DECRETO 2527 DE 1950 - Archivo General de la Nación

DECRETO 2527 DE 1950
(27 de julio)
Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y se
conduce valor probatorio a las copias fotostáticas de los documentos
microfilmados.
El Presidente de la República de Colombia, en uso de las facultades que le
confiere el artículo 121 de la Constitución Nacional, y
CONSIDERANDO:
Que por Decreto 3518 de 1949 se declaró turbado el orden público y en estado de sitio
todo el territorio nacional;
Que es conveniente darle mayor seguridad a los archivos, tanto oficiales de la
Administración Pública, como a los demás interés colectivo, especialmente a los de las
instituciones de crédito y las entidades vinculadas a la economía y a la cultura patria;
Que la técnica moderna permite, por el procedimiento de microfilm, conservar los
archivos en las mejores condiciones de seguridad, economía y eficacia, por lo cual se
hace no sólo lícita sino aconsejable la microfilmación;
Que corresponde al Gobierno al organización de los archivos oficiales, procurando su
tecnificación para el mejoramiento de la Administración pública, y la fijación de
condiciones para la validez con mérito probatorio de las copias de documentos
públicos y privados,
DECRETA:
Artículo 1º.- Autorizase el uso del procedimiento de microfilmación en los archivos
oficiales de la Administración Pública nacional, departamental y municipal, y también
en los archivos particulares de las personas naturales o jurídicas, de acuerdo con las
normas contenidas en este Decreto.
Artículo 2º.- No se podrá microfilmar ningún documento, ni ser destruido después de
ser microfilmado, sino cuando el original haya sido sometido al trámite normal y
conservado durante el tiempo que la prudencia y la costumbre aconsejen en cada
caso, de acuerdo con su naturaleza. Modificado por el Decreto Nacional 3354 de 1954
Al someter a la microfilmación cualquier documento, debe tenerse el cuidado de que
quede copiado en la cinta íntegramente y con absoluta fidelidad, de tal modo que
queda prohibido hacerles recortes, dobleces, enmendaduras o cualquier adulteración,
con pena de perder su valor probatorio.
El procedimiento de microfilm deberá aplicarse en los archivos oficiales de la
Administración Nacional, Departamental y Municipal, y en los de las instituciones de
crédito y demás entidades sometidas a la supervigilancia del Estado, cumpliendo las
disposiciones de este Decreto y las que para cada caso establezca la correspondiente
autoridad, sea Ministerio, Gobernación, Alcaldía, Superintendencia o junta directiva.
Artículo 3º.- Al comienzo de cada rollo de película en que se vayan a microfilmar
documentos, o material de un archivo, deben hacerse las siguientes anotaciones:
1) Número de orden del rollo y fecha en que se comienza;
2) Nombre de la entidad o persona a quien pertenezca el archivo;
3) La determinación del material que se va a copiar en él y;
4) El nombre y la firma de la persona bajo cuya responsabilidad se hizo la
microfilmación,
Artículo 4º.- Los documentos o el material que sea microfilmado y que haya quedado
correctamente copiado en la cinta, podrá ser destruido después de eso,
preferentemente por la incineración. Derogado por la Ley 80 de 1989
Al final del rollo, inmediatamente después del último documento que contenga, se
copiará un acta en que conste:
1. La fecha en que se terminó de filmar el respectivo rollo o cinta;
2. El número de orden del rollo y la cantidad de documentos que contiene, a ser
posible con una lista o detalles de ellos;
3. El estado en que haya quedado filmada la cinta, expresando los vicios que
tenga, los espacios en blanco que hayan quedado, las correcciones o recortes
que se le hayan hecho, etc.;
4. El nombre y la firma de la persona bajo cuya responsabilidad se hizo la
microfilmación del respectivo rolo, y
5) La certificación jurada de que todo el material que aparece en el rollo fue
destruido, con la expresión de la forma y fecha en que se hizo, firmada por el
que la haya hecho y por dos testigos.
Artículo 5º.- La copia de un documento o de cualquier pieza de un archivo que haya
sido microfilmado, tendrá el mismo valor probatorio que la ley le otorga al original así
copiado, siempre que la microfilmación se haya hecho de acuerdo con las normas de
este Decreto y las disposiciones especiales que para cada archivo haya establecido el
correspondiente Ministerio, Gobierno , Alcaldía, Superintendencia, junta directiva o
autoridad administrativa competente, y siempre que la respectiva copia sea
autenticada de acuerdo con los artículos siguientes.
Artículo 6º.- Las copias de los documentos microfilmados pertenecientes a archivos
oficiales o de entidades sometidas a la supervigilancia del Estado deberán ser
autenticadas al respaldo por el empleado que ejerzan las funciones de Jefe del
respectivo archivo, o por quien tenga autorización para ello, con la indicación de la
disposición legal o reglamentaria que le haya concedido esa autorización, y el
señalamiento del número de orden del rollo o cinta de donde se haya copiado.
Artículo 7º.- Las copias de los documentos microfilmados pertenecientes a archivos
particulares, de personas naturales o jurídicas o de entidades no oficiales ni sometidas
a la supervigilancia del Estado, deberán ser autenticadas por la persona que las
expida, y si fuere necesario para fines judiciales, por un Notario Público, previo
examen y confrontación del respectivo rollo de donde se haya copiado.
Artículo 8º.- El original de las actas a que se refiere el artículo 4 de este Decreto debe
conservarse sin ser destruido, para que sirva de control del archivo ya microfilmado, y
si es de personas o entidades no oficiales, deberá protocolizarse en una Notaria.
Artículo 9º.- El presente Decreto rige desde su fecha.
Comuníquese y publíquese.
Dado en Bogotá, a 27 de julio de 1950.
NOTA: El presente Decreto legislativo fue elevado a la categoría de Ley de la
República (Ley 141 de 1961).