CÓDIGO: JU-DJ GESTIÓN JUDICIAL PÁG 1 DE 8 AUTORIDAD DEL PROCESO: Jefe de la Oficina Asesora Jurídica VERSIÓN: 9 LIDER DEL PROCESO: Coordinador Grupo de Asuntos Judiciales MACROPROCESO: Gestión Jurídica OBJETIVO: Adelantar la representación judicial del DNP y el FNR en liquidación dentro de los procesos en los cuales es parte ALCANCE: Inicia con la designación del abogado para defender los intereses del DNP o el FNR en liquidación y termina con la revisión de la decisión judicial y con la actualización de la base de datos del Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado, eKOGUI PROVEEDOR. ENTRADAS. ACTIVIDAD. RESPONSABLE. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD. PCC. SALIDAS. CLIENTES. Poder Abogado OAJ Verifican si la Entidad debe interponer o contestar una demanda. Dependencias del DNP (Todos los procesos) Despacho Judicial Jefe de la Oficina Asesora Jurídica (OAJ) Memorando que informa un hecho o acto Oficio con notificación de admisión de demanda o acción y anexos 1. Designar abogado Coordinador Grupo de Asuntos Judiciales (GAJ) Abogado - Si es demandante, el Director General o su delegado otorga poder al abogado de la OAJ para que represente al DNP Continúa con el Subproceso JU-DJ-DI “Demandas interpuestas por el DNP y/o FNR en liquidación” o JU-DJ-DE “Demandas ejecutivas interpuestas por el DNP y/o FNR en liquidación”. En el caso que se requiera realizar el ejercicio de cobro coactivo, ver Instructivo DJ-I02 “Jurisdicción coactiva”. Termina proceso. - Si es demandado, el Director General o su delegado otorga poder al abogado de la OAJ para que represente al DNP. Memorando con solicitud de concepto técnico (R) Si se trata de una acción de tutela continúa con el Subproceso JU-DJ-DT “Defensa judicial frente acciones de tutela”. Para los demás casos y si se considera necesario, se solicita concepto técnico a la dependencia de acuerdo con el tema. Continúa con la actividad 2. Jefe de dependencia (Todos los procesos) Nota 1: En el caso del Fondo Nacional de Regalías en Liquidación, el poder será conferido por la Liquidadora conforme lo establecen los artículos 4 y 5 del Decreto 4972 de 2011. Coordinador GAJ Memorando con solicitud de concepto técnico 2. Emitir concepto técnico Jefe de dependencia En el evento en que le hubiere solicitado concepto técnico, estudia la demanda y suministra los argumentos de orden técnico para estructurar la defensa. F-GP-01 (VERSIÓN 6) PCC: Puntos Críticos de Control R: Registro SGC ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP Memorando con concepto técnico (R) Coordinador GAJ Grupo de Planeación DNP CÓDIGO: JU-DJ GESTIÓN JUDICIAL PROVEEDOR. ENTRADAS. ACTIVIDAD. RESPONSABLE. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD. PCC. Suministra los argumentos jurídicos para la contestación de la demanda, consolida con los argumentos técnicos, prepara la contestación que se enviará al Despacho Judicial. Coordinador GAJ Memorando con concepto técnico 3. Consolidar contestación de la demanda Abogado Nota 2: Se envía por correspondencia y fax, previa presentación personal del poder en la Notaría. PÁG 2 DE 8 VERSIÓN: 9 SALIDAS. CLIENTES. Contestación de la demanda (R) Despacho Judicial X Información actualizada en eKOGUI Usuarios de eKOGUI En el caso que la sugerencia del abogado consista en acceder al pago de una suma de dinero, deberá coordinar con la Subdirección Financiera si se cuenta con los recursos para dicha propuesta. Certificación o copia auténtica del acta Despacho Judicial El Secretario Técnico del Comité expide una certificación o copia auténtica del acta del Comité de Conciliación para que el abogado encargado la entregue al Despacho Judicial durante la audiencia. Acta del Comité de Conciliación Nota 3: Las etapas que se surtan durante el proceso judicial deberán ser registradas por el abogado a cargo, en el Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado, eKOGUI. El abogado encargado elabora un documento que presenta al secretario del comité de conciliación en el cual sugiere llegar a un acuerdo conciliatorio y se somete a votación del Comité. Despacho Judicial Citación a la audiencia 4. Definir posición de la Entidad Abogado Comité de Conciliación Secretario Técnico del Comité de Conciliación Nota 4: No todos los casos se llevan a Comité de Conciliación. Nota 5: En los casos del FNR en Liquidación no es necesario llevar al comité de conciliación del DNP, sino que se elabora la ficha y la certificación para ser suscrita por la Liquidadora. Despacho Judicial Citación a la audiencia 5. Asistir a la audiencia Abogado Presenta la posición del DNP o FNR-L en la audiencia de conciliación o pacto de cumplimiento de acuerdo con lo decidido por el Comité Técnico de Conciliación, o lo certificado por la liquidadora. F-GP-01 (VERSIÓN 6) PCC: Puntos Críticos de Control R: Registro SGC ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP Acta con acuerdo conciliatorio o pacto de cumplimiento (R) Jefe de dependencia (Todos los procesos) Subdirector Grupo de Planeación DNP CÓDIGO: JU-DJ GESTIÓN JUDICIAL PROVEEDOR. ENTRADAS. ACTIVIDAD. RESPONSABLE. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD. - PCC. Si se suscribe una fórmula de arreglo, firma acta con acuerdo conciliatorio o pacto de cumplimiento. Cuando la decisión involucra una obligación de pagar a favor o en contra del DNP, elabora memorando para firma del Coordinador del GAJ el cual se envía al Subdirector Financiero para registro o pago, Termina Proceso. - PÁG 3 DE 8 VERSIÓN: 9 SALIDAS. CLIENTES. Acta con declaración fallida de la conciliación Financiero (Proceso Elaboración de informes) Memorando con copia de la providencia (R) Subdirector Financiero (Proceso Control y seguimiento a la ejecución de recursos financieros) Información actualizada en eKOGUI Usuarios de eKOGUI De lo contrario, deja constancia en el acta que se declara fallida la conciliación. Continúa con la actividad 6. Nota 6: No todos los procesos tienen audiencia de Conciliación o pacto de cumplimiento. Nota 7: Con la implementación del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, el proceso se desarrolla en tres etapas conforme lo establece el artículo 179, por lo que el proceso se surte en Audiencias. Nota 8: Las etapas que se surtan durante el proceso judicial deberán ser registradas por el abogado a cargo, en el Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado, eKOGUI. Verifica el requerimiento y solicita pruebas a la dependencia correspondiente. Despacho Judicial Auto u oficio decretando pruebas 6. Solicitar pruebas Abogado Nota 9: Las pruebas de un proceso dependen de lo debatido y lo solicitado en el mismo. No en todos los procesos se decretan pruebas a cargo del DNP o FNR-L. Memorando con solicitud de pruebas (R) Jefe de dependencia (Todos los procesos) Nota 10: Conforme el artículo 180 del CPACA, la audiencia se llevará a cabo dentro de los 40 días siguientes a la audiencia de trámite y se practican las pedidas por las partes y terceros. F-GP-01 (VERSIÓN 6) PCC: Puntos Críticos de Control R: Registro SGC ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP Grupo de Planeación DNP CÓDIGO: JU-DJ GESTIÓN JUDICIAL PROVEEDOR. ENTRADAS. Abogado OAJ Memorando con solicitud de pruebas o aclaraciones ACTIVIDAD. RESPONSABLE. Jefe de dependencia 7. Suministrar pruebas DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD. PCC. Suministra las pruebas mediante memorando remisorio. PÁG 4 DE 8 VERSIÓN: 9 SALIDAS. CLIENTES. Memorando con pruebas (R) Coordinador GAJ Jefe de la OAJ Abogado Realiza una comparación entre lo solicitado por el despacho judicial y las pruebas remitidas por la dependencia. Jefe de dependencia (Todos los procesos) Memorando con pruebas 8. Verificar pruebas - Si corresponden a lo solicitado, remite las pruebas al despacho judicial y continúa con la actividad 9. Memorial con pruebas verificado Despacho judicial - De lo contrario, insiste a la dependencia mediante memorando y devuelve a la actividad 7. Memorando con aclaraciones a las pruebas (R) Jefe de dependencia (Todos los procesos) Abogado Elabora el escrito de alegatos y los presenta al Despacho Judicial. Despacho Judicial Auto de traslado para alegar 9. Elaborar escrito de alegatos Abogado Alegatos de conclusión Nota 11: Los alegatos pueden ser presentados por escrito o en la misma audiencia dependiendo la decisión del Juez o Magistrado. Información actualizada en eKOGUI Nota 12: Las etapas que se surtan durante el proceso judicial deberán ser registradas por el abogado a cargo, en el Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado, eKOGUI. El abogado a cargo verifica el sentido de la sentencia. Despacho judicial Sentencia de primera instancia 10. Revisar decisión y determinar recursos Abogado - Si la decisión es favorable para el DNP, verifica si la contraparte interpone recurso de apelación o impugna. - Si la decisión es desfavorable para el DNP, el abogado analiza la viabilidad de interponer recurso, en caso de no encontrarlo procedente lo hará saber al Coordinador GAJ y al Coordinador GAJ X F-GP-01 (VERSIÓN 6) PCC: Puntos Críticos de Control R: Registro SGC ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP Seguimiento a la segunda instancia provocada por la contraparte Despacho Judicial Usuarios de eKOGUI Abogado a cargo Grupo de Planeación DNP CÓDIGO: JU-DJ GESTIÓN JUDICIAL PROVEEDOR. ENTRADAS. ACTIVIDAD. RESPONSABLE. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD. PCC. jefe de la OAJ con quienes se tomará la decisión. En caso de considerarse necesario, solicita concepto técnico a la dependencia correspondiente para presentar el recurso de apelación o impugnación. Continúa con la actividad 11. PÁG 5 DE 8 VERSIÓN: 9 SALIDAS. CLIENTES. Memorando con copia de la providencia (R) Subdirector Financiero (Procesos Elaboración de informes) Nota 13: Cuando el proceso es de única instancia, no hay lugar a recursos. Termina proceso. Cuando no se interponen recursos, Termina proceso. Subdirector Financiero (Proceso Control y seguimiento a la ejecución de recursos financieros) Nota 14: Cuando el proceso es de Oralidad, el recurso se interpondrá en la audiencia debidamente sustentada. Nota 15: Cuando la decisión involucra una obligación de pagar a favor o en contra del DNP o FNR-L, elabora memorando para firma del Coordinador del GAJ el cual se envía al Subdirector Financiero para Registro o Pago. Termina Proceso. Nota 16: Las etapas que se surtan durante el proceso judicial deberán ser registradas por el abogado a cargo, en el Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado, eKOGUI. Coordinador GAJ Jefe de dependencia (Todos los procesos) Memorando con solicitud de concepto para el recurso (R) Jefe de dependencia Información actualizada en eKOGUI Usuarios de eKOGUI Proporciona los argumentos técnicos para la apelación o impugnación. Memorando con solicitud de concepto para el recurso 11. Suministrar argumentos técnicos Memorando con concepto técnico 12. Elaborar recurso de apelación o impugnación Jefe de dependencia Nota 17: Cuando el recurso se interpone en la audiencia y se debe sustentar en la misma, no es necesario solicitar el concepto técnico. Solo se hará en los casos en que se interponga el recurso en audiencia y la norma permita sustentarlo posteriormente. Elabora y presenta el recurso de apelación o impugnación. Abogado Nota 18: Cuando el proceso es de Oralidad, el recurso se interpondrá en la audiencia. X F-GP-01 (VERSIÓN 6) PCC: Puntos Críticos de Control R: Registro SGC ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP Memorando con concepto técnico (R) Coordinador GAJ Memorial con recurso de apelación o impugnación (R) Despacho judicial Grupo de Planeación DNP CÓDIGO: JU-DJ GESTIÓN JUDICIAL PROVEEDOR. ENTRADAS. ACTIVIDAD. RESPONSABLE. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD. PCC. Nota 19: Las etapas que se surtan durante el proceso judicial deberán ser registradas por el abogado a cargo, en el Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado, eKOGUI. Despacho judicial Auto con traslado para alegar en segunda instancia PÁG 6 DE 8 VERSIÓN: 9 SALIDAS. CLIENTES. Información actualizada en eKOGUI Usuarios de eKOGUI Alegatos de conclusión Despacho Judicial Memorando con copia de la providencia (R) Subdirector Financiero (Procesos Elaboración de informes) Elabora el escrito de alegatos de conclusión de acuerdo con el auto de traslado para alegar. 13. Elaborar escrito de alegatos Abogado Nota 20: No en todos los procesos hay etapa de alegatos en segunda instancia. Nota 21: Las etapas que se surtan durante el proceso judicial deberán ser registradas por el abogado a cargo, en el Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado, eKOGUI. Verifica el sentido de la sentencia. - Despacho Judicial Sentencia de segunda instancia 14. Revisar decisión Abogado - Cuando la decisión involucra una obligación de pagar a favor o en contra del DNP, elabora memorando para firma del Coordinador del GAJ el cual se envía al Subdirector Financiero para registro o pago. Termina proceso En caso de que el pago ordenado a favor de la Entidad no se realice de manera voluntaria Continúa con el Subproceso JU-DJ-DE “Demandas ejecutivas interpuestas por el DNP y/o FNR en liquidación”. Si la decisión es desfavorable, comunica al área para que dé cumplimiento a la sentencia. Nota 22: el Coordinador GAJ mensualmente remite un informe a la Subdirección Financiera con las novedades de los procesos judiciales a cargo del DNP y/o FNR en liquidación. Trimestralmente, elabora y envía un informe detallado de los litigios en los que el DNP y el FNR en liquidación es parte. F-GP-01 (VERSIÓN 6) PCC: Puntos Críticos de Control R: Registro SGC ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP Jefe de dependencia Memorando solicitando cumplimiento del fallo (R) Subdirector Financiero (Proceso Control y seguimiento a la ejecución de recursos financieros) Grupo de Planeación DNP CÓDIGO: JU-DJ GESTIÓN JUDICIAL PROVEEDOR. ENTRADAS. ACTIVIDAD. RESPONSABLE. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD. PCC. PÁG 7 DE 8 VERSIÓN: 9 SALIDAS. CLIENTES. Información actualizada en eKOGUI Usuarios de eKOGUI Ver instructivo CS-I02 “Registro de Demandas del DNP”. Nota 23: Las etapas que se surtan durante el proceso judicial deberán ser registradas por el abogado a cargo, en el Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado, eKOGUI. Nota 24: Para todas las actividades de este proceso que se deban registrar en el sistema eKOGUI, estará sujeto a que el sistema permita su ingreso y registro, teniendo en cuenta que el mismo está en implementación. REQUISITOS LEGALES Y OTROS DOCUMENTOS (Consulte en La Rebeca – Normograma y otros documentos de origen externo) · · · · · · · · Constitución Política Colombiana Ley 1450 de 2011 Ley 472 de 1998 Ley 794 de 2003 Ley 1395 de 2010 Decreto 1382 de 2000 Ley 1437 de 2011 Ley 1564 de 2012 · · · · · · · Decreto 2067 de 1991 Decreto 2591 de 1991 Decreto 3517 de 2009 Decreto 306 de 1992 Decreto 4972 de 2011 Art. 4 Decreto 1832 de 2012 Decreto 1716 de 2009 Resolución interna 906 de 2009 Código Contencioso Administrativo Código de Procedimiento Civil Código Sustantivo del Trabajo Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo · Código General del Proceso. · · · · · F-GP-01 (VERSIÓN 6) PCC: Puntos Críticos de Control R: Registro SGC ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP Grupo de Planeación DNP CÓDIGO: JU-DJ GESTIÓN JUDICIAL PÁG 8 DE 8 REQUISITOS DE LAS NORMAS TÉCNICAS APLICABLES AL PROCESO SEGUIMIENTO Y/O MEDICIÓN 4.1 Requisitos generales 4.2.3 Control de documentos 4.2.4 Control de registros 7.2.3 Comunicación con el cliente 8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos 8.4 Análisis de datos 8.5.2 Acción correctiva 8.5.3 Acción preventiva Herramienta de Seguimiento ORFEO REVISÓ: 2015 SANDRA TERESA RODRIGUEZ SIERRA Coordinador Grupo de Asuntos Judiciales 06 30 APROBÓ: VERSIÓN: 9 MECI Modelo de operación por procesos 2015 06 30 FABIOLA PAEZ VARGAS Jefe de la Oficina Asesora Jurídica (Firma ) (Firma ) F-GP-01 (VERSIÓN 6) PCC: Puntos Críticos de Control R: Registro SGC ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP Grupo de Planeación DNP