Sinopsis de la gestión de programas de acuerdo con el estándar del Project Management Institute 1 Conceptos básicos ¿Qué es un programa? Es un grupo de proyectos gestionados de modo coordinado para obtener beneficios y el control que no se podrían lograr si se gestionan de manera individual. Los componentes de los programas suelen ser los proyectos además de otros esfuerzos e infraestructura requeridos para la gestión del programa. Los programas son medios para el logro de objetivos y metas estratégicos o institucionales. ¿Qué es la gestión de programas? Es la gestión coordinada y centralizada de programas orientados al logro de objetivos y beneficios estratégicos que le competen a un programa. Involucra el alineamiento de múltiples proyectos interdependientes y permite optimizar o integrar costos, calendario y esfuerzos. Involucra las siguientes acciones: Coordinar la provisión de componentes, trabajos o fases. Solventar las limitaciones de recursos a lo interno de los proyectos, así como los conflictos que puedan surgir entre distintos proyectos. Mitigar el riesgo de actividades que atraviesan los diferentes componentes. Alinear la dirección estratégica de la organización y los objetivos de los proyectos y programas. Solucionar cambios en asuntos como alcance, costo, temporalidad y calidad dentro de la estructura de gobernanza establecida. Adecuar los procesos de gestión de los programas a través de programas globales para adaptarse a diferencias de cultura, lenguaje, tiempo y distancia. Relaciones entre la gestión de programas, portafolios y proyectos. Ámbito (alcance) Cambio 1 Proyectos Tienen objetivos definidos. El alcance se elabora progresivamente a través del ciclo de vida del proyecto. Programas Tienen un alcance mayor y proveen beneficios más significantes. Los gestores de proyectos esperan cambios e Los gestores de programas esperan Portafolios Tienen un alcance o ámbito institucional o de negocio que puede cambiar con las metas estratégicas de la organización. Los gestores de portafolio Nota técnica preparada por Rónald Miranda para servir de base para la discusión en clase. El contenido está basado en el PMI. 2006. The Standard for Program Management. Second edition. Pennsylvania. Para la aplicación profesional de los conceptos y procesos aquí expuestos se debe recurrir al estándar citado o en su versión más reciente. Enero del 2010. Rónald Miranda. Sinopsis de la gestión de programas. Solo para fines de docencia. Enero del 2010. 1 Proyectos implementan procesos para mantener los cambios gestionados y controlados. Planeamiento Los administradores de proyectos progresivamente elaboran planes detallados a partir de información del alto nivel, siguiendo el ciclo de vida de los proyectos. Gestión Los administradores de proyectos manejan al equipo del proyecto para alcanzar los objetivos del proyecto. Éxito El éxito se mide por el producto y la calidad del proyecto, el cumplimiento del cronograma, la conformidad presupuestaria y la satisfacción del cliente. Los administradores de proyectos monitorean y controlan el trabajo de elaborar productos, servicios o resultados que los proyectos tenían el compromiso de producir. Monitoreo Programas cambiar tanto de programas internos y externos y debe estar preparado para eso. Los gestores de programas desarrollan planes generales del programa y crean planes de nivel superior para guiar la planificación más detallada del nivel de los componentes. Los gestores de programas manejan al personal del programa y a los administradores de proyectos y les proveen una visión de liderazgo más de conjunto. El éxito se mide por el grado con el que el programa satisface las necesidades y beneficios para los cuales comprometió. Los gestores de programas monitorean el progreso de los componentes para asegurar las metas generales, cronogramas, presupuesto y los beneficios que el programa debe alcanzar. Portafolios monitorean los cambios en el entorno. Los gestores de portafolio crean y mantienen los procesos necesarios y la comunicación para el agregado del portafolio. Los gestores del portafolio deben manejar y coordinar al personal del portafolio. EL éxito se mide en términos del desempeño agregado por los componentes del portafolio. Los gestores del portafolio monitorean el desempeño y valoran los indicadores del agregado. La oficina de gestión de programas (OPM) Provee apoyo a los gestores de programas (y por ende, proyectos) mediante: Definir los procesos que deberá seguir la gestión de los programas. Manejo del cronograma y el presupuesto al nivel de programas. Definir estándares de calidad para el programa y sus componentes. 2 Rónald Miranda. Sinopsis de la gestión de programas. Solo para fines de docencia. Enero del 2010. Proveer documentos para configurar la gestión. Canalizar apoyo centralizado para gestionar cambios y el seguimiento de problemas y riesgos. Brindar apoyo a los componentes del programa en cuanto al manejo del personal, contratos, compras, asesoría legal y otros apoyos administrativos. El gestor o gerente de programas interactúa con cada administrador de proyectos para brindar dichos apoyos y asegurar el desempeño adecuado del programa. Él es responsable por toda la estructura del programa y que los procesos de gestión de sus componentes se dirijan hacia el trabajo que culmine en los productos, servicios, resultados y beneficios que debe realizar cada componente. Por tanto, el gestor de programas debe combinar el ejercicio de las siguientes competencias, conocimientos y habilidades. Liderazgo. Política. Visión estratégica. Organización. Conciencia ambiental. Comunicación. Habilidades humanas. Conocimiento técnico. Manejo de programas. Manejo del tiempo. Los procesos de gestión de programas Los grupos de procesos de la gestión del portafolio Alineamiento de grupos de procesos Procesos de iniciación Inicio de un programa Eventualmente el punto de partida de un programa es un concepto relacionado con el desarrollo futuro de una organización, aunque inicialmente no esté bien definido. Eso debe contribuir a definir las expectativas de los beneficios de un programa. El inicio debe asegurar el vínculo con las prioridades estratégicas vigentes en la organización. A continuación se enuncian los insumos y productos de este proceso. Insumos Dirección estratégica. Caso del negocio. Estructuras y políticas vigentes en la organización. Trabajo de la organización existente. Componentes existentes. Productos Asignación para el gestor del programa. Cuadro sinóptico del programa. Caso del negocio actualizado. Mapa de ruta del programa. Establecimiento del marco financiero del programa 3 Rónald Miranda. Sinopsis de la gestión de programas. Solo para fines de docencia. Enero del 2010. Se identifican las condiciones financieras y los fondos disponibles de acuerdo con los hitos del programa. El establecimiento del marco financiero debe hacerse desde el inicio del programa en concordancia con las finanzas institucionales o de la organización. Cuando más complejos son los programas, se requieren mayores cantidades de dinero antes de que se generen los beneficios, por tanto este proceso comporta decisiones tanto de gestores del nivel técnico como del gestor del programa y aún de niveles superiores. La forma de gestionar las finanzas también depende del modelo de gestión de la organización (cuan centralizado o descentralizado es). A continuación se enuncian los insumos y productos de este proceso. Insumos Fuentes de financiamiento del programa. Metas en cuanto a fondos. Limitaciones de fondos. Caso del negocio del programa. Productos Marco financiero del programa. Caso del negocio actualizado. Procesos de planificación Se contempla un grupo de 22 procesos relacionados con la de planificación de un programa, los cuales se describen en el siguiente cuadro sinóptico en el que también se enuncian los insumos y productos de este proceso. Proceso y descripción Planear el alcance del programa. Definir un enunciado detallado del alcance del programa y un plan de gestión del alcance. Se orienta a articular y delimitar las decisiones relacionadas con los límites del programa. Definir los objetivos y metas del programa. Se establecen los objetivos y metas generales del programa en función de los resultados finales entregables por el programa. Planeamiento y establecimiento de la estructura de gobernanza del programa. Identificación de metas de gobernanza y definición de la estructura, los roles y responsabilidades de los diferentes cuerpos. 4 Insumos Caso del negocio. Cuadro sinóptico del programa. Productos Enunciado del alcance del programa. Plan de gestión del alcance. Enunciado del alcance del programa. Plan de gestión del alcance del programa. Enunciado del alcance del programa actualizado. Plan de realización de los beneficios. Dirección estratégica. Plan de gestión del programa. Plan de realización de beneficios. Organigramas. Plan de gobernanza. Proceso de escalamiento jerárquico. Plan de auditoría. Rónald Miranda. Sinopsis de la gestión de programas. Solo para fines de docencia. Enero del 2010. Proceso y descripción Identificación de los interesados Se hace una identificación de los actores formalmente interesados (stakeholders) hacia los cuales deberían dirigirse los reportes y otras comunicaciones. Plan de gestión de la ejecución del programa. Crear consistencia y establecer coherencia en los documentos establecidos que servirán de guía para la ejecución y para el control del programa. Desarrollo de la infraestructura del programa. Establece la infraestructura técnica para el apoyo del trabajo a lo largo del programa y de la estructura organizativa del mismo. Desarrollo de los requerimientos del programa. Se busca facilitar el desarrollo y la identificación formal de los requerimientos del programa y las especificaciones de la entrega de las metas y objetivos. Desarrollo de la arquitectura del programa. Se define la estructura de los componentes del programa e identifica las interrelaciones entre los componentes. Desglose de la estructura de trabajo del programa Se desarrolla un desglose de la estructura de trabajo del programa (PWBS) que comunica la perspectiva del nivel de programa y clarifica la comprensión de los objetivos técnicos y los ítemes finales (productos, servicios, o resultados) del trabajo 5 Insumos Contratos. Solicitudes y propuestas. Plan de gestión de los interesados del programa. Productos Registro de los interesados. Inventario de los interesados. Plan actualizado de gestión de los interesados. Estrategia de gestión de los interesados. Cuadro sinóptico del programa. Organización del trabajo existente. Mejores prácticas de documentación. Mapa de rutas del programa. Plan de gestión del programa. Lineamientos y políticas institucionales. Mejores prácticas de documentación. Mapa de rutas del programa. Enunciado del alcance del programa. Cambio de solicitudes. Caso del negocio. Mapa de rutas del programa. Plan de gestión del programa. Mapa de rutas del programa actualizado. Plan de transición del programa. Documento de requerimientos del programa. Línea base de la arquitectura del programa. Línea base de la arquitectura del programa. Documento de requerimientos del programa. Documento de requerimientos de los componentes. Estructura desglosada del trabajo del programa (PWBS). Matriz de desglose de la estructura de trabajo. Asignaciones al equipo central. Plan de recursos del programa. Procesos de gestión del programa. Infraestructura del programa. Documento de requerimientos del programa. Documentos de requerimientos de los componentes. Rónald Miranda. Sinopsis de la gestión de programas. Solo para fines de docencia. Enero del 2010. Proceso y descripción ejecutado. Desarrollo del cronograma del programa Determinar el orden temporal en el cual se ejecutan los diferentes componentes del programa, estimando la cantidad de tiempo requerido para el logro de cada uno, identificar hitos a lo largo del programa y documentar sus resultados esperados. Desarrollo del plan financiero del programa. Facilita la gestión presupuestaria y el calendario de pagos de los componentes del programa. Costos estimados del programa. Se estimas los costos agregados a nivel de programa, incluyendo actividades del programa y de los proyectos y otras actividades no vinculadas a proyectos. Se presentan los costos estimados para la aprobación por parte de las autoridades correspondientes. Presupuesto de costos del programa. Se establece el plan financiero del programa sobre la base de los presupuestos de los proyectos individuales y actividades no vinculadas a proyectos. Se usan diferentes técnicas de presupuestación para adaptar múltiples ciclos de vida diferentes en los proyectos y a los presupuestos anuales fiscales. Plan de abastecimiento del programa Determinar qué adquirir y 6 Insumos PWBS Limitaciones del programa. Línea base de la arquitectura del programa. Cuadro sinóptico del programa. Contratos. Registro de riesgos del programa. Marco financiero del programa. PWBS Limitaciones en cuanto a fondos. Plan de gestión del programa. Línea base del programa. Reservas para contingencias. Plan de gestión del programa. Registro de riesgos del programa. Contratos. Productos Cronograma del programa. Hitos de los componentes. Cronograma del plan de gestión del programa. Cuadro sinóptico del programa actualizado. Registro de riesgos del programa actualizado. Plan de gestión del programa. Cronograma de pagos del programa. Cronograma de pagos de los componentes. Costos operativos del programa. Razones financieras del programa. Costos estimados del programa. Costos estimados por componente. Costos estimados del programa. Línea base de la arquitectura del programa. Plan de gestión del programa. Contratos. Costos estimados por componente. Línea base del presupuesto del programa. Cronograma de pagos del programa. Cronograma de pagos de los componentes. Factores del mercado. Asignación presupuestaria del Estimación del presupuesto del programa actualizado. Plan de gestión de las Rónald Miranda. Sinopsis de la gestión de programas. Solo para fines de docencia. Enero del 2010. Proceso y descripción cuándo, validar los requerimientos y desarrollar las estrategias de proveeduría. Insumos programa. Enunciado del enfoque de los componentes. Cuadro sinóptico del programa. Plan de gestión de los interesados del programa Plantear cómo serán identificados los interesados, analizados, comprometidos y gestionados durante la vida del programa. Plan de comunicaciones Determinar la información y la comunicación necesaria, cuándo se necesita, cómo difundirla y por quién. Plan estratégico. Cuadro sinóptico del programa. Identificación de los patrocinadores del programa. Plan de auditorías Se establece como serán preparadas y realizadas tanto las auditorías internas como externas de las finanzas, los procesos y documentos. Plan de calidad del programa Identificar los estándares de calidad relevantes para el programa y especificar cómo se satisfacen. Plan de gestión del riesgo del programa Determinar cómo enfocar, planear y analizar las actividades para un plan de gestión de riesgos del programa. Incluye estrategias, métodos, herramientas, revisiones y valoraciones de procesos, compilación de indicadores de medición, evaluación de parámetros 7 Productos adquisiciones del programa. Plan de gestión de los contratos. Lista de proveedores calificados. Plan de gestión de los interesados. Lineamientos de gestión de los interesados de los componentes. Cuadro sinóptico del programa. Plan de gestión del programa. Plan de gobernanza. Plan de gestión de los interesados. Estrategia institucional de comunicaciones. Declaración del alcance del programa. PWBS Notificaciones de auditoría. Plan de auditorías. Procesos de gestión del programa. Plan de gestión de las comunicaciones del programa. Registro de comunicaciones. Estrategia de comunicaciones. Plan de realización de los beneficios. Plan de gestión del programa. Estándares de calidad de la organización. Regulaciones externas. Documento de alcance del programa. Plan de gestión del programa. Línea base de de la arquitectura del programa. Estructura de gobernanza del programa. Plan de recursos. Plan de gestión de los Plan de gestión de la calidad del programa. Plan de gestión del programa actualizado. Actualización del plan de auditoría. Plan de gestión del riesgo del programa. Rónald Miranda. Sinopsis de la gestión de programas. Solo para fines de docencia. Enero del 2010. Proceso y descripción estándar y requerimientos de reportes que serán usados en el programa. Identificación de los riesgos del programa. Determinar cuáles riesgos pueden afectar el programa y sus componentes. Análisis de riesgos del programa Priorizar los riesgos del programa para posteriores análisis, a partir de valoraciones de sus probabilidades de ocurrencia e impacto. Determinar los efectos cuantitativos y cualitativos de los riesgos en el programa y sus componentes. Plan de respuestas ante los riesgos del programa Sirve para la toma de decisiones para desarrollar opciones y acciones que amplían las oportunidades y reduce las amenazas para la realización de los objetivos y beneficios del programa. Insumos interesados del programa. Base de datos de lecciones aprendidas. Documento de alcance del programa. Plan de gestión del riesgo del programa. Planes degestión de riesgos de los componentes. Plan de gestión del programa. Estructura de gobernanza del programa. Base de datos de lecciones aprendidas. Plan de gestión de los interesados del programa. Línea base de la arquitectura del programa. Plan de gestión de riesgos del programa. Registro de riesgos del programa. Plan de gestión del programa. Base de datos de lecciones aprendidas. Registro de riesgos del programa. Planes de respuesta de los componentes. Plan de gestión del riesgo del programa. Productos Registro de riesgos del programa. Causas de riesgos actualizadas. Registro de riesgos del programa actualizado. Grupo de procesos de ejecución Se contempla un grupo de ocho procesos relacionados con la de ejecución de un programa. Se contemplan aspectos como la gestión de los costos, calidad y cronograma. Los procesos se describen en el siguiente cuadro sinóptico junto con los enunciados de los insumos y productos relacionados. 8 Rónald Miranda. Sinopsis de la gestión de programas. Solo para fines de docencia. Enero del 2010. Proceso y descripción Direccionalidad y gestión de la ejecución del programa. Enfocarse en los paquetes de trabajo del programa y sus proyectos para producir en forma acumulativa los productos entregables del programa. Gestión de los recursos del programa Permite ajustar y reasignar los recursos para afrontar las necesidades de todo el programa. Establece cómo gestionar la aprobación de los cambios ante órganos de gobierno de la organización. Gestión de la arquitectura del programa Gestiona las relaciones a través de todos los componentes del programa para asegurar que la arquitectura del programa permanece consistente a través de todos los entregables. Gestión de interfaces de los componentes Mantener la integridad de la ejecución de los programas y gestionar las interrelaciones entre los componentes. Participación de los interesados en el programa Asegurar que los interesados correctos están involucrados en el programa. Conocimiento 9 Insumos Plan de gestión del programa. Reportes de desempeño del programa. Solicitudes de cambio. Resultados del trabajo. Reportes de auditoría. Decisión de lo que va y lo que no va. Mapa de rutas del programa. Plan de gestión del programa. Reportes del estado de los componentes. Disponibilidad de recursos. Plan de recursos del programa. Productos Solicitudes de cambio aprobadas. Requerimientos de los componentes iniciales. Requerimientos de los componentes de transición. Registro de problemas del programa. Mapa de rutas del programa actualizado. Línea base de la arquitectura del programa. Plan de gestión del programa. Solicitudes de cambio. Línea base de la arquitectura del programa actualizada. Solicitudes de cambio aprobadas. Plan de gestión del programa actualizado. Línea base de la Línea base de la arquitectura del programa. Plan de gestión del programa. Solicitudes de cambio. Plan de gestión de las comunicaciones del programa. Lineamientos de gestión de los interesados de los componentes del programa. Cuadro sinóptico del programa. Plan de gestión de los interesados del programa. Solicitudes de cambio aprobadas. Plan de gestión del programa actualizado. Plan de gestión de las comunicaciones actualizado. Plan de recursos del programa actualizado. Métricas acerca de los interesados. Estrategia de gestión de los interesados actualizada. Rónald Miranda. Sinopsis de la gestión de programas. Solo para fines de docencia. Enero del 2010. Proceso y descripción a fondo de las necesidades y expectativas de los interesados, el impacto potencial y los problemas que implica para varios de los interesados. Interactuar de manera efectiva con los interesados para comunicar los objetivos estratégicos, la influencia de las expectativas y la solución de conflictos. Distribución de la información Proveer a los interesados información exacta y temporalmente en los formatos y medios apropiados; incluyendo la administración de tres canales principales: los clientes, los patrocinadores y la gestión de los componentes. Conducción de las adquisiciones del programa. Detallar cómo conducir las actividades de adquisición del programa, incluyendo estrategias, herramientas, métodos, recopilación de compilación mediciones, mecanismos de revisión y actualización, parámetros para la valoración de estándares y reporte de requerimientos para ser usado por cada componente del programa. Aprobación de la iniciación del componente. Provee los procesos 1 0 Insumos Registro de los interesados. Inventario de los interesados. Estrategia de gestión de los interesados. Cuadro sinóptico del programa. Mensajes de la comunicación. Registro de interesados. Registro de las solicitudes de cambio. Decisión de gobernanza. Cuadro sinóptico por componente. Cronograma maestro del programa. PWBS. Registro de comunicaciones. Estrategia de comunicaciones. Valoración del programa. Planes de subcontrato de adquisiciones. Plan de gestión de las adquisiciones del programa. Plan de gestión del programa. Lista de proveedores calificados. Plan de gestión de los contratos. Estimaciones de costos de los componentes. Plan de gestión del programa. Cuadro sinóptico del Productos Reportes de desempeño del programa. Lecciones aprendidas actualizadas. Plan de gestión de las comunicaciones del programa actualizado. Registro de comunicaciones actualizado. Proveedores seleccionados. Proveedores de servicios internos identificados. Propuestas de solicitudes. Plan de gestión de contratos actualizado. Plan de gestión de las adquisiciones del programa actualizado. Contratos. Cronograma de componentes actualizados. Decisión: lo que va y lo que no va. Solicitudes de cambio. Rónald Miranda. Sinopsis de la gestión de programas. Solo para fines de docencia. Enero del 2010. Proceso y descripción apropiados y la estructura de toma de decisiones para el inicio y los cambios en todo el programa y sus componentes. Insumos programa. Solicitudes de inicio de los componentes. Criterios de inicio de los componentes. Productos Procesos de monitoreo y control Se contempla un grupo de 12 procesos relacionados con el monitoreo y control de un programa que involucran la obtención y consolidación de datos relacionados con mediciones acerca del estado o avance del programa y sus proyectos y otros componentes. Estos procesos proveen acciones preventivas y correctivas. Proceso y descripción Monitoreo y control del desempeño del programa. Asegurar que el programa se ejecuta de acuerdo con el plan de gestión aprobado. Insumos Plan de gestión del programa. Reportes de desempeño del programa. Productos Reportes de desempeño del programa. Pronósticos. Monitoreo y control del alcance del programa Controlar los cambios en el alcance del programa. Enunciado del alcance del programa Solicitudes de cambio aprobadas. Solicitud de transición de componentes. Plan de gobernanza. Línea base de la arquitectura del programa. Plan de gestión del programa. Cronograma maestro del programa. Estado de los componentes. Registro de riesgos del programa. Solicitudes de cambio aprobadas. Plan financiero del programa. Plan de gestión del programa. Línea base del presupuesto del programa. Solicitud de cambio aprobada. Requerimientos del programa actualizados. Plan del programa actualizado. Declaración del alcance actualizada. Repositorio de documentos del programa actualizado. Monitoreo y control del cronograma del programa Asegurar que el programa produce sus soluciones y entregas a tiempo. Incluye el seguimiento de hitos y actividades de inicio a fin frente al calendario planeado. Monitoreo y control de las finanzas del programa Controlar cambios y producir información acerca del presupuesto del programa. El control proactivo de los costos contempla identificar 1 1 Cronograma del programa actualizado. Cronograma de los componentes actualizado. Reportes de desempeño del programa. Pagos de contratos. Cierres presupuestarios de componentes. Cierre presupuestario del programa. Línea base del presupuesto del programa actualizada. Rónald Miranda. Sinopsis de la gestión de programas. Solo para fines de docencia. Enero del 2010. Proceso y descripción variaciones respecto a lo planeado. Además de buscar mantener un bajo costo, involucra identificar oportunidades para la recuperación de los fondos (invertidos) del negocio siempre que sea posible. Gestión de las expectativas de los interesados Asegurar que las expectativas de los interesados están identificadas y que se mantienen informados del estado del programa. Monitoreo y control de los riesgos del programa Identificar nuevos riesgos a los ya conocidos, ejecutar planes de respuesta ante el riesgo y evaluar su efectividad en reducir el riesgo a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Administrar el programa de adquisiciones Incluye estrategias, métodos, herramientas, compilación de mediciones, revisión y actualización de mecanismos, parámetros de valoración de estándares y reporte de requerimientos para las actividades de adquisición del programa. 1 2 Insumos Contratos. Solicitudes de cambio. Productos Solicitudes de cambios aprobados. Estimación de la terminación. Plan de gestión del programa actualizado. Acciones correctivas. Estrategia de gestión de los interesados. Registro de interesados. Inventario de interesados. Métricas de los interesados. Plan de gestión de las comunicaciones del programa. Línea base de la arquitectura del programa. Plan de gestión del riesgo del programa. Registro de riesgos del programa. Reportes de desempeño del programa. Reservas de contingencia. Registro de problemas del programa. Revisión de contratos. Plan de gestión de las adquisiciones. Línea base del presupuesto del programa. Contratos. Solicitudes de cambio aprobadas. Reportes de desempeño del programa. Solicitudes de pagos aprobadas. Cronograma de pagos Estrategia de gestión de los interesados actualizada. Plan de gestión de los interesados actualizada. Plan de gestión de las comunicaciones del programa actualizado. Acciones preventivas. Registro de riesgos actualizados. Plan de gestión del riesgo actualizado. Base de datos de lecciones aprendidas actualizada. Línea base del presupuesto del programa actualizada. Plan de gestión de las adquisiciones del programa actualizado. Contratos actualizados. Presupuesto del programa actualizado. Reportes de desempeño del programa actualizados. Aprobaciones de pagos. Cronograma de pagos del programa actualizados. Rónald Miranda. Sinopsis de la gestión de programas. Solo para fines de docencia. Enero del 2010. Proceso y descripción Gestión de problemas del programa Identificar, temas y cerrar asuntos que efectivamente aseguran que las expectativas de los interesados están alineadas con las actividades del programa. Puede incluir la modificación de requerimientos o del alcance del programa, ajustándose a las políticas de la organización o a los cambios en las expectativas de los interesados. Monitoreo y control de cambios del programa. Coordinar cambios en todo programa en costos, calidad, cronograma y alcance. Controlar la aprobación o denegación de solicitudes de cambio. Reporte del desempeño del programa. Sintetiza los datos que se entregan a los interesado con la información acerca de cómo se están usando los recursos, entregables y beneficios del programa. Proporcionar supervisión de 1 3 Insumos de los componentes. Plan de gestión del programa. Reportes de auditoría. Registro de riesgos del programa. Reportes de desempeño del programa. Registro de problemas del programa. Productos Solicitudes de cambio. Registro de problemas actualizado. Plan de gestión del programa. Registro de solicitudes de cambio. Solicitudes de cambio. Solicitudes de cambio aprobadas. Registro de solicitudes de cambio actualizado. Reportes de desempeño del programa. Línea base del presupuesto del programa. Plan de gestión del programa. Cronograma maestro del programa. Decisión de lo que va y lo que no va. Reportes de variaciones. Mediciones del desempeño. Requerimientos de cambio aprobados. Registro de problemas del programa. Plan de realización de beneficios. Pronósticos. Plan de gobernanza. Reportes de desempeño del programa. Pronósticos del programa. Mensajes de las comunicaciones. Reporte de la realización de los beneficios. Decisiones de lo que va y lo Rónald Miranda. Sinopsis de la gestión de programas. Solo para fines de docencia. Enero del 2010. Proceso y descripción gobernanza. Desarrollar, comunicar, poner en ejecución, monitorear y asegurar las políticas, procedimientos, estructuras de la organización y prácticas asociadas con un programa. Gestión de beneficios del programa. Asegurar que existe el conjunto de reportes o mediciones de los indicadores de la gestión del programa reportados al gerente de la oficina del programa, a los interesados, al comité de gobernanza y a los patrocinadores. Insumos Revisión ad portas de solicitudes de decisión. Reportes de desempeño del programa. Registro de problemas del programa. Registro de riesgos del programa. Plan de gestión del programa. Plan de gestión del programa. Cuadro sinóptico del programa. Reportes de desempeño del programa. Plan de gobernanza. Productos que no va. Registro de decisiones de gobernanza. Plan de gobernanza actualizado. Recomendaciones de cierre del programa. Reportes de realización de los beneficios. Plan de gobernanza actualizado. Cambio de solicitudes. Cierre Hay tres procesos relacionados con el cierre de los programas, los cuales se describen en el siguiente cuadro sinóptico junto con los insumos y productos correspondientes. Proceso y descripción Cierre del programa Establecer formalmente la terminación de las actividades del programa. Aprobación de la transición de los componentes. Asegurar que el programa ha completado entrega de conocimientos, responsabilidades y la realización de beneficios de las operaciones en marcha. Los recursos remanentes serán reubicados en otros programas o componentes que aún están activos o que estén por activarse. 1 4 Insumos Plan de transición del programa. Plan de gestión del programa. Recomendación de cierre del programa. Solicitud de transición de los componentes. Reporte de beneficios alcanzados. Productos Recursos realizados. Reporte final. Transición del conocimiento. Cierre del programa. Decisión de transición por componente. Reporte de beneficios alcanzados actualizado. Lecciones aprendidas. Plan de gestión del programa actualizado. Rónald Miranda. Sinopsis de la gestión de programas. Solo para fines de docencia. Enero del 2010. Proceso y descripción Cierre de las adquisiciones del programa Direccionar cómo se clausurarán las actividades de proveeduría del programa. Puede incluir la revisión del desempeño en suministros y la conciliación del presupuesto asignado. También incluye estrategias, métodos, herramientas, recabar mediciones, revisión y actualización de mecanismos, parámetros de valoración de estándares y reportes de solicitudes para ser usadas por cada componente y proceder con las actividades de cierre del programa como un todo. Insumos Plan de gestión del programa. Contratos. Presupuesto del programa. Reportes de desempeño del programa. Notificación de cierre del componente. Productos Contratos cerrados. Reporte de desempeño de las adquisiciones. Asignación del presupuesto cerrada. Evidentemente para ejecutar los procesos descritos en este cuadro sinóptico de acuerdo con el Estándar para la gestión de programas del PMI se requiere aplicar, en el ámbito de programas, el marco de conocimiento detallado en cada una de las áreas que se mencionan a continuación, pero que se detallan en el estándar. Dichas áreas son: gestión de la integración del programa, gestión del alcance del programa, gestión del cronograma del programa, gestión de los costos del programa, gestión de la calidad del programa, gestión de los recursos humanos del programa, gestión de las comunicaciones del programa, gestión de los riesgos del programa, gestión de las adquisiciones del programa, gestión de las finanzas del programa, gestión de los interesados del programa y gestión de la gobernanza del programa. 1 5 Rónald Miranda. Sinopsis de la gestión de programas. Solo para fines de docencia. Enero del 2010.