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DIRECCIÓN DE INOCUIDAD DE PRODUCTOS DE ORIGEN ANIMAL (DIPOA) Rige a partir de: 06/04/09 Código: DIPOA-PG-009 Control de certificados y marchamos oficiales dentro del establecimiento con inspección oficial permanente Versión 02 Página 1 de 11 Elaborado por: Equipo Técnico DIPOA Revisado por: Unidad de Gestión de Calidad Aprobado por: Director DIPOA es 0. Tabla de Contenidos: Objetivos………………………………………………………………………………………………. Alcance………………………………………………………………………………………………… Responsabilidades y autoridad…………………………………………………………………….. Definiciones…………………………………………………………………………………………… Abreviaturas y/o siglas……………………………………………………………………………….. Referencias y/o abreviaturas………………………………………………………………………… Descripción…………………………………………………………………………………………….. 1 2 3 4 5 6 7 1 1 1 3 4 4 5 1. Objetivos: Establecer las medidas de seguridad y el manejo correcto por parte del médico veterinario inspector oficial, destacado permanentemente en el establecimiento, de los marchamos y de los certificados oficiales, adquiridos en la DIPOA, así como de los certificados confeccionados dentro del establecimiento. Estandarizar la información que debe contemplar las certificaciones oficiales, que se deben adjuntar al certificado oficial de exportación de productos y subproductos de origen animal, emitidas por el médico veterinario inspector oficial, destacado permanentemente en el establecimiento. Establecer los registros necesarios que se deben utilizar, para garantizar el manejo seguro y control de los certificados y marchamos oficiales, recibidos y utilizados en los establecimientos. 2. Alcance: Aplica a todos los médicos veterinarios inspectores oficiales, de cada uno de los establecimientos, que tienen a su cargo el recibo y manejo de los certificados oficiales de exportación y marchamos entregados en el DIPOA, así como de los certificados oficiales emitidos en el establecimiento. 3. Responsabilidad y autoridad: 3.1 Secretarias - Controlar y documentar la entrega de números consecutivos de resúmenes de embarque, certificados de exportación en blanco y marchamos oficiales a los Médicos Veterinarios Inspectores Oficiales, de los establecimientos procesadores de productos y subproductos de origen animal y sus derivados. - Verificar que el registro de control de entrega de certificados oficiales y marchamos sea completados correctamente. ©Documento normativo propiedad del SENASA, el documento vigente se encuentra en INTERNET cualquier versión impresa es una copia no controlada DIRECCIÓN DE INOCUIDAD DE PRODUCTOS DE ORIGEN ANIMAL (DIPOA) Rige a partir de: 06/04/09 Código: DIPOA-PG-009 Control de certificados y marchamos oficiales dentro del establecimiento con inspección oficial permanente Versión 02 Página 2 de 11 Elaborado por: Equipo Técnico DIPOA Revisado por: Unidad de Gestión de Calidad Aprobado por: Director DIPOA es - - Revisar diariamente los correos personales del SENASA y de la DIPOA, para dar seguimiento a los trámites solicitados por los médicos veterinarios inspectores oficiales, por esta vía. No entregar a los usuarios y/o médicos veterinarios inspectores oficiales de los establecimientos, marchamos o certificados oficiales, si han sido notificadas por el Director o por los jefes de departamento de la DIPOA, de la prohibición al establecimiento solicitante, por cierre de mercados o sanciones con el Artículo 5, inciso b y c del Decreto Ejecutivo N° 26559-MAG: “Obligatoriedad del Sistema HACCP” u otras sanciones pertinentes, estipulada en la ley SENASA. Notificar a los Jefes de los Departamentos de Auditoría, Registro y Regulatorio de la DIPOA, las anomalías detectadas para su respectivo seguimiento y/o sanción. 3.2 Jefe de Departamento de Auditoría - Solicitar al médico veterinario Inspector oficial de los Establecimientos aprobados, el registro de recibo y control de documentación oficial, adquirida por el establecimiento o emitida dentro del mismo. - Solicitar al médico veterinario inspector oficial de los Establecimientos aprobados, el registro de recibo, control y uso de los marchamos adquiridos en el DIPOA. - Solicitar al médico veterinario inspector oficial de los Establecimientos, la documentación que se considere pertinente y establecer la frecuencia de envío de la misma. - Notificar vía correo electrónico al resto del personal de la DIPOA incluyendo a las secretarias, el o los establecimientos que se encuentren inhabilitados para exportar por cierre de mercados o sancionados con el Artículo 5, inciso b y c del Decreto Ejecutivo N° 26559-MAG: “Obligatoriedad del Sistema HACCP” u otras sanciones pertinentes, estipulada en la ley SENASA. 3.3 Jefe de Departamento de Registro - Mantener una lista al día con las fechas de renovación del certificado de exportador de los establecimientos procesadores de productos y subproductos de origen animal y sus derivados. 3.4 Jefe de Departamento de Registro y Regulatorio - Enviar a la Unidad de Cómputo del SENASA la lista de establecimientos autorizados, conforme esta sea modificada. 3.5 Médico Veterinario Inspector Oficial - Solicitar a la DIPOA la entrega de los certificados y marchamos oficiales, así como la asignación de la numeración consecutiva de resúmenes de embarque, al establecimiento a su cargo. - Verificar que la documentación y marchamos solicitados esta completa. - Registrar la cantidad y la numeración de los certificados y marchamos adquiridos. ©Documento normativo propiedad del SENASA, el documento vigente se encuentra en INTERNET cualquier versión impresa es una copia no controlada DIRECCIÓN DE INOCUIDAD DE PRODUCTOS DE ORIGEN ANIMAL (DIPOA) Rige a partir de: 06/04/09 Código: DIPOA-PG-009 Control de certificados y marchamos oficiales dentro del establecimiento con inspección oficial permanente Versión 02 Página 3 de 11 Elaborado por: Equipo Técnico DIPOA Revisado por: Unidad de Gestión de Calidad Aprobado por: Director DIPOA es - - Registrar la cantidad y la numeración consecutiva de resúmenes de embarque, otorgados por la DIPOA. Registrar la cantidad y la numeración de los certificados oficiales, adquiridos por el establecimiento. Archivar los certificados oficiales completados o confeccionados dentro del establecimiento, en la oficina oficial. Controlar el trasiego de productos de origen animal en el ámbito nacional y de exportación Custodiar y firmar los documentos para trasiego nacional y exportación de productos de origen animal (Resumen de Embarque, Guía de embarque, Certificado de Exportación, Origen y Libre Venta), que son confeccionados por el establecimiento. Custodiar y designar los marchamos oficiales para trasiego nacional y exportación de productos de origen animal No recibir los certificados, ni los marchamos solicitados, si la cantidad está incompleta y notificar a los Jefes de los Departamentos de Auditoría, Registro y Regulatorio y a las secretarias de la DIPOA, los errores o falta de documentación solicitada, para su respectivo seguimiento y/o sanción. 3.6 Unidad de Gestión de Calidad - Difundir las nuevas versiones, en torno al presente documento, a todos los involucrados. 4. Definiciones 4.1 Certificado Documento por medio del cual se da fe del estado organoléptico y sanidad de los productos y subproductos de origen animal y sus derivados extendido por un funcionario autorizado acorde con la Ley N°6227 del 2 de mayo de 1978 Ley General de la Administración Pública, artículo 65 inciso 2. 4.2 Certificado de origen Documento mediante en el cual el médico veterinario inspector oficial del DIPOA, declara la procedencia, la especie y la cantidad de los productos y subproductos de origen animal, al o los interesados, amparados en el certificado que se está emitiendo. 4.3 Certificado Documento en el cual el médico veterinario inspector del DIPOA, declara que el producto de libre descrito (cantidad, presentación, tipo y peso del producto), se encuentra debidamente venta registrado, se considera apto para consumo humano y es de libre venta en el territorio nacional. de Documento que se emite, una vez que el embarque ha sido aprobado para salir del 4.4 Guía embarque establecimiento, por parte del médico veterinario inspector oficial 4.4 Marchamo Sello que se coloca en los cierres de las puertas para evitar violaciones a la carga, éstos pueden ser de metal, plásticos o ambos. ©Documento normativo propiedad del SENASA, el documento vigente se encuentra en INTERNET cualquier versión impresa es una copia no controlada DIRECCIÓN DE INOCUIDAD DE PRODUCTOS DE ORIGEN ANIMAL (DIPOA) Rige a partir de: 06/04/09 Código: DIPOA-PG-009 Control de certificados y marchamos oficiales dentro del establecimiento con inspección oficial permanente Versión 02 Página 4 de 11 Elaborado por: Equipo Técnico DIPOA Revisado por: Unidad de Gestión de Calidad Aprobado por: Director DIPOA es 4.5 Médico Veterinario Inspector Profesional en Medicina Veterinaria incorporado al Colegio de Médicos Veterinarios con designación Oficial, Oficializado o Regente, que tiene bajo su responsabilidad la dirección sanitaria de los establecimientos procesadores de productos, subproductos y derivados de origen animal, abarcando la funciones que la legislación le asigne y la verificación de funcionamiento del Sistema HACCP 4.6 Producto de Carne y sus derivados de las especies bovino, porcino, equino, ovino, caprino, ave, pescado origen y mariscos, aprobadas como apta para consumo humano. animal 4.7 Resumen de Documento emitido por el Médico Veterinario Inspector de establecimientos aprobados por Embarque la DIPOA para intercambiar productos y subproductos de origen animal y sus derivados para garantizar la rastreabilidad y la trazabilidad de los mismos. 4.8 Subproducto Son aquellas materias que se obtienen de los animales de matanza y que no están de Origen comprendidos en los conceptos de canal o de vísceras comestibles. animal 5. Abreviaturas y/o Siglas 5.1 DIPOA Dirección de Inocuidad de Productos de Origen Animal (antiguamente Departamento Zoosanitario de Exportación o Inspección de carnes). 5.2 IAO Inspector Auxiliar Oficial 5.3 MAG Ministerio de Agricultura y Ganadería 5.4 MVIO Médico Veterinario Inspector Oficial 5.5 SENASA Servicio Nacional de Salud Animal 5.6 USDA United States Department of Agriculture 6. Referencias - Codex alimentarius - Code of Federal Regulations (CFR) - Código Sanitario para los animales terrestres OIE:2008 ©Documento normativo propiedad del SENASA, el documento vigente se encuentra en INTERNET cualquier versión impresa es una copia no controlada DIRECCIÓN DE INOCUIDAD DE PRODUCTOS DE ORIGEN ANIMAL (DIPOA) Rige a partir de: 06/04/09 Código: DIPOA-PG-009 Control de certificados y marchamos oficiales dentro del establecimiento con inspección oficial permanente Versión 02 Página 5 de 11 Elaborado por: Equipo Técnico DIPOA Revisado por: Unidad de Gestión de Calidad Aprobado por: Director DIPOA es - Ley General del Servicio Nacional de Salud Animal N° 8495 - Ley General de la Administración Pública N°6227 - Decreto N° 29588, Reglamento Sanitario y de Inspección Veterinaria de Mataderos, Producción y Procesamiento de Carnes - Reglamento de Inspección Veterinaria para Productos Pesqueros N° 18696 - Reglamento de Defensa Sanitaria Animal Decreto Nº 14584 - Reglamento Obligatoriedad del Sistema HACCP 26559-MAG-S - Reglamento Interno de Regencias del Colegio de Médicos Veterinarios - Reglamento de Nº34319-MAG - Manual de procedimientos para el cargado y transporte de productos y subproductos de origen animal - Procedimiento DIPOA-PG-001: Revisión de resúmenes de embarque y certificados de exportación - Oficio SENASA-DZE-1011-06 - DIPOA- PG- 003, DIPOA PG 003 RE 001, DIPOA PG 003 RE 002, DIPOA PG 003 RE 003, DIPOA PG 003 RE 004, DIPOA PG 003 RE 005 y DIPOA PG 003 RE 006. - DIPOA –PG-010 la estructura organizativa del Servicio Nacional de Salud Animal 7. Descripción La documentación necesaria para exportar productos y subproductos de origen animal y derivados, serán confeccionados en los establecimientos que cuenten con un médico veterinario inspector oficial de forma permanente. Los marchamos oficiales serán entregados en las oficinas centrales de la DIPOA, previo pago del establecimiento, a las cuentas citadas en el procedimiento DIPOA PG 003. La documentación, adicional a los marchamos, que el médico veterinario inspector oficial solicita, para la emisión de certificaciones oficiales dentro del establecimiento, incluye: los certificados de exportación y la cantidad de certificados de origen y libre venta adquiridos por el establecimiento, así como la numeración consecutiva asignada al establecimiento, para los resúmenes de embarque solicitados. ©Documento normativo propiedad del SENASA, el documento vigente se encuentra en INTERNET cualquier versión impresa es una copia no controlada DIRECCIÓN DE INOCUIDAD DE PRODUCTOS DE ORIGEN ANIMAL (DIPOA) Rige a partir de: 06/04/09 Código: DIPOA-PG-009 Control de certificados y marchamos oficiales dentro del establecimiento con inspección oficial permanente Versión 02 Página 6 de 11 Elaborado por: Equipo Técnico DIPOA Revisado por: Unidad de Gestión de Calidad Aprobado por: Director DIPOA es Adicionalmente el médico veterinario inspector oficial del establecimiento debe firmar la guía de embarque del producto que se está despachando y cuando el país al que se desea exportar lo requiera, debe adjuntar a la documentación oficial, copias de algunos de los resultados del laboratorio oficial, realizados como parte del cumplimiento del cronograma de muestreo establecido por el SENASA. 7.1 Solicitud de numeración consecutiva de resúmenes de embarque por parte del MVI destacado en el establecimiento permanentemente. Los resúmenes de embarque llenados por el establecimiento y firmados por el médico veterinario inspector oficial, deben poseer un número consecutivo, tal como lo dispone el procedimiento DIPOA-PG-003: Revisión de resúmenes de embarque y certificados de exportación. El médico veterinario inspector oficial debe solicitar a las secretarias de la DIPOA, esta numeración, vía correo electrónico, a los siguientes contactos varias@senasa.go.cr, inspecarnes@senasa.go.cr o vía fax. Se debe indicar la cantidad requerida, el establecimiento para el cual se solicita y el nombre del médico veterinario inspector y/o auxiliar o persona autorizada, para realizar la solicitud. Una vez recibido el correo, las secretarias de la DIPOA, asignan la numeración y cuando el médico veterinario, recibe el correo, debe contestar de vuelta, confirmando el mismo como “recibido”. Por su parte, el médico veterinario inspector oficial, debe registrar la numeración adquirida y archivarla, para el debido control de los resúmenes de embarque confeccionados en el establecimiento, de la forma que se describe a continuación (DIPOA-PG-009-RE-001). Fecha Cantidad de RE otorgados Numeración N° de Est. Nombre de quien Nombre entrega en DIPOA de MVIO Firma Los números otorgados se irán asignando, conforme se requiera, para la elaboración de los resúmenes de embarque. Se realizarán dos impresiones, de las cuales una se archivará en la oficina del médico veterinario inspector oficial y la segunda se enviará a las oficinas de la DIPOA, junto a la copia del certificado de exportación correspondiente. Los resúmenes de embarque que deban ser anulados, se mantendrán en el mismo archivo de los utilizados y se les colocará un sello de anulado. En caso de que el resumen de embarque se haya enviado a las oficinas de la DIPOA, el médico veterinario inspector oficial, debe emitir una nota, donde solicite la anulación y las razones de la misma. De igual manera debe proceder con los resúmenes anulados que ya han sido enviados al país destino. ©Documento normativo propiedad del SENASA, el documento vigente se encuentra en INTERNET cualquier versión impresa es una copia no controlada DIRECCIÓN DE INOCUIDAD DE PRODUCTOS DE ORIGEN ANIMAL (DIPOA) Rige a partir de: 06/04/09 Código: DIPOA-PG-009 Control de certificados y marchamos oficiales dentro del establecimiento con inspección oficial permanente Versión 02 Página 7 de 11 Elaborado por: Equipo Técnico DIPOA Revisado por: Unidad de Gestión de Calidad Aprobado por: Director DIPOA es 7.2 Solicitud de certificados de Exportación Los certificados de exportación deben ser solicitados y adquiridos en las oficinas centrales de la DIPOA. Esto lo debe realizar el médico veterinario inspector de forma personal o a través de una autorización escrita, donde autorice a una persona responsable del establecimiento, para que realice el trámite y posteriormente se los entregue al MVIO (ubicado en la oficina del establecimiento). La persona autorizada, deberá identificarse con su cédula de identidad y entregar una copia de la misma en la DIPOA. En caso de que sea la misma persona la que continuará como autorizada, la copia de la cédula entregada en un principio, tendrá validez de forma permanente, para agilizar el trámite. El establecimiento debe realizar el pago de los certificados que se desean adquirir, por transferencia bancaria. El personal a cargo de la confección y control de los certificados del establecimiento, le indicarán al médico veterinario inspector, las necesidades de certificados que se tengan, para que este realice el trámite o autorice a la persona responsable, del mismo. En la nota, el médico veterinario debe indicar su nombre, el nombre y número del establecimiento en el cual realiza sus funciones, la cantidad de certificados solicitados y el país destino de los mismos, así como el nombre y número de cédula de la persona autorizada (DIPOA-PG-009RE-002). En el caso de los certificados que se adquieren para diferentes destinos y son de un mismo formato, no será necesario indicar el destino de los mismos. Una vez que el médico veterinario inspector oficial o el inspector auxiliar de inspección autorizado, reciba los certificados, debe registrar la fecha de recibo, la cantidad de certificados recibidos, la numeración correspondiente, el país o región destino y su respectivo nombre y firma y mantendrá los mismos en el archivo oficial. Dentro de este mismo documento, se registrará la entrega al establecimiento, por parte del MVIO y/o inspector auxiliar responsable, para su llenado, uno a uno conforme se vayan solicitando, para asegurar el control por parte del MVIO. Se debe registrar el nombre y la firma de la persona responsable del establecimiento a quien se le entregan, para la respectiva confección (DIPOA-PG-009-RE-003). Fecha Cantidad de Certif. País dest. del certificado Numeración N° de Nombre del Est. MVIO y/o IAO Firma del MVIO y/o IAO Nombre de quien recibe Firma En caso de encontrar alguna anormalidad en el proceso de adquisición, traslado y manejo de los certificados, el médico veterinario inspector no recibirá la documentación solicitada y notificará a las jefaturas del DIPOA, así como a los responsables del establecimiento, para que se tomen las medidas que correspondan. El médico veterinario inspector oficial, debe archivar una copia de cada uno de los certificados confeccionados y enviar a la oficina de la DIPOA, la copia correspondiente, acompañada del respectivo ©Documento normativo propiedad del SENASA, el documento vigente se encuentra en INTERNET cualquier versión impresa es una copia no controlada DIRECCIÓN DE INOCUIDAD DE PRODUCTOS DE ORIGEN ANIMAL (DIPOA) Rige a partir de: 06/04/09 Código: DIPOA-PG-009 Control de certificados y marchamos oficiales dentro del establecimiento con inspección oficial permanente Versión 02 Página 8 de 11 Elaborado por: Equipo Técnico DIPOA Revisado por: Unidad de Gestión de Calidad Aprobado por: Director DIPOA es resumen de embarque. La información contenida en los certificados de exportación debe ser registrada por el MVIO bajo el siguiente orden (DIPOA-PG-009-RE-004) y debe ser adjuntado a las copias que se encuentren en el archivo del médico veterinario inspector, por país o región a la cual se exporta. Producto Numero Fecha de Número Marchamo de emisión de MAG certificado Embarque Número Número de de cajas contene dor Peso País destino 1 2 3 En aquellos casos en que se deba eliminar un certificado, por errores de llenado o cambios imprevistos, entre otros, de igual manera deberá registrarse, la anulación del mismo y en caso de que el certificado ya haya sido enviado a las oficinas de la DIPOA y al país destino, el MVIO, deberá enviar una nota solicitando la anulación del mismo y las razones del por que se realiza este trámite. A su vez, por solicitud de la dirección de la DIPOA, bajo el oficio DZE-1011-06, es responsabilidad del médico veterinario inspector oficial, enviar este registro mensualmente a las oficinas, sin embargo el registro que queda vigente es el DIPOA-PG-009-04, que sustituye el formato que se propone en dicho oficio. 7.2 Solicitud y control de Marchamos Los marchamos deben ser solicitados y adquiridos en las oficinas centrales de la DIPOA. Esto lo puede hacer el médico veterinario inspector oficial de forma personal o a través de una autorización escrita a alguna persona responsable del establecimiento, para que realice el trámite y posteriormente se los entregue al MVIO -en la oficina del establecimiento-. El establecimiento debe realizar el pago, de los marchamos que se desean adquirir, por transferencia bancaria a las cuentas referenciadas en el procedimiento DIPOA PG 003 o personalmente en el banco autorizado. El médico veterinario inspector oficial y su equipo auxiliar, serán los únicos encargados del manejo seguro de los marchamos asignados al establecimiento, sin embargo, serán los funcionarios del establecimiento, los responsables de notificar al MVIO, sobre las necesidades de compra de más cantidad de marchamos, para que este los adquiera de forma personal o a través de una nota de autorización. Es responsabilidad de la empresa prever la cantidad de marchamos requeridos. En la nota, el MVIO debe indicar su nombre, el nombre y número del establecimiento en el cual realiza sus funciones, la cantidad de marchamos solicitados y el nombre y número de cédula de la persona autorizada (DIPOA-PG-009-RE-002). En caso de no haber existencia de marchamos, la oficina de la DIPOA, tomará las acciones inmediatas correspondientes para no interrumpir la entrega de los mismos, tales como solicitar a préstamo a otras dependencias del SENASA. ©Documento normativo propiedad del SENASA, el documento vigente se encuentra en INTERNET cualquier versión impresa es una copia no controlada DIRECCIÓN DE INOCUIDAD DE PRODUCTOS DE ORIGEN ANIMAL (DIPOA) Rige a partir de: 06/04/09 Código: DIPOA-PG-009 Control de certificados y marchamos oficiales dentro del establecimiento con inspección oficial permanente Versión 02 Página 9 de 11 Elaborado por: Equipo Técnico DIPOA Revisado por: Unidad de Gestión de Calidad Aprobado por: Director DIPOA es Una vez que el médico veterinario posea los marchamos, debe completar el registro Control de Marchamos (DIPOA-PG-005), donde se coloca la fecha de recibo, el nombre y firma del médico veterinario, la cantidad recibida y la numeración correspondiente en orden ascendente. Este registro deberá ser completado conforme se vayan utilizando los marchamos y contar con la información correspondiente, así como cualquier observación necesaria que considere el MVIO. Nº De Marchamo Fecha de uso Nº de embarque País destino Observaciones En caso de encontrar alguna anormalidad en el proceso de adquisición, traslado y entrega de los marchamos, el médico veterinario inspector oficial no recibirá lo solicitado y notificará a las jefaturas del DIPOA, así como a los responsables del establecimiento, para que se tomen las medidas que correspondan. Una vez que los marchamos han sido recibidos, se almacenarán bajo llave, para su custodia oficial. El MVIO o el inspector oficial auxiliar, que deba colocar el marchamo oficial respectivo, deberá llenar el registro DIPOA-PG-009-RE-005, con lo cual llevará un control uno a uno, del consecutivo, tanto de los marchamos como de los embarques del establecimiento al cual se encuentra asignado. En aquellos casos en los cuales se presente alguna falla del dispositivo de cierre, la ruptura o sustitución de alguno de los marchamos, por parte de un funcionario oficial, deberá registrarse en el documento, en la sección de observaciones. De igual manera, en aquellos casos en los que un marchamo se destine para otro fin diferente al descrito, tal como cierres de cámaras, salas de proceso, entre otras, deberá registrarse en este apartado. En caso de que se haya colocado un número de marchamo a la documentación oficial y este a la hora de cerrar el medio de transporte no funcione, será necesario hacer la documentación de nuevo. Si se presenta la ruptura de un marchamo, colocado por un funcionario oficial, el MVIO, deberá emitir una demanda de acción correctiva, para notificar tanto a las jefaturas como a la dirección de la DIPOA, como al establecimiento, para recibir las acciones correctivas inmediatas, así como las sanciones, en caso de que apliquen. 7.3 Certificado de origen y certificado de libre venta El certificado de origen es el documento en el cual el médico veterinario inspector del DIPOA, declara la procedencia, la especie y la cantidad de los productos y subproductos de origen animal, al o los interesados, amparados en el certificado que se está emitiendo (DIPOA-PG-009-RE-006). El certificado de libre venta es el documento en el cual el médico veterinario inspector del DIPOA, declara que el producto descrito (cantidad, presentación, tipo y peso del producto), se encuentra debidamente ©Documento normativo propiedad del SENASA, el documento vigente se encuentra en INTERNET cualquier versión impresa es una copia no controlada DIRECCIÓN DE INOCUIDAD DE PRODUCTOS DE ORIGEN ANIMAL (DIPOA) Rige a partir de: 06/04/09 Código: DIPOA-PG-009 Control de certificados y marchamos oficiales dentro del establecimiento con inspección oficial permanente Versión 02 Página 10 de 11 Elaborado por: Equipo Técnico DIPOA Revisado por: Unidad de Gestión de Calidad Aprobado por: Director DIPOA es registrado, se considera apto para consumo humano y es de libre venta en el territorio nacional (DIPOA-PG009-RE-007). Ambos certificados podrán ser emitidos en los establecimientos que cuenten con médico veterinario inspector oficial y deben llevar un número consecutivo, donde se indique el número correspondiente y el año en curso (Ejemplo 01-09). El establecimiento debe realizar el pago respectivo de cada certificado solicitado, previo a su emisión y se imprimirán dos originales de cada uno de los certificados, de los cuales uno se envía al país destino y otro se archivará en la oficina del MVIO. El MVIO, deberá llevar un registro de control de los documentos emitidos, para garantizar que el establecimiento está realizando el respectivo pago y archivar los mismos, junto a la copia respectiva de los certificados confeccionados. El formato de los registros es el siguiente: - Control de Certificados de Origen (DIPOA-PG-009-RE-008). Nº Consecutiv o de Certificado de origen Fecha de emisión Nº de embarque País destino Pago realizado y notificado SÍ Observaciones Firma NO - Control de Certificados de Libre Venta (DIPOA-PG-009-RE-009). Nº Consecutivo de Certificado de libre venta Fecha de emisión Nº de País destino Pago realizado y notificado embarque SÍ Observaciones Firma NO En caso de encontrar alguna anormalidad en el proceso de adquisición y manejo de los certificados descritos, el médico veterinario inspector oficial suspenderá la emisión de este tipo de certificados y notificará a las jefaturas del DIPOA, así como a los responsables del establecimiento, para que se tomen las medidas que correspondan. 7.4 Guía de Embarque de Exportación La guía de embarque de exportación, es el documento que se emite, una vez que el embarque ha sido aprobado para salir del establecimiento, por parte del médico veterinario inspector oficial. Este documento debe de indicar lo que se describe en DIPOA-PG-009-RE-010 y se deben emitir dos originales, de los cuales uno se entrega al chofer del transporte y el otro documento se debe archivar, con la firma de recibido respectiva, del mismo. ©Documento normativo propiedad del SENASA, el documento vigente se encuentra en INTERNET cualquier versión impresa es una copia no controlada DIRECCIÓN DE INOCUIDAD DE PRODUCTOS DE ORIGEN ANIMAL (DIPOA) Rige a partir de: 06/04/09 Código: DIPOA-PG-009 Control de certificados y marchamos oficiales dentro del establecimiento con inspección oficial permanente Versión 02 Página 11 de 11 Elaborado por: Equipo Técnico DIPOA Revisado por: Unidad de Gestión de Calidad Aprobado por: Director DIPOA es La guía de embarque cuenta con un cuadro para el control de la temperatura, del contenedor, una vez que este ha salido del establecimiento. Él o las personas encargadas de llevar este control, así como la frecuencia de revisión, deberá ser establecido por el SENASA. No se permitirá la salida de los transportes, si no porta la respectiva guía de embarque, en aquellos productos que ha sido exigido a la fecha. 7.5 Copias de resultados oficiales de laboratorio Los trámites de exportación, varían de país a país y en algunos casos, los países a los cuales se exportan los productos, subproductos y derivados de origen animal, solicitan copias de los resultados recientes de los análisis oficiales que se realizan en el Laboratorio Nacional de Servicios Veterinarios. El personal encargado de las exportaciones dentro del establecimiento, está en la obligación de solicitar los análisis requeridos al MVIO, el cual está autorizado a facilitarlos, para realizar las copias necesarias. Una vez que la documentación esté completa y el médico reciba los documentos confeccionados por el establecimiento, a su vez deberá firmar y sellar cada una de las fotocopias de los resultados de laboratorio oficiales. Para esto, se debe colocar una leyenda con máquina de escribir o computadora, donde se lea: (Firma del médico veterinario) __________________________ Hago constar que esta copia es fiel del resultado original En caso de que alguno de los resultados fotocopiados, muestre un haya resultado positivo, el MVIO debe asegurarse que se hayan tomado las acciones pertinentes y que el o los lotes y/o productos involucrados, se hayan dispuesto correctamente, conforme a lo que estipule la regulación nacional, para evitar la llegada de los productos descritos en el reporte de laboratorio, al país al que se está realizando la exportación. Si el producto ha llegado al país destino y el resultado es positivo, el MVIO, la DIPOA y el establecimiento en conjunto deberán realizar la respectiva notificación a quien corresponda, para ejecutar la retención o retiro del producto involucrado. ©Documento normativo propiedad del SENASA, el documento vigente se encuentra en INTERNET cualquier versión impresa es una copia no controlada
