Fondo Rotativo

Secretaría de
Seguridad Alimentaria
Y Nutricional
Presidencia
de la República
2008
NORMATIVO
PARA EL MANEJO
DE FONDO ROTATIVO
INSTITUCIONAL
TIEMPOde
solidaridad
Gobierno de Álvaro Colom
GUATEMAL A
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NORMATIVO PARA EL MANEJO DE FONDO ROTATIVO
NORMATIVO PARA EL MANEJO DEL FONDO ROTATIVO
INSTITUCIONAL
I. CONSIDERACIONES GENERALES
El presente Manual establece el procedimiento básico, formularios e instructivos
para manejar el fondo rotativo.
Con la finalidad de precisar conceptos, seguidamente se señalan algunas
características particulares de este mecanismo de ejecución de gastos:
A.
Los fondos rotativos a constituirse de acuerdo a lo establecido en este
Manual, tendrán las siguientes denominaciones:
NORMATIVO PARA EL MANEJO DE FONDO ROTATIVO
1. Acuerdo del Ministerio de Finanzas Públicas No. 06-98 y Acuerdo No.19-98,
modificatorio del Artículo 9º del Acuerdo Ministerial No. 06-98, por los cuales se
aprueban las normas para la Administración de Fondos Rotativos para las
instituciones del Estado, dependientes del Organismo Ejecutivo y se aprueba el
presente Manual.
2. Las normas específicas que se establezcan en las resoluciones de
constitución de cada fondo rotativo.
C. La provisión de fondos para la constitución, incremento o reposición de fondos
rotativos se hará mediante el siguiente mecanismo administrativo:
1. Fondo Rotativo Institucional:
1.
Por Resolución, de la Tesorería Nacional, se constituirá un
fondo rotativo con imputación o sin imputación
presupuestaria, el
cual se denominará “Fondo Rotativo
Institucional”.
a)
b)
Entiéndase por fondo rotativo con imputación
presupuestaria aquel cuyo destino del gasto ha sido
predeterminado y la ejecución del renglón de gasto es
invariable.
Entiéndase por fondo rotativo sin imputación
presupuestaria, aquel cuyo destino del gasto no ha sido
predeterminado y la ejecución del renglón de gasto es
variable.
2.
Por Resolución de la Autoridad Jerárquica Superior de cada
Institución, se constituirán con cargo al fondo rotativo
institucional, el fondo denominado “Fondo Rotativo Interno”.
a)
Entiéndase por fondo rotativo interno con imputación
presupuestaria aquel cuyo destino del gasto ha sido
predeterminado y su ejecución es invariable.
b)
Entiéndase por fondo rotativo interno sin imputación
presupuestaria aquel cuyo destino del gasto no ha sido
predeterminado y su ejecución es variable.
B. Su operatoria se rige por las siguientes disposiciones:
a. El formulario a tramitar ante el Ministerio de Finanzas Públicas
para la constitución, incremento o reposición de un Fondo
Rotativo Institucional será el documento “Comprobante Único de
Registro”.
b. El documento “Comprobante Único de Registro”, a tramitar ante
el Ministerio de Finanzas Públicas para la reposición del Fondo
Rotativo Institucional, a los fines de su firma por las autoridades
señaladas en el Instructivo de dicho documento, deberá estar
respaldado por:
i. Formulario FR-02 “Resumen de Gastos del Fondo Rotativo
Institucional”, el cual contiene el estado de situación del fondo, un
resumen con la imputación presupuestaria de los gastos y pagos
efectuados por los fondos rotativos internos que solicitan la
reposición, así como de sus respectivos montos.
ii. Formularios FR-03 “Relación de Gastos del Fondo Rotativo Interno”,
los cuales contienen las relaciones de comprobantes debidamente
imputados de los gastos realizados, números de comprobantes,
beneficiarios, monto, así como los estados de situación de cada
fondo rotativo interno constituido con cargo al fondo rotativo
institucional.
Una vez firmado el “Comprobante Único de Registro” por las autoridades
correspondientes del Ministerio, cuando se trate de instituciones pilotos, la
documentación señalada deberá quedar archivada en el Área de Contabilidad
de la Unidad de Administración Financiera (UDAF).
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NORMATIVO PARA EL MANEJO DE FONDO ROTATIVO
2. Fondos Rotativos internos
a. El formulario a tramitar por el responsable del Fondo Rotativo
Institucional para la constitución, incremento o reposición del fondo
rotativo interno, con cargo a dicho fondo, será el documento “Fondo
Rotativo Interno” (Formulario FR-01).
b. El documento “Fondo Rotativo Interno” (Formulario FR-01) a tramitar
por el responsable del fondo rotativo institucional para la reposición del
fondo rotativo interno, deberá estar respaldado por el Formulario FR-03
“Relación de Gastos del Fondo Rotativo Interno”, el cual contendrá una
relación de comprobantes debidamente imputados, número de
comprobante, beneficiario, monto, así como el estado de situación del
fondo rotativo interno constituido con cargo al fondo rotativo
institucional.
Una vez firmado el Formulario FR-03 por los funcionarios responsables del fondo
rotativo interno, la documentación de soporte, constituida por las facturas
conformadas y constancia de recepción conforme de los bienes y servicios
recibidos, deberá quedar bajo el resguardo del encargado de Contabilidad de la
Unidad Ejecutora Correspondiente.
3. Apertura de Cuentas de Depósitos Monetarios:
Para el manejo del Fondo Rotativo es necesario la apertura de una cuenta
depósitos monetarios con el nombre de “Fondo Rotativo Institucional SESAN”,
en la cual deben registrarse firmas mancomunadas, con esta cuenta sólo
deberán cancelarse compras directas de pagos que no pueden esperar el
trámite de orden de compra.
4. Responsable del Fondo Rotativo:
Previo a efectuar cualquier pago el responsable del Fondo Rotativo, debe velar
que toda la documentación de soporte de la facturación cumpla con todos los
requisitos establecidos.
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PAGOS POR MEDIO DE
TRANSFERENCIA BANCARIA
Cuando los montos excedan a los establecidos para pago por medio de
cheque (Fondo Rotativo Institucional), deberá realizarse orden de compra
dentro del sistema de SIGES para su cancelación por medio de transferencia
bancaria.
Registro de Cuenta Monetaria en Tesorería Nacional:
Para el manejo del pago por medio de transferencia bancaria es
necesario la apertura de una cuenta depósitos monetarios, dicho registro deberá
realizarse ante Tesorería Nacional del Ministerio de Finanzas Públicas por medio
del formulario TNCM-04 dentro del cual deberá consignarse toda la información
del proveedor.
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1.
Orden de Compra
El encargado de compras deberá operar dentro del sistema de Siges la orden de
compra, la cual deberá contener la información del bien o servicio a adquirir,
verificando que se haya cumplido dentro del expediente con todos los requisitos
legales aplicables.
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2.
Elaboración del Compromiso:
El encargado de presupuesto deberá operar el cur del compromiso dentro del
sistema de Siges, afectando las estructuras presupuestarias correspondientes.
3.
Aprobación del Compromiso:
El encargado de Siaf verificará el expediente completo y si todo se encuentra en
orden y contiene la documentación de soporte aplicable procederá a aprobar Cur
de Compromiso del gasto.
Firmas del Documento: Encargado de Compras, Encargado de Contabilidad y
Director Administrativo.
Firmas del Cur de compromiso: Jefe de Siaf y Director Financiero
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4.
Elaboración de Liquidación:
Aprobado el compromiso, el encargado de compra puede iniciar el proceso de
liquidación del gasto donde deberá consignar el valor a liquidar así como los
datos de la factura o documentos administrativos de gasto (Resolución,
formularios de viáticos, planillas, etc.) con las deducciones a las que estén
afectos.
NORMATIVO PARA EL MANEJO DE FONDO ROTATIVO
6.
El encargado de Presupuesto elaborará el cur de Devengado dentro del sistema
de siges afectando las estructuras presupuestarias correspondientes, este
proceso afectará directamente la disponibilidad presupuestaria.
7.
5.
Presupuestar Devengado:
Aprobación de Cur de Devengado:
Aprobación de Liquidación:
Nuevamente se traslada a la mesa de Contabilidad General quien deberá
verificar y aprobar si todo se encuentra en orden o rechazar para su
modificación.
Firmas: Contador General, Encargado de Presupuesto y Director Administrativo.
El jefe de Siaf verificará la información consignada, revisará el expediente y
procederá a aprobar el cur de Devengado si no hubiere ningún inconveniente.
Firmas Cur de Devengado: Jefe de Siaf y Director Financiero
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NORMATIVO PARA EL MANEJO DE FONDO ROTATIVO
8.
NORMATIVO PARA EL MANEJO DE FONDO ROTATIVO
ELABORACION DE CAJA FISCAL (FORMA 200-A3)
Solicitud de Pago:
Finalmente con todos los procesos anteriores finalizados y con expediente
completo a la vista, el Contador General procederá a solicitar el pago
correspondiente dentro del Sistema de Contabilidad Integrado (SICOIN), para
luego archivarlo, derivado de su responsabilidad de custodia de la información,
la cual estará sujeta de fiscalización por la Auditoría Interna, así como el ente
rector (Contraloría General de Cuentas).
Constituye los registros contables de las Instituciones Gubernamentales
(Individualizados), para el efecto se detallan todos los INGRESOS Y EGRESOS
efectuados en un mes calendario.
Su manejo es responsabilidad del Área Financiera y de los involucrados en el
manejo de recursos financieros. La Dirección Financiera deberá trasladar las
copias correspondientes, el día cinco (5) de cada mes a la Contraloría General
de Cuentas.
Por lo tanto la Encargada del Fondo Rotativo, debe trasladar oportunamente al
encargado de contabilidad, los documentos de soporte para la operatoria de la
Caja Fiscal dentro de los cuales se pueden mencionar:
1.
2.
3.
4.
Fase solicitud de pago
Recibos 63-A2 para reportar los ingresos reales de la Institución;.
Cur de Fondos Rotativos con sus respectivas facturas originales.
Viáticos completos firmados sellados y revisados.
Otros que no se consideren del giro normal de la Institución, siempre y
cuando ingresen a las arcas del SESAN.
Formato 200-A2 Caja Fiscal
el cual registra los Ingresos y Egresos mensuales de la SESAN.
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1.
NORMATIVO PARA EL MANEJO DE FONDO ROTATIVO
DOCUMENTACION DE SOPORTE FONDO ROTATIVO
2.
El pedio y remesa debe contar con el Vo.Bo. del Director
Administrativo;
Pedido y Remesa:
3.
El Pedido y remesa debe contar con el visado de la sección de
presupuesto, en el cual indique que se cuenta con la disponibilidad
presupuestaria, y el renglón a afectar;
4.
Si la adquisición realizada es de bienes y/o suministros debe
contarse con la respectiva Constancia de Almacén y ò Inventario,
donde haga constar que estos fueron ingresados a la Institución;
Nace por la necesidad de adquirir bienes, materiales
efectuarse cualquier erogación debe contarse con el
cumplimiento al artículo 15 del Reglamento de la Ley
Estado y su Reglamento, el cual deben llenarse todos
requiere.
y/o servicios. Previo a
pedido y remesa, en
de Contrataciones del
los requisitos la forma
Es necesario cumplir con la elaboración de la Forma 1-H, Constancia de Ingreso
a Almacén y a Inventario.
NOTA : EL SOLICITANTE NO PUEDE FIRMAR COMO Vo.Bo. DE JEFE DEL DEPARTAMENTO.
5.
Si la adquisición es de servicios (reparación de vehículos, mobiliario y/o
equipo debe adjuntarse la certificación de inventarios donde se haga
constar que el bien es propiedad de la Institución así como la constancia
de la Dirección Administrativa de haber recibido el servicio a satisfacción.
6.
Las facturas emitidas por máquina ò cajas registradoras autorizadas de
forma mecánica o computarizada, beberán contener, como mínimo y en
forma claramente legible, la información siguiente:
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La denominación “factura”;
Nombre y apellidos completos y nombre comercial del
contribuyente emisor, si es persona individual; razón o
denominación social y nombre comercial, si es persona jurídica;
Número de Identificación Tributaria del contribuyente emisor.
Número de resolución por la Administración Tributaria donde
autorizó la emisión
de las facturas y rango autorizado.
Número de la factura
Factura a nombre de la Institución en forma completa SECRETARIA
DE SEGURIDAD ALIMENTARIA Y NUTRICIONAL ó abreviado
SESAN.
Número de Identificación Tributaria de la Institución es 4125567-4
Descripción de la venta o del servicio prestado y de sus respectivos
valores.
El precio total de la operación, con inclusión del impuesto, así como l a
indicación de descuentos si los hubiere.
Lugar y Fecha de la emisión. (Colocar después del número)
Toda factura debe ir identificada en que régimen se encuentra, como
se define a continuación:
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7.
Las facturas emitidas al dorso deben estar debidamente justificadas
firmadas y selladas por el Director Administrativo y Financiero, así como el
respectivo sello del Almacén.
SELLO PARA FACTURA
Para Direcciones Regionales es necesario colocar sello de Ingreso para verificar
en que número de Tarjeta Kardex ingreso el producto.
8.
Las facturas cambiarias, debe adjuntarse el respectivo recibo de caja.
9.
El Fondo Rotativo debe liquidarse ante la Unidad Financiera, la tercera
semana de cada mes ò cuando su monto exceda de un veinticinco por
ciento del monto total.
10.
La liquidación del Fondo ante la Unidad de Administración Financiera,
será por medio del FR03, debiéndose listar cuidadosamente las facturas
pagadas.
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