Circular # 4. Presentación: Esta serie de láminas pretende explicar la documentación que debe acompañar a toda declaración aduanal que de hecho es su base. El objetivo principal es abundar sobre el tema reciente de las normas de valoración del GATT/OMC que están en plena aplicación desde el 1603-2001 a partir de la vigencia del formulario denominado Declaración Andina de Valor DAV. La factura comercial es la síntesis del contrato de compra-venta. El Reglamento de la Ley de Aduanas exige una serie de datos que deben incluirse en la factura. El modelo adjunto muestra tales datos como los mínimos exigidos para que la factura comercial tenga validez. Datos adicionales permitirían a las aduanas determinar la información que pueden añadir a toda futura base de datos. En cada uno de los cuatro diferentes casos que analizamos más adelante se hacen los comentarios pertinentes a sus particularidades, en especial a cómo se afecta la declaración aduanal en lo atinente al valor en aduana, dependiendo de si la documentación presentada refleja efectivamente TODOS los pagos realizados para colocar la mercancía en el Puerto de Destino. El principio de valoración es el denominado PRECIO PAGADO O POR PAGAR y se refiere de forma excluyente a los costos y gastos originados por la compra, empacado, manejo y transporte de la mercancía objeto del desaduanamiento. Circular # 4. Presentation: The following group of slides has the purpose of explaining the different documents required to complete a nationalization process, in fact as the base to all Customs declaration. The final objective is to add remarks to the recent changes in valuation for Customs purposes of the GATT/WTO applicable since March 16, 2001 when the use of the Andean Declaration Form DAV was compulsory. Commercial invoices are a summary of purchase contract. Venezuela Customs Law Regulations expressly indicate several conditions that the invoice must comply and the information it must contain. The model we present to you show the minimum information the invoice should have in order for it to be used in Customs. All additional data will help Customs to complete their data base in the future. In each of the four cases we will analyze we make the proper comments to their singularity, especially to how Customs Declaration might be affected in relation to valuation in Customs. This will all depend on how accurate is the documentation supplied and if it reflects effectively ALL payments made to deliver the cargo to the port of destination. The valuation premise is denominated PRICE PAID OR TO BE PAID and refers in an exclusive form to all costs originated in the purchase, packing, handling and transportation of the goods to be nationalized. Ejemplo Factura Típica Typical Invoice Format Other World Gadgets, Inc ADDRESS Phone & Fax. E-mail address Date: Invoice # Sold to: Purchase Order: Date: Ship to: Terms & Conditions: Qty Description Item Cost Subtotal Discount Total Invoice Total Item Caso # 1 - Case # 1 Factura preparada por Despachador de Carga/ Invoice prepared by Freight Forwarder. Factura por servicios Despachador de Carga/ Invoice for services provided by Freight Forwarder. Factura de Proveedores/ Provider invoice a r Caso # 1. Versión en Español a 1 Factura Servicio 2 Services Invoice Factura Resumen 3 Recap Invoice 4 + Case # 1. English Version. AWB or B/L 5 N Significa/Means r No Aceptable/Non Aceptable a Aceptable/Aceptable Preparado por/ Prepared by: S.A. VEN MEX OCCIDENTE S.A. VEN MEX ORIENTE En esta situación encontramos el caso típico de los agentes de despacho que reciben mercancías distintas de varios proveedores, la reempacan y la despachan preparando una factura resumen en la que vacían todos los datos relativos a las distintos materiales recibidos y combinados en un solo despacho. La factura resumen no es aceptada por las autoridades aduanales basados en el principio de que no refleja las condiciones del contrato de compra venta. El despachador de carga no es el proveedor, en consecuencia la información que contiene el documento que aquél prepara no refleja las condiciones contractuales entre las partes. La factura resumen puede utilizarse para que luego se pueda verificar el contenido del despacho, si efectivamente toda la carga fue incluida. La o las facturas válidas son las que emite el proveedor. Adicionalmente deberá presentarse la factura por los servicios del Despachador de Carga cuando todos los gastos incurridos en ocasión del manejo, empaque, etc no estén incluidos en el documento de transporte (Guía Aérea, Conocimiento de Embarque o Guía Terrestre). El documento de transporte en versión original debe ser presentado en el momento de la declaración. In this situation we can find the typical case of the freight forwarders that receive products from different providers, pack and forward them together with one or several Recap Invoices/ Packing lists. In this document or documents all information from original seller or provider is summarized for one shipment. These Recap Invoices/ Packing lists are not acceptable for Customs declarations based on the principle that they do not contain the basic conditions of a contract between parties. The freight forwarder is not the provider or seller of the goods hence the information contained in the document the first prepares does not reflect the contractual conditions between parties. The Recap Invoices/ Packing lists is useful when importer want to verify what was really dispatched in that particular shipment. The invoice or invoices accepted by Customs are the ones made by the seller or provider. Additionally importer must present the invoice of the services the freight forwarder is providing except when they are already included in the transport document ( Bill of Lading, Airway bill or surface transportation bill ). The original of the transportation document must be tendered when Customs declaration is presented. Caso#2.VersiónenEspañol Caso # 2 - Case # 2 Factura de Proveedores/ Provider invoice Factura preparada por Agente Compras/ Invoice prepared by Purchase Agent Factura por servicios Despachador de Carga/ Invoice for services provided by Freight Forwarder. r a 1 a Factura Servicios 2 3 Factura Agente de Compras 4 Purchase Agent Invoice Services Invoice Case#2..EnglishVersion. + AWB or B/L 5 Significa/Means N r No Aceptable/Non Aceptable a Aceptable/Aceptable Preparado por/ Prepared by: S.A. VEN MEX OCCIDENTE S.A. VEN MEX ORIENTE En esta situación encontramos el caso típico de los agentes de compras que procesan órdenes de compra de sus clientes para mercancías distintas de varios proveedores. Los agentes de compra preparan una o varias facturas en las que reflejan a su vez un precio ajustado por su comisión o los precios pagados originalmente al proveedor y su comisión por el servicio de intermediación. Las facturas de los provedores originales normalmente son a nombre del agente de compras. Estas facturas son aceptadas por las autoridades aduanales basados en el principio de que refleja las condiciones del contrato de compra venta. Sin embargo es importante destacar que la comisión cobrada por el Agente de Compras NO es parte del precio pagado o por pagar por cuanto sus servicio son contratados por el comprador. Recomendamos solicitar al agente de compras colocar de forma separada su comisión. La o las facturas válidas son las que emite el agente de compras. No es necesario presentar las facturas del proveedor. Adicionalmente deberá presentarse la factura por los servicios del Despachador de Carga cuando todos los gastos incurridos en ocasión del manejo, empaque, etc no estén incluidos en el documento de transporte (Guía Aérea, Conocimiento de Embarque o Guía Terrestre). El documento de transporte en versión original debe ser presentado en el momento de la declaración. In this situation we find the typical case of the purchase agent that process the purchase orders of their clients for several types of goods. The purchase agent prepares one or several invoices including their commission either in the itemized price of the goods or as a separate item. Commonly the invoices from the original providers or sellers are in the name of the purchase agent. These invoices are accepted by Customs authorities based on the principle that they reflect an actual contract between purchase agent and importer. It is of top importance to point out that the commissions paid to purchase agents ARE NOT part of the PRICE PAID OR TO BE PAID due to the fact that their services are contracted by the importer or buyer. We highly recommend that you ask your purchase agent if this is your case to separate the amount paid as commission in their invoice. The invoice or invoices accepted by Customs are the ones made by the Purchase agent. Additionally importer must present the invoice of the services the freight forwarder is providing except when they are already included in the transport document ( Bill of Lading, Airway bill or surface transportation bill ). The original of the transportation document must be tendered when Customs declaration is presented. Caso # 3 - Case # 3 Factura de Proveedores/ Provider invoice Factura por servicios Despachador de Carga/ Invoice for services provided by Freight Forwarder. a a 1 Factura Servicios 2 Services Invoice 3 + AWB or B/L 5 This is the most common case we encounter. The invoice or invoices are the ones prepared by original provider or seller. These invoices are accepted by Customs authorities based on the principle that they reflect an actual contract between purchase agent and importer. The invoice or invoices accepted by Customs are the ones made by the seller or provider. Additionally importer must present the invoice of the services the freight forwarder is providing except when they are already included in the transport document ( Bill of Lading, Airway bill or surface transportation bill ). The original of the transportation document must be tendered when Customs declaration is presented. N S.A. VEN MEX OCCIDENTE S.A. VEN MEX ORIENTE Este es el caso más común que nos encontramos. La o las facturas que acompañan a la mercancía son las que ha emitido el proveedor original. Estas facturas son aceptadas por las autoridades aduanales basados en el principio de que refleja las condiciones del contrato de compra venta. La o las facturas válidas son las que emite el proveedor. No es necesario presentar las facturas del proveedor. Adicionalmente deberá presentarse la factura por los servicios del Despachador de Carga cuando todos los gastos incurridos en ocasión del manejo, empaque, etc no estén incluidos en el documento de transporte (Guía Aérea, Conocimiento de Embarque o Guía Terrestre). El documento de transporte en versión original debe ser presentado en el momento de la declaración. Case # 3. English Version. 4 Preparado por/ Prepared by: Caso # 3. Versión en Español Significa/Means r No Aceptable/Non Aceptable a Aceptable/Aceptable Caso # 4 - Case #4 Factura de Proveedores/ Provider invoice Caso # 4. Versión en Español Factura preparada por Agente Ventas/ Invoice prepared by Sales Agent Factura por servicios Despachador de Carga/ Invoice for services provided by Freight Forwarder. r 1 a a Factura Servicios 2 3 Factura Agente de Ventas 4 Sales Agent Invoice Services Invoice + Case # 4. English Version. AWB or B/L 5 N Preparado por/ Prepared by: S.A. VEN MEX OCCIDENTE S.A. VEN MEX ORIENTE En esta situación encontramos el caso típico de los agentes de ventas que procesan órdenes de compra de sus clientes para mercancías distintas de varios proveedores a los que representan. Los agentes de venta preparan una o varias facturas en las que reflejan a su vez un precio ajustado por su comisión o los precios pagados originalmente al proveedor y su comisión por el servicio de intermediación. Las facturas de los provedores originales normalmente son a nombre del agente de ventas. Estas facturas son aceptadas por las autoridades aduanales basados en el principio de que refleja las condiciones del contrato de compra venta. Sin embargo es importante destacar que la comisión cobrada por el Agente de Ventas SÍ es parte del precio pagado o por pagar por cuanto sus servicio son contratados por el vendedor. La o las facturas válidas son las que emite el agente de ventas. No es necesario presentar las facturas del proveedor. Adicionalmente deberá presentarse la factura por los servicios del Despachador de Carga cuando todos los gastos incurridos en ocasión del manejo, empaque, etc no estén incluidos en el documento de transporte (Guía Aérea, Conocimiento de Embarque o Guía Terrestre). El documento de transporte en versión original debe ser presentado en el momento de la declaración. Significa/Means r No Aceptable/Non Aceptable a Aceptable/Aceptable In this situation we find the typical case of the sales agent that process the purchase orders of their clients for several types of goods. The purchase agent prepares one or several invoices including their commission either in the itemized price of the goods or as a separate item. Commonly the invoices from the original providers or sellers are in the name of the sales agent. These invoices are accepted by Customs authorities based on the principle that they reflect an actual contract between purchase agent and importer. It is of top importance to point out that the commission paid to sales agents ARE part of the PRICE PAID OR TO BE PAID due to the fact that their services are contracted by the provider. The invoice or invoices accepted by Customs are the ones made by the sales agent. Additionally importer must present the invoice of the services the freight forwarder is providing except when they are already included in the transport document ( Bill of Lading, Airway bill or surface transportation bill ). The original of the transportation document must be tendered when Customs declaration is presented.