Rama Judicial del Poder Público Consejo Seccional de la

Rama Judicial del Poder Público
Consejo Seccional de la Judicatura Norte de Santander
Sala Administrativa
Presidencia
C I R C U LA R - CSJNS- PSA- 081
FECHA:
23 de junio 2015
PARA:
MAGISTRADOS(AS) JUECES (ZAS) DE LOS DISTRITOS
JUDICIALES DE CÚCUTA, PAMPLONA Y ARAUCA
PERMANENTES Y DE DESCONGESTIÓN
ASUNTO:
REPORTES SIERJU-BI PENDIENTES
EXTEMPORÁNEOS DEL MES DE ABRIL
O
FALTANTES
Estimados (as) Doctores(as):
Se les recuerda el estricto cumplimiento de la circular 075 de 04 de junio de 2015
“Entrada en producción para grabación de la información estadística, bajo el
nuevo SIERJU B.I.”, con relación a lo siguiente:
1. Los Despachos permanentes, que no hayan reportado el mes de abril,
deben reportarlo a partir de la fecha en el SIERJU BI, el cual ya quedara
extemporáneo.
2. Los Despachos que reportaron las estadísticas acumuladas del 01 de enero
de 2015 hasta el 30 de abril de 2015, deben proceder a hacer las
modificaciones respetivas, ya que debe separar los reportes es decir
generar dos reportes diferentes de la siguiente forma:


Reporte 1 del primer trimestre 01-01/2015 hasta el 31/03/2015
Reporte 2 del 1 de abril de 2015 hasta el 30 de abril de 2015
Parámetros Generales para acceder al SIERJU B.I. por parte de los funcionarios
1. Video inicial introductorio
Antes de ingresar al aplicativo, los usuarios podrán acceder al video inicial introductorio al
manejo del aplicativo.
2. Inicio de Sesión y Actualización de datos del Usuario
Los usuarios que ingresan al aplicativo por primera vez, a partir del 1 de mayo de 2015,
lo deben hacer ingresando como Usuario: la cedula del titular y como contraseña: la
misma cedula, es decir usuario y contraseña es la misma cedula.
Palacio de Justicia,Bloque C, Oficina 414,Teléfono 5743156, Fax 5751076
secsaladmnsan@cendoj.ramajudicial.gov.co
No. SC 5780 – 1
No. GP 059 – 1
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Paso seguido se debe proceder a actualizar la información del Magistrado o Juez,
completando los datos faltantes como, segundo apellido, teléfono, correo oficial etc, y se
pica en el botón ->Next tal como se muestra en la siguiente imagen.
Una vez picado en el botón next, se muestra la ventana donde se debe cambiar la
contraseña, donde se debe diligenciar 1. Contraseña actual, 2. Se digita la nueva clave y
3. Se digita nuevamente la contraseña nueva y se pica en el botón +Guardar, si aparece
el mensaje azul enla parte superior de la ventana, esto indica que la clave se cambio con
éxito, paso seguido se pica en el botón FIN, Nota (la contraseña nueva debe ser alfa
– numérica, adicionalmente debe contener caracteres en Mayúscula y superior a 8
caracteres)
Una vez, finalizado el cambio de contraseña, se mostrara la ventana principal del
aplicativo SIERJU BI, tal como se muestra en la siguiente imagen.
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3. Verificación de la información migrada
Los usuarios deberán revisar la información histórica que fue migrada, con especial
énfasis en el último período reportado en el SIERJU ANTIGUO. Para tal fin se debe ir al
menú principal (parte superior, lateral izquierdo) picar en la opción que dice
GESTIÓN DE FORMULARIOS -> diligenciar Formularios. Donde se despliega en el
área de trabajo, un formulario que tres (3) pestañas en colores: azul (Disponibles por
Diligenciar), amarillo (En proceso) y en verde (Finalizados).
Con el objeto de verificar si se migro toda la información del sistema anterior, se debe
picar en la pestaña Finalizados, donde se deben desplegar todos los formularios
diligenciados, ordenados por el más reciente al más antiguo, al igual que en el Sierju
anterior, los despachos que reportaron oportunamente las estadísticas del mes de abril,
se debe visualizar el reporte, tal como se muestra en la siguiente grafica.
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Ultimo reporte mes de abril
(01/04/2015
hasta
(30/04/2015
Reporte primer
trimestre año
2015 (01/01/2015
hasta 31/03/2015)
4. Registro de informes pendientes
Si el despacho se encuentra pendiente de reportar algún periodo, se debe picar en la
pestaña Disponibles por Diligenciar, donde se muestran los formularios posibles
para diligenciar (nota: antes de diligenciar los formularios, deben visualizar el video
que aparece antes de ingresar al aplicativo, con el fin de entender este proceso.)
Estos son los
formularios
disponibles para
diligenciar.
Al igual que el Sierju anterior, cuanto se están registrando las estadísticas, se debe
corroborar que
los Inventarios iniciales estén correctos, si consideran que no
corresponden con la realidad y si el aplicativo presenta problemas técnicos, o inquietudes
deben reportar a la mesa de ayuda
Datos de contacto mesa de ayuda
Teléfono de contacto:
Correo electrónico para remitir las incidencias
Horario de atención:
Favor remitir con copia a:
Indicativo(1) 381-65-20
soporte.sierju@everis.com
Lunes a Viernes 7:00 a.m. – 5:00 pm
udae@cendoj.ramajudicial.gov.co
gmorenor@cendoj.ramjudicial.go.co
mblancot@cendoj.ramajudicial.gov.co
Igualmente comunicar al teléfono 5751561, Sala Administrativa del Consejo Seccional de
la Judicatura.
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Durante el transcurso del diligenciamiento, estará la opción de ir guardando y Finalizar,
recuerden, que los formularios solo se pueden finalizar una sola vez, igualmente que en el
sistema anterior, la fecha de inventario inicial no se puede cambiar pero si la FECHA
FINAL, tal como se muestra en el encabezado del formulario,
Encabezado del
formulario: resumen del
formulario, datos del Juez,
fecha inicial y final, etc.
Botón para
Maximizar o
Minimizar el
encabezado
del formulario
Fecha final, se
debe estar atento a
esta, ya que el
sistema toma la
fecha actual, por lo
que s debe cambiar
a la fecha final del
periodo, antes de
finalizar el reporte.
Botón
guardar,
para
ir
guardando
durante
el
diligenciamiento del mismo
Botón de finalizar el
reporte, solo se pude
finalizar una sola vez
(ojo)
nota: antes de diligenciar los formularios, deben visualizar el video que aparece
antes de ingresar al aplicativo, con el fin de entender este proceso.)
Como se puede apreciar los formularios del nuevo SIERJU BI, cada fila tiene dos (2)
subfilas, la fila oscura superior que va mostrando los datos registrados y guardados, la
fila blanca inferior, en la que se pueden digitar los valores numéricos.
Subfila superior
Subfila interior, se registran los
valores:
- para sumar o ingresar se digita Ejp:
valor (1) y se pica guardar, el cual se
reflejara e la Subsfila superior.
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Para los casos, que por equivocación se guarda un valor que no corresponde, se puede
modificar de la siguiente manera:
Caso 1 = valor guardado por equivocación (2), pero el valor a reportar es (5), se debe
registrar el valor (3) en la Subfila inferior y se pica en guardar.
La adición y/o suma, se reflejara en la Subfila superior, tal como se muestra en la
siguiente imagen.
Caso 2 = valor guardado por equivocación (8), pero el valor a reportar es (3), se debe
registrar el valor (-5) en la subfila inferior y se pica guardar.
La resta, se realizara siempre y cuando el valor a restar no sea mayor que el valor en la
subfila superior, quedando el registro de la siguiente manera.
5. Solicitud de modificación o corrección de formulario Finalizado
Una vez finalizados los reportes, ya no se podrán modificar los mismos, salvo
autorización de la Sala.
con
Cuando se debe solicitar una modificación?
-
-
Cuando por equivocación, se finalizaron los reportes con fechas finales que no
corresponden a los periodos a reportar, tal como pasaba con el sistema anterior.
(Se debe crear una novedad de tipo: Cambio Fechas Formulario) Indicando las
fechas correctas, ya que esta modificación la hace el Administrador de la
Seccional.
Cuando por equivocación, se registraron datos errados que no corresponden con
la realidad. (Se debe crear una novedad de tipo: Anexo Extemporáneo)
El procedimiento para pedir o solicitar una novedad es parecida a la del Sistema
Anterior, por lo que debemos ir al Menú principal -> Gestión de formularios, se pica en
la pestaña Finalizados, donde se despliega el listado de formularios reportados, en la
parte izquierda de cada registro, esta la opción de Crear Novedad.
Crear novedad
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Una vez se pica en la opción de crear Novedad, en el formulario a modificar, se visualiza
el formulario donde se deben registrar datos básicos, como asunto, tipo de novedad, se
debe seleccionar nuevamente el formulario a corregir, el periodo del reporte y un breve
comentario y se pica en la opción Enviar, tal como se puede apreciar en la siguiente
imagen.
Una vez solicitada la novedad, debe reportarse por teléfono 5751561 a la Seccional, para
que se proceda de inmediato a aprobar las novedades.
Cuando la novedad es por cambio de fechas, la Sala es la que hace el cambio de fechas.
Cuando la Sala autoriza la
novedad por Anexo Extemporáneo o Modificar
formulario, esta debe verse reflejada en Bandeja de Entrada -> Aviso usuario,
pestaña Incidencias O novedades, para corregir los datos se pica en el Icono
Responder, tal como se muestra en la siguiente grafica.
Para proceder a corregir los datos del formulario,
se pica en el Icono, el cual desplegara el
formulario normal para corregir y finalizar.
Cordialmente,
MARIA INES BLANCO T.
Presidenta
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