Conducta Responsable - Vitalia Green Company SL

Conducta
Responsable
Como determinamos nuestro trabajo
Índice
I. ¿Cuál es la conducta correcta?
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II. Nuestro compromiso ético.
4
III. Nuestros estándares para la cooperación.
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IV. La Integridad de Nuestro Negocio.
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V. Nuestra Responsabilidad Social.
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VI. Conformidad con los Procedimientos, Renuncias y Modificaciones.
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VII. Políticas Relacionadas y Regulaciones.
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Contacto
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CODIGO DE CONDUCTA
Nuestro Código de Conducta es una formulación de los valores corporativos vigentes
en todas las regiones y unidades de negocio de Vitalia Green Company. La letra y el
espíritu de este código impregnan las políticas de la compañía y en las normas que
afectan diariamente a nuestra vida laboral.
En él se describen y explican las normas y los objetivos que reflejan nuestro compromiso
de actuar de forma responsable, ética y legal.
I. ¿CUÁL ES LA
CONDUCTA CORRECTA?
Vitalia Green Company mantiene compromisos con una variedad de personas y
organizaciones que son nuestros accionistas. Nuestra imagen como compañía depende
de cómo sus empleados actúen en el mundo de los negocios. La integridad personal
no puede ser puesta en duda por ningún tipo de rumor. Cuando te enfrentes a una
situación difícil hazte estas preguntas:
1. ¿Mi acción o decisión son legales?
2. ¿Cumplen con nuestros valores y nuestra política de empresa?
3. ¿Está libre de cualquier conflicto personal o de intereses?
4. ¿Podría mi acción o decisión soportar una revisión de los medios públicos?
¿Qué ocurriría si apareciera en los periódicos?
5. ¿Mi acción o decisión protegería los intereses de Vitalia Green Company como
una compañía con altos estándares éticos?
Si la respuesta a todas las preguntas es “Si”, la acción o decisión, basada en los principios
de la conducta correcta, es con casi toda seguridad, la adecuada. Si no estás seguro,
pregunta. ¡Y continúa preguntando hasta que estés seguro!
II. NUESTRO CÓDIGO
ÉTICO
Enfocados en la calidad
Nuestro compromiso con la calidad es vital para
nuestro negocio. Para conseguir los más altos
estándares trabajamos constantemente para
mejorar nuestras estructuras y procesos en beneficio
de nuestros clientes. Esto se aplica a nuestros
productos, servicios y gestión tanto como a nuestro
Satisfacción del cliente
Colocamos en el lugar más alto de nuestras
prioridades el contribuir al éxito de nuestros clientes,
porque sabemos que su éxito garantiza nuestro
éxito. Nuestras actividades están gobernadas por el
conocimiento de las necesidades globales y locales
de nuestros clientes y de los mercados. Incluimos y
priorizamos la visión del cliente en todos nuestros
procesos de negocio, proyectos y negociaciones.
Sabemos que nos medirán por nuestras acciones
éticas, sociales y de respeto al medio ambiente tanto
como por la calidad de nuestro servicio. Por lo tanto
nos esforzaremos por adoptar las mejores prácticas
en todas las áreas para asegurarnos la confianza de
los clientes.
Estándares éticos y legales
Guiados por nuestros Valores Corporativos nos
aseguramos un desarrollo sostenible basado en
los tres pilares: resultados económicos, gestión
medioambiental y responsabilidad social. Velaremos
por los diversos intereses de nuestros clientes,
empleados y socios con integridad, rectitud y
honestidad. Nos aseguraremos la excelencia tanto
en el resultado de nuestro negocio como en nuestro
comportamiento ético.
Vitalia Green Company cumple con las leyes aplicables
a su negocio en todas las regiones y países. Sabemos
de la diversidad de dichas leyes y trabajaremos con
respeto a sus estándares éticos en cada uno de los
países en los que realizamos negociaciones y/o
proyectos . Esto nos puede suponer retos y dilemas
particulares que nos aseguraremos de resolver
siempre de acuerdo a nuestros Valores Corporativos.
Vitalia Green Company se guiará por los principios
de los Acuerdos Mundiales de Naciones Unidas.
Respetamos los derechos humanos en nuestra esfera
de influencia y conduciremos nuestro negocio de
manera que haga de nosotros un empleador con el
que los trabajadores deseen trabajar. Respetamos
los principios de la “Declaración Fundamental de los
Principios y Derechos en el Trabajo” de 1998 de la
Organización Mundial del Trabajo de acuerdo con la
ley nacional y sus prácticas.
II. NUESTRO CÓDIGO
ÉTICO
Transparencia
Estamos comprometidos con ser sinceros en
nuestras relaciones y comunicación con los
accionistas. La transparencia y la honestidad serán
los principios que nos guíen en la comunicación
de todas nuestras actividades tanto internas como
externas. El público tendrá acceso a la información
concerniente a la compañía que sea requerida o
recomendada por los estándares de reconocimiento
internacional del gobierno corporativo.
Estándares Contables y de Reporte
Vitalia Green Company confía en la autenticidad
y precisión de la información presentada en los
registros contables que se usará para tomar las
decisiones adecuadas. Es de máxima importancia
que dichos registros sean tratados con absoluta
seguridad y confidencialidad así como que los datos
financieros estén protegidos. Todas las transacciones
del negocio deben estar reflejadas con absoluta
precisión en nuestras cuentas de acuerdo con los
procedimientos establecidos y los
estándares de auditoría. Los registros contables
deben reflejar y describir la naturaleza de las
transacciones soportadas.
Blanqueo de Dinero
Vitalia Green Company cumple estrictamente con
las leyes y regulaciones para combatir las actividades
de blanqueo de dinero. Esto incluye aquellas
reglas y regulaciones que requieren el reporte de
transferencias económicas a personas que poseen
sus cuentas bloqueadas.
Responsabilidad e Involucración Individual
Las habilidades y el compromiso de nuestra gente
son nuestros principales activos. Fomentamos
en nuestros empleados una actitud con visión de
empresa y la asunción de sus responsabilidades
individuales. Nos aseguraremos de incluir a nuestros
colegas en nuestros proyectos y procesos de toma
de decisiones para conseguir nuestros objetivos
comunes con fiabilidad y compromiso.
III. NUESTRO STANDARD
PARA LA COOPERACION
Respeto Mutuo y Sinceridad
Todas las relaciones entre Directores, Gerentes y
Empleados de cualquier nivel, Unidades de Negocio
y ubicación deben estar marcadas por el respeto
mutuo, la sinceridad, la honestidad y el espíritu de
confianza y cooperación. Debemos ofrecer y buscar
las opiniones y nos comunicaremos de forma sincera
entre todos. Estamos comprometidos con el debate
limpio y abierto y con la diversidad de opiniones.
Motivamos a nuestros colegas para que expresen
sus ideas y preocupaciones siempre que lo estimen
oportuno. El espíritu de equipo se sustenta en una
mentalidad abierta. Nosotros apoyamos la política
de puertas abiertas y las iniciativas de compartir e
intercambiar conocimientos.
Diversidad y Discriminación
Entendemos la diversidad de nuestros empleados
como una guía a seguir en nuestra política de
empleo. Esto significa promover la diversidad y la
heterogeneidad de los individuos en la compañía
para obtener de ellos su máxima productividad,
creatividad y eficiencia. Las habilidades, el
rendimiento y su conducta ética deben ser nuestros
indicadores para calificar a un empleado. No
discriminaremos ni permitiremos la discriminación
debido al género, raza, religión, edad, discapacidad,
orientación sexual, origen o cualquier otra
característica protegida por la ley. Cada empleado
debe contribuir a crear una atmósfera de respeto
mutuo en el trabajo que excluya cualquier tipo de
acoso incluido el laboral o sexual.
III. NUESTRO STANDARD
PARA LA COOPERACION
Gestión de la Salud Laboral
Nuestros empleados merecen trabajar en un entorno
seguro y saludable. Estamos comprometidos
con los lugares de trabajo seguros y saludables
según nuestra política de Prevención de Riesgos
Laborales. Nuestros objetivos son reducir al mínimo
posible tanto los accidentes de trabajo como las
enfermedades laborales. Promovemos el cuidado de
la salud cómo un elemento clave de productividad
sostenida y de la calidad de nuestros servicios.
Nuestra política de Salud y Seguridad Laboral, en
activo en todas nuestras delegaciones alrededor
del mundo, incluye la prohibición de las drogas en
el lugar de trabajo. Rechazamos cualquier tipo de
ataques o de violencia en los lugares de trabajo
incluida la intimidación o las amenazas.
Propiedades de la Compañía
El uso de las propiedades de las compañía,
incluyendo equipos, repuestos, edificios…, etc, son
para uso profesional y no para beneficio personal. Si
se utilizara para éste último se debe contar con un
acuerdo explícito que lo autorice. Cada empleado
tiene la responsabilidad de salvaguardar y hacer un
uso adecuado de las propiedades de Vitalia Green
Company. La propiedad intelectual es un bien
altamente valorado y debe ser protegido de un uso
no autorizado o su divulgación. Deben ser protegidas
aquellas propiedades consideradas como secretos
del negocio, información confidencial, copyrights,
marcas registradas, logos así como los listados de
clientes, oportunidades de
negocio, especificaciones de productos tanto
propiedad de Vitalia Green Company como de sus
compañías afiliadas o de sus socios laborales.
Procedimientos Jurídicos
Los empleados deben evitar las actividades que
induzcan o puedan inducir a Vitalia Green Company o
a su personal a cualquier práctica ilegal, incluyendo
el empleo de nuestro personal o la utilización de
bienes de la compañía para obtener beneficios
ilegales. Cualquier pleito, procedimiento legal o
investigación concerniente a Vitalia Green Company
debe ser manejada de forma rápida y efectiva para
proteger y defender a la compañía. Los empleados
que estén incursos en un pleito o cualquier otro
procedimiento legal o investigación, relacionado
con el negocio, deben contactar inmediatamente
con el departamento legal de Vitalia Green
Company.
Información Interna Confidencial
Cualquier persona que posea información interna
confidencial tiene prohibido por la ley comprar o
vender acciones de Vitalia Green Company utilizando
dicha información. Los empleados se exponen a
penas civiles y criminales si revelan información
confidencial o privada que un inversor pudiera usar
para comprar o vender acciones de forma ventajosa.
Comerciar con dicha información es ilegal tanto
para los propios empleados que intenten obtener
beneficios, como para que otros lo hagan en su
nombre.
IV. LA INTEGRIDAD DE
NUESTRO NEGOCIO
La Confianza de los Accionistas
Es necesario ofrecer una gestión corporativa
transparente y limpia para mantener la confianza
de nuestros inversores y accionistas. Estamos
comprometidos con el aumento del valor de
nuestras acciones.
Diálogo con Nuestros Socios
Es importante fomentar el diálogo y cooperación con
nuestros socios alrededor del mundo. Compartimos
los principios de comportamiento ético, compromiso
social y respeto por el medio ambiente con nuestros
proveedores, subcontratistas, agentes y consultores.
Comunicaremos nuestros principios a nuestros
socios y les motivaremos para que se adhieran a los
mismos estándares que nosotros.
Conflictos de Intereses
Requerimos de nuestros Directivos, Mandos
Intermedios y Empleados que mantengan los más
altos estándares éticos cuando deban manejar
conflictos de intereses. Deberán evitar cualquier
relación con personas o empresas con quienes
nosotros realicemos negocios (“Socios de negocio”)
que puedan generar conflictos de intereses; en el
caso de que existan, los empleados deben hacer
saber este hecho a su superior. Dichas relaciones
incluyen especialmente aquellas con miembros de
la misma familia y cónyuges, asociados o inversores
y poseedores de acciones de la compañía.
Juego Limpio
Estamos comprometidos con la libertad de empresa
y el juego limpio. Los negocios de la compañía
deben ser dirigidos basándose exclusivamente en
las bases del mérito y respeto a las reglas de la
competencia. Contrataremos a los proveedores,
agentes y otros intermediarios basándonos
exclusivamente en una evaluación honesta. Estamos
legalmente obligados a tomar las decisiones del
negocio de modo que beneficien a la compañía
de la mejor manera posible, independientemente
de cualquier acuerdo o entendimiento con un
competidor. Como resultado, la compañía y sus
empleados deben evitar cualquier conducta
que viole o pueda parecer que viola las leyes
antimonopolio.
Sobornos y Corrupción
Confiamos en que la excelencia de nuestros
servicios es la clave de nuestro éxito. Por lo tanto
negociaremos con nuestros clientes, proveedores y
agencias del gobierno de manera franca y sincera y
de acuerdo con los estándares internacionales
antisobornos regulados en las leyes locales
anticorrupción y sobornos. Esto incluye cualquier
transacción que pueda parecer que haya sido
realizada para otorgar concesiones o beneficios.
IV. LA INTEGRIDAD DE
NUESTRO NEGOCIO
Regalos y Beneficios
Los empleados no deben solicitar servicios, regalos
o beneficios de nuestros clientes o proveedores
que influyan o puedan parecer que influyen en la
conducta de los empleados en su representación
de la compañía. Los regalos y hospitalidad pueden
ser ofrecidos siempre que no excedan de las
costumbres locales de cortesía de acuerdo con
la ética empresarial y la ley correspondiente. En
caso de duda los empleados deben consultar con
su superior o con el departamento de Recursos
Humanos.
Pago de comisiones para “obtener ventajas”
Vitalia Green Company no permitirá como norma
general los “pagos de comisiones” incluso cuando
estén legalmente permitidos. Donde sea una
práctica habitual en el mundo de los negocios y
no esté específicamente prohibido por la ley, las
empresas de Vitalia Green Company no obstante,
tratarán con sumo cuidado de evitar el pago
de comisiones, que estarán en todo momento,
altamente desaconsejadas. Excepcionalmente y
bajo circunstancias claramente especificadas en su
política regional y exclusivamente en aquellos
lugares donde estas acciones no estén prohibidas
por la ley, los Directores de Area o CEO’s regionales
pueden aprobar el pago de comisiones,
exclusivamente para el pago de pequeñas
cantidades de dinero en metálico o para la
compra de pequeños regalos, cuando exista dicha
costumbre y sea necesaria para asegurar o permitir
la realización
de las acciones rutinarias. Cualquier pago será
registrado y deberá aparecer con precisión en
los libros de cuentas y asientos contables de la
compañía.
Protección de los Datos
Nuestros empleados no difundirán información
privada de la compañía al público en general
para obtener cualquier ganancia personal o para
beneficio de otros que no sea la compañía. Esta
información incluye datos técnicos, financieros,
operativos, información relativa a los clientes,
memorandums u otra información relativa a los
negocios de la compañía, sus actividades operativas
o planes de futuro. Los empleados respetarán las
leyes y las regulaciones de la compañía respecto a
la protección de datos personales, lo que requerirá
que los empleados sean protegidos legalmente
de acuerdo a la ley como personas individuales,
incluyendo a los empleados, accionistas y clientes.
V. NUESTRA POLITICA
SOCIAL
Comunidades
Estamos comprometidos a apoyar a las comunidades
en las que trabajamos y reconocemos la necesidad de
contribuir a su bienestar con nuestro conocimiento y
habilidades profesionales. El respeto y comprensión
a las diferentes culturas y el trato sensible hacia
sus aspectos importantes, es clave para nosotros
porque aumentará el respeto y la credibilidad hacia
la compañía en el entorno internacional. Hemos
apoyado y continuaremos apoyando su desarrollo
cómo sponsors y asociados de Organizaciones no
gubernamentales y de caridad de acuerdo con
nuestras reglas fundacionales. Debemos pensar
que se nos mide por nuestras acciones fuera de
nuestro lugar de trabajo y por ello pedimos a
nuestros empleados que respeten la cultura local y
entiendan las particularidades de las comunidades,
allá donde trabajen.
Medio Ambiente
Reconocemos el impacto de nuestras actividades
empresariales en el medio ambiente y estamos
comprometidos en mejorar nuestro registro
medioambiental a través de medidas preventivas y
del uso de tecnología favorable al medio ambiente.
Por ello, evaluaremos y monitorizaremos nuestro
impacto en el medio ambiente. Sistemáticamente
identificaremos y pondremos en marcha iniciativas
potencialmente ecológicas, apoyando la mejora
constante de nuestro impacto medioambiental e
incrementando la eficiencia de nuestros recursos.
Esto incluye auditorias medioambientales y gestión
de los riesgos. Queremos medir nuestros procesos
y servicios de acuerdo a los estándares de calidad
más altos. Estándares nacionales e internacionales,
como la serie ISO14000, serán nuestras guías.
En calidad de grupo corporativo, difundiremos
y apoyaremos la conciencia medioambiental y
social, con los estándares precisos a través del
mundo. Buscamos que nuestros empleados estén
comprometidos e implicados activamente con el
medioambiente en un esfuerzo conjunto ya que son
una importante fuente de innovación.
VI. CONFORMIDAD CON LOS
PROCEDIMIENTOS, RENUNCIAS
Y MODIFICACIONES
Contactos
Si necesitas ayuda para interpretar las políticas de la compañía, tomar decisiones difíciles o
ayudar a la compañía a cumplir su Código de Conducta, te ofrecemos las siguientes opiniones:
• Consulta a tu superior
• Habla con tu responsable de Recursos Humanos
• Contactar con el Regional Compliance Office (RCO) o bien el
Global Compliance Office (GCO).
Reportar una violación del código
Si detectas alguna anomalía o posible falta de acuerdo a este Código de Conducta te animamos a que lo
reportes a los contactos mencionados anteriormente. También puedes hacer uso de nuestro HOTLINE o
nuestros servicios WEB. No obstante la Hotline y los servicios de Web deben utilizarse únicamente para
reportar irregularidades relativas a:
• Situaciones contables y financieras
• Blanqueo de dinero
• Propiedades de la compañía
• Información interna
• Sobornos y corrupción
• Pago de comisiones
• Regalos y beneficios
VI. CONFORMIDAD CON LOS
PROCEDIMIENTOS, RENUNCIAS
Y MODIFICACIONES
Por el bien de un entorno de trabajo abierto y
por un sistema eficiente de seguimiento de tu
comunicación, es importante que te identifiques
correctamente cuando comuniques una violación
del Código de Conducta. No obstante, si consideras
necesario realizar una notificación anónima nuestro
Hotline y nuestros servicio Web registrarán dicha
notificación.
Ningún empleado se encontrará en desventaja de
ninguna manera por cualquier esfuerzo de buena
fe para actuar de acuerdo con este Código de
Conducta. Todas las notificaciones que reporten
un incumplimiento del Código de Conducta serán
tratadas de manera confidencial. Si lo requiere la
ley a aplicar en cada caso, la información relativa
al empleado que presenta la notificación puede
ser revelada a las personas relevantes que estén
involucradas en la investigación y en los subsiguientes
procesos judiciales. Cualquier investigación deberá
ser iniciada de manera inmediata.
Acciones y Cambios
En el caso de no cumplir con este Código de
Conducta, la compañía podrá tomar acciones y
designará los recursos adecuados para gestionar de
manera adecuada cualquier anomalía. Sin embargo,
en primer lugar se intentará explicar la importancia
de nuestros valores y motivar a los involucrados para
que cambien su actitud. No obstante la no adhesión
o cumplimiento de éste Código de Conducta podrá
conllevar la aplicación de medidas disciplinarias,
conforme a la normativa que sea de aplicación.
La compañía no otorgará dispensas a los
requerimientos del Código de Conducta sin una
buena razón. Las dispensas de las provisiones del
Código de Conducta solo serán otorgadas por el
Comité de Dirección exclusivamente.
Vitalia Green Company revisará periódicamente este
Código de Conducta y la Junta Directiva decidirá
sobre eventuales modificaciones.
VII. POLITICAS
RELACIONADAS Y
REGULACIONES
El Código de Conducta establece los principios
para todas las políticas y regulaciones de Vitalia
Green Company. Divisiones, Unidades de Negocio,
Entidades Regionales y compañías de Vitalia
Green Company podrán adoptar su propio código
específico, incorporando la esencia del Código
de Conducta de Vitalia Green Company pero
modificándolo para reflejar requerimientos de las
leyes locales y regulaciones de sus costumbres
sociales y características de las operaciones del
negocio.
Contacto:
Teléfono: +34 916 974 381
Fax: +34 916 976 168
Email: info@vitaliagc.com
Dirección: Av. de las Canteras, 59
Pol. Ind. Valmor
28343 Valdemoro - Madrid
España
Los códigos locales pueden incluir estándares
específicos adicionales. De cualquier manera,
ningún término puede ser contradictorio o menos
exigente que este Código de Conducta de Vitalia
Green Company. Todos los Códigos locales deben
ser aprobados por la Oficina de Global
Sírvase observar las siguientes regulaciones
concretizantes en sus versiones vigentes para este
Código de Conducta: la Directiva Anticorrupción
y los Estándares de Ética de Negocios, así como la
Directiva sobre Competencia.
Vitalia Green Company
_Factory & Retail Proyect
Central
28343 Madrid
España
Versión 2013