Montevideo 2008 Acta de la Reunión del Capítulo Latinoamericano

Montevideo 2008
Acta de la Reunión del Capítulo Latinoamericano
Fecha: 9 de Mazo de 2008
Local: Radisson Montevideo Hotel
Montevideo, Uruguay
PAIS
EMPRESA
REPRESENTANTE
Argentina
ICS Congresos Internacionales
Mariano Castex
Argentina
Indexport Messe Frankfurt
Fernando Gorbarán
Argentina
Indexport Messe Frankfurt
Julieta Espíndola
Argentina
INPROTUR
Miguel Harraca
Argentina
INPROTUR
Romina Meneghini
Argentina
Rosario Convention Bureau
Graciana Chiesa
Argentina
Rosario Convention Bureau
Alicia Maistruarena
Argentina
Rosario Convention Bureau
Liliana Vergara
Argentina
Rosario Convention Bureau
Gustavo Curto
Argentina
Rosario Convention Bureau
Gabriel Botas
Brasil
Brasilia e Regiao Convention Bureau
Luciano Costa
Brasil
Blumenau Convention Bureau
Ana Blanco
Brasil
Embratur
Flavia Malkine
Brasil
FIERGS Convention Center
Mauricio Macedo
Brasil
FIERGS Convention Center
Karen Klein
Brasil
Idealiza Events
Julio Urban
Brasil
Sao Paulo Convention Bureau
Elisabete Sorrentino
Chile
Chile Convention Bureau
Alejandra Zúñiga
Chile
Chile Convention Bureau
Claudio Sances
Chile
Espacio Riesco
Cecilia Arriagada
Chile
LAN Airlines
Cristián Fleiderman
Chile
Viña del Mar Convention Bureau
Flavio Vega
Chile
Viña del Mar Convention Bureau
Marianela Huesbe
Colombia
Proexport
Ricardo Galindo
Cuba
Cuba Convention Bureau
Conrado Martínez
Cuba
Cuba Convention Bureau
Regino Cruz
Cuba
Cubanacan Travel Agency
Fidel E. Rodríguez
Cuba
Cubatur Travel Agency
Nelson Ramos
Cuba
Havana Convention Centre
Isabel Puebla
Cuba
Havana Convention Centre
Tomás Tápanes
Cuba
Havanatur Travel Agency
Iván Hernández
Perú
AQP
Alvaro Benavides
Puerto Rico
Puerto Rico Convention Bureau
Ana María Viscasillas
Puerto Rico
Puerto Rico Convention Bureau
Lisa Altieri
Uruguay
Easy Planners
Carmen Ibarra
Uruguay
Easy Planners
Pablo Ferrari
Uruguay
Montevideo Convention Bureau
Marcos Capurro
Uruguay
Radisson Montevideo Hotel
Arnaldo Nardone
Uruguay
ICCA
María José Alvez
Uruguay
ICCA
Daniela Bobba
Apertura de la reunión – Álvaro Benavides
Álvaro Benavides, en calidad de Vicepresidente del Capítulo Latino, da la bienvenida a
todos los participantes de la concurrida reunión y pide que cada uno se presente.
Adelantos de COCAL 2008 – Arnaldo Nardone
Informa que al momento hay 244 inscriptos en el congreso de COCAL con 22 países
representados, incluyendo Latinoamérica e invitados de países europeos como
disertantes. El área de exhibición del congreso se completó también, con empresas
uruguayas y extranjeras.
Expresa que su mayor preocupación al diseñar el congreso de COCAL fue la elaboración
del programa académico, por lo que han trabajado durante todo un año en comunicación
con todos los disertantes. Además se incorporó la novedad de una video conferencia,
estableciendo comunicación directa con el Presidente de ICCA, Sr. Leigh Harry de
Melbourne-Australia y Matifadza Nyazema de Johannesburgo-Sud Africa. En sala estarán
Tom Hulton (Internacional Meeting Venues, Reino Unido), Anne Wallin Rodven
(Convention Bureau de Oslo, Noruega), Flavia Malkine (Embratur), Julio Abreu
(Federación Europea de OPC) y él mismo como coordinador. Pide a todos que participen,
conversen y aprovechen la presencia de los mencionados disertantes.
Menciona también la importante presencia y disertación de Alejandro Verzoub, que es
Chairman de SITE –International Society of Incentive Travel- quien disertará acerca del
tema de viajes de incentivos.
Cuenta sobre la ceremonia de apertura del congreso con la presencia especial de Carlos
“Chacho” Alvarez, Ex Vicepresidente de Argentina y actual Presidente de la Comisión de
Representantes Permanentes del MERCOSUR, quien hablará sobre la importancia de la
integración para crecer como continente.
Alienta a todos los presentes a continuar con la sinergia, aprovechar las circunstancias
para fortalecer el relacionamiento y networking entre colegas.
Felicita a Isabel Puebla en su cargo de nueva Presidenta de COCAL por el período 20082010.
Anuncios del Board – Mariano Castex
Alvaro Benavides introduce a Mariano Castex, quien en la Asamblea de Pattaya en 2007
asumió el cargo de Representante de América Latina en el Board de ICCA dejando atrás
su cargo como Presidente del Capítulo Latinoamericano, asumiendo el Sr. Benavides
como Vicepresidente del Capítulo hasta la fecha.
El Sr. Castex toma la palabra y comenta sobre la gran asistencia de colegas en esta
reunión. Su primera reunión como integrante al Board fue en Pattaya, pero durante IMEX
tendrán una larga jornada de trabajo de dos días luego de la cual podrá tener más
novedades. Aprovecha para introducir y dar la bienvenida a los nuevos miembros en la
región desde el congreso de Pattaya: Medellín Convention Bureau (Colombia), Serena
Club Resort (Chile), Viña del Mar CVB (Chile) y Honduras CVB quien todavía no es
miembro efectivo por razones administrativas.
Hace especial hincapié de que todos hagan networking con sus colegas, ir rotando y
conversar con la mayor cantidad de personas.
Elecciones de las Autoridades de Capítulo – Alvaro Benavides
Alvaro Benavides comenta que en Pattaya se llevaron a cabo las elecciones del Capítulo
Latino pero que por la distancia del destino no se completó la junta directiva. En ese
momento se acordó completar las elecciones durante la reunión del CLA en Montevideo,
por lo que se solicitaron las candidaturas al cargo de Presidente del Capítulo, al que
únicamente se postuló Julio Urban de Idealiza en Curitiba. De acuerdo a los estatutos del
Capítulo, al haber solo un candidato, éste queda automáticamente electo como
Presidente.
Julio Urban toma la palabra y agradece a quienes lo nominaron como Presidente, primera
nominación por Flavia Malkine de Embratur y secundado por Sao Paulo Convention
Bureau; agradece a las autoridades Arnaldo Nardone y Mariano Castex. Comenta sus
inicios en ICCA, cuando en el congreso de Busán en 2003 asistió a la First Time Attendee
Meeting y Anne Wallin Rodven fue su mentora, le agradeció por introducirlo y guiarlo en
el mundo de ICCA. Alienta a todos los latinos a estar integrados y trabajar juntos.
Propuestas – Alvaro Benavides
Julio Urban le cede la palabra a María José Alvez para desarrollar las propuestas de
trabajo pautadas para el Capítulo Latino, además de las reuniones habituales que se
realizan durante COCAL, IMEX y Asamblea General.
Business Exchange en Frankfurt – María José Alvez
María José Alvez recuerda a los presentes que regularmente durante IMEX se realiza una
reunión de los Sectores de ICCA y una reunión de los Capítulos. Dada la proximidad de la
reunión actual del Capítulo con la próxima en IMEX, se propone para esta vez que en
IMEX se realice otro tipo de actividad que sería un Business Exchange estilo latino, con
un formato algo diferente al formato habitual.
Explica que originalmente el Business Exchange tiene un cierto formato: se desarrolla en
una sala con mesas redondas en el que cada miembro presenta un evento en el cual
haya estado involucrado, y espontáneamente circula de una mesa a otra intercambiando
con su otro colega su experiencia en ese evento en particular.
Como este estilo no ha tenido muy buenos resultados en la región, se decidió hacerlo con
un formato estilo presentación, en el cual los miembros seleccionarán un evento de los
realizados el año pasado y del que se conozca todos los pormenores y detalles. Ese
evento que debe ya estar incluido en la base de datos, se envía a ICCA para que se
corrobore y agregue toda la información. Una semana antes de IMEX se enviará a los
participantes el workbook conteniendo la ficha técnica de todos los eventos que enviaron
el resto de los colegas para que cada uno pueda estudiarlo y conocer sobre qué eventos
se discutirá. Una vez en la sala cada participante tendrá entre 3 a 5 minutos para realizar
una presentación y explicar cada detalle de ese evento y pormenores de la asociación
(como por ejemplo presupuesto que se manejó, sponsors). Luego durante los tres días
de feria cada uno podrá encontrarse con su colega para discutir sobre el evento que le
interesó.
La fecha que se maneja es 21 de Abril de 2008 en IMEX, todavía está por fijarse la hora.
Antes del 4 de Abril, se deberá enviar a Gillian Mackay en Ámsterdam gillian@icca.nl , el
nombre del evento y su número de serie en la base de datos. Gillian verificará todos los
datos y preguntará a cada miembro por información extra. Toda la información recabada
tiene que estar pronta antes del día 11 de Abril, ya que el 14 de Abril enviará a todos el
workbook con toda la información para la presentación del día 21.
María José invita a todos a participar en esta nueva instancia de intercambio de negocios
y a quienes no presenten un evento, invita también a escuchar las presentaciones.
Client Supplier Workshop – María José Alvez
María José Alvez explica que se han recibido varias propuestas por parte de los miembros
Latinos para alojar y organizar el Client Supplier Workshop de este año. Por este motivo
y para que la elección sea más justa, se ha establecido un Bid Manual que sirva de guía
para comparar las ofertas de cada miembro. Luego ICCA Head Office junto con los
Chairmen del Capítulo elegirán la mejor propuesta.
Todos los que están interesados deberán solicitar el Bid Manual a la oficina de ICCA para
América Latina. Se está manejando Agosto como la fecha posible, de jueves a sábado o
viernes a domingo, abiertos de todas maneras a otras propuestas.
En cuanto a los clientes a invitar, se realizó una selección y el resultado fue de un total
de 107 clientes con base en la región, distribuidos de la siguiente manera:
Brasil 23
Colombia 15
Argentina 14
Uruguay 13
Chile 12
Perú 11
Cuba 5
Panamá 4
Costa Rica 3
Paraguay 2
Puerto Rico 2
Rep. Dominicana 2
Ecuador 1
Para la elección del destino se tomará muy en cuenta la accesibilidad, tanto para
miembros como clientes. En caso de destinos que no poseen aeropuerto internacional, el
host del evento deberá proveer el transporte hacia el lugar del mismo. En general, todas
las reglas y especificaciones se podrán encontrar en el Bid Manual.
En cuanto a clientes internacionales, María José explica sobre una oportunidad que surgió
en el Congreso de Tailandia, en la que el Capítulo Africano y Latino discutieron la
posibilidad de realizar una actividad en conjunto.
La idea es lograr un intercambio de clientes entre Capítulos, es decir que el Capítulo
Africano nos recomendaría clientes que hayan realizado su evento en Africa y que tienen
posibilidad de hacerlo en América Latina y viceversa. Se hizo una selección de
potenciales clientes para América Latina y se llegó a un resultado de 43 clientes:
Francia 11
Suiza 8
Bélgica 6
Reino Unido 5
U.S.A. 4
Holanda 3
Canadá 2
Alemania 2
Dinamarca 2
España 2
En total contamos con alrededor de 150 clientes para invitar al workshop para finalmente
atraer un número real de entre 10 y 15 clientes como en el workshop pasado.
Respondiendo a una consulta del público, María José explica el funcionamiento del
workshop: ICCA hace una selección de clientes que pueden alojar su evento en América
Latina y se les invita a reunirse con proveedores de la industria de reuniones, miembros
de ICCA. Los miembros participantes deben registrarse y pagar una registration fee que
sirve para financiar el traslado, alojamiento, comidas de los buyers que son invitados.
Para la dinámica del evento debe haber igual número de buyers y miembros, la sala de
reunión está armada con mesas alrededor en las cuales cada miembro se reúne con un
cliente para lo cual tiene 10 minutos aproximadamente, y así cada cliente va rotando
entre las mesas hasta reunirse con todos los miembros de ICCA.
Luego de una encuesta realizada a los miembros presentes en este workshop se llegó a
la conclusión de que a todos les resultó positivo el encuentro, ya que pudieron entrar en
contacto directo e incluso cerrar negocio con un cliente.
María José exhorta a todos a participar en este evento y registrarse con anticipación, ya
que al saber quienes son los miembros de ICCA que estarán presentes, será más fácil
atraer a los clientes para que participen.
Respondiendo otra pregunta del público, explica que la participación al workshop es
abierta para todos los miembros pero proporcional a la cantidad de miembros que tiene
cada país. Así por ejemplo en el workshop pasado Brasil tuvo 4 participantes, Argentina 2
y el resto 1. Si este año hay miembros que quieren participar nuevamente en el
workshop, éstos pasarán a una lista de espera para dar oportunidad a los colegas que no
estuvieron presente antes.
María José explica que en el bid manual que se enviará la siguiente semana a las
empresas miembro interesadas, se detallarán las fechas con los deadlines para el evento.
Luego de recibido el bid manual, se contará con 2 meses para la preparación del mismo,
luego éste se envía a Pat Soen en Ámsterdam y ella junto con las autoridades del
Capítulo decidirán cuál es el bid más apropiado para alojar el workshop.
Julio Urban interviene y pregunta si alguna de las personas del público están interesadas
en alojar el workshop, entre ellos Santiago de Chile se presenta, Argentina, Colombia.
Una idea que presenta Julio es la elaboración de una encuesta que se hará llegar a todos
los miembros, sobre cuáles son las motivaciones que llevan a cada uno a ser miembro de
ICCA, qué expectativas tienen de la relación de ICCA y cómo el Capítulo puede
ayudarles.
Otra idea que presenta es en relación con IMEX, aprovechando la presencia de muchos
miembros Latinos en la feria, realizar una “Latin Lovers Night” para crear un contacto
más fuerte el Capítulo Latino. Se dará formato al evento y se comunicará acordemente.
La última idea es hacer un Meeting de integración de los 12 países miembro en América
Latina, para que miembros conozcan los diferentes destinos que son miembros de ICCA.
Cada país interesado presentaría un bid y se realizaría un forum para intercambio de
ideas, invitando speakers que pudieran contribuir al conocimiento. Las fechas que se
manejarían para este encuentro serían fuera de abril, agosto y noviembre que ya están
ocupadas con otras actividades. Su idea es hacer 2 encuentros anuales, rotando de
destino. Los miembros de cada país se unirían y decidirían el lugar de encuentro en su
país.
Alvaro Benavides interviene para explicar que la iniciativa de realizar una investigación
de los intereses que mueven a los miembros de CLA, está ligada a la planificación de este
foro que no sería solamente para conversar de temas de interés común, sino para
conocer los destinos que comprenden el Capítulo a fin de promoción de la región.
Ana María Viscasillas toma la palabra para sugerir que uno de los foros anuales, se
realice junto con el congreso de COCAL en Costa Rica en Marzo de 2009. De esta
manera, incorporar un foro a COCAL le agrega un valor a la participación a este
congreso.
Lisa Altieri piensa que agregar otro viaje más a la agenda de todos los colegas puede no
ser muy viable, por lo que apoya ligar el foro a un encuentro como COCAL u otro evento
de ICCA.
Flavia Malkine cree que es una muy buena idea realizar este evento, uno ligado a COCAL
y el otro propone ligarlo al Client Supplier Workshop. No le queda claro como sería la
elección del destino para los foros.
Julio Urban responde que la idea es que siga por 2 países diferentes, opina que sí puede
ir ligado al Client Supplier Workshop.
Arnaldo Nardone también opina que lo mejor es ligar el foro a estos dos eventos anuales,
ya que todos tienen agendas complicadas, los costos de pasajes son altos, y al realizarlo
en conjunción con COCAL y el CSW, reforzaría las actividades en ambas.
Mariano Castex también se adhiere a esta propuesta y agrega que sería interesante
invitar a cada uno de estos eventos, a un periodista europeo dedicado al segmento de
eventos para que pueda entrar en contacto con muchos destinos de América Latina y así
poder difundirlo y promocionarlo.
Elisabete Sorrentino presenta a su invitada de Líneas Aéreas GOL, quien participa como
observadora en la reunión. María José Alvez invita a la representante de GOL que
explique como trabajan en alianza con el Sao Paulo CVB, los proyectos de expansión que
tienen y cómo podrían trabajar los demás miembros en conjunto con GOL.
Fernanda Cecco de GOL agradece la invitación y explica que cada vez más la aerolínea
está creando acciones para acercarse al público de eventos, congresos y ferias tanto en
Brasil como en los destinos en los que GOL opera. Junto a Sao Paulo CVB han realizado
varias acciones para incentivar que las Asociaciones en América Latina conozcan la
ciudad de Sao Paulo y otras ciudades en Brasil para realizar sus eventos. Explica que
GOL hoy cuenta con 85 aeronaves lo que permite transportar mayor número de
pasajeros que viajan por eventos. Piensan finalizar el 2008 con 92 aeronaves y esperan
de esta manera estar más cerca del sector de congresos y no solo del corporativo y de
turismo. Queda a disposición de los miembros para apoyar cualquier iniciativa que
tengan.
Respondiendo a la pregunta de Ricardo Galindo Bueno, comenta que GOL vuela a todas
las capitales en Brasil, en Argentina a Buenos Aires, Rosario y Córdoba, Montevideo,
Santiago de Chile y Lima. Explica que GOL está paralizada en la expansión internacional
debido a la compra de Varig que se realizó en Abril de 2007. La imagen de Varig ya
mundialmente conocida, permite entrar al mercado internacional, cosa que es más difícil
con GOL. Tienen proyectado cambiar las aeronaves de Varig y continuar con el servicio
que todos ya estaban acostumbrados a recibir. Actualmente el área de comercialización y
marketing de GOL y Varig están separadas.
María José Alvez pregunta si GOL tiene algún requisito para negociar con un organizador
de un evento. Fernanda Cecco explica que por encima de 10 personas pueden ofrecer
una tarifa diferenciada, se hace un descuento sobre la tarifa disponible. Se puede
negociar directamente con GOL o a través de la agencia de viajes.
Cristián Fleiderman de LAN explica que tienen vuelos a más de 49 destinos en toda
Latinoamérica, cuentan con nueva flota de aviones airbus 320 y ahora tienen un nuevo
programa destinado a ferias y congresos. Cualquier feria o congreso se puede postular
para que LAN sea la aerolínea oficial, para cada tipo de congreso se cuenta con un
auspicio especial, cada postulación se analiza individualmente y no se necesita un
mínimo de participantes. La base fuerte de LAN está en Santiago de Chile pero también
cuentan con LAN Argentina, LAN Perú y LAN Ecuador. Queda a disposición para atender
cualquier consulta.
Nardone agradece a GOL que es sponsor de COCAL y por saber entender las necesidades
del mercado de congresos, como también lo hace COPA Airlines. Piensa que la base de
las aerolíneas es que antes de armar un programa de congresos, deben estudiar las
verdaderas necesidades de los que manejan este negocio. Además de los valores
agregados que puedan ofrecer, concretamente considera que lo más importante para un
organizador es que la aerolínea ofrezca un buen descuento que no sea ficticio para los
delegados del evento y además que puedan ofrecer pasajes para los disertantes del
evento. Alienta a las aerolíneas presentes que aprovechen este encuentro para consultar
a sus clientes cuáles son sus necesidades para así mejorar los sistemas con los que
cuentan.
Experiencing cooperation between Chapters – Anne Wallin Rodven
Directora de Oslo Convention Bureau y representante de los Convention Bureaux en el
Board de ICCA.
Comenta sobre el Internacional Client/Supplier Workshop del Sector Destination
Marketing a realizarse en Toronto, Canadá del 5 al 7 de Junio próximo y alienta a los
buró de convenciones de América Latina a que concurran a este evento que
tradicionalmente tiene mayor concurrencia de europeos. Explica que cada uno debe llevar
un cliente y que también es una oportunidad para encontrarse con sus pares y colegas de
otros lugares del mundo.
Comienza con su presentación, explicando que Noruega forma parte del Capítulo
Escandinavo de ICCA, el cual cuenta con 42 miembros distribuidos en Dinamarca 13,
Suecia 9, Finlandia 13 , Noruega 6 e Islandia 1.
Comenta sobre los desafíos que ha tenido para llegar a las personas ya que este destino
se percibe como muy lejano, muy caro, frío y a veces no se tiene claro donde se
encuentra ni qué países lo integran. Luego de una encuesta realizada se llegó a la
conclusión de que poco se conoce la diferencia entre estos países.
Explica las acciones de venta programadas para este año 2008 que consiste en acercarse
a las Asociaciones Internacionales con base en los Estados Unidos, ya que estos clientes
consideran a Escandinavia como un solo destino. Otra de las razones por las que
actuarán en conjunto es debido a los altos costos que implicaría si cada miembro o país
lo hiciera individualmente. En los años 90 el Capítulo Escandinavo ya tuvo esta iniciativa
que resultó muy exitosa pero costosa, por lo que esta vez decidieron recibir ayuda de un
profesional local que conozca el mercado. En este caso están utilizando los servicios de la
Sra. Niki Clarke de la empresa International Conference Research, Inc., contactando a las
Asociaciones Internacionales y consultándoles si están interesados en la región
Escandinava y si están dispuestos a tener una reunión con ellos. Para las visitas de venta
en conjunto se armarán equipos integrados por un miembro de cada país, contactando
un total de aproximadamente 75 Asociaciones. Cuenta que en este proceso de
acercamiento ya han tenido varias solicitudes de Asociaciones en Estados Unidos
interesadas en realizar su conferencia en la región Escandinava. Está convencida de que
acciones distendidas y amistosas como por ejemplo la que mencionó Julio Urban de hacer
una “Latin Lovers Night” en IMEX, pueden llegar a ser más positivas que hacer una venta
directa y forzada.
Comenta sobre otras acciones que ha llevado a cabo el Capítulo, como los intercambios
de business leads entre el Capítulo Escandinavo y el Reino Unido y el Capítulo de Europa
Central, para identificar potenciales clientes para cada región. En conclusión todo lleva a
que el networking entre miembros es lo básico para el negocio.
Para concluir quiso demostrar a través de un video, de que a pesar de trabajar unidos y
de los esfuerzos que hacen los colegas para dar a conocer a los otros, no siempre el
mensaje llega correctamente. En el video se pregunta a transeúntes cuál es la capital de
Escandinavia, muy pocos supieron responder.
How to approach and deal with European based Associations – Tom Hulton
Ocupó el cargo de CEO de ICCA hasta hace 6 años y luego formó su propia compañía,
International Meetings Venue.
Su presentación se focalizará en cómo obtener más negocios del mercado europeo y
comienza presentando un cuadro comparativo de los países y ciudades top en cuanto a
número de eventos captados en el año 2006, figurando entre los top países y ciudades
europeas. Luego hace mención al área de rotación de los eventos, donde el 49% del
mercado lo ocupan los eventos con rotación mundial, los cuales tienen potencial de ir a
cualquiera de los países de América Latina.
Toma como ejemplo el potencial que tiene Uruguay para captar eventos internacionales.
Del 49% de los eventos con rotación mundial, hay 1.843 asociaciones internacionales
que organizan eventos de más de 250 delegados y que nunca han estado en Uruguay. De
ese número, 888 asociaciones tienen su sede central en Europa de las cuales 184 tienen
contacto local en Uruguay.
Con esto quiere ejemplificar que un solo país en América Latina tiene un gran potencial
para atraer eventos de asociaciones con base en Europa, y el impacto económico y social
que esto significa para la ciudad.
A grandes rasgos, el mix de mercado de los eventos en una ciudad grande se compone
de la siguiente manera:
Local 45%
Nacional/Doméstico 40%
Regional 5%
Internacional 10%
A pesar que el mercado internacional representa solo un 10%, sin embargo es un gran
potencial para cualquier ciudad.
Luego expone que el 58% de las sedes centrales de las Asociaciones Internacionales se
encuentran en Europa, mientras que solo 4% están en América Latina. Habla de la
importancia de hacer un buen research y contar con una buena base de datos, utilizar y
desarrollar las distintas bases de datos que van desde la base de datos local, a la
regional, base de datos de ICCA hasta llegar al mercado global.
Otro factor a tener en cuenta, es identificar los distintos sectores de las reuniones
internacionales (ej. Medicina, Ciencia, Tecnología, Agricultura) para seleccionar las que
tienen mayor potencial de venir a mi ciudad.
Más allá de las barreras del lenguaje, las distintas zonas horarias, cree que la clave del
éxito radica en lo anteriormente expuesto.
Con una anécdota, demuestra que el proceso de la toma de decisiones depende de las
distintas culturas, así como también existen diferentes categorías culturales y que la
manera de actuar frente a situaciones en cada una de ellas también está ligada a la
región de donde se proviene.
Luego demuestra que cada cultura tiene distintos patrones de comunicación al momento
de negociar, poniendo el ejemplo de ingleses y americanos. Incluso cada país o cultura
dice de cierta manera una cosa, que en la realidad quiere decir otra. Conociendo las
características y diferencias de cada cultura y logrando el acercamiento acorde, se puede
ganar un negocio.
Habla de la importancia de conocer distintas lenguas; en Europa se habla una variedad
de idiomas, no solo el inglés, por lo que es importante estar preparado y ser multilingüe
para moverse en este negocio internacional.
Tom Hulton cuenta el por qué se unió a ICCA, explica que sus amigos en ICCA también
son sus potenciales clientes para su negocio que es una compañía de representación.
Explica que una compañía de representación sería como una extensión del departamento
de marketing y ventas de una empresa o país y es un aliado para ganar un negocio. El
principal motivo para utilizarlos es para ganar competitividad y ganar el negocio.
Una buena compañía de representación debe conocer bien el producto, estar
familiarizado con el destino, conocer aspectos económicos y políticos de la región y/o
país, contar con personal que construya relaciones duraderas con los clientes, poder
asistirle al momento de presentar una candidatura.
Al estar establecidos en Europa, tienen una buena relación y comunicación con las
Asociaciones Internacionales con base en Europa. El valor que ofrecen las compañías de
representación es aumentar las ventas, aumentar credibilidad, contar con experiencia y
conocimiento del cliente con anterioridad, poder contactar al cliente en horario de oficina
y contar con personal que hable distintos idiomas para facilitar el acercamiento con el
cliente.
Las ventas se ven incrementadas a través de un research calificado, fam trips,
organizando visitas de venta, concretando citas en trade shows como EIBTM y IMEX.
Muestra la importancia de participar en trade shows para obtener negocios de Europa y
pone como ejemplo a IMEX, done el 86% de los hosted buyers proviene de Europa.
En conclusión para ganar un negocio hay que tener la visión, ser pro-activo, conocer el
mercado y tener un grado de suerte.
Open Forum
Se presenta Desiree Shepard de la oficina de EIBTM en Reino Unido, que trabaja en el
programa de Hosted Buyers. Agradece a todos los presentes que participan como
expositores en esta feria y son quienes hacen al éxito de la feria así como también
contribuyen a traer buyers de alta calidad.
Menciona brevemente los números logrados en EIBTM 2007, que superaron los del 2006:
3.300 expositores, 3.326 hosted buyers provenientes de 66 países, siendo la mayoría
europeos. En 3 días se realizaron 41.000 citas pre-agendadas, destination presentation y
citas online.
Luego hace mención al programa de Hosted Buyer en Latinoamérica; considera una
buena oportunidad que los expositores inviten bajo este programa a sus clientes claves a
la feria: 169 buyers fueron provenientes de América Latina, de los cuales 110 fueron de
Brasil, 50 de Argentina y el resto de Uruguay y Ecuador.
Alienta a todos los expositores de América Latina a hacer uso del programa de Hosted
Buyer e invitar a sus clientes claves, a través del cual podrán experimentar la feria de
EIBTM que incluye el programa educacional, oportunidades de networking, pre y post
fam trips, con gastos de traslado y alojamiento pagos.
Por último menciona otras de las exposiciones que organiza Reed Travel Exhibitions:
AIME, GIBTM, EIBTM, ICCA Exhibition.
Julio Urban interviene y expresa que percibe que últimamente el programa de Hosted
Buyers de EIBTM está más enfocado al mercado de incentivo, más que al de
asociaciones.
Desiree Shepard responde que dentro de su campaña de marketing ellos promocionan
equitativamente los sectores corporativos, programas de agencia, incentivos y de
asociaciones. Explica que ellos no pueden controlar quien se registra antes de EIBTM,
pero que cada buyer que se registra debe estar calificado como tal. No están dando
prioridad a ningún sector en particular.
Flavia Malkine cuenta que Brasil está participando en EIBTM desde hace años cuando la
feria se llevaba a cabo en Ginebra, realizando el Destination Presentation. Luego de 10
años de invertir en esta presentación, consideran que esto no les ha producido ningún
beneficio. Desiree Shepard responde que en otros casos este programa sí ha resultado
beneficioso y que muchas veces una compañía invierte, y de varios potenciales clientes
solo se puede agarrar uno. Pero dado el caso de Brasil, que hace mucho tiempo que han
desarrollado esta presentación sin obtener ganancia, consultará a su departamento de
marketing para ver si es una sensación común de los demás expositores.
Otra consulta de Flavia Malkine, tanto para EIBTM como IMEX, es sobre la disposición de
los expositores en estas ferias, donde regularmente se distribuye a los expositores
geográficamente. Su idea es colocar a los países alfabéticamente para tener un mix de
países y lograr mayores negocios.
Heather Gough de IMEX interviene y considera que esta nueva disposición puede llegar a
ser caótica. De todas maneras está dispuesta a conversarlo durante IMEX para ver si
Brasil quiere ubicarse en otro lugar. Explica que la distribución geográfica es beneficiosa
para la circulación de los visitantes.
Mariano Castex comenta que tiene la sensación de que en el área Latinoamericana
dentro de las ferias, hay menos circulación y concurrencia. Anne Wallin Rodven responde
a esto explicando que muchas veces la gente que está en los stands no son muy abiertos
a recibir una visita por tanto los visitantes no se sienten bienvenidos. Pone el ejemplo del
stand de Noruega, que anteriormente estaba decorado con fotos del país y un lindo cerco
de madera alrededor, lo que actuaba como barrera para que la gente los visitara. Luego
cambiaron la decoración incluyendo la foto de un hombre desnudo, sacando así las
barreras y abriendo el stand para todos. Considera que la disposición del stand es muy
importante para lograr un acercamiento con los visitantes.
Heather Gough explica que IMEX al igual que sus colegas de EIBTM dan seminarios de
cual es la manera correcta y más efectiva de exponer y sacar así el mayor beneficio.
Propone que puede ser un tema a tratar en alguna próxima reunión del Capítulo. Explica
que el éxito de exponer en una feria radica en “hacer los deberes” antes de ir a la feria,
haciendo contactos previos e invitando a los clientes a visitar su stand. De nada sirve
sentarse en el stand y esperar que los clientes se acerquen.
Cierre de la reunión
Julio Urban agradece la presencia de todos y espera que participen en las demás
actividades de ICCA programadas para el resto del año.