Instructivo registro de Proveedores

FECHA DE APROBACIÓN: 27 DE JUNIO DE 2015
Código
IA-ADVA-0009
Versión
4
Estado
V
INSTRUCTIVO DE CONTROL
REGISTRO Y CONTROL DE PROVEEDORES
Revisó: Yoly Mercedes Gamboa Lopez
Aprobó: Walter Alberto Tenorio Castillo
1. OBJETO
Establecer las actividades necesarias para crear, actualizar, verificar y certificar el
registro de personas naturales y/o jurídicas como requisito previo para formalizar las
compras y contrataciones que se realicen en la SPRBUN.
2. ALCANCE
Este instructivo aplica a todos los servicios, obras y productos a comprar o a contratar por
la SPRBUN; el registro y certificado de proveedor es controlar la documentación exigida,
los antecedentes legales, financieros y comerciales de los proveedores y contratistas. La
información y los documentos a que hace referencia a este instructivo tienen una vigencia
anual, por lo tanto al 1º de abril de cada año deben actualizarse por parte de los
contratistas y proveedores.
3. DEFINICIONES
a. Certificado Activo: Es cuando el proveedor se encuentra registrado y certificado en la
base de datos de proveedores.
b. Certificado no Activo: Cuando el proveedor se le vence el plazo de actualizar la
información y no lo hace en el tiempo estipulado. Información que debe actualizar anual o
cada vez que el proveedor lo crea pertinente.
c. No Certificado: Cuando el proveedor presenta la información incompleta o en su
defecto cuando se encuentra en la Dirección de Auditoria Interna en la verificación de
conflicto.
4. DESARROLLO DEL INSTRUCTIVO
4.1. Solicitud de Inscripción o actualización
Las personas naturales o jurídicas que deseen ser contratistas o proveedores de
productos, obras o servicios de la SPRBUN deben presentar los siguientes documentos:
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Formato RAF-FIN-0012 Creación y/o Actualización Proveedores, debidamente
diligenciado. Este documento está publicado en la página web de la SPRBUN:
http://www.sprbun.com/documentos/REGISTRO_DE_PROVEEDORES_SPRBUN.
pdf.
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Certificado de cámara de comercio, con una vigencia no mayor a 30 días
Certificación composición accionaria igual o superior al 5% de participación
RUT
Copia Cedula del representante legal
Certificación Bancaria
Resolución de grandes contribuyentes ( Si aplica)
Resolución de auto retenedores (Si aplica)
Formato de Declaración de Conflicto de Interés de Contratistas RC-AUD-0001
publicado en la página web: www.sprbun.com
Certificado del Decreto 1070 ( Persona Natural)
Esta documentación debe remitirse digitalizada en formato PDF al correo electrónico
proveedores@sprbun.com exclusivo para la gestión de esta información o traerlo físico a
la Jefatura de Aseguramiento de la Calidad en el edificio administrativo de la Sociedad
Portuaria Regional de Buenaventura.
En la línea del correo electrónico debe indicarse claramente: la convocatoria, invitación o
cotización en la cual está interesada la empresa proponente, así como el área
organizacional de SPRBUN que está solicitando el servicio.
Nota1: El área encargada no podrá contratar hasta que no se haya hecho el debido
registro ante SPRBUN, el Interventor indica al Proveedor o Contratista los pasos a seguir
y los requisitos que debe cumplir; de acuerdo con el ítem 1.
Nota2: En los casos de actualización de información se emite una circular general para
proveedores indicando los documentos que debe presentar y el plazo estipulado por la
empresa. Si los proveedores no cumplen la fecha de actualización el proveedor se cambia
al estado Certificado no Activo.
4.2. Verificación y Registro de la Información
La Jefatura de Aseguramiento de la Calidad revisa y verifica la información presentada
por el proveedor. Si hace falta algún documento, notifica vía e-mail al área encargada o al
proveedor.
Una vez la documentación se encuentre completa y debidamente diligenciada de
proveedores y contratistas; el área de Aseguramiento de la Calidad remite al Oficial de
Cumplimiento, la siguiente información:
Persona Natural:

Nombre, número de identificación, teléfono y dirección.
Persona Jurídica:

Nombre, número de identificación teléfono y dirección de socios o accionistas con
participación igual o superior al 5%, representantes legales y suplentes, miembros
de Junta Directiva principales y suplentes, y el revisor fiscal.
Nota: El proveedor queda registrado en la base de datos en estado No certificado.
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4.3. Verificación en Listas Vinculantes relacionadas con Lavado de Activos y
Financiación del Terrorismo.
El Oficial de Cumplimiento una vez recibe la información de los proveedores y sus
relacionados, realiza las consultas requeridas, remitiendo al siguiente día hábil al Jefe de
Aseguramiento de la Calidad el resultado de la consulta, con el fin de continuar o no con
el proceso de registro.
4.4. Verificación de Conflicto
Una vez la Dirección de Auditoria Interna recibe los documentos del proveedor
suministrado por la Jefatura de Aseguramiento de la Calidad, El Auxiliar de Auditoria
Interna verifica que estén completos de acuerdo a lo solicitado en la circular.
Posteriormente la Dirección de Auditoria Interna revisa qué conflicto manifestó el
proveedor en el registro de Declaración de Conflicto de Interés de Contratistas RC-AUD0000, consultando base de datos administrada por la Dirección de Auditoria Interna.
En el evento que se identifique un conflicto de interés, se envía a los Auditores Externos
quienes dan el concepto final sobre la existencia de conflicto o inhabilidad de dicho
proveedor.
Si el proveedor no se encuentra en la base de datos anteriormente citada, la Dirección de
Auditoria Interna procede semanalmente a enviar a la Jefatura de la Calidad la verificación
del conflicto.
4.5. Certificación del Proveedor
La Dirección de Auditoria Interna notifica semanalmente al área de Aseguramiento de la
Calidad a través de oficio, los proveedores aptos para certificar de acuerdo al resultado de
verificación de conflicto y envía un correo anexando formato verificación conflicto de
interés por proveedores.
La Jefatura de la Calidad procede a certificar al proveedor en el formato “certificación de
registro de proveedores”, código RA-ADVA-0024, cambia en la Base de Datos el estado
del proveedor a Certificado Activo y notifica vía e-mail a las diferentes áreas que los
proveedores ya se encuentran en la Base de Datos Certificados.
Las áreas responsables envían al área de Contabilidad la información del proveedor
(Razón social de la empresa y Nit) solicitando la creación en el sistema SAP.
Nota: Es importante tener en cuenta que el área de aseguramiento de la calidad, tiene un
tiempo estimado de 8 días hábiles para realizar el proceso de verificación y registro de
proveedores.
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4.6. Creación en el Sistema SAP
El área de Contabilidad consulta por áreas en la Base de Datos del Proveedor
administrada por Calidad los documentos para proceder a la creación en el sistema SAP y
notifica al área solicitante el código de creación del Proveedor.
4.7. Controles antes de la compra o contratación
Las Gerencias y Direcciones antes de realizar las invitaciones a los proponentes,
consultan en el listado de proveedores certificados administrado por Calidad y el sistema
SAP si están inscritos ante SPRBUN, si por alguna razón no están en la base datos de
proveedores, el interventor encargado le informa al proveedor los pasos a seguir para
realizar el registro.
Una vez realizado el registro se procede a realizar las invitaciones o realizar la orden de
servicio o de compra.
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