24.- Diagrama de Dependencia de Procesos Actuales Inicio Actividad SI Revisar lotes por programa de Vivienda Registrar Cantidad de Lotes por programa Revisar datos de Terreno Revisar datos del cliente Actualizar los datos de la proforma Revisar estados de cuenta del cliente en el banco Buscar datos del cliente Verificar el depósito bancario Se efectuo deposito bancario Verificar existencia del cliente Generar Boleta/Factura por la separación Asignar Programación Disponible de Lotes Actualizar Stock de Lotes Registrar datos del cliente Emitir letras de cambio Si Generar Minuta Generar Cronograma de Pago Datos de profoma actualizados? Elaborar Documentación de separación de Arras Generar Factura / Boleta diferida por el saldo a Financiar Tiene restricciones en INFOCORP? Generar Factura o Letra por concepto de separación Generar Contrato de compra/ venta Si ¿Es compra al crédito? Verificar Requisitos entregados No FinalDeActividad Generar Boleta/Factura por el monto total Generar Contrato de compra/venta Revisar estado en INFOCORP No Verificar el depósito bancario No si 26. Flujograma Actual Asesor de Ventas Cliente InicioDeActividad Buscar información de costo de terreno rústico Revisar lotes por programa de Vivienda Registrar Cantidad de Lotes por programa Compra terreno? Revisar datos de Terreno Revisar datos del cliente Actualizar los datos de la proforma Revisar estados de cuenta del cliente en el banco Buscar datos del cliente Verificar existencia del cliente Verificar el depósito bancario Verificar Depósito Bancario Elaborar Documentación de separación de Arras Generar Boleta/Factura por la separación Asignar Programación Disponible de Lotes NO si Generar Boleta/Factura por el monto total Generar Contrato de compra/venta Revisar estado en INFOCORP Registrar datos del cliente Emitir letras de cambio Generar Factura o Letra por concepto de separación Solicitar compra de terreno Actualizar Stock de Lotes Generar Minuta Generar Cronograma de Pago Verificar Requisitos entregados si ¿Es compra al crédito? no Generar Factura / Boleta diferida por el saldo a Financiar Generar Contrato de compra/ venta FinalDeActividad Verificar el depósito bancario 34. FASE 5: Direccionamiento del Proceso de Negocios 35. VISION Incrementar las ventas de lotes de terrenos rústicos a través de un proceso de ventas óptimo, confiable y moderno apoyado en las tecnologías de la información, en la cual cada una de las actividades interrelacionadas proporciona valor agregado para el negocio generando una imagen de empresa proactiva y sólida. 36. MISION Proporcionar una atención ágil y eficáz en la oferta de lotes de terrenos rústicos y promover la venta efectiva de estos, motivando la satisfacción de los clientes y la fidelización de los mismos. Hacer de la venta una actividad sencilla, práctica y motivadora. 37. OBJETIVOS Y METAS DEL PROCESO Conocer la situación de lotes de los programas de vivienda de la compañía o o o Brindar información del estado de los lotes en un 100% en los dos primeros meses de implantado el sistema. Reducir en un 50% las actividades manuales en las 2 primeras semanas Dar a conocer en un 100% la información de los lotes de terreno a las áreas competentes en los dos primeros meses de implantado el sistema. Optimizar y automatizar el proceso de ventas o o o Mejorar la eficiencia de las actividades en un 90% en los seis primeros meses de implantado del sistema. Reducir las actividades manuales en un 80% en los seis primeros meses de implantado el sistema. Eliminar en un 20% actividades que no agregan valor al proceso en los tres primeros meses. Disminuir el tiempo de elaboración de los reportes de control o o o Incrementar el tiempo de respuesta en la elaboración de reportes de control en un 70% en el primer mes de implantado el sistema. Eliminar listados innecesarios en un 50% durante el primer mes Identificar de los datos necesarios en un 100% durante la primera semana. Reducir el tiempo de atención al cliente o o o Optimizar el tiempo de atención al cliente en un 80% en las dos primeras semanas de implantado el sistema. Capacitación del 100% del personal asesor de ventas en las dos primeras semanas. Implantar las nuevas políticas de atención al cliente en un 100% en el primer mes. 4 38. Mejoramiento del Proceso 38.1 Eliminar o minimizar las actividades que no incorporen valor. No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 22 23 24 25 26 28 29 30 20 Actividad Agrega Valor Revisar los lotes de programa de vivienda Registrar cantidad de lotes por programa Asignar programación disponible de lotes Actualizar stock de lotes Revisar datos de terreno Actualizar los datos de la proforma Verificar que los datos de proforma se encuentren actualizados Revisar datos del cliente Revisar estados de cuenta del cliente en el banco Revisar estado en INFOCORP Verificar requisitos entregados Buscar datos del cliente Verificar existencia del cliente Registrar datos del cliente Verificar depósito bancario Elaborar documentación de separación de arras Generar factura o letra por concepto de separación Verificar tipo de compra (contado/crédito) Verificar el depósito bancario Generar boleta/factura por la separación Emitir letras de cambio Generar cronograma de pago Generar factura/boleta diferida por el saldo a financiar Generar contrato de compra/venta Verificar depósito bancario Generar boleta/factura por el monto total Genera contrato de compra/venta Generar minuta X X X X 5 No Agrega Valor X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X 38.2 Desarrollar y aplicar normas 6 7 8 38.3 Mover o desplazar los puntos de inspección hacia adelante. Inicio Actividad SI Rev isar lotes por programa de Viv ienda Registrar Cantidad de Lotes por programa Rev isar datos de Terreno Rev isar datos del cliente Actualizar los datos de la proforma Rev isar estados de cuenta del cliente en el banco Verificar existencia del cliente Rev isar estado en INFOCORP Registrar datos del cliente Buscar datos del cliente Verificar el depósito bancario Se efectuo deposito bancario Generar Boleta/Factura por la separación Asignar Programación Disponible de Lotes Generar Contrato de compra/v enta Si Generar Minuta Generar Cronograma de Pago Datos de profoma actualizados? Elaborar Documentación de separación de Arras Generar Factura / Boleta diferida por el saldo a Financiar Tiene restricciones en INFOCORP? Generar Factura o Letra por concepto de separación ¿Es compra al crédito? Si Generar Contrato de compra/ v enta ¿Es compra al crédito? Verificar Requisitos entregados No FinalDeActividad Generar Boleta/Factura por el monto total Emitir letras de cambio Actualizar Stock de Lotes No Verificar el depósito bancario No si 38.4 Eliminar la necesidad de puntos de inspección Inicio Actividad SI Revisar lotes por programa de Vivienda Registrar Cantidad de Lotes por programa Revisar datos de Terreno Revisar datos del cliente Actualizar los datos de la proforma Revisar estados de cuenta del cliente en el banco Verificar existencia del cliente Rev isar estado en INFOCORP Registrar datos del cliente Buscar datos del cliente Verificar el depósito bancario Se efectuo deposito bancario Generar Boleta/Factura por la separación Asignar Programación Disponible de Lotes Verificar el depósito bancario Generar Boleta/Factura por el monto total Generar Contrato de compra/venta Emitir letras de cambio Actualizar Stock de Lotes Si Generar Minuta Generar Cronograma de Pago Datos de profoma actualizados? Elaborar Documentación de separación de Arras Generar Factura / Boleta diferida por el saldo a Financiar Tiene restricciones en INFOCORP? Generar Factura o Letra por concepto de separación Generar Contrato de compra/ venta ¿Es compra al crédito? Si Verificar Requisitos entregados No No No FinalDeActividad 10 si 38.5 Evaluar los input y los proveedores 38.6 Realizar un estudio de un ciclo de Tiempo Venta de Terrenos Rústicos – Ventas al Crédito Ciclo de Tiempo Total Sede CICONTESA Día y Hora Paso 1 Paso 2 Paso 3 Paso 4 Paso 5 Paso 6 Paso 7 Paso 8 Paso 9 Paso 10 Paso 11 Paso 12 Paso 13 Paso 14 Paso 15 Paso 16 Paso 17 Viernes Revisar datos de Terreno Actualizar los datos de la proforma Revisar datos del cliente Revisar estados de cuenta del cliente en el banco Revisar estado en INFOCORP Verificar Requisitos entregados Buscar datos del cliente Verificar existencia del cliente Registrar datos del cliente Elaborar Documentación de separación de Arras Generar Factura l Letra por concepto de separación Verificar el Depósito Bancario Generar Boleta/Factura por la separación Emitir letras de cambio Generar Cronograma de Pago Generar Factura /Boleta diferida por el saldo a Financiar Generar Contrato de compra y Venta Tiempo Real Tiempo Teórico Diferencia (minutos) Inicio Fin 09:30 09:35 09:38 09:42 09:44 09:45 09:52 09:53 09:54 09:58 10:03 10:04 10:05 10:08 10:10 10:11 10:14 09:35 09:38 09:42 09:44 09:45 09:52 09:53 09:54 09:57 10:03 10:04 10:05 10:08 10:10 10:11 10:14 10:39 Sábado Tiempo (min) 5 3 4 2 1 7 1 1 3 5 3 1 3 2 1 3 25 Inicio Fin 09:30 09:35 09:38 09:42 09:44 09:45 09:50 09:51 09:52 09:56 10:01 10:04 10:05 10:08 10:10 10:13 10:14 09:35 09:38 09:42 09:44 09:45 09:50 09:51 09:52 09:55 10:01 10:04 10:05 10:08 10:10 10:11 10:14 10:34 Tiempo (min) 5 3 4 2 1 5 1 1 3 5 3 1 3 2 1 3 20 40 63 40 30 23 70 Identificando los cuellos de botella se observa que la actividad del paso 17 de la tabla anterior: “Generar Contrato de Compra Venta”, es la que genera mayor tiempo dentro del proceso. En este caso 25 minutos el primer día estimado y 20 el segundo día, con un promedio de 22.5 minutos. 38.7 Desplazar algunos pasos a otro proceso Este conjunto de actividades de la figura inferior que son parte del proceso de Venta de Terrenos Rústicos las mismas que pasarán a formar parte del proceso de Lotización, Acondicionamiento, Inspección y Control del Consumo de Materiales (Proceso número cuatro de la cadena de valor), ya que son actividades afines a sus funciones. Estas actividades por corresponder al preparado inicial del inventario de lotes no deben estar dentro de este proceso porque es una acción que se efectúa por única vez al bautizar el terreno como un programa de vivienda conforme lo indican los planos de distribución de lotización. Inicio Actividad Rev isar lotes por programa de Viv ienda Registrar Cantidad de Lotes por programa Asignar Programación Disponible de Lotes Actualizar Stock de Lotes Proceso de Venta de Terrenos Rústicos indicando el desplazamiento de actividades al proceso de Lotización, acondicionamiento, inspección y Control. Inicio Actividad Rev isar lotes por programa de Viv ienda Actualizar los datos de la proforma Verificar el depósito bancario Verificar el depósito bancario Registrar Cantidad de Lotes por programa Rev isar estados de cuenta del cliente en el banco Generar Boleta/Factura por la separación Generar Boleta/Factura por el monto total Asignar Programación Disponible de Lotes Generar Contrato de compra/v enta Verificar existencia del cliente Emitir letras de cambio Actualizar Stock de Lotes Registrar datos del cliente Generar Cronograma de Pago Generar Minuta Elaborar Documentación de separación de Arras Generar Factura / Boleta diferida por el saldo a Financiar Generar Factura o Letra por concepto de separación si ¿Es compra al crédito? No FinalDeActividad Actividades que pasarán a otro proceso Generar Contrato de compra/ v enta 38.8 Actividades que podrán se efectuadas en paralelo dentro del proceso de Venta de Terrenos Rústicos. Inicio Actividad Actualizar los datos de la proforma Verificar el depósito bancario si Verificar el depósito bancario Revisar estados de cuenta del cliente en el banco Verificar existencia del cliente Generar Boleta/Factura por el monto total Generar Boleta/Factura por la separación Emitir letras de cambio Generar Cronograma de Pago Generar Factura / Boleta diferida por el saldo a Financiar Registrar datos del cliente Elaborar Documentación de separación de Arras Generar Factura o Letra por concepto de separación Generar Contrato de compra/ venta ¿Es compra al crédito? No FinalDeActividad 17 Generar Contrato de compra/v enta Generar Minuta 38.9 Automatizar ó mecanizar pasos Las actividades dentro del proceso de ventas de terrenos rústicos señaladas como paralelas se llevarán a cabo de manera automatizada a través de un sistema informático que permitirá la realización de estás de manera simultánea. Otro grupo de actividades han sido eliminadas porque no agregan valor al proceso. Esto se puede apreciar en la figura correspondiente. Asimismo, un grupo de actividades se ha trasladado a otro proceso identificado dentro de nuestra cadena de valor por tratarse de actividades que se efectúan por única vez al crear el programa de vivienda. 38.10 Benchmarking entre el proceso actual y el proceso optimizado C i c l o de T i e m p o T o t a l Sede CICONTESA Escenario de Medición más largo Proceso Optimizado Tiempo(min) Tiempo(min Inicio Fin Paso 1 Paso 2 Paso 3 Paso 4 Paso 5 Paso 6 Paso 7 Paso 8 Paso 9 Paso 10 Paso 11 Paso 12 Paso 13 Paso 14 Paso 15 Paso 16 Paso 17 Revisar datos de Terreno Actualizar los datos de la proforma Revisar datos del cliente Revisar estados de cuenta del cliente en el banco Revisar estado en INFOCORP Verificar Requisitos entregados Buscar datos del cliente Verificar existencia del cliente Registrar datos del cliente Elaborar Documentación de separación de Arras Generar Factura l Letra por concepto de separación Verificar el Depósito Bancario Generar Boleta/Factura por la separación Emitir letras de cambio Generar Cronograma de Pago Generar Factura /Boleta diferida por el saldo a Financiar Generar Contrato de compra y Venta Tiempo Real Tiempo Teórico Diferencia (minutos) 09:30 09:35 09:38 09:42 09:44 09:45 09:52 09:53 09:54 09:58 10:03 10:04 10:05 10:08 10:10 10:11 10:14 09:35 09:38 09:42 09:44 09:45 09:52 09:53 09:54 09:57 10:03 10:04 10:05 10:08 10:10 10:11 10:14 10:39 Actividades eliminadas : “no agregan valor”. Actividades efectuadas en forma paralela: “producto de la automatización”. 5 - 3 3 4 - 2 2 1 - 7 - 1 - 1 1 3 3 5 5 3 3 1 1 3 2 1 3 3 25 20 70 40 41 40 30 1 38.11 Diagrama de Actividades Propuesto Inicio Actividad Revisar lotes por programa de Vivienda Registrar Cantidad de Lotes por programa Verificar el depósito bancario Verificar el depósito bancario Actualizar los datos de la proforma SI Revisar estados de cuenta del cliente en el banco Asignar Programación Disponible de Lotes Generar Boleta/Factura por la separación Emitir letras de cambio Generar Cronograma de Pago Actualizar Stock de Lotes Datos de profoma actualizados? ¿Es compra al crédito? Elaborar Documentación de separación de Arras Generar Contrato de compra/ venta Generar Factura o Letra por concepto de separación No No FinalDeActividad 20 Generar Factura / Boleta diferida por el saldo a Financiar Generar Boleta/Factura por el monto total Generar Contrato de compra/venta Generar Minuta 38.12 Diagrama de contexto con apoyo de TI/SI Plataforma de Atención Minuta de compra/venta de terrenos Cronograma de pagos Solicitud de lista de los clientes con lotes vendidos Reporte de clientes con deuda Lista actualizada de lotes vendidos Solicitud de información de clientes con deuda Informe de clientes con deuda Solicitud de separación del lote Solicitud de compra del lote Documentación, DNI, Recibos de agua y luz Documentación recepcionada VENTA DE TERRENOS RUSTICOS Contabilidad/ Finanzas Informe de stock de lotes Solicitud de tipos de contrato Contrato de compra -venta Solicitud del stock actual de lotes Red Lan Logística 21 Formato de datos del cliente Solicitud de entrega de documentación recepcionada 38.13 Diagrama Integrado con apoyo de TI/SI Inicio Actividad Actualizar los datos de la proforma Verificar el depósito bancario si Verificar el depósito bancario Rev isar estados de cuenta del cliente en el banco Verificar existencia del cliente Generar Boleta/Factura por el monto total Generar Boleta/Factura por la separación Emitir letras de cambio Generar Cronograma de Pago Generar Factura / Boleta diferida por el saldo a Financiar Registrar datos del cliente Elaborar Documentación de separación de Arras Generar Factura o Letra por concepto de separación Generar Contrato de compra/ v enta ¿Es compra al crédito? Red Lan No FinalDeActividad 22 Generar Contrato de compra/v enta Generar Minuta 39. Conclusiones 40. Recomendaciones