 Tipo: Mega Carteleras Medidas del área disponible para publicar contenido: 1.50 Mts por 90 cm Número de Carteleras adquiridas: 4 Ubicación: • 3 Megacarteleras CCC sede Centro • 1 Megartelera CCC sede Ronda SEDE CENTRO SEDE RONDA REAL Tipo: Carteleras Medidas del área disponible para publicar contenido: 92cm por 44cm Número de Carteleras Adquiridas: 10 Versión: 01 Fecha: 1/07/2012 Aprobó: Jefe División Mercadeo y Comunicación Página 5 de 7 SISTEMA DE COMUNICACIÓN INTERNA CARTELERAS INFORMATIVAS Ubicación: • 9 Carteleras CCC sede Centro distribuídas de la siguiente forma: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. • Comunicaciones Administrativa Financiera Planeación Registros Competitividad Cafetería Cocina Arbitraje y Conciliación 1 Cartelera CCC sede Ronda La información deberá tener las siguientes fuentes: • Últimas Noticias: Esta información está relacionada con las actividades o eventos importantes desarrollados por la CCC o en asocio con otras entidades que valga la pena resaltar a nivel interno. • Capacitaciones Desarrollo Empresarial: En esta sección incluye las iniciativas, cursos, seminarios, talleres entre otras actividades del Departamento de Desarrollo Empresarial, información útil para sus clientes internos y externos. • Programación Cámara: Este espacio contendrá información sobre los detalles logísticos de la programación de los salones de la CCC sede centro y sede Ronda Real, relacionada con eventos, capacitaciones, seminarios, diplomados entre otros. • Celebraciones: Un espacio establecido para divulgar los cumpleaños de la semana, años de servicio, entre otros motivos de felicitaciones a los empleados de la Cámara. SISTEMA DE COMUNICACIÓN INTERNA CARTELERAS INFORMATIVAS • Versión: 01 Fecha: 1/07/2012 Aprobó: Jefe División Mercadeo y Comunicación Página 6 de 7 Información de institucional o de otras dependencias: Esta sección contiene información relacionada con contenido institucional (mapa de procesos, misión, visión, etc.) o avisos importantes para los funcionarios de la CCC proveniente de las diferentes dependencias que la conforman. El proceso de gestión, administración y publicación de los contenidos en la Cartelera Informativa debe tener en cuenta lo siguiente: • Rastreo de información: En esta etapa se recopila la información para las diferentes secciones, teniendo en cuenta la información más relevante para los funcionarios de la CCC. • Redacción: Redactar las notas para cada sección. Las características que deben primar en ella es brevedad, concisión, coherencia y dinamismo. • Impresión de la información: El practicante de comunicaciones de la Sede Centro deberá imprimir 11 copias de cada cartel. Las carteleras solo pueden ser publicadas si son impresas a color. • Montaje: Quincenalmente actualizar los carteles de la cartelera acudiendo a la estética del diseño pre-concebido. . 7. CONSIDERACIONES Presentación de la Cartelera El diseño de página deberá tener una orientación horizontal. Se podrán utilizar únicamente las siguientes plantillas para el diseño de la cartelera: SISTEMA DE COMUNICACIÓN INTERNA CARTELERAS INFORMATIVAS Versión: 01 Fecha: 1/07/2012 Aprobó: Jefe División Mercadeo y Comunicación Página 7 de 7