Manual de procedimientos administrativos de la Universidad

Manual de procedimientos administrativos de la
Universidad Pública de Navarra
Objeto y naturaleza
El Manual de Procedimientos Administrativos de la Universidad Pública de Navarra
quiere ser un elemento de comunicación eficaz entre la racionalidad de la práctica
administrativa y los usuarios de la administración universitaria, por lo que se dirige
tanto a los miembros de la Comunidad Universitaria como al conjunto de la sociedad
navarra.
El sustrato sobre el que reposa el Manual lo constituye el trabajo de análisis de series
documentales llevado a cabo por la Comisión de Archivo, en cumplimiento de las
competencias que le otorgó la Junta de Gobierno de la Universidad. Entre dichas
competencias destaca la capacidad de normalizar el procedimiento administrativo.
Es importante señalar que la finalidad del Manual es recoger los procedimientos tal
como se llevan a cabo en la realidad. En cualquier caso, toda alteración en las normas
que rigen la actuación administrativa deberá tener su plasmación en el contenido del
Manual, lo que se conseguirá mediante su actualización. Así, el Manual se supedita a la
normativa en todo caso.
Contenido y estructura
La metodología de trabajo seguida permite concretar la normalización de los
procedimientos administrativos a través del análisis exhaustivo de la realidad
documental existente, contrastada con lo que establece la legislación.
La estructura del Manual es simple. Agrupa en primer lugar el ámbito de la actividad
universitaria en la que se inscriben los procedimientos administrativos (en la actualidad
abarca únicamente dos: Comunidad Universitaria e Investigación), para presentar a
continuación la descripción de cada uno de los procedimientos, identificados en todo
momento mediante un código específico. Por su parte, la organización de la información
de cada procedimiento responde a una plantilla normalizada:
- Identificación de procedimiento, con su código.
- Subprocedimientos vinculados al procedimiento principal, con sus códigos.
- Objeto que persigue la actividad administrativa.
- Identificación de la oficina u oficinas implicadas en la gestión
- Legislación que le afecta
- Documentos que genera, con indicación de la denominación del expediente y una
relación de los tipos documentales que lo integran, y su volumen.
- Observaciones y comentarios
- Datos respecto a la aprobación de la normalización del procedimiento, órgano, versión
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y determinación de supervisor para el mismo.
- Código de clasificación de los documentos.
- Número del expediente de la Comisión de Archivo en la que se normalizó el
procedimiento.
- Página web en la que reside la información actualizada del procedimiento.
- Descripción del procedimiento.
- Diagrama.
Actualización
Para que sea eficaz, el Manual debe ser objeto de una actualización permanente. Para
conseguirlo, se ha optado por la forma considerada como la más ágil, inmediata y
universal, consistente en situar la información en el servidor web de la Universidad,
respetando la denominación de los ficheros que se hicieron públicos en la publicación
del Manual en soporte papel, en 2003.
El Manual de procedimientos administrativos no es una herramienta cerrada ni estática,
sino que incorpora constantemente nuevos procedimientos debido a la amplitud de las
funciones universitarias que es preciso normalizar, a la vez que corrige los
procedimientos conforme van siendo revisados.
Sugerencias y comentarios
Para cumplir nuestra función es importante mejorar. Si por cualquier motivo necesita
exponernos cualquier sugerencia, duda, comentario o necesita alguna aclaración, puede
dirigirse por correo electrónico a la siguiente dirección: archivo@unavarra.es
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