procedimiento construccion de indicadores y analisis de resultados

MACROPROCESO DE APOYO
CÓDIGO: ACAP03
PROCESO GESTIÓN CALIDAD
VERSION: 2
PROCEDIMIENTO CONSTRUCCION DE
INDICADORES Y ANALISIS DE
RESULTADOS
OBJETIVO
PAGINA: 1 de 5
ALCANCE
Describir los lineamientos para la
definición,
documentación,
estandarización y análisis de
indicadores por proceso del
Sistema de Gestión de la Calidad
de
la
Universidad
de
Inicia con la identificación del
macroproceso,
proceso,
objetivo,
gestor responsable, tipo de indicador y
las variables medir continua con la
aplicación de la forma de calculo y
termina con el análisis del resultado de
la medición
Cundinamarca.
DEFINICIONES
INDICADOR DE GESTION: Expresión cualitativa o cuantitativa del
comportamiento o desempeño de un proceso; cuya magnitud al ser
comparada con el nivel de referencia, nos podrá estar señalando una
desviación sobre la cual se deben tomar decisiones preventivas o correctivas
según se requiera
VARIABLE: Es un elemento o dato que puede ser sustituido o puede
adquirir un valor cualquiera, dentro de su universo.
MEDICIÓN: Considera la determinación de una cantidad física, magnitud o
dimension (Utilizando equipo de medición o instrumento de medición,
software, patron de medición, material de referencia o equipos auxiliares o
combinación de ellos necesarios para llevar a cabo un proceso de medición.
META: Es la cuantificación de lo que se espera lograr en un tiempo y
recursos determinados. Cuantifica el objetivo, especificando el beneficio que
se pretende alcanzar en un tiempo determinado
VALORACIÓN: Reconocer, estimar o apreciar el valor o mérito de alguien o
algo.
FRECUENCIA: Numero de veces que ocurre un cierto suceso
MEJORA CONTINUA: Acción Permanente realizada con el fin de aumentar
la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño.
Documento controlado por el Sistema de Gestión de la Calidad
Prohibida su reproducción parcial o total
Esta versión es vigente si se consulta en la red o en el centro de Documentación
MACROPROCESO DE APOYO
CÓDIGO: ACAP03
PROCESO GESTIÓN CALIDAD
VERSION: 2
PROCEDIMIENTO CONSTRUCCION DE
INDICADORES Y ANALISIS DE
RESULTADOS
PAGINA: 2 de 5
DEFINICIONES
NOMBRE DEL INDICADOR: Denominación que lo identifica. Debe ser
corta, sintáctica y semánticamente correcta y permitir la definición o
deducción de su objetivo y utilidad.
DESCRIPCION: Texto, no muy extenso, que específica de manera precisa,
en qué consiste el indicador y que define cada uno de los factores que se
relacionan en su cálculo.
FUENTE: Es el lugar, archivo, documento donde los datos se encuentran
disponibles o localizables.
FORMA DE CALCULO: Generalmente, cuando se trata de indicadores
cuantitativos, se debe tener muy clara, la fórmula o expresión matemática
para el cálculo de su valor, lo cual implica la identificación exacta de los
factores y la manera como ellos se relacionan.
UNIDADES: Permiten expresar en un contexto y darle sentido, al valor
calculado. Varían de acuerdo con los factores o variables que se relacionan.
FRECUENCIA PERIODICIDAD: período de tiempo en el cual se obtendrá y/
o se irá midiendo el indicador
UMBRAL O META – se refiere al valor del indicador que se requiere lograr o
mantener.
Documento controlado por el Sistema de Gestión de la Calidad
Prohibida su reproducción parcial o total
Esta versión es vigente si se consulta en la red o en el centro de Documentación
MACROPROCESO DE APOYO
CÓDIGO: ACAP03
PROCESO GESTIÓN CALIDAD
VERSION: 2
PROCEDIMIENTO CONSTRUCCION DE
INDICADORES Y ANALISIS DE
RESULTADOS
DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCIÓN DE
ACTIVIDADES
PAGINA: 3 de 5
RESPONSABLE
DOCUMENTOS
DE REFERENCIA
INICIO
1. Identifica el macroproceso,
proceso, objetivo, gestor
responsable,
tipo de
indicador, las variables a
medir y la disponibilidad y
confiabilidad de la fuente de
información.
Gestor
responsable de
Proceso
2. Definir
2. Defina el nombre del
indicador, la descripción y
la forma de calculo
Gestor
responsable de
Proceso
3. Señalar
3. Señale la unidad de
medida,
periodicidad
y
meta.
1.Identificar
4. Diligenciar
5. Evidenciar
Gestor
responsable de
Proceso
4. Define el periodo a
medir, aplica la forma de
calculo y observaciones
que impidan en algún
momento la medición
Gestor
responsable de
Proceso
5. Evidencie los registros
que
soportan
la
información
para
la
medición
Gestor
responsable de
Proceso
Gestor
responsable de
Proceso
6. Contrastar
6. Contraste el resultado de
la medición con la meta y
ubíquelo en la escala de
valoración.
7. Realizar
7. Realice análisis del
resultado de la medición del
periodo
Gestor
responsable de
Proceso
8. Graficar
8. Grafique el resultado de
la medición actual y de los
últimos tres periodos
Gestor
responsable de
Proceso
9. Controla el registro
Gestor
responsable de
Proceso
9. Controlar registro
ACAF023
ACAF023
ACAF023
ACAF023
ACAF023
ACAF023
ACAF023
ACAF023
ACAP02
Sistema Control
de Registros SICR
1
Documento controlado por el Sistema de Gestión de la Calidad
Prohibida su reproducción parcial o total
Esta versión es vigente si se consulta en la red o en el centro de Documentación
MACROPROCESO DE APOYO
CÓDIGO: ACAP03
PROCESO GESTIÓN CALIDAD
VERSION: 2
PROCEDIMIENTO CONSTRUCCION DE
INDICADORES Y ANALISIS DE
RESULTADOS
DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCIÓN DE
ACTIVIDADES
PAGINA: 4 de 5
RESPONSABLE
DOCUMENTOS
DE REFERENCIA
Gestor
responsable de
Proceso
ACAr023
Correo
electrónico
11. Implementa acciones
preventivas, correctivas y
de mejora
Gestor
responsable de
Proceso
SCIP02
12. Consolida y publica
información
en
los
términos establecidos
Gestor
responsable
del
Proceso
Gestión
Calidad
1
10. Reporta la información
en los diez (10) primeros
días calendario del mes
siguiente, de acuerdo a la
periodicidad establecida al
Proceso Gestión Calidad,
con copia al Proceso
Gestión Control Interno
para
efectos
de
seguimiento
10. Reportar
Informe
Indicadores
1
Requiere
plan
mejoramiento?
Requiere plan de
mejoramiento?
de
No
2
Si
11. Implementar
2
1
12. Consolidar y
publicar
ACAr024
Portal
Institucional
Consolidado
Indicadores
2
FIN
Documento controlado por el Sistema de Gestión de la Calidad
Prohibida su reproducción parcial o total
Esta versión es vigente si se consulta en la red o en el centro de Documentación
MACROPROCESO DE APOYO
CÓDIGO: ACAP03
PROCESO GESTIÓN CALIDAD
VERSION: 2
PROCEDIMIENTO CONSTRUCCION DE
INDICADORES Y ANALISIS DE
RESULTADOS
PAGINA: 5 de 5
CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
FECHA DE
APROBACIÓN
DESCRIPCION
AAAA MM
DD
1
2013
02
18
Reasignación del procedimiento según directriz del Comité del SIGC
2
2013
07
08
Revisión y mejora del procedimiento de indicadores, incluyendo
el análisis de resultados
ELABORO
Gestores participantes
FECHA
Fernando Hernández Moreno
Profesional Universitario III
2013
06
María del Pilar Delgado Rodríguez
Profesional Universitario I
Alba Lucia Escobar Rincón
Profesional II
Yury Esperanza Guevara Benítez
Profesional
REVISO:
APROBO: Gestor Responsable del Proceso
Oficina de Calidad
NOMBRE: María del Pilar Delgado Rodríguez
NOMBRE: Fernando Hernández Moreno
CARGO: Profesional Universitario I
CARGO: Profesional Universitario III
FECHA
2013
07
08
FECHA
2013
07
18
08
Documento controlado por el Sistema de Gestión de la Calidad
Prohibida su reproducción parcial o total
Esta versión es vigente si se consulta en la red o en el centro de Documentación