La descripción archivística: medio para la gestión de documentos

La descripción archivística: medio para la gestión de documentos
XXII Jornadas de Archivos Universitarios “La gestión de documentos en el entorno digital”
Tarragona, 19 de mayo de 2016
Beatriz Franco Espiño
Subdirección General de los Archivos Estatales (MECD)
¿Qué es la descripción archivística?
“Elaboración de representaciones de documentos de archivo y, en su
caso, de otras entidades archivísticas (agentes, funciones, etc.)”
(CNEDA)
• Un proceso continuo.
• Para garantizar la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de los documentos de archivo.
• Mediante el registro de información estructurada sobre el contexto, contenido y estructura de los documentos de archivo.
Información organizada en redes,
sistemas, bases, tablas, registros y
campos (o elementos) de datos
Búsqueda, localización, intercambio, reutilización, comunicación y comprensión de
los documentos de archivo.
[Javier Barbadillo]
¿Qué es la descripción archivística?
Finalidad:
 Hacer comprensibles los fondos documentales
 Coincide con la finalidad de la propia documentación: informar
 Facilita la comprensión del contexto y del contenido de los documentos, su procedencia, las funciones de las que son reflejo, los asuntos de los que tratan, sus características y volumen. Los metadatos cumplen una función esencial en relación con los documentos electrónicos:
• Facilitan la recuperación. • Mejoran la gestión de documentos
• Aseguran el mantenimiento de la integridad, y por lo tanto, la autenticidad de los documentos. MISMA FUNCIÓN DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA
Entonces, ¿los metadatos pueden sustituir a la descripción archivística?
NO
No pueden sustituir a la base de la descripción:
La información contextual
No pueden tomar en cuenta las necesidades de los usuarios
Se necesita una participación activa de los archiveros en el diseño de los SGD
Para garantizar la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de los documentos.
Para la valoración, difusión, servicios de referencia y consulta.
Para preservar el contexto original de producción de los documentos, a través de la salvaguarda de su autenticidad y valor probatorio
DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA
Descripción:
Parte de un proceso integral de gestión de documentos
Beneficios de la normalización en la descripción archivística
Intercambio de informaciónó
Prácticas archivísticas homogéneas y adecuadas Mejora de identificación de fondos
Integración de archivos en un único sistema
Control de series documentales fragmentadas
Obtención de descripciones uniformes
Homogeneización de las entradas y salidas de datos
Mejora del acceso a los recursos archivísticos
De aplicación a cualquier centro / cualquier recurso
Instrumentos descriptivos individuales Vs.
Sistemas descriptivos y herramientas integradas
Actividad individual vs. Actividad cooperativa
•
•
•
•
Somos una comunidad, no debemos trabajar solos
Las normas son la base para el trabajo en común
Podemos trabajar juntos en la descripción de los
contextos, y
Nuestra principal voluntad es la recuperación de la
información
CONTEXTO
Normas de contenido
Normas de intercambio
<EAG>
ENCODED ARCHIVAL GUIDE
Innovación en los procesos técnicos archivísticos:
Descripción archivística
Momento de cambios
A nivel nacional
CNEDA
A nivel internacional
EGAD
Abierto período de información pública Parte 3 Atributos
Fecha límite: 15 de mayo
Reunión 13‐15 abril
Presentación Congreso ICA Seúl 2016 (5‐10 sept)
Modelos conceptuales
Records in Contexts A Conceptual Model for Archival Description El modelo conceptual de la CNEDA permite implantaciones flexibles y graduales:
•
Permite establecer sistemas básicos o sistemas avanzados de descripción
archivística, según las necesidades y recursos de cada organización.
•
Permitirá establecer estructuras de datos con diferentes grados de
descomposición de sus elementos y diferente intensidad descriptiva.
Favorece la implantación de sistemas lógicos relacionales capaces de aprovechar correctamente las posibilidades de las nuevas tecnologías.
Es una guía para desarrollar sistemas descriptivos relacionales que permitan garanticen la interoperabilidad y la compartición de datos.
Web CNEDA
EGAD/ICA Expert Group on Archival Description
Misión:
Promover y facilitar el intercambio internacional de información sobre recursos archivísticos.
Principal proyecto:
Desarrollar un modelo conceptual de datos que permita a los archiveros integrar e interrelacionar las cuatro normas descriptivas del CIA en sistemas de información archivística completos. EGAD/ICA Expert Group on Archival Description
Objetivos:
• fomentar y facilitar el desarrollo e implementación de normas y buenas prácticas en la descripción archivística,
• apoyar la comunicación y el intercambio de información sobre estándares descriptivos y buenas prácticas, y
• proporcionar enlace con otros organismos profesiones de la información como la IFLA, ICOM y con organismos de normalización
EGAD/ICA Expert Group on Archival Description
Resultados previstos
El modelo conceptual desarrollado por la EGAD se presentará de dos formas, en las que se trabajará de manera simultánea:
Representación en forma gráfica
Representación en formatos normalizados para ontologías
La expresión formal del modelo conceptual facilitará el desarrollo
de sistemas eficientes y flexibles de descripción archivística y
sentará las bases para el desarrollo de un sistema que proporcione
un acceso integrado a la información.
ISAAR (CPF)
CONSEJO DE GUERRA (1.2)
‐ Institución (1.1)
‐ 1516‐1834 (2.1)
‐ ES28079MCU192 (4.1)
RR1
Consejo de Guerra ‐ ES.47161.AGS/14
‐ Fondo
‐ [Productor]
‐ 1386‐1706
ISAD (G)
Consejo de Guerra (1.2)
‐ ES.47161.AGS/14 (1.1)
‐ Fondo (1.3)
‐ 1386‐1706 (1.4)
‐ 4015 leg. y 438 lib. (1.5)
‐ CONSEJO DE GUERRA (2.1)
http://censoarchivos.mcu.es/CensoGuia/produ
ctordetail.htm?id=46764
CBPS – Compendio. París (2010)
Esquema de relaciones entre las normas descriptivas del CIA
CBPS – Compendio. París (2010)
Agent
Mandate
Record Set
Function
Record
Date
Record component
Occupation
Activity
Place
Movement
Subject (abstract)
Function (abstract)
Documentary Form
Named Period
Named event
Figure/Character/Being
Named Animal
Necesaria y obligada colaboración y cooperación
El centro de atención de la descripción pasa a ser el contexto, no el contenido
Necesidad de creación de sistemas complejos y relacionales de descripción archivística Importancia de la normalización
Importancia de los profesionales de archivo y gestión documental en el cambio
ISO 15489:2016
ACTUALIZACIÓN
CTN50/SC1‐
Gestión de documentos y aplicaciones
Estamos pasando de:
Documentos Entornos
aislados
datos
Entornos
colaborativos
Información centralizada Información descentralizada
Repositorios físicos En la nube
Papel Electrónico
CTN50/SC1‐
Gestión de documentos y aplicaciones
Punto de partida de la norma
• Documentos = Activos de información
• Oportunidades para el uso y reutilización • Entornos de trabajo colaborativos y multi‐jurisdiccionales
• Análisis recurrente del contexto
• Importancia de la identificación y valoración de los documentos
• Importancia de la gestión de riesgos
CTN50/SC1‐
Gestión de documentos y aplicaciones
¿Qué se mantiene?
• Es una norma preparada para su implementación en entornos electrónicos pero útil también para entornos en papel o híbridos
• Sus principios están diseñados para guiar la implementación de cualquier documento
• La estructura general de la norma es similar a la versión anterior
CTN50/SC1‐
Gestión de documentos y aplicaciones
ÍNDICES 2001 vs 2016
15489‐1: 2001
Beneficios de la GD
Marco reglamentario
Política y responsabilidades
Requisitos de la GD
Diseño e implementación de un SGD
• Procesos y controles de la GD
• Supervisión y auditoría
• Formación •
•
•
•
•
15489: 2016
• Beneficios de la Gestión de Documentos
• Principios para la GD
• Documentos y sistemas de Gestión de Documentos
• Políticas y responsabilidades
• Identificación y valoración (appraisal)
• Instrumentos de GD
• Procesos para la creación, captura y gestión de los documentos
Cambios sustanciales
¿Qué es nuevo?
• La noción de “Authoriative records”
• Mejorada referencia a los metadatos
• Importancia de la identificación y valoración
• No presenta una metodología sobre diseño de sistemas
• Explicaciones más claras sobre controles de los documentos
CTN50/SC1‐
Gestión de documentos y aplicaciones
15489: Conceptos y principios. Es la parte central de una serie de normas e informes técnicos que van a tratar:
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El uso de metadatos para el mantenimiento de los documentos electrónicos
Analizar los procesos de creación de documentos
La evaluación de riesgos y el uso de los documentos para administrar / mitigar dichos riesgos
Sistemas de gestión de documentos
Migración y conversión de documentos electrónicos
Consejos prácticos para la identificación y valoración de documentos
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Gestión de documentos y aplicaciones
MUCHAS GRACIAS POR VUESTRA ATENCIÓN
)
beatriz.franco@mecd.es