ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS DEL TRABAJO TEMA 10. PLANIFICACIÓN , CONTROL Y SISTEMA DE INFORMACIÓN. 10.1 INTRODUCCIÓN .− La planificación proporciona una dirección y un sentido de desempeño; puede ayudar a lograr o incrementar el éxito, facilita a la dirección el cambio y al adaptación al entorno y contribuye a mejorar los resultados de otras tareas directivas. Para que las ventajas de planificación se pongan de manifiesto es imprescindible contar con unos adecuados sistemas de información y control .Sin ellos es imposible alcanzar la flexibilidad del proceso. Estos tres elementos actúan entre sí. 10.2 LA PLANIFICACIÓN.− Proceso formal en el que se fijan metas y se establecen planes detallados de cómo alcanzarlas. Diferencias entre planificación y plan. Planificación .− Operación mental que incluye los planes. Planes.− Suelen ser los resultados de la planificación y definen las posibles acciones. Tipos de planes.− • PLANES ESTRATÉGICOS.− Conjunto de metas que determinan la dirección organizacional por lo que en ellos se verán reflejadas las actividades a cumplir. • PLANES PERMANENTES.− Se dan cuando las situaciones son relativamente estables y los objetivos reiterados Los principales planes permanentes son las políticas , los procedimientos y las normas. • Políticas.− Guías generales para tomar decisiones , deben permitir cierto margen de libertad. • Procedimientos.− Serie detallada de instrucciones para llevar a cabo una sucesión de acciones que se repitan con regularidad. • Normas.− Instrucciones que determinan qué se debe o no hacer en determinadas circunstancias. • PLANES DE UNA SOLA APLICACIÓN.− Planes para una acción específica y que suelen quedar obsoletos tras alcanzar el objetivo. Los principales planes de una sola aplicación suelen ser : • Programas.− conjunto de actividades para alcanzar , de una sola vez , un objetivo importante .Comprende los pasos necesarios , el responsable de cada paso y el orden y duración de ellos. • Proyectos.− Parte de un programa. Alcance limitado y directrices claras. Responsabilidad de una persona determinada. • Presupuestos.− Documentos donde se detallan los recursos que se destinan a las actividades específicas durante un período determinado. Son básicos para controlar la marcha de los programas y proyectos. Según su temporalidad son: de largo , corto y medio plazo . La dimensión temporal dada a cada uno de ellos está ligada al tamaño de la empresa. Según su nivel son : 1 Corporativos.− Es tarea de la alta dirección donde se fijan los grandes objetivos de la empresa. Tácticos.− Tarea de los mandos intermedios , están supeditados a los grandes objetivos. Se definen subobjetivos para los departamentos, se plantean normas de actuación ,programas operativos , procedimientos y tiempos... Operativos.− Tareas de los mandos operativos e incluso operarios .Se recoge la programación del trabajo individual , tiempos de ejecución , instrucciones , y control sobre la marcha del trabajo. Según su flexibilidad son : Rígidos.− No precisan modificaciones porque las variables que intervienen son conocidas. Flexibles.− contemplan cualquier variación en los acontecimientos. Para llevar a cabo la planificación son necesarios unos puntos de partida. Se les conoce como premisas de planificación y suelen ser: − La misión de la empresa. − Los valores y la ideología de la alta dirección. • Evaluación de las oportunidades y problemas internos y externos de la organización , así como sus puntos débiles y fuertes. • La previsión .− Punto de los más importantes de las premisas. Trata de hallar el rumbo más probable de los acontecimientos que influyen en la planificación. Técnicas de previsión. • Cualitativas.− Están sometidas a un gran grado de subjetividad , siendo útiles cuando hay escasez de datos ( investigación de mercados) • Análisis de series y proyección. Técnicas estadísticas que sólo tienen sentido cuando se tienen datos relativos a varios años y cuando las tendencias son claras y estables. • Modelos causales.− Apoyándose en datos históricos usan la información acerca de la relaciones entre los elementos pertinentes. Fases del proceso de planificación. • Determinación de las premisas.− Punto de partida de la planificación. • Especificación de objetivos.− Determinan la dirección de los planes principales definiendo así los objetivos por departamento. • Determinación de cursos de acción alternativos.− Fase creativa donde se pretende identificar alternativas . • Evaluación de las alternativas. • Elección de un curso de acción.− Toma de decisión sobre el curso a seguir. • Formulación de planes derivados.− Tienen como fundamento respaldar al plan principal. • Presupuestación.− Consiste en convertir los planes en números ( términos monetarios) Principios de la planificación. • De metodicidad.− Los planes han de basarse en el análisis de los hechos y de las tendencias de su evolución. 2 • De flexibilidad.− La planificación ha de permitir cierto grado de auto corrección. • De exactitud.− Grado de exactitud suficiente ,ya que ha mayor exactitud significa más gasto ( tiempo, recursos...) • De amplitud.− La planificación por exceso y por defecto puede disminuir la productividad del efecto planificador. • De economicidad.− Se orienta hacia un óptimo económico. 10.3 EL CONTROL Función que cierra y completa el proceso administrativo al iniciar la retroalimentación de las acciones que se toman , es decir , una información valiosa para la planificación y que puede servir de estímulo a los distintos componentes de la organización. Significados de control. • Verificar • Regular • Comparar con un estándar • Ejercer autoridad sobre... • Limitar y restringir. Elementos de sistema de control. • Una medida característica y controlable para la que se conocen estándares. • Un medio para medir la característica • Un medio para comparar resultados y evaluar diferencias. • Un medio para efectuar cambios en el sistema a fin de ajustarlo a las necesidades. Fases. • Obtención de datos • Comparación de datos con los estándares • Realización de acciones correctivas. Tipos de control. • Control automático y humano.− Según los medios empleados. • Control de personas y funciones.− Según el objeto del control. • Control de actividades y resultados.− En relación al contenido. • Control a priori, a posteriori y permanente.−Según el momento de actuación. Requisitos para su efectividad. • Ser entendible. • Seguir el patrón de la organización. • Efectividad y rapidez. • Ser flexible. • Ser económico. • Continuidad. 10.4 EL SISTEMA DE INFORMACIÓN. 3 La información es necesaria para la toma de decisiones.La organización la utiliza con cuatro propósitos. • Gestionar las operaciones día a día • Control de la gestión • Planificación estratégica. • Lograr ventajas competitivas. SISTEMA DE INFORMACIÓN Y NIVELES JERÁRQUICOS. NIVEL ESTRATE−GICO NIVEL TÁCTICO NIVEL OPERATIVO NIVEL DE REALIZACIÓN CARACTERÍSTICAS DE LA INFORMACIÓN CARACTERÍSTICAS DE DISPOSICION INF.RE−PETITIVA DATOS EN MASA SOBRE LOS PROCESOS INFOR.DE MANDO Y CONTROL SOBRE LAS FUNCIONES INF.INTERNAS Y EXTERNAS REPRESENTATIVAS ,NECESIDADES DE INFO. AD HOC PLANIFICACIÓN ,ORGANIZACIÓN , MOTIVACIÓN Y CONTROL. SOLUCIÓN DE PROBLEMAS. INTEGRACIÓN A LARGO PLAZO ORIENTACIÓN FUNCIONAL ,PLANIFICACIÓN A MEDIO PLAZO Y CONTROL DE LOS RECURSOS. MARGEN DE DECISIÓN LIMITADO , ORIENTADO A LA REALIZACIÓN. OPERACIONES 4